2013-08-05. Upphandling av IT-stöd för hantering av frånvaro och närvaro inom Skolplattform Stockholm Björn Stålspets 13-125/2323

Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2013-08-05 Upphandlande organisation Upphandling Stockholms stad Upphandling av IT-stöd för hantering av frånvaro och närvaro inom Skolplattform Stockholm Björn Stålspets 13-125/2323 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudsinbjudan 1. Upphandlingen 1.1. Inbjudan Stockholms stads utbildningsnämnd (nedan kallad staden) bjuder härmed in kvalificerade leverantörer att lämna anbud i stadens upphandling av ett IT-stöd för hantering av frånvaro och närvaro inom Skolplattform Stockholm enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag jämte bilagor. Anbud får endast lämnas av sökanden som skriftligt inbjudits av staden att delta i upphandlingen. Anbud kan därmed inte lämnas av andra juridiska personer än de som mottagit inbjudan. Anbudsgivaren uppmanas att noggrant läsa igenom detta förfrågningsunderlag, samt att säkerställa att det anbud som skickas in är tydligt och innehåller alla de svar och den information som staden efterfrågar. 1.2. Disposition Förfrågningsunderlaget för denna upphandling består av denna anbudsinbjudan och ett antal bilagor. För att få en full förståelse för upphandlingen krävs att anbudsgivaren tar del av alla dokument. Syftet med förfrågningsunderlaget är att ge en komplett uppställning av samtliga krav och tilldelningskriterier samt att ge anbudsgivaren nödvändig information för att lämna ett komplett anbud. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 1 av 22

Denna anbudsinbjudan är förfrågningsunderlagets huvuddokument. Anbudsinbjudan innehåller bland annat administrativa bestämmelser, det vill säga hur anbud ska lämnas och i vilken form, hur prövning och utvärdering av anbud kommer att gå till och beskrivningar av vad det är som upphandlas. Denna anbudsinbjudan har 24 bilagor som har indelats i åtta kategorier baserat på innehåll och karaktär: Kategori 1: Avtalsvillkor Kategori 2: Svarsmall Kategori 3: Krav på lösningens utformning Kategori 4: Krav på tjänsteleveranser Kategori 5: Reglering av ersättning Kategori 6: Styrande dokument och begrepp Kategori 7: Information till anbudsgivaren Kategori 8: Underskrift Kategori 9: Personuppgiftsbiträdesavtal Samtliga bilagor innehåller krav som anbudsgivaren ska uppfylla, förutom bilagorna i kategori 7 Information till anbudsgivaren, som endast är av informativ karaktär. Samtliga bilagor som innehåller krav kommer att ingå i avtalet som avtalsbilagor. Nedan följer en beskrivning av syftet med respektive kategori bilagor, samt en lista på de bilagor som ingår i förfrågningsunderlaget. Kategori 1 - Avtalsvillkor Av bilagan Avtalsvillkor framgår de huvudsakliga villkor som kommer att utgöra avtalet för upphandlingen och som tecknas av staden och den leverantör som vinner upphandlingen. Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren i sin helhet. Bilagor i denna kategori: Bilaga 1 Avtalsvillkor Kategori 2 - Svarsmall Bilaga 2 Svarsmall är central för upphandlingen, och innehåller de funktionella krav som ställs på lösningen samt prismodeller för alla ingående komponenter och tjänster i upphandlingen. Anbudsgivaren ska i denna bilaga fylla i sina svar på de funktionella kraven, samt sina priser. Alla funktionella krav måste accepteras och uppfyllas. I bilagan finns även tilldelningskriterier som ger utvärderingspoäng. Det finns möjlighet för anbudsgivaren att själv enkelt testa vilken utvärderingspoäng olika svarskombinationer ger. Bilagor i denna kategori: Bilaga 2 Svarsmall Kategori 3 - Krav på lösningens utformning Utöver de funktionella kraven ställs även krav på lösningen inom områdena användbarhet, informationssäkerhet och andra så kallade icke-funktionella områden. Anbudsgivaren måste uppfylla samtliga krav. Bilagor i denna kategori: Bilaga 3a Icke-funktionella krav Bilaga 3b Användbarhet Bilaga 3c Informationssäkerhet Kategori 4 - Krav på tjänsteleveranser Med tjänsteleveranser avses tjänster som anbudsgivaren ska utföra, utöver leveransen av Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 2 av 22

själva lösningen för verksamhetsstödet. Exempel på sådana tjänster är införande och vidareutveckling av lösningen, samt aktiviteter vid avtalets upphörande. I denna kategori finns även servicenivåbilagan. Vidare beskriver bilagorna samarbetsformer och fora samt gemensamma processer hur samverkan mellan parterna ska ske. Anbudsgivaren ska acceptera och uppfylla samtliga krav som ställs i dessa bilagor. I de fall anbudsgivaren ska ange priser för tjänsteleveranserna ska detta ske i Bilaga 2 Svarsmall. Bilagor i denna kategori: Bilaga 4a Införande Bilaga 4b Underhåll Bilaga 4c Utveckling Bilaga 4d Resursförstärkning Bilaga 4e Samarbetsformer och fora Bilaga 4f Gemensamma processer Bilaga 4g Servicenivåer Bilaga 4h Aktiviteter vid avtalets upphörande Kategori 5 - Reglering av ersättning Den här kategorin bilagor beskriver hur anbudsgivaren ersätts för uppdraget samt hur prismodellen fungerar, inklusive prisjusteringar. Här beskrivs också vilka faktureringsrutiner som gäller. Bilagorna i denna kategori hör tätt samman med Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren måste acceptera samtliga krav i dessa bilagor. Bilagor i denna kategori: Bilaga 5a Ersättning Bilaga 5b Faktureringsrutiner Kategori 6 - Styrande dokument och begrepp Bilagorna i denna kategori innehåller beskrivning av, samt hänvisning till, styrande dokument inom staden. Här beskrivs bland annat vilka strategiska riktlinjer som den avtalade anbudsgivaren ska förhålla sig till samt hur hantering av personuppgifter ska ske. Här återfinns också stadens modeller för projektstyrning, utveckling och förvaltning. De begreppsdefinitioner som ges i Bilaga 6b Begrepps- och definitionslista, ska gälla i den här upphandlingen. Om det förekommer innehållsmässiga motstridigheter mellan begrepp i begrepps- och definitionslistan och det övriga förfrågningsunderlaget, gäller definitionerna i det övriga förfrågningsunderlaget framför Bilaga 6b Begrepps- och definitionslista. Bilagor i denna kategori: Bilaga 6a Styrande dokument Bilaga 6b Begrepps- och definitionslista Kategori 7 - Information till anbudsgivaren Denna kategori bilagor utgörs av informationsbilagor som syftar till att ge anbudsgivaren övrig information som behövs för att kunna lämna anbud och undvika felaktiga antaganden. Bilagorna syftar till att ge anbudsgivaren en god förståelse för det sammanhang som lösningarna inom den framtida skolplattformen kommer att befinna sig i, till exempel vad gäller omgivande system, volymer och integrationer. Bilagorna ska också tjäna som underlag för en bra förståelse för de enskilda kraven i de övriga bilagorna, i synnerhet de funktionella kraven. Informationen utgör en nulägesbild. Dessa bilagor innehåller inga krav som anbudsgivaren ska svara på. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 3 av 22

