Copernicus Nyheter Version v201201/2. Sid 1

Transkript

1 Solutions for Enterprise P roject Management Stureplan 4A Stockholm, Sweden Phone: Fax: VAT no: SE info@exicom.se Copernicus Nyheter Version v201201/2 Sid 1

2 Innehållsförteckning NYHETER WEBB MODULEN FÖR PROJEKT PROJEKTLEDARE... 4 Webbfakturering... 4 PL-Attest... 5 Projektrummet... 5 Registervård Kundregister... 6 PROJEKTPLANERING... 7 Riskanalys... 7 Sortering i resurslista... 8 Sortering i rapporter RESURSPLANERING Sortering i planering linje Sortering i rapporter Sökfunktion för plan- och projektegenskaper PORTFÖLJHANTERING Sökning i portfölj NYHETER WEBB MODULEN FÖR KUNDRESKONTRA Inbetalningar (Journal) NYHETER MODULEN FÖR PROJEKTREDOVISNING EDOVISNING KUNDREGISTER Statistikbegrepp ÄNDRA STATUS PLAN PROJEKTREGISTER Statistikbegrepp MEDARBETARREGISTER Statistikbegrepp FAKTURERING Uppgift om F-skatt KALENDARIUM Ny selektering i rapport: Saknad tid per kst/medarb/period VERKTYG Utläsningsrutin 30/Projektregister EXICOM AB sid 2(24)

3 EXICOM AB sid 3(24)

4 Nyheter Webb Modulen för Projekt Projektledare Webbfakturering Saldering webbfakturering via triggrar Via en parameter kan man välja att uppdatera faktureringsunderlaget i Mina projekt direkt allteftersom transaktioner skapas, ändras eller faktureras. Även byte av projektledare eller fakturerare på projekt ändras direkt i mina projekt och saldon flyttas till aktuell projektledare. Det innebär att man alltid ser aktuella uppgifter till skillnad mot tidigare då fakturaunderlaget i webbfakturering endast uppdaterades via körningen Saldering webbfakturering. Förändringen på transaktioner summeras upp till projekt och kundnivå. Transaktionerna flyttas från ofakturerat till fakturerat när fakturan är godkänd men ligger dock kvar som pågående fakturering till dess att fakturan är bokförd. Pågående fakturering summeras till kund och fakturerarnivå. Nya parametrar Analys/Statistik -> Tabeller -> Projektfakturering webb -> Benämning kolumner. Automatisk saldering Parametern bestämmer om uppdateringen av fakturaunderlaget ska ske direkt allt eftersom transaktioner skapas, ändras eller faktureras. Vid val Nej uppdateras fakturaunderlaget endast via körning av Saldering webbfakturering. Nej förvalt värde Ja Vilande projekt Vanligen selekteras nej här eftersom ett vilande projekt inte kan faktureras men är öppet för registrering av transaktioner. Om du ändå vill visa vilande projekts saldo i vyn Mina projekt kan du selektera Ja här. Nej Ja Medtag projekt utan saldo Parametern bestämmer om projekt utan saldon ska visas i vyn Mina projekt. Vill man skapa och fakturera aconton direkt från faktureringsvyn innan saldon har upparbetats på projekten sätts parametern till Ja. Väljer man Nej kommer projektet upp i mina projekt bara efter att projektet fått saldon i någon kolumn som visas. Nej Ja Att tänka på vid påslag av parametern Automatisk saldering Det är lämpligt men inte nödvändigt att ändra parametern då det inte ligger speciellt många pågående fakturaförslag, t ex efter ett periodbokslut. Slå på parametern, välj hur vilande projekt och projekt utan saldon ska hanteras och kör därefter saldering webbfakturering. Saldon blir samma som innan med skillnad att även pågående fakturering räknas upp per huvudprojekt, kund och projektledare. Rekommenderad rutin för när saldering webbfakturering bör köras: - I början av varje månad (t ex periodbokslut) för att sätta ny innevarande period som den period den automatiska salderingen ska gå på. Detta gäller oavsett om omorganisation har skett eller inte. EXICOM AB sid 4(24)

