AB PiteBo och Piteå Näringsfastigheter AB (PnF)

Administrativa föreskrifter 1 (12) AB PiteBo och Piteå Näringsfastigheter AB (PnF) Administrativa föreskrifter för årsavtal gällande ventilations-arbeten. Avtalet avser perioden 2014-02-01 2017-01-31 med möjlighet till förlängning i ytterligare ett år. Dessa Administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF 12 Piteå 2013-11-12 Handläggare: Sören Carlsson Robert Johansson

Administrativa föreskrifter 2 (12) AF AFA.12 AFA.121 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER För entreprenaden gäller ABT 06, med de ändringar och tillägg som följer i dessa administrativa föreskrifter Beställare AB PITEBO Beställarens ombud under anbudstiden AB PiteBo Piteå Näringsfastigheter Maria Adlers Jan Jonsson Hamngatan 40 Box 743 941 32 PITEÅ 941 28 Piteå AFA.122 AFA.21 Beställarens kontaktman för visning av arbetsområdet För AB PiteBo se bilaga 5, förteckning över bovärdar och teknikavdelning. För PNF: Kurt Nilsson tel. 0911-93386 Objektets art Årsentreprenad avseende leveranser, reparationer, om- och tillbyggnader samt service/underhåll av ventilationsanläggningar. Gällande omfattningen av entreprenaden, se vidare i förfrågningsunderlaget. AFA.22 AFB AFB.12 AFB.13 AFB.14 AFB.15 Objektets läge Entreprenaden omfattar beställarnas fastighetsbestånd i Piteå kommun. Upphandlingsföreskrifter Vid upphandlingen tillämpas Lagen om offentlig upphandling, (LOU) Upphandlingsförfarande Öppen upphandling Entreprenadform Totalentreprenad. Ersättningsform Anbudspriserna anges i Skr, exklusive moms Anbudspriserna är fasta för perioden 2014-02-01 2015-01-31. Därefter justeras priset årsvis enligt SCB;s nya Entreprenadindex E84 litt 141 Ventilationsanläggningar, med november 2013 som basmånad. Övriga upphandlingsförutsättningar Anbudsgivarna ersätts inte för nedlagt arbete eller andra kostnader för framtagande av sitt anbud, oavsett upphandlingen kan genomföras eller avbryts.

Administrativa föreskrifter 3 (12) AFB.17 Förutsättningar för upphandlingens genomförande Upphandlingen kan avbrytas om inget anbud uppfyller ställda krav eller har en kostnadsnivå som är väsentligt högre än beställaren planerat för. Större objekt omfattas inte av denna upphandling och beställaren ska ha möjlighet att upphandla dessa separat. AFB 2 AFB.21 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget utsändes vid förfrågan till anbudsgivare eller hämtas hos: AB PiteBo Att. Sören Carlsson Hamngatan 40 941 32 Piteå Tel. 0911-226600 Fax 0911-226615 E-mail soren.carlsson@pitebo.se AFB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag 1 Allmänna Bestämmelser för ABT 06, bifogas inte. 2 3 4 Dessa administrativa föreskrifter dat 2013-11-12, bilaga 1 Anbudsformulär priser, bilaga 2 och 3 Utvärderingsmall priser, bilaga 4 5 Bovärdar, teknikavdelning AB PiteBo, bilaga 5 AFB.23 Frågor under anbudstiden Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen till beställaren, senast 10 dagar före anbudstidens utgång. Beställaren lämnar lika och skriftliga svar till alla anbudsgivare. Handläggare under anbudstiden; Sören Carlsson Robert Johansson AB PiteBo AB PiteBo Tel. 0911-226600 Tel. 0911-226600 Fax. 0911-226615 Fax. 0911-226615 e-mail soren.carlsson@pitebo.se robert.johansson@pitebo.se

