Avesta Kommun Rapport avseende granskning av hantering av moms Offentlig sektor KPMG AB 6 sidor
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Avgränsning 2 6. Genomförande 2 7. Avdrag av ingående moms 3 7.1 Allmän information om momshanteringen inom kommunen 3 7.2 Redovisning av ingående moms 3 7.3 Avlyft av den ingående momsen 3 7.4 Bokfört belopp avser endast moms 4 7.5 Momsbeloppet överstiger 25% 4 7.6 Fakturan saknar ingående moms 4 7.7 Momsbeloppet utgör 0-5,5 % 4 7.8 Momsbelopp utgör 6,5-11,5 % 5 7.9 Övriga noteringar 5 8. Momspliktig omsättning 5 9. Fördelningen av den ingående momsen mellan det vanliga skattesystemet och Ludvikamomssystemet 6
1. Sammanfattning hanterar handläggningen av ingående moms på ett i stort tillfredsställande sätt. Vid vår granskning har vi dock noterat ett antal punkter där rutinerna bör förbättras. Vi anser att: Den interna kontrollen av hanteringen av momsen fördelning mellan de två olika momssystemen bör stärkas upp. Riktad information/utbildning i momsfrågor till berörd personal bör genomföras igen för en uppdatering av gällande regler. Kommunen bör göra en översyn av försäljning av varor och tjänster ur momssynpunkt för att kartlägga föredelning av ingående moms i respektive momssystem. En genomgång av omfattningen av belopp som redovisas i fel momssystem bör utredas för att eventuellt rättas. 2. Bakgrund KPMG har av revisorerna i fått i uppdrag att granska rutinerna för hanteringen av mervärdesskatten (momsen) inom kommunen. Momsen i kommunal/ landstingskommunal verksamhet regleras dels av Mervärdesskattelagen, dels av Lag (2005:807) om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner och landsting och Förordning (2005:811) om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner och landsting. Detta särskilda kommunala momssystem benämns i dagligt tal Ludvikamomssystemet. Ludvikamomssystemet är ett system där kommuner, landsting och kommunalförbund får ersättning för den moms som inte kunnat återfås i det vanliga skattesystemet. Dessutom finns regler om s.k. särskild ersättning för utbetalningar till näringsidkare för kostnader avseende sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning. Under perioden januari - oktober 2013 rekvirerade kommunen ca 55,4 mkr från det s.k. Ludvikamomssystemet och betalade in knappt 4,1 mkr i det vanliga momssystemet. Att kommunen hanterar momsen i två olika system, dels det vanliga momssystemet, dels Ludvikamomssystemet medför bl.a. att ingående moms på inköp ska delas upp mellan systemen, beroende på vad inköpet avser, vilket normalt komplicerar momshanteringen. Granskningen har omfattat leverantörsfakturor tom november 2013. 1(6)
3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i kommunens handläggning av ingående moms på inköpsfakturor samt redovisning av ingående moms i rätt momssystem. Granskningen har bl.a. omfattat följande frågeställningar: Säkerställer kommunens organisation att tillämpade system och rutiner att redovisas med rätt belopp? 4. Metod Blir den ingående moms som är avdragsgill rätt bokförd? Underlaget för granskningen har varit huvudbokstransaktioner från januari till november 2013. Enligt huvudboken skannade och manuellt hanterade leverantörsfakturor har identifierats. Ur denna mängd skapades därefter två delmängder. En där verifikationerna innehöll minst ett konto för ingående moms och en som inte innehöll något konto för moms. Transaktionerna för leverantörsfakturor har under analysperioden omfattat 33 141 verifikationer och 2 741 leverantörsidentiteter (i leverantörsregistret unikt identifierade betalningsmottagare) Ur respektive delmängd har sammanlagt 556 verifikationer identifierats som underlag för detaljgranskning. Därefter har 59 fakturor valts ut för detaljgranskning. 5. Avgränsning Granskningen har omfattat samtliga leverantörsfakturor bokförda hos kommunen under perioden januari november 2013. Granskningen har koncentrerats till hanteringen av den ingående momsen, dvs avdrag mer rätt belopp på grund av den metod som kommunen har valt för att fördela den ingående momsen mellan de olika momssystemen. Granskningen omfattar inte kontroll av att rätt belopp redovisas för ökade kostnader vid upphandling och bidrag eller för vissa boendeformer. Ingen granskning har skett av moms på utländska inköpsfakturor. 6. Genomförande Bearbetningen av huvudbokstransaktionerna har utförts av Lars Anteskog, KPMG. Framtagande av fakturor för att göra stickprovskontroller har skett av Lars Anteskog tillsammans med Margareta Sandberg. Granskningen av leverantörsfakturor och intervjuer har utförts av Margareta Sandberg. Rapporten har saklighetsgranskats av Ann-Sofie Boman, 2(6)
