VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen S m m nträdesprotokol I 2075-t2-07 16 (2e) s 224 Svr på revisionens uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2Oí.2-2OL3 (KS 2OL5.372) Beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Revisorern hr gjort en uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren zorzzor3. Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden Ordförnden Pris Liljestrnd (M) yrkr tt kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförnden ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt kommunstyrelsen beslutr i enlighet därmed. Ärendets tidigre behndling Kommunstyrelsens rbetsutskott 2015-11-19 $ rg6 Beslutsunderlg 1. Svr på revisionens uppföljning v revisonens tidigre genomförd grnskningr åren zorz- 2o13 2. Uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2or2-2otg 3. Protokollsutdrg KSAU Q 196 /zor5 Expediers till Akten Brn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Socilnämnden Justerndes sign (J-' Justerndes sign --4/ Utd rgsbestyrk nde
VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens rbetsutskott S mm nträdesprotokol I 2015-11-19 16 (2s) s 196 o.. Svr pã revisionens uppföljn ng v revisionens tid gre genomförd grnskningr åren 2OL2-2013 (KS 2015.372) Beslut Arbetsutskottet föreslår tt Kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Revisorern hr gjort en uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren zotzzor3. Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Yrknden Ordförnde Pris Liljestrnd (M) yrkr tt rbetsutskottet föreslår tt kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförnden ställer proposition på sitt eget yrknde och finner tt rbetsutskottet beslutr i enlighet därmed. Beslutsunderlg 1. Svr på revisionens uppföljning v revisonens tidigre genomförd grnskningr åren zorz- 2o13 2. Uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2ot2-2org Expediers till Al ten Justerndes sign lñ I Justerndes sþn Utd rgsbestyrk nde
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 ANDREAS FORSLUND SID 1/9 KOMMUNCONTROLLER ANDREAS.FORSLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svr på revisionens uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2012-2013 Förslg till beslut Kommunstyrelsen ntr föreslget yttrnde och överlämnr det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorern hr gjort en uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2012-2013. Kommunstyrelsen lämnr härmed sitt svr på revisionsrpporten. Bkgrund Vllentun kommun hr regler för hur revisionsrpporter sk besvrs. Syftet med dess regler är dels tt revisionens grnskningr sk komm kommunfullmäktiges ledmöter och llmänheten till känn, dels tt nämndern på ett strukturert sätt sk rpporter vilk åtgärder som hr vidtgits med nledning v de synpunkter och rekommendtioner som förts frm. Beskrivning v revisionsrpporten Kommunens förtroendevld revisorer hr beställt en grnskning som hr genomförts v ett externt revisionsbolg. Revisorern hr grnskt uppföljningen v revisonens tidigre genomförd grnskningr åren 2012-2013. Vllentun kommun fick revisionsrpporten tillhnd 2015-09-25. Revisionsrpporten finns bifogd som bilg. I kommnde kpitel redoviss revisionens rekommendtioner i de fll tidigre rekommendtioners åtgärder hr bedömts som ej uppfylld eller delvis uppfylld v revisorern. Kommunen kommenterr därefter rekommendtionern och redovisr plnerde och utförd KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 2/9 åtgärder. Ett stort ntl grnskningr och rekommendtioner hr bedömts uppfylld och kommunen kommenterr således inte de här ytterligre. Investeringr Revisionens rekommendtion: Rutinern för slutredovisning (tidpunkt och utformning) behöver tydliggörs. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer och kommer tt tydliggör det i tillämpningsnvisningrn till investeringspolicyn. Arbetet med tt t frm ett förslg till investeringspolicy pågår. Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (2012) Revisionens rekommendtion: Driv på rbetet med tt utveckl verksmhetssystem inom kommunen som säkerställer ett ersättningssystem som är tillförlitligt. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer med revisionens rekommendtion. För närvrnde pågår ett rbete med tt t frm en projektpln för ett tidmätningssystem. En nulägesnlys hr påbörjts i oktober månd 2015 och det är ett förrbete till ett tidmätningssystem som sk implementers under 2016. Revisionens rekommendtion: Säkerställ tt klgomålshnteringen frmöver fungerr fullt ut. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer tt det är viktigt tt klgomålshnteringen fungerr fullt ut och socilförvltningen rbetr löpnde med tt förbättr klgomålshnteringen. Nedn kn ni läs om genomförd och plnerde ktiviteter.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 3/9 Genomförd ktiviteter: En ny riktlinje för synpunkter och klgomål hr utrbetts och fstställts i socilnämnden 2015-09-15. Informtion om riktlinjen hr distribuerts till berörd chefer, som i sin tur informerr respektive rbetslg. Informtions- och smverknsmöten hr genomförts tillsmmns med knslivdelningen på kommunledningskontoret. Förvltningsgemensmm rutiner hr reviderts. Plnerde ktiviteter: Förnyelse v informtionsmteril kring synpunkter och klgomål. Kompletter de metoder för uppföljning och egenkontroll som finns i kvlitetsledningssystemet för löpnde uppföljning v tillämpningen. Systemtiser en årlig smmnställning och redovisning v synpunkter och klgomål. Brnkonventionen Revisionens rekommendtion: I styr- och måldokument tydliggör brnets särställning och brnkonventionens intentioner för respektive verksmhetsområde. Vllentun kommuns kommentr: Vi håller med om tt brnkonventionen inte tydliggörs i kommunens mål- och styrdokument men kommunen rbetr utifrån brnkonventionen. Riksdgen hr under 2010 fstställt en strtegi för tt stärk brnets rättigheter i Sverige. Enligt strtegin sk ll lgstiftning som rör brn utforms i överensstämmelse med brnkonventionen. Smtlig förvltningrn i Vllentun kommun rbetr enligt gällnde lgstiftning och såldes bekts brnkonventionen.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 4/9 Revisionens rekommendtion: Att i enlighet med Prop. 2009/10:232 Strtegi för tt stärk brnets rättigheter i Sverige säkerställ tt verksmhetsföreträdre utbilds i brnkonventionen och dess intentioner, smt tt/hur brn och ungs åsikter inhämts i beslut som rör dem. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer delvis med revisionens rekommendtion och nser tt det är v stor vikt tt verksmhetsföreträdre är uppdterde i gällnde lgstiftning. Gällnde brn och ungs åsikter kommer en utvärdering v fritidsnämndens ungdomsråd tt genomförs. Under hösten 2015 genomför kommunen en omfttnde livsstilsundersökning som heter Ung livsstil och under våren 2016 genomförs den kompletternde undersökningen Stockholmsenkäten. Båd enkätern genomförs för tt ök kunskpen om kommunens ung. Revisionens rekommendtion: Tydliggör det kommungemensmm nsvret för brn och ung smt tydliggör smrbetet melln nämndern. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer. Förslg till en ny riktlinje för Tryggre Vllentun hr tgits frm v kommunledningskontoret och behndls nu v politisk ledning. Kommunens ledningsgrupp hr identifiert och påbörjt ett smrbet melln smtlig förvltningr i syfte tt förbättr förutsättningrn för tt ge stöd till brn och ung. Revisionens rekommendtion: Se över rutinern för uppföljning i syfte tt säkerställ tt uppföljning görs.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 5/9 Vllentun kommuns kommentr: Vi nser tt uppföljning v brnkonventionen är tillräcklig då den är integrerd i kommunens ordinrie uppföljning. Vllentun kommun ser en stor fördel med tt h en enhetlig modell för uppföljning v mål och ktiviteter för tt få rbetet levnde och systemtiskt. Leverntörsfkturor och mnuell utbetlningr Revisionens rekommendtion: Förteckningen över beslutsttestnter och ndr ttestnter bedöms inte ktuell. Det fìnns en årlig uppföljning v ttest och behörighet, men det skns en skriftlig rutin för när uppföljning eller vslut v behörigheter sk ske. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer och ett rbete pågår tt t frm en rutin. Under våren 2016 kommer rutinen tt vr klr. Ekonomivdelningen undersöker också en möjlighet tt t frm en gemensm mll för ttestntförteckning för tt gör det enklre för förvltningrn och enhetligt för hel kommunen. Revisionens rekommendtion: Den centrl ekonomivdelningen bör förbättr kontrollen v underlg för de mnuell utbetlningrn. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer med revisionens rekommendtion och ekonomivdelningen kommer tt besök förvltningr och t stickprov tt gällnde rutiner följs vseende underlg för mnuell utbetlningr. Om grnskningen visr på brister kommer ekonomivdelningen tt sätt in en riktd utbildning för berörd förvltning.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 6/9 Näringslivsverksmheten Revisionens rekommendtion: Tydligre strtegier för tt uppnå kommunfullmäktiges mål behöver formulers. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer och kommuniktion- och mrkndsvdelningen kommer tt bryt ner fullmäktiges mål i kommunplnen i sin genomförndepln 2o16, som innebär tydliggörnde v strtegier och ktiviteter under kommnde plnperiod. I kommnde ktuliseringsprövning v gällnde översiktspln kommer även utvecklingen v näringslivet tt belyss. Utöver det hndlr det även mycket om orgnistion och rbetsprocesser som behöver utveckls. Kommunen behöver utveckl de gemensmm processern melln kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen som rör näringslivets utveckling. Kommunen behöver se över hur vi kn rbet gemensmt kring övergripnde plnering, detljplner, explotering och konkret etbleringr. Inom myndighetsdelen i kommunen behövs en utveckling v hndläggning och service i smbnd med ärenden inom bygglovshndläggning, miljö- och hälsoskyddstillsyn. Arbete hr påbörjts under 2015 och gäller blnd nnt ökd bemnning och effektivisering v rutiner med hjälp v IT-stöd. Revisionens rekommendtion: Ett tydligre stöd till ny smt redn etblerde företg i kommunen är också nödvändigt för tt målen som fïnns för verksmheten sk kunn uppnås. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer. Det är en uppgift som Vllentun kommuns näringslivsutvecklre
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 7/9 kommer tt få som rbetsuppgift för tt se över hur näringslivsservicen sk vr utformd och vd kommunen sk erbjud och inte sk erbjud. Kommunen kommer tt kommunicer vd vi erbjuder och vgräns vd vi kn erbjud. Revisionens rekommendtion: Som en följd v ovnstående finns det nledning tt överväg en översyn v befintlig orgnisering och nsvrsfördelning vd gäller kommunens smlde verksmhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer och hr följt revisionens rekommendtion. Det som nu sker är tt kommunledningskontoret rekryterr en näringslivsutvecklre och tt kommuniktions- och mrkndschefen tr rollen som näringslivs- och mrkndschef. Kommunledningskontoret vser också tt utveckl rbetsprocessern tillsmmns med smhällsbyggndsförvltningen. Inköp och upphndling Revisionens rekommendtion: Säkerställ tt ll rutiner är uppdterde. Vllentun kommuns kommentr: Vi håller med om rekommendtionen och rutinern vseende inköp hr reviderts. Policy för inköp och upphndling är under rbete och kommer tt läggs frm för politiskt beslut senst till februri 2016. Vid en ny policy kommer troligen inköpsrutinern tt reviders igen. Revisionens rekommendtion: Tydliggör vem som får gör inköp.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 8/9 Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer. En möjlighet som ekonomivdelningen undersöker är tt implementer certifierde beställre i kommunen. Det finns kommuner som hr certifierde beställre utn tt h ett e-hndelssystem. Endst certifierde beställre kn då gör inköp i kommunen. Vid en implementering v ett e-hndelssystem måste kommunen t ställning till ntlet inköpre, då endst medrbetre med utbildning sk rbet i systemet. En minskning v ntlet inköpre medför tt riktde utbildningsinstser gällnde inköp kn ges mer frekvent och öppnr upp för skräddrsydd utbildningr i inköp. I smbnd med ett eventuellt införnde v e-hndel kommer rollern tt tydliggörs om inte certifierde beställre redn finns i orgnistionen. IT-verksmheten Revisionens rekommendtion: Kommunen bör prioriter rbetet med tt t frm en ITstyrningsmodell smt en strtegisk IT-pln. Vllentun kommuns kommentr: Vi instämmer med revisionens kommentr. Arbetet med tt t frm en IT-strtegi är påbörjt och kommunstyrelsens rbetsutskott kommer tt få ett förslg på IT-strtegi under 2015 eller senst i börjn v 2016. SLA är en förkortning v Service Level Agreement och är en metod för tt nge vilken kvlitetsnivå en leverns sk håll. Ursprunget kommer från IT-området men ett SLA kn även nvänds för tt regler ndr tjänstelevernser. I IT-smmnhng reglerr ett SLA vnligtvis vilken tillgänglighet ett system sk h, hur lång tid det högst får gå innn felvhjälpning sk påbörjs, hur snbbt felet sk vr åtgärdt och hur mång gånger ett fel får förekomm under en given tidsperiod. IT-vdelningen rbetr med tt fstställ SLA för smtlig förvltningr och endst smhällsbyggndsförvltningen återstår. En systemtekniker för