Administrativa föreskrifter 4 (12) AFB.24 Återställande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska inte återsändas. AFB.3 ANBUDSGIVNING AFB.31 Anbuds form och innehåll Anbudet ska: - lämnas skriftligt på svenska språket, priser anges i SEK, exkl moms. - vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. - vara komplett och innehålla begärda uppgifter enligt AFB.51 och AFB.52 - innehålla uppgift om namn och adress, till vilken tilldelningsbeslut och eventuella kompletteringar kan skickas. AFB.32 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast i enlighet med angivet datum i anbudsinbjudan. 2014-01-03 klockan 16.00 Anbud via mail eller fax accepteras inte. För sent inkommit anbud prövas inte. AFB.33 Anbuds giltighetstid Anbudet skall vara bindande 90 dagar efter anbudstidens utgång. AFB.34 Adressering Anbud skall märkas: Anbud årsavtal Ventilations-arbeten AB PITEBO OCH PNF AB Anbudet i tillslutet omslag skall sändas till AB PiteBo Sören Carlsson Hamngatan 40 941 32 PITEÅ AFB.4 ANBUDSÖPPNING Sluten anbudsöppning.

Administrativa föreskrifter 5 (12) AFB.5 AFB.51 PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE Uteslutning av anbudsgivare - Anbudsgivare skall intyga att han är fri från hinder för deltagande enligt LOU som anger att anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande. 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringar eller skatt i det egna landet eller i det land upphandling sker. Vad ovan föreskrivits gäller även för eventuella underentreprenörer För att styrka ovanstående punkter skall anbudet bifogas skatteblankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Av Skattemyndigheten påskrivet intyg ska vara daterat i nära anslutning till denna förfrågan. Anbudsgivaren intygar även via underskrift av anbudet att denne är fri från hinder på ovanstående punkter. Som förtydligande så gäller kraven och redovisningen som beställaren efterfrågar, även anbudsgivare som sedan tidigare är kända av beställaren.

Administrativa föreskrifter 6 (12) AFB.52 Värderingsgrunder vid prövning av anbud Följande krav skall vara uppfyllda för att anbudet skall beaktas: 1. Registreringsbevis från Boverket och F-skattebevis bifogas anbudet. 2. Beställarens minimikrav på organisationen hos anbudsgivaren är att: I normalfallet under ordinarie arbetstid, ställa upp med branschutbildad personal och material inom 48 timmar. Vid brådskande, akuta fall under normal arbetstid ställa upp med branschutbildad personal inom 4 timmar. Eftersom behovet för beställaren från dag till annan varierar ska anbudsgivaren periodvis kunna ställa upp med minst 4 branschutbildade ventilations-montörer samtidigt. Eftersom behovet för beställaren från dag till annan varierar ska anbudsgivaren periodvis kunna ställa upp med minst 2 servicetekniker samtidigt. Arbetsledare eller montör/servicetekniker ska vara kontaktbar på telefon under normal arbetstid. Vanliga reservdelar och förbrukningsmaterial ska finnas tillgängligt för entreprenören och beställaren inom samma dag. Med ovanstående som grund så redovisas i anbudet anbudsgivarens; organisation i stort och på orten, resurser, kompetens, erfarenhet, lagerhållning, leveranstider på beställarnas huvudsakliga leveransoch underhållsbehov, öppettider och utryckningstider. med utgångspunkt på hur anbudsgivaren har för avsikt och möjligheter att bedriva och utföra det aktuella uppdraget enligt behoven och kraven i förfrågningsunderlaget. 3. Beställarens minimikrav på entreprenören är en i anbudet redovisad och i verksamheten fungerande kvalitets- arbetsmiljö- och miljöpolicy: Med ovanstående som grund redovisas i anbudet entreprenörens: - kvalitetspolicy och övrigt kvalitetsarbete / kvalitetssäkringssystem - arbetsmiljöpolicy och övrigt arbetsmiljöarbete - miljöpolicy och övrigt miljöarbete / miljöledningssystem samt redovisa hur detta arbete är förankrat och utövas i verksamheten och organisationen. 4. Redovisa enligt förfrågningsunderlaget, bil. 2 sid 1-2 och bil. 3 sid 1 anbudsgivarens priser. 5. Redovisa i anbudet anbudsgivarens senaste årsredovisning..

