UTBILDNINGSGUBAS ANVÄNDARHANDLEDNING (uppdaterad 15 september 2015) Innehållsförteckning UTBILDNINGSGUBAS... 1 ANVÄNDARHANDLEDNING... 1 (uppdaterad 15 september 2015)... 1 Innehållsförteckning... 1 Del I Funktioner i UtbildningsGubas... 4 1. Inledning... 4 1.1 Beskrivning... 4 Inställningar (katalogtabeller)... 4 Utbildning... 5 Utbildningstillfällen... 5 Hjälp... 5 Rapporter... 5 Logout... 5 2. Inloggning... 6 3. Utbildning... 6 3.1 Sök utbildning... 6 Sökformulär... 6 Institution... 7 Ämne... 7 Utbildningskod... 7 1
Status för utbildning... 7 Sökresultat... 8 Sortera kurser och kurspaket... 9 3.2 Redigera utbildning... 9 KataGU-institution... 9 Beskrivning... 9 Extra studievägledare... 11 Extra Sökord och Engelska sökord... 11 Urvals- och meritvärderingsmodell... 11 Förkunskapskrav, inklusive områdesbehörighetsmodell... 12 Examensinformation... 12 Utbildningstyp... 13 Prisplapp... 13 Anmälningsmodell... 13 Intresseområde... 13 Aktiv... 14 Sortering I utbildningskatalogen sorteras alla kurser/kurspaket och program på följande sätt:... 14 Status... 14 Hållbarhetsmärkning... 14 Ämnen... 15 4. Utbildningstillfälle... 16 4.1 Välja antagningsomgång... 16 4.2 Sök utbildningstillfälle... 16 Antagningsomgångskod... 17 Institution... 17 Utbildningskod... 17 Status för utbildningstillfälle... 17 Visa resultat i redigerbar lista... 18 Sökresultat... 18 4.3 Skapa utbildningstillfälle... 18 Endast i kurspaket... 19 Endast inom program... 19 Kursomgång... 19 Takt... 20 Tid... 20 Undervisningsform... 20 Ort... 21 Finansieringsform... 21 Undervisningsspråk... 21 Start- och stoppdatum... 21 Poängfördelning starttermin m.fl. terminer... 22 Förkunskapskrav, områdesbehörighetsmodell, anmälningsmodell, urvalsmodell och meritvärderingsmodell... 23 Tillåt sen anmälan... 23 Partner... 23 Planerings- och antagningstal... 24 Efterantagning... 24 Introduktionsmöte samt Övrigt... 24 Status... 24 4.4 Överföring till Ladok... 25 2
5. Rapporter... 26 5.1 Utskriftsvänlig översikt... 26 5.2 Rapport utbildningstillfällen... 28 Del II Speciella åtgärder... 30 6. Utbildningstillfällen som inte ska till katalog och/eller webb samt NyA, utan enbart ska till Ladok... 30 7. Kurser inom program... 30 8. Kurspaket... 30 8.1 Skapa kurspaket... 30 8.2 Skapa tillfälle för kurspaket... 31 9. Sortera kurser och kurspaket... 31 10. Ämnesbeskrivning... 32 11. Antagnings- och planeringstal... 33 11.1 Att tänka på... 34 Del III Förteckningar... 36 12. Urvalsmodeller... 36 13. Meritvärderingsmodeller... 37 14. Ämnesord... 38 3
Del I Funktioner i UtbildningsGubas 1. Inledning Gubas är Göteborgs universitets utbildningsdatabas. I den modul som kallas UtbildningsGubas samlas information om kurser och program som ges vid universitetet. Ur databasen hämtas sedan de uppgifter som: ligger till grund för kurs- och programinnehållet i utbildningskatalogen publiceras på Göteborgs universitets centrala webbplats, www.utbildning.gu.se publiceras på den nationella utbildningsinformationsplatsen, www.antagning.se används i antagningssystemet NyA överförs till Ladok för alla utbildningstillfällen. Observera! UtbildningsGubas är inrapporteringssystem för samtliga kurstillfällen som ges fr.o.m. vårterminen 2016, d.v.s. både de tillfällen som ska publiceras på antagning.se och de kurstillfällen (t.ex. programkurstillfällen) som enbart ska ligga i Ladok men inte annonseras på antagning.se. Detta innebär alltså att de tillfällen som tidigare begärts inlagda i Ladok på särskild på blankett till Ladokgruppen (ladok@gu.se) nu istället ska rapporteras in av medarbetare på institution i UtbildningsGubas. (Se vidare information i avsnitten4.4 och 6.) Utbildningsdatabasen ägs och drivs av Utbildningsenheten, där sektionen för studieadministrativa system har det operativa ansvaret. 1.1 Beskrivning En av systemets främsta uppgifter är att förse antagningssystemet NyA med uppgifter om de utbildningar det ska göras antagning till. Därutöver matar systemet såväl nationella utbildningsinformationssystem (bl.a. www.antagning.se och www.studera.nu) som universitetets egen webbplats (www.utbildning.gu.se) med information. Systemet är också inrapporteringssystem för alla kurstillfällen som ska finnas i Ladok, oavsett om antagning ska ske via NyA eller ej (se vidare information i avsnitt 1 ovan). Menyn överst på startsidan har sex rubriker: Inställningar (katalogtabeller) Under Inställningar underhålls utbildningsdatabasens katalogtabeller. Endast Gubas systemförvaltning har rätt att ändra i tabellerna, med undantag av tabellen Ämne där alla Gubasinrapportörer kan lägga in beskrivningstext (se vidare i avsnitt 9). Samtliga tabeller är dock läsbara för alla Gubasanvändare. 4
Utbildning Utbildning innehåller funktioner för att lägga till och ändra information om utbildningsprogram, kurser och kurspaket. De grundläggande uppgifterna om kurser, program och programinriktningar (benämning, omfattning, institutionstillhörighet, nivå etc.) hämtas från Ladok. Utbildningen måste alltså finnas i Ladok för att den ska finnas i UtbildningsGubas. Under denna funktion anges även information om utbildningen, såsom information om utbildningens innehåll och mål, webbplats där man kan hitta ytterligare information, och tillträdesregler (förkunskapskravs-, meritvärderings-, urvals- och anmälningsmodeller). Utbildningstillfällen Utbildningstillfällen innehåller funktioner för att skapa utbildningstillfällen och ändra/lägga till information om dessa (se vidare i avsnitt 4). Med utbildningstillfälle avses kurstillfällen och programtillfällen. Alla utbildningstillfällen, såväl de som ska annonseras på antagning.se etc. som de som endast ska finnas i Ladok, måste tillhöra en antagningsomgång. Antagningsomgångar skapas av Gubas systemförvaltningsgrupp. För tillfällen som annonseras på t.ex. antagning.se innehåller antagningsomgången uppgifter om sista anmälningsdag och var en sökande kan hitta anmälningsinformation. Hjälp Under fliken Hjälp öppnar du en webbsida där du kan gå vidare till pdf-versionen av den här användarmanualen. (Framöver kommer användarmanualen göras tillgänglig direkt på webben istället för i pdf-format.). Rapporter Under rubriken Rapporter samlas funktioner som gör det möjligt att ta ut olika sammanställningar av information ur UtbildningsGubas (se vidare i avsnitt 5). Logout Genom att trycka på rubriken Logout avslutar du sessionen i UtbildningsGubas och stänger programmet. 5