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-11-06 DNR KS 2015.372 SID 9/9 smhällsbyggndsförvltningen hr nställts i oktober 2015 som hr fått i uppgift tt rbet med frågn. När SLA är överenskommet, med ll förvltningr, då kommer en IT-styrningsmodell tt ts frm. IT-vdelningen sk även t frm en digitl gend som sk fstställs v kommunfullmäktige. Hndlingr 1. Uppföljning v revisionens tidigre genomförd grnskningr åren 2012-2013 2. Svr på revisionens uppföljning v revisonens tidigre genomförd grnskningr åren 2012-2013 Victor Kilén Kommundirektör Annik Hellberg Ekonomichef Sk expediers till: Akten Brn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Socilnämnden
VALLENTUNA KOMiIUN REVISIONEN MISSIV 2015-09-25 Uppföljning v revisonens tidigre genotlrförd grnskningr åren 2OI2-2OL3 PwC hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer genomfört en uppföljning v ett ntl tidigre genomfördgrnskningr åren 2oL2-2olg. Resulttet frmgår v bifogd rpport. Syftet med uppföljningen är tt kontroller om åtgärder vidtgits med nledning v de bedömningr och åtgärdsförslg/rekommendtioner som lämndes i de ursprunglig grnskningrn. Av totlt 37 rekommendtioner bedömer vi ez som uppfrlld, sju delvis uppfylld medn ått inte är uppfylld. Av de ått rekommendtionern som inte åtgärdts rör tre stycken brnkonventionen och tre stycken inköp/upphndling/ utbetlningr. De grnskningr som ingått i denn uppföljning är:. Grnskning v investeringr (zorz). Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt förtroendekänslig poster (zotz). Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz). Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zotz). Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zor3). Grnskning v tillförlitlighet i system och rutiner för leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zor3). Grnskning v näringslivsverksmheten (zorg). Grnskning v inköp och upphndling (zor3). Grnskning v lt-verksmheten (zorg). Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i förskol och grundskol (zorg) REVISTON EN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA. SE im U Vllentun kommun
VALLENTUNA KOTI'IMUN REVISIONEN MISSIV 2015-09-25 Rpporten hr vrit föremål för skgrnskning hos respektive förvltning. Revisorern utgår ifrån tt ännu inte vidtgn åtgärder genomförs eller tt respektive nämnd i nnt fll motiverr vrför åtgärden inte är ktuell. Redovisningen sker vi rutinen L.2.Bg. För revisorern @r" Stffln Modig Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTU NA. SE WWW.VALLENTUNA. SE ffit U Vllentun kommun
www.pwc.se Revisionsrpport Jonn Hägg Tild Lindell Jenrty Nyholm September zotg Uppfoljning u grnslcnin gsr gjord 2O72-2O73 Vllentun kommun pwe
I 20r5-o9-25 JonnøHägg Projektledre Crrínllultgren Uppdrgsledre Vllentun kommun PwC Sid z
InnehflUsfrrteekníng 1., 2.L. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.r. 4. 4.r. 4.2. 4.3. 4.4. 4.4.r. Ð. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.r. 6. 6.t. 6.2. 6.s. 6.+. 6.4.t. 7.r. ND /.,J- 7.4. Inledning Bkgrund. Revisionsfråg... Avgränsning... Revisionsmetod... Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde......10 EKO-frågor, bisysslor och ftirtroendekänslig poster Smmnfttning v genomförd grnskning... Revisorerns rekommendtioner t2... L2... L2 Nämndens/styrelsens yttrnde...... 12 Uppföljning v vidtgn åtgärder...... 18 Bedömning...1S Ekonomisk styrning och kontroll...... t6 Smmnfttning v genomförd grnskning...... 16 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/sty'relsens yttrnde... Uppföljning vvidtgn åtgärder... Bedömning t6... t6... t6 Styrning och npssning till kundvlssystemet LOV... 19 Smmnfttning v genomförd grnskning... 19 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...20 Bedömning...2L Brnkonventionen...22 Smmnfttning v genomförd grnskning......22 Revisorerns rekommendtioner...22 Nämndens/sty'relsens yttrnde......22 Uppföljning v vidtgn åtgärder... 23 7 7 7 7 I 9 r8... 19 19 Vllentun kommun PwC Sid 3
7.4.r. 8. 8.r. 8.2. 8.s. 8.+. 8.4.r. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.4.r. 1(). 10.1. ro.2. 10.3. ro.4. 11. 11.1. LL.2, 11.3. Lr.4. Bedömning...24 Leverntörsfkturor och mnuell utbetlningr... 25 Smmnfttning v genomförd grnskning...25 Revisorerns rekommendtioner...25 Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...26 Bedömning...27 Näringslivsverksmheten z8 Smmnfttning v genomförd grnskning... Revisorerns rekommendtioner...28 Nämndens/styrelsens yttrnde... 29 Uppföljning v vidtgn åtgärder z6 z8...3o Smmnfttning v genomförd grnskning 32 Revisorerns rekommendtioner Nämndens/styrelsens yttrnde... Smmnfttning v genomförd grnskning....37 Revisorerns rekommendtioner..37 Nämndens/styrelsens yttrnde......98 Uppföljning v vidtgn åtgärder...32...33 Uppföljning v vidtgn åtgärder...94 10.4.1. Bedömning 35 Lt.4. tz.. IT-verksmheten.....97...g8 Systemtiskt lcvlitetsrbete i füirskol och grundskol...4o 72.L. Smmnfttning v genomförd grnskning......40 t2.2 Revisolerns rekommendtioner t2.3. 12.4. Nämndens/styrelsens yttrnde... Uppföljning v vidtgn åtgärder...40...4l Vllentun kommun PwC Sid 4
