Medlem & Organisation

STUDIEMATERIAL IT-KUNSKAPER I HJÖRDIS Medlem & Organisation

Innehåll 1 Hjördis Medlem & Organisation.... 5 Vad är CRM?... 5 Webb-baserat CRM-system... 5 Navigering... 6 Grundfunktioner... 6 Support... 6 PRO:s medlemshanteringssystem... 7 Logga in i Hjördis... 8 Logga ut... 9 Programfönstret... 10 Navigera i systemet... 11 Instrumentpanelen... 14 2 Medlem... 15 Programfönstret... 15 Vyer... 16 Medlemsregistret... 17 Visa medlemsregistret... 17 Växla vy... 18 Söka person... 19 Personkortet... 22 Redigera uppgifter... 27 Skapa ny person... 29 Medlemskap... 32 Skapa medlemskap... 32 Vyn Medlemskap... 41 Kontaktombud... 42 Uppdrag... 46 Lägga till uppdrag... 46 Vyn Uppdrag... 51 Avsluta uppdrag... 52

Ansvarsområden... 54 Lägga till ansvarsområde... 54 Vyn Ansvarsområde... 58 Avsluta ansvarsområde... 59 Avsluta medlemskap... 62 Utträde ur förening... 63 Avsluta uppdrag och ansvarsområden... 67 Ärenden... 68 Hantera ärenden... 69 3 Presumtiv medlem.... 71 4 Organisation... 74 Programfönstret... 74 Vyer... 75 Föreningsregistret... 76 Växla vy... 77 Söka förening... 78 Föreningskortet... 81 Redigera uppgifter... 84 Uppdrag och ansvarsområden... 86 Lägga till uppdrag... 86 Avsluta uppdrag... 90 Lägga till ansvarsområde... 92 Avsluta ansvarsområde... 96 5 Aktivitetsrapportering................................. 99 Visa föreningsaktiviteter... 99 Lägga till föreningsaktiviteter... 101 Komplettera rapporten... 107 Färdigställa rapporten... 108

6 Rapporter och utskrifter...109 Rapporter... 109 Medlemslista... 110 Spara rapporter... 115 Skriva ut rapporter... 117 Exportera data... 118 7 Filtrering och urval.... 122 Filtrera data... 122 Aktivera filter... 122 Innehåller data... 123 Ja/Nej... 125 Återställa filter... 126 Sortera data... 127 Anpassat filter... 128 Filtrera efter flera villkor... 130 Skapa egen vy... 132 Visa egen vy... 133 8 Övningar... 134 9 Kopplad utskrift..................................... 137 Sakregister... 145

1 Hjördis Medlem & Organisation 5 1 Hjördis Medlem & Organisation Denna grundutbildning syftar till att introducera er i att använda Hjördis medlemshanteringssystem och ge er grundläggande kunskaper. Vi går igenom hur du navigerar och hittar rätt i systemets olika vyer, vilka instrument paneler som finns och vad de används till. Vi tittar även på de grundfunktioner som finns och hur du hittar samt ändrar information om era medlemmar och aktiviteter. De moduler (eller delar) som ingår i CRM är Medlem, Organisation, Aktivitetsrapportering, Kurs, Kampanjer samt Reskontra. I denna dokumentation tittar vi endast på medlemshantering, organisation och aktivitetsrapportering. Vad är CRM? CRM är en förkortning för Customer Relationship Management och är en filosofi om konsten att behålla, utveckla och hitta nya medlemmar (kunder eller givare) på ett smart och kostnadseffektivt sätt, och därmed öka värdet av medlemsdatabasen och lönsamheten i företaget eller organisationen. Webb-baserat CRM-system En av de stora fördelarna med vårt CRM-system är att det är helt webb-baserat, vilket innebär att du har åtkomst till systemet från vilken dator som helst i hela världen, så länge som du har åtkomst till internet. För information om rekommenderad webbläsare, se länken nedan: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh699710.aspx

6 1 Hjördis Medlem & Organisation Navigering I CRM navigerar man med hjälp av olika menyer. Högst upp finns navigationsmenyn där du väljer vilken modul som du vill arbeta med: Medlem, Organisation och så vidare. Nedanför menyn finns ett verktygsfält med funktioner som är anpassade för den aktuella modulen. I arbetsytan, mitt i fönstret, visas informationen i den modul som du har valt att visa. På instrumentpanelen finns även genvägar till de vanligaste funk tion erna samt möjlighet att välja vilket innehåll som ska visas i aktuell vy. Grundfunktioner Grundfunktionerna i CRM är de vanligaste funktionerna i systemet, bland annat att söka efter en medlem, ändra information om medlemmen eller att skapa nya medlemmar. I CRM arbetar du i olika vyer i form av listor samt formulär som innehåller fält med information. I de flesta fält räcker det med att du klickar i fältet och ändrar den uppgift som står där. Därefter sparar du informationen. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Support Om du behöver hjälp med Hjördis kontaktar du PRO:s datasupport via telefonnummer 0771-171 171 eller genom att skicka e-post till support@pro.se.

1 Hjördis Medlem & Organisation 7 PRO:s medlemshanteringssystem I utvecklingen av medlemshanteringssystemet Hjördis har PRO använt grundfunktionerna i Microsoft Dynamics CRM och anpassat dessa för vår verksamhet. Tack vare CRM-systemet kan vi hantera alla våra medlemmar i ett modernt medlemshanteringssystem. I systemet kan vi enkelt visa information om aktiviteter och betalningar med mera. Allt för att medlemsvård och medlemskapet ska bli bättre för våra medlemmar. Målet med ett nytt medlemshanteringssystem är följande: PRO har ETT medlemssystem. Systemet innehåller de senaste uppgifterna. Systemet utgör den gemensamma sanningen. Systemet möjliggör ändamålsenlig verksamhetsrapportering. PRO:s medlemmar har tillgång till Mina sidor via en portal där man kan uppdatera sina kontaktuppgifter samt se uppgifter om sitt medlemskap. Systemet främjar mötet mellan medlemmar samt mellan medlemmar och PRO. Systemet visar tydligt vilka förmåner som finns tillgängliga för respektive medlem.

8 1 Hjördis Medlem & Organisation Logga in i Hjördis För att du ska kunna arbeta med PRO:s medlemshanteringssystem måste du logga in i Hjördis. Allt arbete du gör i Hjördis sparas på PRO:s servrar, ingen data lagras lokalt på din egen dator. Gör så här för att logga in: 1 Öppna din webbläsare och skriv följande adress i adressfältet: www.pro.se 2 Nu visas PRO:s webbsida. Klicka på länken Logga in högst upp till höger på sidan. 2 Nu visas PRO:s inloggningssida med olika inloggningsalternativ. Högst upp på sidan kan medlemmar och förtroendevalda logga in. Längre ner på sidan finns länken till PRO:s medlems system Hjördis. Det är viktigt att du använder denna länk och inte använder eventuella favoriter/ bokmärken då webbadressen kan ändras. Längst ner på sidan finns en länk till en informationssida. På denna webbsida hittar du information om eventuella förändringar, planerade driftstopp med mera, så det är bra att titta på denna sida ibland.

1 Hjördis Medlem & Organisation 9 3 Klicka på Medlemssystemet Hjördis för att visa inloggningssidan för Hjördis. 4 Fyll i ditt användarnamn och lösenord. Använd de uppgifter som du har fått via brev från PRO. Har du inte dessa uppgifter, kontaktar du PRO:s datasupport på telefonnummer 0771-171 171. 5 Klicka på Logga in. 3 4 5 Efter tre (3) felaktiga inloggningsförsök låses kontot. Efter 20 minuter återställs lösenordet, och du kan då logga in med de rätta uppgifterna. Du kommer nu till din startsida i Hjördis. Logga ut Vill du logga ut ur systemet klickar du på användarnamnet högst upp till höger i navigationsmenyn. På menyn som visas väljer du Logga ut.

10 1 Hjördis Medlem & Organisation Programfönstret När du har loggat in i systemet visas start sidan i webbläsarens fönster. Navigationsmenyn Knappen Hem Modulens namn Instrumentpanelen Högst upp i fönstret finns navigationsmenyn. Här ser du var i systemet du befinner dig. Via huvudmenyn Microsoft Dynamics CRM kommer du åt de olika modulerna i systemet. Genom att klicka på knappen Hem kommer du snabbt tillbaka till din startsida, det vill säga den sida som ditt arbete utgår från. Till höger om Hem-knappen visas namnet på den aktuella modulen. När du pekar på modulnamnet visas en undermeny som är anpassad för den aktuella modulen. Största delen av fönstret innehåller instrumentpanelen. Denna förändras beroende på vilken modul som används. Via genvägarna till vänster i panelen kommer du snabbt åt de vanligaste funktionerna i respektive modul. Till höger visas olika listor, beroende på vilken modul som är aktiv. Dessa listor kan till exempel visa aktiva ärenden eller uppdrag.

1 Hjördis Medlem & Organisation 11 Navigera i systemet Med hjälp av navigationsmenyn i Hjördis kan du växla mellan de olika modulerna i systemet samt de olika vyerna för respektive modul. När du navigerar i Hjördis med hjälp av navigationsmenyn behöver du inte klicka på de olika valen för att visa respektive undermeny. Det räcker med att du pekar på ett val, så visas undermenyn. När du sedan klickar på önskat alternativ, uppdateras fönstret och valt innehåll visas. Växla mellan moduler När du pekar på huvudmenyn Microsoft Dynamics CRM visas en meny med systemets olika moduler. För att öppna någon av modulerna klickar du på dess namn. Visa startsidan Du kan när som helst återgå till din startsida genom att klicka på knappen Hem (symbolen av ett hus).

