RIKTLINJER Datum Antagen av Kommunstyrelsen Reviderad datum Paragraf 232 1(17) Riktlinjer för rekrytering
2(17) Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte och mål... 3 Proaktiv rekrytering... 3 Jämställdhet och diskriminering... 3 Rekryteringsgrupp... 4 Behovs- och kompetensanalys... 5 Kravprofil... 5 Intern eller extern rekrytering... 6 Facklig medverkan... 6 Tidsplan och rekryteringskanaler... 6 Annons... 7 Första urvalet... 7 Intervju... 7 Andra urvalet... 8 Referenstagning... 8 Personlighetstester... 8 Tredje urvalet och erbjudande av tjänst... 9 Tacka sökande... 9 Innan ingående av anställningsavtal... 9 Hälsa välkommen och introduktion... 9 Fördjupad information om turordning vid rekrytering... 10 1. Omplacering inför beslut om uppsägning... 10 2. Förflyttning enligt AB... 11 3. Utökad sysselsättningsgrad... 11 4. Företrädesrätt till återanställning... 12 Checklista innan rekrytering... 15 Introduktion för nyanställda... 16
3(17) Inledning Att rekrytera en ny medarbetare är ett av de viktigaste beslut en arbetsledare fattar. Det innebär en stor investering, kvalitetsmässigt såväl som ekonomiskt. Vår framtida utveckling återspeglar sig direkt i vår förmåga att attrahera de bästa medarbetarna. Framgångsrik rekrytering handlar om att ha ett strukturerat och professionellt tillvägagångssätt, därför ska dessa riktlinjer följas. Syfte och mål Varje steg i processen ska dokumenteras av chef i form av minnesanteckningar eller genom att följa bilagda mallar. Det medvetandegör handlandet hos alla inblandade i rekryteringsarbetet och eventuella frågor kring rekryteringen kan motiveras. Dokumentation medför ökad säkerhet för de som rekryterar och kommunen ökar även chansen att välja den sökande med rätt kompetens. För att få en jämnare könsfördelning ska jämställdhetsperspektivet beaktas. Frågor kring diskriminering och likabehandling ska uppmärksammas och besvaras. Dessa riktlinjer är till för att skapa effektivisering och underlätta processen för de inblandade. Målet är att rekrytera rätt kandidat med rätt kompetens inom rätt tid. Proaktiv rekrytering Den bästa rekryteringskanalen är då våra egna medarbetare sprider ett gott rykte om Grums kommun som arbetsgivare. Genom att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och uppträda professionellt i alla steg får Grums kommun ett gott rykte som arbetsgivare vilket leder till marknadsföring i sig och underlättar framtida rekrytering. Det är av stor vikt att göra ett aktivt val även när vikarier rekryteras. Vid längre vikariat ska intervjuer genomföras på samma sätt som vid tillsättning av tillsvidaretjänster. Då vikarier ofta stannar kvar i vår verksamhet under en lång tid och genom konverteringsregeln kan dessa, utan att aktivt sökt en tjänst, bli tillsvidareanställda. Det kan därför även finnas ett värde att även göra kortare intervjuer med timavlönade. En intervju av enklare slag ska därför genomföras med de sökande som står som slutkandidater till vikariaten. Använd Grums kommuns mall Intervju vikarie. Jämställdhet och diskriminering Grums kommun ska arbeta aktivt för att det ska råda i huvudsak jämn fördelning av kvinnor och män i olika yrkeskategorier och i ledningsfunktioner. Vid ojämn könsfördelning ska Grums kommun vid
4(17) annonsering uppmuntra det underrepresenterade könet att söka tjänsten. Om det råder ojämn könsfördelning på arbetsplatsen ska det i kravprofilen framgå varför vi önskar en man eller en kvinna. När kravprofilen (se avsnitt nedan) är färdigställd ska den granskas ur ett diskrimineringsperspektiv. Finns det krav som är felaktiga och/eller kan leda till direkt eller indirekt diskriminering? Diskriminering innebär att någon blir sämre behandlad än någon annan och det har samband med kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivare verka för att alla, oavsett kön ska kunna söka lediga tjänster. En arbetsgivare får därför inte rikta sig till enbart kvinnor eller män i en platsannons (undantaget t.ex. modeller). Däremot är det tillåtet att särskilt uppmuntra kvinnor eller män att söka tjänsten om det råder en ojämn könsfördelning i det arbetet. Undvik att använda uttryck såsom vi ser gärna manlig sökande/ kvinnlig sökande. Adjektiven kvinnlig och manlig avgör inte vilket kön man har. Önskas en man eller kvinna t.ex. för att främja jämställdheten så används orden man/kvinna. Se över befattningsbenämningen och undvik benämningar som är könsmärkta, t.ex. personalman och kontaktman. Ålder och etnicitet är en diskrimineringsgrund. Undvik därför vi ser gärna äldre/yngre sökande