7 S c;tnrnø;nfø:tt snde b e dömníng PwC hr på uppdrg vvllentun kommuns revisorer genomfört en uppföljning v tidigre grnskningr giord under åren zorz-2o18. Revisionsfrågn som skulle besvrs lydde: Vílks &tgärder hør uídtø,gíts ned nledníng u denbedömníng och de ãtgärds/örslø,g so nlä tno:ts í zotz och zotg-&rs grnskníngr? Den smmnfttnde bedömningen för respektive grnskning bsers på en smld bedömning v huruvid åtgärder vidtgits, smt i vilken utsträckning. Dett enligt de rekommendtioner som lämndes i grnskningsrpportern. Bedömning Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfullt Antl rekommendtioner 22 Totlt 37 7 8 Bedömningen grundr sig på följnde o Grnskning v investeringr (zorz) Kommunen hr tgit frm en blnkett för strtegisk beslut för tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter. Fstighetsvdelningen hr tgit frm en process för byggprojektledning där projektets totlkostnd frmgår från behovsnlysen. Vidre görs risknlyser både i smbnd med förprojekteringen och i detljprojektering och rbete med en investeringspolicy hr påbörjts. Fyr v de lämnde rekommendtionern bedöms uppfrlld. En rekommendtion bedöms delvis uppfulld.. Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt ftirtroendekänslig poster (zo rz) Kommunen hr fstställt ett nytt reglemente för internkontroll och tgit frm en rutinbeskrivning för nställds bisyssl. Kommunen hr även infört ett digitlt system, Strtsys, som innebär ett mer enhetligt rbetssätt och underlättr uppföljning v internkontroll. Av de rekommendtioner som lämndes bedöms ll fiir vr uppfrlld.. Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz) Kommunen hr ntgit en ny finnspolicy och fstställt ett nytt reglemente vseende internkontroll. En översyn v hel den kommunl förfttningssmlingen hr genomförts och en ny struktur för smtlig styrdokument hr tgits frm. Utifrån de åtgärder som vidtgits bedöms båd rekommendtionern uppfi'lld. Vllentun kommun PwC Sid 5
. Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zorz) Kommunen hr inte fttt beslut om tt inför ett system för tidmätning. Ett förslg till ny rutiner v klgomålshntering hr rbetts frm och ny rutiner för hntering sk införs. Utifrån det bedöms en rekommendtion delvis uppfflld och en ej uppfrlld.. Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zorg) Brnets särställning och brnkonventionens intentioner hr inte tydliggiorts i vrken kommunplnen eller nämnderns verksmhetsplner. En utredning vtryggre Vllentun hr genomförts, och sk ligg till grund för det frmtid rbetet på området. En rekommendtion bedöms upp{yltd och tre rekommendtioner ej uppfi'lld. En rekommendtion bedöms delvis uppfulld. r Grnskning v tillftirlitlighet i system och rutiner füir leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zo r3) Kommunen hr påbörjt rbetet med tt t frm en skriftlig rutin vseende uppföljning och vslut v behörigheter och gjort en totl genomgång v leverntörsregistret som kontinuerligt underhålls. Vd beträffr upplägg v ny nvändre som sk registrer leverntörer så fär de inte också h ttesträtt. Vi bedömer tt två rekommendtioner nses vr uppfi'lld och två ej uppfrlld.. Grnskningvnäringslivsverksmheten (zorg) Kommunen hr ntgit en näringslivspolicy smt en hndlingspln för högre tillgänglighet. I smbnd med återrekryteringen v näringslivschef sk den centrl näringslivsfunktionens roll och orgnistion ses över. Utifrån vidtgn åtgärder bedöms två rekommendtioner uppfi{ld, två delvis uppfulld och en ej uppfrlld. o Grnskning vinköp och upphndling (zog) Rutinern för inköp hr reviderts och en policy för inköp och upphndling hr tgrts frm. Vidre hr kommunen upprättt en \ tìsdtbs som kontinuerligt upp= dters. Kommunen genomför även utbildningr där direktupphndling, upphndlingr, vtl smt inköp ts upp. Utifrån vidtgn åtgärder bedöms fem v de lämnde rekommendtionern uppfulld, en delvis uppfylld och en ej uppfulld. o Grnskning v lt-verksmheten (zog) Kommunen hr påbörjt projektet "IT2ot5" som sk vr klrt i jnuri zotí.inom rmen för projektet ingår frmtgndet v en IT-styrningsmodell. PwC hr tgit del v rbetsunderlg och projektet är tidsbestämt. Rekommendtionen bedöms därmed delvis uppfylld.. Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i färskol och grundskol (zo4) Kommunen hr upprättt en tydlig pln för rbetet med tt stärk strukturen vseende plnering, dokumenttion, nlys och uppföljning. Plnen innehåller tydlig ktiviteter på smtlig orgnistorisk nivåer och den är tidsstt inom en tvåårsperiod. Rekommendtionen som lämndes bedöms uppfylld. Vllentun kommun PwC Sid 6
Ð Inledníng - 2.7. Bøkgrund De grnskningr som revisionen genomför innehåller oft förslg på åtgärder som bör genomförs. Dess åtgärder vrierr i omfttning och därmed också i tid för genomförnde. En viktig del v revisionens rbete är därför tt följ upp tidigre grnskningr för tt se om åtgärder hr vidtgits med nledning v dess. Vllentun kommuns revisorer hr uppdrgit PwC tt följ upp grnskningr genomförd under åren zorz-2o13. 2.2. Reuisíonsfr&g Den övergripnde revisionsfrågn som skulle besvrs vv Vílk &tgärder hoir uídtgít s tne d" nledníng u de t b e d.örnníng o eh de &tg är dsjñr slg s orn lätnnc:ts í z o tz och z o t g- &rs grønskníng r? 2.5. Augränsn:ín.g Grnskningen vser åren zorz-2o19. De områden som nsetts funger tillfredställnde hr inte tgits med i grnskningen. Inte heller berörs grnskning v delårsrpport och årsredovisning, dess följs upp på nnt sätt. Inom rmen för denn grnskning hr följnde grnskningr följts upp: Grnskning v investeringr (zot z) o Grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor, frågor om bisysslor smt förtroendekänslig poster (zorz) Grnskning v ekonomisk styrning och kontroll (zorz) Grnskning v styrning och npssning till kundvlssystemet LOV (zotz) Grnskning v kommunens rbete utifrån Brnkonventionen (zor3) Grnskning v tillförlitlighet i system och rutiner för leverntörsfkturor inklusive mnuell utbetlningr (zor3) Grnskning v näringslivsverksmheten (zor3) Grnskning v inköp och upphndling (zorg) Grnskning v IT-verksmheten (zorg) Grnskning v systemtiskt kvlitetsrbete i förskol och grundskol (zorg) Vllentun kommun PwC Sid 7
2.4. Reufsionstnetod Genomgång hr skett v revisorerns synpunkter och förslg till åtgärder som ngetts i lämnde revisionsrpporter och missivbrev till nämnder och styrelser. Därefter hr grnskning skett v eventuell svr som revisorern fått från respektive nämnd/styrelse och lägesbeskrivningr hr inhämtts från berörd tjänstemän. En bedömning enligt UppfuIlt/DelußtrypfuUt/Ej ttppfullt hr gjorts utifrån vidtgn åtgärder enligt de rekommendtioner som lämndes i rpportern. Revisonsrpporten hr vrit föremål för skgrnslining v respektive förvltning. Vllentun kommun PwC Sid I
