INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.52 Version 1.52 Nov 2014 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 5 Steg två i standarurvalet som filter i steg ett... 5 Uppladdning av wordmallar för kunder med molntjänst... 5 Prestandaförbättringar... 7 Inkasso... 7 Nya möjligheter för Inkasso... 7 Fil till externt inkassobolag... 8 Nya ärenden till inkassobolag... 9 SFI-kategorins betydelse i inkassofilen... 9 Betalningar på inkassofakturor... 11 Betalningar som kommer från Inkassobolaget... 17 Svefaktura... 19 E-fakturamärkningen på Personen... 19 E-fakturamärkningen på Kontraktet... 20 Distribution av SveFaktura... 21 E-faktura på direktfakturor... 22 Mediadebitering... 23 Bokföring... 24 Stoppdatum och brytdatum... 24 Schemaläggning av bokföringsexport... 26 Mejl vid export... 31 Exporten bryter för nytt verifikationsnummer på nytt sätt... 32 Export till Agresso... 34 Moms med ören... 34 Detaljerad hyresgästförteckning... 34 Kontraktssammanställning... 35 Rapporter för spårbarhet och avstämning... 35 Filter på interna fakturor på reskontrarapporterna... 35 Nya sökmöjligheter i faktura- och betalningsrapporter... 36 3
Urval och gruppering på koddel... 37 Filter på en eller flera hyresgäster... 38 Export av reskontra till Agresso... 39 4
Allmänt STEG TVÅ I STANDARURVALET SOM FILTER I STEG ETT I standardurvalet är steg 2 flyttat till att istället finnas som en filtreringsmöjlighet i steg 1. UPPLADDNING AV WORDMALLAR FÖR KUNDER MED MOLNTJÄNST Då Hämta filer via webbtjänst är markerad i systeminställningar finns en ny möjlighet att ladda upp Wordmallar. 5
Med hjälp av denna kan även ni som kör Vitec Hyra i molnet ladda upp era egna Wordmallar. 6
PRESTANDAFÖRBÄTTRINGAR Vi har gjort en översyn på prestandan vilket har lett till förbättringar genom hela systemet. De märks främst i processerna: Godkänna betalningar Fakturering Reskontrarapporterna C/O-ADRESS I SIDFOTEN PÅ FAKTURORNA C/O-adressen skrivs numera ut i sidfoten på fakturorna Inkasso NYA MÖJLIGHETER FÖR INKASSO Fakturor kan numera gå direkt till inkasso om man inte vill arbeta med att först skicka en påminnelse. Ange då kravnivå 0 i inställningar: 7
FIL TILL EXTERNT INKASSOBOLAG Det är också möjligt att skapa filer som kan skickas till ett externt inkassobolag. Filerna följer Intrum Justitias XML-format. Ni som idag har filer som följer Intrum Justitias textformat, eller något annat format måste ta kontakt med ert inkassobolag och meddela att filerna som kommer från Vitec Hyra kommer att vara i Intrum Justitias XML-format så att de kan göra eventuella justeringar på sin sida. Vi har valt XML-formatet istället för textformatet eftersom det är ett modernare sätt att arbeta med informationsöverföring. Att ni vill skapa filer i Intrum Justitias XML-format ställer du in under Inställningar/Alternativ/Inkasso. Det är också här du ställer in var filerna som skapas ska hamna. 8
NYA ÄRENDEN TILL INKASSOBOLAG Då Intrum Justitia är valt som inkassosystem skapas en fil med nya ärenden i sista steget i inkassokörningen. När filen är skapad får man en återkoppling om vilka ärenden det gäller Denna lista går att högerklicka på och exportera till Excel om man vill spara den. SFI-KATEGORINS BETYDELSE I INKASSOFILEN I Intrum Justitias filformat finns en möjlighet att ange övergripande objektstyp: 9
Den hämtas från SFI-koden på objektstypen. Om ingen SFI-kod är angiven på objektstypen får man veta det vid exporten och nummer 99 Övrigt anges i filen. 10