5 - För att rensa bort avslutade och vilande projekt från mina projekt (om man inte valt att medta vilande projekt i vyn). Dessa syns och summeras i vyn innan körning webbfakturering men kan inte faktureras. - I händelse av förändringar i vyn, exempelvis att kolumner eller mappar läggs till, ändras eller tas bort. PL-Attest I och med den nya funktioneliteten så kan man summera tidstransaktionerna per aktivitet i projekten. Dessutom ser man aktivitetsbenämningar istället för nivånummer som tidiagre visats. Går man ner ytterligare en nivå i attestförfarandet så har vyn kompletterats med en funktion för att visa aktivitet i det valda projektet. Man kan även sortera listan på Vecka eller Aktivitet, under comboboxen Sortera. Om man går ner på transaktionsnivån för attesten har även den vyn kompletterats med information, i informationsrutan, om vilken aktivitet som attesten gäller. Projektrummet Attesterar man via projektrummet så har samma funktionalitet implementerats. För att attestera på aktiviteter för hela projektet så väljer man projekt, istället för aktivitet, när man går in från projektrummet. Väljer man aktivitet så kan man endast attestera tid för den valda aktiviteten. EXICOM AB sid 5(24)

6 Registervård Kundregister Successivt flyttas alla register och tabeller till webbgränssnittet. I denna version finns Kundregister tillgängligt. Nyupplägg och ändringar kan nu göras på webb istället för backoffice. Det finns i dagsläget inte möjlighet att skapa Mallar för kundregistret på webb, det kommer i en senare version. Åtkomst För att få åtkomst till menyvalet Registervård ska berörda webbroller förses med detta menyval under Verktyg Roller. I förvalda roller ligger menyvalet Registervård under Tidrapportör. För att få åtkomst till Kundregistret under menyvalet Registervård ska rättigheter ges till den/de Egenskaper som ska ha åtkomst. Detta administreras under Verktyg Underhåll Rättigheter registervård. Kundregister EXICOM AB sid 6(24)

7 Vid val av Kundregister visas ovanstående vy. Ovanstående visar registret när en kund valts. För detaljerad information om fälten, se Referensmanual Kundregister. Projektplanering Riskanalys Inför och under ett genomförande av ett projekt behöver en riskvärdering/inventering göras. Avsikten är att lyfta upp olika orsaker till att projektet inte kommer att leverera det som ursprungligen var tänkt, att projektet inte levererar i tid eller andra tänkbara och otänkbara avvikelser från det som planerats. Med en väl genomförd riskanalys blir många bakomliggande orsaker kända och därmed möjliga att hantera genom att antigen eliminera dessa alternativt minimera såväl Sannolikhet för att dessa inträffar som Konsekvens och Effekt av ett inträffande. Riskanalys enligt modellen Minirisk kan hanteras inom respektive projekt i verktyget. Analysen konfigureras för att motsvara den egna organisationens syn och arbetssätt på företeelsen och hanteras direkt i webbgränssnittet under menyvalet Resursanvändning. Ett antal, 5, olika parametrar kan EXICOM AB sid 7(24)

8 konfigureras och normalt avser dessa Sannolikhet, Konsekvens, Effekt, Område och Prioritet. Dock kan dessa benämnas valfritt och tilldelas vald skala. Risker kan hanteras på alla nivåer i WBS och sammanställas antigen per nivå eller vald övernivå, på plannivå visas samtliga, i planen, identifierade risker. Resultatet av en genomförd riskanalys ritas i ett s.k. Riskanalysdiagram där de 5 parametrarna utgör underlag för placering, färg och storlek för respektive risk. Vilken parameter som utgör grund för exempelvis färg kan enkelt alterneras och därmed ges möjlighet att skapa olika grafer baserat på olika parametrar. Åtgärdade risker visas antigen med en bock i cirkeln alternativt med färgningen rastrerad vid tillämpning av storlek vid utritning av risker. Sortering i resurslista Resurslistans innehåll kan sorteras mha funktionen Gruppering. EXICOM AB sid 8(24)

9 EXICOM AB sid 9(24)

10 Valet Aktivitet sorterar listan i alfanumerisk ordning efter resursbenämning under respektive aktivitet. Aktiviteten måste vara definierad som resurspool, dvs man kan göra resursförfrågningar kopplade till vald aktivitet. Resursbenämning kan vara benämning på både roll och medarbetare. Valet Avdelning/Medarbetare/Aktivitet sorterar listan efter avdelning/medarbetare/aktivitet. Avdelning sorteras alfanumeriskt på benämning, resurser som saknar avdelning sorteras först i listan, inom varje avdelning sker sortering alfanumeriskt på resursbenämning. Resursbenämning kan vara benämning på både roll och medarbetare. EXICOM AB sid 10(24)

