Uppdaterad 2019-05-23 REDOVISNINGSSEKTIONEN Lathund korrigera verksamheter mellan ansvar Bakgrund varför får en pågående verksamhet med projektslut endast redovisas på ett ansvar? När en pågående verksamhet med projektslut redovisas på mer än ett ansvar finns det en risk att projektet redovisas som både tillgång och skuld i universitetets balansräkning. I redovisningen får ett projekt redovisas som antingen en tillgång (upplupen intäkt) eller en skuld (oförbrukade medel). Därför är det viktigt att verksamheter med projektslut endast redovisas på ett ansvar. Kontroller av detta görs centralt flera gånger per år. Hur flyttas intäkter/kostnader/balanser mellan ansvar? När en verksamhet som är redovisad på flera ansvar ska korrigeras, eller när en verksamhet ska flyttas från ett ansvar till ett annat är det viktigt att detta görs på rätt sätt för att redovisningen ska bli korrekt. Olika metoder används beroende på vad som är orsaken till att man behöver flytta intäkter/kostnader/balanser mellan ansvar. Här ger vi exempel på två vanliga scenarion och hur de bör korrigeras. Scenario 1 En eller ett fåtal transaktioner är bokförda på fel ansvar, t ex en reseräkning eller en leverantörsfaktura I detta fall ska de felaktiga konteringarna korrigeras med ursprungligt konto och motpart mellan ansvaren så långt det går. Tänk på att alltid ha med personnummer vid korrigering av lönekonton där personnummer är angett. Vissa konton får inte korrigeras manuellt, läs mer i avsnitt Konton som inte får korrigeras manuellt på s. 2. Se exempel på omföringar vid scenario 1 på sidan 5. Scenario 2 Flytt mellan ansvar pga forskarflytt eller omorganisering I detta fall flyttas saldot på verksamheten, som redovisas antingen som oförbrukade medel eller upplupna intäkter, från det gamla till det nya ansvaret. Det är dock inte tillåtet att göra manuella omföringar med de ursprungliga kontona eftersom dessa endast används vid maskinella körningar, läs mer i avsnitt Konton för upplupna intäkter och oförbrukade medel på sida 2. Utöver att flytta saldot på verksamheten är det viktigt att kontrollera att det inte finns kvar lönekonteringar i Primula eller avskrivningar på fel ansvar och att ändra ansvar på eventuella kommande rekvisitioner i EKO. Se exempel på omföringar vid scenario 2 på sidan 7. Redovisningssektionen 1 (8) Rosenlundsgatan 4, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
Kontogrupper och hur de korrigeras Nedan beskrivs vilka konton som inte får korrigeras manuellt och hur man ska gå tillväga för att flytta saldon på dessa konton. Konton för upplupna intäkter och oförbrukade medel Vid manuella omföringar av saldon på balanskonton får inga maskinella konton/systemkonton användas. Motparterna IB och RRAVSL får heller aldrig användas i en manuell omföring. På bidrags- och uppdragsverksamheter med maskinell periodisering varje månad bokas saldot som antingen upplupna intäkter eller oförbrukade bidrag. Följande konton ska aldrig korrigeras manuellt: 1636 Upplupna bidragsintäkter statliga, systembokfört 1637 Upplupna bidragsintäkter ej statliga, systembokfört 2736 Oförbrukade bidrag statliga, systembokfört 2737 Oförbrukade bidrag ej statliga, systembokfört 1676 Upplupna uppdragsintäkter statliga, systembokfört 1677 Upplupna uppdragsintäkter ej statliga, systembokfört 2776 Oförbrukade uppdragsmedel, statliga, systembokfört 2777 Oförbrukade uppdragsmedel, ej statliga, systembokfört I kontoplanen finns särskilda konton för manuella korrigeringar av upplupna intäkter respektive oförbrukade bidrag/uppdrag. Om ett saldo på något av ovanstående konton ska flyttas till ett nytt ansvar sker omföring istället på det motsvarande 5-siffriga kontot genom tillägg av en etta på slutet i både debet och kredit och med motpart OMF. Konto 2070 får användas med motpart OMF på Ekonomiwebben kan du läsa mer om vad som gäller för att flytta saldon med konto 2070: https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/internatransaktioner/rattelse/omforing-konto-2070/ Exempel Ett IB på upplupna bidragsintäkter konto 1637 ska omföras från ansvar 3150 till 3151. Saldot har uppstått eftersom en kostnad bokfördes på fel ansvar 3150 i period 201812. Innan omföringen är beloppet redovisat enligt nedan i Agresso: Korrigeringen av den ingående balansen från ansvar 3150 till 3151 sker via en omföring i den öppna perioden enligt följande, med OMF som motpart och finansiär: Konto Konto (T) Ansvar Verks Motpart/finansiär Text Belopp 16371 Upplupna bidragsintäkter ej statliga, manuell bokning 3150 253111215 OMF Flytt av IB från A3150 till A3151 pga felkontering -1409,00 16371 Upplupna bidragsintäkter ej statliga, manuell bokning föregående år 3151 253111215 OMF Flytt av IB från A3150 till A3151 pga felkontering föregående år 1409,00 Efter omföringen är gjord kommer saldot på konto 1637 på ansvar 3150 att nollställas i nästkommande avslutskörning. Saldona på konto 16371 kommer också att nollställas i nästkommande avslutskörning. Periodiseringskonton Följande konton får heller aldrig korrigeras manuellt utan saldot på dessa konton regleras då övriga intäkts- och kostnadskonton nollställs från det gamla till det nya ansvaret: 2 (8)
