Personalekonomisk redovisning 2015 2015-03-15-1 -
Innehållsförteckning Personalekonomisk redovisning 2015...4 1. PERSONALSTRUKTUR...5 1.1 Tillsvidareanställda 2015-12-31...5 1.1.1 Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare per verksamhetsområde...5 1.1.2 Tillsvidareanställda per förvaltning män/kvinnor 2015-12-31...6 1.1.3 Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män...6 1.1.4 Tillsvidareanställda per befattningstyp 2015-12-31...7 1.2 Tidsbegränsade anställningar december 2015...8 1.3 Feriepraktik...8 1.4 Anställning i arbetsmarknadsåtgärder 31 december 2015...9 2. ÅLDERSSTRUKTUR...10 2.1. Genomsnittlig ålder kvinnor och män...10 2.1.1 Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda...10 3 PERSONALOMSÄTTNING...11 3.1 Annonsering och rekrytering...11 3.2 Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen...11 3.3 Pensionsavgångar år 2016-2023...12 3.4 Personalförsörjning närmaste åren...13 3.5 Attraktiv arbetsgivare - rekryteringssituationen på lång sikt...13 4. RESURSANVÄNDNING arbetstid och frånvaro...14 4.1 Tillsvidareanställningar per heltid/deltid...14 4.2 Antal anställda kvinnor/män fördelade på tjänstgöringsgrad...14 4.3 Yrkesgrupper heltid och deltid 31 december 2015...15 4.4 Önskad sysselsättningsgrad...16 4.5 Arbetad tid och frånvaro...17 4.5.1 Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid...17 4.5.2 Frisktal...17 4.5.3 Sjukfrånvaro...18 4.5.4 Vad kostar sjukfrånvaron (Mnkr)...19 5. ARBETSMILJÖ, FÖRETAGSHÄLSOVÅRD, FRISKVÅRD...20 5.1 God arbetsmiljö...20 5.1.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete...20 5.1.2 Ny föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö...20 5.1.3 Tillbud...21 5.1.4 Arbetsskador...21 5.2 Företagshälsovård...22 5.3 Friskvård...22-2 -
6. KOMPETENSUTVECKLING...23 6.1. Ledarpolicy - värdegrund...23 6.1.1.Chefer, antal medarbetare...23 6.1.2 Frukostträffar...23 6.2 Lean...23 6.3 Lärarlegitimation, karriärtjänster för personal...23 6. 4 Centrala kompetensåtgärder 2015...24 6.5 Kompetensåtgärder inom olika verksamhetsområden...24 7. LÖNE- OCH ARVODESKOSTNADER...25 7.1 Personal- och pensionskostnadernas utveckling åren 2011-2015 (Mnkr)...25 7.1.2 Total personalkostnad (Mnkr)...25 7.1.3 Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt inkl förtroendevalda...26 7.2 Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda...26 7.2.1 Ej uttagen kompledighet pga övertid/fyllnadstid i timmar 2015-12-31...27 7.3 Semesterdagar som ersatts i pengar, lokalt avtal byte semesterdagstillägg...27 7.4 Facklig verksamhet kostnad i tkr inkl PO...27 7.5 Bilersättning i antal km, körning med egen bil...28 8. LÖNEPOLITIK, LÖNEÖVERSYN...29 8.1 Lönepolitik och Löneöversyn 2015...29 8.2 Uppföljning av lönekartläggning 2015...29 8.3 Medellön och medianlön i kommunen för tillsvidareanställda 2015-12-31...29 8.4 Anställningar per lönekategori 2015-12-31, löneintervaller...30 9. PERSONALPOLITISKA PROGRAM, styrdokument...31 10. Definitioner...32-3 -
Personalekonomisk redovisning 2015 Inledning Den personalekonomiska redovisningen är avsedd att användas vid uppföljning och utveckling av verksamheten samt för att identifiera områden som behöver förbättras för att utveckla kommunen till att bli en än mer attraktiv arbetsgivare. Redovisningen skall ligga till grund för kommunens strategiska arbete med personalpolitiska och arbetsmiljöfrämjande insatser samt ger också underlag för att följa upp mål och sätta nya mål för det fortsatta personalpolitiska arbetet. Redovisningen är ett komplement till den traditionella årsredovisningen och speglar de förhållande som är aktuella vid undersökningstillfället, den 31 december respektive år. Redovisningen har könsuppdelad statistik för att på detta sätt synliggöra eventuella obalanser mellan kvinnor och män när det gäller lön och även i andra avseenden. Viktiga händelser under 2015 En ny nämndsorganisation har börjat gälla från den 1 januari. Kommunchef har anställts för att leda Osby kommuns förvaltningsorganisation. Ledarskapet betydelse har lyfts fram och bl.a har fler enhetschefer anställts inom Vård och omsorg. En ny kostenhet har byggts upp inom kommunledningskontoret. Sjukfrånvaron har ökat och speciellt den långa sjukfrånvaron. Skillnader i medellön mellan kvinnor och män har minskat, vilket innebär att arbetet med lönekartläggning och löneöversyner gett resultat. Personalomsättningen har ökat och det betyder att vi får vara beredda på en ökad rörlighet där medarbetare säger upp sig och till detta kommer årliga pensionsavgångar. Händelser de närmaste åren De närmaste åren kommer att präglas av olika insatser för att trygga personalförsörjningen och att profilera Osby kommun som en god arbetsgivare. En fortsatt satsning på kompetensutveckling för medarbetare är viktigt samt att arbeta med mångfald, attityder och värderingar. Fortsatta satsningar behövs för ledarutveckling. En ny föreskrift från Arbetsmiljöverket Organisatorisk och social arbetsmiljö kommer att gälla från och med den 31 mars 2016 och den kommer att påverka arbetet med arbetsmiljö och ohälsa. Fokus ligger inom tre områden arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. HR enheten Christina Mårtensson HR chef - 4 -
1. PERSONALSTRUKTUR 1.1 Tillsvidareanställda 2015-12-31 Den 31 december 2015 har Osby kommun 910,5 årsarbetare, 1011 anställda exklusive deltidsanställda brandmän och brandvärnsmän. 1.1.1 Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare per verksamhetsområde Barn och Skola Kommunledningskontor Samhällsbyggnad Utbildning och Arbete Vård och Omsorg Diagram 1. Årsarbetare fördelat per verksamhetsområde 2015 Verksamhetsområde Årsarbetare Årsarbetare % Årsarbetare Årsarbetare Antal personer 2015 2015 2014 2013 2015 2014 2013 Barn och skola 352,7 38,7 339,4 334,3 375 366 364 Kommunledningskontor 69,8 7,7 31,7 32,1 76 33 34 Samhällsbyggnad 59,4 6,5 54,9 60,9 62 57 63 Utbildning och arbete 124,2 13,7 132,6 134,0 134 142 144 Vård och omsorg 304,4 33,4 312,2 300,9 364 380 372 Summa 910,5 100 % 870,8 862,2 1011 978 977 Tabell 1. Antal tillsvidareanställda personer samt antal årsarbetare åren 2013 2015 Antal anställda har ökat med 33 personer och antal årsarbetare med 39,7 i jämförelse med år 2014. Nyanställning har skett samt att sysselsättningsgraden totalt har ökat under 2015. Från 1 januari 2015 ingår kostenheten i kommunledningskontoret, vilket medfört att både antal anställda och årsarbetare ökat inom kommunledningskontoret. Överföring från Barn och skola, Utbildning och arbete samt Vård och omsorg till kostenheten har medfört en minskning av antal anställda och årsarbetare inom Vård och omsorg samt Utbildning och arbete. Inom Barn och skola har dock en ökning skett. I räddningstjänsten var 56 personer deltidsanställda brandmän och brandvärnsmän ( 51 män och 5 kvinnor). En ökning har skett i jämförelse med år 2014 då 43 personer (41 män och 2 kvinnor) var anställda. Rekrytering har skett inför kommande generationsväxling. - 5 -
