1 Allmänna uppgifter 1.1 Beteckning och benämning Förfrågningsunderlag för upphandling av med ärendenummer. 1.2 Upphandlande myndighet Stab Upphandling Nygatan 16 891 88-Örnsköldsvik Handläggare: Arnold Eriksson 1.3 Omfattning 1.3.1 Deltagare I denna upphandling, som handläggs av Örnsköldsviks kommun, deltar Örnsköldsviks kommun Rodret i Örnsköldsvik AB AB Övikshem inklusive dotterbolag Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB inklusive dottterbolag Örnsköldsvik Airport AB Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB inklusive dotterbolag Övik Energi AB inklusive dotterbolag 1.3.2 Områden Upphandlingen omfattar kommunkoncernens behov av banktjänster inom följande områden: Koncernkonto Löneförmedling Betalningsförmedling Sociala utbetalningar Dagskasseservice Kortaccept Valda koncern- och girosystem samt löneförmedling kommer att omfatta hela koncernen. Övriga tjänster avser i huvudsak Örnsköldsviks kommun, men med möjlighet för kommunens bolag att nyttja dessa tjänster till överenskomna villkor. 1.3.3 Enheter inom koncernen Följande enheter finns inom koncernen: 1
Örnskoldsviks kommun Rodret i Örnsköldsvik AB med dotterbolag enligt bilaga Kommunkoncernen Stiftelser: Gene Fornby, Gidegården, Solberget, Örnsköldsviks naturskyddsfond samt ett 40-tal donationsstiftelser Antalet bolag och stiftelser kan förändras under avtalsperioden. 1.4 Bakgrund Örnsköldsviks kommun har för avsikt att teckna avtal om leverans av banktjänster. Kommunen har idag ett banktjänsteavtal med Swedbank AB som är förlängt t.o.m. 2012-02-29. Kommunkoncernen arbetar med att utveckla den finansiella samordningen inom koncernen genom bl.a. att införa en internbank. Ambitionen är att internbanken inrättas vid årsskiftet 2011/2012. Internbanken kommer att ansvara för kommunens samordning av den totala finansiella strategin, finansiell riskhantering tillsammans med de kommunala bolagen, bankrelationer, likviditetshantering, valutahantering exklusive elhandel, kapitalanskaffning på kort och lång sikt och placering av överskottslikviditet. Internbanken kommer att hantera en upplåning på ca 4,6 Mdkr. I och med införandet av en interbank kommer också ett finanssystem att implementeras. Årsredovisning för Örnsköldsviks kommun, samt för respektive bolag kan erhållas från kommunen. Kommunens årsredovisning och en del av bolagens årsredovisningar återfinns även på respektive hemsida. Filförmedling sker i huvudsak via av kommunen vald leverantör, f n TietoEnator. De förutsättningar som beskrivs i dessa dokument kan komma att förändras under avtalsperioden. 1.4.1 Koncernkonto Nuvarande koncernkontostruktur har ett toppkonto med tillhörande underkonton i 4 nivåer och räntehantering för respektive "underkoncern". Till koncernkontot finns det kopplat en checkkredit. Utanför koncernkontostukturen finns idag några konton i SEK och EUR, främst knutna till elhandel. Övik Energi AB har idag ett valutakonto (EUR) och ett penningmarknadskonto för hanteringen av elhandel på NordPool. Elmäklare är Scandem AB. För att denna hantering ska kunna ske krävs en "on first demand"-garanti, där kommunen i dagsläget har anmodat Swedbank att utfärda en garanti på 8 Mkr EUR (ram f n 10 Mkr Eur). Förmånstagare är NordPool Clearing ASA. 1.4.2 Betalningsförmedling Betalflödena går idag huvudsakligen via bankgirot. Inbetalningar via autogiro och e-faktura ökar. Tiden för att genomföra en betalning får maximalt ta tre dagar fram till den 1 januari 2012. Därefter får betalningen ta maximalt en dag. Det gäller såväl betalningar i EUR eller SEK. Detta innebär att betalningen ska vara framme hos mottagarbanken senast dagen efter det att betalningsuppdraget lämnats in. Örnsköldsviks kommun använder idag Aditros ekonomisystem RoR - Redovisning och Reskontror och IoF - Inköp och Faktura. Fakturahanteringen sker idag främst via extern skanning, men även en del elektroniska fakturor förekommer. I princip förekommer samma hantering även i de kommunala bolagen. Ett av bolagen använder dock för närvarande affärssystemet IScala med ambition att byta till det koncerngemensamma ekonomisystemet. De största verksamhetssystemen som återfinns inom kommunkoncernen är Aditros Procapita som nyttjas av bildnings- och välfärdsförvaltningarna, VM-datas K+ som nyttjas för el-, vattenoch renhållningsavgifter samt Momentum PM som nyttjas för hyresdebiteringar. Till detta tillkommer ett antal mindre verksamhetssystem för vissa verksamhetsbehov. 2