Bilagor i denna kategori: Bilaga 7a Skolplattformens arkitektur Bilaga 7b Informationsarkitektur Bilaga 7c Volymer Bilaga 7d Processbeskrivningar Bilaga 7e Beskrivning av befintlig IT-miljö Kategori 8 - Underskrift Underskrift av anbudet av behörig företrädare för anbudsgivaren. Bilagor i denna kategori: Bilaga 8 Anbudets underskrift Kategori 9 - Personuppgiftsbiträdesavtal Personuppgiftsbiträdesavtal definierar det åtagande som gäller för leverantören i sin roll som personuppgiftsbiträde. Anbudsgivaren ska acceptera personuppgiftsbiträdesavtalet i sin helhet. Bilagor i denna kategori: Bilaga 9 Personuppgiftsbiträdesavtal 1.3. Mål för Skolplattform Stockholm Den framtida skolplattformen ska verkställa målbilden av ett väl fungerande och sammanhållet IT-stöd som stödjer verksamheternas behov idag och i framtiden. Plattformen ska utgöra ett gemensamt stöd för samtliga berörda skolformer förskola upp till vuxenutbildning. Den framtida skolplattformen ska även vara lagerindelad för att matcha krav på exempelvis strategisk inriktning, förändringstakt, processers föränderlighet och marknadsaspekter, där indelningen av lösningar i olika lager underlättar en differentierad förändring av lösningar och funktionalitet mellan lagren. Vidare ska skolplattformen även vara anpassningsbar med möjlighet till ny- och vidareutveckling av funktionalitet samt framtagande av nya tjänster anpassade för en allt mer mobil och flexibel verksamhet. En ingång för pedagogiskt samarbete Skolplattformens pedagogiska ingång kommer att spela en viktig roll i att skapa en sammanhållen utbildningsplattform för pedagogiskt arbete. Den pedagogiska ingången kommer att erbjuda en digital mötesplats för elever, pedagoger och vårdnadshavare och ge en enkel och naturlig väg in i till de pedagogiska systemen. Ingången kommer även att, utöver översikt, information och olika typer av kommunikation, ge åtkomst till dagliga pedagogiska funktioner i verksamhetssystemen samt länka vidare till verktyg, digitala läromedel och pedagogisk information. Den pedagogiska ingången kommer primärt att sammanställa information och status, åskådliggöra arbetsmoment och flöden och länka vidare till standardprodukter (där IT-stöd för pedagogiskt samarbete finns) och kommer primärt inte att innehålla den faktiska funktionaliteten för pedagogiskt samarbete. För att bland annat kunna nyttja skalfördelar kommer den pedagogiska ingången att realiseras på någon av stadens existerande plattformar. Den pedagogiska ingången kommer alltså inte att vara en del av det som direkt kravställs inom någon av upphandlingarna inom Skolplattform Stockholm. Huvudansvaret kommer i stället att ligga på staden. Ett sammanhållet pedagogiskt flöde Det är viktigt att skolplattformen ger ett bra stöd för de pedagogiska processerna och flödet från skapandet av lärresurser till att en sammanställd bedömning inkluderas i elevdokumentationen. Flödet ska ses som en helhet och hänga ihop. Manuella steg ska i möjligaste mån undvikas i en strävan att minska pedagogernas administrativa arbetsbörda. Detta innebär specifikt att en mycket tät integration, både ur ett funktionellt perspektiv och ur ett informationsperspektiv, behöver komma till stånd mellan verksamhetssystemen för pedagogiskt material och för pedagogiskt genomförande, samt till viss del även verksamhetssystemet för elevdokumentation. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 4 av 22

Vidareutveckling och nya tjänster Stadens nuvarande e-tjänsteutbud ska kompletteras med fler tjänster för elever/barn, vårdnadshavare och personal. Utvecklingen av e-tjänster sker i stadens e-tjänsteplattform (som ligger utanför denna upphandling). Mobila tjänster är en prioriterad fråga där det handlar om tjänster som är enkelt åtkomliga från exempelvis mobiltelefoner och surfplattor. Den framtida skolplattformen ska ha standardiserade gränssnitt just för att stödja utveckling och utbyte av funktioner. Med ett öppet gränssnitt blir det möjligt att lägga till funktioner och ta in nya leverantörer på ett enkelt och enhetligt sätt. Ett sammanhållet verksamhetssystem Stadens framtida verksamhetssystem inom utbildningsverksamheten bygger på en sammanhållen funktionalitet för att hantera samtliga verksamhetsområden inom Stockholms skolväsende, det vill säga stöd för förskola upp till vuxenutbildningen. Basen i den sammanhållna plattformen är ett gemensamt barn- och elevregister som delas av samtliga berörda verksamheter med möjlighet att följa en elev hela vägen från förskola till vuxenutbildning. Kommande pedagogiska och administrativa verksamhetssystem ska i möjligaste mån baseras på standardsystem. Uppföljning, utvärdering och dokumentation är viktiga processer i en modern skola och måste ges extra uppmärksamhet. En modern och anpassad skolplattform Den framtida skolplattformen ska hantera elever i åldrarna 6-19 år samt barn i förskolan och vuxenstuderande vilket innebär att den till utseende och funktion kan variera för olika åldrar och användningsområden. Den ska också kunna anpassas av användarna själva och erbjuda ett relevant utbud av funktionalitet och utseende. Elever bör själva kunna välja vilka verktyg de vill använda, antingen från skolplattformens olika funktioner eller från tjänster på Internet. Skolplattformen är vidare pedagogernas viktigaste digitala arbetsredskap med stöd för planering, uppföljning och dokumentation. De administrativa funktioner som ska finnas i skolplattformen ska underlätta det dagliga arbetet och minska pedagogernas administrativa arbetsbörda. Pedagoger ska vid behov kunna välja verktyg från Internet som kan användas tillsammans med plattformen. Mobila tjänster för frekventa arbetsuppgifter, exempelvis registrering av frånvaro, ska frigöra tid till undervisning. Uppföljning av elevers resultat, frånvaro och annan statistik som ger stöd till utveckling av verksamheten är nödvändiga verktyg för ledningen. Pedagogisk planering, utveckling av lärresurser och erfarenhetsdelning är inslag i arbetet som skolledare kommer att kunna följa och stimulera. Digitala resurser Tillgången till läromedel, lärresurser, uppslagsverk och faktadatabaser som används i det dagliga pedagogiska arbetet behöver förenklas för en ökad användning. Möjlighet att knyta det föränderliga utbudet av resurser på Internet och applikationer för datorer och mobila enheter behöver kunna göras utifrån användarens initiativ. Stöd för Skolfederation.se kommer att vara en viktig möjliggörare för ett framtida nyttjande av lärresurser inom staden. 2. Administrativa bestämmelser 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling med tillämpning av selektivt förfarande. 2.2. Att lämna anbud Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 5 av 22