1.1.2 Tillsvidareanställda per förvaltning män/kvinnor 2015-12-31 Verksamhetsområde Utbildning och arbete och Samhällsbyggnad har en jämn könsfördelning. Övriga verksamhetsområden har en ojämn könsfördelning och det är framförallt inom verksamhetsområde Vård och omsorg som kvinnorna har störst procentuell andel av den tillsvidareanställda personalen. Övergång av kostenheten till kommunledningskontoret har påverkat könsfördelningen. Verksamhetsområde Totalt 2015 Kv 2015 Män 2015 % kv 2015 Totalt 2014 Kv 2014 Män 2014 % kv 2014 Barn och skola 375 312 63 83 366 313 53 86 Kommunledningskontor 76 63 13 83 33 25 8 76 Samhällsbyggnad 62 30 32 48 57 26 31 45 Utbildning och arbete 134 71 63 53 142 71 71 50 Vård och omsorg 364 348 16 96 380 360 20 95 Summa 1011 824 187 978 795 183 Tabell 2. Antal tillsvidareanställda per verksamhetsområde män/kvinnor 1.1.3 Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män Kvinnor 81,5 % Män18,5 % Diagram 2. Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor och män i procent. Männens procentandel har sedan mätningarna började år 1998 varierat mellan 18 och 19 % och för 2015 gäller 18,5 %. Bolagiseringar som skett de senare åren för VA-personal, lokalvårdare och fastighetsskötare har inte påverkat personalstrukturen när det gäller könsfördelningen. - 6 -
1.1.4 Tillsvidareanställda per befattningstyp 2015-12-31 Antal årsarb Anställd Antal årsarb Anställd Befattningstyp Antal årsarb 2015 Totalt 2015 Kv Män Antal årsarb 2014 Totalt 2014 Kv Män Ledningspersonal Förvaltningschef/verksamhetschef// bitr verksamhetschef 8,0 8 7 1 7,0 7 6 1 Enhetschef 36,0 36 22 14 33,8 34 20 14 Antal chefer med fullt ledningsansvar 14,8 16 13 3 11,3 12 10 2 Totalt antal ledningspersonal* 58,8 60 42 18 52,1 53 36 17 Övriga yrkesgrupper Socialsekr/kurator/handledare, 31,4 32 24 8 31,8 33 25 8 Boende ensamkommande barn 11,1 12 5 7 6,5 8 4 4 Sjuksköterska inkl. skolsköterska 32,1 39 38 1 35,2 44 42 2 Förskollärare, Fritidspedagog 93,7 99 94 5 82,4 88 84 4 Fritidsledare 9,1 10 8 2 9,1 10 7 3 Barnskötare 57,4 62 61 1 49,3 55 54 1 Pedagogisk omsorgspersonal 5,8 6 6-5,8 6 6 - Elevassistent, lärarassistent 26,5 29 20 9 21,8 24 18 6 Personlig assistent 2,1 3 2 1 2,1 3 2 1 Vårdare, boendestöd 15,4 19 16 3 15,3 19 15 4 Undersköterska 200,8 243 238 5 194,2 239 235 4 Vårdbiträde/. 19,4 24 23 1 22,2 28 26 2 Lärare inkl musiklärare 177,4 189 122 67 176,8 188 120 68 Ek.bitr/Skolmåltidsbitr./Kokerska 27,4 32 30 2 26,6 31 29 2 Badmästare, Instruktörer 12,0 14 7 7 14,5 16 7 9 Städare 1,9 3 3-1,9 3 3 - Ingenjörer, tekniker 12,8 14 1 13 9,5 11 1 10 Handläggare, specialist 59,3 61 45 16 54,0 54 37 17 Assistent, administratör 34,6 38 38-38,3 43 43 - Arbetstagare med begränsat ledningsansvar Kommunalarb/park/fastighetsskötare/maskinist/vaktmästare 21,5 22 1 21 21,4 22 1 21 Totalt 910,5 1011 824 187 870,8 978 795 183 Tabell 3. Tillsvidareanställda per befattningstyp * Enligt kommunalt klassificeringssystem AID krävs för att klassificeras som chef att den anställde har fullt ledningsansvar, dvs har såväl verksamhets-, ekonomi- som personalansvar. Klassificering av annan ledningspersonal (16 personer) har ett eller två av dessa ansvarsområden, t.ex bitr chef, 1:e kokerska. De yrkesgrupper som har minskat mest procentuellt är sjuksköterskor, men vid årsskiftet fanns vakanser, som innebär att i februari 2016 är dessa tillsatta och antalet är återigen 44. Ökning har skett i grupperna boende för ensamkommande barn, förskollärare och barnskötare, elevassistenter, tekniker. Chefsgruppen har också ökat, fler enhetschefer har anställts inom Vård och omsorg. Inom samhällsbyggnad har fler chefer anställts, vilka inte har fullt ledningsansvar. Inom Vård och omsorg har antal undersköterskor ökat och samtidigt har antal vårdbiträden minskat. En ökning har skett av antal handläggare och i stället har gruppen assistenter minskat. - 7 -
1.2 Tidsbegränsade anställningar december 2015 Utöver de ordinarie anställda har kommunen timavlönad personal och vikarier. Den kommunala verksamheten måste fungera även när ordinarie personal har semester är sjuka eller föräldralediga. Tidsbegränsade anställningar Antal timmar Antal årsarbetare Kostnad mnkr exkl PO 2015 2014 2013 2015 2014 2013 2015 2014 2013 Summa 235509 240408 211104 138,5 141,4 124,2 28347 27864 23831 Tabell 4. Anställda med timlön totalt 2015. Uppgifterna är exkl personalomkostnad. För omräkning av antal timmar till årsarbetare har årsarbetstid 1700 timmar använts. Se definitioner. Totalt antal timmar 235 509 fördelar sig mellan olika anställningsformer enligt följande Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Anställningsform 2015 2015 2014 2014 2013 2013 AVA 26264 15,4 33132 19,5 22817 13,4 Vikariat 143687 84,5 126275 74,3 129852 71,1 PAN 22413 13,2 21596 12,7 18026 10,6 Timlön övriga 43145 25,4 59405 34,9 49049 28,3 Tabell 5. Antal timmar och anställningsform fördelade per anställningsform. Ava, allmän visstidsanställning projekt, tillfälligt extra arbete, Vikariat vikariat för person som är frånvarande, PAN personlig assistent, anhörigvårdare och ledsagare, Timlön övriga används för resursarbete, lönebidragsanställning. Uppdelning har för 2015 skett för de olika verksamheternas andel av timanställningar. Barn och Skola Kommunledningskontor Samhällsbyggnad Utbildning och Arbete Vård och Omsorg Diagram 3: Verksamhetsområdes andel av timanställningar 1.3 Feriepraktik Kommunen ser det som värdefullt att årligen ge ungdomar en inblick i vad arbete inom de olika kommunala verksamheterna innebär. Det är också ett sätt att möta det framtida rekryteringsbehovet. Under 2015 anordnades feriepraktik för 135 ungdomar födda 1998 och 1999. (2014 :129, 2013:90, 2012: 94, 2011:120). Praktikperioden omfattade en period om 2 veckor och 8 timmar/dag alternativt 3 veckor och 5 timmar/dag. Fördelning av platserna skedde genom lottning. Till dessa sökte 173 ungdomar (2014 186, 2013:174, 2012:166, 2011:143). - 8 -