eller vi ser gärna sökande med annan bakgrund än svensk. Det är inte förbjudet enligt lag att ställa frågor om graviditet och föräldraledighet under en anställningsintervju så länge svaret inte påverkar arbetsgivarens beslut negativt för den sökande. Om svaret påverkar rekryteringen kan det vara fråga om könsdiskriminering och/eller missgynnande enligt föräldraledighetslagen. Om frågan enbart ställs till kvinnor kan förhållningssättet och själva bemötandet vara könsdiskriminering. Samma frågor bör därför ställas till samtliga sökande oavsett kön. Rekryteringsgrupp Vid behov tar arbetsledaren tar initiativ till att skapa en rekryteringsgrupp och beslutar vilka som ska ingå i gruppen. Vid chefsrekryteringar och andra högre befattningar ska en rekryteringsgrupp alltid skapas. En rekryteringsgrupp består av ett antal personer som tillsammans utarbetar en behovs- och kompetensanalys samt kravprofil. Det är även denna grupp som läser inkomna ansökningar och gör ett första urval till intervju. Beroende på hur många som ingår i rekryteringsgruppen kan dessa även svara för intervjuerna. Rekryteringsgruppen gör det slutliga urvalet av de sökande till intervju utifrån kravprofilen. Det definitiva beslutet tas av rekryterande arbetsledare. Rekryteringsgruppen består med fördel av både kvinnor och män då detta minskar risken för traditionella antaganden om kvinnors och mäns egenskaper som kan påverka rekryteringen. En rekryteringsgrupp kan bestå av exempelvis rekryterande arbetsledare, representant från verksamhetens ledningsgrupp och en eller två medarbetare/arbetskamrater. I vissa fall kan även en extern aktör anlitas för rekryteringsuppdrag.
5(17) Fackliga representanter ska finnas med i en rekryteringsgrupp när det gäller tillsättning av ledningsfunktioner. Personalfunktionen bistår med stöd under hela rekryteringsprocessen. Behovs- och kompetensanalys Våra verksamheter förändras i takt med att samhället förändras. Detta kan medföra förändringar i såväl arbetsuppgifter som kompetensbehov. När ett behov uppstår ska organisationen ses över och kompetensen i relation till den. Om behovet uppstått till följd av att en person slutat, t.ex. en pensionsavgång, är det inte självklart att exakt samma befattning ska tillsättas igen. Grums kommun ska först undersöka om behovet går att tillgodose med de resurser som redan idag finns inom organisationen. Det kan därför hända att tjänsten förändras så att annan befattning tillsätts eller att uppgifter fördelas om, så att det inte finns behov av att tillsätta tjänsten. Behovs- och kompetensanalysen ska dokumenteras via minnesanteckningar. Frågeställningarna ska vara noga övervägda och kunna motiveras vid förfrågan. Använd Grums kommuns mall Behovs-och kompetensanalys Kravprofil Efter behovs- och kompetensanalys är det dags att göra en kravprofil. Här listas formella utbildningskrav, erfarenhet och personliga egenskaper. I kravprofilen tydliggörs vad som är ett absolut krav och vad som är önskvärt. Minimikrav innebär att det inte går att utföra arbetet utan denna kompetens. Kravprofilen är det absolut viktigaste redskapet för att lyckas med en rekrytering och är det styrdokument som följer genom hela rekryteringsprocessen. Tiden som läggs ner på kravprofilen tas snabbt igen då det förenklar urvalsprocessen och det är lättare att hitta den kandidat som efterfrågas samt minskar risken att exkludera personer på grund av fördomar. Ange noggrant vilken utbildning som efterfrågas. Att skriva eller annan utbildning som anses likvärdig i en annons är tillåtet. Rekryteringsgruppen ska dock vara överens om exakt vad som avses. Under önskemål listas meriterande erfarenheter och kompetens som kan vara av värde för verksamheten. Det kan också vara kompetens som går att tillföra efter anställningen genom utbildning. Kraven som ställs får inte vara strängare än vad som normalt krävs för liknande anställningar. Kraven får heller inte vara obefogade eller överdrivna. Kraven på kvalifikationer kan dock ändras med tiden utifrån att arbetsuppgifterna utvecklas och det är således möjligt att i samband med en omorganisation ändra kraven på kvalifikationer. Språkkrav som kan ställas i en annons är de som faktiskt krävs för att kunna utföra tjänsten. Då Grums kommun ska verka för att alla ska kunna söka lediga tjänster oavsett etnisk tillhörighet ska inga ovidkommande språkkrav ställas som kan utestänga personer med annan etnisk tillhörighet än svensk från att söka tjänsten. Kravprofilen är inte samma sak som en annons men ligger till grund för utförandet av annonsen.
