Telefonist. När du ska arbeta som telefonist i 3Växel Webb rekommenderar vi att du använder någon av webbläsarna Chrome, Firefox eller Safari. Logga in För att kunna svara på samtal som kommer till växelnumret måste du vara inloggad som telefonist. I samband med att du loggar in i 3Växel webb väljer du önskad roll. Skriv adressen 3vaxel.tre.se i webbläsaren. Logga in med ditt mobilnummer (använd formatet 46735xxxxxx) och det lösenord som du har fått av den telefoniansvarige på ert företag. Öppna list rutan och välj Telefonist, klicka sedan på Logga in. Markera denna ruta om du vill spara dina inloggningsuppgifter, så att du bara behöver klicka på Logga in nästa gång. När du är inloggad som telefonist visas tre flikar uppe till vänster, Status, Växel samt Kö. Ovanför flikarna ser du växelns namn samt hur många telefonister som är inloggade. För att du ska få samtal från växelnumret måste din status vara Tillgänglig och du måste ha valt alternativet Svarar på kö i listrutan nedanför. Om du för tillfället inte har möjlighet att svara på samtal i kön väljer du Svarar inte på kö i samma listruta. Även om du har valt en annan status eller valt att inte svara på kön, kan du visa fliken Kö och svara på samtal från kön genom att klicka på samtalet i kön. Mars 203
Svara, söka och koppla snabbguide Du kan enkelt svara på ett samtal till växelnumret och koppla det vidare med hjälp av tangenterna. Svara på samtalet genom att trycka på Enter på datorn och svara i mobiltelefonen. Sökrutan aktiveras automatiskt. 2 Skriv ett eller flera sökord för att hitta den person som du vill koppla samtalet till. 3 Markera kontakten med hjälp av piltangenterna. 4 Tryck på Enter för att koppla samtalet direkt. Vill du först prata med kontakten använder du funktionstangent för att ringa upp. Koppla sedan med Enter. Se övriga avsnitt i guiden för att få en mer detaljerad beskrivning. 2 3 4 Mars 203 2
Ta emot samtal När det kommer ett samtal till växelnumret visas det högst upp i webbfönstret i den vänstra samtalsrutan och du ser telefonnumret från den som har ringt in. Finns telefonnumret med i kontaktlistan visas i stället namnet i samtalsrutan. Beroende på dina inställningar kan även kontaktinformationen visas. Under Inställningar kan du välja vilket nummer du vill visa på telefonens display när det ringer, det inkommande numret eller växelnumret. För att besvara samtalet gör du så här: Om funktionen Ring automatiskt i mobilen är aktiverad, ringer det automatiskt i din telefon och du ser telefonnumret från den som har ringt in på displayen. Om funktionen inte är aktiverad visas samtalet endast i webbfönstret. För att flytta samtalet till mobiltelefonen klickar du på Svara (luren) i webbfönstret eller trycker på Entertangenten eller på funktionstangenten för att svara. 2 För att besvara sam talet på mobiltelefonen trycker du på Svara. Har du inte möjlig het att svara på samtalet trycker du i stället på Avstå, samtalet flyttas då till kön och någon annan telefonist kan svara på det. 3 När du har besvarat samtalet kan du välja vad du vill göra med det, till exempel flytta tillbaka det till kön eller koppla det vidare. Läs mer i avsnitten nedan. 4 VIll du avsluta samtalet kan du göra det som vanligt via mobiltelefonen, eller genom att klicka på Lägg på (överstrukna luren) i samtalsrutan. Klicka på luren för att flytta samtalet till mobiltelefonen. Du kan flytta samtalet till kön genom att klicka på denna knapp. 4 2 Mars 203 3
Koppla samtal När du har besvarat ett samtal till växelnumret kan du koppla det vidare via kata logen. För att ringa upp och prata med en person innan du kopplar samtalet gör du så här: Svara på samtalet via mobiltelefonen. 2 Sökrutan aktiveras och du kan direkt skriva ett eller flera sökord för att söka efter den person som du vill koppla samtalet till. Du kan även bläddra genom katalogen som vanligt. När önskat namn visas markerar du kontakten. 3 Klicka på Ring eller använd funktionstangent för att ringa upp kontakt en och avisera samtalet. 4 Nu visas två samtalsrutor högst upp i webbfönstret. När du har pratat med personen kopplar du sam talet genom att trycka på Enter, använda funktionstangent, eller genom att klicka på Koppla. 5 Vill du avsluta det aktiva sam talet klickar du i stället på Lägg på (den överstrukna luren). 4 5 2 En grön ram visas runt det aktiva samtalet. Du kan växla mellan samtalen genom att klicka på dem. 3 Koppla samtal direkt Om du inte behöver avisera samtalet kan du koppla det direkt. Markera kontakten i katalogen. Tryck sedan på Enter, använd funktionstangenten eller klicka på Koppla för att direkt koppla samtalet till kontakten. Koppla samtal till annat nummer Du kan även koppla samtal till ett telefonnummer som inte finns med i katalogen. I sökrutan skriver du det telefonnummer som du vill ringa och använder sedan funktionstangent eller klickar på luren till höger om sök rutan. Numret rings upp och visas i en egen samtalsruta. Mars 203 4
