SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

VERKSAMHETSUTSK OTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (15) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 9.00 11.00 Beslutande David Olsson (M), ordförande Carina Schön (S) D ick Pettersson (C) B engt Löfling (V) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Katarina Welin, administrativ chef Björn Wahlman, ekonom, 51 Gunnel Pettersson, förvaltningschef, 49 55 M ats Jällrud, personalchef, 53 M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Bengt Löfling Justeringens plats och tid Kommunkontoret, måndag 26 augusti 2013, kl 8.00 Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer 49 58 Ordförande David Olsson Justerande Bengt Löfling ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Verksamhetsutskottet Datum för anslags uppsättande 26 augusti 2013 Datum för anslags nedtagande 17 september 2013 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad

VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (15) Vu 49 Revidering av föredragningslistan Utgående ärende Delegationsbeslut. Anhörigstöd och förebyggande insatser.

VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (15) Vu 50 Meddelanden Redovisning av meddelanden enligt lista, för perioden 15 maj 9 augusti 2013, godkännes. Meddelandelista för perioden 15 maj 9 augusti 2013, presenteras.

VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (15) Vu 51 Dnr 2013/14 042 Budgetuppföljning månadsrapport per 31 juli 2013, verksamhetsutskottet Kommunstyrelsens verksamhetsutskott konstaterar att central förvaltning trots åtgärdsplanen prognostiserar ett negativt resultat. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt. Kommunstyrelsens verksamhetsutskott konstaterar att vårdoch omsorgsförvaltning trots åtgärdsplanen (hänvisning till Vu 52, ) prognostiserar ett negativt resultat. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt. Verksamhetsutskottet noterar att underskottet kan komma att justeras ned för verksamhetsutskottets del efter justering mellan verksamhetsutskottet, sociala nämnden och beredningen för äldre och omsorgsfrågor. Verksamhetsutskottet tackar för förklaringen angående oklarheterna i statistiken för april när det gäller sim och sporthall. Verksamhetsutskottet redovisar en prognos på 6 856 tkr. Vilket är en försämring med 2 686 tkr jämfört med tertialrapporten. Förändringarna återfinns inom central förvaltning och vård och omsorgsförvaltningen. Med anledning av omställningen från Telia till Tele 2, samt övergången till IP telefoni uppstår omställningskostnader som beräknas innebär utökade driftskostnader motsvarande 1 miljon för innevarande år. Redan till nästa år beräknas omställningen istället ge minskade kostnader. Med anledning av detta har från central förvaltning befarat ett underskott som motsvarar omställningskostnaderna. Vid tertialrapport per 30 april uppvisar vård och omsorgsområdet ett prognostiserat resultat för 2013 med ett överskridande av budget på totalt 10 040 tkr. För kommunstyrelsens verksamhetsutskott uppgår det prognostiserade underskottet till 2 877 tkr. Verksamhetsutskottet egen del redovisar ett överskott på +48,2 tkr.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (15) Verksamhetsutskottet beslutade vid sammanträdet i maj att be förvaltningen om en förklaring till varför antalet besökare under kategorin sporthallskväll är halverade 2013 mot 2012. Beslutsunderlag Månadsrapport juli,, 15 augusti 2013 Månadsrapport juli, egen del, 15 augusti 2013 Statistik obelagda platser särskilt boende och korttidsboende 2013 Kostproduktion juni 2013 PM 19 juli 2013 David Olsson (M): Kommunstyrelsens verksamhetsutskott konstaterar att central förvaltning trots åtgärdsplanen prognostiserar ett negativt resultat. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt. Kommunstyrelsens verksamhetsutskott konstaterar att vård och omsorgsförvaltning trots åtgärdsplanen (hänvisning till Vu 52, ) prognostiserar ett negativt resultat. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt. Verksamhetsutskottet noterar att underskottet kan komma att justeras ned för verksamhetsutskottets del efter justering mellan verksamhetsutskottet, sociala nämnden och beredningen för äldre och omsorgsfrågor. Verksamhetsutskottet tackar för informationen angående oklarheterna i statistiken för april när det gäller sim och sporthall. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Kommunchefen Förvaltningsekonomen Ekonomichefen Samtliga nämnder, beredningar och styrelse Revisionen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (15) Vu 52 Dnr 2013/48 042 Åtgärdsplan 2013, vård och omsorgsförvaltningen Verksamhetsutskottet godkänner åtgärdsplanen 2013. Verksamhetsutskottet noterar att åtgärdsplanen 2013 för vårdoch omsorgsförvaltningen inte täcker hela det negativa prognostiserade resultatet enligt tertialrapporten per 30 april 2013. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt. Vid tertialrapport per 30 april uppvisar vård och omsorgsområdet ett prognostiserat resultat för 2013 med ett överskridande av budget på totalt 10 040 tkr. För kommunstyrelsens verksamhetsutskott uppgår det prognostiserade underskottet till 2 877 tkr. Förvaltningen har utarbetat åtgärdsplan, för att komma till rätta med underskottet. Åtgärdsplanen redovisas enligt särskild mall. Utredning Förslag till åtgärder har utarbetats i verksamheten med inriktning på såväl kort som lång sikt. Förslagen redovisas i särskild med beräkning av effekt för 2013 och helårseffekt för 2014. Beslutsunderlag Åtgärdsplan 2013 Mall Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet godkänner åtgärdsplanen 2013. Verksamhetsutskottet noterar att åtgärdsplanen 2013 för vårdoch omsorgsförvaltningen inte täcker hela det negativa prognostiserade resultatet enligt tertialrapporten per 30 april 2013. Förvaltningen uppmanas därför till fortsatt återhållsamhet samt fortsatta effektiviseringar när så bedöms vara möjligt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (15) Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Vård och omsorgsförvaltningens förvaltningschef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (15) Vu 53 Dnr 2013/56 007 Yttrande angående KPMG ABs revisionsrapport angående granskning av rutiner för hantering av anställdas bisysslor Verksamhetsutskottet godkänner yttrandet. Verksamhetsutskottet uppmanar förvaltningen att ta hänsyn till den personliga integriteten för de anställda. Ärendet Förvaltningen kan konstatera att kommunen vid granskningstillfället inte hade någon formellt beslutad policy för hantering av anställdas bisysslor med därtill hörande tillämpningsföreskrifter. Den rutin med anmälan om bisyssla som finns/fanns inom Heby kommun har inte fungerat fullt ut och tydligt. Förvaltningen har under sommaren, efter revisionsrapporten, tagit fram ett förslag till hantering av frågan innehållandens följande delar: Policy angående bisyssla Anvisningar för bedömning av bisysslor Checklista för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Blankett