2. Inloggning Du loggar in i UtbildningsGubas via sidan Verktyg på Medarbetarportalen Användarhanteringen bygger på universitetets personalkatalog. Du använder samma inloggningsuppgifter som till Medarbetarportalen för att logga in, efter att du ansökt om och fått besked om att du fått behörighet i systemet. Som institutions- och fakultetsanvändare kan du se alla uppgifter i systemet, men du kan bara redigera utbildningar som är knutna till den eller de institutioner du har fått rättighet till. 3. Utbildning Det går inte att skapa kurser eller utbildningsprogram i UtbildningsGubas. Kurser och program läggs in i Ladok av Ladok-gruppen och uppgifterna förs sedan över till UtbildningsGubas vid en nattlig datakörning. En utbildning finns m.a.o. tillgänglig i UtbildningsGubas dagen efter att den etablerats/lagts in i Ladok. Observera dock att ovanstående inte gäller för kurspaket vilka istället måste skapas direkt i utbildningsdatabasen. Kurspaket är en antagningsteknisk konstruktion som inte finns i Ladok utan bara i olika antagningssystem, alltså ska de skapas i UtbildningsGubas. 3.1 Sök utbildning Sökformulär När du ska hantera kurser eller program letar du först upp kursen/programmet under fliken Utbildning. Databasen innehåller grunduppgifter om alla kurser och program som finns i Ladok. Sökformuläret består av tre delar: längst till vänster utbildningens institutions- och ämnestillhörighet, i mitten kod för utbildningen och längst till höger utbildningens status i utbildningsdatabasen. Dessa uppgifter kan kombineras på olika sätt när du söker efter en utbildning. 6
Institution Standardinställningen innebär att sökning sker bland alla institutioner, men sökningen kan begränsas till en institution genom val i drop-downlistan. Det går också att direkt skriva in en institutionskod i fältet. När institution har valts kan du klicka på knappen All utbildning för att komma direkt till listan över institutionens alla utbildningar. Ämne Standardinställningen innebär att sökning sker bland alla ämnen, men sökningen kan begränsas till ett visst ämne genom val i drop-downlistan. Endast de ämnen som är markerade som aktiva under Inställningar i UtbildningsGubas, syns i listan här. Utbildningskod Det går att söka på hela eller en del av utbildningens kod. Tecknet % (procenttecken) används istället för ett eller flera valfria tecken. Söksträngen "SOC%" i fältet Kurskod hittar alltså alla kurser som börjar med bokstäverna "SOC". Om du inte fyller i någonting alls i ett fält så kommer det inte att göras någon sökning alls för den typen av utbildning. Om du fyller i "S%" i fältet för programkod och lämnar alla de andra fälten blanka får du upp alla utbildningsprogram vars kod börjar med "S", men inga kurser, programinriktningar eller kurspaket. Observera alltså att du måste fylla i åtminstone något av fälten för utbildningskod med åtminstone tecknet % för att få några träffar överhuvudtaget. Status för utbildning Utbildningens status är avgörande för hur utbildningen kan användas i systemet. Alla utbildningar har från början status Preliminär. Efter att du har lagt till information om förkunskapskrav och urval samt övriga obligatoriska uppgifter (markerade med en röd asterisk i formuläret) kan du sätta status Aktiv/Klar/Öppen på utbildningen. När status är Aktiv/Klar/Öppen går det att skapa utbildningstillfällen/anmälningstillfällen för utbildningen. När institutionen eller fakulteten är klar med utbildningen ska status Godkänd sättas på utbildningen. Därefter sätter Utbildningsenheten status Publiceras, vilket betyder att utbildningen kommer att publicera på webben, i katalogen och i antagningssystemet om utbildningen har tillfällen som ska utannonseras. Tillfällen som enbart ska gå till Ladok publiceras dock inte på webben eller i 7
katalogen etc. Innan statusen Publiceras satts existerar utbildningen alltså bara internt i UtbildningsGubas. Status Stängd/Nedlagd innebär att utbildningen är nedlagd och inte kommer att ges mer. Standardinställningen är att sökning sker bland utbildningar med status Preliminär, Aktiv/Klar/Godkänd, Godkänd och Publiceras. Sökresultat Resultatet av en sökning presenteras i en lista, uppdelad på program, kurser och kurspaket. Inom varje del är utbildningarna sorterade efter utbildningskod. Sökresultatet innehåller utöver utbildningens kod och svensk benämning även utbildningens nivå, hållbarhetsmärkning samt status. Från resultatlistan kan du gå vidare till att redigera en utbildning, genom knappen Redigera. Från listan kan du även skapa utbildningstillfällen till de utbildningar som har fått status Aktiv/Klar/Öppen, Godkänd eller Publiceras. Det senare förutsätter dock att du innan har valt en antagningsomgång att arbeta i (se vidare i avsnitt 4). 8
Sortera kurser och kurspaket För kurser och kurspaket kan du ange en sorteringsordning. Sorteringsordningen styr i vilken ordning kurserna/kurspaketen publiceras i den tryckta utbildningskatalogen. Se vidare information under rubriken Sortering i avsnitt 3.2 Redigera utbildning samt i avsnitt 9 Sortera kurser och kurspaket om hur sorteringen fungerar och du går tillväga för att sortera. 3.2 Redigera utbildning När du sökt ut en utbildning kan du öppna den för redigering genom att klicka på knappen Redigera. Ett redigeringsformulär öppnas. Du kan bara redigera utbildningar som tillhör den/de institution/institutioner du har rättigheter till. Observera att för nya program måste institutionstillhörigheten läggas in av Gubas systemförvaltning innan du kan redigera utbildningen. Kontakta då gubas@gu.se för att få hjälp med detta. Redigeringsfönstret innehåller samtliga uppgifter om kursen som finns i Ladok (de fälten är gråtonade). Dessa uppgifter kan inte ändras i utbildningsdatabasen utan måste justeras i Ladok. Varje vardagsnatt överförs uppgifter från Ladok till utbildningsdatabasen. Utöver dessa uppgifter finns vissa Gubas-specifika fält. KataGU-institution I fältet KataGU-institution styrs vilka kontaktuppgifter till institution och studievägledning som ska visas i utbildningskatalog och på GU:s webbsidor. Uppgifterna för institutionen hämtas sedan från Palasso, med undantag av telefonnummer och faxnummer som hämtas från telefonisystemet CMG. För studievägledningen hämtas uppgifter om studievägledarens namn och titel från Palasso och uppgifter om besöksadress, telefonnummer, öppettider och e-postadress från telefonisystemet CMG. Information om hur du går tillväga för att ändra uppgifter i Palasso och CMG får du via länken: medarbetarportalen.gu.se/andra-kontaktuppgifter/ Beskrivning Under Beskrivning skriver du in den information som ska publiceras i utbildningskatalogen respektive på webben. Text som ska visas i svensk katalog/på svensk webbsida respektive i engelskt textmaterial/på engelska webbsidor skrivs in i respektive fält. Det innebär exempelvis att finns det ingen text i fältet Beskrivning engelska till webb visas heller ingen beskrivningstext på den engelska webbsidan. Observera också att det dessutom krävs att utbildningen har minst ett aktuellt utbildningstillfälle med markering om visning på engelsk webbsida för att utbildningen ska synas på engelskspråkiga webbsidor. (Se vidare under Undervisningsspråk i avsnitt 4.3.) 9