BETALNINGAR PÅ INKASSOFAKTUROR Det är även möjligt att skapa en fil över saldokorrigeringar som inkommit på fakturor som gått till Inkasso. Denna är möjlig att schemalägga så att den skapas med automatik vid valda tidpunkter. Den går också bra att skapa manuellt. Med saldokorrigeringar avses alla betalningar och eventuella krediteringar som är gjorda på fakturan. Betalningar med betalningssättet Inkasso kommer inte med här utan förutsätts vara betalningar som kommer från Inkassobolaget. Mer om det nedan. Under Vitec-knappen Reskontra finns möjlighet att titta på saldokorrigeringar som kommit in på fakturor som är inkassomärkta. Saldokorrigering på inkassofakturor är tillgänglig oavsett vilket inkassosystem du använder dig av. I första steget gör du urval på vilket datum du vill se korrigeringarna för och om du vill se på betalningar på hyresfakturor eller direktfakturor eller både och. Här visas ett X i kolumnen Saldokorrigering om betalningen tidigare har varit med i en fil som meddelats inkassobolaget. 11
Du kan klicka Klar här eller gå du vidare I nästa steg finns möjlighet att skapa fil med saldokorrigeringar. Här visas därför alla betalningar, oavsett betaldatum, på inkassomarkerade fakturor som ännu inte har meddelats inkassobolaget. Meddelanden om saldokorrigeringar kan schemaläggas enligt standard för schemalagda tjänster inom Vitec Fastighet: Nedan följer en beskrivning av detta. 12
Välj Ny Välj Skapa saldofil 13
Ange namn och beskrivning Ange vem som ska få information om körningen misslyckas samt om information även ska skickas då körningen lyckas. 14
Ange hur ofta tjänsten ska köras. Ange när och hur ofta tjänsten ska köras. 15
Kontrollera och spara Då filen skapas via schemaläggning finns inte möjligheten att göra urval enligt standardurvalet utan alla betalningar skrivs i filen. 16
BETALNINGAR SOM KOMMER FRÅN INKASSOBOLAGET Det går att ställa in vilket bg eller pg som inkassobolaget har och under förutsättningar att inkassobolaget skickar den extra informationen i betalningsfilen (den betalningsfil som vanliga hyresinbetalningar kommer i) så kommer dessa betalningar att lägga sig på betalsättet Inkasso och exkluderas från saldokorrigeringsfilen. I BG-Max-filen tittar Hyra på denna information: 17
I TotalIN tittar Hyra på denna information: Prata därför med ditt Inkassobolag så att de skickar med den extra informationen om avsändarkonto i betalningsinformationen, annars kommer betalningarna in som vanliga hyresbetalningar och kommer att skickas med i saldofilen till inkassobolaget. 18
Svefaktura Det finns nu också möjlighet att skapa e-fakturor i formatet Svefaktura vilket ofta används mellan företag och organisationer. E-FAKTURAMÄRKNINGEN PÅ PERSONEN Med anledning av det finns nu en kategorisering av e-fakturaposten på personen. BGCInvoice och Svefaktura är möjliga att välja: De e-fakturaposter som finns på personer i tidigare versioner kommer vid uppgraderingen till novemberversionen att sättas som typ = BGCInvoice. E-fakturaposter som skapas via anmälningsfiler sätts alltid som typ = BGCInvoice Om e-fakturapostens typ = Svefaktura kan du inte ange bank. I fältet för personnr e-faktura anger du GLN-nummer om det finns ett sådant, annars org.-/personnummer. GLN-nummer används ibland som identifikation i formatet Svefaktura. 19
E-FAKTURAMÄRKNINGEN PÅ KONTRAKTET När du anger e-faktura som betalning på ett kontrakt får du sedan välja vilken typ av e-faktura det gäller, BGCInvoice eller Svefaktura. Välj därefter mottagare så visas e-fakturaidentifikationen i fältet personnr. 20
DISTRIBUTION AV SVEFAKTURA Vid distribution är det även möjligt att skapa Svefakturafiler. Dessa blir då separata filer. Var Svefakturafilen ska hamna bestäms av ny inställning under Inställningar för extern utskriftsfil/efaktura 21
