Användarmeddelande (november 2014) Ny programversion FLEX Reseräkning Bäste kund! Version 14.3a På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Reseräkning i version 14.3a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att sätta ett gränsvärde för beräkning av den avdragsgilla momsen på representation samt en ny rapport för beräkning av avdragsgill moms på tidigare representationskostnader enligt nya representationsregler. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 2 Innehåll Gränsvärde för beräkning av avdragsgill moms på representation... 3 Avdragsgill blandad moms... 4 Egen rapport 9306 Nytt momsavdrag representation... 4 Konto till Visma Lønn... 7 Personregistret anställda med flera anställningsnummer... 7 Skyddad identitet... 8 Fria register... 9 Milersättning på KU med enhet mil/km... 11
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 3 Nyheter FLEX Reseräkning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Gränsvärde för beräkning av avdragsgill moms på representation Enligt Skatteverkets ställningstagande Beräkning av avdraget för mervärdesskatt på måltidsutgiften vid representation från 2014-06-19 kan den avdragsgilla momsen på representation beräknas på ett annat gränsvärde än den från inkomstskatten avdragsgilla delen av representationen. För att stödja detta har FLEX Reseräkning anpassats med ett nytt fält, Gränsv.moms. Gränsv.moms är det maximala belopp, exklusive moms, per deltagare som kan användas för beräkning av avdragsgill moms. För att använda avdrag med schablonbelopp måste Gränsv.moms uppnås. Du hittar fältet under Inställningar Representation Koder:
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 4 Avdragsgill blandad moms Inställningen för avdragsgill blandad moms under Inställningar Representation Koder har nu tre alternativ: Faktiska kostnader, Schablon och Schablon eller faktisk kostnad. Faktiska kostnader Avdragsgill moms beräknas utifrån det faktiska momsbeloppet och gränsvärdet för beräkning av avdragsgill moms. Schablon Ifall gränsvärdet för beräkning av avdragsgill moms uppnås och momsbeloppet överstiger schablonbeloppet kommer schablonbelopp att användas. I annat fall används det faktiska momsbeloppet. Schablon eller faktisk kostnad Med denna inställning använder FLEX Reseräkning den beräkning av schablon och faktisk kostnad som ger den högsta avdragsgilla momsen. Egen rapport 9306 Nytt momsavdrag representation Avdrag för mervärdesskatt vid representation enligt Skatteverkets ställningstagande kan göras retroaktivt. Mer information om regler kring detta kan fås från Skatteverket. Från och med version 14.3a av FLEX Reseräkning finns nu egen rapport för beräkning av avdragsgill moms på tidigare representationskostnader men enligt nya representationsregler. Rapporten ger en översikt över vad den avdragsgilla momsen skulle ha blivit om den nya regeln använts vid beräkningen.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 5 I rapporten kan du göra urval på anställningsnummer, reseräkningsnummer, utbetalningsdatum, tidigare representationskod och ny representationskod. Följande fält kommer med i rapporten: Företagsnummer Anställningsnummer Namn Reseräkning Vernr Utb.datum Ärende Syfte Kod Benämning Antal Belopp Dricks och ej avdr Exkl moms/deltagare Moms Moms% Avdr.moms Ny kod Ny Benämning Gränsv.moms Företagsnummer i Flex Anställningsnummer på vilken representationen är registrerad Namn på anställd Reseräkningsnummer för reseräkningen på vilken representationen är registrerad Reseräkningens verifikationsnummer Utbetalningsdatum för reseräkningen Ärende från reseräkningen Den registrerade representationens syfte, om det finns registrerat Tidigare representationskod Benämning på tidigare representationskod Antal deltagare vi representationstillfället Totalbelopp inklusive moms Eventuell dricks/extra samt eventuella ej avdragsgilla kostnader som ingår i totalbeloppet Belopp exklusive moms per deltagare Den registrerade totala momsen för representationstillfället Beräknad procentsats för den totala momsen vid representationstillfället Det avdragsgilla momsbeloppet med tidigare representationskod Ny representationskod att använda för beräkning av avdragsgill moms Benämning på ny representationskod Gränsvärde för beräkning av avdragsgill moms för den nya representationskoden