Administrativa föreskrifter 7 (12) AFB.53 Prövning av anbud Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud samt att upphandla mer än en entreprenör. Avrop kommer i första hand att göras från den entreprenör som lämnar det mest fördelaktiga anbudet.. Det finns ingen garanterad del för entreprenören/erna. Utvärdering av anbuden sker i 2 steg, utifrån anbudsgivarnas skriftliga redogörelser i sina anbud enligt; 1. Kvalificeringsfas ; Här kontrolleras och utvärderas att begärda uppgifter, enligt punkt AFB.31, AFB.51 och AFB.52 samt förfrågningsunderlaget i övrigt, uppfylls av anbudsgivaren samt att anbudsgivaren bedöms inneha de kvalifikationer som krävs för att utföra entreprenaden. 2. Utvärderingsfas ; Här utvärderas de anbud som beställaren bedömt klarat kraven i kvalificeringsfasen och gått vidare. Utvärdering i utvärderingsfas sker enligt viktning av pris till 100%. Utvärdering av anbudsgivarnas priser enligt bilaga 2 och 3, sker på ett tänkt arbete, enligt mängder specificerat i mall, bilaga 4. AFB.54 Meddelande om beslut vid prövning av anbud Beställaren kommer snarast möjligt att skriftligen underrätta, såväl anbudsgivare vars anbud har antagits som övriga anbudsgivare. En avtalsspärr om 10 dagar tillämpas efter meddelande om tilldelning. Därefter kan bindande avtal tecknas. AFB.56 Kontraktstecknande Kontrakt för entreprenaden upprättas skriftligen mellan beställare och anbudsgivare snarast efter avslutad upphandling.

Administrativa föreskrifter 8 (12) AFD AFD.1 ENTREPRENADFÖRESKRIFTER Omfattning Årsentreprenaden omfattar AB PiteBo s och Piteå Näringsfastigheters både planerade och oplanerade leveranser, service-, reparations-, ombyggnadsoch tillbyggnadsbehov av ventilationsanläggningar i aktuellt bestånd. Avrop sker fortlöpande under kontraktstiden av beställarens kontaktpersoner och respektive uppdrags omfattning överenskommes vid dessa avrop. Beställaren förbehåller sig rätten att, när särskilda omständigheter så kräver, själv köpa och tillhandahålla reservdelar och förbrukningsvaror. Beställaren förbehåller sig rätten att under avtalsperioden, när särskilda omständigheter så kräver, köpa tjänster av det aktuella slaget från annan entreprenör. AB PiteBo förvaltar ca 4 000 hyreslägenheter och ca 80 lokaler, totalt ca 240.000 m2. Piteå Näringsfastigheter AB förvaltar lokaler, fördelade på ca 35 objekt, totalt ca 185.000 m2. I bilagor angivna kvantiteter kan både över- och underskridas, varför de inte får betraktas som bindande. Omfattningens storlek kan idag inte bestämmas och entreprenören kan inte tillgodoräkna sig någon mängd. Upplysningsvis beräknas entreprenaden uppgå till 4 000 000 Skr/år. AFD.13 Förutsättningar Anbudsgivaren skall före anbudets avlämnande förvissa sig om förhållanden som kan inverka på anbudssummans storlek. Efter anbudets avgivande äger inte entreprenören rätt att framkomma med krav på ersättning för sådana arbeten som fordras för arbetets färdigställande enligt förfrågningsunderlag, men som entreprenören förbisett på grund av bristande platskännedom. All personal som ska utföra arbeten i denna entreprenad: - skall vara anställd hos entreprenören. Undantag medges endast efter godkännande av beställaren. - skall ha erforderlig kompetens för sina arbetsuppgifter. - skall bära legitimation eller företagskort med foto när de vistas på entreprenadens arbetsplats. - bör kunna förstå och göra sig förstådd på svenska språket. AFD.131 Uppgifter om sidoentreprenörer och andra arbeten Entreprenören skall vid behov samordna sitt arbete med beställarens övriga entreprenörer.