1.4 Anställning i arbetsmarknadsåtgärder 31 december 2015 2015 2014 2013 2012 2011 Lönebidrag 6 7 7 23 29 Offentligt skyddad anställning - - 1 2 1 Fas 3 3 3 3 1 1 Trygghetsanställning 15 15 15 5 2 Nystartsjobb 3 4 7 3 4 Utvecklingsanställning 3 14 9 3 Jobbgaranti, utvecklingsgaranti 11 6 5 2 Biträdesersättning 6 18 8 2 Särskilt förstärkt anställningsstöd Totalt 51 67 55 41 37 Tabell 6. Anställning med lönebidrag och övriga arbetsmarknadsåtgärder 4 Trygghets- och utvecklingsanställningar finns huvudsakligen inom arbetsmarknadsenheten inom verksamhetsområde Utbildning och arbete. Antal personer i arbetsmarknadsåtgärder har minskat med 16 personer sedan 2014. Anledningen är framförallt Arbetsförmedlingens regler och dess tillämpning samt deras ekonomiska resurser för olika åtgärder. - 9 -
2. ÅLDERSSTRUKTUR 2.1. Genomsnittlig ålder kvinnor och män 2015 2014 2013 2012 2011 2010 Genomsnittlig ålder för kvinnor 47,0 47,5 47,3 47,2 47,6 47,7 Genomsnittlig ålder för män 46,1 47,9 47,8 48.9 49,6 50,3 Genomsnittlig ålder för kvinnor och 46,9 47,5 47,4 47,6 48,0 48,2 män Tabell 7. Genomsnittlig ålder kvinnor och män. 2.1.1 Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda 35 30 25 20 15 Procent 10 5 0 20-29 30-39 40-49 50-59 60-67 Diagram 4 Tillsvidareanställda per åldersgrupp Ålder 20-29 30-39 40-49 50-59 60-67 kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot. kv m Tot. 2011 5,1 1,5 6,5 14,4 2,0 16,5 24,3 4,7 29,0 24,6 6,2 30,8 12,7 4,5 17,2 2012 6,0 1,6 7,6 14,1 2,1 16,2 24,7 5,2 29,9 24,4 5,9 30,3 11,8 4,2 16,0 2013 5,6 1,7 7,3 12,5 3,0 15,5 26,7 5,1 31,8 24,4 6,0 30,4 11,4 4,6 15,0 2014 5,6 1,1 6,7 12,3 3,4 15,7 27,2 5,1 32,3 24,4 6,1 30,5 11,8 3,0 14,8 2015 6,8 2,4 9,2 12,7 2,9 15,6 26,8 4,9 31,7 23,6 6,2 29,8 11,6 2,1 13,7 24,8 % 43,5 % Tabell 8. Tillsvidareanställda per åldersgrupp i procent av samtliga anställda. Tabellen visar att 43,5 % av de tillsvidareanställda är 50 år och däröver. I jämförelse med år 2014 var 45,3 % i denna åldersgrupp. År 2011 var 48,0 % i denna åldersgrupp. Åldersgruppen 20-29 år omfattar 9,2 % (2014-6.7 %) av samtliga anställningar och utökas åldersgruppen till att även omfatta de som är i ålder 20-39 år gäller 24,8 % (2014-22,4 %). Den generationsväxling som påbörjats kommer successivt medföra att de yngre ålderskategorierna ökar. Inom gruppen chefer/arbetsledare är 51 % och 26 personer 50 år eller äldre (2014: 47 %, 2013:55%, 2012:54 %) Åldersspannet för arbetsledare/chef är den 31 december 2015 från 30 år till 65 år. - 10 -
3 PERSONALOMSÄTTNING 3.1 Annonsering och rekrytering Totalt har kommunen under 2015 haft 216 annonser omfattande 261 befattningar. Antal annonser tidigare år: (2014: 184, 2013:112, 2012: 152, 2011:105). Annonsering har gällt både tillsvidareanställningar och vikariat. Förvaltning 2015 2014 2013 2012 2011 Total kostnad exkl. moms 207,8 200,8 235,0 356,0 589,8 Tabell 9. Vad kostar annonsering? Uppgifter har hämtats från ekonomisystemet. I redovisningen syns enbart annonskostnaden och ev kostnad för ev. rekryteringsföretag. Användningen av verktyget Offentliga jobb har fått ner kostnaderna betydligt för annonseringen. Ytterligare effektivisering sker när enkätverktyget i Offentliga jobb har börjat användas för underlätta vid urval av sökande. Cheferna kommer också att använda annonsmallar för att ytterligare effektivisera hanteringen. De osynliga kostnaderna framgår inte på samma sätt utan där får beräkningar ske för den tid som åtgår för alla deltagande i processen. Det kan vara tid för förberedelser av intervju, eventuell upphandling av rekryteringsföretag, urvalsprocessen, deltagande i intervju, referenstagning, MBL-förhandling, introduktion. Osby kommuns hemsida är en viktig källa för att ge sökande bra och aktuell information inom olika intresseområden och att ge den sökande en positiv bild av kommunen som arbetsplats. Syftet med rekryteringar är att kunna anställa kompetenta och engagerade medarbetare. Kommunens ledningsgrupp har beslutat att som huvudregel sker annonsering en vecka internt innan det blir aktuellt med extern annons. Undantag görs för befattningar där interna sökanden inte finns. 3.2 Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen Orsak 2015 2014 2013 2012 2011 Pensionsavgång 27 28 26 29 41 Egen uppsägning, dvs slutat anst. i kommunen 59 39 31 30 29 2015 Arbetsbrist och annan orsak 5 13 8 3 9 Totalt 91 80 65 62 79 Tabell 10. Antal tillsvidareanställda som slutat helt i kommunen. Den totala personalomsättningen under 2015 motsvarar 9 % (2014-8,2 %, 2013-6,7 %, 2012-6,1 %). Uppsägning på grund av arbetsbrist har skett inom naturbruk med instruktörer samt lärare inom lärcenter. Av de 9 % personalomsättning avser 5,8 % (2014-4 %, 2013-3,2 %, 2012-2,9 %) egen uppsägning. Av de yrkesgrupper som slutat på egen begäran var den procentuellt högsta avgången socialsekreterare, chefer, sjuksköterskor, assistenter och handläggare/specialister. - 11 -
3.3 Pensionsavgångar år 2016-2023 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Diagram 5 Pensionsavgångar 2016-2023 Yrke 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Totalt Procent av totalt antal anställda inom yrkesgruppen Ledningspersonal 1 1 4 2 3 1 1 13 26 Socialsekr, kurator, handledare, ame 2 1 1 2 2 2 10 31 Sjuksköterska, skolsköterska 1 1 2 1 2 7 18 Förskollärare/ fritidspedagog 1 1 1 1 4 3 11 11 Fritidsledare 1 1 1 1 4 40 Barnskötare 2 3 5 3 2 4 19 31 Pedagogisk omsorg 2 2 33 Elevassistent 1 1 1 1 4 14 Vårdare, Boendestöd 1 1 5 Vårdbiträde. Personlig assistent 1 1 3 1 2 1 1 10 37 Undersköterska 3 5 8 9 11 6 10 8 60 25 Lärare inkl musiklärare 16 7 2 2 4 4 12 8 55 29 Kokerska, ekonomiibitr 1 1 3 1 4 10 24 Badmästare, instruktör 1 1 7 Städare 1 1 33 Handläggare, specialist 3 3 4 1 1 6 1 1 20 27 Assistent, administratör 2 1 1 3 1 8 21 Kommunalarb/park vaktmästare 1 1 1 1 1 1 6 27 Totalt antal personer 35 23 29 25 27 28 38 37 242 24 Årsarbetare 30,3 21,0 26,1 20,1 24,0 25,5 34,2 32,6 213,8 Tabell 11. Pensionsavgångar 2016-2023 Prognosen bygger på att pensionering sker vid 65-års ålder och för 2016 års pensionsavgång inräknas 18 personer (2015 18, 2014-13), vilka fortsätter sin anställning efter 65-års ålder. Under 2015 var pensionsavgången totalt 27 personer därav 2 personer - 61 år, 7 personer - 63 år, 1 person - 64 år, 10 personer - 65 år, 3 personer - 66 år och 4 personer - 67 år. Grupper som i prognosen för 2016-2023 har en stor procentuell pensionsavgång är pedagogisk omsorgspersonal, städare, fritidsledare, vårdbiträden samt barnskötare. - 12 -