Anbuden ska vara staden tillhanda senast den 25 oktober 2013. Anbud som inkom- -mer för sent kommer inte att prövas. Anbud ska lämnas via systemet TendSign. Vänligen kontakta Visma TendSigns support på telefon 013-47 47 520 vid frågor eller behov av support kring hanteringen av systemet. Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade redovisningar. Staden har inte möjlighet att godkänna ett ofullständigt anbud. Det utgår inte någon ersättning från stadens sida för det arbete som anbudsgivaren lägger ner i anbudslämnandet. 2.3. Anbudet Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i det här förfrågningsunderlaget och ansökningsinbjudan inklusive bilagor. Alternativa anbud och reservationer accepteras inte. Anbud ska lämnas på svenska. Vänligen märk alla eventuella bilagor med stadens diarienummer för upphandlingen och anbudsgivarens namn. För att upptas till prövning måste anbudet var komplett. Endast anbud som uppfyller ställda krav går vidare till utvärderingen. Anbudsgivaren ska i anbudet visa att i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningar och krav är uppfyllda. Anbudsgivaren accepterar förfrågningsunderlaget och samtliga ställda krav (/ svar) 2.4. Undertecknande av anbudet Anbudet ska vara undertecknat av behöriga företrädare för anbudsgivaren. Använd Bilaga 8 Anbudets underskrift, för ändamålet. Om någon annan än behörig firmatecknare har undertecknat anbudet ska fullmakt bifogas anbudet, av vilken ska framgå att den som signerat anbudet har rätt att underteckna anbudet. Anbudsgivaren har fyllt i och bifogat bilaga 8 Anbudets underskrift. (/ svar) 2.5. Anbudets giltighet Lämnat anbud ska vara bindande till och med den 30 juni 2014. Anbudets bindningstid förlängs till och med den 31 oktober 2014 om upphandlingen överprövas. Anbudsgivaren accepterar anbudets giltighetstid inklusive eventuell förlängning. (/ svar) 2.6. Presentation av anbudet För att säkerställa att staden uppfattat uppgifterna i anbudet korrekt kan det bli aktuellt för anbudsgivarna att ge en anbudspresentation, där anbudsgivaren redogör för innehållet i anbudet. Anbudsgivaren ska kunna genomföra en sådan anbudspresentation inom fem arbetsdagar från när staden så begär. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 6 av 22

2.7. Kontroll av kravuppfyllelse Vid prövningen av de inkomna anbuden kan staden komma att kontrollera uppgifter som anbudsgivare lämnat i sitt anbud. I det fall stadens kontroll visar att felaktiga uppgifter har lämnats i anbudet, kan detta leda till att anbudet förkastas. 2.8. Underrättelse om tilldelningsbeslut och avtalsspärr Tilldelningsbeslut med anledning av denna upphandling fattas av utbildningsförvaltningens förvaltningschef på uppdrag av samtliga deltagande nämnder. Snarast efter det att beslut om att tilldela kontrakt har fattats kommer samtliga anbudssökande och anbudsgivare att underrättas om beslutet och om skälen för det. Upphandlingskontrakt kommer på grund av avtalsspärr inte att tecknas förrän tio dagar har gått från det att meddelande om tilldelningsbeslut har skickats. 2.9. Avtalstecknande Staden kommer att teckna avtal med en (1) leverantör i denna upphandling. Avtalet ska för sin giltighet undertecknas av båda parter. 2.10. Avtalsperiod Avtalet gäller tre år från tidpunkten för avtalstecknande, med möjlighet för staden att förlänga avtalet i ytterligare två plus två plus två plus ett år. Den sammanlagda avtalstiden är således som längst 10 år. Avtalet upphör utan föregående uppsägning, om staden inte senast sex månader före avtalsslut skriftligen påkallat förlängning. 2.11. Sekretess Staden omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att allmänna handlingar i normalfallet ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller emellertid undantag från offentlighetsprincipen. Absolut sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: Om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs. Om det av särskild anledning kan antas att en enskild som trätt i affärsförbindelse med staden lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. En anbudsgivare som önskar att uppgifter i dennes anbud ska hållas hemliga ska ange vilken information i handlingarna som är skyddsvärda och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjdes. Bedömningen av huruvida tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs dock av staden i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Några garantier om att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas. Om sekretess begärs - precisera de uppgifter som begäran omfattar samt motivering till på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. (Fritextsvar) 2.12. Frågor? - Kontakta staden Om anbudsgivaren anser att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart och att det påverkar möjligheterna att lämna ett fullständigt anbud, uppmanas anbudsgivaren omgående kontakta staden för ett klargörande. Frågorna ska riktas till staden via TendSigns funktion för frågor och svar. Stadens svar, och eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget, kommer att publiceras på TendSigns webbplats. Anbudsgivaren Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 7 av 22

ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad om eventuellt tillkommande information. Det är viktigt att frågor ställs senast åtta dagar före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras och delges samtliga intressenter i god tid innan anbudstidens utgång. 3. Prövning av anbud 3.1. Lösningen Anbudsgivaren ska här övergripande presentera sin lösning. Beskrivningen av lösningen tjänar till att introducera staden till anbudsgivarens erbjudande. Presentationen bör minst innehålla följande. Kort beskrivning av de produkter som ingår i lösningen inklusive produktnamn och versioner. Detta avser både leverantörens egna produkter och eventuella tredjepartsprodukter. Är det framtida utveckling/framtida produkter utan namn eller version kan detta anges. Övergripande systemöversikt inklusive schematisk översikt över integrationsarkitekturen. Övergripande beskrivning av krav på driftsmiljön med information om till exempel operativsystem, server/processorarkitektur och databashanterare. Presentationen ska göras i utrymmet nedan eller i separat bilaga till anbudet. Vänligen håll beskrivningen kort och koncis. Har anbudsgivaren beskrivit sin lösning? (/ svar) Övergripande presentation av lösningen (Fritextsvar) Tillgängliggörande av funktionalitet och information Skolplattformen ska möjliggöra att verksamheternas behov under hela avtalets löptid kan tillgodoses bland annat genom att staden utvecklar nya applikationer och tjänster som på ett flexibelt sätt kan anslutas till lösningen för frånvaro/närvaro. Staden ska ha rätt att för dessa utvecklingar använda olika leverantörer så att staden i dessa fall fritt kan nyttja funktionalitet och verksamhetsinformation i lösningen för frånvaro/närvaro via standardiserade, öppna gränssnitt. Leverantören ska tillåta detta fria nyttjande av leverantörens lösningar samt samverka kring framtagande av dessa öppna, standardiserade gränssnitt och kopplingen mot dem ska inte hindras. Anbudsgivaren accepterar kraven ovan? (/ svar) 3.2. Avtalsvillkor Bilaga 1 Avtalsvillkor ska accepteras i sin helhet av anbudsgivaren. Anbudsgivaren accepterar Bilaga 1 Avtalsvillkor. (/ svar) 3.3. Svarsmall En detaljerad funktionell kravspecifikation presenteras i Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren ska besvara de frågor som ställs i bilagan och bifoga den till sitt anbud. Alla krav i bilagan ska accepteras av anbudsgivaren. Tilldelningskriterierna är däremot inte obligatoriska att acceptera eller uppfylla. Uppfyllelse av tilldelningskriterierna genererar dock utvärderingspoäng som ökar möjligheten att vinna upphandlingen. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 8 av 22

Bilagan innehåller även krav på att ange priser i olika priskategorier. De priser som anbudsgivaren anger för de olika priskategorierna räknas samman och bildar ett utvärderingspris enligt den beräkningsmodell som beskrivs i bilagan. Se vidare kapitel 4 i denna anbudsinbjudan för en mer detaljerad beskrivning av den utvärderingsmodell som tillämpas i den här upphandlingen. Har anbudsgivaren fyllt i och bifogat Bilaga 2 Svarsmall? (/ svar) 3.4. Icke-funktionella krav Innehållet i Bilaga 3a Icke-funktionella krav, utgör krav vilka ska accepteras i sin helhet av anbudsgivaren. Anbudsgivaren accepterar Bilaga 3a Icke-funktionella krav. (/ svar) 3.5. Användbarhet 3.5.1. Användbarhet Innehållet i Bilaga 3b Användbarhet, utgör krav vilka ska accepteras i sin helhet av anbudsgivaren. Anbudsgivaren accepterar Bilaga 3b Användbarhet. (/ svar) 3.5.2. Angreppssätt för användbarhet Anbudsgivaren ska kontinuerligt i leveransen till staden tillämpa ett systematiskt tillvägagångssätt för användbarhet i genomförandet av uppdraget. Det systematiska angreppssättet ska kontinuerligt tillämpas under avtalets hela löptid. Med användbarhet avses det som står i kapitel 1.2 i bilaga 3b i detta förfrågningsunderlag. För att godkännas måste tillvägagångssättet vara upprepande (iterativt), och omfatta alla aktiviteter i punkterna 1-3 nedan, inklusive underpunkterna a, b och c. 1. Insamling av data/kravfångst Det systematiska tillvägagångssättet ska a. ta reda på eventuella brister i användbarheten, b. samla in information om användares behov, och c. omvandla informationen till användbarhetskrav inför ett utvecklingsarbete eller en anpassning enligt användarnas behov. 2. Användarcentrering under utvecklingsprocesser Det systematiska tillvägagångssättet ska stämma av hur väl lösningen tillgodoser krav på användbarhet under utvecklings- och anpassningsarbetets olika faser. 3. Tester och utvärderingar av användbarhet Det systematiska tillvägagångssättet ska möjliggöra utvärdering av hur väl lösningen uppfyller kraven på användbarhet. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 9 av 22

Det systematiska tillvägagångssättet kan innebära olika kombinationer av övergripande strategier, modeller, metoder och verktyg för att arbeta med användbarhet. Anbudsgivaren åtar sig att kontinuerligt tillämpa ett systematiskt, iterativt angreppssätt för användbarhet i leveransen till staden under avtalets hela löptid i enlighet med kraven ovan. (/ svar) 3.6. Informationssäkerhet Innehållet i Bilaga 3c Informationssäkerhet, utgör krav vilka ska accepteras i sin helhet av anbudsgivaren. Anbudsgivaren accepterar Bilaga 3c Informationssäkerhet. (/ svar) 3.7. Införande 3.7.1. Införande Anbudsgivaren ska acceptera kraven på införandet i Bilaga 4a Införande. De prisuppgifter som efterfrågas för införandet ska anges i Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren accepterar kraven på införandet enligt Bilaga 4a. (/ svar) Anbudsgivarens produktionssättning/överföring av sin lösning ska vara avslutad som senast den 31 december 2017. Anbudsgivarens accepterar kravet ovan? (/ svar) 3.7.2. Införandeplan Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa en införandeplan där anbudsgivaren, utan att ta hänsyn till integrationer, beskriver sitt erbjudna systeminförande. Införandeplanen bör beskriva anbudsgivarens arbete inom faserna design, konstruktion, test/verifiering och produktionssättning/överföring som beskrivs i kapitel 3.3.2 i Bilaga 4a - Införande. Införandeplanen bör minst omfatta: Viktiga och kritiska milstolpar Leveranstidpunkter och leveransinnehåll Nödvändig hårdvara och mjukvara (licenser) Anbudsgivarens krav för systeminförandet Releaseplan inklusive vilken funktionalitet som ingår i respektive release Säkerhetsfrågor/-lösningar Påverkan på tredjepartskontrakt och hur dessa ska hanteras Resursbehov för och eventuella förväntningar på såväl staden som nuvarande leverantörer Införandeplanen som anbudsgivaren redovisar kommer att ligga till grund för den planering som beskrivs i kapitel 3.3.1 i Bilaga 4a Införande. Har anbudsgivaren bifogat en införandeplan i enlighet med kravet ovan? (/ svar) Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 10 av 22

