FÖRÄNDRA RADIKALT Projektrapport från Åstorps kommun

FÖRÄNDRA RADIKALT Projektrapport från Åstorps kommun Rapporten sammanställd under juli månad 2015 Projektledare: Anita Månsson Åstorps kommun 265 80 Åstorps kommun anita.mansson@astorp.se Tel: 042 641 16 1

Innehållsförteckning: Utmaningar för kommunen... sid 3 Kommunens mål... sid 3 Metod för att nå målet... sid 4 Research... sid 6 Analys... sid 7 Vår utmaning... sid 7 Vår prototyp... sid 9 Testning av prototyp... sid 11 Behovskarta med analys... sid 12 Lärdomar... sid 15 Nya utmaningar... sid 15 2

Utmaningar för kommunen När vi beslutade oss för att delta i projekt Förändra Radikalt gjordes en kort analys av vår närvärld. Syftet var att hitta angelägna frågor eller problem som kunde vara lämpliga att hitta lösningar på i detta projekt. Tillsammans med vår kommunchef var några av oss överens om att vi var i behov av att utveckla vår dialog med medborgarna. Vår bild var att vi dels inte hade tillräckligt med kunskap om hur en sådan dialog ska kunna gå till men också om det måste finnas mod att genomföra detta. Vi insåg att frågan om medborgardialog är ganska komplex och vid. Men eftersom vi såg möjligheter att få stöd, coachning och råd genom projektet vågade vi ta utmaningen. Brukardialog förekommer i kommunen men vi insåg också att det inte riktigt är samma sak som medborgardialog. När vi inledde vår process fick vi rådet att koncentrera oss på ett särskilt område eller en särskild fråga. Kommunens mål: Utveckla medborgardialog Vårt intresse kom att fokuseras på ett bostadsområde i tätorten där det bland annat finns flera förskolor och en 0 6 års grundskola. Det vi visste var att många av familjerna som bodde där var inflyttade till Åstorp och att de hade utländsk bakgrund. Vi visste också att flertalet av familjerna bor i hyresrätter och att standarden på dessa hyresrätten kan vara av skiftande kvalitet. Vidare visste vi att inkomstnivåerna är låga i förhållande till andra områden i kommunen och likaså är utbildningsnivån låg. Vi trodde att flertalet av familjerna inte trivdes, att de inte har någon framtidstro i kommunen, att otryggheten var stor och att de inte var så engagerade i sina barns skolgång. Vidare trodde vi att vi når ut med kommunens information genom vår hemsida, vårt medborgarkontor eller via annat informationsmaterial. Kontakt togs med rektorn för skolan. Vi fick i stort sett bekräftat att vi hade en samstämmig bild av hur vi såg på familjerna och deras inställning till tryggheten i området, barnens skolgång och deras syn på framtiden. Framför allt uppgav rektorn att skolan saknar tillräcklig dialog med föräldrarna. Det fanns från skolan sida ett önskemål om att knyta bättre och tätare kontakt med föräldrarna. Rektorns ord blev kom att bli vår konkreta utmaning Hur ska vi förbättra vår dialog med föräldrarna och få dem mer intresserade av barnens skolgång? 3

Reflektioner: Kunde förankringen kring våra problem/utmaningar förankrats på annat sätt? Fler personer skulle ha varit med och jobbat med processen inledningsvis. Metod för att nå målet Vi valde att använda oss av djupintervjuer i syfte att försöka ta reda på föräldrarnas syn och uppfattning samt hur de ser på frågorna kring vår utmaning. Vi kompletterade djupintervjuerna med att skugga en av skolans verksamheter. Rektorn hjälpte oss att utse föräldrar till åtta barn som gick på den aktuella skolan. Föräldrarna bjöds in via brev och erbjöds tider. Mötena kom på skolan i ett sammanträdesrum. Föräldrarnas bakgrund var skiftande och mer än hälften hade sitt ursprung i annat land. Vi som intervjuade föräldrarna hade erfarenhet av att genomföra djupintervjuer. Intervjuerna genomfördes under ca en och en halv timme per familj eller förälder. Frågorna delades upp i en form av tidsaxel där vi skiljde på vad som hänt innan familjen flyttade till kommunen eller när barnet började skolan, vad som påverkat deras val samt övriga erfarenheter. Därefter inriktades frågorna på hur föräldrarna upplevt mottagandet och bemötandet inom barnomsorg och skola. Slutligen fick föräldrarna delge sina tankar om framtiden både för barnen men också sitt boende i kommunen. Citat från intervjuerna: Vi vill veta mer om vad barnen ska lära sig i skolan Det hade varit intressant att se vad som händer med mitt barn under skoltiden Vi får mycket information från skolan men jag vill veta mer om mitt barn Trots att jag alltid varit engagerad i mitt barns skolgång visste jag inte att det finns något som heter fritt skolval! Jag vill att vårt barn ska få lära sig så mycket som möjligt så att han får ett bra jobb Vi trivs på området och här känner vi oss trygga Vi har fått information om skolan från våra vänner 4