Du kan formatera din text för webben genom att markera aktuell text och därefter välja teckenformat via knappen Tecken... i menyraden. Du ska välja Normal för brödtext och Rubrik 2 för under-/styckerubriker på sidan. Observera! Använd alltid de förvalda teckenformaten för att texten ska fungera bra på Göteborgs universitets webbsidor! Du kan också göra styckeindelning, använda fetstil eller kursiv stil, och göra punktlistor. För att skriva in specialtecknet apostrof använder du tangenten med apostroftecknet till höger om bokstaven Ä på tangentbordet. (Använder du istället tangenten för accent i sifferraden kommer tecknet att visas fel, som ett upp-och-ner-vänt frågetecken på webben.) Observera! Var försiktig om du klipper och klistrar in text från en annan källa, t.ex. Word. Främmande formateringskoder ställer ofta till problem. Tvätta texten först genom att lägga den i en ren texteditor, t.ex. Anteckningar (Notepad) i Windows, och kopiera sedan in texten därifrån. För kurser får beskrivningen till katalog omfatta max 500 tecken, för webben max 2 000 tecken. (I begreppet tecken inkluderas även mellanslag, komma, punkt etc.) För program får beskrivningen omfatta max 1 500 tecken för katalog och max 6 000 tecken för webb. (I begreppet tecken inkluderas även mellanslag, komma, punkt etc. ) Program med inriktning ska ha dels en allmän beskrivningstext om programmet, dels en kortare text för varje inriktning. Detta gäller både det som visas i katalogen och på webben. Den formulärsida du får fram i UtbildningsGubas för program med inriktning innehåller två olika formulär. Det översta formuläret avser själva inriktningen, det nedersta avser det övergripande programmet. Respektive formulärhuvud anger om det är formuläret för inriktningen eller formuläret för själva huvudprogrammet som du har framför dig. Den specifika texten för respektive inriktning läggs alltså in i det översta formuläret och den allmänna texten som rör hela programmet läggs in i det nedersta formuläret. För att skriva in specialtecknet apostrof (t.ex. i ordet Bachelor s) använder du den tangent som finns i sifferraden på tangentbordet, inte tangenten efter bokstaven Ä. Använder du fel tangent får du meddelande om att otillåtet tecken används. För att få ett enhetligt uttryck i utbildningskatalogen och på webben finns det riktlinjer för hur beskrivningstexterna ska skrivas. Beskrivningstexten ska exempelvis ha ett direkt tilltal till den sökande så skriv därför du istället för det mer opersonliga studenten. Du skrivs med enbart gemener (små bokstäver) i löpande text. Mer utförliga instruktioner om hur du skriver en beskrivningstext finns i Medarbetarportalen, vid inloggningen till UtbildningsGubas. 10
Utbildningens webbadress Här anges webbadressen till den plats där utbildningens hemsida finns. Undvik att ange en länk som bara leder till institutionens startsida. Använd istället en länk direkt till den relevanta informationen (t.ex. till utbildningens öppna sidor i GUL) så blir det lättare för studenterna att hitta informationen direkt. Webbadressen visas inte i utbildningskatalogen utan enbart på kurs- och programsidorna på webben. Extra studievägledare Information om studievägledare hämtas per automatik från Palasso och telefonisystemet CMG, se vidare ovan under KataGU-institution. Vill du dock att andra uppgifter ska visas på webb och i katalog skriver du in de uppgifterna i fältet Extra studievägledare. Extra Sökord och Engelska sökord Nyckelord eller sökord som du vill ska leda till träffar på din utbildning vid fritextsökningen på kursoch programpresentationerna på www.utbildning.gu.se och www.antagning.se, skriver du in i fälten Extra sökord (svenska) resp. Engelska sökord (se bild ovan). Observera också att fritextsökningen även ger träffar på ord från utbildningens titel samt ämnesord som är angivet för utbildningen. Du kan lägga in 15 sökord på svenska samt 15 sökord på engelska. Orden skrivs in med endast mellanrum emellan. Skiljetecken ska inte skrivas in. Indexeringen av sökorden i fritextsökningen på www.antagning.se sker varje natt. Om du ändrat beskrivningen eller lagt in nya sökord, så ska du få träff på dessa dagen efter i fritextsökningen på www.antagning.se. Urvals- och meritvärderingsmodell Urvalsmodell och meritvärderingsmodell talar om hur urvalet till utbildningen går till. Urvals- /meritvärderingsmodell styrs av högskoleförordningen och GU:s antagningsordning (vilken finns tillgänglig på sidan för styrdokument på Medarbetarportalen). När du anger urvalsmodell sätts också 11
meritvärderingsmodellen automatiskt i anslutning till urvalsmodellen (se vidare avsnitt 11 och 12 där urvals- och meritvärderingsmodeller finns listade). Förkunskapskrav, inklusive områdesbehörighetsmodell För kurser och program som har gymnasiala krav ska alltid en områdesbehörighetsmodell användas. Områdesbehörighetsmodellerna finns listade i ett separat dokument vid inloggningen till UtbildningsGubas på Medarbetarportalen. Saknas det någon områdesbehörighetsmodell vänd dig till Gubas systemförvaltning på e-post gubas@gu.se för att få hjälp. Krävs tidigare högskolestudier skrivs förkunskapskraven in under Beskrivning. Texten bör vara identisk med förkunskapskraven som finns i kursplanen. Ges utbildningen på engelska ska förkunskapskraven även skrivas i fältet Beskrivning engelska. Så länge utbildningen inte har status Publiceras kan texten i förkunskapskraven ändras av Gubasanvändare på institutionen. När utbildningen är publicerad kan dock enbart Gubas systemförvaltning justera texten. (Angående formatering och specialtecken, se ovan under avsnittet Beskrivning.) Förkunskapskraven anges alltså antingen med en områdesbehörighet, för gymnasiekrav: eller i fritext när tidigare högskolestudier krävs: Examensinformation Här anges vilken examen utbildningen leder till. Uppgiften är obligatorisk för program, men inte för kurser eller kurspaket. 12