7. Avdrag av ingående moms hanterar handläggningen mervärdesskatt på ett i stort tillfredsställande sätt. Vi har dock noterat ett antal brister som bör åtgärdas. 7.1 Allmän information om momshanteringen inom kommunen Kommunen lämnar information om hur mervärdesskatt på leverantörsfakturor ska hanteras via kommunens intranät. Där framgår även regler vad gäller avdragsrätt vid respresentation. På intranätet finns också information om vilket ansvar som åligger den som är attestansvarig beträffande uppgifter om moms på fakturor och kvitton. Kommunen har även inför hantering av skannade leverantörsfakturor lämnat en riktad information direkt till de personer som ska hantera leverantörsfakturorna, det vill säga både till de som är mottagare och attestanter, där man informerat om betydelsen av att särskilt kontrollera momsbeloppen på fakturorna både vad gäller momssatser och rätten till avdrag för ingående moms. 7.2 Redovisning av ingående moms I bokförs all ingående moms inledningsvis på momskonto för Ludvikamoms, konto 16770. Ingen bedömning sker av i vilket system som den ingående momsen ska redovisas. I stället har kommunen skapat en särskild rutin för avdrag av ingående moms i vanliga momssystemet. För att identifiera vilka ID (verksamheter/kst) om ska redovisa ingående moms i det vanliga momssystemet rapporterar verksamhetsansvariga till ekonomikontoret, vid upplägg/ändring av ID, om det ska omfattas av vanlig moms eller inte. Information lämnas avseende vilken procentsats som den ingående momsen ska fördelas till det vanliga momssystemet. För bokföring av ingående moms i det vanliga momssystemet finns en rapportgenerator som hämtar information avseende vilka ID som omfattas. För dessa ID flyttas ingående moms från konto 16770 till vanlig ingående moms, konto 16710 enligt angiven procentsats. Denna rutin finns skriftligen dokumenterad så att den sker på samma sätt varje månad. För att ett ID ska redovisa ingående moms i vanliga momssystemet krävs att detta ID har momspliktig omsättning. I samband med vår genomgång noterade vi att det totalt fanns nio ID upplagda för redovisning av vanlig moms. Detta ska jämföras med att det totalt finns 146 ID upplagda i huvudboken. 7.3 Avlyft av den ingående momsen Samtliga leverantörsfakturor för perioden har ingått i urvalet vid granskningen. Granskningen har koncentrerats till följande urval: Bokfört belopp avser endast moms 3(6)
Bokfört momsbelopp överstiger 25% Fakturan saknar moms Momsbeloppet utgör 0-5,5% av fakturans nettobelopp (belopp före moms) Momsbeloppet utgör 6,5-11,58% av fakturans nettobelopp (belopp före moms) 7.4 Bokfört belopp avser endast moms Granskade fakturor avser rättelse av felaktigt skannade fakturor där momsbeloppen ursprungligen inte beaktades. Ingen avvikelse har därför noterats. 7.5 Momsbeloppet överstiger 25% Av totalt 47 fakturor har nio fakturor kontrollerats. På en av fakturorna har leverantören redovisat för hög ingående moms, och i ett fall har momsen redovisats både före och efter rabatt på fakturan och den högre momsen har dragits av, ca 19 tkr för mycket moms har dragits av felaktigt. 7.6 Fakturan saknar ingående moms Vi har från sammanställningen över fakturor utan ingående moms rensat ut leverantörer där vi bedömer att ingen utgående moms ska redovisas och därefter gjort ett urval av 18 fakturor som vi har följt upp för att se om konteringen är korrekt. På 11 av fakturorna ingår moms i fakturabeloppet och får dras av som ingående moms av kommunen. Skanningsystemet har inte läst av fakturorna korrekt. Om momsen hanterats korrekt hade för dessa fakturor ca 5,4 tkr kunnat lyftas som ingående moms. På en faktura från COOP framgick inget momsbelopp. Då det ät troligt att inköpet avser livsmedel med 12 % moms borde attestansvarig kontaktat COOP för att för att få momsbeloppet bekräftat. Troligt momsbelopp är 0,6 tkr Två inköp avser betalning av presentkort till en totalsumma om 40 tkr. Moms utgår inte på presentkort utan först när presentkortet byts mot en vara. Om mottagarna i stället för presentkort kunnat handla på rekvisition hade kommunen troligen kunnat lyfta ingående moms på beloppet med ca 6,5 tkr (två olika momssatser). 