Solutions for Enterprise P roject Management Stureplan 4A 114 35 Stockholm, Sweden Phone: +46 8 506 409 00 Fax: +46 8 506 409 01 VAT no: SE5560953225 www.exicom.se info@exicom.se Copernicus Nyheter Version v201203/1 Sid 1
Innehållsförteckning NYHETER WEBB MODULEN FÖR PROJEKT...... 3 PROJEKTLEDARE... 3 Projektrum... 3 AVRÄKNING KONSULTFAKTUROR... 4 Avtal underkonsult... 5 Fakturor underkonsult... 7 NYHETER WEBB RESURSANVÄNDNING...... 10 PORTFÖLJHANTERING... 10 Portföljrum... 10 PROJEKTPLANERING... 11 Attest Projektplanering... 11 Oattesterad tid... 11 Mail... 12 NYHETER MODULEN FÖR PROJEKTREDOVISNING EDOVISNING......... 12 FÖRETAGSUPPGIFTER... 12 Flik Integration - Projektlönsamhet... 12 Flik Integration - Beställningsfakturering... 12 Flik Bokslut Omföring lönekostnad... 12 PROJEKTREGISTER... 14 Nivåattestant... 14 NYHETER MODULEN FÖR KUNDRESKONTRA...... 14 KUNDRESKONTRA... 14 Reservering Kundfordran... 14 EXICOM AB sid 2(14)
Nyheter Webb Modulen för Projekt Projektledare Projektrum När man skapar ett nytt projekt kan man ange en annan attestant än projektledaren. I nivå registret kan man ange unika attestanter per nivå genom att skriva in medarbetarnummer eller söka fram tilltänkt attestant. EXICOM AB sid 3(14)
Avräkning konsultfakturor Kontroll av konsultfakturor kan göras via Avtal underkonsult och Fakturor underkonsult. Fakturerade timmar och priser avräknas mot rapporterade timmar och priser per underkonsult som är kopplade till avtalet med leverantören. Leverantörer läggs upp i leverantörsregistret. Vid önskemål finns möjlighet till integration av leverantörsregistret som underhålls från ett externt system. EXICOM AB sid 4(14)
I medarbetarregister anges att underkonsulten ska hanteras i Avräkning underkonsult. Fyll i startdatum och leverantörsnummer. Avtal underkonsult Avtalet med leverantören registreras i Avtal UK. När underkonsulten tidrapporterar kontrolleras att det finns ett giltigt avtal för konsulten. - Använd knappen LÄGG TILL AVTAL. - Fyll i de uppgifter som gäller för leverantören. - Avtalet kan sparas som mall och användas för att skapa nya avtal med leverantören. I formuläret är vissa fält inaktiverade. Dessa kan aktiveras via VERKTYG>UNDERHÅLL>SIDINSTÄLLNINGAR>LINJECHEF>AVTALSHANTERING. Fälten används om leverantörsfakturor hanteras i systemet. EXICOM AB sid 5(14)
- Använd mallen för att skapa ett nytt avtal med leverantören. - När avtalet sparas genereras ett avtalsnummer. När avtalet är inlagt i systemet kan kontrakterade underkonsulter läggas till under avtalet. EXICOM AB sid 6(14)
- Välj fliken AVTALSRADER. - Ange underkonsult i Medarbetare. - Ange vilket Kund/Projekt som omfattas av avtalet. - Arbetstyp, Volym timmar och Á-pris kan anges. Omfattar avtalet flera projekt och medarbetare så läggs dessa till som avtalsrader. Medarbetare måste anges per projekt. Fakturor underkonsult För att kunna genomföra avräkning ska leverantörens fakturor registreras i Fakturor underkonsult. - Klicka på knappen SKAPA NY FAKTURA. - I fältet STATUS kan man selektera på Alla fakturor, fakturaförslag, attesterade fakturor. EXICOM AB sid 7(14)
- Fyll i leverantör, fakturabelopp utan moms, fakturerade timmar/antal. - Ange även datum för sista dag för rapporterade timmar som omfattas av fakturan. Skriv in i fältet Tom.datum. Lägg till medarbetare som anges på fakturan under fliken FAKTURARADER. - Ange Medarbetare, Timmar/antal, Á-pris och Belopp. - Klicka på medarbetaren i listan för att visa tidstransaktioner. - Tidrapportering visas som transaktionsrader. - Markera varje transaktionsrad som avräknad. - Spara. När transaktionerna avräknats visas resultatet i en informationsruta. Om det finns en differens mellan avräknade och fakturerade timmar eller belopp anges differensen. EXICOM AB sid 8(14)