Vilken bilaga är bifogad för ändamålet? (Fritextsvar) Anbudsgivarens åtaganden avseende tid för införandet, såsom anbudsgivaren anger i Bilaga 2 Svarsmall, kommer att ingå i stadens utvärdering av anbudet. 3.8. Underhåll Anbudsgivaren ska acceptera kraven på IT-tjänsten underhåll som anges i Bilaga 4b Underhåll. De prisuppgifter som efterfrågas för underhållstjänsterna ska anges i Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren accepterar kraven på underhåll enligt Bilaga 4b. (/ svar) 3.9. Utveckling Anbudsgivaren ska acceptera kraven på IT-tjänsten utveckling som anges i bilaga 4c Utveckling. Anbudsgivarens timpriser för utvecklingstjänsten ska anges i Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren accepterar kraven på utveckling i Bilaga 4c. (/ svar) 3.10. Resursförstärkning Det ingår i leverantörens ansvar att vid behov leverera resursförstärkning till staden i anknytning till det uppdrag som den här upphandlingen avser. Kraven på resursförstärkningar framgår av Bilaga 4d Resursförstärkning och ska accepteras av anbudsgivaren. Anbudsgivarens timpriser för resursförstärkningstjänsten ska anges i Bilaga 2 Svarsmall. Anbudsgivaren accepterar kraven på resursförstärkning enligt Bilaga 4d. (/ svar) 3.11. Samarbetsformer och fora Det är viktigt att vald leverantör har förmåga att samarbeta på ett bra sätt med stadens övriga leverantörer på IT-området, och att den deltar i de fora som beskrivs i Bilaga 4e Samarbetsformer och fora. Anbudsgivaren ska acceptera kraven i Bilaga 4e Samarbetsformer och fora, i sin helhet. Anbudsgivaren accepterar kraven på samarbetsformer och fora i Bilaga 4e. (/ svar) 3.12. Gemensamma processer Anbudsgivaren ska acceptera kraven på gemensamma processer i enlighet med kraven i Bilaga 4f Gemensamma processer. Anbudsgivaren accepterar kraven på gemensamma processer i Bilaga 4f. (/ svar) Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 11 av 22

3.13. Servicenivåer Anbudsgivaren ska acceptera de krav på servicenivåer som anges i Bilaga 4g Servicenivåer. Anbudsgivaren accepterar kraven på servicenivåer i Bilaga 4g. (/ svar) 3.14. Aktiviteter vid avtalets upphörande Anbudsgivaren ska acceptera kraven på aktiviteter vid avtalets upphörande i enlighet med kraven i Bilaga 4h aktiviteter vid avtalets upphörande. Anbudsgivaren accepterar kraven på aktiviteter vid avtalets upphörande enligt Bilaga 4h. (/ svar) 3.15. Ersättning Anbudsgivaren ska acceptera ersättningsmodellen, och de övriga förutsättningar, som anges i Bilaga 5a Ersättning. Anbudsgivaren accepterar ersättningsmodellen, och de övriga förutsättningarna, som anges i Bilaga 5a. (/ svar) 3.16. Faktureringsrutiner Anbudsgivaren ska acceptera de krav på faktureringsrutiner som anges i Bilaga 5b Faktureringsrutiner. Anbudsgivaren accepterar kraven på faktureringsrutiner i Bilaga 5b. (/ svar) 3.17. Styrande dokument Anbudsgivaren intygar att genomförandet av uppdraget kommer att ske i enlighet med stadens styrande dokument som anges i Bilaga 6a Styrande dokument. Anbudsgivaren accepterar kraven i Bilaga 6a Styrande dokument. (/ svar) 3.18. Personuppgiftsbiträdesavtal Anbudsgivaren ska acceptera personuppgiftsbiträdesavtalet som anges i Bilaga 9 Personuppgiftsbiträdesavtal. Anbudsgivaren accepterar personuppgiftsbiträdesavtalet i Bilaga 9 Personuppgiftsbiträdesavtal. (/ svar) 4. Utvärdering 4.1. Utvärderingsmodell Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 12 av 22

Utvärderingen syftar till att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Staden kommer att fatta tilldelningsbeslut baserat på de tilldelningskriterier som redovisas nedan. Anbuden kommer att utvärderas utifrån en modell som möjliggör en objektiv utvärdering av såväl pris som kvalitativa mervärden. Modellen beräknar ett jämförelsetal enligt formeln U * (1 + P * (1 M)) där: U = Utvärderingspris från Bilaga 2. P = Maximalt påslag på utvärderingspriset för ett anbud som inte erbjuder några utökade åtaganden utöver grundläggande kravuppfyllelse, i detta fall 0,60 (alltså 60 %). M = Anbudets måluppfyllelsegrad. Tilldelningen av utvärderingspoäng enligt den process som redovisas nedan ligger till grund för beräkningen av anbudets måluppfyllelsegrad. Måluppfyllelsegraden räknas ut på följande sätt: Anbudets sammanlagda utvärderingspoäng dividerat med maximalt antal möjliga utvärderingspoäng. Maximal måluppfyllelsegrad är 1. Uttryckt i ord görs utvärderingen således med hjälp av följande beräkning: Utvärderingspris * (1 + 0,60 * (1 - anbudets måluppfyllelsegrad)) = det jämförelsetal som utvärderas. Det anbud som uppnår det lägsta jämförelsetalet vinner upphandlingen. Räkneexempel: 4.2. Tilldelningskriterier 4.2.1. Tilldelningskriterier Följande tilldelningskriterier används i upphandlingen. 1. Pris 2. Införande (max 152 poäng) 3. Funktionalitet (max 76 poäng) 4. Standardprodukter (max 76 poäng) 5. Administrativa arbetsuppgifter för pedagogerna (max 380 poäng) 6. Mobilitet (max 228 poäng) Som mest kan ett anbud ges 912 utvärderingspoäng. Poängsummorna för delkriterierna under adminstrativa arbetsuppgifter för pedagogerna och mobilitet avrundas till två decimaler i texterna nedan. Staden räknar dock med alla decimaler i poängen för respektive delkriterium i utvärderingen. Samtliga decimaler framgår i formelfältet för poängsumman för respektive tilldelningskriterium i bilaga 2 (se arbetsbladet Summering ). 4.2.2. Två metoder för utvärdering av inkomna anbud Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 13 av 22

