Statens museer för världskultur 2015-12-21 Dnr 467/2015 DIGITALISERINGSPLAN 2016-2025 Plan för digitalisering av Världskulturmuseernas samlingar Södra vägen 54 Bx 5306, 402 27 Götebrg Telefn: 010-456 11 00, fax: 010-456 11 50 inf@varldskulturmuseerna.se www.varldskulturmuseerna.se Org. Nr: 202100-5075
INNEHÅLL BAKGRUND... 2 Myndighetens samlingar... 2 DISPOSITION... 3 SAMMANFATTNING... 3 STYRNING... 4 P1. Digitaliseringsverksamheten vid Statens museer för världskultur styrs av myndighetens ledning... 4 P2. Statens museer för världskultur ansvarar för infrmatinen m samlingarna... 4 P3. Digitaliseringsverksamhet ch prjekt ska följas upp ch utvärderas... 5 PRODUCERA...5 P4. Digitalisering ska genmföras så att resurser ch kmpetens används på ett effektivt ch ändamålsenligt sätt... 5 P5. Öppna standarder ch specifikatiner lämpade för tillgängliggörande ch långsiktigt bevarande ska användas... 6 ANVÄNDA... 7 P6. Publikt tillgängliggörande ska vara en del av varje digitaliseringsinsats... 7 P7. Digitaliserade textresurser tillgängliggörs sm maskinläsbar text... 7 P8. Digitala filer ch metadata ska vara så enkla sm möjligt för andra att använda ch återanvända... 8 P9. Digitalisering av material där skyddstiden löpt ut ska inte medföra att nya rättigheter uppstår... 9 P10. Länkningar mellan egen ch andras infrmatin eftersträvas... 9 P11. Semantiska beskrivningar ska utfrmas på ett standardiserat sätt... 9 P12. Samarbete runt infrmatinen... 9 BEVARA... 10 P13. Strategi för bevarande av digital infrmatin... 10 P14. Aktuella digitaliseringsinsatser ska beskrivas på myndighetens webbplats... 10 1
BAKGRUND År 2005 frmulerade Statens museer för världskultur (SMVK) ett långsiktigt mål: År 2015 ska de centrala samlingarna vara digitaliserade. Detta mål reviderades efterhand. Från 2008 har målet varit att 70 % av samlingarna ska ha ett sakrd, 50 % ska ha minst en bild ch 50 % ska ha en placering vid utgången av 2015. Därefter har målet för avbildade föremål reviderats ytterligare till 40 %. Dessa mål har uppfyllts. Planen gällde endast föremålssamlingarna ch det fanns ingen definitin av vad sm avsågs med ett digitaliserat föremål. År 2011 antg regeringen Digit@lt kulturarv - Natinell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara ch digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial ch kulturarvsinfrmatin (Ku11.015). Strategin gäller för 2012-2015 ch innehåller ett uppdrag till statligt finansierade kulturarvsinstitutiner att senast december 2015 färdigställa institutinsvisa planer för sin digitaliseringsverksamhet. Med digitalisering avses hela prcessen: planering, prduktin, användning ch bevarande. Alla typer av samlingar inklusive dkumentarkiv ch biblitek mfattas. Planerna ska innehålla strategier för digitalisering, digitalt tillgängliggörande ch bevarande samt tydliga kriterier för pririteringar. Sm stöd för detta arbete beslutade regeringen att tillsätta samrdningssekretariatet Digisam med placering vid Riksarkivet. Sm ett första steg lämnade alla 24 myndigheter under 2014 in ett underlag för planerna till Digisam. Detta arbete föregicks av flera seminarier ch en utgångspunkt för underlagen var ett antal frågr sm Digisam sammanställt samt en matris för redvisning av digitaliseringsläget 2014. Utifrån detta arbete tg Digisam fram 14 vägledande principer (RA 06-2014/02689) för berörda myndigheters digitaliseringsarbete. Myndighetens samlingar Tillsammans förvaltar Statens museer för världskultur fyra museer, 500 000 föremål, en miljn bilder, 200 000 böcker ch tidskrifter samt 500 hyllmeter övriga arkivalier. En mer detaljerad redvisning av samlingarna ch digitaliseringsläget finns i dkumentet Utgångspunkter för en digitaliseringsplan för Statens museer för världskultur, dnr 242/2014. En översiktlig redvisning av digitaliseringsläget redvisas i tabellen nedan. Samlingskategri Fysisk samling (unika föremål, pster