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 6 Schablon Faktisk kostnad Med schablon Med schablon eller faktisk kostnad Schablonbelopp att använda vid schablonavdrag för den nya representationskoden Avdragsgill moms på representationstillfället beräknat med den nya representationskoden enligt faktisk kostnad Om möjligt, avdragsgill moms beräknat med den nya representationskoden enligt schablonavdrag Avdragsgill moms med den nya representationsregeln enligt den beräkning som ger den största avdragsgilla momsen Exempel En ny representationskod är upplagd i FLEX Reseräkning. Representationskoden heter EÖ Extern representation med starköl. Avdragsgill blandmoms beräknas enligt schablon eller faktisk kostnad. Gränsvärdet är 90 kr, gränsv. moms är 300 kr och schablonbeloppet 46 kr. Genom att ta ut rapporten med ett urval på utbetalningsdatum 2013-01-01 2013-12-31, urval på tidigare representationskod E och ny representationskod EÖ får du fram en lista över alla representationstillfällen under 2013 som är registrerade på representationskod E. Rapporten innehåller information om vilket momsavdrag som gjorts med den tidigare representationskoden samt vilket avdrag du skulle få göra med den nya representationskoden.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 7 Konto till Visma Lønn För lönekoppling 63, Visma Lønn, finns nu möjlighet att per löneart välja om konto ska skrivas med i filen vid överföring till lön. Inställningen finns under Inställningar Lönearter, fliken Reseräkning, och görs per löneart med bockrutan Överföring av konto till lön. Personregistret anställda med flera anställningsnummer För att du enklare ska kunna se om en anställd har flera anställningsnummer har vi kompletterat personregistret med en lista som visar alla anställningsnummer som är kopplade till samma personnummer. Du kan enkelt gå till ett annat anställningsnummer genom att klicka på det i listan.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 8 Skyddad identitet Skyddad identitet är egentligen ett samlingsnamn för tre olika typer av sekretesskydd, nämligen sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Alla tre typer är till för att skydda personer som riskerar att råka illa ut om uppgifter om t.ex. adress lämnas ut. Läs gärna mer om dessa sekretesskydd på Skatteverkets hemsida. För att förenkla hantering av anställda med skyddad identitet i FLEX har vi kompletterat personregistret med en markering om den anställde har en skyddad identitet. På så sätt kan administratören enkelt hålla koll på vilka som har en skyddad identitet. För att en skyddad adress inte ska komma med på rapporter i systemet har vi lagt till en knapp för skyddad adress där du på ett separat ställe kan lägga in känsliga uppgifter, såsom skyddad adress och andra kontaktuppgifter. De uppgifter som sparas här kommer inte att komma med på några rapporter eller exponeras på något annat ställe i systemet. Uppgifterna krypteras också innan de lagras i databasen, så det går inte heller att koppla något tredjepartsverktyg till FLEX databas för att hitta dessa uppgifter. För att kunna se och ändra uppgifter under skyddad adress krävs det att användaren har en speciell behörighet för detta. Behörigheten ställs in på användaren (Arkiv Användare, flik Behörigheter) eller på behörighetsgruppen (Arkiv- Behörighetsgrupper, flik Övrigt). Hur man väljer att hantera anställda med skyddad identitet i FLEX beror främst på vilken typ av sekretesskydd den anställde ska ha. Ett generellt råd är dock att alla uppgifter som ska skyddas bör läggas under skyddad adress. Ett problem kan dock vara skydd av personnummer som ju krävs för många funktioner i systemet (t.ex. beräkning av arbetsgivaravgifter, KU, utbetalning via bankfil m.fl.). Här kan man behöva se över för vilka i företaget ett personnummer kan bli exponerat, eller möjligen om man kan använda sig av ett fiktivt personnummer i vissa sammanhang.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 9 Fria register Det finns nu möjlighet att skapa egna register som sedan kopplas till anställda och/eller projektregistret. Det kan vara användbart om antalet tecken för konteringarna redan är förbrukade. Det första du gör är att under Register Fria begrepp definiera de begrepp du vill skapa. I exemplet nedan skapar vi begreppen Region och Kön. Begreppet Region kan användas i både personregistret och i projektregistret. Kön kan endast användas i personregistret.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 10 Under Register Fria register lägger du sedan upp registren i de olika begreppen. I detta exempel lägger vi upp fyra regioner och två kön. Eftersom både region och kön kunde kopplas till personregistret så finns de begreppen synliga under Register Personuppgifter, flik Kontering.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (november 2014) 11 Milersättning på KU med enhet mil/km På kontrolluppgiften KU 10 och KU 13 ska du i ruta 16 rapportera Antal km med milersättning vid bilförmån. Det är dock vanligt att man på lönearten rapporterar antal körda mil då ersättningen beräknas per mil. Om du då ackumulerar antalet mil i en ackumulator behöver denna omvandlas till km vid redovisning på kontrolluppgiften. För att på ett enkelt sätt hantera detta har vi kompletterat ackumulatorregistret med ett val att omvandla löneartens värde från mil till km vid redovisning på kontrolluppgiften. Detta kräver att acken är styrd till ruta 16 på kontrolluppgiften.