7.7 Momsbeloppet utgör 0-5,5 % Vi har valt att följa upp elva fakturor av ett urval om 94 fakturor. I de flesta fall är momsen korrekt hanterad då endast en del av fakturans belopp är momspliktig eller avser representation där all ingående moms inte är avdragsgill. I ett fall har för lågt belopp dragits av som ingående moms på grund av felaktig skanning. Rätt till avdrag för ytterligare ingående moms uppgår till 2,2 tkr. 4(6)
7.8 Momsbelopp utgör 6,5-11,5 % Vi har valt att följa upp 15 fakturor av ett urval om 158 fakturor. I de flesta fall är momsen korrekt hanterad då endast en del av fakturans belopp är momspliktig eller innehåller flera olika momssatser. I tre fall har för lågt belopp dragits av som ingående moms på grund av felaktig skanning. Rätt till avdrag för ytterligare ingående moms uppgår till 1,0 tkr. I ett fall har skanningsystemet felaktigt tolkat ett belopp som moms trots att momsbelopp inte angivits på fakturan, felaktigt avdragen moms uppgår till 0,3 tkr. I både detta urval och ovanstående urval finns fakturor från EnterCard, dvs inköp som betalas med kontokortsfakturor. Vid kontering av dessa fakturor registreras den moms som anges på fakturan. Då fakturan från EnterCard endast är ett betalningssätt, inte en faktura på gjorda inköp, är det inte alltid rätt momsbelopp som anges på fakturan. Det momsbelopp som ska dras av som ingående moms är det momsbelopp som anges på inköpskvittot i butik. Det är därför troligt att ytterligare ingående moms kunnat lyftas på dessa fakturor. 7.9 Övriga noteringar Vid ovanstående genomgång har vi i flera fall noterat att ingående moms har dragits av med fel belopp. Felen är oftast till kommunens fördel, dvs kommunen går miste om avdrag för ingående moms. Då våra stickprov omfattar en liten andel av registrerade leverantörsfakturor går det inte att bedöma omfattningen av hur mycket moms som kommunen gått miste om. Då det är den attestansvarige som har det slutgiltiga ansvaret att säkerställa att kostnaden bokförs på rätt kont och att rätt avdrag görs för ingående moms kan vi konstatera att den kontrollen inte alltid sker efter som felen återkommer på olika typer av inköpsfakturor. 8. Momspliktig omsättning Utgående moms på momspliktig omsättning redovisas i det vanliga momssystemet. Under perioden januari-oktober 2013 redovisades totalt 4,4 mkr i utgående moms vilket motsvarar en omsättning på ca 20 mkr. Ingående moms redovisades med 0,3 mkr vilket motsvara inköp med ca 1,5 mkr. Momspliktig omsättning redovisas på fler ID än de nio som anmält att ingående moms skall redovisas i vanliga momssystemet. Fyra av nio rapporterade ID redovisar ingen utgående moms under perioden. Det ät troligt att viss fördelning av ingående moms ska ske i vanliga momssystemet för andra ID än de som rapporterats till ekonomikontoret. Omfattningen av hur stort andel av den ingående momsen som redovisas i fel momssystem går i dagsläget inte att bedöma. 5(6)
9. Fördelningen av den ingående momsen mellan det vanliga skattesystemet och Ludvikamomssystemet hanterar i dag den ingående momsen i två olika system, det vanliga momssystemet och det kommuninterna s.k. Ludvikamomssystemet. Ingående moms som avser skattskyldiga verksamheter, t.ex. serveringar och kiosker, försäljning av tjänster ska dras av i skattedeklarationen och ingående moms som avser skattefria verksamheter, t.ex. utbildning, omvårdnad ska dras av i Ludvikamomssystemet. Moms på anskaffningar gemensamma för både skattskyldiga och skattefria verksamheter, t.ex. inköp av livsmedel till kök (där en del av maten säljs externt och en del serveras till boende) ska fördelas mellan systemen efter skälig grund. I det här fallet kan antalet portioner som serverats vara en skälig grund för fördelningen. Med det system som i dag används för fördelning av ingående moms mellan systemen hanteras troligen inte den ingående momsen på ett korrekt sätt. Det är troligt att ytterligare ingående moms bör dras av i det vanliga momssystemet för fler ID än de i dag inrapporterade. Falun dag som ovan Margareta Sandberg Auktoriserad Revisor 6(6)