För att öka förståelsen för föräldrarnas upplevelser och synpunkter gjordes även så kallad skuggning i en av verksamheterna. Skuggningen skedde en dag på en av förskolorna inom det rektorsområde som vi fokuserade oss på. Här kom föräldrarna i en strid ström och lämnade sina barn. En av föräldrarna var nyss anländ till Sverige och till vår kommun. De två barnen hade varit knappt en vecka inom barnomsorgen. När de kom med mamman hade de var sitt paket i handen. I detta paket som var inslaget i hushållspapper låg ett par brödskivor med smör på. Mamman, som inte kunde ett ord svenska, gjorde tecken till barnen att gå in på avdelningen. Personalen bemötte mamman på ett mycket värdigt och ödmjukt sett. Utan att kunna kommunicera med ord utan med gester och med ett leende försvann mamman och överlämnade sina barn i personalens händer. Något barn ville inte lämna sin pappa utan klängde sig fast vid hans ben. En av personalen satte sig ner på huk och småpratade med barnet. Pappan som inte kunde kommunicera stod och såg lite vilsen ut. Efter en stund kröp barnet upp i knät på personalen och då såg man pappans lättade min när han lämnade och gick ut genom dörren till förskolan. Det blev en oerhört värdefull bild som vi fick med oss av skuggningen och av den komplexitet som föräldrar och personal ställs inför i sina möten. Det vi tog med oss var personalens bemötande i form av flexibilitet, förståelse och värme mot barn och föräldrar men också den utsatthet som föräldrarna står inför när de lämnar sina barn i en helt ny och främmande värld. För oss blev det tydligt att förskolan kom att bli första steget i samhällsintroduktionen för nyanlända familjer. Besöket på förskolan gav ett starkt intryck och vi känner stor respekt för föräldrarna och deras situation samt för personalen. När vi sammanfattade och återkopplade föräldrarnas svar och synpunkter tick vi en känsla av att föräldrarna kände en stolthet över att vi lyssnat på deras historia, nulägessituation och framtidsdrömmar. 5

Research Vi samlade in information från de intervjuer vi gjort med föräldrarna samt observationer från skuggningen på förskolan. Intryck, påståenden och synpunkter dokumenterade vi efter varje samtal och vi reflekterade även tillsammans efter det vi hört, sett och upplevt. För att underlätta och för att lättare kunna gå vidare hade vi i mesta möjliga mån satt olika färg på lapparna med synpunkter och påståenden. Detta gjorde vi tillsammans med familjerna. Vi hade som exempel en bestämd färg på lapparna när det gällde intryck och erfarenheter som upplevts positivt av familjen, en annan färg på lite mera negativa erfarenheter och slutligen en färg på önskemål och förslag på förbättringar. Allt utifrån en tidsaxel. Reflektioner: Vi var helt tagna av vad fick höra under dessa samtal. Vi kände att föräldrarna visade stor öppenhet och att de tog våra frågor på största allvar. 6

Analys När vi analyserade vårt material försökte vi finna mönster och hitta röda trådar i underlaget. VI kom fram till för oss värdefulla insikter. De fyra viktigaste insikterna var följande: Föräldrarna är engagerade i barnens skolgång och vill ha mer information om läroplanen och veta mer om barnets dagliga liv Inifrån perspektiv på informationen som går ut till föräldrarna Det finns inga arenor för ömsesidig delaktighet Språket är en utmaning Vår utmaning Efter vår analys och våra insikter kom vi fram till att det som var mest påtagligt av vad föräldrarna framfört var en ökad dialog mellan föräldrar och skola. Detta kom att bli vår utmaning. Citaten från föräldrarna fick bli vägledande och särskilt ett citat fångade vårt intresse. En förälder sa Vi vill veta hur barnet fungerat, uppfört sig, var de är i skrivning, läsning osv. Att lära på nytt och lära oss se vardagslivets skillnader för barnen var också uttryck som fastande i våra i vår sinnevärld när vi bearbetade intervjuunderlaget på nytt. Vår tolkning blev att någon form av levande bilder eller film kunde vara ett sätt att tillgodose det föräldrarna efterfrågade. Genom att ta kontakt med skolförvaltningens mediacenter fick vi klart för oss att det finns ett program som är en form av kommunikationskanal mellan skolan och föräldrar. Vi fick också veta att programmet inte utnyttjas i den omfattning som det ges möjligheter. En utvecklingsprocess är dock pågående från skolledningshåll. Fortfarande bedömde vi dock att information var ensidig och det inte finns tankar från skolans håll att efterfråga föräldrarnas önskemål och behov i nuläget. Vi fortsatte med att skaffa oss mer kunskap om tekniska möjligheter det finns både internt och externt inom kommunen. Vid vårt sökande i kontakt med ledningspersonal inom skolan möttes vi att två bilder. När vi presenterade vår analys och våra insikter svarade en rektor på följande sätt Vi når inte föräldrarna och vi tror att behoven inte ser lika ut i de olika områdena i kommunen. Vi har inte så många familjer hos oss med invandrarbakgrund till exempel Att behoven skulle se olika ut fann vi i våra intervjuer ingen grund för. 7