för anmälan av bisyssla, styrelseuppdrag i bolag och/eller ekonomisk förening. Förslaget till policy och dess tillämpning skall i ett första led presenteras förvaltningens ledningsgrupp den 30 augusti. Efter det att policyn är beslutat av kommunfullmäktige preliminärt den 29 oktober kommer en fullständig kartläggning av bisyssla och skriftligen inhämtande av uppgifter från medarbetarna att ske och sedan återkommande varje år. När arbetsgivaren får kännedom om bisyssla gör sedan närmaste chefen en bedömning om bisysslan är förtroendeskadlig eller ej. Respektive förvaltning skall redovisa en sammanställning av bisysslor senast i juni månad varje år. Personalenheten finns med som ett stöd i dessa frågor och tillämpning av rutiner. Bakgrund KPMG har av kommunrevisionen i Heby kommun fått i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (15) Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka medarbetarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagen att utöva sådan bisyssla. Rapporten påvisar att det förekommer bisysslor hos medarbetare inom Heby kommun och att kommunen inte med säkerhet kan avgöra huruvida förekommande bisysslor inverkar hindrande på medarbetarnas arbetsuppgifter, påverkar de arbetsuppgifter de anställda har att utföra, innebär att medarbetarna konkurrerar med kommunen. Revisionsrapporten rekommenderar en hantering av frågan i enlighet med det som redovisas ovan. Beslutsunderlag Yttrande 12 augusti 2013 Kommunfullmäktiges revisorer 41, 13 juni 2013 Missiv, 13 juni 2013 Revisionsrapport, KPMG 13 juni 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet godkänner yttrandet. Verksamhetsutskottet uppmanar förvaltningen att ta hänsyn till den personliga integriteten för de anställda. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsens revisorer Personalenhetens personalchef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (15) Vu 54 Svar till kommunfullmäktiges revisorer på frågor till vård och omsorgsförvaltningen angående sekretess Verksamhetsutskottet ställer sig bakom svaret. Kommunfullmäktiges revisorer har i beslut Kf rev 40 den 16 maj 2013, ställt frågor till vård och omsorgsförvaltningen angående sekretess och åtkomst till sekretesshandlingar. Redovisning ska ske skriftligt till revisorerna senast 1 augusti och muntlig redovisning ska ske av förvaltningschef vid revisorernas sammanträde den 15 augusti. Med anledning av revisionens beslut har vård och omsorgsförvaltningen sammanställt följande svar som redovisas i PM 15 juli 2013. Svaret delges även kommunstyrelsens verksamhetsutskott, beredningen för äldreoch omsorgsfrågor och sociala nämnden. Beslutsunderlag PM 15 juli 2013 Kommunfullmäktiges revisorer 40, 16 maj 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet ställer sig bakom svaret. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Vård och omsorgsförvaltningens förvaltningschef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (15) Vu 55 Dnr 2013/118 779 Lex Sarah anmälan Verksamhetsutskottet beslutar att ärendet inte lämnas till Socialstyrelsen för vidare utredning. Den 16 maj skrev en undersköterska på Liljebacken en rapport Lex Sarah som sedan lämnades in till avdelningschefen på Liljebacken i Tärnsjö. Rapporten, och den rådande situationen, har utretts. Sammantaget visar utredningen att det inte föreligger något missförhållande för de enskilda brukarna. Den rådande situationen innebar en tillfällig arbetsanhopning för personalen som upplevt stress och otillräcklighet. Åtgärder som vidtagits är att det har varit möten där dag/kväll och nattpersonal gemensamt har kommit fram till att underlätta och förbereda för varandra vid tillfälliga anhopningar av larm. Då det inte rör sig om sådana missförhållanden som avses i SOSFS 2011:5 (Lex Sarah) vidtas inga ytterligare åtgärder för den enskilde brukaren/gruppen av brukare. Beslutsunderlag PM 12 juni 2013 Rapport 16 maj 2013 Förslag Verksamhetsutskottet beslutar att ärendet inte lämnas till Socialstyrelsen för vidare utredning. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Vård och omsorgsförvaltningen Enhetschef äldreomsorgen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (15) Vu 56 Dnr 2013/56 007 Fördjupad granskning Avtalstrohet Ärendet överlämnas till förvaltningen för yttrande till beredningens sammanträde 8 oktober 2013. Kommunfullmäktiges revisorer har låtit KPMG genomföra en fördjupad granskning avseende avtalstrohet. Revisorerna har 13 juni 2013, 42 bland annat beslutat att översända rapporten till samtliga beredningar för yttrande och beaktande. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges revisorer 41, 13 juni 2013 Missiv, 13 juni 2013 Revisionsrapport, KPMG 13 juni 2013 Förslag David Olsson (M): Ärendet överlämnas till förvaltningen för yttrande till beredningens sammanträde 8 oktober 2013. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Kommunfullmäktiges revisorer Förvaltningen, controller och kommunjuristen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (15) Vu 57 Dnr 2013/69 292 Gamla gymnastiksalen i Heby Verksamhetsutskottet noterar att beredningen för kultur och fritidsfrågor tillför verksamhetsutskottet de medel som krävs (120 tkr för 2013) för att finansiera fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen i Heby. Förvaltningen får i uppdrag att vidta de eventuella åtgärder som krävs för fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen i Heby under resten av 2013. Förvaltningen får i uppdrag att finna en lösning för 2014. Beredningen för kultur och fritidsfrågor beslutade med ett ordförandebeslut, 30 maj 2013 att tillföra verksamhetsutskottet de medel som krävs (120 tkr för 2013) för att finansiera fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen i Heby. Under våren 2013 har resonerats om huruvida utrymmet i sporthallen i Heby kan tillfredställa föreningarnas behov av träningstider. Finansiering har saknats för att fortsätta att hyra gamla gymnastiksalen. Då föreningarnas verksamhet tenderar att öka bedömer förvaltningen att träningstiderna i sporthallen inte kommer att vara tillräckliga. Då föreningsfrågorna, särskilt med inriktning mot barn och unga, bör vara ett prioriterat område föreslås att kultur och fritidsberedningen avsätter de medel som krävs för att garantera en fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen. För innevarande år finansieras detta genom ett beräknat överskott på politisk verksamhet. Frågan behöver sedan lyftas in i budgetprocessen för att säkerställa en långsiktig lösning. Frågan behöver hanteras skyndsamt då fördelning av halltider måste göras inom de närmaste veckorna. Förvaltningen behöver tid för planering av detta. Berörda föreningar behöver också informeras att de kan fortsätta planera för sin verksamhet. Då beredningen inte har något planerat möte före sommaren föreslås ordföranden fatta ett ordförandebeslut i frågan. Beslutsunderlag PM 30 maj 2013 Ordförandebeslut 30 maj 2013, Bfkf Verksamhetsutskottet 103, 22 augusti 2013