Administrativa föreskrifter 9 (12) AFD.132 Arbetstider Planerade arbeten får, om inget annat avtalats eller överenskommits, endast förekomma under vardagar 07.00-17.00. AFD.133 AFD.14 Pågående drift eller verksamhet inom arbetsområdet Arbetena ska bedrivas så att onödiga störningar för hyresgäster inte uppkommer. Skydds- och säkerhetsföreskrifter Arbete ska bedrivas i enlighet med gällande skydds- och säkerhetsföreskrifter. Entreprenören svarar för att egen personal ges föreskriven information och utbildning i skydd och säkerhet. Det åligger även entreprenören att med eventuell underentreprenör avtala om motsvarande skyldighet för denne mot sin personal. AFD.153 Information till fastighetsägare, boende m fl Entreprenören skall, vid behov, avisera hyresgäst skriftligt/muntligt minst 3 arbetsdagar innan arbeten påbörjas. Om entreprenören därefter inte bereds tillträde till lägenheten/fastigheten ska entreprenören meddela respektive beställare för vidare åtgärd. Vid större reparationer/ombyggnader ska entreprenören avisera hyresgäst/beställare skriftligt/muntligt minst 14 arbetsdagar innan arbeten påbörjas. Entreprenören ska, vid behov, i aviseringen informera hyresgästen om när arbetena skall påbörjas respektive beräknas vara avslutade, vilken typ av arbete som skall utföras och vem hyresgästen skall kontakta i de fall hyresgästen har synpunkter på arbetet. Entreprenör träffar överenskommelse med nyttjare om tillträde till lgh/lokal. Nyckelhantering till lgh/lokal ska ske med respektive hyresgäst. Är lägenheten/lokalen outhyrd träffas motsvarande överenskommelse med företagets bovärd/beställare. I det senare fallet hämtas och återlämnas nycklar på företagets huvudkontor. Entreprenörens representanter skall vara försedda med giltig legitimation som, vid behov, skall uppvisas för hyresgästen eller beställaren. Entreprenören skall, vid behov, lämna nödvändiga skriftliga skötselråd/instruktioner till de boende och till respektive bovärd/beställare. Ifall hyresgästen har egna krav eller önskemål skall entreprenören påtala för hyresgästen att dennes önskemål endast kan tillgodoses genom hyresvärdens godkännande, samt att hyresgästen är beredd att svara för eventuella merkostnader. Avtal kan därefter träffas direkt mellan entreprenör och hyresgäst, utan inblandning och ansvar för beställaren.

Administrativa föreskrifter 10 (12) AFD.3 AFD.311 AFD.312 ORGANISATION Beställarens ombud Maria Adlers, VD AB PITEBO Beställarens projektledare Jan Jonsson, VD PITEÅ NÄRINGSFASTIGHETER AB För AB PiteBo, enligt bilaga 5, bovärdar och teknikavdelning För PNF, Kurt Nilsson AFD.32 Entreprenörens organisation Entreprenören ska i anbudet redovisa namngivet ombud för entreprenaden. Entreprenören bör i anbudet redovisa namngiven arbetsledare för entreprenaden. Denne arbetsledare skall under arbetstid vara tillgänglig, exempelvis via mobiltelefon, för beställarens personal. Entreprenören bör i anbudet redovisa Arbetsmiljö- Miljö- o Kvalitetsansvarig. Entreprenören bör i anbudet redovisa Brandskyddssansvarig. AFD.371 Samordning av arbeten Samordning av arbeten sker via samråd med beställarens representant. AFD.4 TIDER Avtalets kontraktstid är 2014-02-01 2017-01-31 med möjlighet till 1 års förlängning, längst t o m 2018-01-31. Beställaren skall senast 2016-11-01 skriftligen meddela antagen entreprenör ifall avtalet skall förlängas för perioden: 2017-02-01 2018-01-31. AFD.47 Garantitid Enligt ABT 06 AFD.5 AFD.511 AFD.53 ANSVAR Vite vid försening Har särskilda tider avtalats är beställaren berättigad att av entreprenör erhålla vite med ett belopp av 1 000 kronor för varje påbörjad vecka varmed färdigställandet av beställt kontraktsarbete blivit fördröjt. Ansvar mot tredje man Mot ändring av ABT 06 kap 5 13 skall entreprenören vara ansvarig i förhållande till beställaren för dennes skadeståndsskyldighet gentemot tredje man till följd av entreprenadarbetena.