eller hyllmeter) Digitaliseringsnivå 1. Förtecknat i digitalt register internt sökbart på inv. nr. (antal pster) Digitaliseringsnivå 2. Digitalt register tillgängligt på webben. (antal pster) Digitaliseringsnivå 3. Samma sm föregående men med bild/media ch strukturerad metadata. Digitaliseringsnivå 4. Samma sm föregående men med högupplöst bild/media. Föremål 500 000 400 000 400 000 50 000 150 Biblitek 204 000 124 000 124 000 124 000 Rörliga bilder 300 100 100 100 Ljudinspelningar 150 10 10 10 Ftgrafier/ 1 000 000 118 000 118 000 25 000 kartblad/planscher/ritn ingar Övriga arkivalier 500 hyllmeter 4130 4130 1000 Kmmentar till tabellen, se bilaga 1 2
DISPOSITION Dispsitinen i detta dkument följer de 14 vägledande principer (P1 P14) sm Digisam tagit fram. Principerna är en utveckling av de utgångspunkter sm Digisam tg fram sm stöd för underlagen 2014. Flera institutiner har inför arbetet med planerna uttalat en avsikt att följa dessa principer för att underlätta sammanställningar av planerna. SAMMANFATTNING Världskulturmuseernas plan mfattar periden 2016-2026. Planen fastställs av myndighetens chef ch revideras vart 3 år. De övergripande målen för digitaliseringsverksamheten vid Statens museer för världskultur är: Säkerställa ett långsiktigt bevarande. En mer effektiv förvaltning av samlingarna. En ökad tillgänglighet till samlingarna ch mer spridd digital infrmatin. Myndighetens digitala kulturarvsinfrmatin ska finnas tillgänglig på flera platser ch i standardiserade frmat. En ökad användning av samlingarna ch den digitala infrmatinen såväl inm sm utanför den egna verksamheten. En ökad kunskap i mvärlden m samlingarna ch de kulturella ch histriska sammanhang de representerar/har sitt ursprung i. Vi vet att digitalisering kräver en mycket långsiktig insats, betydligt längre än tidsramen för denna digitaliseringsplan. Vi vet ckså att den snabba digitala utvecklingen gör att vi kmmer behöva revidera planen kntinuerligt under denna 10 årsperid. Planen har därför ett mer detaljerat fkus på de närmaste tre åren. För att uppnå de övergripande målen har vi satt upp följande delmål: En ny rganisatin från 2016 med tydligt fkus på det digitala museet. Ta fram en övergripande digital strategi för myndigheten 2016. Ta fram en dkumentatinsplicy under 2016. Ta fram ett instrument/checklista för digitaliseringsanalys 2016. Påbörja en genmsyn av myndighetens digitala lagring under 2016 med fkus på frmat ch lagring kpplat till samlingsdatabasen. Öka antalet fria bilder. Inm verksamhetens egna eknmiska ramar ska följande digitalisering göras årligen: höja kvaliteten på metadata (kunskapsinnehållet, gäller specifika samlingar kpplat till VP ch specifika frsknings- ch utställningsprjekt men ckså generellt). Ftgrafering av föremål ch digitalisering av placeringskder har priritet. Delta i, ch/eller initiera, externa natinella ch/eller internatinella digitaliseringsprjekt där myndighetens samlingar kan digitaliseras (t.ex. arbetsmarknadsprjekt, integratinsprjekt mm). 3
Delta i, ch/eller initiera, natinella ch/eller internatinella digitala piltprjekt sm visar hur digital infrmatin från myndigheten kan användas tillsammans med infrmatin från andra digitala källr, paketeras ch skapa större förståelse ch ökad kunskap. Påbörja kmpetensutveckling ch utbildning av den egna persnalen i digital infrmatinshantering ch i myndighetens samlingsförvaltningssystem. Etablera ett etiskt råd. STYRNING P1. Digitaliseringsverksamheten vid Statens museer för världskultur styrs av myndighetens ledning Styrningen av digitaliseringsverksamheten sker utifrån myndighetens övergripande effektmål för digitaliseringen. De effekter myndigheten önskar uppnå i samhället genm digitaliseringsarbetet är: En ökad tillgänglighet till samlingarna ch mer spridd digital infrmatin. Myndighetens digitala kulturarvsinfrmatin ska finnas tillgänglig på flera platser ch i