Utbildningstyp Utbildningstyp måste anges och du väljer aktuell typ i drop down-menyn. För kurser ska något av följande användas: Forutbildning: Kurser som förbereder för högskoleutbildning och som inte kan medräknas i examen. Grund: Inledande kurs på grundnivå som inte kräver tidigare högskolestudier. Avancerad: Kurs på avancerad nivå. För program ska något av följande användas: Forutbildning: Förbereder för högskoleutbildning. Kan inte medräknas i en examen. Grund: Nybörjarprogram på grundnivå som inte kräver tidigare högskolestudier eller program där studierna börjar på grundnivå och slutar på avancerad nivå. Avancerad: Program där studierna börjar på avancerad nivå. Prisplapp Prislapp avser den kostnad internationella studenter ska betala för sina studier. I stort sett har samtliga utbildningar inom en fakultet, med några undantag, samma prislapp. Du väljer aktuell prislapp i drop down-menyn. Anmälningsmodell Endast anmälningsmodellen GUALLA (Öppen för alla sökande) kan anges av dig som är Gubasinrapportör/Gubasanvändare. Ska annan anmälningsmodell användas meddelas detta till sektionen för antagning via den programinformation som begärs in av dem inför varje antagningsomgång. Intresseområde Med intresseområde menas de rubriker som finns i utbildningskatalogen och på webben och under vilka utbildningarna sorteras. Ett område måste anges genom val i dropdown-menyn. 13
Aktiv Fältet Aktiv anger om utbildningen finns i Ladok eller inte. Uppgiften kommer från Ladok och ska inte ändras. I UtbildningsGubas. Sortering I utbildningskatalogen sorteras alla kurser/kurspaket och program på följande sätt: 1. Kurser/kurspaket och program presenteras under det intresseområde som valts för utbildningen i UtbildningsGubas. 2. Kurser/kurspaket, program på grundnivå och program på avancerad nivå presenteras var för sig. 3. Kurser/kurspaket sorteras efter ämnet som är valt för respektive kurs/kurspaket. Program presenteras i bokstavsordning. 4. Kurser/kurspaket presenteras därefter efter nivå, grundnivå först, sedan avancerad nivå i den sorteringsordning som gjorts i UtbildningsGubas. Har ingen sortering gjorts läggs kurserna i kurskodsordning. Du anger sorteringsordningen för kurser/kurspaket genom att ange ett tal för kursen där 1 innebär att kursen kommer först i presentationen. Sorteringen kan även göras på annat sätt (se vidare avsnitt 9 Sortera kurs och kurspaket). På webben presenteras programmen och kurserna/kurspaketen i bokstavsordning under angivet ämne. Sortering för webben kan inte göras i UtbildningsGubas. Har engelska valts som undervisningsspråk visas utbildningens benämning på engelska. Status När institutionen/fakulteten är klar med utbildningen ska status sättas till Godkänd. Gubas systemförvaltning ändrar därefter status till Publiceras. När utbildningen har status Publiceras kommer den med i katalog och visas på webb om utbildningen ska utannonseras för ansökan. (På webben syns utbildningen dagen efter att statusen satt till Publiceras.) Hållbarhetsmärkning Här ska anges om kursen/programmet uppfyller aktuella kriterier för hållbarhetsmärkning fastställda av Utbildningsnämnden vid Göteborgs universitet. Se webbsidan Hållbarhetsmärkning av kurser och program på Medarbetarportalen. Hållbarhetsfokuserad: För att en kurs/ett program ska märkas som hållbarhetsfokuserad krävs att minst ett av kursens/programmets lärandemål tydligt visar att kursens/programmets innehåll uppfyller minst ett av kriterierna. Detta innehåll ska också, i enlighet med kriterierna, utgöra kursens/programmets huvudsakliga fokus. Hållbarhetsrelaterad: För att en kurs/ett program ska märkas som hållbarhetsrelaterad krävs att minst ett av kursens/programmets lärandemål tydligt visar att kursens/programmets innehåll uppfyller minst ett av kriterierna. Ingen hållbarhetsmärkning: Kurs/program som inte uppfyller aktuella kriterier för hållbarhetsmärkning. 14
Ämnen En utbildning måste ha ämne knutet till sig. Ämne är en obligatorisk uppgift och måste väljas oavsett om utbildningen ska utannonseras för ansökan (det vill säga visas på Göteborgs universitets webbsidor samt finnas på www.antagning.se och i NyA) eller i de fall då kurstillfällen för utbildningen endast ska finnas i Ladok. Observera! En kurs kan ha ett ämne och ett program max sju ämnen. I Utbildningsformuläret väljer du ett ämne i vänsterspalten (Valbara), markerar ämnet och trycker på knappen med högerpil för att flytta det till högerspalten (Valda). (Se vidare avsnittet Ämnesord där förteckning över samtliga ämnen finns.) För varje ämne finns en ämnesbeskrivning som visas i utbildningskatalogen och på GU:s webbsidor. Ämnesbeskrivningen redigerar du också i UtbildningsGubas. Se vidare i avsnitt 9 Ämnesbeskrivning.) 15
4. Utbildningstillfälle 4.1 Välja antagningsomgång Ett utbildningstillfälle tillhör alltid en specifik antagningsomgång. Du måste därför först välja vilken antagningsomgång du vill arbeta i, innan du kan skapa ett nytt tillfälle eller ändra i ett redan befintligt tillfälle. Valet av antagningsomgång gör du i en drop-downlista. Du markerar den antagningsomgång som utbildningen ska tillhöra samt trycker på knappen Välj. Den valda omgången är sedan aktiv tills du väljer en annan omgång eller loggar ut från systemet. 4.2 Sök utbildningstillfälle För att söka fram ett redan skapat utbildningstillfälle använder du sökformuläret under fliken Utbildningstillfälle. De olika parametrarna i sökformuläret kan kombineras på olika sätt men du måste alltid ange uppgift om antagningsomgång och utbildningskod. 16