Administrativa föreskrifter 11 (12) AFD.54 AFD.55 AFD.6 Försäkring Entreprenören skall teckna, styrka och vidmakthålla under hela avtalsperioden och garantitiden att hans allrisk- och ansvarsförsäkringar uppfyller Försäkringsbranschens beskrivning av basomfattning för allriskförsäkring och ansvarsförsäkring, enligt ABT 06 kap 5 23. Ansvar för brandskydd och heta arbeten Vid heta arbeten gäller Svenska Brandförsvarsföreningen (SBF) säkerhetsregler för heta arbeten. Entreprenörens personal, underentreprenör och leverantör som ska ansvara för brandskydd, utföra eller bevaka brandfarliga heta arbeten skall ha behörighetsutbildning och erfarenhet av brandskydd. Utbildningen skall vara genomförd enligt den plan som beslutats av försäkringsbolagen och Svenska Brandförsvarsföreningens (SBF) utbildningskommitté för heta arbeten. Eventuell samordning av brandskydd ligger hos entreprenören. EKONOMI AFD.614 AFD.62 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Fast pris under perioden 2014-02-01 2015-01-31 Därefter justeras priset årsvis enligt SCB nya Entreprenadindex E84, Litt 141 ventilationsanläggningar med november månad 2013 som basmånad. Betalning Betalning sker månadsvis, endast mot faktura för utfört arbete. 30 dagars betalningsvillkor från mottagen faktura tillämpas. AFD.623 AFD.624 Förskott Förskott beviljas i normallfallet inte. Fakturering Faktura i 1 exemplar skall utställas till AB PITEBO ELLER PITEÅ NÄRINGSFASTIGHETER AB Box 277 Box 130 941 26 PITEÅ 941 23 Piteå På faktura skall material och arbetstid redovisas separat och märkas med fastighetens adress och områdesnummer samt beställarens namn eller annan märkning som beställaren senare anger. Om beställaren mottagit faktura upptagande belopp till vilket verifikation saknas, är beställaren inte skyldig att betala beloppet i fråga och därpå belöpande pålägg förrän entreprenören tillställt beställaren verifikationen. Mervärdesskatt för beställt arbete faktureras på varje faktura.

Administrativa föreskrifter 12 (12) AFD.7 AFD.72 AFD.8 AFD.9 BESIKTNING Besiktningsman Beställaren avser att själv verkställa besiktningar men förbehåller sig rätten att anlita opartisk besiktningsman. HÄVANDE Med tillägg till ABT 06 kap 8 1 äger beställaren rätt att häva kontraktet, såvitt avser icke utförd del av entreprenaden, då entreprenören brister i fullgörande att bedriva sin verksamhet så att den innebär åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom entreprenörens kollektivavtalsområde. Entreprenören skall kräva samma utfästelse av anlitad underentreprenör. Med tillägg till ABT 06 kap 8 1 äger beställaren rätt att häva kontraktet, såvida inte entreprenören fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, sociala avgifter, mervärdesskatt och övriga betalningsåliggande som enligt lag eller kollektivavtal åvilar entreprenören. TVIST Med ändring av ABT 06 skall tvist avgöras av allmän domstol. I avvaktan på att tvisten löses har AB PiteBo/PnF AB tolkningsföreträde AFG ALLMÄNNA ARBETEN OCH HJÄLPMEDEL Entreprenören skall anskaffa och bekosta nödvändiga allmänna hjälpmedel och arbeten för entreprenaden om inte annat anges i detta avsnitt. För allmänna hjälpmedel gäller Arbetarskyddsstyrelsens anvisningar. AFG.315 Skydd av arbete och egendom mm Det åligger entreprenören att väl skydda beställarens och hyresgästernas egendom. Arbeten ska bedrivas med all varsamhet för att minimera störningarna för de boende. Täckning av golvytor, som fungerar som transport- och arbetsytor, ska utföras med skivor, plast, papp eller dylikt. AFG.831 Städning Entreprenören ska kontinuerligt städa efter sig i utrymme där arbete bedrivs. Entreprenören ska efter utfört arbete väl städa utrymme som varit föremål för arbete. I övrigt skall överblivet material, täckpapper och dylikt genom entreprenörens försorg och kostnad transporteras bort från området. Övriga delar som berörs av arbetena, t ex trapphus, städas vid behov av entreprenören.