Inkludera fakturor med restbelopp 0 avser om fullbetalda fakturor ska skickas med i filen eller inte. Originalfakturan skickas alltid, dvs utan hänsyn till eventuella betalningar, men om man inte väljer att inkludera fakturor med restbelopp 0 så kommer tex inte helt krediterade fakturor och deras tillhörande kreditfakturor att skickas med i filen. I kommande version av Vitec Hyra kommer du även kunna skicka filen till en ftp-adress. E-FAKTURA PÅ DIREKTFAKTUROR Vid skapande av direktfakturor hämtas e-fakturainfo från kontraktet som är angivet. 22
Om man direktfakturerar utan att ange kontrakt hämtas info från personen Det är möjligt att välja bort e-faktura på en direktfaktura även om e-faktura finns på kontraktet eller personen Mediadebitering Det finns nu möjlighet att ange även enhet vid konfigurationen av importfilerna i mediadebiteringen. 23
En ny kolumn som visar ser den förbrukning som kommer faktureras. Om denna förbrukning editeras ändras övriga rader tillhörande objektet med motsvarande förbrukning så att den totala förbrukningen alltid stämmer överens med den förbrukning som kommer i filen. Tanken är att detta kan användas om omflyttning skett under förbrukningsperioden och man som användare vill ändra på den dag för dag beräkning som systemet har gjort för att fördela förbrukningen mellan de båda hyresgästerna. Bokföring STOPPDATUM OCH BRYTDATUM Under inställningar /alternativ/export finns möjlighet att ange stoppdatum och/eller brytdatum för exporten. 24
Stoppdatum = transaktioner till och med detta datum exporteras. Transaktioner efter detta datum exporteras inte. Kan tex användas för de av er som har ekonomisystem som inte kan ta emot transaktioner för mer än ett bokföringsår, oftast det som är aktuellt just nu. När ekonomisystemet kan ta emot transaktioner för senare perioder flyttas stoppdatumet fram. Om manuell export sker föreslås datumet här men det går att ange ett datum som styr över stoppdatumet i inställningar. 25
Brytdatum = Om det finns transaktioner på båda sidor om detta datum skapar Vitec Hyra två filer. En med transaktioner till och med brytdatumet och en med transaktioner med datum efter brytdatumet. Kan tex användas för de av er som har ekonomisystem som inte kan hantera olika bokföringsår i en och samma fil, men som ändå har möjlighet att ta emot transaktioner för flera bokföringsår. SCHEMALÄGGNING AV BOKFÖRINGSEXPORT Det är nu möjligt att schemalägga bokföringsexporten. Det är möjligt att göra för de ägare som har markering för Automatisk bokföringsuppdatering Schemaläggningen görs enligt standard för schemalagda tjänster inom Vitec Fastighet: Nedan följer en beskrivning av detta. 26
Välj Ny Välj Skapa bokföringsfiler 27
Ange vem som ska få information vid lyckad respektive inte lyckad körning Välj hur ofta tjänsten ska köras 28
Ange när och hur ofta tjänsten ska köras Ange var filen ska hamna samt till vilken mejladress resultatet av exporten ska skickas. Mer om mejlet med resultatet nedan: 29
Kontrollera sammanställningen och spara Schemaläggningen tar hänsyn till om vissa verifikationsserier inte ska exporteras samt eventuella stopp- och brytdatum. Det är däremot inte möjligt att göra urval på vissa ägare etc. 30
MEJL VID EXPORT Om körningen kunde genomföras, men det på grund av regler i Hyra inte var möjligt att exportera bokföringen, exempelvis pga. obalans eller koddelar som saknas så får mailadressen i steg 5 av konfigurationen ovan följande mejl: Om körningen gick bra och filen skapades får mejladressen i steg 5 av konfigurationen ovan följande mejl: Och med mejlet levereras en bilaga (PDF) som visar resultatet av exporten: 31