12 1 Hjördis Medlem & Organisation Välja funktion Genom att peka på modulens namn visas en undermeny för aktuell modul. På undermenyn finns olika val som du klickar på för att visa olika vyer i respektive modul. Vilka alternativ som finns beror på vilken modul som är aktiv. Till höger om modulens namn visas namnet på den aktuella vyn. Peka på modulens namn och klicka på ett alternativ på undermenyn. I navigationsmenyn ser du vilken vy som är aktiv. Om du växlar till en annan modul, visas den senast använda vyn för den modulen. Nyligen visade objekt När du klickar på pilen till höger om modulens namn och aktuell vy visas en undermeny med nyligen visade objekt. Vad för typ av objekt som visas beror på vilken vy som är aktiv. Om vyn Instrumentpaneler visas kan du snabbt gå till någon av de senast använda instrumentpanelerna. Om vyn Personer visas kan du i stället visa personkortet för någon av de senast visade personerna.

1 Hjördis Medlem & Organisation 13 För att direkt visa något av de senaste objekten i valfri vy, kan du peka på modulens namn i navigationsmenyn. Klicka sedan på pilen till höger om ett alternativ på undermenyn för att visa ytterligare en undermeny med nyligen visade objekt. Klicka sedan på det objekt som du vill öppna. Peka på modulens namn och klicka på pilen till höger om ett alternativ på undermenyn. På undermenyn visas nu nyligen visade objekt.

14 1 Hjördis Medlem & Organisation Instrumentpanelen Via instrumentpanelen kan du snabbt välja bland de vanligaste funktionerna i aktuell modul. När du klickar på en genväg öppnas en vy i form av en lista. Vilka genvägar som visas på instrumentpanelen beror på vilken modul som är aktiv, samt på vilken panel som du har valt att visa. Till höger om instrumentpanel ens namn finns en pil. Genom att klicka på den kan du välja att visa någon annan instrumentpanel. För att återgå till instrumentpanelen i aktuell modul pekar du på modulens namn i navigationsmenyn och klickar på Instrumentpaneler.

2 Medlem 15 2 Medlem Programfönstret När du loggar in i Hjördis visas modulen Medlem som standard. Om modulen inte visas pekar du på pilen vid Microsoft Dynamics CRM och klickar på Medlem.

16 2 Medlem Vyer När du har öppnat modulen Medlem visas tre genvägar på instrumentpanelen Personer och ärenden. Dessa genvägar finns även på undermenyn Medlem i navigationsmenyn. Med hjälp av genvägarna kan du snabbt nå de vanligaste funktionerna (systemvyerna) i modulen Medlem. Personer I vyn Personer kan du hantera alla personer som finns i systemet, det vill säga både medlemmar, prenumeranter, anställda och så vidare. Du kan både skapa personer och söka efter alla personer som finns i systemet för att visa information om dem. Ärenden I vyn Ärenden visas de processer som du för tillfället arbetar med. Ett ärende kan till exempel vara en medlems inträde eller utträde ur en förening.

2 Medlem 17 Medlemsregistret Medlemsregistret visas i modulen Medlem. Det är här du hanterar dina medlemmar, prenumeranter och övriga personer som finns i databasen. Du kan bland annat söka efter medlemmar och visa deras personkort, skapa nya medlemmar, koppla medlemskap, lägga till uppdrag samt redigera medlemmarnas adressuppgifter och annan information. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Visa medlemsregistret För att öppna och visa medlemsregistret gör du så här: 1 För att visa en lista med alla personer visar du instrument panelen i modulen Medlem och klickar på Personer. 1 Du kan även peka på Medlem i navigationsmenyn och klicka på Personer för att visa listan.

18 2 Medlem Nu visas systemvyn Alla personer med samtliga personer i hela databasen. Du kan sortera posterna genom att klicka på någon av kolumnrubrikerna. Växla vy När du har visat listan Alla personer kan du enkelt växla vy, och visa utvalda personer i registret, till exempel Personer som är medlemmar (i hela databasen) eller Personer i min Förening/min Samorg/mitt Distrikt. 1 Klicka på pilen bredvid vyns namn. 2 Välj önskad vy på menyn som visas. 1 2

2 Medlem 19 Listan filtreras och visar aktuella poster. Här har vi valt att visa de personer som är medlemmar i hela databasen. Du kan även filtrera listan ytterligare. Läs mer i kapitel 7 Filtrering och urval på sidan 122. Söka person I detta avsnitt visar vi hur du söker efter personer och medlemmar. Det finns flera olika sätt att söka efter medlemmar. I följande beskrivning visar vi det enklaste och vanligaste sättet att hitta rätt person. För att hitta en person kan du bläddra mellan sidorna i registret eller använda sökrutan för att snabbt hitta rätt person. Det finns även en avancerad sökfunktion där du kan använda flera parametrar samtidigt. Vill du använda mer avancerade metoder hänvisar vi till Microsofts webbplats, www.microsoft.com. När du har öppnat personens personkort visas bland annat information som adress och telefonnummer. Personkortet beskrivs närmare i nästa avsnitt.

20 2 Medlem 1 Visa vyn Alla personer, till exempel genom att visa instrumentpanelen och klicka på Personer. 2 Klicka på pilarna till höger för att bläddra mellan sidorna. Använd rullningslisten för att bläddra uppåt eller nedåt bland de poster som visas i listan. 3 Du kan även snabbt visa de medlemmar som börjar på en specifik bokstav genom att klicka på de bokstäver som finns längst ner i fönstret. Klicka på Alla för att visa alla personer igen. 3 2

2 Medlem 21 4 Vill du söka efter en person eller medlem, klickar du i sökrutan uppe till höger i fönstret och skriver en del av personens namn eller personens fullständiga namn. Du kan även söka på till exempel personnummer, medlemsnummer, gatuadress eller postnr/ort. Vill du söka efter delar av text kan du använda jokertecknet *. 5 Klicka på förstoringsglaset eller tryck på Retur för att starta sökningen. 4 5 6 När du har hittat rätt person klickar du på personens namn. 6 Nu visas medlemmens personkort. Klicka på krysset för att rensa sökrutan och visa alla personer igen. I listorna kan det finnas länkar till andra kort. Du kan klicka på allt som visas med en understrykning. Du måste klicka på rätt ställe, det vill säga på personens namn, för att visa person kortet.

22 2 Medlem Personkortet På personkortet visas all information om den aktuella medlemmen. Personkortet är ett formulär som innehåller en mängd olika fält med information. För att visa övrig information bläddrar du nedåt med hjälp av rullningslisten. Högst upp på personkortet visas personens namn samt personnummer och längst ner på kortet visas medlems numret. Dessa uppgifter visas alltid på samma plats, oavsett vilken del av personkortet som visas. Namn Personnummer Medlemsnummer

2 Medlem 23 Personkortet innehåller flera olika delar, vilka beskrivs nedan: 1 2 4 3 Del 1 innehåller personlig information. Här visas alltid personens för- och efternamn samt personnummer. Till höger om namnet visas eventuella telefonnummer och e-postadress. Nedanför personens namn hittar du information om adressen. Del 2 visar de föreningar och distrikt som medlemmen tillhör. Vill du visa mer information om medlemskapet dubbelklickar du på den aktuella raden. När du pekar på föreningens namn visas namnet som en länk, genom att klicka på den visas ett kort med information om föreningen. Del 3 visar information om SPAR-skydd. Som standard är skyddet inte aktiverat, det står Nej i fältet Skriv ej över. Detta innebär att adressuppgifterna på personkortet kommer att uppdateras vid nästa SPAR-körning (om uppgifterna har ändrats). Om skyddet är aktiverat kommer informationen på personkortet inte att ändras vid integration mot SPAR. Som föreningsanvändare kan du inte ändra inställningen för detta. Del 4 visar om det finns någon hushållskoppling, det vill säga om det finns flera personer inom samma hushåll. Om det finns flera medlemmar i hushållet skickas bara en tidning ut.

24 2 Medlem 5 7 6 8 Del 5 anger om medlemmen har en avvikande fakturaadress. Om det står Nej under Avvikande fakturaadress, innebär det att fakturaadressen är den samma som den vanliga adressen. Del 6 anger betalningssätt, det vill säga hur medlemmen betalar sin medlemsavgift (via autogiro eller post, post innebär att medlemmen får en faktura). Del 7 visar de förtroendeuppdrag som medlemmen har, det kan till exempel vara att personen är ordförande eller kassör i en förening. Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Uppdrag för att visa en vy med personens uppdrag. Del 8 anger medlemmens ansvarsområden, till exempel om medlemmen är medlemsansvarig eller reseansvarig. Även här kan du klicka på tabell symbolen för att visa en vy med ansvarsområdena.

2 Medlem 25 9 10 Del 9 visar om medlemmen har någon prenumeration och eventuella tilläggs tjänster som till exempel taltidning och försäkringar. Del 10 visar medlemmens reskontra med in- och utbetalningar. Här visas även fördelning av avgifterna.