Utöver prisutvärderingen använder staden två olika sätt för att utvärdera anbuden i den här upphandlingen (A och B nedan). A) Fasta åtaganden som ger bestämda poäng Bilaga 2 Svarsmall ska besvaras av anbudsgivaren och bifogas anbudet. I bilagan svarar anbudsgivaren på krav och följande tilldelningskriterier. Pris Standardprodukter Införande Funktionalitet Tilldelningskriterierna standardprodukt och funktionalitet består av ett stort antal delkriterier. Varje delkriterium besvaras med fasta svarsalternativ som kan ge bestämda utvärderingspoäng. Staden kommer inte att göra någon bedömning av anbudsgivarens svar i bilaga 2. Att ange ett visst svarsalternativ avseende ett krav eller ett tilldelningskriterium innebär ett åtagande från anbudsgivarens sida. Dessa åtaganden kommer att tas med i avtalet som tecknas efter genomförd upphandling. Mer detaljerad information om hur anbudsgivaren använder och fyller i bilaga 2 framgår i själva bilagan. B) Utvärdering av övriga tilldelningskriterier Anbudsgivaren kan även tilldelas utvärderingspoäng för de åtaganden som anbudsgivaren gör i följande tilldelningskriterier. Administrativa arbetsuppgifter för pedagogerna Mobilitet Anbudsgivarens åtaganden kommer att utvärderas i enlighet med de utvärderingsgrunder som hör till respektive tilldelningskriterium. Notera att åtagandena måste vara förenliga med alla krav i upphandlingen. En anbudsgivare kan inte åta sig att leverera exempelvis en mobil lösning i tilldelningskriteriet mobilitet som inte uppfyller de informationssäkerhetskrav som ställs i Bilaga 3c Informationssäkerhet. Alla krav i upphandlingen är obligatoriska att uppfylla och kan inte ge utvärderingspoäng under något av tilldelningskriterierna. Det som kan ge utvärderingspoäng i tilldelningskriterierna är i stället andra åtaganden som inte redan omfattas av kravspecifikationen. Notera även att det finns specifika funktionella krav och delkriterier inom funktionalitet i Bilaga 2 Svarsmall, som berör de områden som tilldelningskriterierna administrativa arbetsuppgifter för pedagogerna och mobilitet behandlar. Exempel på krav och delkriterier inom funktionalitet i bilaga 2 som berör funktioner inom dessa områden, och som alltså inte kan ge utvärderingspoäng, följer nedan: ID (se bilaga 2): 2.1.0.9 2.1.0.18 2.1.0.19 2.1.0.26 2.1.4.7 2.1.4.12 2.1.4.13 Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 14 av 22

4.2.2.1 Anbudsgivarens svar Anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden under respektive tilldelningskriterium nedan ska vara stringenta. Anbudsgivaren uppmanas att göra beskrivningarna korta och koncisa, utan att göra avkall på innehållet. Ovidkommande resonemang, hänvisningar etcetera bör undvikas. Broschyrer och allmänt informationsmaterial bör inte bifogas anbudet. Anbudsgivaren ska sträva efter att konkretisera och tydliggöra de effekter som följer av de erbjudna funktionerna, eller andra åtaganden, samt kopplingen mellan det som erbjuds och det som efterfrågas. Beskrivningar ska göras i systemets fritextrutor nedan. Om anbudsgivaren bedömer att det är lämpligare att ge beskrivningarna i särskilda bilagor går även det bra. Sådana eventuella bilagor bör endast vara avsedda för svar på tilldelningskriterierna ifråga. Åtaganden och beskrivningar kommer att utgöra avtalsinnehåll. De åtaganden som anbudsgivaren gör för respektive tilldelningskriterium nedan, ska ingå i de priser som anbudsgivaren har angett i bilaga 2 Svarsmall. Inga ytterligare kostnader accepteras med anledning av de åtaganden som lämnas. 4.2.2.2 Grund för utvärdering En anbudsgivares beskrivningar och åtaganden för tilldelningskriterierna "administrativa arbetsuppgifter för pedagogerna" och "mobilitet" kommer att utvärderas av en eller flera mindre arbetsgrupper där minst tre av deltagarna i varje grupp genom sitt arbete är sakkunniga avseende det område som tilldelningskriteriet avser. Nedan följer beskrivningar av de tilldelningskriterier som ingår i upphandlingen, samt utrymmen för anbudsgivaren att lämna beskrivningar och göra åtaganden där det är tillämpligt. 4.2.3. Pris Anbudsgivaren ska ange de priser som ska gälla för uppdraget i Bilaga 2 Svarsmall. Prisuppgifterna ska lämnas för vissa definierade priskategorier. I utvärderingen kommer staden räkna ut ett utvärderingspris utifrån de prisuppgifter som anbudsgivaren har angett i sitt anbud. Bilaga 2 innehåller också information kring hur uträkningen av utvärderingspriset kommer att gå till. 4.2.4. Införande Anbudsgivaren kan få utvärderingspoäng för införandet beroende på hur snabbt anbudsgivaren åtar sig att införa lösningen. Åtagandet görs i Bilaga 2 Svarsmall. 4.2.5. Funktionalitet Anbudsgivaren har möjlighet att erbjuda specifikt efterfrågade egenskaper och funktioner som ger ett bestämt antal utvärderingspoäng. Sådana åtaganden gör anbudsgivaren genom att använda de fasta svarsalternativ som är kopplade till respektive delkriterium för funktionalitet i Bilaga 2 Svarsmall. 4.2.6. Standardprodukter För alla krav och funktionella delkriterier i Bilaga 2 kan anbudsgivaren åta sig att leverera dessa funktioner som en del av sin standardprodukt, alternativt åta sig att hantera dessa på ett sätt som motsvarar hanteringen av en standardprodukt. En hantering av den del av lösningen som anbudsgivaren har markerat som standardprodukt ska innebära följande. 1. Leverantören åtar sig att kontinuerligt under avtalets löptid utveckla den aktuella delen av lösningen om det krävs med anledning av nya lagar, förordningar eller föreskrifter (exempelvis förändringar i skollagen), även när det inte särskilt angetts på annat ställe i Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 15 av 22