Kommunen eftersträvar en effektivare hantering för kommunens ca 150 handkassor. Örnsköldsviks kommunkoncern eftersträvar att ur administrativ, kostnads- och servicesynpunkt upprätthålla en så effektiv och miljövänlig betalningsförmedling som möjligt. 1.4.3 Löneförmedling Löneutbetalningsservicen sköts idag av banken. Löner utbetalas till anställda inom Örnsköldsviks kommun och dess bolag. Banken framställer lönebeskeden och distribuerar dessa till respektive löntagare. Kommunkoncernens ambition är att avveckla lönespecifikationer på papper så långt det är möjligt. Eventuell utveckling mot att lönebesked erhålls via internt system kan komma att ske inom avtalsperioden. För närvarande används följande löneadministrativa system; Logicas Heroma och Tempura 3000 (Örnsköldsviks Hamn och Logistik AB). Ambitionen är att hela kommunkoncernen skall ha samma löne-/ personalsystem. Kommunen levererar idag lönefiler med underlag för produktion av lönesättning och lönespecifikationer med personnummer som bas. Utskrift och distribution av lönespecifikationer utförs av banken. 1.4.4 Sociala utbetalningar Kommunens bildningsförvaltning handhar utbetalningar av inackorderingstillägg som via PC Giro skapar utbetalningsfiler. Filerna innehåller mottagarens personnummer, namn och adress. Banken förmedlar utbetalningarna till respektive mottagares bankkonto, ca 150 inackorderingstillägg per månad. Kommunens välfärdsförvaltning använder verksamhetssystemet Procapita IFO samt VAO för utbetalning av fakturor, introduktionsersättning för flyktingar, försörjningsstöd och annat bistånd. Utbetalningsfiler skickas idag från Procapita till RoR - Redovisning och Reskontror. Utbetalningar sker över bankgiro till personkonto, bankkonto och utbetalningskort, men även check förekommer. 1.4.5 Dagskasseservice Inom Örnsköldsvik kommunkoncern finns idag, från ett flertal enheter och med geografisk spridning, behov av att kunna lämna dagskassor i servicebox. Detta gäller för närvarande följande enheter: Arkenbiblioteket Stadshusrestaurangen Turistbyrån Museet Paradisbadet Rönnen Söränget, Gullänget Parkskolan Rosenborg, Själevad Återbruket, Bjästa 3
Eken, Järved Café Örnen Arnäsgården, Arnäsvall Övikshem Hamn och Logistik 3 st Örnsköldsvik Airport Parkeringsautomaterna töms idag av parkeringsvakter och hämtas av avtalat säkerhetsbolag. Eventuellt behov av hämtning av dagskassor upphandlas separat. 1.4.6 Kortaccept Örnsköldsviks kommunkoncern eftersträvar en effektiv och rationell lösning för korthantering. I dagsläget har Örnsköldsviks Parkering ett kortacceptavtal för parkeringsautomaterna (avtalspart Cale Acess) samt att Paradiset, Turistbyrån, Museet, Övikshem, Tjänstecentrum, Hamn och Logistik, Örnsköldsvik Airport och Örnsköldsviks Parkering har upprättade kortacceptavtal med Babs eller Paylink. 1.5 Pris Anbudspriser skall anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. Samtliga kostnader skall vara inräknade i anbudspriset. Enligt "Lagen om offentlig upphandling" får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). 2.2 Avtalstid Kontrakt tecknas genom ramavtal på två år med start tidigast 2012-03-01 med möjlighet till förlängning på ett + ett år, dvs. totalt maximalt fyra år. 2.3 Sista anbudsdag Anbud skall vara kommunen tillhanda senast 2011-11-16 För sent inkommet anbud beaktas ej. 2.4 Anbudsbilaga Svarsbilaga skallkrav och Svarsbilaga utvärdering är digitala svarsformulär som återfinns på www.e-avrop.com och fylls i där. Bilagorna "Betalningsförmedling", "Checkkredit och räntor" och "Valutering och Kvittning" skall fyllas i och medsändas anbudet. 2.5 Alternativa anbud Accepteras ej. Reservationer accepteras inte. 2.6 Anbudets form och innehåll Anbudet: 4
bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress skall vara skrivet på svenska Om inte F-skattebeviset medföljer anbudet skall anbudsgivare på anmodan insända sådant 2.7 Inlämnande av anbud Vi föredrar att ta emot elektroniska anbud framför traditionell postgång och bud. Upphandlingsenheten använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Anbud tas ej emot via vanlig e-post. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar efter sista anbudsdag. 2.9 Frågor och svar Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas skall begäran ställas via e-avrop senast 2011-11-09. Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga intressenter. 2.10 Förfrågningsunderlagets utformning Eventuella synpunkter på förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor skall påtalas innan anbudstidens utgång. Vid inkommet anbud anses förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor vara accepterat. 3 Krav på anbudsgivaren Enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, äger kommunen rätt att utesluta anbudsgivare från deltagande, som efter kontroll visar sig vara i konkurs eller likvidation, föremål för ansökan om konkurs eller tvångslikvidation etc., dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga dom, står i skuld för socialförsäkringsavgifter och/eller andra skatter och avgifter eller är belastad med allvarliga fel i yrkesutövningen. 3.1 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall ha ansvarsförsäkring för offererad verksamhet. Om intyg inte medföljer anbudet, skall det skickas in vid anmodan. 3.2 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha erforderlig kompetens för utförande av uppdraget och vara ett företag som har levererat offererade tjänster för liknande syften. 3.3 Erfarenhet Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och omfattning, dvs. erfarenhet av en större organisation. 3.4 Kompetens Samtliga för uppdraget aktuella personer skall ha erforderlig kompetens för uppdraget. 4 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. 4.1 Kvalificeringsfasen 5
Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes tekniskt och yrkesmässiga kapacitet och uppfyllande av i förfrågan ställda skallkrav. 4.2 Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 4.3 Vinnande anbud Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga skall antas. Detta med hänsyn till följande kriterier: Pris Kvalitet 15 % Pris och kvalitet utvärderas enligt "Svarsbilaga utvärdering". 4.4 Bedömning Bedömningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse. 4.5 Anbudet kan förkastas Anbud kan förkastas om begärda uppgifter är ofullständiga, om leveransföretaget inte är registrerat för redovisning, samt om företaget inte betalat skatter eller avgifter. 4.6 Tilldelningsbeslut Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Kommunen kommer därefter att skicka ut information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 5 Kommersiella villkor 5.1 Svefaktura Leverantörer som kan leverera Svefaktura skall om beställare så önskar medverka till att detta införs inom 3 månader från det att beställaren begärt att få fakturorna elektroniskt. Leverantörer som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska fakturor enligt SFTI Svefaktura-standard skall vara beredd att införa detta inom 6 månader. 5.2 Kvantitet De angivna kvantiteterna av koncernens behov kan variera och således över- eller underskridas. 5.3 Prisvillkor Priser skall vara fasta under hela avtalstiden inklusive eventuell förlängning. 5.4 Statistik Statistikuppgifter skall sändas till kommunen två gånger per år eller vid anmodan. Statistik önskas över samtliga tjänster med volymer totalt och per kommun och bolag. 5.5 Betalningsvillkor Faktura ska i ett ex. sändas till angiven adress. En faktura per beställning. Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans. 6
Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. 5.6 Avtalets handlingar Om innehållet i nedan angivna handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg i avtal Avtal Förfrågningsunderlag med bilagor Anbud Ändringar och tillägg i avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling som undertecknas av båda parter. 5.7 Uppsägning Part skall äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. 5.8 Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras av svensk domstol, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 7