Besvara samtal i kön Om samtalen går direkt till kön, kan du sjäv välja när du ska svara på ett samtal. Tryckte du på Avstå vid ett inkommande samtal till växelnumret flyttas samtalet till kön. Om det finns samtal i kön blinkar fliken Kö. Även om du har valt att inte svara på samtal i kön kan du besvara dessa samtal via fliken Kö. Visa fliken Kö för att se information om samtal i kön. Högst upp visas växelnumrets namn och nummer, därefter ser du numret från den som ringer samt eventuellt namn om personen finns med i katalogen. 2 Klicka på luren vid samtalet som visas eller använd funktionstangenten för att svara på det översta samtalet i kön. 3 Samtalet flyttas till mobiltelefonen och du kan välja att besvara det. 4 Nu kan du koppla samtalet vidare på samma sätt som beskrivs ovan. 2 Har samtalet en gång besvarats och sedan flyttats till kön visas en symbol till vänster om samtalet. När samtalsrutan visas högst upp i webbfönstret visas symbolen för återanrop. På fliken Kö visas de samtal som finns i kön. I rutan visas vem som ringt in och hur lång tid de har väntat. Du kan välja vilket samtal du vill besvara. Klicka på Info om du vill se mer information om samtalet. Mars 203 5
Inställningar I detta avsnitt beskrivs de inställningar som är specifika för dig som är telefonist. Klicka på kugg hjulet till vänster om ditt namn för att visa alla inställningar. Telefonistinställningar Som telefonist kan du välja hur samtal till växel numret ska hanteras och visas. Öppna fönstret med inställningar och markera Telefonistinställningar till vänster i fönstret. Markera Ta samtal automatiskt från kö om du vill att samtalen automatiskt ska skickas ut till dig som telefonist så fort du är ledig. Markera Ring automatiskt i mobilen om du vill att samtalen ska gå direkt till telefonen. Om denna ruta inte är markerad måste du först välja att du vill svara på samtalet, först då ringer det på din mobiltelefon och du kan svara på samtalet. Markera Visa kontaktuppgifter för inkommande samtal från externa kontakter/alla typer av kontakter om du vill se information om den person som ringer in. Under Nummerpresentation för inkommande samtal till växelnummer kan du välja vilket telefonnummer som du vill se i mobiltelefonens display. Markerar du Växelnummer visas numret till den växel som samtalet har gått till, markerar du Inkommande nummer visas numret från den person som har ringt in. När du har gjort önskade inställningar klickar du på Spara. Stäng sedan fönstret genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger. Mars 203 6
Notifieringar i webbläsare När du arbetar med något annat på datorn, kan du ändå bli uppmärksammad på att det kommer nya samtal i 3Växel. Genom att ange att notifieringar visas i webbläsaren kan antingen ett popup-fönster visas, eller också blinkar webbläsarens ikon i aktivitetsfältet. Aktivera Chrome-notifieringar I Google Chrome kan du låta ett popup-fönster visas för inkommande samtal och för samtal i kö. Popup-fönstret kan endast visas i Google Chrome. Öppna fönstret med inställningar, markera Telefonistinställningar till vänster i fönstret och klicka på Aktivera Chrome notifieringar för inkommande samtal. Observera att Chrome-notifieringen bara gäller lokalt, på aktuell dator. Om du arbetar på en annan dator behöver du aktivera notifieringen även där. 2 Nu visas en säkerhetsfråga högst upp i webbläsaren. Klicka på Tillåt för att tillåta att 3vaxel.tre.se visar meddelanden på skrivbordet. 3 Markera Visa notifieringar i webbläsaren. 4 Under Nummer i notifieringar väljer du om du vill visa växelnumret eller numret på det inkommande samtalet i notifieringen. 5 Klicka på Spara. 3 4 5 I den övre bilden visas en notifiering om samtal i kö, och i den nedre visas en notifiering för inkommande samtal. Aktivera notifieringar i övriga webbläsare Använder du någon annan webbläsare än Google Chrome och aktiverar notifiering, innebär det att webbläsarens ikon i aktivitetsfältet (längst ner på skärmen) blinkar vid inkommande samtal och vid samtal i kö. Öppna fönstret med inställningar, markera Telefonistinställningar till vänster i fönstret och markera Visa notifieringar i webbläsaren. 2 Under Nummer i notifieringar väljer du om du vill visa växelnumret eller numret på det inkommande samtalet i notifieringen. 3 Klicka på Spara. 2 3 Här visas en notifiering om samtal i kö. Mars 203 7