3.4 Personalförsörjning närmaste åren Rekryteringsbehoven enbart på grund av pensionering är ca 30 medarbetare per år fram till år 2021. Åren 2022 2023 stiger behoven till närmare 40 medarbetare per år. Till pensioneringar kommer den egna uppsägningen, vilken har ökat årligen och att detta kommer att fortsätta. När det gäller rekryteringssituationen de närmaste åren är vissa yrkesgrupper svårare att rekrytera t.ex. specialister, förskollärare, sjuksköterskor, vissa lärargrupper. Som ett led att underlätta rekrytering av förskollärare är att annonsera vikariat som tillsvidareanställning. Korttidsvikarier inom både Vård och Omsorg samt Barn och Skola har blivit svårare att rekrytera. Semestervikarier för sjuksköterskor har i flera år varit svårrekryterade. I konkurrens med andra kommuner och branscher är det viktigt att lyfta fram fördelarna med att arbeta i Osby kommun. Faktorer som är viktiga är bl.a. en bra verksamhet med god kvalitet för våra kommuninvånare, bra ledare, klara mål och en väl fungerande organisation, antal medarbetare per chef som ger möjlighet för alla att bli sedda och få vara delaktiga, bra arbetsmiljö, korta beslutsvägar, bra kommunikationer, medarbetare med en positiv inställning till sitt uppdrag. Osby kommuns medarbetar är de bästa ambassadörerna för att visa på fördelar med att arbeta i kommunen och de olika yrkena. Det innebär bl.a. att ge praktikanter och feriearbetare en bra bild av vad yrket egentligen innebär och det positiva med att arbeta i välfärdssektorn. Här spelar också yrkesmässan som Osby kommun genomför tillsammans med Älmhults kommun en roll för att göra känt att det finns flera yrken att utbilda sig till. 3.5 Attraktiv arbetsgivare - rekryteringssituationen på lång sikt HR-enheten har tillsammans med kommunens ledningsgrupp tagit fram en handlingsplan för åtgärder för Osby kommun som en attraktiv arbetsgivare. Planen gäller för perioden 2015 2016. Åtgärder för att attrahera nya medarbetare är lyfta fram när vi gör bra saker. Det kan vara på Osby kommuns hemsida, i tidningar i Allt om Osby. Det innebär också att utveckla hemsidan med en jobba hos oss flik. Vi vill visa på mångfald och vara förebilder och lyfta fram yrkena på ett positivt sätt. Osby kommun har tillsammans med Älmhults kommun under våren 2015 genomfört en yrkesmässsa för främst elever i årskurs 9 i Osby och årskurs 8 i Älmhult. Det är viktigt att visa upp en del av de totalt ca 150 olika yrkena som finns inom kommunen. I detta arbete är det också en uppgift att föra in möjligheterna att bryta de traditionella yrkesvalen. Presentation av nya chefer och nyckelpersoner sker på hemsidan. Översyn kommer att ske av policy och riktlinjer för rekrytering med syfte att få en effektiv och bra rekryteringsprocess. Utveckling av personalhandbok sker för att cheferna enkelt kan söka kunskap. En bra och genomtänkt introduktion är viktigt för att nya medarbetare ska känna sig välkomna. Introduktionsprogram finns och ett usb-minne med övergripande introduktionsmaterial är framtaget. Utveckling av löneprocessen sker kontinuerligt och omvärldsbevakningen av lönestatistik har ökat både inför löneöversyn för redan anställda medarbetare och vid nyanställning. Avgångssamtalen och resultatet av dessa är en faktor som behöver utvecklas. - 13 -
4. RESURSANVÄNDNING arbetstid och frånvaro 4.1 Tillsvidareanställningar per heltid/deltid Diagram 6. Tillsvidareanställda per heltid/deltid i procent. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för samtliga tillsvidareanställningar är 90,1%, vilket innebär att sysselsättningsgraden ökar fast i långsam takt (2014 89,1%, 2013: - 88,2%, 2012 87,6 %). Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för kvinnor är 88,9 % och för män 95,3 % ( 2014 för kvinnor 87,5 % och för män 95,6 %). Antal heltidsanställda motsvarar 60 % av samtliga tillsvidareanställda (2014 57,2%, 2013 55,9 %, 2012 54,4%, 2011 54,1 %). Av de som var anställda 31 december 2015 hade 75,6 % tjänstgöringsgrad högre än 75 % (2014 71,1 %,2013 68,2 %, 2012 66,6 %). 4.2 Antal anställda kvinnor/män fördelade på tjänstgöringsgrad Män 2015 2015 i % 2014 2014 i % 2013 2013 i % 2012 2012 i % 100% 157 84 154 84 154 81 160 83 76-99 % 13 7 13 7 13 7 11 6 51-75% 11 6 12 7 15 8 14 7 0-50 % 6 3 4 2 7 4 9 4 Summa 187 100% 183 100 % 189 100 % 194 100 % Tabell 12. Antal anställda män fördelat på sysselsättningsgrad Kvinnor 2015 2015 i % 2014 2014 i % 2013 2013 i % 2012 2012 i % 100% 450 55 406 51 392 50 398 48 76-99 % 144 17 122 15 105 13 113 14 51-75% 209 25 245 31 267 34 284 34 0-50 % 21 3 22 3 24 3 35 4 Summa 824 100% 795 100 % 788 100 % 830 100 % Tabell 13. Antal anställda kvinnor fördelat på sysselsättningsgrad. Enligt kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser (AB) gäller att eftersträva en arbetstid som uppgår till i genomsnitt minst 20 timmar i veckan. Fyra personer har lägre tjänstgöringsgrad än 50 %. Orsak är beviljad sjukersättning eller deltid inför pension. - 14 -