26 2 Medlem 11 12 13 Del 11 visar övrig information. Om det finns information i fältet Förtjänsttecken innebär det att medlemmen har fått en utmärkelse för exempelvis långvarigt uppdrag som förtroendevald. Under rubriken Övrigt ser du även vilka kategorier som medlemmen kan tänka sig att prata med media om. Del 12 innehåller anteckningar om medlemmen. Alla kan se den information som finns i dessa fält, därför är det viktigt att medlemmen samtycker till detta. I rutan Särskild hantering kan du notera om medlemmen behöver specialkost eller har andra särskilda behov. Därefter finns tre rubriker som du växlar mellan genom att klicka på dem: Inlägg, Aktiviteter och Anteckningar. Under Inlägg visas bland annat olika ärenden kopplade till personen. Under Aktiviteter fyller du i aktiviteter som telefonsamtal med mera. Under Anteckningar har du möjlighet att skriva egna anteckningar. Del 13 anger på vilket sätt medlemmen vill bli kontaktad, till exempel via post, e-post, telefonsamtal och SMS samt om massutskick via post/sms tillåts. Under respektive alternativ kan det stå Tillåt eller Tillåt inte beroende på hur personen vill kontaktas.

2 Medlem 27 Redigera uppgifter Du kan ändra alla uppgifter för de personer som är medlemmar i din förening, förutom personnumret. Du kan till exempel ändra adress, tillfällig adress, telefonnummer och e-postadress för medlemmen. De flesta fält fungerar på samma sätt: klicka i aktuellt fält och skriv rätt information. Du flyttar mellan fälten genom att klicka i nästa fält eller genom att trycka på tangenten Tabb. Vissa fält kan du inte skriva något i eftersom de fylls i automatiskt, till exempel hämtas ortens namn automatiskt när du skriver ett postnummer. De fält som är markerade med ett hänglås är låsta, och kan inte ändras av föreningsanvändarna. Dessa fält fylls antingen i automatiskt eller ändras av riksorganisationen. 1 Börja med att öppna personkortet för den medlem som du ska ändra någon uppgift för. 2 Klicka i adressfältet och skriv den nya adressen. 1 2

28 2 Medlem 3 Klicka i fältet för postnummer och ange det nya postnumret (utan mellan slag). Tryck på Tabb eller klicka utanför fältet så infogas orten i automatiskt. 3 4 Klicka i övriga fält och gör önskade ändringar för medlemmen. När det finns osparade ändringar i posten visas detta intill knapp en Spara längst ner i högra hörnet. 5 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet för att spara ändringarna och stänga personkortet. Du kan även klicka på Spara för att spara informationen utan att stänga personkortet. 5 4

2 Medlem 29 Skapa ny person När du ska registrera en ny medlem i registret görs detta i två steg. Du skapar först personen och lägger sedan till medlemskapet. Detta beror på att det inte bara finns medlemmar i registret, utan även personer som har en annan roll som exempelvis prenumeranter, anställda, lärare, presumtiva medlemmar och så vidare. När du skapar en ny person i medlemsregistret utgår du från ett tomt personkort. När du klickar i ett fält för att fylla i information visas en insättningspunkt. Den text du skriver infogas vid insättningspunkten. 1 Visa startsidan och klicka på Personer på instrument panelen, så att listan med alla personer visas. 2 Klicka på knappen Nytt i verktygsfältet. 1 2

30 2 Medlem Nu skapas ett nytt tomt personkort: 3 Börja med att fylla i personnumret i fältet Personnummer, använd formatet YYYYMMDD-XXXX. Om du skriver ett felaktigt värde visas ett meddelandefält högst upp med ett vitt kryss på en röd cirkel. Detta innebär att fältets värde är ogiltigt. 4 Ange personens namn i rutorna Förnamn och Efternamn. Du flyttar mellan fälten genom att klicka i nästa fält eller genom att trycka på tangenten Tabb. 5 Om du anger ett korrekt personnummer fylls fältet Kön i automatiskt och visar om personen är en Man eller Kvinna. 3 5 4

2 Medlem 31 6 Fortsätt att fylla i alla uppgifter på personkortet. I fältet Postnr/-ort räcker det att du anger postnumret (utan mellan slag). Tryck på Tabb eller klicka utanför fältet så infogas orten automatiskt. Informationen vid Län och Kommun fylls i automatiskt när du sparar personen. 7 När du är klar ska du spara personkortet. Klicka på Spara för att spara informationen utan att stänga aktuellt personkort, eller klicka på Spara och stäng för att spara informationen och samtidigt stänga personkortet och visa medlems listan. 7 6 När du sparar personen skapas automatiskt ett medlemsnummer. Medlemmens namn visas först när du uppdaterar sidan genom att trycka på F5 eller klicka på knappen Uppdatera vid webbadressen. Viktigt! När du har skapat en ny person läggs personen till i medlemsregistret, men utan något medlemskap. Du måste alltså manuellt koppla ett medlemskap till personen vilket beskrivs i nästa avsnitt.

32 2 Medlem Medlemskap Som vi nämnde ovan måste du manuellt registrera ett medlemskap för personen. När du lägger till ett föreningsmedlemskap skapas medlemskapet automatiskt på aktuellt distrikt och på riksorganisationen. Skapa medlemskap När du skapat en ny person måste ett medlemskap kopplas till personen. Detta gör du genom att skapa ett ärende på personen. 1 Börja med att söka upp personen i medlemsregistret och öppna dennes personkort. 1

2 Medlem 33 2 Skapa ett nytt ärende genom att klicka på knappen Fler kommandon (de tre punkterna... ) i verktygs fältet. 3 På menyn som visas väljer du Skapa ärende och på undermenyn väljer du Inträde. 2 3 Ett nytt formulär för inträde öppnas. Det första du ska göra är att spara ärendet. 4 Klicka på Spara i verktygsfältet. 4

34 2 Medlem Personens alla uppgifter är redan ifyllda. Du ska nu ange vilken förening personen ska tillhöra. 5 Klicka på +-tecknet bredvid rubriken Alla medlemskap. 5 Ett nytt fönster öppnas. En förening har föreslagits för personen, förslaget baseras på det postnummer som är ifyllt för personen. Om systemet inte kan föreslå någon förening, visas ett meddelandefält med mer information högst upp i fönstret.

2 Medlem 35 6 Om föreslagen förening är korrekt fortsätter du direkt med punkt 10. Om inget förslag visas, eller om du vill välja en annan förening kan du söka efter önskad förening. Fortsätt enligt nedan. 7 Klicka i rutan Förening och skriv en del av föreningens namn. 8 Klicka på förstorings glaset till höger för att starta sökningen. 9 Nu visas matchande föreningar. Klicka på den förening som medlemmen ska kopplas till. 7 8 9

36 2 Medlem Om önskad förening inte visas kan du klicka på Slå upp fler poster. I fönstret som visas kan du söka efter föreningen via dess namn. Markera aktuell förening och klicka på Lägg till. Aktuell förening anges i fältet för förening: I samband med att du registrerar ett medlemskap kan du även ange ett kontaktombud, läs mer i avsnittet Kontaktombud på sidan 42.

2 Medlem 37 10 I fältet Värvningskod är alternativet Föreningsanmälan valt som standard. Genom att klicka på förstoringsglaset och välja Slå upp fler poster kan du ange en annan kod som motsvarar det sätt som medlemmen värvades. I fönstret Sök efter post markerar du önskad kod och klickar på Lägg till. 10

38 2 Medlem 11 Klicka på Spara och stäng för att återgå till ärendekortet. 11 På ärendekortet visas det pågående ärendet och du är färdig med ärendet. 12 Klicka på Spara och stäng för att återgå till personkortet. 12

2 Medlem 39 Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Högst upp till höger på personkortet kan du se att ärendet är pågående På personkortet visas nu föreningsmedlemskapet under rubriken Alla aktiva medlemskap. Statusen har ändrats till fullvärdig medlem, vilket visas högst upp till höger på personkortet. När systemet har uppdaterats visas de aktuella avgifterna i reskontran.

40 2 Medlem Lägga till fler föreningar En person kan vara medlem i flera olika föreningar. Du kan därför lägga till fler föreningsmedlemskap på en person. För att lägga till fler föreningar för en medlem gör du på samma sätt som beskrivs i föregående avsnitt. Under rubriken Alla aktiva medlemskap visas personens samtliga medlemskap. I kolumnen H.M. ser du vilken förening som personen har sitt huvudmedlemskap i. Man kan vara medlem i flera föreningar, men man kan bara vara huvudmedlem i en förening. Om huvudmedlemskapet behöver ändras, görs detta av riksorganisationen. I den förening där man har sitt huvudmedlemskap betalar man en avgift till riksorganisationen, distriktet och föreningen. Är man medlem i flera föreningar betalar man bara föreningsavgiften till övriga föreningar. Rätt avgifter läggs automatiskt till när du skapar ett medlemskap. För huvudmedlemskapet läggs de tre avgifterna för riksorganisationen, distriktet och föreningen till. Lägger du till ett andra medlemskap för en person, läggs endast föreningsavgiften till på det medlem skapet. Byta förening Om en medlem byter förening skapar du först ett inträde i den nya föreningen och därefter ett utträde ur den gamla föreningen. Det är viktigt att både den nya och den gamla föreningen får information om bytet. Ansvaret för detta ligger hos den person som gör detta byte.

2 Medlem 41 Vyn Medlemskap Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Alla aktiva medlemskap för att visa en associerad vy för medlemskap. I denna vy kan du se alla medlemskap för personen, både de föreningar som personen är medlem i just nu och sådana föreningar som personen har varit medlem i tidigare.