- Återvänd till FAKTURARADER och attestera fakturan. Fakturan är attesterad och har status attesterad. När fakturan är attesterad markeras varje tidstransaktion med en gul bock. Kolumnerna i vyn för tidstransaktioner kan förändra innehåll mha funktionen VY. EXICOM AB sid 9(14)
Nyheter Webb Resursanvändning I varje aktivitetstyps egenskapsdialog kan man peka ut unika attestanter genom att skriva in medarbetarnummer eller söka fram tilltänkt attestant. Portföljhantering Portföljrum I portföljrummet finns möjlighet att bygga vyer med fler värdetyper. Nu finns alla relevanta värdetyper från resursanvändningen i portföljen. Dessutom finns en summering av hela portföljen på den översta EXICOM AB sid 10(14)
nivån. Man har tillgång till värdetyperna och summeringar i alla uppföljningsvyer; Statusrapport, Pipeline och Övergripande Tidplan. Projektplanering Attest Projektplanering Detaljerad attest har bytt namn till Attest Projektplanering. Här hittar man all tid man ska attestera oavsett om projektet är kopplad till en plan eller inte. Om det finns en struktur, i planen, som tidrapportören rapporterar på syns även den i Attest Projektplanering. Oattesterad tid Notis En ny funktion som för Attest Projektplanering som visar notiser, på startsidan, om det finns oattesterad tid för projektledare såväl som attestanter som inte är projektledare. EXICOM AB sid 11(14)
Mail Även påminnelsemail för attestanter som inte är projektledare finns nu tillgängligt och ställs in på samma sätt som påminnelsemail oattesterad tid. Nyheter Modulen för projektredovisning Företagsuppgifter Flik Integration - Projektlönsamhet En parameter för automatisk saldering av projektlönsamhet har lagts till. Denna parameter är dock förberedelser och under utveckling och ska vara satt till Nej då funktionen för automatisk saldering inte är färdigställd. Flik Integration - Beställningsfakturering En parameter för beställningsfakturering på arbetstyp har lagts till. Denna parameter är dock förberedelser och under utveckling och ska vara satt till Nej då förändringen av funktionen för beställningsfakturering inte är färdigställd. Ett nytt fält har även lagts till för medarbetare omföring, vilket relaterar till ovanstående parameter, detta fält skall lämnas blankt. Flik Bokslut Omföring lönekostnad Fliken Bokslut har kompletterats med möjlighet att styra kostnadsställe och kostnadsbärare som ska konteras i periodbearbetningen Omföring Lönekostnad. Tidigare konterades alltid projektets kostnadsställe och kostnadsbärare. Nu finns det möjlighet att välja om projektets eller medarbetarens kostnadsställe/kostnadsbärare ska konteras. EXICOM AB sid 12(14)
I samband med detta har även utläsningen av standard bokföringsfil (910) kompletterats att medta verifikationer som genereras av Omföring Lönekostnad. EXICOM AB sid 13(14)
Projektregister Nivåattestant I Projektregistret under Nivå kan man peka ut andra attestanter på nivåer än projektledaren. Öppna nivån och skriv in medarbetarnummer eller sök fram attestant genom att trycka Ctrl F. All tid som rapporteras på nivån attesteras av den utpekade attestanten och inte projektledaren. Nyheter Modulen för Kundreskontra Kundreskontra Reservering Kundfordran I rutinen för reservering kundfordran finns nu möjlighet att undanta mindre belopp för reservering. Gäller om automatisk reservering enligt ålder används. Beloppsintervall för detta anges i parametersättning. Rapporten Reserveringar Journal, vilken visar fakturor som kommer reserveras, har kompletterats med en parameter för brytdatum. Datumet används vid automatisk reservering enligt ålder. EXICOM AB sid 14(14)