g. Inuesteríngr 5.7. Sø:mtnø:nføttníng øu genornfi)rd grønskníng PwC genomförde zotzpä uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning som syftde till ttbedöm om Kommunstyrelsen ochberörd nämnder hft en ändmålsenlig styrning och kontroll v investeringsprojekten. Efter genomförd grnskingen bedömdes tt Kommunstyrelsen och berörd nämnder i viss delr hde en ändmålsenlig styrning och kontroll v investeringsprojekten. Motiven till ställningstgndet bserdes på resulttet utifrån de sju uppställd kontrollmålen. 9.2. Reuisorerrreu:s rekomrtnendø:tíoner För tt förbättr kommunens styrning och kontroll v investeringsprojekt rekommenderdes följnde: Dokumenterd investeringsmodell bör ts frm, d.v.s. en beskrivning v processens olik delr från det tt behov uppstår till dess tt projektet slutredoviss. (Enligt uppgift pågår ett rbete med tt förtydlig kommunens projektmodell) Vid klþlering v ett projekts beräknde totlkostnder bör ts frm och nvänds en blnkett som säkerställer tt de krv som ställs för tt investeringen skll kunn ske utifrån kommunens nvisningr bekts (bl.. hur loklkostnden förändrs, effekter på verksmheten etc.) Risknlys bör görs som ett led i progrmrbetet och löpnde uppdters under projektets gång. Kommunen bör även ställ krv på risknlyser i smbnd med upphndling v investeringsprojekt För tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter bör en blnkett ts frm som uppdters löpnde utifrån de olik skeden i projektet (förstudie, progrmrbete, projektering, byggntion osv) och även utifrån ändrd bemnning (gäller vid förändringr såväl inom kommunen som för konsulter, entreprenörer etc.) Rutinern för slutredovisning (tidpunkt och utformning) behöver tydliggörs i kommunen. Skll nvisningrn i projektmodellen VAMOS tillämps? När i tiden skll slutredovisningen ske? Vllentun kommun PwC Sid 9
S.S. Nätnndens/stgrelsensyttrønde Kommunstyrelsen godkände zorz-r2-29 kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpporten. Kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen instämde till stor del i synpunktern. Vllentun kommun hr en projektmodell som klls VAMOS. Kommunledningskontoret och smhällsbyggndsförvltningen hr påbörjt ett rbete med tt förtydlig kommunens projektmodell och gör en särskild investeringsmodell. Revisionens grnskning och rekommendtioner kommer tt nvänds i dett rbete. 5.4. Uppfoljníng øu uídtø;gn;ø ätgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. Sedn genomförd grnskning hr fstighetsvdelningen inom smhällsbyggnd tgit frm en process för byggprojektledning, d.v.s. investeringr. PwC hr tgit del v dokumentet, dterlzot4-rt-r3. Utöver det rbetr kommunens loklresursplneringsgrupp (LPR) löpnde med utveckling v rbetet med investeringr. Främst gäller det smordningen melln förvltningr och underlg för plnering. LRP är ett berednde orgn till kommunens tjänstemnnledningsgrupp. Det innebär tt beslut v strtegisk betydelse ftts v ledningsgruppen och opertiv frågor vgörs v LRP. Dett reglers i den kommunl förfttningssmlingen (KFS), i styrdokumenten 1.2.01 Policy för styrning och uppföljning v ekonomi och verksmheter i Vllentun kommun ocht.z.g7 Regler för loklförsörjning och internhyr. I smbnd processen ovn görs redn i behovsnlysen en beräknd totlkostnd. Vllentun kommun hr utvecklt smrbetet melln smhällsbyggndsförvltningen och öwig törvltningr tör tt säkerställ tt ll vet eff'ekten v investeringr och kommnde verksmhetskostnder. Behov och kostndsuppskttning infogs i loklresursplnen för fortstt hntering i kommunplnen (d.v.s. mål och budget tör treärsperioden). En dg per är hr politiker och tjänstemän i Vllentun kommun en kommunplnedg där förutsättningrn för mål och budget för kommnde år gås igenom. I dett rbete hr smtlig förvltningr med plnerde investeringr och tillkommnde driftskostnder. Som ett led i progrmrbetet sker risknlys numer både i förprojekteringen blnd systemhndlingr och i detljprojektering under bygghndlingr/förfrågningshndlingr. Formtet är inte helt f?irdigt utn förbättrs lite vrje gång. För tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter hr en blnkett för Strtegisk beslut i smbnd med investeringsprojekt hr tgits frm. PwC hr tgit del v dett dokument. Vidre frmkommer tt ett rbete hr påbörjts med tt utform ett förslg till investeringspoìicy och intern tillämpningsnvisningr. Enligt uppgift kommer policyn tt innehåll llmänt om investeringr, investeringsprocessen, investeringsmo- Vllentun kommun PwC Sid ro
dell, redovisning v investeringr, bokföring v investeringr och rpportering. PwC hr tgit del v råmterilet där policy och nvisningr ligger smmn. När llt är klrt kommer det bli wå dokument, en policy som sk nts politiskt och en nvisning till denn. 5.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner En dokumenterd investeringsmodell bör ts frm. Uppföljning Uppfrilt Fstighetsvdelningen hr tgit frm en process fdr byggprojektledning. En blnkett för klþlering v ett projekts beräknde totlkostnder bör ts frm. Uppfullt I processen ovn görs redn i behovsnlysen en beräknd totlkostnd. Risknlys bör görs som ett led i progrmrbetet. Uppfrllt Risknlys sker numer både i förprojekteringen blnd systemhndlingr och i detljprojektering under bygghndlingr/förfrågningshndlingr. Blnkett för tt få en enhetlig dokumenttion v nsvr och befogenheter bör ts frm. Blnketten bör uppdters löpnde utifrån de olik skeden i projektet. Uppfullt En blnkett för strtegisk beslut i smbnd med investeringsprojekt hr tgits frm. Rutinern för slutredovisning (tidpunkt och utformning) behöver tydliggörs. Delvis uppfullt Arbete med tt t frm en investeringspolicy och tillhörnde tillämpningsnvisningr pågår. Vi hr tgit del v råmterilet. Vllentun kommun PwC Sid rr
4. E KO -lr &g or, bísyss lor o ch frrtr o - endekänstíg poster 4.r. So;mtnønf,øttníng øu genotnftrd grønskníng PwC gcnomförde zorz på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning v kommunens rbete med EKO-frågor (etik, korruption och oegentligheter), hntering vbisysslor smt grnskning v så kllt förtroendekänslig poster. Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsens intern kontroll vd gällde EKO-frågor, hntering vbisysslor smt hntering v förtroendekänslig poster inte vr tillräcklig eftersom brister konstterdes i smbnd med grnskningen. 4.2.,Reuisorerrurs; rekotntnendø,tíon;er Mot bkgrund v genomförd grnskning rekommenderdes kommunstyrelsen tt: Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, d.v.s. systemtiser och strukturer kontroller v olik riskområden för tt förebygg tt eventuell EKO-relterde händelser inträffr. Utform tydligre riktlinjer för krtläggning, bedömning och uppföljning v de nställds bisysslor. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt dess fungerr på vsett sätt. 4.5. Nätnndens/styrelsensyttrønde Kommunstyrelsen godkände zor3-or-l4 $ 14 kommunledningskontorets förslg till svr på revisionsrpporten om kommunens rbete med etik, korruption, oegentligheter, hntering vbisysslor smt grnskning v s.k. förtroendekänslig poster. Kommunledningskontoret instämde i tt en översyn v riktlinjern behövde genomförs och plnerde tt genomför följnde åtgärder: EKO-frâgor Kommunen behöver utök rbetet med EKO-frågor och stöd för dett finns i ett väglednde mteril från SKL som fokuserr på mutor och jäv. SKL:s vägledning hr reviderts hösten zorz med nledning v förändringr i lgstiftningen. Sedn Vllentun kommun PwC Sid rz