42 2 Medlem Kontaktombud På medlemmar kan du lägga till ett kontakt ombud per medlemskap. Ett kontaktombud är en person som har hand om medlemmen i den förening som medlemskapet är kopplat till. Varje kontaktombud har sitt område som han/hon ansvarar för. Du kan antingen lägga till ett kontaktombud i samband med att du anger förening och värvningskod för medlemmen, eller i efterhand på en befintlig medlem. För att ändra eller lägga till ett kontaktombud på en medlem gör du så här: 1 Om det är en befintlig medlem börjar du med att söka upp personen och öppnar dennes personkort. 2 Dubbelklicka på det medlemskap som ska ändras. 1 2

2 Medlem 43 3 Klicka i rutan Kontaktombud och skriv kontakt ombudets namn, medlemsnummer eller personnummer. 4 Klicka på förstorings glaset till höger för att starta sökningen. 5 Nu visas matchande personer. Klicka på den person som ska vara kontaktombud för medlemmen. Tänk på att välja rätt person om det visas flera personer i listan. 3 4 5 Om önskad person inte visas, klickar du på Slå upp fler poster för att söka via fönstret Sök efter post. Markera rutan Visa endast mina poster om du bara vill visa personer i din egen förening.

44 2 Medlem 6 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet. 6 Visa medlemslista för kontaktombud Vill du få fram en lista över de medlemmar som en viss person är kontaktombud för utgår du från kontaktombudets personkort. 1 Sök upp kontaktombudet och öppna dennes personkort. 2 Klicka på pilen bredvid personens namn i navigationsmenyn. 3 Bläddra åt sidan och klicka på Kontaktombud på medlemskap. 2 3

2 Medlem 45 Nu visas den associerade vyn för Medlemskap och listan innehåller de medlemskap som personen är kontaktombud för. Du kan skapa en lista med medlemmarna genom att klicka på Kör rapport i verktygsfältet och välja Medlemslista eller genom att exportera listan till Excel. Läs mer i kapitel 6 Rapporter och utskrifter på sidan 109 respektive kapitel 9 Kopplad utskrift på sidan 137.

46 2 Medlem Uppdrag En medlem kan ha olika förtroendeuppdrag inom en förening, det kan till exempel vara att personen är ordförande eller kassör inom en eller flera olika föreningar. De uppdrag du kan lägga till är de som finns enligt PRO:s stadgar, med andra ord finns endast ett antal fördefinierade uppdrag att välja mellan. Det är viktigt att uppdragen finns i registret så att kommunikationen/ informationen går till rätt personer. Lägga till uppdrag När du har skapat en medlem kan du lägga till ett eller flera uppdrag för personen. Du kan lägga till uppdrag via personen eller via din organisation. Gör så här för att lägga till det via personkortet: Exempel: Doris Jönsson har valts till ordförande i PRO Trivselby. För att lägga till ett uppdrag börjar du med att söka upp Doris bland dina medlemmar och öppnar hennes person kort. När du skapar ett uppdrag väljer du först föreningen PRO Trivselby och därefter uppdraget Ordförande. 1 Börja med att söka upp personen och öppna dennes personkort. 1

2 Medlem 47 2 Bläddra nedåt på personkortet och klicka på +-tecknet bredvid rubriken Uppdrag. 2 Nu öppnas ett nytt fönster där du ska ange information om uppdraget. 3 Öppna listrutan Orgenhet och välj Förening. 3

48 2 Medlem 4 Peka på fältet Förening och klicka på förstorings glaset till höger för att visa de föreningar som är relaterade till personen, det vill säga de föreningar där personen är medlem i. 5 Klicka på den förening som uppdraget ska kopplas till. 4 5 Föreningens namn infogas i fältet Förening:

2 Medlem 49 6 Peka på fältet Uppdragstyp och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat uppdrag på menyn som visas. För att välja något annat uppdrag klickar du på Slå upp fler poster. 6 7 8 Ange startdatum för uppdraget genom att peka på fältet Startdatum och klicka på kalendersymbolen till höger om fältet. Ange önskat datum i kalendern som visas. 9 Alla uppdrag är på två år och ett slutdatum sätts automatiskt. Vill du ange ett annat slutdatum för uppdraget gör du på samma sätt som med startdatumet. 8 9

50 2 Medlem 10 Klicka på Spara. 10 Du kommer nu tillbaka till personkortet och det nya uppdraget visas i listan under Uppdrag.

2 Medlem 51 Vyn Uppdrag Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Uppdrag på personkortet för att visa en vy med personens samtliga uppdrag. Via denna vy kan du hantera personens olika uppdrag, till exempel att avsluta det eller lägga till nya uppdrag. Vill du lägga till ett uppdrag via denna vy klickar du på Lägg till nytt uppdrag i verktygsfältet. Följ sedan instruktionerna i avsnittet Lägga till uppdrag på sidan 46. För att återgå till personkortet klickar du på personens namn högst upp till vänster.

52 2 Medlem Avsluta uppdrag Alla uppdrag är normalt på två år. Om du vill avsluta ett uppdrag tidigare kan du ändra slutdatum via vyn Uppdrag. 1 Börja med att söka upp personen och öppna dennes personkort. 2 Bläddra nedåt på personkortet till rubriken Uppdrag och dubbelklicka på det uppdrag som ska avslutas. 2 Nu öppnas ett formulär som visar all information om uppdraget.

2 Medlem 55 Nu öppnas ett nytt fönster där du får ange ansvarsområde. 3 Klicka i fältet Orgenhet och välj Förening. 3 4 Peka på fältet Förening och klicka på förstorings glaset till höger för att visa de föreningar som är relaterade till personen, det vill säga de föreningar där personen är medlem i. 5 Klicka på den förening som uppdraget ska kopplas till. 4 5

56 2 Medlem Om önskad förening inte visas, klickar du på Slå upp fler poster för att söka efter föreningen via fönstret Sök efter post. Börja med att avmarkera rutan Filtrera efter relaterad så att sökningen kan ske i alla föreningar. Skriv sedan en del av föreningens namn i rutan Sök och klicka på förstorings glaset. Markera önskad förening och klicka på Lägg till. 6 Peka på fältet Område och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat ansvarsområde på menyn som visas. För att välja något annat område klickar du på Slå upp fler poster längst ner på menyn. Markera önskat ansvarsområde och klicka på Lägg till. 7 6

2 Medlem 57 8 Ange ett startdatum för ansvarsområdet genom att klicka i fältet bredvid Startdatum och ange önskat datum i kalendern som visas. 9 Gör på samma sätt om du vill ange ett slutdatum för ansvarsområdet. 8 9 10 Klicka på Spara. 10 Du kommer nu tillbaka till personkortet och det nya ansvarsområdet visas i fältet Ansvarsområden.

56 2 Medlem Om önskad förening inte visas, klickar du på Slå upp fler poster för att söka efter föreningen via fönstret Sök efter post. Börja med att avmarkera rutan Filtrera efter relaterad så att sökningen kan ske i alla föreningar. Skriv sedan en del av föreningens namn i rutan Sök och klicka på förstorings glaset. Markera önskad förening och klicka på Lägg till. 6 Peka på fältet Område och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat ansvarsområde på menyn som visas. För att välja något annat område klickar du på Slå upp fler poster längst ner på menyn. Markera önskat ansvarsområde och klicka på Lägg till. 6 5

2 Medlem 57 8 Ange ett startdatum för ansvarsområdet genom att klicka i fältet bredvid Startdatum och ange önskat datum i kalendern som visas. 9 Gör på samma sätt om du vill ange ett slutdatum för ansvarsområdet. 7 8 10 Klicka på Spara. 9 Du kommer nu tillbaka till personkortet och det nya ansvarsområdet visas i fältet Ansvarsområden.

58 2 Medlem Vyn Ansvarsområde Du kan klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Ansvarsområden på personkortet för att visa en vy med personens ansvarsområden. Via denna vy kan du hantera personens olika ansvarsområden, till exempel att avsluta det eller lägga till nya ansvarsområden. Vill du lägga till ett ansvarsområde via denna vy klickar du på Lägg till nytt ansvarsområde i verktygsfältet. Följ sedan instruktionerna i avsnittet Lägga till ansvarsområde på sidan 54. För att återgå till personkortet klickar du på personens namn högst upp till vänster.

2 Medlem 59 Avsluta ansvarsområde Om du ska avsluta ett ansvarsområde för en person kan du utgå från vyn Ansvarsområde. 1 Börja med att söka upp personen och öppna dennes personkort. 2 Klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Ansvars områden för att visa vyn Ansvars område. 1 2 3 Dubbelklicka på det ansvarsområde som ska upphöra. 3

60 2 Medlem Nu öppnas ett formulär som visar all information om ansvarsområdet. 4 Klicka i rutan Slutdatum och ange det datum då personens ansvarsområde upphör. Du kan klicka på kalendersymbolen till höger och välja gårdagens datum. 4 5 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet. 5

2 Medlem 61 I vyn Ansvarsområde kan du se att området har ett slutdatum. 6 Klicka på personens namn för att gå tillbaka till person kortet. 6 Anger du ett datum som redan har passerat visas personkortet direkt och ansvarsområdet är borttaget i listan Ansvarsområden.

62 2 Medlem Avsluta medlemskap När en person begär utträde ur föreningen går det bara att avsluta medlemskapet samt de uppdrag och ansvarsområden som är kopplade till personen. Det går alltså inte att ta bort personen från medlemsregistret. Du avslutar medlemskapet från personen via dennes personkort. Exempel: Lars Larsson har begärt utträde. Lars är medlem i föreningen PRO Trivselby där han är kassör samt kontaktombudsansvarig. För att avsluta hans medlemskap, uppdrag och ansvarsområde räcker det med att du gör ett utträde för att avsluta medlemskapet. När utträdet har gått igenom, vilket kan ta ett dygn, avslutas alla uppdrag och ansvarsområden som medlemmen har i denna förening.