6(17) Använd Grums kommuns mall Kravprofil Intern eller extern rekrytering Innan beslut om intern eller extern rekrytering ska hänsyn tas till den rekryteringsordning som gäller enligt lag och avtal. Det kan därför hända att en tjänst inte annonseras ut över huvud taget. Det kan även hända att en rekrytering avbryts och att tjänsten inte tillsätts av någon av de sökande utan av en person som av en eller annan anledning har förtur till just den tjänsten. Turordning vid rekrytering: 1. Medarbetare som är i behov av omplacering, på grund av arbetsbrist eller medicinska skäl 2. Medarbetare som behöver förflyttas 3. Medarbetare som arbetar deltid och önskar ökad sysselsättningsgrad 4. Medarbetare som har företrädesrätt till återanställning Det är mycket viktigt att rekryterande chef alltid säkerställer med personalfunktionen så att ingen person missas gällande den turordning som gäller. Detta gäller såväl före annonsering som när urvalet påbörjas då omständigheterna kan förändras under en rekryteringsprocess. Tillsvidare tjänster och tidsbegränsade tjänster längre än 6 månader ska alltid annonseras med hjälp av Aditro Recruit. Även kortare tjänster kan annonseras ut, för dialog med personalfunktionen. Bedömer arbetsgivaren att kompetensen finns inom Grums kommuns organisation behöver tjänsten inte utlysas externt. Intern annonsering innebär endast att endast personer som är anställda av Grums kommun får söka tjänsten. Avser arbetsgivaren att anställa en arbetstagare, som inte faller in under steg 1, 2 och 3 ovan, när någon annan har företrädesrätt till återanställning ska denne först ta upp frågan i samverkan med facklig organisation enligt vårt samverkansavtal. Vid oenighet i samverkan ska förhandling ske enligt 11 MBL. Facklig medverkan Praxis är att informera de fackliga organisationerna hur kravprofilen ser ut, vilka personer som kommer att kallas till intervju och därefter vem som kommer att erbjudas arbete. Vid tillsättning av ledningsfunktion finns en samverkansskyldighet enligt vårt samverkansavtal och facket ska delta i rekryteringsgruppen. Tidsplan och rekryteringskanaler Fastställ ett datum för när tjänsten behöver vara tillsatt. Det ska finnas tid till att läsa inkomna ansökningar, intervjua ett antal kandidater samt göra urval innan detta datum. Annonsen skapas och publiceras via Aditro Recruit och publiceras på Iweb, hemsidan, Offentliga jobb.se, Arbetsförmedlingen samt sätts upp på kommunens offentliga anslagstavla. Bestäm vilka övriga
7(17) rekryteringskanaler som bäst når potentiella sökande. Exempel på rekryteringskanaler är: Lokala/regionala tidningar och gratistidningar Facebook Mässor Fackpress Vid all annonsering ska Grums kommuns grafiska profil följas. Kontakta personalfunktionen för utformning och stöd. Annons Anställande chef skapar annonsen i Aditro Recruit utifrån kravprofilen. Arbetsdomstolen har slagit fast att en arbetsgivare är bunden vid de kvalifikationskrav som anges i en annons och att det måste finnas särskilda skäl om kraven ska frångås. Ansökningstiden ska vara minst tre veckor. Ange hur de fackliga företrädarna för respektive avtalsområde kan nås och ange gärna en kvinna och en man som kontaktperson. Tid för när tjänsten ska tillträdas ska framgå i annonsen. För att få en jämnare könsfördelning inom samtliga yrkesområden ska kommunen vid annonsering särskilt påtala viljan att rekrytera medarbetare av det underrepresenterade könet. Aditro Recruit används i hela rekryteringsprocessen för att säkerställa att allt dokumenteras och diarieförs korrekt utifrån gällande lagar. Ansökan ska ske via Aditro Recruit om ansökan kommer in på annat sätt måste den registreras i Aditro Recruit. Första urvalet I det första urvalet sorteras ansökningarna i tre grupper utifrån kravprofilen: De som inte når upp till den formella kompetensen De som har formell kompetens eller erfarenhet De som både har formell kompetens och erfarenhet Ett urval av de personer som innehar både formell kompetens och erfarenhet kallas till intervju. Skulle det visa sig efter intervjuerna att ingen av dessa är lämplig för tjänsten kallas personer ur den grupp som har formell kompetens eller erfarenhet. Urvalet ska kunna motiveras för ledningen, fackliga organisationer och till sökande som inte fick tjänsten. Finns ingen sökande som matchar kravprofilen kan tjänsten behöva utlysas igen. Intervju De sökande kallas till intervju per telefon. Boka lokal som är lämplig för intervju och se till att den är prydlig och iordningställd inför mötet. Var inläst på aktuell information om organisationen (antal anställda etc.) och ha broschyrer och eventuella visitkort till hands. Kom i tid till intervjun och ha telefonen avstängd. Möt upp intervjupersonen och bjud gärna på något att dricka.