EXPORTEN BRYTER FÖR NYTT VERIFIKATIONSNUMMER PÅ NYTT SÄTT Vi har från och med novemberversionen ändrat logiken för hur vi bryter för nytt verifikationsnummer. I samband med detta har vi också ändrat på verifikationstexten i huvudet på verifikatet. Tidigare bröt Hyra för nytt verifikat vid ett nytt datum i kombination med nytt fakturajournalsnummer eller nytt betalningsjournalsnummer. Eftersom varje kreditering eller varje ströfakturering blir ett fakturajournalsnummer kan det bli väldigt många verifikat. En del av våra kunder upplevde att det användes alldeles för många verifikationsnummer i ekonomisystemet på grund av detta. Nedan är ett exempel som visar hur det kan ha sett ut i tidigare versioner av Hyra. Exemplet är förenklat och visar tex bara redovisning på kontonivå och inte på koddelsnivå. Tre journalnummer på samma datum blir tre verifikationer i ekonomisystemet. Som verifikationstext i både huvud och rader anges journalnumret: 32
Motsvarande exempel i novemberversionen ger istället ett verifikat med journalerna särredovisade inom verifikatet. Som verifikationstext i huvudet anges Integrationsnumret och på raderna anges journalnumret. Här är ett exempel på hur det kan se ut i en fil i SIE-formatet: 33
EXPORT TILL AGRESSO Det finns nu möjlighet att exportera bokföring till Agresso i deras XML-format GL07 MOMS MED ÖREN Med anledning av utvecklingen av Svefaktura som kräver korrekt moms med ören räknar vi nu ut momsen med ören. Den exponeras dock aldrig på fakturor eller i listor med ören utan hela krontal fortsätter vara standard i Vitec Hyra. För att ta hand om eventuella öresdiffar bokas eventuell öresdifferens då fakturan skapas, dvs då fordran skapas. Nedan visas exempel på hur detta kan se ut i konteringsrader. Detaljerad hyresgästförteckning Innan rapporten genereras kan du välja om personnummer ska skrivas ut rapporten. 34
Kontraktssammanställning Listan i kontraktssammanställningen är kompletterad med objektsadress, objektstyp och personnummer. Uppgifterna syns i listan, men skrivs inte ut på pappersrapporten. Rapporter för spårbarhet och avstämning Inför era årsbokslut har vi lagt mycket tid på att utveckla rapporterna för bättre spårbarhet och möjlighet till avstämning. Följande nya funktioner finns: FILTER PÅ INTERNA FAKTUROR PÅ RESKONTRARAPPORTERNA I reskontrarapporterna finns möjlighet att filtrera fram interna fakturor 35
NYA SÖKMÖJLIGHETER I FAKTURA- OCH BETALNINGSRAPPORTER Fakturajournalen, fakturaunderlagslistan och betalningsjournalen är kompletterade med urval på bokföringsdatum from-tom, sökning på integrationsnummer samt sökning på journalnummer. Vet du inte vilket datum ett journalnummer avser så skriv in ett stort perioddatumintervall för att hitta journalnumret. 36
URVAL OCH GRUPPERING PÅ KODDEL Det är möjligt att göra urval och gruppera på en koddel i fakturaunderlagslistan och reskontrarapporterna. Välj att gruppera per ägare och koddel och välj vilken koddel du vill se. 37
FILTER PÅ EN ELLER FLERA HYRESGÄSTER Det är möjligt att göra filter på en eller flera hyresgäster i fakturaunderlagslistan och reskontrarapporterna. I steg 1 i standardurvalet finns ytterligare en flik för dessa rapporter. Sök fram den eller de personer du vill filtrera listan på. Endast huvudhyresgäster kan väljas. Fortsätt därefter genom att klicka Nästa enligt Vitec Hyra-standard. 38
Export av reskontra till Agresso Det är nu möjligt att exportera reskontra till Agresso i XML-filen GL07. Denna fil exporterar bokföring och reskontra i samma fil. Funktionen med att få bokföring i en fil och reskontran i en annan fil är ännu inte utvecklad. 39