Ljud Du kan välja att höra ett ljud när det kommer ett samtal och/eller när det finns samtal i kön. Öppna fönstret Inställningar och markera Ljud till vänster i fönstret. Markera Inkommande samtal och/eller Samtal i kö för att en ljudsignal ska höras vid dessa typer av samtal. I listrutan Ljud för samtal i kö väljer du den typ av ljud som du vill höra. När du har gjort önskade inställningar klickar du på Spara. Stäng sedan fönstret genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger. Funktionstangenter I 3Växel webb kan du hantera samtalen med hjälp av tangentbordet och funktionstangenter. Öppna fönstret Inställningar och markera Funktionstangenter till vänster i fönstret för att kontrollera att tangent erna är aktiverade samt för att se vad de olika tangenterna har för funktion. Kontrollera att knappen till höger om Aktivera alla är grön om du vill använda funktionstangenterna. Du kan även anpassa tangenterna så att de passar just dig. Öppna listrutan för den funktionstangent som du vill ändra funktion för, och välj önskad funktion i listan som visas. När du har gjort önskade inställningar klickar du på Spara. Stäng sedan fönstret genom att klicka på knappen Stäng högst upp till höger. Du kan återställa alla tangenter till deras standardvärden genom att klicka på Återställ till standardvärden längst ner i rutan. Mars 203 8
Längst ner i fönstret 3Växel, nedanför katalogen, finns ett informationsfält där du ser vilken funktion respektive funktions tangent har. Klicka på pilen längst ner till höger för att visa eller dölja informationsfältet. I tabellen nedan förklaras de olika funktionstangenterna: Namn på F-tangent Avbryt samtal A Avbryt samtal C Avböj inkommande samtal Besvara samtal i kön E-post Koppla Koppla till 3Svar Logga ut Mobilstatus Parkera samtal till kön Prata med A Prata med C Ring Ring 3Svar SMS Svara Svara/ svara inte på kö Sökruta Enter-tangent (vid inkommande samtal) Enter-tangent (vid två pågående samtal) Beskrivning av funktion Kopplar ner (lägger på) samtal i vänstra samtalsrutan. Kopplar ner (lägger på) samtal i högra samtalsrutan. Telefonisten avvisar inkommande samtal. Samtalet placeras i kö. Besvarar det översta samtalet i kön. Öppnar e-postprogram och skriver in kontaktens e-postadress i adressfältet. Kopplar vidare inkommande samtal till uppringd kontakt. Telefonisten lämnar samtalet. Kopplar samtal direkt till 3Svar för markerad kontakt. Användaren loggas ut. Visar mobilstatus för markerad kontakt, till exempel om mobilen är avstängd eller upptagen i samtal. Samtalet skickas till kön. För att prata med med samtal i vänstra samtalsrutan. För att prata med samtal i högra samtalsrutan. Ringer upp markerad kontakt eller nummer i sökfältet. Ringer upp 3Svar för markerad kontakt. Öppnar SMS-funktion för markerad kontakt. Inkommande samtal besvaras och det ringer i telefonistens mobil. Ändrar status för telefonist till Svarar på kö om man har status Svarar inte på kö och tvärtom. Flyttar markören till sökrutan. Svarar på samtal och det ringer i telefonistens mobil. Kopplar ihop de två samtalen. Telefonisten lämnar samtalet. Mars 203 9
Kataloginställningar Du kan själv påverka vilken information som ska visas i katalogen. Dessa inställningar sparas på servern och visas även om du loggar in på en annan dator. Under kategorin Kataloginställningar markerar du de alternativ som du vill visa i katalogen. Du kan välja om du vill visa mobilt nummer, fast nummer och e-postadressen, samt tre valfria extrafält. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen. Ändra inställningar och info för användare Som telefonist kan du göra vissa inställningar för användarna. Du kan till exempel ändra deras information, status och vidarekoppling. Markera en användare i katalogen och klicka på Info. Klicka sedan på kugghjulet uppe till höger i fönstret Info. Nu visas fönstret Kontaktinfo, till vänster i fönstret väljer du en kategori och gör sedan önskade inställningar till höger. Bekräfta ändringarna genom att klicka på Spara. Mars 203 0