2 Medlem 63 Utträde ur förening Du kan bara avsluta medlemskapet för en person som finns med i registret, det går inte att ta bort personen permanent från registret. För att avsluta ett medlemskap för en person skapar du ett utträdesärende. Du kan inte ange något datum för utträdet, då det sker direkt. Gör så här för att skapa ett utträdesärende för personen: 1 Börja med att söka upp personen och öppna dennes personkort. 2 Skapa ett nytt ärende genom att klicka på knappen Fler kommandon (de tre punkterna... ) i verktygs fältet. 3 På menyn som visas väljer du Skapa ärende och på undermenyn väljer du Utträde. 2 1 3

64 2 Medlem Ett nytt ärendeformulär för utträde öppnas. Det första du ska göra är att spara ärendet. 4 Klicka på Spara i verktygsfältet. 4 5 I fältet under rubriken Alla medlemskap dubbelklickar du på raden för aktuell förening, det vill säga den förening som medlemmen begär utträde från. (Klickar du på föreningens namn visas föreningskortet.) Klicka på den blå raden, inte på föreningens namn. 5

2 Medlem 65 Nu visas information om personens föreningsmedlemskap: 6 Markera rutan Begär utträde. 6 7 Peka på fältet Utträdesorsak och klicka på förstoringsglaset. 8 Välj önskad orsak på menyn som visas. 8 7 Avsluta inte medlemskap för en avliden person. I samband med SPAR-uppdateringen, som sker en gång i veckan, kommer medlemskapet automatiskt att avslutas med orsaken Avliden.

66 2 Medlem 9 Klicka på Spara och stäng för att återgå till ärendekortet. 9 På ärendekortet visas det pågående ärendet och du är färdig med ärendet. 10 Klicka på Spara och stäng för att återgå till personkortet. 10

2 Medlem 67 Nu visas personkortet. Föreningsmedlemskapet visar fortfarande under rubriken Alla aktiva medlemskap, men informationen kommer att försvinna när systemet har uppdaterats. Viktigt! När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Avsluta uppdrag och ansvarsområden När riksorganisationen har attesterat och stängt ärendet är utträdet klart för personen. Alla even tuella uppdrag och ansvars områden som personen har haft i aktuell förening försvinner automatiskt.

68 2 Medlem Ärenden Dina aktiva ärenden är de processer som du för tillfället arbetar med. Det kan vara ett medlemsinträde för en ny person, ett utträde för en annan medlem eller andra aktiviteter. När du skapar ärenden i systemet kan det ta tid innan informationen har uppdaterats i registret. Ärendet är pågående och finns tillgängligt tills systemet har uppdaterats. Det innebär att du kan avbryta mitt i ärendehanteringen och sedan återuppta arbetet vid ett senare tillfälle. Dina aktiva ärenden visas till höger på startsidan under rubriken Mina aktiva ärenden. Klicka på knappen Hem för att visa startsidan. Genom att klicka på pilen till höger om rubriken kan du välja att visa andra typer av ärenden i listan, till exempel stängda ärenden.

3 Presumtiv medlem 71 3 Presumtiv medlem När riksorganisationen har gjort ett utskick till personer som inte är medlemmar, sparas deras information i modulen Presumtiv medlem. I den här vyn kan du visa alla presumtiva medlemmar, eller bara de som har ett postnummer som är kopplat till din förening. För att visa presumtiva medlemmar utgår du från modulen Medlem. 1 Klicka på Medlem i navigations menyn och välj Presumtiv medlem. 1 Nu visas systemmenyn Aktiva Presumtiva medlemmar med samtliga personer i hela landet.

70 2 Medlem 2 Dubbelklicka på det ärende som du vill öppna. 2 3 Ärendekortet läses in och du kan fortsätta att arbeta med det på samma sätt som när du skapade det. 4 När du är klar med ändringarna kan du spara ärendet genom att klicka på knappen Spara och stäng i verktygsfältet. 4

3 Presumtiv medlem 71 3 Presumtiv medlem När riksorganisationen har gjort ett utskick till personer som inte är medlemmar, sparas deras information i modulen Presumtiv medlem. I den här vyn kan du visa alla presumtiva medlemmar, eller bara de som har ett postnummer som är kopplat till din förening. För att visa presumtiva medlemmar utgår du från modulen Medlem. 1 Klicka på Medlem i navigations menyn och välj Presumtiv medlem. 2 Nu visas systemmenyn Aktiva Presumtiva medlemmar med samtliga personer i hela landet.

72 3 Presumtiv medlem I vyn med presumtiva medlemmar visas information som namn, födelsedag (år, månad, dag) och adress, på samma sätt som i vyn Alla personer. I vyn Presumtiva medlemmar finns ytterligare två kolumner med datum. I kolumnen Raderas den ser du vilket datum som informationen kommer att raderas. Informationen sparas i ett år från utskicksdatumet. Kolumnen Bäst före visar datumet för hur länge adressen får användas. Adresserna får endast användas under tre månader. Adresserna för de presumtiva medlemmarna uppdateras inte mot folkbokföringens register. Det är därför viktigt att inte använda dem längre än tre månader efter det att de har lagts in i systemet, eftersom det kan ske stora förändringar under tre månader.

3 Presumtiv medlem 73 Visa föreningens presumtiva medlemmar Vill du bara visa de presumtiva medlemmar som har en postnummerkoppling till din förening kan du ändra vy. 1 Klicka på pilen bredvid vyns namn. 2 Välj Presumtiva medlemmar i mitt område (Förening). 1 2 Nu visas bara de medlemmar vars postnummer är kopplat till din förening. Som förening kan ni exportera listan till Excel och skriva ut adressetiketter för egna utskick. Läs mer i kapitel 9 Kopplad utskrift på sidan 137. Innan ni exporterar listan måste ni filtrera vyn Presumtiva medlemmar i mitt område (Förening) på kolumnen Bäst före, så att ni bara får med de personer som ni vill vända er till. Använd anpassat filter för kolumnen Bäst före och ange vilka datum som ska vara med. Läs mer i avsnittet Anpassat filter på sidan 128.

74 4 Organisation 4 Organisation För att hantera informationen i din förening använder du modulen Organisation. I denna modul arbetar du med föreningsuppgifter som att ändra adresser och kontaktuppgifter. Här kan du även lägga till uppdrag och ansvarsområden för olika personer. Programfönstret I modulen Organisation hittar du bland annat information om uppdrag, distrikt, föreningar och organisationer. 1 Öppna huvudmenyn Microsoft Dynamics CRM och välj Organisation. 1 Nu visas instrumentpanelen Uppdrag och Organisation. Till höger i fönstret finns en lista med de uppdrag som du bevakar.

4 Organisation 75 Vyer I modulen Organisation finns det fem genvägar till vanliga funk tioner, dessa visas på instrument panelen Uppdrag och Organisationer. Du kommer åt samtliga funktioner via navigationsmenyn. Uppdrag I vyn Uppdrag visas en lista med de förtroendeuppdrag som medlemmarna har inom PRO:s organisation. Distrikt I vyn Distrikt hittar du de olika distrikt som finns. Distrikten består av föreningar och sam organisationer inom områden som har fastställts av riks orga nisa tionens styrelse. Samorganisationer I vyn Samorganisationer visar de olika samorganisationer som finns. Dessa finns i kommuner där det finns mer än en PRO-förening och underlättar vid samarbete mellan föreningarna. Föreningar I vyn Föreningar hittar du information om samtliga föreningar inom PRO. Organisationer I vyn Organisationer visas de aktiva organisationer som är kopplade till externa uppdrag.

76 4 Organisation Föreningsregistret Under Föreningar visas en lista med PRO:s samtliga föreningar. Härifrån kan du visa information om alla föreningar. Du kan även redigera uppgifterna för din egen förening. Viktigt! Du kan bara göra ändringar för din egen förening och dina egna medlemmar. 1 Klicka på Föreningar på instrumentpanelen i modulen Organisation. 1 Du kan även peka på Organisation i navigationsmenyn och klicka på Föreningar för att visa listan.

4 Organisation 77 Nu visas vyn Aktiva Föreningar med en lista över PRO:s samtliga aktiva föreningar. Växla vy När du har visat föreningsregistret kan du enkelt växla vy, och visa utvalda föreningar i registret. 1 Klicka på pilen bredvid vyns namn. 2 Välj önskad vy på menyn som visas. 1 2 Listan filtreras och visar aktuella poster.

78 4 Organisation Söka förening När du vill söka efter en förening kan du bläddra mellan sidorna i registret eller använda sökrutan för att snabbt hitta rätt förening. När du har öppnat föreningskortet visas information som adress och telefonnummer. Föreningskortet beskrivs närmare i nästa avsnitt. 1 Visa vyn Aktiva Föreningar, till exempel genom att visa instrument panelen Uppdrag och Organisationer och klicka på Föreningar. 2 Klicka på pilarna till höger för att bläddra mellan sidorna. Använd rullningslisten för att bläddra uppåt eller nedåt bland de poster som visas i listan. 2

4 Organisation 79 3 Vill du söka efter en förening klickar du i sökrutan uppe till höger i fönstret och skriver föreningens fullständiga namn (inklusive PRO). Du kan även söka på basorganisation, distrikt, e-post, föreningsnummer eller föreningstyp. Vill du söka efter delar av text kan du använda jokertecknet *. 4 Klicka på förstorings glaset eller tryck på Retur för att starta sökningen. 3 4 5 När du har hittat rätt förening klickar du på föreningens namn. I namnraden finns det fler länkar till andra kort, bland annat till distriktet. Du måste klicka på rätt ställe, det vill säga på föreningens namn, för att visa förenings kortet. 5 Klicka på krysset för att rensa sökrutan och visa alla föreningar igen.