den r juli zote finns lgreglern om tgnde och givnde v mut i ro kp. Brottsblken (BrB). Regler om åtl finns även i zo kp. BrB och brottet tgnde v otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kp. BrB. Kommunledningskontoret hr för vsikt tt utform och förbättr kommunens riktlinjer och rutiner vseende EKOfrågor blnd nnt för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske. Bisysslor Kommunledningskontoret kommer tt genomför en översyn v "Policy för hntering v nställds bisysslor och viss uppdrg" och dess tillämpning genom tt följ upp hur insmling v uppgifter om bisysslor görs och bedömning v desmm. För tr o endekönslig p o ster Kommunen behöver genomför regelbundn kontroller v redovisningen vseende förtroendekänslig poster och dett genomförs inom rmen för kommunens internkontroll. Intern utbildningr kring hntering v förtroendekänslig poster genomförs fortlöpnde. Ett smlt dokument behöver görs för tt tydliggör de regler som gäller för representtion och ttestering v fkturor vseende dett. 4.4. Uppfoljníng u uídtø;gn,ø &tgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. EKO-frå,gor Kommunen nvänder både SKL:s "Om mutor och jäv - vägledning för nställd i kommuner,lndsting och regioner" och näringslivskoden från Institutet Mot Mutor (IMM). Informtionen och mterilet finns tillgängligt på kommunens intrnät. PwC hr tgit del v dokumenten. Frågor om mutor och jäv upp ts även upp under heldgsintroduktionen för nynställd som kommunen genomför två gånger per år. Mutor och jävbehndls även vid internutbildning v chefer. Under 2014 genomförde kommunen ett omfttnde rbete med tt utveckl den intern kontrollen, både styrdokument och rbetssätt. zor4-og-29 $ 99 fstställde kommunfullmäktige ett nytt reglemente för internkontroll. PwC hr fått t del v dett. Vllentun kommun hr infört ett digitlt stöd för rbetet med internkontroll och det sker numer i verktyget Strtsys. Det digitl stödet innebär ett mer enhetligt rbetssätt med internkontroll. Införndet påbörjdes zor4 och den först uppföljningen utifrån det ny reglementet skedde vid årsskiftet 2oL4l2orS. Uppföljning v internkontrollen rpporters i smbnd med delårsbokslut och årsbokslut. Arbetet hr även kompletterts med en åtgärdsrpport. Vlet v områden som sk grnsks i den årlig internkontrollen bsers på en risk- och konsekvensnlys. Revisionen genomför under 2o1S en särskild grnskning v internkontrollen. Bísysslor Kommunen reviderde rutinbeskrivningen för nställds bisyssl zor4-rz-oz. Rutinbeskrivningen utgör tillsmmns med Polícyfir nstöllds bisyss/o ochuiss Vllentun kommun PwC Sid 13
upp dr g, Allmänn b e stömmels er (AB) $ 8, Lg en om offentlíg nst ällníng (LOA) $ 7vägledning för hur närmste chef sk hnter den nställdes bisysslor. Kommunen hr även infört ett elektroniskt formulär för tt rpporter bisysslor som möjliggör en bättre kontroll. Formuläret finns tillgängligt vi kommunens intrnät och en länk till formuläret skicks även ut till smtlig nställd vi mil en gång per år. Vi intrnätet och mil till chefer sker också påminnelser om insmling v nmäln v bisyssl. HR-vdelningen' smmnställer inkomn uppgifter om bisysslor och redovisr årligen dett till kommunstyrelsen. Frågn om bisysslor ts även upp vid introduktionen v nynställd. Kommunstyrelsens rbetsutskott beslutde 2o15-o3-r9 tt ge kommundirektören i uppdrg tt se över Policy fir nstöilds bisyss/ och uiss uppdrg. Kommundirektören gv i sin tur vidre uppdrget till HR-vdelningen som nu rbetr med tt t frm ett förslg till Vllentun kommuns regler för bisysslor. Om det ny dokumentet godkänns kn det komm tt ersätt de två nuvrnde dokumenten. Enligt uppgift är ärendet under beredning och sk presenters för den politisk ledningen i höst (plnert tt vr med till näst stoppdtum för ärenden, r4l8). PwC hr tgit del v rutinbeskrivningen smt Policy for nstäilds br'sysslor och ußsuppdrg som finns i den kommunl förfttningssmlingen. F ör tr o endekänslig p o st er I kommunens fkturhnteringssystem finns en funktion som heter't'lider objekt". Syftet med denn funktion är tt säkerställ och kontroller tt verifiktioner utförs dels i enlighet med god redovisningssed och dels för tt minsk risken för jäv i smbnd med trnsktioner där sådn kn uppstå. Vid kontering på viss konton (") i fkturhnteringssystemet går fkturn efter beslutsttest utomtiskt till ekonomifunktionen på respektive förvltning för ytterligre kontroll innn betlning sker. Vid kontrollen säkerställs blnd nnt tt uppgift om deltgre och qrfte frmgår, dett sk finns bifogtsom en bilg eller skri= vs in som meddelnde i en textrut i fkturhnteringssystemet. (") Dess konton är: 69 5t Hyr/ lesing bilr o ch ndr trnsportmedel 69 5z Korttídshyr bilr och ndr trnsportmedel Togt Hotellochlogi Togz Resor ítjänsten 7to t Representtíon extern deltg re Z 1 o S Repr e senttíons g äu or Tttt Mâltíder och rrngemng ftr nstölld 7tg Gäuor till nstäild 76 5 t Itur s / konfer ens /fortbildníng for nst äiid 76 5 z Konfer ens ft r rb et s g rupp en Vllentun kommun hr begärt en särskild grnskning v viss förhållnden rörnde två personer. Denn grnskning hr utförts v PwC på uppdrg v kommun- 1 HR-vdelningen (Humn resources), personlvdelningen Vllentun kommun PwC Sid 14
ledningen. Utifrån denn grnskning rbetr kommunen med tt se över behovet v ytterligre åtgärder och förändrde rutiner. 4.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Utform riktlinjer vseende EKO-frågor som bl.. omfttr rutiner för hur och när riskbedömning v oegentligheter i verksmheten sk ske, d.v.s. systemtiser och strukturer kontroller v olik riskområden för tt förebygg tt eventuell EKO-relterde händelser inträffr. Uppföljning UppSllt Reglemente för internkontroll togs 2014-09-29. Utform tydligre riktlinj er för krtläggning, bedömning och uppföljning v de nställds bisysslor. Uppffltt Rutinbeskri'rningen v nställds bisyssl hr reviderts. Ett formulär för rpportering v bisyssl, som möjliggör bättre kontroll, hr även tgits frm. Kommunen rbetr även med tt t frm ett nytt regelverk. Utform riktlinjer och rutiner för hur redovisning v förtroendekänslig poster sk ske Uppfrllt Kontering på viss konton i fktureringssystemet kontrollers en ytterligre en gång innn betlning för tt säkerställ tt betlning sker i enlighet med god redovisningssed. Löpnde gör uppföljning/kontroll v ovnstående rutiner för tt säkerställ tt dess fungerr på vsett sätt. Uppffllt Se ovn. Vllentun kommun PwC Sid r5