Antagningsomgångskod Du kan söka i specifik antagningsomgång, eller i flera antagningsomgångar genom att välja %-tecknet eller söka per läsår. Använd drop-downlistorna. Institution Standardinställningen innebär att sökning sker bland alla institutioner, men sökningen kan du också begränsa till en institution genom val i drop-downlistan. Du kan också alternativt skriva in institutionskoden direkt i fältet. När du har valt institution kan du klicka på knappen All utbildning för att direkt komma vidare till listan över alla utbildningstillfällen vid institutionen. Utbildningskod Det går att söka på hela eller en del av en utbildningskod. Tecknet % (procenttecken) används istället för ett eller flera valfria tecken. Söksträngen "SOC%" i fältet Kurskod hittar alltså alla kurser som börjar med bokstäverna "SOC". Om du inte fyller i någonting alls i ett fält så kommer det inte att göras någon sökning alls för den typen av utbildning. Om du fyller i "S%" i fältet för Programkod och lämnar alla de andra fälten tomma får du upp alla utbildningsprogram vars kod börjar med "S", men inga kurser, programinriktningar eller kurspaket. Observera att du måste fylla i något av fälten för Utbildningskod med åtminstone procenttecken (%) för att få några träffar överhuvudtaget. Status för utbildningstillfälle Standardinställningen är att sökning sker bland tillfällen med status Preliminär, Aktiv/Klar/Öppen, Godkänd och Publiceras. Status Stängd/Nedlagd innebär att utbildningstillfället inte kommer att ges eller redan har givits. När ett utbildningstillfälle skapas får det status Preliminär. När du sedan kompletterat tillfället med obligatoriska uppgifter ska du sätta statusen som Aktiv/Klar/Öppen. Utbildningsenheten sätter sedan status Publiceras, vilket innebär att informationen är komplett och kommer att överföras till Ladok. För tillfällen som ska utannonseras för ansökan innebär det också att utbildningstillfället publiceras på webben (www.utbildning.gu.se och www.antagning.se) samt i utbildningskatalogen. 17
Visa resultat i redigerbar lista I sökformuläret kan du också ange hur du vill se resultatet. Om du inte anger något annat, får du resultatet i en standardlista (se vidare under rubriken Sökresultat nedan). Du kan dock också välja att få resultatet i en redigerbar lista, där du kan ange vissa uppgifter lägga in planeringstal och antagningstal samt räkna ut HST utan att behöva öppna utbildningstillfällesformuläret för varje enskilt tillfälle. Kryssa i så fall i rutan Visa resultat i redigerbar lista, som finns under sökformuläret (se vidare avsnitt 11 Antagnings- och planeringstal). Sökresultat Resultatet av sökningen presenteras i en lista, med tillfällena sorterade efter utbildningskod. Klicka på knappen Redigera för resp. tillfälle för att komma till formuläret Utbildningstillfälle för resp. tillfälle. 4.3 Skapa utbildningstillfälle Efter att du valt antagningsomgång kan du skapa utbildningstillfälle. Det finns två vägar att skapa ett nytt utbildningstillfälle: 1. Du kan välja Skapa nytt i menyn under fliken Utbildningstillfälle. Du får då upp en dialogruta där du fyller i koden för den utbildning du vill skapa ett tillfälle för. Inriktningskod anger du bara för inriktningar inom program. 2. Du kan också skapa ett utbildningstillfälle genom att först söka fram utbildningen genom Sök under fliken Utbildning i menyn. Är antagningsomgång sedan tidigare vald klickar du därefter på knappen Nytt tillfälle och ett formulär för det nya utbildningstillfället visas på skärmen. 18
Det formulär du får fram när du skapar ett nytt utbildningstillfälle innehåller uppgifter om vilken antagningsomgång tillfället tillhör och vissa basuppgifter om utbildningen, bland annat ser du den beskrivningstext som visas i katalogen. De fält som är markerade med röd asterisk är obligatoriska uppgifter för ett tillfälle. Endast i kurspaket Här markeras om tillfället inte kan sökas för sig utan enbart ingår i ett kurspaket. Endast inom program Om den aktuella kursen endast ska ges inom program sätts en markering i rutan. Observera att utbildningstillfällen med denna markering endast ska finnas i antagningsomgången för programkurser! Kursomgång Kursomgången för ett utbildningstillfälle är normalt 1. Men om samma utbildning ges med flera starter samma termin och med samma takt, tid, undervisningsform, ort och finansieringsform anges olika kursomgångar (1, 2, 3, etc.) för att skilja utbildningstillfällena från varandra. Lägger du in uppgifter på ett nytt tillfälle samma termin och också takt, tid, undervisningsform, ort och finansieringsform är exakt desamma som på ett redan befintligt tillfälle under samma termin (oavsett antagningsomgång) kan tillfället inte skapas utan du får ett felmeddelande. Gå tillbaka och ändra siffran i kursomgång, så löses problemet och det nya tillfället kan sparas. 19
Takt Undervisningstakt anges som procent av heltidsstudier. Du kan räkna ut den faktiska undervisningstakten genom att använda formeln: kursens hp/antal veckor/ 1,5 (antal hp/vecka) Du väljer sedan i dropdown-menyn den takt som ligger närmast den faktiska, uträknade takten. För t.ex. en kurs på 22,5 hp som läses under 19 veckor blir takten: 22,5 hp/19 veckor/1,5=0,79. Du väljer då takten 75 %. Tid Begreppet Tid innebär här den tid på dagen undervisningen i huvudsak äger rum. Ges kursen som nätbaserad distanskurs markerar du rutan IT-baserad distans. När IT-baserad distans markeras sätts tid, undervisningsform och finansieringsform automatiskt till förvalda värden (vilka är Blandade tider, ITD Nätundervisning samt Ordinarie utbildning). Dessa värden kan du dock också ändra. Dessutom anges Netuniversity som partner. När rutan IT-baserad distans är markerad eller värdena DST (Distans) eller ITD (Nätundervisning) är angivna vid rubriken Undervisningsform, visas raden Antal fysiska träffar varav är obligatoriska. Här ska antal fysiska träffar anges samt hur många av dem som är obligatoriska. Observera! Om det inte är några träffar alls för tillfället och/eller inga obligatoriska träffar finns, måste siffran 0 skrivas i aktuellt/aktuella fält. Uppgifterna om obligatoriska träffar visas på www.antagning.se och ligger också till grund för de resultat man får när man söker information om distansutbildningar utan träffar på samma webbplats. Undervisningsform Uppgiften Undervisningsform talar om i vilken form kursen ges. Vanligtvis anges NML (Normal), vilket också är förvalt. Undervisningsformen DEC (Decentraliserad) väljs enbart om utbildningstillfället ges på annan ort än Göteborg, DST (Distans) väljs om tillfället är en distanskurs (ej nätbaserad distanskurs) och ITD (Nätundervisning) om utbildningstillfället är nätbaserat. 20
