Vägledning projekt Version: 2018.12.18
Innehåll Del 1 Grundläggande förutsättningar 3 Om projekt 3 Projektstyrning 3 Projektets mål 3 Del 2 Projektets faser 4 Del 3 Roller i projektet 5 Styrande roller 5 Styrgrupp 6 Ledande roller 6 Utförande roller 6 Stödjande roller 7 Del 4 Beslutspunkter 7
Del 1 Grundläggande förutsättningar Om projekt Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma en i förväg bestämd och unik aktivitet. Det är inte storleken eller längden på aktiviteten som avgör om det är ett projekt, utan att det är tydligt avgränsat i tiden. Unik är att projektet avser att ta fram någonting som inte gjorts tidigare. Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på. Projekt är en arbetsform, eller uppdragsform, med starkt målfokus. Projektet ska utföras på utsatt tid med inlånade resurser. Därför måste målet vara avgränsat både till omfattning och tid samt resurser (både monetära och personella) vara säkrade. Projekt genomförs i en organisatorisk enhet som är avgränsad med egen budget och avtal med finansiärer. Ett projekt kan bestå av deltagare från olika delar av LNU och/eller från olika universitet, högskolor, företag mm. Not: Ett projekt i det här sammanhanget är inte samma som projekt i LNUs ekonomiska redovisning. I Ekonomihandboken under Projektredovisning definieras projekt som en verksamhet eller aktivitet som kräver sammanhållande redovisning som kan sträcka över flera räkenskapsår. Man kan jämföra projekt i detta sammanhang med att upprätta ett sk kostnadsbärare, dvs för att kunna följa kostnaderna kopplade till en aktivitet eller liknande. Projektstyrning Dessa allmänna råd är tänkta som en vägledning för projekt som genomförs inom LNU eller som LNU deltar i. LNU är på olika sätt engagerad i en mängd olika projekt, de allra flesta i samverkan med andra och/eller med finansiering från externa parter. De flesta projekten inom LNU hör till någon av följande två kategorier; Externfinansierad verksamhet Projekt vars uppdrag ligger inom någon av LNUs kärnverksamheter som helt eller delvis finansieras med externa medel. Organisationen i projekten är ofta enkla och har en naturlig hemmahamn på någon institution eller fakultets organisation. Arbetsformen är ofta oförändrad från den ordinarie verksamheten och man frångår sällan organisationens vanliga rutiner. Samverkansprojekt Vissa projekt har en komplexitet, t ex pga delprojekt, strategiska frågeställningar i projektet, införlivande av resultatet efter projekttiden och där inrättandet av en styrgrupp eller en beställare säkerställer projektets genomförande och hjälper projektledaren med att fatta centrala beslut i projektet. Beslutsmandat som projektledaren har i verksamhetsnära projekt ligger i dessa projekt hos beställare eller styrgrupp. Projektets mål Projektets mål ska utformas mot bakgrund av vad som är rimligt att uppnå samt tillgängliga resurser. Tid och budget kan i många fall sätta stopp för det alternativ man helst skulle vilja välja. Sådana avvägningar sker alltid, både före och under projektet. Det är därför viktigt att projektets prioriteringar är kända. Projektmål och effektmål Ett projekt har två typer av mål, projektmål och effektmål. Projektmålen ska vara mätbara, realistiska och nås inom projektets tidsram. För att nå projektmålen kan det vara till fördel att inför delmål. Effektmålen beskriver följderna eller nyttan av projektets resultat på längre sikt och går oftast inte att mäta under perioden men görs senare i en effektanalys. Målgrupp Projektets målgrupp(er) är de som i första hand berörs av projektets mål. Notera att effektmålen kan beröra helt andra än målgruppen. En god hjälp för att identifiera målgrupper är att göra intressentanalys i projektutvecklingsfasen.