En annan skolledare visade ett helt annat engagemang och utifrån de insikter vi kommit fram till. Här fanns det mer ett strategiskt arbetssätt och dessutom hade skolan redan utvecklat och nyttjat den digitala tekniken. Vi fick här gehör för våra tankar och idéer. Personal avsattes i syfte att skapa och utveckla dialogen mellan föräldrar och skolan. Tillsammans med rektorn för skolan och två av personalen diskuterade vi och lade grunden till vår prototyp SKOLTUBEN en kort film som handlade om barnens vardag i skolan. Vi stod här inför ett omval till ett nytt skolområde! 8

Vår prototyp Filmen som fick namnet Skoltuben bygger på en idé formad utifrån föräldrarnas önskemål och behov. Den är förklarande och visar sekvenser utifrån miljöer från barnens skoldag. Vidare är den informativ och intresseväckande. Den tillgodoser också föräldrars språkbehov både för föräldrar som har en annan språkbakgrund men även föräldrar som på andra sätt kan ha svårigheter att förstå den information som ges på mera traditionellt sätt. Prototypen kan utvecklas som en veckorapport i form av en film, nyhetsreportage i den miljön där barnen sin har vardag såsom aktiviteter, projekt, teman, klassråd storsamlingar. 9

Föräldrarnas behov av insyn i barnens värld Vi är också ganska övertygade om, att om föräldrarnas behov av insyn i barnens värld ges, ökar känslan delaktigheten och inflytande från föräldrarnas sida. På sikt är detta gynnsamt även för känslan av samhörighet i samhället. Fördelen med att utforma en film som prototyp och lösning på vår utmaning sammanfattar vi på följande sätt: - Film ligger rätt i tiden - Tillgängligt media, hela familjen kan delta - På mottagarens villkor - Kan ses när som helst och var som helst - Oändliga variations - och innehållsmöjligheter Reflektion! Kanske inte så radikal idé för alla men för oss 10

Testning av prototypen Via den aktuella skolenheten fick vi hjälp att testa prototypen på ett antal föräldrar som via mobiltelefoner och läsplattor fick ta del av filmen Skoltuben. Svarstiden var kort men 20 föräldrar gav respons på innehållet. Av föräldrarnas svar kunde vi konstatera att 90 % av svaren var positiva till tanken om förslagen. Några föräldrar gav följande kommentar: Jag som varannan-veckas-förälder uppskattar att jag kan bli mycket mer delaktig! Bra att varva vardagen lektioner, aktiviteter, utflykter, raster med bra-att-ha-information för oss föräldrar! Tänk att få se barnen när de är som mest engagerade! Få möjlighet att se barnens sociala interaktion med varandra! Fortsättning av prototyparbetet Vid ett möte den 8 april 2015 tillsammans med representant från Sveriges kommuner och Landsting samt från Doberman deltog även kommunstyrelsens ordförande, ordförande i demokratiberedningen samt ledningspersonal bland annat från bildningsförvaltningen. Vid detta möte kunde konstateras att arbetet med fortsatt testningen av prototypen avstannat. Kommunledningen fick goda råd hur arbetet med metoden tjänstedesign kan nyttjas men även hur skolförvaltningen kan bedriva sitt arbete med hjälp av prototypen Skoltuben. Trots de goda ansatserna att fortsätta testa vår prototyp kom aldrig detta tillstånd. Detta föranledde att projektledare gjorde en behovskarta med vad det är för grundläggaren förutsättningar och behov som behöver finnas för att ett projekt ska lyckas. Därefter gjordes en analys över om dessa behov blivit tillgodosedda eller inte. De förklaringar som anges i analysen bygger till största delen på projektledarens observationer och intervjuerna med personal som deltagit eller skulle ha varit mer delaktiga. 11