Ort Du väljer ort från vänsterspalten (Valbara), markerar orten och trycker på knappen med högerpil för att flytta orten till högerspalten (Valda). Göteborg är förvalt och måste tas bort om du väljer en annan studieort. Observera att endast en ort ska finnas angiven! Finansieringsform Finansieringsform måste anges. Vanligtvis anges ORD (Ordinarie utbildning). För sommarkurser ska finansieringsformen SU anges. Undervisningsspråk Undervisningsspråket Svenska är förvalt och gäller om inte utbildningen i sin helhet ges på annat språk. Väljs Engelska som undervisningsspråk visas texten Ska visas på engelska webbsidor? med en kryssruta. Kryssar du då i rutan visas utbildningen på GU:s engelska webbsidor (www.utbildning.gu.se/education) och på engelskspråkiga www.universityadmissions.se. Är rutan inte ikryssad visas utbildningen endast på de svenska webbsidorna. Sätts kryss i rutan visas även texten Svenska krävs ej för grundläggande behörighet. Start- och stoppdatum Start- och Stoppdatum talar om vilka datum utbildningen börjar och slutar. Här ska anges tillfällets verkliga start- och stoppdatum både för kurser och för program! Enligt Regler för terminstidernas förläggning från och med 2014/15 (beslut G 2013/153) påbörjas höstterminen den måndag som infaller mellan den 28 augusti och 3 september och pågår i 20 veckor. Vårterminen påbörjas den måndag som infaller 20 veckor efter hösterminens början och pågår i 20 veckor. Sommarkurserna ges under perioden som ligger mellan sista datum för vårterminen och första datum för kommande hösttermin. Dispens från terminstiderna, s.k. avvikande terminstid, måste ansökas om hos Utbildningsenheten. (Blanketter för ansökan nås genom denna webbsida på Medarbetarportalen.) Periodstart och termin beräknas automatiskt. Periodstart används på www.antagning.se för att ange 21
den ungefärliga starttiden för en utbildning: Period 1 = Första halvan av vårterminen Period 2 = Andra halvan av vårterminen Period 3 = Sommaren Period 4 = Första halvan av höstterminen Period 5 = Andra halvan av höstterminen Poängfördelning starttermin m.fl. terminer Vid poängfördelningen anges det antal poäng utbildningen omfattar under respektive termin. Uppgifterna om start- och stoppvecka beräknas och läggs in automatiskt från de ifyllda uppgifterna startdatum resp. stoppdatum i formuläret. (Justering av vecka kan behövas enligt vidare information nedan.) Utbildningstillfälle för ett program: Endast poängen för startterminen anges. Utbildningstillfälle för en kurs som går över flera terminer: Poängfördelningen anges för samtliga terminer. Observera! Går tillfället över flera terminer måste första terminens stoppvecka justeras. Det görs genom att markera uppgiften i sista rutan i fältet Poängfördelning starttermin och ändra den manuellt. Utbildningstillfälle för sommarkurser: 1. För sommarkurser som går under en sammanhängande period läggs hela kurstiden in vid Poängfördelning starttermin oavsett om kurstiden går över både vår- och höstterminen eller ej. I Ladok kommer kurstiden inte heller att fördelas på vår- och hösttermin, utan samtliga veckor kommer att ligga kvar på vårterminen (om kursen börjar på vårterminen innan den 1 juli). Detta innebär att studenterna endast behöver göra en förstagångsregistering (FFG). De behöver alltså inte fortsättningsregistrera (FO) sig för de veckor som ligger efter den 1 juli. (Kontakta ladok@gu.se vid vidare frågor.) 2. För sommarkurser som har uppehåll i studierna läggs hela kurstiden ändå in vid Poängfördelning starttermin, då det tyvärr inte är möjligt att fördela poäng på olika terminer för sommarkurser i UtbildningsGubas. Om kursen ska gå över två perioder varav en på vårterminen och en på höstterminen, t.ex. v.24-26 och v. 32-33, och därigenom ha en paus mellan terminerna, måste information om hur kursen ges också läggas in i fältet Övrigt. Studenterna ges då denna information på www.utbildning.gu.se. Efter att överföringen av utbildningstillfällen har gjorts till Ladok, fördelar Ladok-gruppen också veckorna på vår- och hösttermin direkt i Ladok. Studenterna på kurser med uppehåll måste göra både FFGregistrering och FO-registrering. (Kontakta ladok@gu.se vid vidare frågor.) 22
Förkunskapskrav, områdesbehörighetsmodell, anmälningsmodell, urvalsmodell och meritvärderingsmodell Uppgifterna om förkunskapskrav/områdesbehörighetsmodell samt övriga modeller för anmälan och urval hämtas från utbildningen i UtbildningsGubas och kan inte ändras av Gubasanvändare för en publicerad utbildning. I de fall där anmälningsmodell och urvalsmodell ska ändras, t.ex. för utbildningstillfällen för programkurs, ska ändringen meddelas Utbildningsenheten via e-post till gubas@gu.se. Däremot kan du alltid ange att platsgaranti ska gälla för utbildningstillfället, vilket markeras genom ett kryss i rutan för Platsgaranti. Tillåt sen anmälan Uppgiften om sen anmälan går till www.antagning.se, NyA samt www.utbildning.gu.se och anger att utbildningstillfället tillåter att studenter anmäler sig sent, d.v.s. efter sista anmälningsdag. Ska ett utbildningstillfälle vara öppet för sen anmälan måste du aktivt kryssa för det och ange det datum fr.o.m. vilket sen anmälan ska vara stängd. Datumet måste skrivas i formatet åååå-mm-dd. (Se bild nedan.) Datumet skickas över till www.antagning.se samt styr anmälningsknappen på utbildning.gu.se. Observera att om datum inte anges kommer utbildningstillfället inte att visas på www.antagning.se även om du satt kryss för sen anmälan. Om ett utbildningstillfälle ska stängas för sen anmälan efter att sista anmälningsdag har passerat måste tillfället ställas in både i NyA och i UtbildningsGubas. Om inte ändringen görs i båda systemen kommer utbildningstillfället antingen ändå vara möjlig att ansöka till (via antagning.se/ universityadmissions.se) eller så kommer det att se ut som att utbildningen är möjlig att ansöka till på GU:s webbsidor, men när man klickar sig vidare till antagning.se/universityadmissions.se är utbildningen ändå stängd för anmälan. Du stänger tillfället i UtbildningsGubas genom att radera datumet och ta bort krysset vid Tillåt sen anmälan. Behöver du hjälp med hur du ska stänga utbildningstillfället för sen anmälan i NyA kan du kontakta Sektionen för antagning via t.ex. antagning@gu.se. Partner Partnern Netuniversity sätts automatiskt av systemet om utbildningstillfället ges som nätbaserad distanskurs. 23