80 4 Organisation Nu visas ett formulär med information om vald förening.

4 Organisation 81 Föreningskortet På föreningskortet visas all information om den aktuella föreningen. Kortet är ett formulär som innehåller ett antal fält med information. För att visa övrig information bläddrar du nedåt med hjälp av rullningslisten. Högst upp på kortet visas föreningens namn och längst ner ser du om föreningen är aktiv. Dessa uppgifter visas alltid på samma plats, oavsett vilken del av föreningskortet som visas. Föreningskortet innehåller flera olika delar vilka beskrivs nedan: 1 Del 1 innehåller generella uppgifter såsom föreningens distrikt, adress, konton, öppettider med mera. Under Postadress finns den föreningsadress som används för utskick av medlemslista och presumtiva medlemmar. För att få en medlemslista skickad med post måste rutan Vill ha medlemslista skickad vara markerad.

82 4 Organisation 2 3 Del 2 visar de personer som har något uppdrag inom föreningen. Vill du lägga till eller ta bort uppdrag på personer som finns i listan kan du klicka på personens namn för att öppna dennes personkort. Läs mer i avsnittet Uppdrag på sidan 46. Du kan även klicka på +-tecknet för att lägga till uppdrag för nya personer direkt från föreningskortet. Läs mer i avsnittet Uppdrag och ansvarsområden på sidan 86. Del 3 visar en lista på föreningens medlemmar. För att komma till en medlems personkort klickar du på personens namn och kortet öppnas. Klickar du på tabellsymbolen till höger om rubriken viss vyn Medlemskap.

4 Organisation 83 4 5 6 Del 4 visar de personer som innehar något ansvarsområden inom föreningen. Vill du lägga till eller ta bort ansvarsområden på personer som finns i listan kan du klicka på personens namn för att öppna dennes personkort. Läs mer i avsnittet Ansvarsområden på sidan 54. Du kan även klicka på +-tecknet för att lägga till ansvarsområden för nya personer direkt från föreningskortet. Läs mer i avsnittet Uppdrag och ansvarsområden på sidan 86. Del 5 visar alla nya medlemmar i föreningen. Även här kan du klicka på ett namn för att öppna medlemmens personkort eller öppna vyn för medlemskap. Del 6 visar vilken avgift som debiteras till föreningens medlemmar. Föreningen anmäler aktuell avgift till riksorganisationen som lägger till denna uppgift för din förening.

84 4 Organisation Redigera uppgifter Du kan redigera en viss del av informationen som visas på föreningskortet för din egen förening. Du kan till exempel ändra adress, telefonnummer och e-postadress för föreningen. Viktigt! Du kan bara göra ändringar för din egen förening och dina egna medlemmar. De flesta fält fungerar på samma sätt: klicka i aktuellt fält och skriv rätt information. Du flyttar mellan fälten genom att klicka i nästa fält eller genom att trycka på tangenten Tabb. Vissa fält kan du inte skriva något i eftersom de fylls i automatiskt, till exempel hämtas ortens namn automatiskt när du skriver ett postnummer. De fält som är markerade med ett hänglås är låsta, och kan inte ändras av föreningsanvändarna. Dessa fält fylls antingen i automatiskt eller ändras av riksorganisationen. Gör så här för att ändra informationen på föreningskortet: 1 Börja med att öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Klicka i adressfältet och skriv den nya adressen. 1 2

4 Organisation 85 3 Klicka i fältet för postnummer och ange det nya postnumret (utan mellan slag). Tryck på Tabb eller klicka utanför fältet så infogas orten i automatiskt. 3 4 Klicka i övriga fält och gör önskade ändringar för föreningen. När det finns osparade ändringar i posten visas detta intill knapp en Spara längst ner i högra hörnet. 5 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet för att spara ändringarna och stänga föreningskortet. Du kan även klicka på Spara för att spara informationen utan att stänga föreningskortet. 5

86 4 Organisation Uppdrag och ansvarsområden När du har öppnat föreningens kort kan du lägga till både uppdrag och ansvarsområden inom din egen förening. Lägga till uppdrag När du vill lägga till ett uppdrag för någon i din egen förening kan du utgå från föreningskortet. 1 Börja med att öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Klicka på +-tecknet bredvid rubriken Uppdrag. 1 2 Nu öppnas ett nytt fönster där du ska ange information om uppdraget. Föreningen är redan vald och visas i fältet Förening.

4 Organisation 87 3 Klicka i rutan Person och skriv en del av personens namn. 4 Klicka på förstorings glaset till höger för att starta sökningen. 5 Nu visas de matchande personer som är relaterade till din för ening. Klicka på den person som upp draget ska kopplas till. 3 4 5 Om ni har många medlemmar i föreningen och du söker efter ett vanligt namn, är det inte säkert att rätt person visas på menyn. Klicka då på Slå upp fler poster för att söka vidare via fönstret Sök efter post. Om rutan Visa endast mina poster är markerad visas bara de personer som är medlemmar i din förening. Om rutan är avmarkerad sker sökningen i hela medlemsregistret. Du kan även välja en annan vy i listrutan Titta i för att begränsa posterna som visas. Markera önskad person och klicka på Lägg till.

88 4 Organisation 6 Peka på fältet Uppdragstyp och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat uppdrag på menyn som visas. För att välja något annat uppdrag väljer du Slå upp fler poster längst ner på menyn. 6 7 8 Ange startdatum för uppdraget genom att peka på fältet Startdatum och klicka på kalendersymbolen till höger om fältet. Ange önskat datum i kalendern som visas. 9 Alla uppdrag är på två år och ett slutdatum sätts automatiskt. Vill du ange ett annat slutdatum för uppdraget gör du på samma sätt som med startdatumet. 8 9

4 Organisation 89 10 Klicka på Spara. 10 Du kommer nu tillbaka till föreningskortet och det nya uppdraget visas i fältet Uppdrag.

90 4 Organisation Avsluta uppdrag Alla uppdrag är på två år. Om du vill avsluta ett uppdrag tidigare kan du ändra slutdatum via vyn Uppdrag. 1 Öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Bläddra nedåt på föreningskortet och klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Uppdrag för att visa vyn Uppdrag. 3 Dubbelklicka på det uppdrag som ska avslutas. 2 3

4 Organisation 91 Nu öppnas ett formulär som visar all information om uppdraget. 4 Klicka i rutan Slutdatum och ange det datum då personens uppdrag upphör. Du kan klicka på kalendersymbolen till höger och välja gårdagens datum. 5 Klicka på knappen Spara och stäng i verktygsfältet. När datumet har passerat och informationen har uppdaterats, kan du se att uppdraget är avslutat i vyn Uppdrag. 4

92 4 Organisation Lägga till ansvarsområde När du vill lägga till ett ansvarsområde för någon i din egen förening kan du utgå från föreningskortet. 1 Börja med att öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Bläddra nedåt på föreningskortet och klicka på +-tecknet bredvid rubriken Föreningens ansvars områden. 1 2 Nu öppnas ett nytt fönster där du ska ange information om ansvarsområde. Föreningen är redan vald och visas i fältet Förening.

4 Organisation 93 3 Klicka i rutan Person och skriv en söksträng; du kan söka på hela namn, del av namn, medlemsnummer eller personnummer. 4 Klicka på förstorings glaset till höger för att starta sökningen. 5 Nu visas alla matchande personer. Klicka på den person som ansvarsområdet ska kopplas till. 3 4 5 Om du söker efter ett vanligt namn kan det vara svårt att hitta rätt person. Klicka då på Slå upp fler poster för att söka vidare via fönstret Sök efter post. Öppna listrutan Titta i och välj Personer i min förening för att bara visa de personer som är medlemmar i din förening. Om rutan Visa endast mina poster är markerad visas bara poster knutna till dig. Markera önskad person och klicka på Lägg till.

94 4 Organisation 6 Peka på fältet Område och klicka på förstoringsglaset. 7 Välj önskat ansvarsområde på menyn som visas. För att välja något annat område väljer du Slå upp fler poster längst ner på menyn. Markera önskat ansvarsområde och klicka på Lägg till. 7 6 8 Ange ett startdatum för ansvarsområdet genom att klicka i fältet bredvid Startdatum och ange önskat datum i kalendern som visas. 9 Gör på samma sätt om du vill ange ett slutdatum för ansvarsområdet. 10 Klicka på Spara. 8 9 10

4 Organisation 95 Du kommer nu tillbaka till föreningskortet och det nya ansvarsområdet visas i fältet Föreningens ansvarsområden. Om posten inte visas i listan klickar du på tabellsymbolen för att visa vyn Ansvarsområde.

96 4 Organisation Avsluta ansvarsområde Om du ska avsluta ett ansvarsområde för en person kan du utgå från vyn Ansvarsområde. 1 Öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Bläddra nedåt på föreningskortet till rubriken Föreningens ansvars områden och dubbelklicka på det ansvarsområde som ska upphöra. 2

4 Organisation 97 Nu öppnas ett formulär med all information om ansvars området. 3 Klicka i rutan Slutdatum och ange det datum då personens ansvarsområde upphör. Du kan klicka på kalendersymbolen till höger och välja gårdagens datum. 3 4 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet. 4

98 4 Organisation Under rubriken Föreningens ansvarsområden och i vyn Ansvarsområde kan du se att ansvarsområdet har ett slut datum. Anger du ett datum som redan har passerat har ansvars området tagits bort från listan Föreningens ansvarsområden även på förenings kortet.