11 Valet Medarbetare/Aktivitet sorterar listan efter medarbetare/aktivitet. Sorterar alfanumeriskt på medarbetarbenämning, om medarbetare saknas sorteras på rollbenämning, om roll saknas sorteras på ersättande rollbenämning Valet Roll/Aktivitet sorterar listan efter roll/aktivitet. Sortering på rollbenämning inom varje aktivitet. Sortering inom varje rollbenämning sker på medarbetarbenämning. Saknas medarbetarbenämning sorteras resurser efter rollbenämning. EXICOM AB sid 11(24)

12 Valet Anst.form/Medarbetare/Aktivitet sorterar listan efter anställningsform/medarbetare/aktivitet. Sortering av medarbetare i alfanumerisk ordning efter anställningsform. Inom varje anställningsform sorteras resurserna i första hand på medarbetarbenämning, om medarbetarbenämning saknas sorteras resurser efter rollbenämning. EXICOM AB sid 12(24)

13 Sortering i resursanvändning/combobox resurs/inköp I resursanvändning kan man lägga till kolumn RESURS/INKÖP. Denna kolumn kan användas för att välja resurser till projektplanen. Listan sorteras efter aktivitet som kan definieras som resurspool. Inom varje resurspool sorteras roller först i listan och därefter medarbetare i alfanumerisk ordning. Alla resurspooler i projektplanen sorteras med roller först listan och därefter medarbetare i alfanumerisk ordning. i EXICOM AB sid 13(24)

14 Sortering i rapporter Uppföljning perioder Sortering av medarbetare på nummer, kortnamn eller benämning har införts i rapporten Uppföljning perioder. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Klicka på ikonen Resursplanering Sortering i planering linje Sortering av medarbetare på nummer, kortnamn eller benämning har införts i planering linje. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Klicka på ikonen Sortering av roller på nummer eller benämning. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. EXICOM AB sid 14(24)

15 Placering av roller före eller efter medarbetare. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Sortering i rapporter Resursuppföljning Sortering av medarbetare på nummer, kortnamn eller benämning har införts i rapport Resursuppföljning. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Klicka på ikonen Sortering av roller på nummer eller benämning. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Placering av roller före eller efter medarbetare. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. EXICOM AB sid 15(24)

16 Projektuppföljning Sortering av medarbetare på nummer, kortnamn eller benämning har införts i rapport Projektuppföljning. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Klicka på ikonen Resurshistogram, benchmarking och medarbetarstatistik Sortering av medarbetare på nummer, kortnamn eller benämning har införts i rapport Resurshistogram, Benchmarking och Medarbetarstatistik. Sortering av roller på nummer eller benämning. Placering av roller före eller efter medarbetare. Inställningen kan väljas att vara gemensam eller personlig. Klicka på ikonen Sökfunktion för plan- och projektegenskaper I projektplaneringen har en sökfunktion införts för plan- och projektegenskaper. Sökningen kan göras i kombinationer av planegenskaper och projektegenskaper. Listan av projekt eller projektplaner som skapas utifrån angivna sökkriterier kan sorteras efter projekt- eller planegenskaper. EXICOM AB sid 16(24)

17 Portföljhantering I portföljrummet har en sökfunktion implementerats. Sökning i portfölj Användaren kan skapa sökningar. Sökningen kan göras i kombinationer av planegenskaper och projektegenskaper. Listan av projekt eller projektplaner som skapas utifrån angivna sökkriterier kan sorteras efter projekt- eller planegenskaper. EXICOM AB sid 17(24)

18 Sökvillkor och sökresultat kan sparas. Nyheter Webb Modulen för Kundreskontra Inbetalningar (Journal) I och med version /2 så har det skapats en ny rapport, vilken man kan skriva ut från Rapportbeställning Rapporter Kundreskontra Inbetalningar (Journal), denna rapport möjliggör för användarna/administratörerna att få ut ett underlag på vad som kommer att bokföras vid nästa generering samt hur dessa kommer att konteras. Syftet med rapporten är att möjliggöra för administratören att gå igenom underlaget innan skarp bokföring och således ha möjlighet att omkontera eventuella felaktigheter, detta istället för att skapa manuella bokföringsorders för korrigering. EXICOM AB sid 18(24)