39936 Periodisering pågående projekt bidrag statligt, systembokfört 39937 Periodisering pågående projekt bidrag ej statliga, systembokfört 39976 Periodisering Uppdrag statliga systembokfört 39977 Periodisering Uppdrag ej statliga systembokfört Triggerkonton Följande triggerkonto används endast för automatkonteringar och får aldrig korrigeras manuellt: 57044 Indirekta kostnader totala Följande triggerkonton används endast för automatkonteringar eller vid nollställning av stödverksamheten. De används aldrig för att flytta saldon mellan ansvar/verksamheter. 50111 Lokalkostnader fördelning 5724 IT-kostnad, fördelad Saldot på dessa konton kommer att rättas när samtliga kostnader som triggar OH har flyttats från det gamla till det nya ansvaret. När de direkta kostnader som triggar OH har flyttats till det nya ansvaret kommer OH-kostnader att triggas på det nya ansvaret vid nästkommande avslutskörning. Flytt av anläggning mellan ansvar/verksamheter Om en anläggning ska byta ansvar ska blanketten Anläggningstillgång anmälan om avregistrering fyllas i och skickas till ekonomisupporten. Vidare måste anläggningens nyttjandekontering ändras till det nya ansvaret/verksamheten i anläggningsregistret. 3 (8)
Samfinansieringskonton Maskinell samfinansiering innebär att samfinansiering sker procentuellt varje periodavslut med den procentsats för samfinansiering som angetts på verksamheten. Beloppet för samfinansiering varje månad baseras på de kostnader som bokförts på verksamheten under perioden, och samfinansieringen bokas på de ansvar där kostnaderna ligger. Därigenom korrigeras samfinansieringen till rätt ansvar när man väl flyttar de kostnader som ligger på fel ansvar. Observera att detta endast gäller för den maskinella samfinansieringen. För att se om det ligger maskinell samfinansiering på verksamheten går man in på verksamhetens relation står det en procentsats i något av fälten UMEDFINOHK, UMEDFINLOK, MEDFINBIDR (får ej användas på nyupplagda projekt f o m 2016 men kan förekomma på äldre projekt) samt SAMFINKOST så har verksamheten maskinell samfinansiering. Exempel på hur maskinell samfinansiering redovisas på verksamheten i AGRESSO: Manuell samfinansiering, det vill säga den samfinansiering som läggs in via en manuell omföring, ska flyttas manuellt från det gamla till det nya ansvaret med ursprunglig kontering om den har konterats på fel ansvar. 4 (8)
Scenario 1 flytt av enstaka kostnader Exempel A På verksamhet 242527902 som tillhör ansvar 2941 har lönekostnader samt en bidragsintäkt konterats felaktigt på ansvar 2940. Kostnaderna har triggat OH kostnader på konto 50111, 57044 och 5724. Vid periodavslutet bokades ett saldo på konto 2737 på ansvar 2940 som motsvarar intäkter minus kostnader för period 201902. Transaktionerna ska omföras till ansvar 2941. Bilden nedan visar vilka rader som ska omföras i detta exempel. Eftersom övriga konton är maskinella ska endast markerade intäktskonton och kostnadskonton omföras. Resterande saldon kommer att rättas till i nästkommande avslutskörning. Bokföringsorder för omföringen ser ut såhär: Konto Ansvar Verks Motpart/finansiär Personnr Text Belopp Kommentar 3721 2940 242527902 K8572022799 Korr EKO fakt Göteborgs Friidrottsförbund 500015239 från A2940 till A2941 3721 2941 242527902 K8572022799 Korr EKO fakt Göteborgs Friidrottsförbund 500015239 från A2940 till A2941 4021 2940 242527902 LÖN XXXXXXXXXX Korr Lön mån 1902 Efternamn, förnamn, från A2940 till A2941 4021 2941 242527902 LÖN XXXXXXXXXX Korr Lön mån 1902 Efternamn, förnamn, från A2940 till A2941 4081 2940 242527902 LÖN XXXXXXXXXX Korr Lön mån 1902 Efternamn, förnamn, från A2940 till A2941 4081 2941 242527902 LÖN XXXXXXXXXX Korr Lön mån 1902 Efternamn, förnamn, från A2940 till A2941 350 000,00 Använd alltid ursprunglig motpart och finansiär -350 000,00-43 947,31 43 947,31-6 938,39 Vid flera rader av lönekonteringar på samma konto och på ett och samma personnummer kan dessa slås ihop så att endast summan av transaktionerna flyttas 6 938,39 Vid flera rader av lönekonteringar på samma konto och på ett och samma personnummer kan dessa slås ihop så att endast summan av transaktionerna flyttas 5 (8)