8(17) En intervju är till för att få en så objektiv bild av en sökande som möjligt. Ställ samma/liknande frågor till alla så att personerna blir lättare att jämföra. Utgå från ett antal frågor som har utgångspunkt utifrån kravprofilen. Kontrollera att angivna utbildningar är avslutade och att betyg finns. Var observant på luckor i karriären och be intervjupersonen redogöra för detta. En strukturerad intervju leder till likvärdigt bemötande för alla. Boka inte flera intervjuer för tätt inpå varandra. Det ska finnas tid till att dokumentera och reflektera efter varje enskild intervju. Skriv stödanteckningar under intervjun och anteckna noggrant först efter att intervjun avslutats. I en eventuell tvist kan dokumentet vara bevis på hur rekryteringsprocessen gått till. Använd Grumskommuns mall Intervjuguide Andra urvalet Efter genomförda intervjuer går rekryteringsgruppen igenom den samlade informationen. Först går var och en igenom sina anteckningar och upplevelser och gör en rangordning, därefter sammanförs gruppens resultat. Referenser kontaktas för de kandidater som fått högst betyg. Referenstagningens frågor byggs utifrån kravprofilen. Referenstagning En referenstagning innebär att man genomför strukturerade intervjuer utifrån kravprofilen med tidigare arbetsgivare och/eller samarbetspartners. Ställ frågor kring arbets-, mål- och ansvarsbeskrivning samt kravprofil och se hur referenten anser att den sökande kan uppfylla kraven. Passa på att ställa frågor som du inte fick svar på under intervjun med kandidaten och/eller om något behöver förtydligas. Diskrimineringsombudsmannen (DO) uttrycker att frågor endast får ställas om den sökandes förmåga att utföra de arbetsuppgifter som omfattas i befattningen och om den arbetssökandes kompetens och prestationer som är relevanta för det arbete som ska utföras. Ta alltid mer än en referens, även om intervjupersonen är anställd i Grums kommun idag. Referenstagningen ska endast fungera som en kontroll och ska inte överskattas som urvalsverktyg. Kontakta enbart referenter som den sökande angivit. Om du önskar kontakta andra, be om lov så att intervjupersonen får chans att kontakta referenten innan. Referenstagningen ska dokumenteras och kunna motiveras vid behov. Använd Grums kommuns mall för Referenstagning. Personlighetstester Vid rekrytering av högre befattningar eller om två kandidater är likvärdiga kan det bli aktuellt med personlighetstester. Personlighetstester genomförs av extern aktör. Kontakta personalfunktionen för rådgivning.
9(17) Tredje urvalet och erbjudande av tjänst Den person som visat sig bäst utifrån kravprofil, intervju och referenstagning ska erbjudas tjänsten. Spara rangordningen av övriga sökande för den händelse att personen skulle tacka nej. Finns det hälsokrav kopplat till tjänsten finns det ett stöd i AB kap 2 3 om att vid behov kunna begära läkarintyg. Inom vissa yrkesgrupper ska personen som erbjuds arbetet visa ett utdrag från belastningsregistret innan tjänsten kan tillsättas. Tacka sökande Det är viktigt att även de sökande som inte fick tjänsten får ett professionellt intryck av Grums kommun som arbetsgivare. Därför ska samtliga personer som varit på intervju få muntlig återkoppling. Övriga sökande får ett tackbrev, som sänds centralt via Aditro Recruit. Detta sker först när det står klart att personen som valts har tackat ja till tjänsten och detta har registrerats av rekryterande chef i Aditro Recruit samt meddelat sekretariatet. Tackbreven är ett utmärkt tillfälle att återigen marknadsföra Grums kommun. Innan ingående av anställningsavtal Provanställning kan komma ifråga under sammanlagt högst sex kalendermånader om det föreligger ett prövobehov. En provanställning kan endast tillämpas när en person anställs för första gången i Grums kommun. En provanställning kan avbrytas utan särskilda skäl med en månads ömsesidig uppsägningstid. Lärare som inte varit tillsvidareanställd tidigare enligt bilaga M provanställs under de första 12 månaderna av anställningen. Kontrollera att samtliga relevanta betyg och intyg har lämnats in. Lön och andra anställningsvillkor fastställs enligt gällande delegationsordning i samråd med personalfunktionen. Rekryterande chef lämnar underlag till anställningsavtal i god tid till personalfunktionen för att lön ska kunna betalas ut i rätt tid. Hälsa välkommen och introduktion För att den nya medarbetaren ska känna sig väl bemött är det viktigt att ansvarig arbetsledare är väl förberedd och har avsatt tid för mottagandet och att övriga medarbetare är informerade. Närmaste arbetsledare är ansvarig för introduktionen. Använd Grums kommuns mall Introduktion av nyanställda.
