Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2018:16 DNR 5.1.2-12404/2108 Sida 1 (9) 2018-09-18 Nämnd/Bolag/Stiftelse S:t Erik Livförsäkring AB Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för S:t Erik Livförsäkring AB. Tidigare beslutad klassificeringsstruktur, SSA 2015:24, ersätts härmed. Datum för beslut Stockholm den 18 september 2018 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie
Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2018:16 DNR 5.1.2-12404/2108 Sida 2 (9) 2018-09-18 Klassificeringsstruktur St Erik Livförsäkring AB Bilaga till beslut SSA 2018:16 Verksamhetsområde 1: Styra, planera och följa upp verksamheten Nivå 2 1.1 Styra och leda verksamheten Kommentar med exempel på Nivå 3 handlingar/ärenden 1.1.1 Utföra politisk styrning Hantering av styrelseärenden 1.1.2 Samarbeta med utskott och råd Styrelseprotokoll med bilagor, föredragningslista/kallelser med bilagor, handlingar rörande ägande Används ej. 1.1.3 Utföra internt ledningsarbete Det ledande arbetet inom verksamheten. Processen omfattar också övergripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen. Policy, riktlinjer, protokoll från informations- och personalmöten, planeringsdagar,
Sida 3 (9) 1.1.4 Samverka med personal och fackliga organisationer Används ej. 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.2.1 Planera verksamheten Verksamhetsplan, underlag till budget och verksamhetsplan, verksamhetsberättelse 1.2.2 Följa upp verksamheten Bokslut, årsredovisning, medarbetarundersökningar, kvalitetsredovisningsrapporter 1.2.3 Utföra internkontroll Risk- och sårbarhetsanalys, internkontroll 1.3 Utveckla verksamheten I processen hanteras externa och interna förslag och synpunkter om projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten (till exempel organisationsförändringar, nya verksamhetssystem, nya arbetsformer, övergripande kvalitetsarbeten). Processen omfattar samverkan med intressenter som andra myndigheter, organisationer och näringsliv. Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbeten, utvärderingar, medarbetarenkät med handlingsplan 1.4 Hantera extern revision och granskning Gransknings som utförs av extern part inom och utanför staden (till exempel revisorer, tillsynsmyndigheter med tillhörande uppföljning Avisering om inspektion,
Sida 4 (9) inspektionsrapport, åtgärdsrapport Används ej. 1.5 Hantera extern 1.5.1 Hantera synpunkter dialog och klagomål 1.5.2 Hantera Används ej. medborgarförslag 1.6 Hantera remisser Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden, både egna/utgående remisser och inkommande remisser. Remissbrev, remissvar
Sida 5 (9) Verksamhetsområde 2: Ge verksamhetsstöd Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på handlingar/ärenden 2.1 Hantera personal 2.1.1 Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar. Annons, kravprofil, lista över sökande, referensanteckningar, ansökningshandlingar, anställningsavtal 2.1.2 Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal. 2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden 2.1.4 Hantera personalsociala frågor 2.1.5 Hantera rehabilitering och arbetsskada Handlingar rörande anställningsförhållanden som arbetsbeskrivningar, instruktioner, handlingsplaner, individuella kompetensutvecklingsplaner, lönebeslut, handlingar rörande bisyssla, tjänstgöringsbetyg Administration av löner, arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar. Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension Avser omplacering och liknande arbetsrättsliga frågor. Omplaceringsärenden, disciplinärenden Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering Incidentrapportering av arbetsskada, rehabiliteringsplan,