19 Fakt-nr: Om inbetalningen har matchats mot en specifik faktura visas här fakturanummer. Kund-nr: Kundnummer i Copernicus Benämning: Kundens benämning i Copernicus Bet-typ: Fakturabetalning(fakt)/Ospecificerad kund (Osp knd)/ospecificerad (Osp) Bet-dat: Datum för inbetalningen Per-dat: Perioddatum Bet-sätt: Här visas det inbetalningssätt som inbetalöningen har genererats via. Inb-belopp: Inbetalt belopp i valuta. Kurs: Valutakursen Belopp i SEK: Inbetalt belopp omräknat till SEK Kto-nr: Bokföringskontonummer Kst-nr: Kostnadsställenummer Kbr-nr: Kostnadsbärarnummer Belopp: Belopp per kontorad Rapporten kommer endast att visa information om inbetalningar som kommer att bokföras, dvs. endast inbetalningar där det inte finns något återstående belopp kommer att visas oavsett om de har skapats via manuell registrering eller automatiskt inlästa. Manuell Registrering: EXICOM AB sid 19(24)

20 Automatiskt Inlästa: Som man kan se i bilden ovan så ligger den åtgärdade posten fortfarande öppen för ändring genom att knappen Matcha mot faktura visas. Nyheter Modulen för projektredovisning Kundregister Statistikbegrepp Fältet Statistikgrupp har förlängts från 6 tecken till 12 tecken. Fältet Grupp kan anges på kund, projekt och medarbetare. Ändra status plan Funktionen syftar till att ändra status på planer så väl som i WBS-strukturer i planerna. EXICOM AB sid 20(24)

21 Generera nytt förslag Verkställ förslag Uppdatera sidan Ta bort förslag Urval som visas, Förslag, Problem och Historik. Användar Id för selektering på vem som skapat eller verktställt jobb. Skapa förslag EXICOM AB sid 21(24)

22 Plan: Här anger man ett plannummer alternativt ett intervall. Egenskap: Här anger man ett kriterium som palnen måste uppfylla. Det kan t.ex. vara att planen måste vara en AP 12-plan. Om man inte vill ha något kriterium så väljer man [Ingen]. Status: Här anger man planens/planernas nuvarande status. Ny status: Här anger man den nya statusen för planerna. Sätt status på aktiviteter: Här anger man om man vill ändra status på aktiviteter i WBS:en. Omfattning: Här anger man om endast toppnoden ska ändra status eller om man vill att samtliga aktiviteter ska få den nya statusen. Tryck på OK för att generera ett förslag. Projektregister Statistikbegrepp Fältet Statistikgrupp har förlängts från 6 tecken till 12 tecken. Fältet Grupp kan anges på kund, projekt och medarbetare. Medarbetarregister Statistikbegrepp Fältet Statistikgrupp har förlängts från 6 tecken till 12 tecken. Fältet Grupp kan anges på kund, projekt och medarbetare. EXICOM AB sid 22(24)

23 Fakturering Uppgift om F-skatt F Då Skatteverket inte skickar ut några F-skattsedlar längre så ska texten på fakturor ändras från Innehar F-skattsedel till Godkänd för F-skatt. I Copernicus har vi ändrat denna text som används i de fall man inte har texten hämtas ifrån systemet, dvs inte från en fast PDF-mall. Kalendarium Ny selektering i rapport: Saknad tid per kst/medarb/period Två nya selekteringsmöjligheter har tillkommit i rapporten Saknad tid per kst/medarb/period. Rapporten kan tas ut från Back Office -> Kalendarium -> Rapporter -> Saknad tid och Web -> Rapportbeställning -> Rapporter -> Kalendarium -> Saknad tid. Summagrupp Selekteringen gör det möjligt att ta ut rapporten för en eller flera summagrupper. Selekteringen på kostnadsställe och medarbetare sker utefter summagruppsselekteringen vilket innebär att rapporten inte visar de kostnadsställen och medarbetare som ligger utanför summagruppsselekteringen, även ifall dessa är selekterade för. Periodval Här anges för vilken typ av period man vill selektera rapporten. Möjliga val är Vecka och Månad. Vecka förvalt värde Rapporten selekteras på periodintervall vecka. Fälten för Period visar innevarande vecka som förvalt From och Tom värde. Månad Rapporten selekteras på periodintervall månad. Fälten för Period visar innevarande månad som förvalt From och Tom värde. Verktyg Utläsningsrutin 30/Projektregister er Utläsningsrutin 30/Projektregister har kompletterats med fält Kostnadsbärare. EXICOM AB sid 23(24)

24 EXICOM AB sid 24(24)