standardiserade frmat. En ökad användning av samlingarna ch den digitala infrmatinen såväl inm sm utanför den egna verksamheten. En ökad kunskap i mvärlden m samlingarna ch de kulturella ch histriska sammanhang de representerar/har sitt ursprung i. Digitaliseringsverksamheten vid Statens museer för världskultur är en integrerad del av verksamheten ch utgår från myndighetens övergripande styrdkument (instruktin, regleringsbrev, verksamhetsplan, strategidkument, plicydkument). Arbetet bedrivs i dialg med mvärlden ch påverkas starkt av hur internet, den semantiska webben, öppen data, upphvsrätt m.m. utvecklas. Viktiga aktörer är andra museer ch myndigheter, K-samsök, Digisam, E-delegatinen, Eurpeana, m.fl. Åtgärd: En ny rganisatin kmmer att presenteras under 2016 med tydligt fkus på det digitala museet. Från ch med 2016 är det viktigaste styrdkumentet för digitaliseringsverksamheten denna plan samt de strategier, plicys ch riktlinjer sm tas fram eller sm redan finns. Till denna plan tas årliga handlingsplaner fram med knkreta digitaliseringsinsatser, delmål ch frmer för utvärdering. P2. Statens museer för världskultur ansvarar för infrmatinen m samlingarna Infrmatin m myndighetens samlingar förvaltas på ett stabilt ch ansvarsfullt sätt ch kvalitetshöjning av metadata är pririterad. Högkvalitativ ch uppdaterad metadata m förvaltade samlingar är en förutsättning för utvecklad användbarhet ch ökad användning med större samhällsnytta sm resultat. För Statens museer för världskultur gäller det inte minst möjligheten att återföra kunskap ch infrmatin till samlingarnas ursprungsländer. Myndigheten är ytterst ansvarig för samlingarna ch kunskapsförsörjningen kpplad till dem. 4
Åtgärd: Under 2016 kmmer en förtydligad ch breddad dkumentatinsplicy ch prcessbeskrivning vad gäller digital förvaltning av samlingarna att göras med tydlig kppling till hur detta kan ske inm ramen för verksamhet. Denna kmmer beskriva prcesserna, dels i anslutning till pågående prjekt ch uppdrag sm utställningar, prgram, frskning ch utlån, dels löpande kvalitetshöjande åtgärder. Detta kmmer att göras med utgångspunkt från Spectrum. Implementering av plicyn förutsätter årlig kmpetenshöjning/utbildning. P3. Digitaliseringsverksamhet ch prjekt ska följas upp ch utvärderas Beskrivning: Beslutade digitaliseringsinsatser ch prjekt ska följas upp ch utvärderas utifrån gemensamma kriterier. Resultat av uppföljningar ch utvärderingar ska dkumenteras ch delas med andra för erfarenhetsutbyte ch gemensamt lärande. Genm uppföljning ch erfarenhetsutbyte ges insyn i digitaliseringsprjekt ch möjlighet att undvika misstag sm andra har gjrt. Det ger ett effektivare resursutnyttjande ch bidrar till kmpetensutveckling. Det bidrar även till spridning av gda exempel. Åtgärd: Dkumentatinsplicyn ska innehålla en beskrivning av hur uppföljning ch utvärdering ska göras. Dessa ska göras utifrån natinella rekmmendatiner. Resultaten av uppföljningar ch utvärderingar ska publiceras, även mindre framgångsrika prjekt. PRODUCERA P4. Digitalisering ska genmföras så att resurser ch kmpetens används på ett effektivt ch ändamålsenligt sätt All digitalisering ska genmföras så effektivt sm möjligt. Samtidigt har vissa samlingar högre priritet än andra. Att enbart digitalisera de högst pririterade samlingarna leder dessvärre inte alltid till det mest effektiva arbetssättet. Vissa samlingar är mer kmplexa ch kräver förberedelser innan det är möjligt att inleda en digitalisering. Sådana förberedande steg (inventering, efterfrskning, dkumentatin) förutsätter många gånger stra interna resurser. Därför kan det ibland bli aktuellt att utifrån effektivitet priritera en mindre efterfrågad samling vid val av digitaliseringsbjekt. I samband med planering ch genmförande av prjekt ska alltid en digitaliseringsanalys göras sm beskriver vad ch hur mycket sm ska digitaliseras för att prjektet ska kunna genmföras. Detta