5 Aktivitetsrapportering 99 5 Aktivitetsrapportering Med hjälp av modulen Aktivitetsrapportering kan föreningar och distrikt sammanställa alla föreningsaktiviteter för året, så att riks organisa tionen kan få ett bra underlag för statistik inom verksamheten. Visa föreningsaktiviteter När du ska visa föreningens aktivitetsrapporter utgår du från förenings kortet för din egen förening. 1 Öppna modulen Organisation och klicka på Föreningar på instrumentpanelen Uppdrag och Organisationer. 2 Öppna föreningskortet för din egen förening. 2 1

100 5 Aktivitetsrapportering 3 Peka på pilen bredvid föreningens namn i navigationsmenyn. 4 Klicka på Förenings aktiviteter. 3 4 Nu öppnas en vy med föreningens aktivitetsrapporter. 5 Markera en årsrapport och bläddra åt sidan för att direkt se antal poster för de olika rubrikerna. 6 Dubbelklicka på rapporten för att öppna den. 5

5 Aktivitetsrapportering 101 Lägga till föreningsaktiviteter I vyn Föreningsaktiviteter kan du skapa en ny föreningsaktivitet för det aktuella året. Via formuläret som skapas rapporterar föreningar och distrikt sina aktiviteter till riksorganisationen. I formuläret kan du bara ange information för fördefinierade aktiviteter, till exempel Resor och Gymnastik. Det går inte att ändra eller skapa nya aktivitetsrubriker, eftersom informationen används för bland annat statistik. För respektive rubrik i formuläret anger du antal grupper och/eller antal deltagare. För att skapa en ny föreningsaktivitet gör du så här: 1 Öppna föreningskortet för din egen förening och visa vyn Förenings aktiviteter. 2 Klicka på Lägg till ny förenings aktivitet i verktygsfältet. 2

102 5 Aktivitetsrapportering Nu öppnas ett formulär som innehåller fält för genomförda förenings aktiviteter. 3 Börja med att välja aktuellt år i listrutan År högst upp till höger i formuläret. 3

5 Aktivitetsrapportering 105 9 Under rubriken Friskvård anger du antal grupper samt antal deltagare för respektive kategori, för hela året. 9 10 Under rubriken Sång & Dans anger du antal grupper samt antal deltagare för respektive kategori. 10

106 5 Aktivitetsrapportering 11 När du är klar klickar du på Spara och stäng i verktygsfältet. 11

5 Aktivitetsrapportering 105 9 Under rubriken Friskvård anger du antal grupper samt antal deltagare för respektive kategori, för hela året. 8 10 Under rubriken Sång & Dans anger du antal grupper samt antal deltagare för respektive kategori. 9

106 5 Aktivitetsrapportering 11 När du är klar klickar du på Spara och stäng i verktygsfältet. 10

5 Aktivitetsrapportering 107 Komplettera rapporten Du kan fortsätta att arbeta kontinuerligt med rapporten under året. 1 Visa vyn Föreningsaktiviteter och dubbelklicka på rapporten för att öppna den. 1 2 Komplettera formuläret med ny information på samma sätt som när du skapade rapporten. 3 När du är klar klickar du på Spara och stäng i verktygsfältet.

108 5 Aktivitetsrapportering Färdigställa rapporten När du är helt klar med rapporten, det vill säga när året är slut, ska du färdigställa den. 1 Visa vyn Föreningsaktiviteter och dubbelklicka på rapporten för att öppna den. 2 Klicka i fältet Klar för att ändra värdet till Ja. 3 Klicka på Spara och stäng i verktygsfältet. 3 2 När du har färdigställt rapporten blir den låst och riksorganisationen kan använda resultatet.

6 Rapporter och Utskrifter 109 6 Rapporter och utskrifter I Hjördis kan du skapa rapporter samt exportera data till Excel från de flesta listor, exempelvis från vyerna Alla personer och Aktiva Föreningar. Denna information kan du sedan skriva ut eller arbeta vidare med i Excel. Rapporter När du ska skapa en rapport börjar du med att visa önskad vy och klickar på Kör rapport i verktygsfältet. På menyn som visas väljer du önskad rapport. Vilka rapporter du kan välja mellan beror på vilken vy som är aktiv.

110 6 Rapporter och Utskrifter Medlemslista Nedan tittar vi på hur du skapar en rapport som innehåller en medlems lista. 1 Öppna modulen Organisation och klicka på Föreningar på instrumentpanelen Uppdrag och Organisationer. 2 Öppna föreningskortet för den förening som du vill ta fram en medlemslista för. 3 Klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Medlemskap. 2 3 På föreningskortet kan du även klicka på Fler kommandon i verktygsfältet och välja Kör rapport följt av Medlemslista för att direkt skapa en rapport med en medlemslista.

6 Rapporter och Utskrifter 111 4 Klicka på pilen bredvid vynamnet och välj vilken vy som ska visas. Här kan du bland annat välja att skapa en lista med alla medlemmar, avslutade medlemskap eller nya medlemmar. 5 Klicka på Kör rapport i verktygsfältet och välj Medlemslista. 4 5 6 Om fönstret Markera poster visas anger du vilka poster som ska ingå i rapporten, markera Alla poster på alla sidor i den aktuella vyn. Klicka sedan på Kör rapport. 6

112 6 Rapporter och Utskrifter Nu öppnas ett nytt fönster och rapporten genereras. När rapporten är klar visas den i fönstret. Högst upp i fönstret kan du om du vill visa aktiva eller avslutade medlemskap i rapporten. Du kan även hur många medlemmar som ska visas per sida.

6 Rapporter och Utskrifter 113 Redigera filter Om du vill anpassa medlemslistan kan du redigera filtervillkoren och skapa ett urval av önskade poster. 1 Skapa rapporten enligt tidigare beskrivning. 2 Klicka på Redigera filter högst upp i rapportfönstret. 2 3 Öppna listrutan under Medlemskap och välj vilket fält som listan ska filtreras på. 3

114 6 Rapporter och Utskrifter 4 Öppna listrutan till höger och välj önskad filtrering. 5 Ange eventuella villkor i rutan till höger. 6 Vill du filtrera listan ytterligare klickar du på Välj på raden nedanför och lägger till önskade villkor på samma sätt. 6 5 4 7 När du har gjort önskade inställningar klickar du på Kör rapport. 7 Rapporten genereras på nytt och innehåller nu endast de utvalda posterna.

6 Rapporter och Utskrifter 115 Spara rapporter När du har skapat en rapport kan du spara den. Väljer du att spara rapporten i PDF-format behåller den sitt utseende och du kan till exempel skicka den vidare eller skriva ut den. Det enda som behövs för att öppna rapporten är gratisprogrammet Adobe Reader eller någon annan läsare. 1 Skapa rapporten enligt tidigare beskrivning. 2 Klicka på Exportera i verktygs fältet. 3 Välj till exempel PDF-fil (Acrobat) för att spara rapporten i PDF-format. 3 2 4 Nu visas ett meddelandefält i webbläsaren. Klicka på Spara för att spara pdf-filen. 5 Klicka sedan på Öppna. 5 4

116 6 Rapporter och Utskrifter Filen öppnas nu i din standardläsare för pdf-dokument, exempelvis i Adobe Reader.

6 Rapporter och Utskrifter 117 Skriva ut rapporter När du har skapat en rapport kan du skriva ut den. Du kan antingen skriva ut direkt från rapportfönstret, eller först skapa en PDF-fil av rapporten och skriva ut. 1 Skapa rapporten enligt tidigare beskrivning. 2 Klicka på Skriv ut i verktygsfältet. Har du skapat en PDF-fil av rapporten öppnar du rapporten i exempel vis Adobe Reader. Klicka sedan på knappen Skriv ut i verktygs fältet för att skriva ut den. 2

118 6 Rapporter och Utskrifter Exportera data Om du vill bearbeta information som visas i de olika vyerna ytterligare, kan du exportera data till Excel. I Excel kan du sedan sortera och filtrera data på en mängd olika sätt. Gör så här för att exportera data till Excel: 1 Börja med att visa önskad vy. I exemplet utgår vi från vyn Aktiva Föreningar. 2 Klicka på Exportera till Excel i verktygsfältet. 1 2

6 Rapporter och Utskrifter 119 3 Välj Statiskt kalkylblad med poster från den här sidan för att skapa ett vanligt kalkylblad i Excel med de poster som visas på sidan, eller välj Statiskt kalkylblad med poster från alla sidor i den aktuella vyn för att skapa ett kalkylblad som innehåller samtliga poster. 4 Klicka på Exportera. 3 4 5 Nu visas ett meddelandefält i webbläsaren. Klicka på Öppna för att öppna arbetsboken direkt, eller klicka på Spara om du först vill spara arbetsboken. 5

120 6 Rapporter och Utskrifter Arbetsboken får samma namn som den aktuella vyn och öppnas i Excel. Du kan nu hantera informationen på valfritt sätt. Viktigt! När du sparar arbetsboken i Excel bör du spara den med vanligt Excelformat, annars sparas den som HTML. Visa dialogrutan Spara som och välj Excel-arbetsbok i listrutan Filformat.

6 Rapporter och Utskrifter 121 Dynamiskt kalkylblad/pivottabell När du exporterar data till Excel kan du välja att skapa dynamisk data. Detta innebär att informationen hämtas från listorna då du öppnar arbetsboken i Excel. Du kan välja mellan att skapa en dynamisk pivottabell eller ett dynamiskt kalkylblad. Innan exporten sker får du redigera/markera de kolumner som ska ingå i arbetsboken.