4.3 Yrkesgrupper heltid och deltid 31 december 2015 Andelen heltidsanställda i % av det totala antalet tillsvidareanställda inom yrkesgruppen 2015 2014 Anställda Befattningstyp * Totalt % Heltid Heltid Deltid Totalt % Heltid Heltid Deltid Ledningspersonal Förvaltningschef,/ verksamhetschef, avdelningschef 8 100 8 7 100 7 Enhetschef 36 100 36 34 97 33 1 Arbetstagare med begränsat ledningsansvar 16 63 10 6 12 50 6 6 Delsumma 60 90 54 6 53 87 46 7 Övriga yrkesgrupper: Socialsekr./kurator/handledare, ame 32 88 28 4 33 85 28 5 Boende ensamkommande barn 12 67 8 4 8 13 1 7 Sköterska, inkl. skolsköterska 39 23 9 30 44 23 10 34 Förskollärare/fritidspedagog 99 82 80 19 88 76 67 21 Fritidsledare 10 60 6 4 10 60 6 4 Barnskötare 62 76 47 15 55 67 37 18 Pedagogisk omsorg 6 83 5 1 6 83 5 1 Elevassistent, lärarassistent 29 69 20 9 24 71 17 7 Personlig assistent 3 0 3 3 - - 3 Vårdare, boendestöd 19 16 3 16 19 16 3 16 Undersköterska 243 21 51 192 239 21 51 188 Vårdbiträde 24 25 6 18 28 21 6 22 Lärare inkl. musiklärare 189 82 155 34 188 82 154 34 Ek.bitr/Skolmåltidsbitr, kokerska 32 34 11 21 31 39 12 19 Badmästare, instruktör 14 71 10 4 16 81 13 3 Städare 3 0 0 3 3 - - 3 Ingenjör, tekniker 14 93 13 1 11 91 10 1 Handläggare, specialist. * 61 90 55 6 54 80 49 5 Assistent, administratör 38 66 25 13 43 58 25 18 Kommunalarb./park/fastighetsskötare 22 95 21 1 22 91 20 2 Totalt 1011 607 404 978 57 560 418 Tabell 14. Yrkesgrupper fördelat på heltid och deltid. Uppdelningen är fortsatt mycket könsbunden. De mansdominerade yrkena har i högre grad heltidsanställningar. Deltidsanställda finns framförallt inom verksamhetsområdet Vård- och omsorg samt kostenheten. Den procentuella andelen heltidsanställda har ökat för yrkesgrupperna som arbetar i boende med ensamkommande barn, handläggare/specialister och assistenter. Vid jämförelse mellan den kontrakterade arbetstiden och den verkliga arbetstiden för undersköterskor och vårdbiträden är skillnaden 0,4 färre årsarbetare verklig arbetstid. Att skillnaden är så liten är ett resultat av önskad sysselsättningsgrad och en organisation med en särskild bemanningsenhet. Förskollärare och barnskötare har 6,3 årsarbetare fler i kontrakterad arbetstid än den verkliga arbetstiden. Detta innebär att fler personer har tjänstledighet. - 15 -
Tabellen visar de yrkesgrupper, vilka har flest personer anställda på deltid. Yrkesgrupp Genomsnittlig sysselsättningsgrad 2015 Genomsnittlig sysselsättningsgrad 2014 Genomsnittlig sysselsättningsgrad 2013 % % % 100 % Kontrakterad sysselsättningsgrad 2015 76-99% Kökspersonal 85,8 85,9 85,9 11 8 13 51-75% Undersköterska/ 82,6 81,2 79,6 51 88 102 2 Vårdbiträde 80,1 79,2 78.1 6 5 13 Sjuksköterska 82,2 80,0 79,5 9 15 15 0-50% Vårdare, boendestöd 81,1 3 6 10 Tabell 15. Respektive yrkesgrupps genomsnittliga sysselsättningsgrad i procent åren 2013 2015. Fördelning av antal personer per kontrakterad sysselsättningsgrad 2015. 4.4 Önskad sysselsättningsgrad Under hösten 2013 tog kommunfullmäktige ett inriktningsbeslut om önskad sysselsättningsgrad för vård- och omsorgspersonal. Hemtjänsten i Osby var först med att införandet under 2014. Under 2015 har hemtjänsten i Lönsboda samt nattpersonal gått in i den nya modellen. De särskilda boendena har förberetts för att gå in i modellen under 2016. En tidsplan är uppgjord, som innebär att personalgrupper successivt tas in i önskad sysselsättningsgrad. Enligt tidsplanen avses all vård- och omsorgspersonal omfattas av önskad sysselsättningsgrad under 2017. Sveriges Kommuner och Landsting och Kommunal skriver i en inspirationsskrift i januari 2015 att fler borde arbeta mer. SKL och Kommunal har tagit fram skriften Heltid en del av helheten. Alternativen är att alla arbetar heltid eller att personalen får önskad sysselsättningsgrad. Osby kommun har valt modellen med önskad sysselsättningsgrad. I Osby kommun har önskemålen om att gå upp i tjänst inte inneburit några stora förändringar i sysselsättningsgrad. I takt med att fler unga medarbetare anställs förmodas antalet personer som önskar arbeta heltid bli fler. Kommunal har också i sina yrkanden inför löneöversyn 2016 fört in krav på heltid som norm. - 16 -
4.5 Arbetad tid och frånvaro 4.5.1 Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid Semester/ferie/uppehåll 10 % Sjukdom 6 % Vård av sjukt barn 3,5 % Föräldraledighet och övrig ledighet 3,5 % Nettoarbetstid 77 % Diagram 7. Frånvaro och arbetad tid i % av överenskommen arbetstid Orsak 2015 2014 2013 2012 2011 Semester/ferie/uppehåll 10 10 10 10 9 Sjukdom 6 5 5 4 4 Vård av sjukt barn 3,5 2 2 2 3 Föräldraledighet och övrig ledighet * 3,5 2 3 3 3 Summa frånvarotid 23 19 20 19 19 Nettoarbetstid 77 81 80 81 81 Tabell 16. Frånvaroorsak i procent * I övrigt tjänstledighet ingår bl a lagstadgad föräldraledighet samt föräldraledighet utöver den lagstadgade rätten. Kommunens tjänstledighetspolicy medger partiell ledighet tills barnet är 12 år. I ledighet ingår även studielediga. Nettoarbetstiden har pendlat mellan 80 och 81 procent och det är små variationer i orsakerna till frånvaro som påverkat. Flertalet av ledigheterna finns stöd för i lag, avtal eller lokala policy. Under 2015 skedde en markant förändring av frånvarotiden i förhållande till den totala arbetstiden, Det var framförallt sjukfrånvaron, vård av sjukt barn, uttag av föräldraledighet och studieledighet samt annan tjänstledighet som ökade. En orsak till förändringen kan finnas i att åldersstrukturen på sikt förändras och att fler personal är föräldralediga och även har mer ledighet för vård av sjukt barn. Fler personal kommer att befinna sig i situation med att pussla ihop arbete, fritid m.m. 4.5.2 Frisktal Frisktalet kan definieras som andelen tillsvidareanställda i procent som varit sjuka högst 5 kalenderdagar under året. Totalt antal tillsvidareanställda 1113 hade 689 högst 5 kalenderdagars sjukfrånvaro. Frisktalet utifrån denna definition var 61,5 %. Denna definition utgår ifrån att det kan förekomma förkylningar och annan kortvarig sjukfrånvaro. Definieras frisktalet som andelen tillsvidareanställda, vilka inte haft någon sjukfrånvaro alls är det 373 tillsvidareanställda under året och frisktalet 33,5 %. - 17 -