görs utifrån vad sm är abslut minimum ch vad sm kan göras med en större insats. Utifrån denna analys ska en avvägning göras av vem, var ch hur digitaliseringsinsatser kan genmföras på det mest effektiva ch ändamålsenliga sättet utifrån fastställd kravspecifikatin. Massdigitalisering bör alltid övervägas. För att kunna priritera vid nya digitaliseringsprjekt har följande pririteringslista gjrts: Myndighetens verksamhetsplan (digitaliseringsinsatser ska utgå från ch stödja pririteringar i verksamhetsplanen, exempelvis aktuella frsknings- ch utställningsprjekt) Efterfrågan (fta efterfrågat från frskare, allmänheten, sklan t.ex. kppling till lärplan etc.) Rariteter (materialet är unikt, har iknstatus) 5
Bevarande (materialet är ömtåligt) Aktualitet (materialet kan belysa en samtidsfråga, kan skapa efterfrågan kring ett spännande material) Samverkan (sklan eller kulturinstitutinsgemensamma prjekt kring tillgängliggörande av kulturarv) Priritering av vilken typ av infrmatin sm ska digitaliseras görs utifrån nedanstående lista. Här ska man vara medveten m att detta är avhängigt av det aktuella materialets digitaliseringsstatus samt vilken typ av material ch vilken dkumentatin sm är tillgänglig. Undantag från nedanstående kan således göras när det kan mtiveras. Avbildning (ftgrafering av föremål, skanning av ft ch arkivmaterial) Psitin/placering Sakrd, mtiv, sökrd (kppling till auktriteter/resurser) Kntext (kppling till agenter, prveniens ch händelse) Gegrafi (kppling till platser, prveniens) Datering (kppling till krnlgier) Mått ch material Beskrivning Åtgärd: Ett instrument för en digitaliseringsanalys ska tas fram sm kan tillämpas brett på lika prjekt (frskning, utställningar, prgram, bevarande). Här finns redan framtagna verktyg sm kan tillämpas eller kmpletteras. Av detta instrument ska det framgå vilka alternativ sm finns inm egna verksamheten samt inm ch utm ffentlig sektr så att man kan avgöra m egen utrustning behöver anskaffas ch m intern prduktin kan initieras. En utgångspunkt ska vara att utrustning ch kmpetens ska kunna samutnyttjas med andra institutiner. Instrumentet ska vara färdigt december 2016. P5. Öppna standarder ch specifikatiner lämpade för tillgängliggörande ch långsiktigt bevarande ska användas Rekmmenderade öppna standarder ch frmat ska användas i all digitaliseringsverksamhet. De frmat sm avviker ska knverteras till rekmmenderade frmat ch där det är möjligt ska öppna standarder tillämpas i så str utsträckning sm möjligt. Via K-samsök tillgängliggörs myndighetens infrmatin sm länkad öppen data. K-samsök har ett öppet API. Användning av öppna standarder ger förutsättningar för långsiktigt bevarande, interperabilitet samt bred användning ch återanvändning av digitaliserat material. Åtgärd: En analys av lagringen av de digitala filerna genm myndighetens samlingsförvaltningssystem ska inledas under 2016. 6
ANVÄNDA Sedan myndighetens digitala samlingsinfrmatin blev publikt tillgänglig via en webbversin av databasen ch via K-samsök 2010 är det möjligt för externa användare att använda infrmatinen. Dck är infrmatinen bristfällig ch innehåller felaktigheter. Det är således av str vikt att kvaliteten förbättras. Det finns mycket sm kan göras för att underlätta ch öka användningen, t.ex. att göra infrmatinen tillgänglig i fler frmat, på flera språk (via översättningsverktyg) ch på fler plattfrmer. Mycket av denna utveckling ligger dck utanför myndighetens eget kmpetensmråde ch det finns all anledning att fkusera på användning av befintliga lösningar samt samverkan ch samarbeten kring gemensamma lösningar. P6. Publikt tillgängliggörande ska vara en del av varje digitaliseringsinsats Digitaliserat material från myndighetens arkiv ch samlingar ska dkumenteras ch registreras i myndighetens samlingsförvaltningssystem. All infrmatin i systemet tillgängliggörs löpande via den publika webbversinen samt via