förfrågningsunderlaget. Utvecklingen ska vara färdig i god tid innan författningen börjar gälla. 2. Leverantören åtar sig att kontinuerligt under avtalets löptid utveckla den aktuella delen av lösningen för att följa marknadsutvecklingen, exempelvis nya branschstandarder samt utveckling inom teknik och utbildningsområdet. 3. Leverantören ska till staden tillhandahålla punkterna 1 och 2 ovan i form av nya releaser (utöver underhållsreleaser) av den aktuella delen av lösningen. Det ingår i leverantörens åtagande att, genom tester och andra förberedelser, säkerställa att en uppgradering till en ny release av den aktuella delen av lösningen kan ske problemfritt. 4. En ägande- och nyttjanderätt för standardprodukt så som definierat i avtalsvillkoren, punkt 20.1. Dessa åtaganden gör anbudsgivaren genom att använda de fasta svarsalternativ som är kopplade till respektive funktionellt krav eller delkriterium i Bilaga 2 Svarsmall. 4.2.7. Administrativa arbetsuppgifter för pedagogerna 4.2.7.1 Efterfrågad effekt Den effekt som staden vill uppnå med det här tilldelningskriteriet innebär att pedagogernas administrativa arbetsuppgifter förenklas och minimeras genom att pedagogen använder anbudsgivarens lösning för att utföra frånvaro- och närvarohanteringen. I frånvaro- och närvarohanteringen ingår arbetsmomenten att registrera frånvaro och närvaro, följa upp frånvaro och närvaro, meddela ogiltig frånvaro samt hantera frånvaroanmälan. Anbudsgivaren bör i anbudet beskriva hur lösningen kan användas för dessa olika arbetsmoment. Anbudsgivaren ska göra troligt att den erbjudna lösningen på ett tydligt sätt bidrar till att uppnå den ovan efterfrågade effekten för ett eller flera av de ovan beskrivna arbetsmomenten för frånvaro- och närvarohanteringen genom någon eller några av delkriterierna 1-4 nedan. Det sker vid utvärdering en sammanvägd bedömning för varje delkriterium. Observera att staden inte kan acceptera en lösning som innebär att användandet inte är förenligt med personuppgiftslagens regler om otillåten direktåtkomst. Exempelvis krävs ett övervägande innan uppgift meddelas annan myndighet eller person. 4.2.7.2 Delkriterier Maxpoäng = 380p Poängfördelning per delkriterium sker i del av maxpoäng. Delkriterium 1: Regelstyrd bevakning Med regelstyrd bevakning avses här funktion för att genom tekniska regelverk styra när automatiska bevakningsåtgärder genomförs av lösningen. Ett exempel på regelstyrd bevakning är att ett varningsmeddelande automatiskt dyker upp om en elevs frånvaro överstiger ett definierat gränsvärde. Delkriterium 1 är värt en sjundedel av maxpoäng. Delkriterium 2: Återanvändning av information Med återanvändning av information avses här att systemet återanvänder sådan information som redan finns i systemet för att effektivisera användandet. Ett exempel på återanvändning av information är om lösningen medger att pedagogen inte behöver utföra registrering av giltig frånvaro eftersom en frånvaroanmälan redan är gjord. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 16 av 22

Delkriterium 2 är värt en sjundedel av maxpoäng. Delkriterium 3: Utföra massoperationer Med massoperation avses här en (1) åtgärd som omfattar fler än ett objekt samtidigt. En massoperation kan antingen aktiveras av användaren, eller automatiskt aktiveras av lösningen via regelstyrning. En massoperation innebär således att användaren inte behöver genomföra upprepade manuella rutiner för de objekt som omfattas av åtgärden. Endast massoperationer inom lösningen kan ge poäng under detta delkriterium. Poäng kommer inte att delas ut för exporter eller importer av information till eller från lösningen. Delkriterium 3 är värt en sjundedel av maxpoäng. Delkriterium 4: Kontextkänslig registrering (context aware) Med kontextkänslig registrering avses här funktion för att vid registreringstillfället automatiskt identifiera grundläggande information såsom exempelvis aktuell tid, lektion/ämne, klass, lokal så att detta är förvalt när man startar funktionen. En kontextkänslig registrering innebär således också att tidsödande moment och navigeringar i systemet inte krävs innan registreringen kan äga rum. Delkriterium 4 kan som mest ge fyra sjundedelar av maxpoäng. 4.2.7.3 Anbudsgivarens svar I anbudsgivarens svar ska åtaganden och funktioner beskrivas och det ska tydligt framgå hur det medför den efterfrågade effekten som beskrivits ovan uppnås för frånvaro- och närvarohanteringen. Detta ska visas genom konkreta beskrivningar av de erbjudna funktionerna eller andra åtagandena, gärna även exemplifieringar. Beskrivningar ska göras separat för respektive delkriterium 1-4. Vänligen gör beskrivningarna i fritextrutorna i nedan. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor göras i fritextrutorna. Observera att anbudsgivaren ansvarar för att göra troligt att den efterfrågade effekten kommer att uppnås för frånvaro- och närvarohanteringen. Det är därför viktigt att beskrivningarna är tydliga. Observera även att anbudsgivarens åtaganden kommer att utgöra avtalsvillkor. 4.2.7.4 Grund för utvärdering För att få poäng för det här tilldelningskriteriet ska anbudsgivaren genom beskrivningar göra troligt att erbjudna åtaganden med funktioner i sin lösning leder till att efterfrågad effekt, som beskrivits ovan, uppnås för frånvaro- och närvarohanteringen. Poäng delas ut baserat på antalet delkriterier (1-4 ovan) för vilka anbudsgivaren gjort troligt att den efterfrågade effekten uppnås. Delkriterierna 1-3 kan ge en sjundedel av maxpoäng vardera. Delkriterium 4 kan ge fyra sjundedelar av maxpoäng. Delkriterium 1: Gör beskrivningen i enlighet med vad som anges ovan. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Delkriterium 1: Stadens utvärdering. = En sjundedel av maxpoäng d.v.s 54,29 poäng, = 0 poäng (/ svar) Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 17 av 22