4.5.3 Sjukfrånvaro Kommunfullmäktiges mål är att under 2015 bör sjukfrånvaron vara högst 4,5 % av den totala ordinarie arbetstiden, vilket innebär att målet inte är uppfyllt. Den totala sjukfrånvaron för 2015 var 5,6 %. Det är fortfarande den långa sjukfrånvaron (> 60 dagar) som ökar. En tydlig tendens är att frånvaron har ökat för både män och kvinnor och inom samtliga åldersgrupper förutom för personal i åldrarna 50 år eller äldre. Nyckeltal 1) 2015 2014 2013 2012 2011 Sjukfrånvaro, totalt ** Andel sjukfrånvaro 60 dagar eller mer Sjukfrånvaro för kvinnor 5,6 5,2 5,0 3,9 3,6 40,4 38,6 33,4 21,7 26,4 6,1 6,0 5,6 4,3 4,2 Sjukfrånvaro för män 3,8 2,7 2,9 2,4 1,3 Sjukfrånvaro i 3,7 2,1 2,0 2,5 1,7 åldrarna 29 år eller yngre Sjukfrånvaro i 5,2 4,6 4,6 4,0 3,8 åldrarna 30-49 år Sjukfrånvaro i 6,8 7,0 6,5 4,0 3,7 åldrarna 50 år eller äldre Tabell 17. Nyckeltal sjukfrånvaro. ** Den totala sjukfrånvaron anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Övertid och fyllnadstid samt obetald frånvaro ingår ej i ordinarie arbetstid. Semester och kompledighet ingår i arbetstiden. Fördelningen mellan verksamheterna ser olika ut. Högst frånvaro har Vård och omsorg med 7,6 % följt av Barn- och skola och Kommunledningskontoret med 5,3 % vardera. Utbildning och arbete samt Samhällsbyggnad har låg frånvaro. Den långa frånvaron är totalt 40,4% av den ordinarie arbetstiden för kommunen och inom Vård- och omsorg är den 47,2 % och inom Kommunledningskontoret 45,4 %. I kommunledningskontoret ingår kostenheten, vilket har påverkat sjukfrånvaron. Verksamhetsområ de 2015 Total sjukfrånvaro % Lång sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro kvinnor Barn och skola 5,3 31,3 5,3 5,0 Kommunlednings -kontor 5,3 45,4 4,7 8,0 Samhällsbyggnad 2,6 32,9 4,1 1,4 Utbildning och arbete 2,9 33,4 2,3 3,4 Vård och omsorg 7,6 47,2 8,0 3,5 18. Nyckeltal sjukfrånvaro, verksamhetsområde 2015 Total sjukfrånva ro män - 18 -
En jämförelse för sjukfrånvaron under 2015 kan också göras med kommuner i Skåne Nordost. Osby kommun utmärker inte sig med hög sjukfrånvaro, men när det gäller den långa sjukfrånvaron är det fyra kommuner som har bättre utfall än vad Osby kommun har. Kommun 2015 Total sjukfrånvaro % Bromölla 6,7 37,8 Hörby 5,9 33,0 Hässleholm 5,7 37,4 Kristianstad 6,6 55,2 Osby 5,6 40,4 Perstorp 5,7 40,7 Lång sjukfrånvaro Östra Göinge 5,7 35,9 Tabell 19. Sammanställning sjukfrånvaro 2015 Skåne Nordost. Chefstätheten har förbättrats inom en del verksamheter och olika stödfunktioner utvecklats för att underlätta för chefer och administrationen. I likhet med analyser som gjorts i samhället, ser också Osby kommun att diagnoser med psykisk ohälsa fortsätter att öka. Cheferna har en viktig roll i att efterleva de rutiner som fastställts för att tidigt fånga upp sjukfrånvaro och på det sättet arbeta mer förebyggande. Det systematiska arbetsmiljöarbetet och att vara lyhörd för signaler på ohälsa i organisationen är viktigt för att verka för en bra arbetsmiljö och på så sätt kunna påverka sjukfrånvaron. 4.5.4 Vad kostar sjukfrånvaron (Mnkr) 2015 2014 2013 2012 2011 Kostnad inkl. PO 7535 6210 6024 6.003 4.988 Tabell 20.Beskrivning av kostnader för sjukfrånvaro. PO 2014 beräknat efter 38,46% Vid sjukfrånvaro betalar arbetsgivaren sjuklön, semesterersättning, arbetsgivaravgifter och eventuella kostnader för vikarie och övertidsersättning. Dessa kostnader brukar vara synliga. Det finns också s k osynliga kostnader som sjukadministration, förlorad arbetsinsats och ev en kvalitetsförsämring. Deltidsfrånvaro kostar lika mycket som heltidsfrånvaro, eftersom semester och personalomkostnader beräknas som om den anställde varit i arbete på heltid. - 19 -
5. ARBETSMILJÖ, FÖRETAGSHÄLSOVÅRD, FRISKVÅRD 5.1 God arbetsmiljö En god arbetsmiljö utmärks av att varje anställd upplever sin arbetssituation som sund, säker och utvecklande men också minimalt utsatt för risker i form av fysisk, psykisk och social ohälsa. För att rekrytera och behålla personal krävs en hälsofrämjande och hållbar personalpolitik som skapar balans mellan verksamhetens behov, resurser och de krav som ställs på medarbetare. 5.1.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren ska söka, finna och åtgärda bristerna innan det händer någon olycka. Man ska helt enkelt ta reda på hur de anställda har det på jobbet. Det gäller både olycksfallsrisker, kroppsliga belastningar och psykiska påfrestningar som exempelvis stress. Alla arbetsförhållanden ska undersökas. Chef, medarbetare och skyddsombud ska tillsammans driva och utveckla arbetsmiljöarbetet framåt. Chefen har ansvaret för arbetsmiljön och är den som initierar, dokumenterar och utvärderar det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet är en viktig samarbetspart samtidigt som denne bevakar att arbetsgivaren fullföljer sitt ansvar i förhållande till arbetsmiljölagen. Medarbetarna ska medverka i arbetsmiljöarbetet genom att följa de rutiner och riktlinjer som finns för att förebygga ohälsa och olycksfall. Förutsättningen för detta är att chefer och skyddsombud får den utbildning och kompetens som krävs för att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Ett problem är att en del arbetsplatser saknar skyddsombud. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på respektive arbetsplats samt genom en enkät som skickas till chefer och skyddsombud som HR-enheten ansvarar för. Resultatet från denna enkät redovisas i en arbetsmiljörapport. 5.1.2 Ny föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö En ny föreskrift från Arbetsmiljöverket Organisatorisk och social arbetsmiljö kommer att gälla från och med den 31 mars 2016 och den kommer att påverka arbetet med arbetsmiljö och ohälsa. Syftet är att minska den arbetsrelaterade ohälsan samt ge stöd till arbetsgivare och medarbetare. Fokus ligger inom tre områden arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas medarbetaren inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsgivaren ska även vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos medarbetaren. När det gäller kränkande särbehandling ska arbetsgivaren klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten samt vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. - 20 -
5.1.3 Tillbud När det gäller anmälda tillbud har det under 2015 inkommit 42 anmälningar jämfört med 31 anmälningar 2014. Flest tillbudsanmälningar har gjorts inom verksamhetsområdet Vård och omsorg, 27 stycken, vilket är sju fler än under 2014. Sju anmälningar om tillbud har gjorts inom Barn och skola samt inom Utbildning och arbete. Inom Samhällsbyggnad har en tillbudsanmälan gjorts. Tillbud Elfel Hot Fall/halka Mänskliga faktorn Annan händelsetyp Aggression/kränkning Diagram 8 Anmälda tillbud fördelat/orsak 5.1.4 Arbetsskador 1 1 2 3 3 3 4 7 12 0 5 10 15 20 25 2014 2015 Under 2015 anmäldes 63 arbetsskador fördelat på olycksfall, färdolycksfall och sjukdom vilket är en ökning jämfört med 2014 då 56 arbetsskador anmäldes. 55 av de rapporterade arbetsskadorna är olycksfall. Fyra arbetsskador är anmälda som färdolycksfall samt fyra är anmälda som sjukdom som direkt har orsakats av arbetet. Ökningen har skett inom kategorin olycksfall medan en minskning har skett inom färdolycksfall och sjukdom jämfört med 2014. 15 22 Arbetsskador 4 4 55 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Diagram 9 Anmälda arbetsskador Rapporteringssystem Flexite har använts för rapportering av tillbud och arbetsskada. Förberedelse har under 2015 skett för att rapportera i AFA:s system Kia. En projektgrupp är tillsatt som leder arbetet. Målet är att under 2016 först ha testgrupper för att sedan gå över till Kia. Även skador för elever kan rapporteras. - 21 -