K-samsök. Undantag görs endast av säkerhets-, juridiska, eknmiska eller av etiska skäl. Digitaliserad infrmatin har ett strt värde för samhället. Ett snabbt tillgängliggörande gör det möjligt för aktörer utanför institutinen att använda den inm andra mråden, samtidigt sm slitage på handlingar ch föremål minskas ch medbrgarna ges ökad tillgång berende av fysisk plats. Åtgärd: Dkumentatinsplicyn (se P2) ch instrumentet för digitaliseringsanalys (se P4) ska innehålla ch beskriva rutiner för hur lika typer av infrmatin ska registreras i databasen. Detta gäller samlingarna men ckså myndighetsprducerade handlingar (ftn, texter, ritningar, utställningar, förvärvsunderlag, knserveringsrapprter mm). P7. Digitaliserade textresurser tillgängliggörs sm maskinläsbar text För att nå sin fulla ptential av nytta ch användbarhet för många lika användargrupper behöver digitaliserad text tillgängliggöras inte bara sm bild utan på ett sådant sätt att den kan prcessas maskinellt. Textresurser sm kan maskinläsas möjliggör bred ch högkvalitativ användning för många grupper sm har begränsad nytta av text sm bara kan läsas av det mänskliga ögat. Här har många frskare samma grundläggande behv sm icke svensktalande eller persner med funktinsnedsättning. Åtgärd: Myndigheten ska inför digitalisering av textresurser planera för hur infrmatinsinnehållet kan göras maskinläsbart. I vissa fall kan resurserna redan finnas maskinläsbara eftersm stra delar av äldre katalger har skrivits av i lika arbetsmarknadsprjekt. I vissa fall är det möjligt att få textresurser maskinläsbara genm crtlkning. Detta blir en del av verktyget för digitaliseringsanalys. 7
P8. Digitala filer ch metadata ska vara så enkla sm möjligt för andra att använda ch återanvända Sedan 2010 har den digitala infrmatinen (metadata ch de digitala filerna) m samlingarna varit tillgängliga genm myndighetens samlingsförvaltningssystem ch K-samsök, dck inte högupplösta filer eller råfiler. Genm K-samsök publiceras rättighetsmärkningen på ett maskinläsbart sätt. Infrmatinen har varit tydligt uppmärkt sedan 2012. Statens museer för världskultur vinnlägger sig m att göra filer ch metadata lätta att hitta ch använda. De digitala bjekten ska vara tydligt upphvsrättsligt licensierade/märkta ch metadata licensieras öppet även när den refererar till skyddade bjekt. De digitala filerna ska ha öppna licenser i så str utsträckning sm möjligt. I nuläget (2015) är större delen av bilderna märkta med cc:by-nc-nd. Från ch med 2016 ska en friare märkning påbörjas enligt nedanstående så länge det inte föreligger säkerhets-, juridiska, etiska eller eknmiska hinder. När det föreligger sådana hinder, eller m myndigheten vill åberpa andra skäl, ska sådana undantag dkumenteras skriftligt ch beslutas av ledningen med stöd av ett etiskt råd. Tidigare exempel på detta är myndighetens plicy för mänskliga kvarlevr. Verksamhetsbilder sm visar nu levande människr (t.ex. persnal, besökare) licensieras med cc:by-nc-nd. Egenprducerade bilder till bkprduktiner, utställningar, marknadsföring ch liknande specialbeställningar licensieras med cc:by eller cc:by-nc-nd. Bilder där upphvsrätten har slcknat ska märkas sm public dmain. Statens museer för världskultur bedömer att myndighetens förvärvade ftgrafier generellt sett är att betrakta sm bilder. Det betyder att upphvsrätten löper ut 50 år efter prduktinsåret. (Övergångsregler till lagen (1960:729) m upphvsrätt till litterära ch knstnärliga verk gör att alla ftgrafiska bilder sm tagits före 1969 redan idag är fria). Bilder där upphvsrätten finns kvar ch där den eknmiska rätten innehas av myndigheten märks med cc:by. Egenprducerade bilder på verksamhet sm tagits i dkumentatinssyfte ch sm inte visar nu levande människr licensieras med cc:by I klara fall (herrelösa verk) där det kan antas att upphvsrätt frtfarande gäller ska en balanserad avvägning göras där samhällsintresset