Sida 6 (9) anmälan till AFA-försäkring, Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket 2.1.6 Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder. Handlingsplan för arbetsmiljö, protokoll från skyddsronder, utredningar om arbetsmiljö 2.2 Hantera ekonomi 2.2.1 Hantera intäkter Pengar in. Kundfakturor, kundreskontra 2.2.2 Hantera kostnader Pengar ut. Leverantörsfakturor, leverantörsreskontra 2.2.3 Hantera löpande ekonomiredovisning 2.2.4 Hantera skatteredovisning Huvudbok, kontoplaner Deklarationer, momsrapporter 2.3 Köpa in och upphandla 2.3.1 Köpa in och beställa Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandlingar eller avrop mot ramavtal. 2.3.2 Hantera försörjningsupphandling 2.3.3 Hantera verksamhetsupphandling Beställningar, avrop/beställning från ramavtal, följesedlar Upphandling i konkurrens av vara eller tjänst rörande den egna verksamhetens stödjande funktioner. Anskaffningsbeslut, annonsunderlag, upphandlingsdokument Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Anskaffningsbeslut, annonsunderlag,
Sida 7 (9) upphandlingsdokument 2.3.4 Förvalta avtal Avtalshantering och bevakning. Affärsmässiga frågor efter det att avtal har slutits. 2.4 Informera och kommunicera 2.4.1 Informera och marknadsföra Avtal/kontrakt med bilagor, avtalsförlängningar Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Pressutskick, trycksaker, webbplatsen 2.4.2 Kommunicera Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet. 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner 2.6 Hantera lokaler och utrustning 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Kommunikation med myndigheter, näringsliv 2.4.3 Dokumentera Används ej. I processen ingår hantering och administrering av telefoni och ITdrift. Förvaltning och utveckling av digitala nätverk, plattformar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten. Instruktioner rörande IT-drift och support, system- och användardokumentation Processen innefattar kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamheter. Hyresavtal, handlingar rörande drift och underhåll Säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning,
Sida 8 (9) passerkort, nyckelhantering etc. Hantering av IT-säkerhet som brandväggar, serverhantering, behörigheter etc. Hantering och rapportering av tillbud och incidenter. 2.8 Redovisa och förvalta information 2.9 Hantera juridiska frågor Incidentrapportering inom stadens verksamhet, handlingar rörande informationssäkerhet, handlingar rörande säkerhetsskydd Processen omfattar redovisning av verksamhetens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen. Även frågor om informationsförvaltning. Hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. Diarium, begäran om utlämnande av allmän handling, personuppgiftsbiträdesavtal, anmälningar till Datainspektionen, registerförteckning, arkivbeskrivning Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar. Begäran om ersättningsanspråk, handlingar i tvisteärenden, handlingar i överklagningsärenden, juridiska utredningar
Sida 9 (9) Verksamhetsområde 3: Tillhandahålla tjänstepensionsförsäkring för bolag inom Stockholms stad Nivå 2 3.1 Erbjuda tjänstepensionsförsäkring Nivå 3 Kommentar med exempel på handlingar/ärenden Processen avser upprättande av försäkringsavtal mellan bolag i Stockholms stad och S:t Erik Livförsäkring. 3.2 Hantera pensionsgrundande uppgifter 3.3 Hantera tjänstepensionsförsäkring 3.4 Allokera tillgångar och skulder Avtalsförslag, undertecknade avtal Processen avser den rapportering som sker mellan pensionsadministratör och S:t Erik Livförsäkring i syfte att underlag för framtida pensionsutbetalningar ska vara korrekta. Anställningsuppgifter, löneuppgifter Processen avser premieberäkning, fakturering och utskick av värdebesked så att försäkrad person årligen mottar korrekt försäkringsinformation. Grunddata, värdebesked Syftet med processen är att ge S:t Erik Livförsäkring förutsättningar att placera sina tillgångar så fördelaktigt som möjligt. Häri ingår bl.a. prognoser över kassaflöde, ALM-studie (Asset Liability Modelling), placeringsförslag. Stockholms stads finansenhet är också inkopplad i processen. Riskrapport, förslag på placeringsinstruktion 3.5 Placera tillgångar Processen avser handel med värdepapper i enlighet med livbolagets placeringsinstruktioner. Attesterade placeringsinstruktioner, fullmakt, avräkningsnotor, värdeuppgifter 3.6 Betala ut pension Processen avser administration och kontroll av pensionsutbetalningar. Utbetalningsfil pensioner, utläggslista, premiefaktura, grunddatafiler, beståndsfil, avstämningar till bolag