Kunder inbetalning av fakturaposter Nedan kommer vi att gå igenom: Betalning av en kundfaktura Betalning av flera kundfakturor acontobetalning De angivna hänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Betalning av kundfakturor görs under Ekonomi - Kundreskontra - Inbetalningsjournal. Betalning av enstaka fakturor I exemplet har kund 4009 Skickat en bankgiro på 5.400 kr, eftersom han har dragit av en kontant rabatt på 23,75 kr. För att registrera inbetalningen och stänga avsedd faktura görs följande: Gå in i inbetalningsjournalen: Mata in rätt bokföringsdatum arbetsdatumet föreslås automatiskt. Ange dokumentnummer, om det inte kommer ett automatiskt förslag. Dokumenttyp skall vara Betalning. Kontotyp skall vara Kund. I fältet kundnr skall kundnr anges för den kund som betalat. Om du inte kommer ihåg numret kan du trycka på F6 för att se en kundlista. Mata in Bokföringskonto i fältet motkontotyp. I fältet motkonto ska du ange kontonumret för kassa. Om du inte kommer ihåg kontonumret, går det att trycka F6 för att se en översikt över kontoplanen. 1
Utan att mata in beloppet går det att pila till höger för att mata in fakturanumret i fältet Kopplas till ver. Nr. Tryck F6 i detta fält (eller klicka på Assist knappen) för att se öppna poster för den valda kunden. Markera linjen med den önskade posten och tryck enter för att överföra fakturabeloppet till inbetalningsjournalen. Lägg märke till att en ev kontantrabatt drages automatiskt. Bokför nu betalningsjournalen genom att klicka på knappen bokföring och välj bokför. Den bokförda inbetalningen finns nu på Ekonomi Kundreskontra - Kunder Kund transaktioner (ctrl+f5). 2
Genom att pila till höger i bilden framgår det att båda posterna är låsta och att restbeloppet är 0. Markera nu linjen med inbetalningen och tryck på knappen Analysera. Markera linjen med redovisningstransaktion i nästa bild och klicka på Visa för att se hela det bokförda dokumentet. Betalning av flera fakturor I detta exempel har kund 4009 skickat oss en check på 12121,25 kr, som betalning för flera fakturor. För att bokföra inbetalningen och stänga posterna gör vi följande. Gå in i inbetalningsjournalen. 3
Mata in rätt bokföringsdatum arbetsdatum föreslås automatiskt. Mata in dokumentnummer, om detta inte kommer automatiskt. Dokumenttyp skall vara Betalning. Kontotyp skall vara Kund. I fältet Kundnr. skall du mata in kundnumret för kunden, som har skickat checken. Om du inte kan kundnumret går det att trycka F6 för att komma till en sökbar kundlista. Mata in Bokföring i fältet motkontotyp. I fältet motkonto ska du ange kontonumret för kassa. Om du inte kommer ihåg kontonumret, går det att trycka F6 för att se en översikt över kontoplanen. Klicka nu på knappen Funktion och välj Koppla trans. Då kommer en lista över öppna poster för kunden fram. Klicka på den första av posterna som skall betalas. Klicka på knappen Koppling och välj Koppla till id (F9). 4
Genom att pila till höger i bilden kan du se att dokumentnumret från inbetalningen finns och att saldot längst ner till höger i bilden är uppdaterat. Gör det samma för alla linjer som skall betalas. När du markerat alla önskade linjer och saldot är rätt klicka på Ok för att återgå till inbetalningsjournalen. 5
Lägg märke till att beloppsfältet är uppdaterat med summan för inbetalningen. Bokför nu inbetalningen genom att klicka på knappen bokför och välj Bokför. För att se resultatet av bokföringen kan du gå in på Ekonomi Kundreskontra Kunder ta fram kunden 4009 och klicka på knappen Kund och välj transaktioner. I bilden för transaktioner kan du nu se vilka poster som har blivit betalda. Acontobetalning Du kan också välja att bokföra en kundinbetalning utan att samtidigt knyta den till fakturor. Detta kan knytas vid ett senare tillfälle. Mata in inbetalningen utan att knyta den till kundfaktura. Bokför inbetalningen. Utan att knyta den till en faktura. Gå in i Ekonomi Kundreskontra Kunder och leta fram kunden. Klicka på knappen Kunder och välj poster: 6
Posterna är fortfarande öppna, och restbeloppet är skiljt från 0. För att balansera posterna, klicka på Funktioner och välj Koppla trans: Markera de poster som skall balanseras, klicka på Koppling och välj Koppla till id. Genom att pila till höger i bilden ser du nu att kopplingsid är ifyllt, antingen med *** eller ett användarid. När rader är markerade ska du klicka på Koppling och välja koppla transaktion. I bilden ska ett dokumentnamn anges samt bokföringsdatum. Klicka på OK för att bokföra balanseringen. 7
I fönstret med kundpostersyns nu att posterna är stängda och restbeloppet är 0. 8