Planerings- och antagningstal Utbildningens planeringstal (det budgeterade antalet platser på utbildningen) samt antagningstal (det antal sökande som ska antas, inklusive ev. överintag) för första och andra urvalet kan anges här. Uppgifterna kan även anges i listan vid utsökningen av kurs- och programtillfälle när du valt redigerbar lista (se vidare information om detta i avsnitt 11 Antagnings- och planeringstal.) För program som vänder sig till nybörjare måste planeringstal anges inför publicering på webben, då denna uppgift visas för programmet på www.antagning.se. (Se bild nedan.) Observera! Planerings- och antagningstal kan läggas in i UtbildningsGubas i samband med att kurstillfället skapas eller korrigeras av institutionen. Efter att antagningsomgången som kurstillfället tillhör är publicerad kan uppgifterna inte längre läggas in eller ändras i UtbildningsGubas. Inläggning eller ändring av inlagda uppgifter görs då istället direkt i NyA-webben. Vid frågor om detta Kontakta sektionen för antagning på t.ex. antagning@gu.se. Efterantagning Om kursen/programmet ska vara öppen/öppet för sen anmälan på antagning.se kan här anges hur många studenter inklusive de efterantagna som ska antas. Det tal som anges kan vara detsamma som planeringstalet. Om efterantagningstalet inte läggs in i UtbildningsGubas i samband med att kurstillfället skapas ska det istället läggas in i NyA-webben. (Se också vidare i avsnitt 11 Antagningsoch planeringstal.) Introduktionsmöte samt Övrigt Information kring utbildningstillfället som inte anges på annan plats skrivs in här. Status När utbildningstillfället är klart sätts status till Aktiv/Klar/Öppen av institutionen. Utbildningsenheten ändrar sedan status till Publiceras, efter att anmälningskoden är satt. 24
4.4 Överföring till Ladok Uppgifterna som är inlagda på utbildningstillfällen förs över till Ladok efter sista anmälningsdag till fristående kurser och program. Denna överföring görs, för utbildningar som annonserats via www.gu.se/utbildning och www.antagning.se, en gång per termin i månadsskiftet april-maj resp. månadsskiftet oktober-november. Tillfällen som enbart ska föras över till Ladok, och alltså ej har utannonserats, förs över efter att ovan nämnda överföring är gjord och sedan också löpande under resterande delen av terminen (se också vidare information under avsnitt 1 och avsnitt 6.) 25
5. Rapporter Som Gubasanvändare kan du ta ut två olika rapporter. I rapporten Utskriftsvänlig översikt får du en översikt över den information som går till katalog och webb. I rapporten Utbildningstillfällen ges en översikt över informationen som är inlagd på utbildningstillfällen. 5.1 Utskriftsvänlig översikt I rapporten Utskriftsvänlig översikt får du fram en lättöverskådlig översikt över de kurser och program som du lagt in, med tillhörande informationstext. För att denna rapport ska visas så bra som möjligt rekommenderas webbläsaren Internet Explorer. Du får först upp ett sökformulär (som liknar det som finns under fliken Utbildningstillfälle) där du gör din utsökning. Välj parametrar och tryck på Sök. Utskriften öppnas i ett nytt fönster. Överst i utskriften visas förklaringar till färger och symboler som används i översikten. Färgkoderna visar status på uppgiften, t.ex. innebär röd text på utbildningens benämning att kursen/programmet endast har status Aktiv/Klar/Öppen under Utbildningsfliken (d.v.s. kursen/programmet kommer inte att finnas med i varken katalog eller på webben). Röd text på ett utbildningstillfälle anger att själva utbildningstillfället inte är publicerat och därmed inte visas i katalog, på webb eller skickas till antagning.se/nya. (Se också exempel nedan.) Kurserna är sorterade enligt den sorteringsordning du har gjort, först kurser och kurspaket på grundnivå därefter på avancerad nivå ämnesvis. Efter kurserna kommer programmen. Inledningsvis visas sedan institutionsuppgifter inklusive ämnesbeskrivning. Länkar visas i en ljusbrun färg. (Se också exempel nedan.) 26
Ex. 1: Anger vilken antagningsomgång utbildningstillfället ligger i. Ex. 2: Ex. 3: Röd, gul eller blå färg på utbildningstillfället eller på utbildningens benämning anger vilken status utbildningstillfället respektive utbildningen har i UtbildningsGubas. Det framgår också vilka uppgifter som saknas. I exempel två saknas anmälningskod. 27
5.2 Rapport utbildningstillfällen Syftet med rapporten Utbildningstillfällen är att du ska få en överblick över informationen som är inlagd för utbildningstillfällena. I sökformuläret utformar du rapporten. Du kan söka i en eller flera antagningsomgångar, på ett eller flera läsår, efter stängda och/eller publicerade utbildningstillfällen. Du kan välja en eller flera institutioner, en eller flera kurser och utbildningar. Du kan även söka på specifika anmälningskoder. Klickar du på frågetecknet vid respektive funktion visas en dialogruta som förklarar funktionen. Du väljer även vilka parametrar du vill ska visas genom att bocka i respektive ruta i fältet Rapporttyp. Rapporten visas antingen i webbfönstret eller i ett Excelblad. Vill du ha rapporten i webbfönstret, klicka på Sök. Önskar du ett Excelblad, bocka i Resultat i excelfil innan du klickar på Sök. 28
Exempel på utsökning I både webbfönstret och i Excelbladet kan du sortera. Sorteringen i webbfönstret görs genom att klicka på rubriken i respektive kolumn (se bild nedan). I de fall det står två olika uppgifter i en cell får du en förklaring genom att föra muspekaren över utropstecknet. 29
Del II Speciella åtgärder 6. Utbildningstillfällen som inte ska till katalog och/eller webb samt NyA, utan enbart ska till Ladok För alla kurser som ska ges fr.o.m. vårterminen 2016 ska alla utbildningstillfällen/kurstillfällen rapporteras in till Ladok via UtbildningsGubas. Detta omfattar alltså även alla de tillfällen som inte har antagning via antagning.se och NyA och som tidigare beställdes direkt hos Ladok-gruppen på särskild blankett. Redigering av utbildning och inläggning av utbildningstillfälle görs för dessa tillfällen enligt beskrivningarna i denna manual samt enligt särskild lathund för hanteringen av dessa tillfällen. Lathunden nås i högerspalten på webbsidan Medarbetarportalen > Verktyg > Gubas > UtbildningsGubas. Dessa kurstillfällen ska läggas i antagningsomgång Ladok. Vissa sommarkurser ska läggas i särskild sommarkurs-omgång. Se också vidare information i avsnitt 1, 4.3 och 7. 