5.2 Företagshälsovård Osby kommun har avtal med Hälsoringen Arbetsliv AB. Företagshälsovården är en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet. Deras resurspersoner anlitas för att stödja rehabiliteringsprocessen i form av kontakt med sjuksköterska, läkare och beteendevetare. Företagshälsovården anlitas också för ergonomiska genomgångar samt som organisationsstöd vid olika typer av problemställningar på arbetsplatser. Företagssköterskan genomför ca 300 hälsoanalyser årligen för tillsvidareanställd personal, vilket innebär att de anställda får en indikation om sitt hälsotillstånd. I samband med hälsoanalysen får medarbetaren fylla i ett formulär om hur de uppfattar sin arbetsmiljö. Dessa uppgifter sammanställs av företagshälsovården och återkopplas till respektive chef och till personalenheten. Sammanställningen är avidentifierad och avsikten är att den ska användas i arbetsmiljöarbetet på respektive arbetsplats. Under 2015 har studiecirklar med cheferna inom Vård och omsorg och representanter inom företagshälsovården genomförts. Syftet var att göra cheferna uppmärksammade på vikten av tidiga kontakter med företagshälsovården i rehabiliteringsarbetet och att känna igen tecken på ohälsa. Cheferna fick bl.a. verktyg i form av mallar för kartläggningssamtal och vid studiecirklarna gavs tillfälle att diskutera olika problemställningar som kan uppkomma i arbetsgrupper. 5.3 Friskvård Under 2015 gick kommunen över från Friskvårdschecken till Actiway, vilket innebar att medarbetarna inte behövde beställa checkar utan kunde gå direkt till en friskvårdspartner för att nyttja sin förmån genom att legitimera sig. Totalt under året har 1240 medarbetare fått tilldelat friskvårdsförmånen varav 574 medarbetare har nyttjat den vilket motsvarar en nyttjandegrad på 46 %. Under 2014 beställde 703 medarbetare dåvarande friskvådscheckar varav 62 % nyttjades vilket motsvarar att 436 medarbetare nyttjade sitt friskvårdsbidrag under 2014. Det innebär att under 2015 har fler medarbetare valt att nyttja friskvårdsförmånen än 2014. Friskvårdsaktiviteter 7% 8% 11% 2% Gym/gruppträning 41% Fotvård Massage Motionssim Förebyggande Övrigt 31% Diagram 10 Friskvårdsaktiviteter Enligt friskvårdspolicy finns också möjlighet för verksamheter att erbjuda friskvård på arbetstid, max halv timme/vecka. Bedömning utgår från de ekonomiska och övriga möjligheter som finns på varje arbetsplats/ verksamhet samt efter överenskommelse med arbetsledningen. Tiden ska främst användas för olika former av motion t ex promenader, cykelturer eller pausgympa. - 22 -
6. KOMPETENSUTVECKLING 6.1. Ledarpolicy - värdegrund Ledarpolicy har antagits under 2014. Syftet med policyn är att ledare ska veta vad som förväntas av dem i Osby kommun och vilket stöd ledaren kan få i sitt uppdrag. I samband med ledarprogrammet Visionärt ledarskap lades en värdegrund för ledarskapet innehållande: mångfald, förtroende, respekt, mod och Vi kan vi vill vi vågar. Det är viktigt att vi klarar generationsväxlingen för cheferna och att vi är tydliga med uppdragen. Vi deltar i projektet framtidens ledare som sker i samverkan med Skåne Nordost. Syftet är att ge medarbetare möjlighet och motivation att kunna bli ledare. Ansökan görs till detta program och urval sker sedan av lämpliga kandidater. Utbildningen pågår ca 1,5 år med 1-2 utbildningsdagar per månad. Under utbildningen har deltagarna kontinuerlig kontakt med mentor inom någon annan kommun. Ett antal av Osby kommuns chefer har också varit mentorer för deltagare från andra kommuner. Osby kommun deltar också i Kristianstads kommuns ledarprogram med 1-2 platser per omgång. Detta kan i vissa perioder med många nyanställda chefer upplevas som en för liten satsning. För att kunna bedriva en mer omfattande ledarutbildning behöver särskilda resurser avsättas. Under 2015 har introduktionsprogram anpassats speciellt till anställning av chefer. 6.1.1.Chefer, antal medarbetare En förutsättning för att kunna utöva ledarskapet är att arbetsgrupperna inte ska vara större än 20 40 medarbetare. Inom verksamhetsområde Vård- och omsorg har haft fler antal medarbetare än inom övriga verksamhetsområden. Under 2015 har antal enhetschefer ökats, vilket ger dem bättre möjligheter att kunna utföra sitt uppdrag. I vissa verksamheter, där antal medarbetare är färre, deltar enhetschefen som specialist i det dagliga operativa arbetet. 6.1.2 Frukostträffar I samband med projektet Visionärt ledarskap startades frukostträffar för kommunens ledare. Under 2015 har fyra träffar genomförts med tema om mål inspiration, HBTQ-frågor, Lean samt Hälsa. Frukostträffarna är ett utmärkt sätt för ledare att bygga nätverk inom kommunen. 6.2 Lean I samband med projekt Visionärt ledarskap fick kommunens chefer och representanter för medarbetarna en inblick i filosofin Lean. Detta arbetssätt har nyttjats under 2015. Bland annat har värdeflödesanalys genomförts för vikarieanskaffning inom grundskolan i Osby samt för hemsjukvården i Lönsboda. 6.3 Lärarlegitimation, karriärtjänster för personal Krav finns på legitimation för lärare och förskollärare. Karriärtjänster s.k. förstelärare infördes 2013 för att göra läraryrket mer attraktivt och säkra god undervisning för eleverna. Tjänsterna i Osby kommun är tillfälliga och en extra ersättning omfattande 5 tkr/månad utbetalas för uppdraget. - 23 -