Delkriterium 2: Gör beskrivningen i enlighet med vad som anges ovan. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Delkriterium 2: Stadens utvärdering. = En sjundedel av maxpoäng d.v.s 54,29 poäng, = 0 poäng (/ svar) Delkriterium 3: Gör beskrivningen i enlighet med vad som anges ovan. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Delkriterium 3: Stadens utvärdering. = En sjundedel av maxpoäng d.v.s 54,29 poäng, = 0 poäng (/ svar) Delkriterium 4: Gör beskrivningen i enlighet med vad som anges ovan. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Delkriterium 4: Stadens utvärdering. = Fyra sjundedelar av maxpoäng d.v.s 217,14 poäng, = 0 poäng (/ svar) 4.2.8. Mobilitet Olika typer av mobila enheter, såsom surfplattor och smartphones, är numera det viktigaste arbetsredskapet för många systemanvändare. Dessa användare, såväl stadens personal som elever och andra kommunmedborgare, ställer därför allt högre krav på att IT-stöden ska kunna tillgängliggöras genom mobila enheter. Syftet med detta tilldelningskriterium är att staden ska få verksamhetssystem med mobilt anpassade lösningar som möter detta behov. Tilldelningskriteriet består av två delkriterier responsive web design (RWD), och mobila applikationer. Maxpoäng = 228p Poängfördelning sker i del av maxpoäng. Responsive web design Anbudsgivarens lösning bör medge att hela lösningen, inklusive all funktionalitet, kan anpassas till olika typer av mobila enheter som har en mindre skärmstorlek än en traditionell datorskärm. Detta ska uppnås genom att lösningen utformas enligt någon typ av responsive web design, RWD. Det innebär att användargränssnittet anpassas till de egenskaper som användarens enhet har. Sådana egenskaper kan vara skärmupplösning eller skärmstorlek. För att få poäng för det här kriteriet ska anbudsgivarens beskriva hur RWD tillämpas för lösningen, och hur det leder till att användargränssnittet anpassas till användarens enhet. Exemplifiera gärna med hur lösningen kommer att anpassas till en enhet med skärmstorlek motsvarande ungefär ipad, och till en enhet motsvarande ungefär iphone. För att få poäng krävs vidare att beskrivningen gör troligt att anbudsgivaren tillämpar RWD på ett sådant sätt att hela lösningen kan anpassas till användarens enhet. Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 18 av 22

Anbudsgivaren åtar sig att leverera hela lösningen med utformning enligt någon typ av RWD enligt ovan. (/ svar) Redovisa beskrivningen i enlighet med vad som anges ovan. Om beskrivningen redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Anbudsgivaren har gjort troligt att RWD tillämpas på ett sådant sätt att användargränssnittet för hela lösningen anpassas till mobila enheter. = Hälften av maxpoäng d.v.s 114 poäng, = 0 poäng (/ svar) Mobilitet Mobila applikationer Anbudsgivaren bör erbjuda mobila applikationer som är specifikt anpassade efter mobila enheter och ett mobilt arbetssätt. Det mobila arbetssättet möjliggörs av att användaren nyttjar mobila enheter på ett sätt som möjliggör att arbetsmoment kan utföras platsoberoende, exempelvis i samband med lektionsstart i klassrum eller ståendes i samband med en friluftsdag. Staden använder i dagsläget så kallade smartphones och surfplattor och de mobila applikationerna ska kunna användas på dessa. Viktig karaktäristik som kännetecknar mobila enheter i dagsläget är möjligheten att interagera via touch screen, pekpenna och miniatyrtangentbord. Med mobil enhet avses här en enhet som har en fysisk utformning som är mindre än en traditionell bärbar dator och därför lättare kan tas med. Anbudsgivaren kan förutsätta att den mobila enheten har tillgång till ständig internetuppkoppling. De mobila applikationerna ska utformas så att de innehåller de delar av lösningens funktionalitet för respektive arbetsmoment som innebär att applikationerna är anpassade till ett mobilt arbetssätt. All funktionalitet i lösningen behöver med andra ord inte ingå i applikationen. De mobila applikationerna ska vara en integrerad del av lösningen. De mobila applikationerna kan vara så kallade native- eller hybridapplikationer. Om den mobila applikationen kräver ett specifikt operativsystem ska den mobila applikationen fungera på operativsystemen ios och Android. De mobila applikationerna ska hanteras som en standardprodukt enligt punkt 4.2.6 ovan. Anbudsgivarens beskrivningar ska göra troligt att de erbjudna applikationerna är anpassade till ett mobilt arbetssätt, och att de medger att pedagogen kan utföra följande arbetsmoment. A) Registrera frånvaro och närvaro. B) Följa upp frånvaro och närvaro. C) Meddela ogiltig frånvaro. D) Hantera frånvaroanmälan. Notera att en erbjuden mobil applikation måste utformas i enlighet med alla relevanta krav i upphandlingen, i synnerhet informationssäkerhetskraven i bilaga 3c. A) Anbudsgivaren åtar sig att leverera en mobil applikation enligt ovan för arbetsmomentet registrera frånvaro och närvaro. (/ svar) Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 19 av 22

A) Beskriv den mobila applikationen och den funktionalitet som omfattas. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) A) Anbudsgivaren har gjort troligt att den erbjudna mobila applikationen kommer att vara anpassad till ett mobilt arbetssätt, och medge att pedagogen kan registrera frånvaro och närvaro = 2 tiondelar av maxpoäng d.v.s 45,6 poäng, = 0 poäng (/ svar) B) Anbudsgivaren åtar sig att leverera en mobil applikation enligt ovan för arbetsmomentet följa upp frånvaro och närvaro. (/ svar) B) Beskriv den mobila applikationen och den funktionalitet som omfattas. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) B) Anbudsgivaren har gjort troligt att den erbjudna mobila applikationen kommer att vara anpassad till ett mobilt arbetssätt, och medge att pedagogen kan följa upp frånvaro och närvaro = En tiondel av maxpoäng d.v.s 22,8 poäng, = 0 poäng (/ svar) C) Anbudsgivaren åtar sig att leverera en mobil applikation enligt ovan för arbetsmomentet meddela ogiltig frånvaro. (/ svar) C) Beskriv den mobila applikationen och den funktionalitet som omfattas. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) C) Anbudsgivaren har gjort troligt att den erbjudna mobila applikationen kommer att vara anpassad till ett mobilt arbetssätt, och medge att pedagogen kan meddela ogiltig frånvaro. = En tiondel av maxpoäng d.v.s 22,8 poäng, = 0 poäng (/ svar) D) Anbudsgivaren åtar sig att leverera en mobil applikation enligt ovan för arbetsmomentet hantera frånvaroanmälan. (/ svar) D) Beskriv den mobila applikationen och den funktionalitet som omfattas. Om beskrivningar och åtaganden redovisas i särskilda bilagor i anbudet ska hänvisning till rätt bilagor ske här. (Fritextsvar) Utskrivet: 2013-08-05 13:33 Sida 20 av 22