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (15) Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet noterar att beredningen för kultur och fritidsfrågor tillför verksamhetsutskottet de medel som krävs (120 tkr för 2013) för att finansiera fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen i Heby. Förvaltningen får i uppdrag att vidta de eventuella åtgärder som krävs för fortsatt hyra av gamla gymnastiksalen i Heby under resten av 2013. Förvaltningen får i uppdrag att finna en lösning för 2014. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Beredningen för kultur och fritidsfrågor Samhällsbyggnadsförvaltningens, förvaltningschef och kulturchef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (15) Vu 58 Dnr 2013/27 009 Information och rapporter Verksamhetsutskottet tackar för information och rapporter Följande information och rapporter föreligger: 1. Prognostiserat resultat för år 2013, Kf 79, 19 juni 2013. 2. Ekonomiska ramar 2014, Kf 80, 19 juni 2013. 3. Information om behov av utökning med en tjänst inom barn och familj, Sn 128, 13 juni 2013, PM 4 juni 2013. 4. Yttrande och svar på frågor till inspektionen för vård och omsorg (IVO) angående klagomål från sjuksköterskegrupp söder i Heby kommun, Dnr 8.2 20118/2013. 5. Dagvård inom demensvården resekostnader, Bfäo 54, 20 maj 2013. 6. Rökfri arbetstid och arbetsplats, Thr 18, 15 maj 2013.