10(17) Fördjupad information om turordning vid rekrytering Lagen om anställningsskydd (LAS) samt Allmänna bestämmelser (AB) innehåller regler för i vilken ordning ett ledigt arbete ska erbjudas. Innan beslut om intern eller extern rekrytering ska hänsyn tas till den rekryteringsordning som gäller enligt lag och avtal. Det kan därför hända att en tjänst inte annonseras ut över huvud taget. Det kan även hända att en rekrytering avbryts och att tjänsten inte tillsätts av någon av de sökande utan av en person som av en eller annan anledning har förtur till just den tjänsten. Turordning vid rekrytering: 1. Medarbetare som är i behov av omplacering, på grund av arbetsbrist eller medicinska skäl 2. Medarbetare som behöver förflyttas 3. Medarbetare som arbetar deltid och önskar ökad sysselsättningsgrad 4. Medarbetare som har företrädesrätt till återanställning Det är mycket viktigt att rekryterande chef alltid säkerställer med personalfunktionen så att ingen person missas gällande den turordning som gäller. Detta gäller såväl före annonsering som när urvalet påbörjas då omständigheterna kan förändras under en rekryteringsprocess. Tillsvidareanställd personal bör så långt det är möjligt ges möjlighet att byta tjänst men har ingen förtur enligt lag och avtal. Grunden för rekryteringar är vad som är bäst för verksamheten, det vill säga att det är den personen som har rätt kvalifikationer samt är mest lämpad som ska erbjudas en ledig tjänst. En dialog med personalfunktionen och de fackliga organisationerna är viktig i denna process. 1. Omplacering inför beslut om uppsägning Enligt 7 LAS ska arbetsgivaren ha saklig grund för att kunna säga upp en medarbetare. Saklig grund föreligger normalt inte om det finns möjlighet att omplacera medarbetaren till annat arbete. Omplaceringsutredning ska göras inför uppsägning på grund av arbetsbrist och i normalfallet inför uppsägning på grund av personliga skäl. Omplaceringsutredningen ska göras av personalfunktionen. Omplacering ska erbjudas till befintligt och ledigt arbete, tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning, för vilket medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer. Detta innebär att medarbetaren ska uppfylla minimikraven för en nyanställning och kunna utföra arbetsuppgifterna efter normal inskolningstid, tre till sex månader. Medarbetaren garanteras inte samma sysselsättningsgrad, lön eller arbetsområde. Normalt ges endast ett erbjudande. Prövningen ska i första hand göras inom det egna verksamhetsområdet. Om det inte finns något lämpligt ledigt arbete inom det egna verksamhetsområdet görs en kommunövergripande omplaceringsutredning.
11(17) Omplacering som ett led i rehabiliteringsarbete I arbetsgivarens rehabiliteringsansvar ingår bland annat att pröva annat lämpligt arbete som medarbetaren kan tänkas klara av, till exempel genom en omplacering. I samråd med personalfunktionen undersöker chefen om det i första hand finns ett lämpligt ledigt arbete inom det egna verksamhetsområdet. Finns det flera medarbetare inom verksamhetsområdet som är i behov av omplacering, avgör arbetsgivaren vem av medarbetarna som först ska erbjudas anställningen. Som underlag för ett sådant beslut bör det i första hand ligga en bedömning av möjligheten till positivt resultat av omplaceringen. Eftersom frågan inte regleras inom ramen för LAS, bör faktorer som till exempel anställningstid och ålder komma i andra hand. Finns inget lämpligt ledigt arbete inom det egna verksamhetsområdet ska närmaste chef begära att en omplaceringsutredning enligt 7 LAS görs. Rehabiliteringsärendet blir då ett arbetsrättsligt ärende där det krävs en omplaceringsutredning innan ett eventuellt beslut om uppsägning på grund av personliga skäl kan tas. 2. Förflyttning enligt AB Enligt AB kap 3 6 har arbetsgivaren rätt att förflytta en medarbetare till arbeten för vilka medarbetaren är arbetsskyldig, det vill säga inom ramen för dennes anställningsavtal. Förflyttningsrätten är dock begränsad på så sätt att arbetsgivaren inte genom ett ensidigt beslut kan åstadkomma så stora förändringar i arbetsuppgifterna att medarbetaren i realiteten får en annan anställning än tidigare. En förflyttning utanför arbetsskyldigheten kan då komma att betraktas som ett avsked. En förflyttning kan vara föranledd av ekonomiska, organisatoriska, personliga eller verksamhetsmässiga skäl. Gemensamt för samtliga fall är att arbetsgivaren måste ha vägande skäl samt att beslutet ska föregås av förhandling enligt 11 lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL). 3. Utökad sysselsättningsgrad Enligt AB 5 mom 1 b ska arbetsgivaren utreda om det finns arbetstagare som anmält intresse till högre sysselsättningsgrad innan nyanställning sker. Regeln gäller såväl tidsbegränsat anställda som tillsvidareanställda. Grunden är att det finns en vakans på det arbetsställe där medarbetaren har sin anställning. Vakansen kan vara såväl en tidsbegränsad anställning som en tillsvidareanställning. Prövningen av om medarbetare som anmält intresse ska erbjudas högre sysselsättningsgrad sker i tre steg: För det första prövas om medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för arbetsuppgifterna. För det andra ska arbetsgivarens behov tillgodoses genom åtgärden. Om flera medarbetare anmält intresse för utökad sysselsättningsgrad görs prövningen utifrån sedvanliga rekryteringsprinciper. Det vill säga den person som bedöms som mest lämpad till tjänsten utifrån kravprofilen erbjuds tjänsten.