Del 2 Projektets faser Ett projekt kan delas upp i olika faser. Initialt handlar det om idéer som någon vill pröva. Om idén är realistisk och kan förväntas erhålla finansiering bör en fördjupad analys göras i en förstudie innan man går vidare tillprojektutveckling där projektplanering görs, projektet startar och genomförs för att sedan avslutas. Ett projekt har faserna; Idé Det är under idéfasen som projektets syfte och mål bör formuleras och ramar för projektet bestämmas. Det är här idén granskas för första gången, med syfte att undersöka om det finns förutsättningar att starta. Förstudie Ofta slarvas det i samband med initieringen. Projekt startas med otydligt formulerade mål och med en vag bild av syftet. Att starta ett projekt innebär att man är beredd att satsa tid och resurser på att organisera, planera och granska. Under förstudien utreds förutsättningarna för att uppnå den tänkta nyttan. Frågor man bör försöka besvara under förstudien: Stöder uppdraget/aktiviteten LNUs övergripande mål och strategier? Har uppdraget stor betydelse för verksamheten? Påverkar uppdraget flera enheter, avdelningar eller universitet? Innebär uppdraget stora förändringar internt? Är uppdraget/aktiviteten, målet respektive leveransen tydliga? Är målet med projektet bestämt? Finns det en bindande deadline? Krävs många resurser externt respektive internt? Krävs det speciell kompetens som LNU inte har? Projektplanering/Projektutveckling Projektplanering görs i huvudsak under planeringsfasen men är egentligen något som pågår under hela projektet pga nya förutsättningar och ändringar som inte kunnat förutses under förstudie eller planering. Projektplanering är att välja strategi, det vill säga väg till målet, men också att på detaljnivå bestämma vad som ska göras av vem och när. Exempel på uppgifter under planeringen Välja metod för att genomföra uppdraget/aktiviteten Definiera aktiviteter och arbetsuppgifter Utarbeta en övergripande kalender/tidplan Skapa tids- och resursplan eller dela upp i etapper Kalkylera kostnader Etablera infrastruktur för kommunikation Ta fram utkast till avtal mellan parterna Planera projektutvärderingar Planeringens syfte är att skapa en översikt över vad som ska göras och i vilken ordning. Planeringen ska bl a leda fram till en projektplan, vilken är ett styrdokument där all information om för att genomföra projektet finns samlad. När projektplanen är färdig och godkänd (vilket görs efter det att finansieringen är beslutad och projektbudgeten fastställd) ska den låsas som en originalplan för projektet. Det är mot denna originalplan som projektet följs upp under genomförandet. Den utgör även referensplan till de ändringar som beslutas och införs. Under planeringen söker man även finansiering till projektet. Det är de resurser som man kan tillföra projektet som avgör omfattningen av uppdraget eller aktiviteten. Det är vanligt att man får kompromissa och prioritera. Innan ansökan om externa medel kan göras behövs ett dekanintyg. Till dekanintyget ska även utkast till projektplan med bifogad budget biläggas. Om ansökan om medel delvis avslås ska en reviderad projektplan och budget presenteras för dekan i anslutning till att avtal med finansiärer tecknas. Projektgenomförande Det är under genomförandet som projektet förbrukar mest resurser. Det är under denna fas som resultatet tas fram. Planen som togs fram under projektutvecklingen ska säkra att målen uppnås. Men allt kan förändras. Under genomförandet är det absolut nödvändigt att följa och rapportera resultat och kostnader, analysera läget, hantera ändringar och ständigt uppdatera planer. Det är ett samspel som kräver god kommunikation mellan inblandade intressenter. Implementering och överlämning kan ligga inom genomförandefasen, framför allt om man innan projektet startar vet att det kommer en fortsättning efter projektet.