ska vägas mt eventuell kränkning av enskilds rättigheter. Åtgärd: Att märka m bilderna kmmer att ske successivt från ch med 2016. En mer detaljerad plan för hur ch när mmärkningen ska ske kmmer att ingå i en handlingsplan. Om det anmäls att bilder är felmärkta eller m det kmmer in krav/önskemål på att bilder/infrmatin ska tas brt (av t.ex. etiska skäl) ska detta utredas så snart sm möjligt ch åtgärdas. Den avtalslicens sm Digisam arbetat fram för kulturarvsinstitutiner erbjuder en bra lösning att kunna digitalisera ch tillgängliggöra bilder i de fall det finns en annan upphvsrättsinnehavare än Statens museer för världskultur. Under 2016 ska en bedömning göras av hur mycket sådant material sm myndigheten förvaltar ch m det är aktuellt att teckna en avtalslicens. 8
P9. Digitalisering av material där skyddstiden löpt ut ska inte medföra att nya rättigheter uppstår Skanning ch reprftgrafering av ftgrafier med slcknad upphvsrätt märks med public dmain. Ftgrafering av tvådimensinella föremål (målningar, träsnitt mm) med utgången upphvsrätt licensieras med cc:by eftersm upphvsman till ftgrafisk bild ska anges enligt upphvsrättslagen (49a ). Åtgärd: Se P8. P10. Länkningar mellan egen ch andras infrmatin eftersträvas Infrmatin kntextualiseras på ett standardiserat sätt genm att kpplas till infrmatin utanför den egna institutinen. En förutsättning är att de digitala bjekten har persistenta identifierare i den lkala databasen, vilket de har. Kulturarvsinfrmatin har naturliga kpplingar till många platser, händelser, tidsperider, persner ch bjekt. Genm att kppla ihp digital infrmatin med andra källr ökar möjligheterna för återanvändning av materialet. När sammankpplingen sker på ett standardiserat sätt sänks tröskeln för användare av infrmatinen ch nya möjligheter öppnas för bl.a. frskning. Åtgärd: I de fall samma bjekt (föremål, persn, händelse, tidsangivelse, gegrafisk plats) förekmmer i externa infrmatinsresurser ska dessa länkas ihp semantiskt, exempelvis mt K- samsök, Kulturnav, Libris, Wikidata m.fl. Det ska vara lätt för andra att semantiskt länka till myndighetens infrmatin. P11. Semantiska beskrivningar ska utfrmas på ett standardiserat sätt Genm K-samsöktillhandahålls infrmatinen i ett rdf-frmat sm är semantiskt strukturerat på ett standardiserat sätt. All metadata publiceras via K-samsök med öppen licens. P12. Samarbete runt infrmatinen Statens museer för världskultur vill underlätta för utmstående att använda infrmatinen. Så många sm möjligt ska använda infrmatinen ch vi vill uppmuntra andra att bidra till ch förbättra infrmatinen. Detta är angeläget för alla kulturarvsinstitutiner, inte minst för institutiner sm förvaltar kulturarv från hela världen. Det finns ett strt intresse från grupper utanför Sverige att samarbeta kring det kulturarv sm vi förvaltar ch genm den digitala infrmatinen finns det nu helt andra förutsättningar för denna typ av samarbeten. Detta intresse ch möjlighet för samarbete ch dialg med hjälp av internet ch digital teknik ska tillvaratas. Institutinen ska uppmuntra mvärlden (frskare ch allmänheten) att bidra med kunskap till den gemensamma infrmatinsbanken ch göra det enkelt att bidra med infrmatin. Åtgärd: Plattfrmar ch arenr för användargenererat innehåll ska användas ch/eller skapas. Rutiner ch verktyg behöver implementeras så att värdefull infrmatin kan tas emt ch relateras till institutinens egen metadata i samlingshanteringssystem eller mtsvarande. 9