7. Kurser inom program De kurser inom program som studenter ska söka till eller direktantas till av sektionen för antagning, läggs in i antagningsomgång Prog-kurs i UtbildningsGubas. Observera dock att detta inte gäller för inledande kurs på program som ska läggas i antagningsomgång Ladok om enbart programstudenter ska gå tillfället eller i antagningsomgång Frikurs om kursen också ska kunna sökas som fristående kurs. Besked om vilken den inledande kursen är på respektive program ska också meddelas Ladok-gruppen på ladok@gu.se inför varje programtillfälle. Ange då det inledande kurstillfällets anmälningskod och programtillfällets anmälningskod. Generellt kan sägas att de kurser som ges både som kurs inom program och som fristående kurs endast ska ha ett utbildningstillfälle definierat i UtbildningsGubas. Undantaget är lärarutbildningen där de kurser som ges både inom lärarutbildningen och som fristående kurs ska ha två utbildningstillfällen. Utbildningstillfället som ges inom lärarutbildningen ska ha finansieringsform LUN. Principen vid inläggning av programkurser är att det är respektive institution som lägger in sina kurser. För de program som består av kurser från olika institutioner måste man gemensamt komma överens om vem som lägger in vad. För kurser inom lärarutbildningen sköts allt kring utbildningstillfällen av LUN. 8. Kurspaket Kurspaket är en antagningsteknisk term och konstruktion. Ett kurspaket är sammansatt av utbildningstillfällen som har knutits ihop till ett gemensamt paket med en gemensam anmälningskod. 8.1 Skapa kurspaket Kurspaket skapas i UtbildningsGubas och görs i systemet under fliken Utbildning > Skapa ny > Kurspaket 30
Eftersom kurspaket endast är en antagningsteknisk konstruktion finns de heller inte i Ladok. I formuläret måste du därför fylla i alla nödvändiga uppgifter, som kurspaketskod, benämning, antal högskolepoäng etc. Längst ner i formuläret anges vilka kurser som ingår i kurspaketet. 8.2 Skapa tillfälle för kurspaket Kurspaketet måste ha ett utbildningstillfälle. Dessutom måste också utbildningstillfällen finnas för de ingående kurserna. Du som Gubasanvändare ska skapa utbildningstillfällen för de ingående kurserna. Tillfällena för dessa kurser måste ligga i samma antagningsomgång som kurspaketets tillfälle sedan också ligger i. Observera att för de kurser som enbart ingår i kurspaket måste rutan Endast i kurspaket vara kryssad i utbildningstillfälles-formuläret för respektive kurs. Därefter skapas ett utbildningstillfälle för själva kurspaketet, vilket enbart Gubas systemförvaltning kan göra. Meddela systemförvaltningen på gubas@gu.se att du behöver ett nytt utbildningstillfälle för ett kurspaket. Ange då också kod för kurspaketet, kurskoderna/anmälningskoderna för de ingående kurserna/tillfällena samt uppgifter om kurspaketets start- och stoppdatum, takt, tid, undervisningsform, ort, finansieringsform, undervisningsspråk och ev. datum för sen anmälan. 9. Sortera kurser och kurspaket Efter utsökning av kurser och kurspaket kan du ange en sorteringsordning. Sorteringsordningen styr i vilken ordning kurserna/kurspaketen publiceras i utbildningskatalogen (men inte på webben). Det finns två sätt att ange sorteringsordning: 1. Ange ett tal i sorteringskolumnen för var och en av de kurserna/kurspaketen du vill ha sorterade/ändrad sortering på. Klicka därefter på knappen Sortera 1. Kurserna/kurspaketen läggs nu i ordning efter de tal du angett, med lägst nummer först. 2. Dubbelklicka på den kurs/det kurspaket du vill flytta (raden blir då gulmarkerad). Dubbelklicka sedan på den rad/plats som kursen/kurspaketet ska flyttas till. När alla ändringar är gjorda klickar du på knappen Sortera 2. Kurserna/kurspaketen läggs i önskad ordning samt får sorteringstal i tiotalsintervall inskrivna. Observera dock att denna variant av sortering endast kan göras om du använder Internet Explorer. 31
Se också mer information om sortering av kurser och kurspaket, och hur kurser/kurspaket och program presenteras i utbildningskatalogen i avsnittet Sortering under 3.2. Redigera utbildning. 10. Ämnesbeskrivning I utbildningskatalog och på webb presenteras kurserna under en ämnesrubrik. Ur informationssynpunkt är det mycket önskvärt att det finns en ämnesbeskrivning för varje ämne. På webben visas först själva ämnet, därefter radas kurserna upp. Mellan ämnnesrubriken och rubriken Grundnivå finns utrymme att lägga in en text, som beskriver ämnet och vad man läser. (Se bild nedan.) Beskrivningstext för ämne läggs in och redigeras i UtbildningsGubas under fliken Inställningar > Ämne. Välj aktuellt ämne samt klicka på knappen Redigera. I formuläret kan du lägga in beskrivningstexter på såväl svenska som engelska. För de ämnen som har kurser med undervisningsspråk engelska ska det också finnas en ämnesbeskrivning på engelska. Beskrivningstexten får omfatta max 1 500 tecken. (Se bild nedan.) Observera! Var försiktig om du klipper och klistrar in text från en annan källa, t.ex. Word. Främmande formateringskoder ställer ofta till problem. Tvätta texten först genom att lägga den i en ren texteditor, t.ex. Anteckningar (Notepad) i Windows, och kopiera sedan in texten därifrån. 32
11. Antagnings- och planeringstal Under fliken Utbildningstillfälle finns ett särskilt formulär i vilket du lätt kan lägga in uppgifter om antagnings- och planeringstal på samtliga kurs- och programtillfällen vid institutionen, utan att behöva gå in på respektive utbildningstillfälle. Observera! Detta kan du göra så länge inte antagningsomgången som utbildningstillfällena ingår i, är publicerad! Inläggning eller ändring av inlagda uppgifter görs då istället direkt i NyA-webben. Vid frågor om detta Kontakta sektionen för antagning på t.ex. antagning@gu.se. Observera att för program som vänder sig till nybörjare måste planeringstal anges inför publicering på webben, då denna uppgift visas för programmet på www.antagning.se. (Se bild nedan.) För att ta fram formuläret för att kunna lägga in uppgifter om antagnings- och planeringstal på flera utbildningstillfällen samlat börjar du med att välja antagningsomgång, vilket görs under fliken Utbildningstillfälle. Därefter går du in på fliken Utbildningstillfälle igen och väljer alternativet Sök. I sökformuläret söker du fram de utbildningar du vill ska visas i formuläret. Kryssa i rutan Visa resultat i redigerbar lista innan du trycker på knappen Sök. Du får då fram det formulär där du kan ange samtliga tal utan att behöva gå in på varje utbildningstillfälle för sig. 33