I Osby kommun arbetade 20 lärare som förstelärare inom både grundskola och gymnasieskolan den 31 december 2015. Kravet finns att nyanställd vårdpersonal ska ha genomgått omvårdnadsprogrammet med godkänt betyg för att få anställning som undersköterska. År 2015 hade 91,6 % av tillsvidareanställd vårdpersonal undersköterskeutbildning (2014 och 2013:90 %). Generellt gäller krav på körkort för anställning, men under 2015 har kravet på körkort för anställning inom särskilt boende tagits bort. 6. 4 Centrala kompetensåtgärder 2015 Utbildning för chefer har skett med tema samverkan, arbetsplatsträffar, löne- och medarbetarsamtal. De fackliga organisationerna inbjöds till en halvdag med samma tema. Dessa utbildningar var en inledning för ett arbete för att kunna teckna ett nytt samverkansavtal. Det nuvarande samverkansavtalet gäller från år 1999. Utbildning för chefer har även skett i kollektivavtal och allmänt om arbetsrätt och speciellt kring vilka rättigheter och skyldigheter som gäller när man undertecknar ett anställningsavtal. Utbildning i arbetsmiljö, BAM, har skett för chefer och skyddsombud. Central introduktion har genomfört för nya medarbetare vid två tillfällen under 2015 med ca 40 deltagare vid varje tillfälle. Samtliga verksamheter har presenterat vad de har för uppdrag, hur organisationen ser ut m.m. Arbetsmiljön har också varit ett viktigt inslag. Introduktionsprogrammet för nya chefer i Osby kommun innebär att chefen får en genomgång av stödfunktioner som personal, ekonomi, upphandling, IT, kansli, telefoni, fastighetsfrågor, växel/reception och från kommunikatör. 6.5 Kompetensåtgärder inom olika verksamhetsområden Inom verksamheterna pågår olika projekt och kompetensutveckling av personal för att leva upp till att vara attraktiv arbetsgivare samt att kunna behålla kompetent personal som kan utföra de uppgifter som verksamheten kräver. För individen är medarbetarsamtalet grunden för att kartlägga kompetensbehovet. Inom Vård och omsorg pågår utbildning av två undersköterskor till sjuksköterskor med stöd av finansiering från statliga medel prestationsersättning. Dessa medel för stimulans har Osby kommun fått på grund av det kvalitetsarbete som utförs inom verksamheten. Med syfte att vara en attraktiv arbetsgivare och att underlätta kompetensförsörjning har Barn och skolnämnden beslutat att erbjuda några barnskötare att fortbilda sig inom anställningen. Fortbildningen pågår under sju terminer som distansutbildning inom Högskolan i Malmö. Finansiering sker från Barn och skola samt från centrala kompetensmedel inom personalenheten. - 24 -
7. LÖNE- OCH ARVODESKOSTNADER 7.1 Personal- och pensionskostnadernas utveckling åren 2011-2015 (Mnkr) Arvoden, sammanträdesers. förtroendevalda 2015 2014 2013 2012 2011 4,5 3,7 3,6 3,8 3,8 Övrig personal 477,4 380,6 365,6 363,1 348,0 Kostnad exkl. arbetsgivaravgift 481,9 384,3 369,2 366,9 351,8 Arbetsgivaravgifter 137,2 110,8 104,8 105,9 101,8 Total personalkostnad 619,2 495,1 474,0 472,8 453,6 Tabell 21. Personal- och pensionskostnadernas utveckling Från 1 januari 2015 har en ny nämndorganisation trätt i kraft med kommunstyrelse med tre olika utskott (ledningsutskott, utskott för utbildning och arbete samt samhällsbyggnadsutskott), vård- och omsorgsnämnd, barn- och skolnämnd, tillsyns och tillståndsnämnd förutom valnämnd m.fl. Reglementen och delegationsordningar har anpassats till den nya nämndsstrukturen. Utbildning har under början av mandatperioden skett både centralt av Axel Danielsson samt inom respektive verksamhetsområde. 7.1.2 Total personalkostnad (Mnkr) Personalkostnaderna motsvarar 67,0 % av verksamhetens totala kostnaden för 2015 (2014: 64,0 %, 2013:64,1 %, 2012:63 %). I personalkostnaden för 2015 ingår som en engångskostnad 100 Mnkr som avsattes för försäkringslösning av några pensionsavgångar för att minska framtida pensionskostnader 2015 2014 2013 2012 2011 Arvode till förtroendevalda 4490,8 3 684,3 3 575,1 3 799,6 3 818,4 Löner till arbetstagare 300435,7 285 340,1 275 451,4 272 159,5 265 394,1 Beredskapsarbete, arbetsmarknadsåtgärder 4580,9 5 697,0 4 539,6 3 464,8 1 112,4 PAN och anhörigvårdare 2188,0 1 849,6 1 685,4 1 420,4 1 374,6 Deltidsanställda brandmän 3805,2 3 868,4 3 464,2 3 431,0 3 470,1 Uppdragstagare 6823,6 5 713,8 4 879,8 4 505,6 4 407,7 Semesterlön 39029,7 36 347,1 36 215,5 34 612,9 33 082,8 Upplupen semesterlön 379,4 181,1 522,9 691,7-483,2 Sjuklöner 5441,7 4 485,6 4 350,4 4 334,0 3 588,7 Traktamente 51,9 60,0 57,9 52,0 56,9 Bilersättning 702,1 655,7 647,9 677,4 709,4 Arbetsgivaravgifter 137254,5 110 777,3 104 840,7 105 933,3 101 794,1 Övriga personalkostnader (pension, omkostners, utbildning, friskvård, annons, minnesgåva m m) Totalt exkl avskrivningskostnader Tabell 22. Total personalkostnad 114014,1 36 493,0 33 832,5 37719,1 35334,0 619197,6 495 153,0 474 063,3 472 792,3 453 660,0-25 -
7.1.3 Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt inkl förtroendevalda 2015 2014 2013 2012 2011 1544 1504 1485 1472 1455 Tabell 23. Antal löneutbetalningar per månad i genomsnitt. 7.2 Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda Under 2015 har den totala fyllnadstiden/övertiden minskat i jämförelse med tidigare år. Orsak Timmar Årsarbetare 2015 2014 2013 2012 2015 2014 2013 2012 Fyllnadstidsarbete 15909 17085 19289 9,4 Övertidsarbete enkel 2440 1919 2341 1,4 Övertidsarbete kvalificerat 3608 4321 3506 2,1 Totalt 21957 23324 25135 27142 12,9 13,7 14,8 16 Tabell 24. Total fyllnadstid/övertid för tillsvidareanställda och visstidsanställda. För omräkning av antal timmar till årsarbetare har årsarbetstid 1700 timmar använts. Se definitioner. Fyllnadstidsarbetet fördelar sig på olika orsaker. Det är framförallt den ökade vårdtyngden inom Vård och omsorg som påverkat att den ordinarie personalen får arbeta extra. Fyllnadstidsarbete per orsak Fyllnadstidsarbete, extra personalbehov Fyllnadstidsarbete för tjänstlediga Timmar 2015 Timmar 2014 8019 9669 1975 1762 Fyllnadstidsarbete vid vikariat 5915 5654 Tabell 25. Fyllnadstidsarbete 2015 fördelat per orsak Fyllnadstidsarbete för att ersätta vikarier och tjänstlediga har ökat under 2015. Minskning har däremot skett av fyllnadstidsarbete för extra personalbehov. Fyllnads- och övertidsarbete per verksamhetsområde Timmar 2015 Timmar 2014 Barn och skola 7675 7640 Kommunledningskontor 1681 151 Samhällsbyggnad 1273 1820 Utbildning och arbete 2067 2498 Vård och omsorg 9261 11215 Totalt 21957 23324 Tabell 26. Total fyllnadstid/övertid för fördelat per verksamhetsområde. Fyllnadstid- och övertidssarbetet har minskat inom Samhällsbyggnad, Utbildning och arbete samt inom Vård och omsorg. Ökningen har samtidigt skett inom Kommunledningskontoret och mycket beroende på den den nya enheten för kosten. - 26 -