När bokföringsordern ovan är bokförd kommer saldot på resterande maskinella konton att rättas till vid nästkommande avslutskörning. Exempel B På verksamhet 244211305 som tillhör ansvar 5200 har en kostnad i form av övriga tjänster konterats felaktigt på ansvar 5205. Kostnaden har triggat OH-kostnader på ansvar 5205 på konto 57044. Vid periodavslutet bokades ett saldo på konto 1637 på ansvar 5205 som motsvarar intäkter minus kostnader för period 201901. Transaktionerna ska omföras till ansvar 5200. Bilden nedan visar vilka rader som ska omföras i detta exempel. Eftersom övriga konton är maskinella ska endast markerade kostnadskonton omföras. Resterande saldon kommer att rättas till i nästkommande avslutskörning. Bokföringsorder för omföringen ser ut såhär: Konto Ansvar Verks Motpart/finansiär Personnr/anläggningsnr Text Belopp 5798 5205 244211305 L1051 Korr kostnad ver 54127545 från A5205 till A5200 5798 5200 244211305 L1051 Korr kostnad ver 54127545 från A5205 till A5200-4 637,00 4 637,00 När bokföringsordern ovan är bokförd kommer saldot på resterande maskinella konton att rättas till vid nästkommande avslutskörning. Observera att vid flytt av enstaka kostnader ska inte saldon på följande konton för oförbrukade medel/upplupna intäkter flyttas, utan saldot kommer att korrigeras när samtliga kostnader eller intäkter flyttats till rätt ansvar: 1636 Upplupna bidragsintäkter statliga, systembokfört 1637 Upplupna bidragsintäkter ej statliga, systembokfört 2736 Oförbrukade bidrag statliga, systembokfört 2737 Oförbrukade bidrag ej statliga, systembokfört 1676 Upplupna uppdragsintäkter statliga, systembokfört 1677 Upplupna uppdragsintäkter ej statliga, systembokfört 2776 Oförbrukade uppdragsmedel, statliga, systembokfört 2777 Oförbrukade uppdragsmedel, ej statliga, systembokfört Om det kvarstår ett IB från föregående år på ett av dessa konton när samtliga kostnader och intäkter som uppstått innevarande år är flyttade (och en avslutskörning gått emellan) kan man flytta IB på dessa konton, men då med den metod som skrivs på s 2, dvs med en etta efter kontot som saldot ligger på och med OMF som motpart och finansiär i både debet och kredit. 6 (8)
Scenario 2 - Flytt av ett helt projekt till ett nytt ansvar Exempel C Verksamhet 251026082 ska byta ansvar pga omorganisering till ansvar 1120 per 20190301, dvs verksamheten ska redovisas på det nya ansvaret f o m 20190301. Eftersom denna flytt inte avser felkonteringar utan beror på en flytt från ett ansvar till ett annat pga omorganisering så kan historiken ligga kvar på det gamla ansvaret. Endast saldot på kontot för oförbrukade medel eller upplupna intäkter per 20190228 flyttas då från det gamla till det nya ansvaret. Eftersom vi ska flytta ett saldo som ligger på ett maskinellt balanskonto, 2737, använder vi den manuella motsvarigheten - konto 27371 och med OMF som motpart/finansiär i både debet och kredit. Bokföringsorder för omföringen ser ut såhär: Konto Ansvar Verks Motpart/finansiär Personnr/anläggningsnr Text Belopp 27371 1100 251026082 OMF Flytt av saldo 1 039 913,39 från ansvar 1100 till 1120 enl bifogat beslut 27371 1120 251026082 OMF Flytt av saldo från ansvar 1100 till 1120 enl bifogat beslut -1 039 913,39 7 (8)
När bokföringsordern ovan är bokförd kommer saldot på resterande maskinella konton att rättas till vid nästkommande avslutskörning. Utöver att flytta saldot på verksamheten är det även viktigt att kontrollera att det inte finns kvar personer som är lönekonterade i Primula eller avskrivningar på fel ansvar och att ändra ansvar på eventuella kommande rekvisitioner i EKO. Om det råkar uppstå enstaka kostnader eller intäkter på det gamla ansvaret efter flytt av saldot ska dessa korrigeras per transaktion enligt exempel i scenario 1. Flytt till ansvar där behörighet saknas Vid flytt till ansvar där behörighet saknas skickas en påskriven bokföringsorder in till centrala ekonomienheten som granskar och bokför omföringen. Vid flytt av ett helt projekt från ett ansvar till ett annat krävs alltid underskrifter från båda ansvaren. Flytt till ny verksamhetskod Om ett projekt eller en del av ett projekt av någon anledning ska flyttas till en annan verksamhetskod gäller samma principer som ovan. OBS - tänk på att flytta eventuell maskinell samfinansiering från den gamla till den nya verksamheten. Frågor Om du är osäker på hur en verksamhet som är redovisad på flera ansvar bör korrigeras, kontakta ekonomisupporten. 8 (8)