Behovskarta med analys Tidsbrist Tidsbrist angavs som den faktor och som främsta anledningen till bristande delaktighet i projektet. Som exempel bokades tider gemensamt med de olika representanterna i projektgruppen. När väl tiden är kommen har återbud lämnats strax före utsatt tid för mötet. Likaså var detta ett problem även med de delar av projektarbetet som skulle utföras utanför de inbokade mötestiderna. Brist på prioritering och tidsbristproblemet är även en klar ledningsfråga! 12

Ledning Kommunens tjänstemannaledning har tydligt uttalat att projektet ska genomföras. Dock har uppföljning inte skett. Styrningen av och framför allt bedömning av en avstämning om det personella resurserna varit tillfredsställande har uteblivit. Projektet har inte fått den prioritet som behövts för att få ökad genomslagskraft. Resultatet skulle med all sannolikhet fått ett bättre resultat om detta skett. Projektorganisationens mandat skulle kunna ifrågasättas men det är ju också en ledningsfråga. Kunskap Trots informationsåtgärder och spridning av projektet och dess vinster har det inte funnits tillräckligt med kunskap om hur metoderna och dess effekter ska kunna omsättas i verksamheterna. Detta problem hänger starkt samman med de övriga negativa faktorerna. Engagemang Engagemanget har varit varierande men sammanfattande mest starkt. Analysen visar att viljan av att driva ett förändringsarbete har i vart fall uttalats både inom ledning och i berörda verksamheter. Frågan kvarstår om vad det är som avgör att handlingskraften minskar och motståndet har övertag. Känslan av att befinna sig i ett snurrande hjul som inte går att stoppa infinner sig. Hur ska verksamheterna få kraft att ta sig ur detta snurrande hjul? 13

Teknik En förklaring från personalen till att prototypen inte testades fullt ut var den bristande tekniska utrustningen inom kommunens verksamheter. Trots att alla var överens om att kraven på filmer som skickas ut till föräldrarna inte bildmässigt och redigeringsmässigt inte behövde ha hög kvalitet. Under våra intervjuer och under våra tester av olika filmsnuttar bland föräldrarna så visade sig att så gott som alla föräldrar har tillgång till mobiltelefoner eller läsplattor. En förälder som endast varit i Sverige i knappt tre månader använde sin mobiltelefon som tolk när hon kommunicerade med oss. Detta var helt hennes eget initiativ och inget som vi som intervjuare över huvud taget hade tänkt på. Intresse Intresset och nyfikenheten på projektet ha varit stort när man fått detta berättat för sig. I alla sammanhang som projektet presenterats har det funnits en samstämmighet kring påståendet att något borde göras för att vi på sikt ska klara välfärden. Är detta det klassiska problemet att andra ska förändra men det gäller inte oss? Förankring Under processens gång uppfattade vi tidigt att förankringen inte varit optimal. Fanns det då ingen kraft i projektgruppen att driva på? Vår uppfattning är att vi gjorde vad vi kunde. Som exempel vistades vi ett antal dagar på en skolgård för att hitta föräldrar att diskutera med. Oturligt nog skedde vår research under ett sommarlov då barnen var lediga och det endast var ett fåtal föräldrar som följde sina barn till förskola och skola. 14

Lärdomar Våra största lärdomar kan sammanfattas så här: - Viktigt att ha med berörda verksamheter tidigt i projektet - Behåll fokus på föräldrarnas behov, Viktigt att fånga deras känslor och tankar. - Engagemang internt hitta eldsjälarna! - Byta område/spår är helt OK olika förutsättningar gjorde att vår resa började inom ett skolområde och slutade i ett annat - Vi tror att vi vet, men under resan gång upptäckte vi ofta hur lite vi visste! Nya utmaningar Hur ska vi kunna få till de tankevändor som behövs för ändra det mera traditionella förändringsarbetet till att arbeta med tjänstedesign som metod? Är det endast en ledningsfråga eller handlar det om intresse och engagemang? Även om det tar tid att lära om så är det nödvändigt. Vi måste helt enkelt lära oss att bemästra och hantera det motstånd vi upplever när vi möter förändringarna. Delaktighet är förmodligen en av lösningarna. Sammanfattningsvis har resan med projekt Förändra Radikalt spridit frö som kommer att leda till nya insikter och nya vägar. Resan har trots resultatet med Skoltuben skapat ett lärande på flera olika sätt. Ledord för det fortsatta arbetet är mod, uthållighet, kraft, ledning, styrning och målmedvetenhet. Motstånd finner alltid nya vägar! 15

Postadress: 265 80 Åstorp Gatuadress: Storgatan 7 E-post: kommun@astorp.se Telefon: 042-640 00 Fax: 042-642 10 Org. nr. 212000-0936 Bg 5103-2951 Pg 11 01 50-0 www.astorp.se 16