Avslut av projekt När aktiviteten/uppdraget är överlämnat och godkänt är det dags att avsluta projektet. Under den sista projektfasen sker inget operativt arbete men projektet ska utvärderas, konton avslutas och projektgruppen avvecklas. Efter att projektet avslutats finns resultatet kvar. Det är viktigt att se att projektet ger den önskade nyttan, att man verkligen tar hand om och använder resultatet. Ett tydligt avslut är viktigt för alla projekt, även de som avlutas i förtid. Exempel på aktiviteter under avslutsfasen är; Skriva slutrapport Avsluta projektets konton Utvärdera metoder och samarbeten Avveckla projektgruppen Dokumentera och arkivera Del 3 Roller i projektet Projektet ska organiseras så att fördelning av befogenheter och ansvar i projektet blir tydligt. Varje projektroll i projektets tillfälliga organisation bör ha ett tydligt definierat ansvar och befogenhet. Undvik delat ansvar, det skapar osäkerhet med följd att viktiga uppgifter riskerar att hamna mellan stolarna eller glömmas bort. Håll isär roller och befattningar. En projektroll beskriver vilken uppgift man har i projektet medan en befattning vilken position man har i en organisation. Man kan t ex ha en eller flera roller i ett projekt samtidigt som man har sin befattning hos LNU. I en projektorganisation finns fyra kategorier av roller med olika fokus. Styra och övervaka Organisera och leda Utföra Stödja Styrande roller Exempel på styrande roller i projektet är projektägare och styrgrupp. I projekt som ligger nära den ordinarie verksamheten och följer dess vanliga rutiner har projektledaren en större del i styrningen av projektet. Projektägare Projektägaren har genom att vara projektets beställare och sponsor den viktigaste rollen i projektet. Hen har det övergripande ansvaret för projektet och ska därför se till att det finns ett tydligt uppdrag och tillräckliga resurser. I de flesta projekten kommer detta till uttryck genom dekanintygen. Engagerade och kunniga beställare bidrar generellt till att kvaliteten på resultatet blir högre och att kostnaderna för kostnaderna för projektet blir lägre. Projektägaren (oftast dekan) är projektets formelle ägare och förväntas ställa krav och kritiskt granska resultatet. Därför är det projektägaren som har ansvar för förstudien då hen i egenskap av kravställare borde ha bäst förutsättningar att bedöma nyttor och risker. Det är också projektägaren som har ansvar för att projektets resultat kommer till användning genom att se till att ev. effekthemtagning både är planenerad och genomförd. Har projektet extern parter är projektägare den projektpart som har koordinationsansvar för hela projektet gentemot finansiärerna. I dessa projekt, är det den som inom LNU har beslutsmandat för frågor som rör projektet, som är projektägare/beställare i relation till LNUs åtaganden. Man kan säga att dessa projekt har projektägare/beställare som verkar på två olika nivåer den övre nivån som riktar sig till projektets parter och den lägre nivån som riktar sig till projektmedarbetarna inom LNU.
I projektorganisationen finns alltid en intern beställare även om projektet finansieras externt eller är ett uppdrag från en extern kund. Ingen utomstående kan bestämma vilka uppdrag som LNU åtar sig eller hur interna resurser används. Behov av att presentera beställarkedja? Projektägarens uppgifter Är projektets ägare/beställare Ansvarar för effektmål och projektmål Utser projektledare och tilldelar resurser (även externa medel då dessa inte kan sökas utan godkännande) Initierar, följer upp och avslutar projektet Tillsätter och är ordförande i styrgruppen svarar för förstudien Ansvarar för effekthemtagningen Styrgrupp Styrgruppen är projektets beslutande organ med uppgift att verifiera och validera projektet under hela dess livstid. Vanligtvis är det styrgruppens om har till uppgift att godkänna beslutspunkterna, därför är det viktigt att de som ingår i styrgruppen har mandat att fatta beslut. För att göra styrgruppen arbete effektivt och beslutsprocessen tydlig blir projektägaren vara gruppens ordförande. En styrgrupp bör vara liten och bemannad med personer som har kunskap om projektet och/eller verksamheten som ska använda resultatet. Styrgruppen sammansättning bör vara unik för varje projekt, men det finns även permanenta styrgrupper som hanterar flera projekt exempelvis inom program eller inom en avdelning. Det är inte nödvändigt att