12(17) Grums kommun har i sin Jämställdhet- och mångfaldsplan som målsättning att ge fler möjlighet till heltidstjänster. Genomförandet sker i den takt verksamheten tillåter. Rutin kring önskan om ökad sysselsättningsgrad: Önskan om ökad sysselsättningsgrad ska anmälas till närmaste arbetsledare. Detta ska göras skriftligt på särskild blankett. Önskan om ökad sysselsättningsgrad gäller på det arbetsställe där den anställde är placerad. Arbetsställe innebär den organisatoriska enhet som leds av den arbetsledare som beslutar om nyanställning. Det vill säga att en önskan om ökad sysselsättningsgrad som lämnas in, exempelvis, till arbetsledaren för område 2 inom äldreomsorgen (Järpegatans äldreboende och vikariepoolen) gäller för båda dessa arbetsplatser men inte på andra arbetsplatser inom kommunen. Arbetsledaren lämnar blanketten till personalfunktionen. 4. Företrädesrätt till återanställning Formella förutsättningar för företrädesrätt Företrädesrätten finns reglerad i 25-27 LAS. Företrädesrätt till återanställning gäller om en person har haft en tillsvidare eller en tidsbegränsad anställning som upphört på grund av arbetsbrist och/eller varit anställd i Grums kommun sammanlagt mer än 360 dagar under de tre senaste åren samt tillräckliga kvalifikationer för den aktuella befattningen Vissa undantag finns i AB 35 mom 1. För säsongsanställd gäller att arbetstagaren ska ha varit anställd sammanlagt mer än sex månader under de senaste två åren för att ha företrädesrätt till ny säsongsanställning. Har en arbetstagare haft säsongsanställning i sammanlagt mer än tolv månader under en treårsperiod har personen allmän företrädesrätt till alla slags anställningar. Samtliga anställningar som till exempel vikariat, Allmänvisstidsanställning eller tillsvidareanställningar tillgodoräknas. Den aktuella sammanlagda anställningstiden för varje enskild medarbetare framgår av WinLas. Särskilda bestämmelser gäller för avtalen BEA och PAN. Besked och skriftligt anspråk på företrädesrätt Företrädesrätt till återanställning innebär att arbetsgivaren kan vara skyldig att erbjuda en tidigare medarbetare en ledig anställning istället för att rekrytera någon annan externt. På så sätt innebär företrädesrätten en inskränkning av arbetsgivarens fria anställningsrätt. När en tidsbegränsad anställning upphör och medarbetaren varit tidsbegränsat anställd i mer än 360 dagar måste arbetsgivaren lämna skriftligt besked till medarbetaren om att anställningen kommer att upphöra. Beskedet ska lämnas senast en månad innan upphörandet och innehålla information när senaste arbetsdagen är. Varsel ska lämnas till fackliga organisationen med samma information. Mallar för besked och varsel finns på Iweb.