BEVARA P13. Strategi för bevarande av digital infrmatin För att säkerställa läsbart media lagras allt digitaliseringsdata på hårddisk. Det gäller både för primär- ch backupdata. Band eller annan media har avskaffats på grund av risken för återläsningsprblem. Test av backuper sker löpande ch hela miljön övervakas för att tidigt upptäcka prblem. All hårdvara inkluderas av garanti ch byts ut inför ett garantislut (ca var 5:e år). Målsättningen är att backuper upp till ett år gamla skall kunna återläsas. En förutsättning är att rekmmenderade frmat ch standarder används. Till följd av den snabba tekniska utvecklingen vad gäller lika system, prgram ch tekniska lösningar för digital infrmatin finns det en risk att befintliga frmat blir föråldrade ch inte har stöd i nya versiner. Det finns ett behv av att kunna kntrllera m befintliga frmat har behv av att knverteras. Här finns det ingen helhetslösning. Vi har inte tillgång till någt system idag sm kan läsa av alla lika frmat ch sm larmar m någt frmat är läsligt. Istället krävs en aktiv mvärldsbevakning för att identifiera eventuella risker med den befintliga infrmatinen. Vid uppdateringar av de befintliga systemen behövs rutiner för att fastställa att de berörda frmaten frtfarande kan hanteras. En fara finns för de infrmatinsmängder sm till största delen hanteras via påsiktsfrmat, dvs där själva riginalfilen inte behöver hanteras utan där det räcker med att nyttja befintliga lågupplösta versiner. Åtgärd: Digisam har tittat på möjligheten till en gemensam lösning för långtidslagring av kulturarvsdata i samarbete med SUNET. SMVK ser detta sm ett mycket intressant alternativ ch kmmer att följa denna utveckling ngsamt. P14. Aktuella digitaliseringsinsatser ska beskrivas på myndighetens webbplats Beskrivning: Digitaliseringsinsatser redvisas på webbplatsen. Det ska framgå vad sm digitaliseras, mfattning ch tidsplan. Mtiv: Ett strt antal digitaliseringsprjekt planeras ch genmförs parallellt. För att undvika dubbelarbete ch underlätta samverkan bör infrmatin m prjekt publiceras öppet för insyn. Åtgärd: En sida ska skapas där aktuell infrmatinen presenteras. Sidan ska finnas på plats 2016-12-30 ch ska sedan kntinuerligt uppdateras av digitaliseringskrdinatrn. 10
Bilaga 1 Kmmentar till tabell sid 2. Biblitek: Siffran 124 000 syftar på att titlarna är katalgiserade (SMVK skannar inte tryckta böcker ch de finns således inte med i klumnen bild/media). Rörliga bilder: En handfull äldre analga filmer har blivit digitaliserade genm Filmarkivet i Grängesberg. En del krtfilmer har prducerats i verksamheten (till utställningar, marknadsföring) ch tillgängliggjrts via Yutube, Vime mm (2014: 59 digitala krtfilmer). Ftgrafi: En miljn är en uppskattning sm inkluderar alla analga bilder inklusive teckningar, kartr, ritningar, verksamhetsbilder samt kpir/dubbletter. Ca 120 000 ftgrafipster finns i databasen inklusive äldre föremålsbilder (hit räknas äldre skannade bilder samt specialbilder för katalger eller marknadsföring/press, däremt ingår inte digitalt födda dkumentatinsbilder av föremål för databasen, dessa utgör ytterligare ca 300 000 bilder) ch verksamhetsbilder (ca 12 000). Det finns ett mörkertal på gemensamma servrar ch enskilda anställdas hårddiskar, dvs digitala bilder sm ännu inte registrerats i databasen. Osäkert hur mycket ch hur mycket av detta sm ska arkiveras. Efter dialg med ftgraferna har vi satt siffran till 6 000. Övriga arkivalier: Det sm digitaliserats är nästan bara accessinskatalger ch katalgkrt för föremål ch bilder. Dessa har skannats. Katalgkrten för alla föremål på ett museum räknar vi sm en enda vlym/pst även m det t.ex. är 100 000 krt (ch därmed enskilda pster). Däremt räknar vi t.ex. inbundna liggare per vlym (t.ex. består Etngrafiska museets generalkatalg av ca 100 vlymer). Ttalt räknas dessa vlymer i digital frm till ca 120 vlymer. Sedan finns ett strt antal digitalt födda myndighetsdkument i frm av beslut m förvärv, utställningstexter, avtal, riktlinjer, plicies sv. En del av dessa är rena myndighetsdkument ch har ingen direkt kppling till kulturarvsinfrmatin medan andra (t.ex. utställningstexter, gåvbrev, krrespndens sv) är centrala för en förståelse av våra samlingar. I vissa fall har äldre dkument skannats. Här handlar det uppskattningsvis m ca 1000 dkument per museum, dvs 4000 ttalt. 11