Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålles härmed om anbud på leverans av två defibrillatorer under år 2012 med option för ytterligare tre defibrillatorer 1.1.2013-31.12.2016 för den egna verksamheten. Den totala omsättningen under perioden beräknas vara 55.000 euro. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande och annonseras den 14.12.2012 via annonsorganet HILMA. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsenheten PB 1055 AX-22 111 Mariehamn Tel. +358 (0)18 535156 Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer bör vara svenskspråkiga men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga. Anbud märkt anbud defibrillatorer skall 2 ) vara upphandlingsenheten tillhanda senast den 15 januari 2013 kl. 16.00. Anbud skall 3) sändas via post i slutet kuvert till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: www.ahs.ax, senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan.
I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland Landskapsförordning 1998:93 om förpackningar och förpackningsavfall Anbudets giltighetstid Anbud skall 4) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats. Skall- och börkrav Anbudsgivaren skall 6) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 8a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekonomiska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-13: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter. Skallkrav Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att lämna följande uppgifter: De 61 skall-formuleringarna beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad lämnas utanför upphandlingen.
De 25 bör-formuleringarna, beskriver ett önskemål. Uppgifter om anbudsgivaren 12) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon/Mobiltelefon En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. En kortfattad beskrivning av referensuppdrag, samt namn på kontaktperson och dennes telefonnummer och e-post adress. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Ekonomisk situation Anbudsgivare skall 14) presentera: - intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. Uppgifter om erbjudna produkter Produkterna skall 15) av leverantören hållas fortlöpande tillgängliga på marknaden för inköp under avtalstiden. Miljökrav Produkterna skall 16) uppfylla miljökraven som ställs i kravspecifikationen. Elektronisk fakturering Vi värdesätter uppgift om huruvida anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. All fakturering bör 1) ske på svenska. Om anbudsgivaren bedömer att det inte är möjligt att skicka fakturor på svenska, vill vi ha en motivering varför.
Kriterier för val av leverantörer Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Kriterier Max poäng Pris 40 Lägsta pris får maximala 40 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 40. Funktionalitet Bedöms utifrån lämplighet för användning och verksamhetsmiljön 25 Ges poäng i skalan 0 55. Bedömningen av funktionaliteten sker på basen av bl.a. produktegenskaper enligt leverantörers produktkataloger och produktdemonstrationer samt på basen av våra egna erfarenheter, kunskaper och tester av produkterna. Utvärdering av kriterierna gällande kvalitet och lämplighet för användning och verksamhetsmiljön utförs av beställaren. Beräkningssätt: Maximala 67 poäng enligt kravspecifikationen ger 25 maximala poäng i utvärderingen, 33,5 poäng enligt kravspecifikationen ger 12,5 poäng i utvärderingen o.s.v. Arbetsmiljö Bedöms utifrån användning i arbetsmiljön 20 Beräkningssätt: Maximala 62 poäng enligt kravspecifikationen ger 20 maximala poäng i utvärderingen, 31 poäng enligt kravspecifikationen ger 10 poäng i utvärderingen, o.s.v. Teknik och service 15 Beräkningssätt: Maximala 50 poäng enligt kravspecifikationen ger 5 poäng vid utvärderingen, 25 poäng enligt kravspecifikationen ger 2,5 poäng vid utvärderingen, o.s.v. Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock i inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas.
Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställarna och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarnas del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 2. Anbudsgivare skall 17) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 2). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. Mariehamn den 14.12.2012 Christina Nukala-Pengel Christina Nukala-Pengel, upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1a-1b Kravspecifikation Bilaga 2 Avtal