S. Ekonotnísk styrníng ochkontroll S.t. Sørntnønføttníng cru genornftrd grønskníng PwC utförde 2oL2 på uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun en grnskning vkommunens ekonomisk styrning och kontroll. Den övergripnde revisionsfråg som skulle besvrs med nledning v grnskningen vr: H r kommunsty r els en utformt r e g ler, riktlíryj er eller p olícy dokument for u äsentlíg processer och rutíner inom omrädet ekonomisfurning och kontroll i syfte tt stikerstäil en tillräcklíg intern kontroll och ändmåisenlíg ekonomísk sfurning? Efter genomförd grnskning vr den smmnfttnde bedömningen tt kommunstyrelsen till viss del hde utformde regler, riktlinjer eller policydokument för väsentlig processer och rutiner inom ekonomistyrning och kontroll i syfte tt säkerställ en tillräcklig intern kontroll och ändmålsenlig ekonomisk styrning. Bedömningen gjordes utifrån grnskningens fem uppställd kontrollmåi, vrv ett bedömdes uppfullt och fin delvis uppfi'lld. 5.2. Reuísorerrr;crsrekorm:rrø;endøtíorl:er Efter genomförd grnskning rekommenderdes kommunstyrelsen tt:. Säkerställ tt styrdokument finns inom ll väsentlig områden gällnde ekonomisk styrning och kontroll. o Uppdter och ktuliser rådnde styrdokument utifrån kommunens nuvrnde orgnistion och rbetsformer. 5.3. lr{ifunndens/,styrelsen"s AttTsnde Kommunstyrelsen godkände kommunledningskontorets svr på revisionsrpporten. Kommunledningskontoret höll med revisionen om tt fler v styrdokumenten behövde ktulisers smt tt styrdokumentens tillämpning i verksmheterns dglig rbctc bchövdc scs övcr. 5.4. Uppfo$níng øu uídtøgnø ãtg ï,r:der De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn: En ny finnspolicy, som erstte den tidigre policyn, ntogs v kommunfullmäktige 2otg-rr-25 $ 4r. Eftersom sþ'rdokumentet vr ett v de äldst inom området ekonomisk styrning och kontroll vlde ekonomivdelningen tt börj med tt revider det dokumentet. Tillämpningsnvisningr v kommunens finnspolicy uppdters löpnde och finns på kommunens intrnät. PwC hr fått t del v Finnspolicyn och tillämpningsnvisningrn v fïnnspolicyn. September 20',l5 Vllentun kommun PwC Sid 16
Vllentun kommun hr genomfört en omfttnde överslm v internkontrollen, både vd det gäller styrdokument och rbetssätt. Kommunfullmäktige fstställde 2or4-og-29 ett helt nytt reglemente, som erstte de två tidigre styrdokumenten för internkontroll. PwC hr tgit del v reglementet. Det ny reglementet, som hr tydlig tillämpningsnvisningr, finns också tillgängligt direkt i det webbserde progrmmet Strtsys där verksmheten rbetr med internkontroll för tt på så vis gör styrdokumentet mer lättåtkomligt och synligt. Införndet v internkontrollen i Strtsys hr också gjort det tydligre för verksmheten eftersom ll rbetr i smm verktyg och mllstruktur. Inom området inköp och upphndìing hr en översyn genomförts och en tjänst som inköpscontroller hr tilìstts. Fler tydlig tillämpningsinstruktioner för verksmheten hr införts och rbetet med den systemtisk uppföljningen v inköp hr utvecklts. Kommunen hr också infört en vtlsdtbs (som är i drift) och rollbeskrivningr v vtlsnsvrig och kvlitetsnsvrig för vtl. Vidreutveckling v kommunens upphndlingshndbok är pågående. Ett rbete pågår med tt t frm förslg till uppdtering v kommunens policy för upphndling och utök den med inköpsområdet. Därefter kn rbetet med översyn v styrdokumentet "L.2.74Avtlsregler" genomförs. översyn v eventuell seprt sþ'rdokument för investeringsverksmhet och exploteringsverksmhet pågår. Arbete med dokumenttion v redovisningssystem hr inletts. Vllentun kommun hr genomfört en översyn v hel den kommunl förfttningssmlingen och tgit frm en ny struktur för smtlig styrdokument. PwC hr tgit del v dokumentet "Defïnitioner på styrdokument tillhörnde kommunl förfttningssmling". Ekonomivdelningen hr gått igenom smtlig styrdokument utifrån kommunfullmäktiges beslut om definitioner. Ekonomivdelningen hr tgit frm förslg på uppdterde styrdokument som kommunfullmäktige hr fstställt. PwC hr fått t del v dess. Bemnningen inom ekonomivdelningen kommer från och med hösten 2o1S tt utöks och plnen är tt mer resurser sk kunn vsätts för översyn v styrdokument. Det frmkommer tt kommunen blnd nnt vser tt gå igenom "1.2.03 Lokl föreskrift - Krv", "t.t.o7 Attestreglemente" och "1.2.01 Policy för styrning och uppföljning v ekonomi och verksmheter". Gällnde representtion och mutor och jäv följer kommunen SKL:s vägledning, och informtionen fås vi intrnätet. Beloppsgränser vseende representtion frmgår v delegtionsordningen fcir respektive nämnd. Vllentun kommun PwC Sid 17
5.4.1. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Säkerställ tt styrdokument finns inom ll väsentlig områden gällnde ekonomisk styrning och kontroll. Uppföljning uppfrllt Kommunen hr ntgit en ny finnspolicy och fstställt ett nytt reglemente vseende internkontroll. Uppdter och ktuliser rådnde styrdokument utifrån kommunens nuvrnde orgnistion och rbetsformer. Uppffllt Ekonomivdelningen hr tgit frm förslg på uppdterde styrdokument som kommunfullmäktige hr fstställt. Vllentun kommun PwC Sid 18