13(17) Av det skriftliga besked som medarbetaren får ska det framgå att företrädesrätt till återanställning uppnåtts och att denna endast bevaras under förutsättning att medarbetaren skriftligen anmäler anspråk på sådan rätt inom 1 månad från det att anställningen upphörde. Om anmälan sker senare förlorar medarbetaren sin företrädesrätt Företrädesrätten börjar gälla från den tidpunkt då det skriftliga beskedet lämnades till medarbetaren. Företrädesrätten gäller under hela uppsägningstiden och därefter under nio månader. Exempel: Lisa har haft ett års vikariat som upphör den 31 januari. Arbetsgivaren är därför skyldig att lämna ett skriftligt besked till Lisa senast den 31 december om att hennes tidsbegränsade anställning kommer att upphöra. Hon får dock beskedet att hon inte kan få fortsatt anställning redan den 20 december. Lisa har därmed företrädesrätt från och med den 20 december och i nio månader från den dag då anställningen upphörde, nämligen till och med den 31 oktober påföljande år. Företrädesberättigad medarbetare har företräde enligt kommunens rekryteringsordning till den enhet, inom det kollektivavtalsområde och i den verksamhet där medarbetaren arbetade innan anställningen upphörde. Med verksamhet menas hela kommunen. Det innebär i praktiken att en person som arbetat som undersköterska på ett äldreboende, har företrädesrätt till andra arbeten som undersköterska inom hela kommunen samt till andra lediga arbeten inom Kommunals avtalsområde som medarbetaren har kompetens till. Företrädesrätten till återanställning gäller både till tillsvidareanställningar och tidsbegränsade anställningar. Företrädesrätt till återanställning gäller inte vikariat eller allmän visstidsanställning som är kortare än 14 kalenderdagar. Efter 14 kalenderdagar ska vikariatet eller den allmänna visstidsanställningen erbjudas arbetstagare som har företrädesrätt till återanställning. Särskilda bestämmelser gäller för säsongsanställda. Erbjudande om återanställning När det uppstår ett rekryteringsbehov är det arbetsgivaren som är skyldig att lämna erbjudande till den medarbetare som står överst på företrädesrättslistan och som bedöms ha tillräckliga kvalifikationer för det aktuella arbetet. Medarbetare med längre anställningstid har företräde framför medarbetare med kortare anställningstid. Vid lika anställningstid ger högre ålder företräde. Detta erbjudande kan ges innan arbetet utannonseras. Företrädesberättigad medarbetare är således inte skyldig att ansöka om det lediga arbetet. Medarbetare som väljer att tacka nej till ett erbjudande om återanställning som bedömts som skäligt förlorar sin företrädesrätt. En medarbetare har inte rätt att tacka nej till exempelvis en tidsbegränsad anställning med förhoppning om att senare få erbjudande om en tillsvidareanställning. Har medarbetaren däremot haft anledning att tacka nej på grund av att hon eller han till exempel är föräldraledig, och därigenom inte kan tacka ja, behåller medarbetaren sin företrädesrätt. Det är därför viktigt att se till skälet
14(17) varför en medarbetare tackar nej till ett erbjudande om återanställning. Erbjudandet ska dokumenteras av arbetsledare på särskild blankett. Förhandlingsskyldighet När arbetsgivaren vill anställa en annan medarbetare än den som har företrädesrätt till återanställning i verksamheten, måste arbetsgivaren först förhandla med berörd facklig organisation enligt 11-14 MBL Det kan t.ex. handla om att arbetsgivaren inte bedömer att den företrädesberättigade medarbetaren har tillräcklig kompetens för det aktuella arbetet. Detsamma gäller om arbetsgivaren vill frångå gällande turordning bland flera företrädesberättigade till ett arbete (se ovan vad gäller anställningstid och ålder).
15(17) Checklista innan rekrytering Varje chef är ansvarig för att rekrytering och omplacering följer aktuella lagar, avtal och riktlinjer. En kort sammanställning om vad som gäller när rekryteringsbehov uppstår: 1. Gå igenom verksamhetens behov och gör en kravprofil till tjänsten som behöver tillsättas. 2. Ta kontakt med personalfunktionen för att ingen person missas gällande den turordning som gäller vid rekrytering, som till exempel omplacering och företrädesrätt. 3. Finns ett rekryteringsbehov efter genomgång av punkt ett och två, gå vidare enligt följande punkter. 4. För dialog med de fackliga företrädarna utifrån er kravprofil och tjänst. 5. Skapa en annons utifrån kravprofilen och publicera via Aditro Recruit. 6. Gör urval utifrån kravprofilen. 7. Kalla ett antal personer på intervju och använd Grums kommuns mall Intervjuguiden som stöd. 8. Vid intervju ska eventuell yrkeslegitimation och examensbevis medtas. Rekryterande chef är ansvarig för att dessa handlingar kommer in och att dessa kommer till personalfunktionen för den personen som anställs. Underlagen läggs sedan i personens personalakt. 9. Referenstagning ska ske innan en person erbjuds tjänsten. 10. Innan tjänsten kan tillsättas inom barn och utbildning samt gällande vårdnära yrken ska personen som erbjuds tjänsten uppvisa utdrag från brottsregistret. 11. Skicka anställningsunderlag i god tid till personalfunktionen så att anställningsavtal kan upprättas. 12. Meddela personalfunktionen att de kan skicka ut ett välkomstbrev med information om Grums kommun. 13. Informera sekretariatet vem som tackat ja till tjänsten.