ha styrgrupp till alla projekt men det är att rekommendera till större projekt med viss komplexitet. Styrgruppen uppgifter Säkerställer att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål. Fastställer projektplanen och godkänner resultatet. Granskar resultat och beslutar om ändringar. Hanterar affärsmöjligheter/risker Om styrgrupp saknas ingår dessa uppgifter i projektägarens ansvar. Ledande roller Exempel på ledande roller är projektledare, projektledningsteam och delprojektledare. Projektledare Projektledarens huvuduppgift är att se till att projektmålet uppnås. Hen är att betrakta som projektets vd som arbetare på direkt uppdrag av projektägare och styrgrupp. Att vara projektledare innebär att ha ansvar för att organisera och leda arbete. Det är en ledande generalistroll och inte en specialistroll med operativt ansvar. Projektledaren har mandat som börjar vid planeringen och sträcker sig fram till projektet avslutas. Projektledarens uppgifter; Tar löpande beslut på tydligt mandat från beställare/ styrgrupp Ser till att projektmålet nås. Organiserar och planerar projektet. Delegerar och följer upp aktiviteter. Löser problem och hanterar konflikter. Påverkar och får saker gjorda. Kommunicerar, engagerar och motiverar Rapporterar utfall och hanterar risker och ändringar. Kallar till och leder projektmöten. Tillämpar projektverktyg och projektmodeller. Projektteam I stora projekt vilka ofta är komplexa och som omfattar flera delar och har många deltagare, kan projektledarrollen behöva delas upp på flera personer. Antingen utser man delprojektledare med specialistkompetens eller utser man delprojektledare med leveransansvar för del av projektet. Oavsett om delprojektledarna har ansvar för del av projektet eller har ett specialistansvar så bör de ingå i ledningsteamet som rapporterar till projektledaren. Utförande roller De utförande roller omfattar framför allt de som ingår i projektgruppen oavsett om de tillhör den egna organisationen eller är inhyrda utifrån. I större projekt är det vanligt med flera projektgrupper som fokuserar på olika delar av projektet. Det är ofta effektivare med mindre specialiserade grupper än med en stor mixad grupp.
Projektgrupp Projektgruppens huvuduppgift är att utföra de aktiviteter som leder fram till projektmålet. Det åligger medlemmarna att sätta sig in i vad projektet ska leverera. Är något oklart ska projektledaren kontaktas. Stödjande roller Exempel på stödjande roller är resursägare, referensgrupp, ekonom, kommunikatör, jurist. En projektgrupp ska bara bestå av de personer som behövs för att utföra projektets uppgifter. Urvalet ska ske på basis av kompetens, men samarbetsförmåga är också viktig. Kompetens är kombinationen av en viss kunskap och förmågan att kunna tillämpa den. Del 4 Beslutspunkter Beslutspunkterna kan liknas vid grindar, som är avgränsningar mellan eller inom olika de olika faserna. För att passera grinden krävs ett beslut så att arbetet kan gå vidare till nästa fas. Om genomförandefasen t ex pågår under en lång tid eller har fler aktiviteter som är beroende av varandra kan det finnas behov av fler grindar inom denna fas. Vid varje beslutspunkt genomförs ett beslut eller ställningstagande som resulterar i ett av fyra alternativ; Fortsätta enligt plan Gå tillbaka, ändra eller komplettera Stoppa tillfälligt Avsluta De grindar som förekommer i de flesta LNU projekt är; När Vad Vem Idé Gå vidare eller inte med idén Alla anställda inom LNU Efter förstudien Innan medel söks (externt) eller tilldelas (internt) Delvis beviljad ansökan Under projektgenomförandet Slutrapport Ta fram projektplan, budget mm samt förslag till beslut Godkänna projektplan med budget samt godkänna ev ansökan om externa medel Revidering av projektplan och budget. I projektplanen ska det framgå avstämningspunkter som säkerställer att projektet löper på enligt plan. När dessa avstämningar ska göras och vad som omfattas är olika för varje projekt men de visa om projektet är på rätt väg både vad gäller projektmål och budget. Dessa rapporter/sammanställningar ska underställas projektägare/beställare för beslut/godkännande. Godkänna slutrapport och därigenom avsluta projektet Prefekt (i samråd med ekonom) Enligt delegationsordning Enligt delegationsordning (dvs den som godkände tidigare projektplan samt ansökan om externa medel) Projektägare/beställare (enligt projektplan) Projektägare och finansiär