6. Strníng och ørnilrøssning tíu kundulssystetnet LOV 6.r. Sø:rnrnølnføttníng u genornftrd grønskníng På uppdrg v revisorern i Vllentun kommun genomförde PwC en förstudie vseende kommunens införnde v kundvlssystem enligt lgen om vlfrihetssystem (LOV) inom hemtjänsten. Syftet med grnskningen vr tt bedöm huruvid socilnämndens styrning och uppföljning v LOV inom hemtjänsten bedrevs enligt kommunfullmäktiges och lgstiftningens intentioner. Revisionsfrågn som skulle besvrs vr: Hr socilnämnden en styrning ochuppfoljníng som säkerstäiler tt ulfrihet s sy st em ínom hemtj änst en b e dríu s enlíg t kommunfullmöktig e s o ch I og s tiftníng ens int entío ner? Efter genomförd grnskning bedömdes tt socilnämnden och Vllentun kommun hde utrbett ett system för LOV inom hemtjänsten som uppfidlde de krv som lgstiftren ställde. All utförre hde smm möjlighet tt erhåll uppdrg utifrån det förfrågningsunderlg som nämnden ntgit. Informtion till kommuninvånrn fnns såväl på kommunens hemsid som i tryckt broschyrer som utförrn utrbett. Kommunens biståndshndläggre informerde också den enskilde om vilk vl som kunde görs. Socilförvltningen rbetde kontinuerligt med uppföljning och kontroll v utförrn inom hemtjänsten. Den smmntgn bedömningen vr tt socilnämnden utifrån ovnstående säkerställde tt vlfrihetssystemet bedrevs enligt fullmäktiges och lgstiftningens intentioner. Ett utvecklingsområde, som också identifierdes v socilförvltningen, vr tt utrbet säkrre rutiner vseende ersättning till utförrn. 6.2. Reuisorernss rekom;nendø,tíor.er Utifrån genomförd grnskning rekommenderdes socilnämnden tt: Driv på rbetet med tt utveckl verksmhetssystem inom kommunen som säkerställer ett ersättningssystem som är tillförlitligt. Säkerställ tt klgomålshntering frmöver fungerr fullt ut. Rpporten överlämndes till kommunstyrelsen för kännedom och till socilnämnden för yttrnde senst z8 februri 2013. 6.5. Nätnndens/styrelsensyttrønde Socilnämnden lämnde ett yttrnde på revisionsrpporten 2o1g-o2-o1, se även tjänsteskrivelse zor3-or-3r. I yttrndet uppges blnd nnt tt ett rbete pågår för tt se hur det nuvrnde verksmhetssystemet kn ersätts med ett nytt modernre Vllentun kommun PwC Sid r9
system och hur ersättning till utförrn sk utgå frmöver. I yttrndet betons tt någon form v tidmätningssystem som mäter den utförd tiden krävs för tt kunn h kontroll över hur mycket tid som fktiskt utförs hemm hos kundern. Vidre, v yttrndet frmgår tt en översyn v processern i socilnämndens klgomålshntering hr inletts. Syftet med översynen är tt se om rutinen är ändmålsenlig och om den efterföljs i ll dess delr. Socilnämnden godkände yttrndet över revisionsrpporten zor3-oz-r9 g zo. 6.4. Uppfo$níng øu uídto,gn,s &tgärder De rekommendtioner som lämndes i grnskningen hr följts upp vi dokumentgrnskning och intervju med berörd tjänstemn. Av intervjun frmkommer tt kommunen hr infört ett nytt verksmhetssystem, Treserv. Det ny verksmhetssystemet möjliggör tt kommuniktion och uppdrg melln hndläggre och utförre kn ske i systemet, smt tt ersättning utgår vi ekonomimodulen i systemet. Än hr inget tidmätningssystem införts, och ersättning utgår således fortfrnde från beviljd tid och eventuell 'uvikelser. Förvltningen gjorde under 2014 ett test med tidmätning på ett ntl hemtjänstgrupper. Testet syftde till tt ge en bild v wikelser från beviljd tid. En ny verksmhetsutvecklre med IT-inriktning är nställd från och med zor5-o8-r7, och hr som uppgift tt se över möjlighetern till tidmätning. Det är v vikt tt ett frmtid tidmätningssystem kn integrers med nuvrnde personlsystem, ekonomisystem smt verksmhetssystem, enligt intervjun. Huruvid ett tidmätningssystem kommer tt led till ett förändrt ersättningssystem kn inte sägs i nuläget. Ett förslg till ny rutiner för klgomålshntering hr rbetts frm v förvltningen. Förslget behndls v nämnden zor5-o8-r8. Förslget tydliggör processen för klgomålshntering och ställer smm krv på extern utförre som på den kommunl utförren. I smbnd med dett pågår även ett rbete med tt ge brukre och invånre utökde möjligheter till tt lämn in synpunkter och klgomål till kommunen. All klgomål sk frmöver registrers i Strtsys, för tt säkerställ tt ärendet hnters smt tt återkoppling ges till brukren/invånren. Socilnännden sk enligt uppgift t frm ett nytt förfrågningsunderlg under september zor5. Smtidigt ses intern rutiner över för tt förbättr processen i nsökningsförfrndet, från nsökn till godkännnde. Ett rbete med tt förbättr uppföljningen hr även gjorts, och lyfts frm v förvltningen. Uppföljningen hr strukturerts och smls digitlt inom en del v kvlitetsledningssystemet i Strtsys, vilket gör tt resultt, pln för åtgärder och återrpportering tydliggörs och stärks. Vllentun kommun PwC Sid zo
6.4.t. Bedömning Revisorerns rekommendtioner Uppföljning ll ll))rrii l li*iì; r,liil r.liiili rl,l(ir{i : ìii! rlrt,ivcìr::iklf ;,!1ir)ìi'll(lriirr0Ììr, llrlr:jir:it; glslill;rti; itirlii,)ti,itt ii(i0)i[lliiittrfi]lr]liir trlr,r:r ii,,:iiijl ir:li li,;ii; iill[,r: r'ilr i i i,r t:riii i]i.r,li. çìíij;;.,i',rflji(ír).rìrì.,:íirriri'r ;íìri lì,ìllllíiiiìi, il,iiljfiii. li']i,ll,i,1t'1, Y I ti..,1, 'r, 9 '.,, r, : ',...,,r '....,. i -:i,"r'';.3r r:;jliír. jl, r ïiirilrritirtiir:t lilìiriit. rlitii. rl, r.ttl,";: ih[uri' iii r:. l,.,., ', ; 1,,., :,.. r i'úiir rrì i it; i ii J lr,* r l. iiò i I lr;;, Säkerställ tt Hgomålshntering frmöver fungerr fullt ut. Delvis upp$llt Ny riktlinjer sk besluts v nämnd, ny rutiner för hntering sk införs. Vllentun kommun PwC Sid zr
7. BørrnkonuentíorøreÍt 7.7. Sø;tntnø:nføttnín,g øu genotnfiird grønskníng På uppdrg v Vllentun kommuns förtroendevld revisorer grnskde PwC våren 2o1B socilnämndens, brn- och ungdomsnämndens, utbildningsnämndens och fritidsnämndens rbete i frågor som rörde brn och ungdomr. Grnskningen hde sin utgångspunkt i Prop. zoogfrol.232. och fokuserde på brnkonventionen och dess intentioner. Efter genomförd grnskning vr bedömningen tt Vllentun kommun ändmålsenligt bedrev rbetet med brn och ung ur ett verksmhetsperspektiv, med vseende på smverkn och orgnistion. PwC bedömde dock tt det skndes en tydlig politisk styrning och ledning, smt tt det skndes ett tydligt brnperspektiv i styroch måldokument. 7.2. Reuisorernøs; rlekotrlrrrlrendøtíorrrer I syfte tt stärk förutsättningrn för dett rbete lämndes nämndern med ett ntl rekommendtioner: I styr- och måldokument tydliggör brnets särställning och brnkonventionens intentioner för respektive verksmhetsområde. I enlighet med Prop. zoogf to:z3z Strtegi för tt stärk brnets rättigheter i Sverige säkerställ tt verksmhetsföreträdre utbilds i brnkonventionen och dess intentioner, smt tt/hur brn och ungs åsikter inhämts i beslut som rör dem.. TydligTör- det kommurgemcrsmm Rsvret för brn och ungâ smt tyd; liggör smrbetet melln nämndern. o InHuder öwig nämnder i frmtgnde vhndlingsplnen för Tryggre Vllentun då vi uppfttr fler frågor som nämndövergripnde. Se över rutinern för uppföljning i s1tre tt säkerställ tt uppföljning görs. 7.8. Nätnnden,s/stAnelsen,syttr:ønde Kommunfullmäktige tog zor3-o4-zg del v revisionens grnskning, vilket frmgår v beslut $ +g i smmnträdesprotokollet. Kommunstyrelsen eller nämndern hr inte yttrt sig. Kommunstyrelsens rbetsutskott hr, zot5-o4-28, föreslgit kommunstyrelsen tt fstställ riktlinjer för Tryggre Vllentun. Vllentun kommun PwC Sid zz