16(17) Introduktion för nyanställda Bra introduktion för trivsel och fungerande verksamheter Den första tiden är viktig för hur den nya medarbetaren formar sin inställning till arbetsplatsen. Som nyanställd hos Grums kommun skall man känna sig välkommen redan första dagen. Samtliga nyanställda får genom personalfunktionen ett välkomstbrev och information om bank hemskickat. För att kunna utföra sitt arbete skall den nyanställde dessutom få information om arbetsuppgifter, arbetssätt, informationsvägar, organisationen och dess mål. Krav och förväntningar som finns på medarbetaren behöver klargöras. Avsaknad av introduktion kan i sämsta fall leda till minskad trivsel, konflikter, sjukfrånvaro och hög personalomsättning. Syftet med en gemensam introduktionsrutin för samtliga nyanställda i Grums kommuns verksamheter är att möjliggöra att alla får en bra och likvärdig introduktion, oavsett var i organisationen de börjar arbeta. Rutinen skall också underlätta planeringen och utgöra ett stöd för arbetsledarna i detta arbete. Om den nyanställde endast kommer att arbeta en kort period inom kommunen kan valda delar av introduktionen användas. Checklistan för arbetsmiljö skall dock alltid gås igenom i sin helhet, för att säkerställa en tillfredsställande arbetsmiljö. Viktigt att tänka på är att även personal som varit frånvarande/lediga under en längre tid, eller som omplacerats från en annan enhet inom kommunen också kan behöva introduceras på arbetsplatsen. Medverkande Närmaste arbetsledare är ansvarig för att introduktionen av en medarbetare förbereds och genomförs på ett tillfredsställande sätt. Till stöd i detta arbete finns förutom detta dokument även personalfunktionen som kan bistå med råd och informationsmaterial. Arbetsledaren bör vid behov och i samverkan med personalen på arbetsplatsen utse en arbetskamrat som kontaktperson/mentor på arbetsplatsen, som den nyanställde kan vända sig till med frågor om rutiner och praktiska problem. Utgångspunkten skall vara att kontaktpersonen/mentorn har närliggande arbetsuppgifter som den nyanställde, finns i närheten och är tillgänglig. Det är en självklarhet att alla medarbetare på arbetsplatsen bidrar till att den nyanställde känner sig välkommen och kommer in i gemenskapen. Tillvägagångssätt Den bästa introduktionen är den som är individuellt anpassad för varje ny medarbetare. Introduktionens uppläggning påverkas av var i organisationen den nyanställde finns, vilka arbetsuppgifter som finns, vilken kompetens och erfarenhet personen besitter samt personliga förutsättningar och behov hos vederbörande. För att säkerställa att alla nyanställda får en likvärdig introduktion har checklistor upprättats och bilagts detta dokument. Checklistorna skall användas som ett stöd för att inget skall glömmas bort under introduktionen. Kopia på genomgånget och undertecknat dokument skickas till personalfunktionen. Det är lämpligt att i början varva arbetsuppgifter med information, så att den nyanställde successivt kommer in i sina nya arbetsuppgifter och känner sig hemma på arbetsplatsen. Förbered gärna några konkreta uppgifter som personen kan börja med. Tänk på att det är många nya intryck i början, ge
17(17) därför utrymme även för egen tid. För en ny medarbetare är det också oftast lättare att ta till sig information om den sprids över en längre tid. Informationsdag för nyanställda Samtliga nyanställda, med en anställning som omfattar minst 1 år, kallas till en gemensam informationsträff. Syftet med denna träff är att nya medarbetare oavsett verksamhetsområde skall få en kommunövergripande information om kommunen som arbetsgivare, dess organisation och uppdrag. Denna form av informationsträff kommer att hållas en till två gånger per år och personalfunktionen ansvarar för samordning och kallelse. Uppföljning Arbetsledaren bör göra en uppföljning av introduktionen inom tre månader från anställningens början. Uppföljningen kan med fördel ske i samband med ett RUS samtal, Grums kommuns medarbetarsamtal. I verksamheter där många personer introducerats kan man även göra uppföljningen genom gruppsamtal. Uppföljningen görs för att undersöka om den nyanställde har fått den introduktion som behövs och hur hon/han upplever sin nya arbetsplats. Om något har saknats i introduktionen bör arbetsledaren undersöka hur den kan kompletteras. Medarbetaren skall ges möjlighet att själv kunna ge sin syn på arbetsuppgifterna. Hon/han kan också ha idéer och synpunkter på introduktionen som kan vara värt att notera till nästa gång det är dags att introducera en ny medarbetare. Arbetsledaren bör också ge återkoppling på hur hon/han anser att den nyanställde hittills har skött sina uppgifter. Om uppföljningen sker i grupp får återkoppling på arbetsutförande behandlas separat med den enskilde vid exempelvis RUS-samtalet.