122 7 Filtrering och urval 7 Filtrering och urval När en lista innehåller stora mängder information kan du filtrera den, och bara visa den information som du är intresserad av för tillfället. Med hjälp av filtrering kan du få fram en speciell grupp av exempelvis medlemmar. Du kan filtrera de flesta vyer i Hjördis. Filtrera data Aktivera filter För att kunna göra ett urval av posterna måste du börja med att aktivera filter på den aktuella vyn. 1 Visa den vy som du vill filtrera och visa ett urval av poster för. Genom att klicka på pilen bredvid aktuell vy kan du välja någon av de fördefinierade systemvyerna. 2 Klicka på knappen Filter längst till höger på raden med kolumnrubriker. 2 1

7 Filtrering och urval 123 När filter-funktionen är aktiv visas knappen med blå färg samtidigt som filterpilar visas intill varje kolumnrubrik. Filterpilar Knappen Filter I följande avsnitt ska vi titta på några olika sätt att filtrera informationen. Innehåller data Du kan snabbt filtrera en kolumn och bara visa de poster som innehåller någon data eller som inte innehåller någon data. Detta kan till exempel vara användbart om du ska skicka e-post till föreningar eller medlemmar. 1 Visa den vy som du vill filtrera och klicka på knappen Filter för att aktivera filter. 2 Klicka på filterpilen bredvid den kolumn som du vill filtrera, i detta exempel klickar vi på pilen till höger om rubriken E-post. 3 Välj Innehåller data för att bara visa de poster som innehåller data i aktuell kolumn, eller välj Innehåller inga data för att visa de poster som saknar information i aktuell kolumn. 2 1 3

124 7 Filtrering och urval När kolumnen är filtrerad visas bara de poster som överensstämmer med filtret. I detta fall visas de föreningar som har en e-postadress. Till höger om kolumnrubriken visas en filtersymbol i stället för pilen. När du pekar på filtersymbolen kan du se hur kolumnen har filtrerats, det vill säga vilka villkor som gäller för att posterna ska visas. Klickar du på filtersymbolen visas en bock framför det aktuella filtret. Du kan fortsätta att filtrera flera kolumner för att minska antalet poster som visas i listan.

7 Filtrering och urval 125 Ja/Nej Vissa kolumner innehåller bara informationen Ja eller Nej. I de kolumnerna kan du filtrera informationen och bara visa de poster som innehåller ett Ja eller ett Nej. Här ska vi titta på hur du kan visa vilka medlemmar som är huvudmedlemmar eller föreningsmedlemmar i din förening. 1 Öppna föreningskortet för din egen förening. 2 Bläddra nedåt och klicka på tabellsymbolen till höger om rubriken Medlemskap för att visa vyn Medlemskap. 1 2 3 Klicka på pilen bredvid vyns namn och välj vyn Aktiva Medlemskap för att bara visa de aktiva medlemmarna. 4 Klicka på knappen Filter längst till höger på raden med kolumnrubriker. 3 4

126 7 Filtrering och urval 5 Bläddra till höger i vyn och klicka på pilen bredvid kolumnrubriken H.M.. 6 Längst ner på menyn kan du välja om värdet som ska visas ska vara Nej eller Ja. Markera Ja för att visa huvudmedlemmar, eller markera Nej för att visa föreningsmedlemmar. 7 Klicka på OK. 5 När du pekar på filtersymbolen ser du hur kolumnen har filtrerats. 6 7 Återställa filter För att visa alla poster i aktuell kolumn behöver du återställa filtret. Klicka på filtersymbolen bredvid en filtrerad kolumn och välj Återställ filter för att ta bort alla filter på aktuell kolumn. Du kan även avmarkera det aktiva filtret för att ta bort det. Vill du ta bort alla filter som har använts på listan klickar du på knappen Filter till höger om kolumnrubrikerna. Nu avmarkeras knappen och alla poster i listan visas.

7 Filtrering och urval 127 Sortera data Vill du sortera en lista efter någon speciell kolumn kan du klicka på kolumnens namn för att sortera den i stigande ordning, en uppåtriktad pil visas bredvid kolumnens namn. Klicka en gång till om du vill sortera posterna i fallande ordning, en nedåtriktad pil visas. Klicka på den kolumnrubrik som du vill sortera listan efter. En uppåtriktad pil visar att kolumnen är sorterad i stigande ordning. En nedåtriktad pil visar att kolumnen är sorterad i fallande ordning. För att kunna sortera vissa vyer måste du först aktivera funktionen filter, du kan då sortera listan via filtermenyn. Klicka på pilen bredvid den kolumn som du vill att listan sorteras efter och välj Sortera från A till Ö eller Sortera från Ö till A.

128 7 Filtrering och urval Anpassat filter Med hjälp av anpassat filter kan du göra egna urval och bara visa de poster som överensstämmer med önskade villkor. Här ska vi titta på hur du visar de medlemmar som fyller 80 år i år eller som är äldre än 80 år. Du börjar med att räkna ut vilket år 80-åringarna är födda. 1 Öppna föreningskortet för din egen förening. Klicka på tabellsymbolen till höger om rubrik en Medlemskap för att visa vyn Medlemskap. 2 Klicka på pilen bredvid vyns namn och välj vyn Aktiva Medlemskap för att bara visa de aktiva medlemmarna. 3 Klicka på knappen Filter längst till höger på raden med kolumnrubriker. 4 Klicka på pilen bredvid kolumn rubriken Födelsedag. 5 Välj Anpassat filter. 2 4 3 5

7 Filtrering och urval 129 6 Öppna den övre listrutan och välj operatorn På eller före. 7 I rutan till höger skriver du önskat villkorsdatum med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, till exempel ÅÅÅÅ-12-31 för att ta med hela året. 8 Klicka på OK. 6 7 8 Nu visas bara de medlemmar som är 80 år eller äldre. När du har filtrerat listan och bara det önskade urvalet visas kan du exportera listan till Excel och skriva ut adressetiketter för utskick. Läs mer i kapitel 9 Kopplad utskrift på sidan 137.

130 7 Filtrering och urval Filtrera efter flera villkor I fönstret Anpassat filter kan du välja att använda flera villkor för att göra ett urval. Du bestämmer själv om båda villkoren ska vara uppfyllda (OCH) eller om det räcker att ett av villkoren uppfylls (ELLER). I detta exempel ska vi titta på hur du visar de medlemmar som har fyllt eller fyller 70 i år. Du börjar med att räkna ut vilket år 70-åringarna är födda. 1 Öppna föreningskortet för din egen förening, visa vyn Medlemskap och välj systemvyn Aktiva Medlemskap. 2 Klicka på knappen Filter längst till höger på raden med kolumnrubriker. 3 Klicka på pilen bredvid kolumn rubriken Födelsedag. 4 Välj Anpassat filter. 1 3 2 4

7 Filtrering och urval 131 5 Öppna den övre listrutan och välj operatorn På eller efter. 6 I rutan till höger skriver du önskat villkorsdatum med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, till exempel ÅÅÅÅ-01-01 för att börja med 1 januari det aktuella året. 7 Kontrollera att OCH är markerat eftersom båda villkoren ska upp fyllas. 8 Öppna den nedre listrutan och välj operatorn På eller före. 9 I rutan till höger skriver du önskat villkorsdatum, till exempel ÅÅÅÅ-12-31 för att sluta med 31 december det aktuella året. 10 Klicka på OK. 5 6 7 9 8 10 Nu visas bara de medlemmar som fyller 70 i år.

132 7 Filtrering och urval Skapa egen vy När du har filtrerat en vy och bara visar ett urval av poster kan du spara filtreringen som en egen vy. På så sätt kan du enkelt visa samma urval av poster flera gånger. 1 Visa önskad vy och filtrera den så att önskat urval av poster visas. 2 Klicka på pilen bredvid vyns namn. 3 Välj Spara filter som ny vy längst ner i listan. 2 1 3

7 Filtrering och urval 133 4 Skriv ett passande namn i rutan Namn. 5 Skriv eventuellt en beskrivning av vyn i rutan Beskrivning. 6 Klicka på Spara. 4 5 6 Visa egen vy När du vill visa en av dina egna vyer klickar du på pilen bredvid vyns namn och väljer önskad vy under rubriken Mina vyer.

134 8 Övningar 8 Övningar I följande avsnitt finns ett antal övningar för att du ska kunna testa de vanligaste funktionerna för medlemshantering i Hjördis. Viktigt! När du gör övningarna nedan är det viktigt att du loggar in i utbildningsmiljön för att inte ändra något PRO:s medlemshanteringssystem. Navigeringsövningar Visa instrumentpanelen för modulen Medlem. Ta fram en lista (visa systemvyn) på aktiva medlemmar i din förening. Visa instrumentpanelen för uppdrag/organisation. Ta fram en lista (visa systemvyn) på alla föreningar. Ta fram en lista (visa systemvyn) med alla personer. Öppna ett personkort (sök gärna på personer/medlemmar i din egen förening med hjälp av olika parametrar). Titta på ett personkort och hitta följande delar: Adressfält/kontaktfält. Medlemskap. Uppdrag. Ansvarsområden. Reskontra. Prenumerationer. Hushållskoppling. Tilläggstjänster.

8 Övningar 135 Ändra uppgifter på personkort Ändra postadressen. Ändra e-post. Ändra mobilnummer. Skapa personer Skapa tre stycken nya personer, använd gärna uppgifter från fejk.se. Registrera medlemskap på tre person - Inträde Registrera ett medlemskap på de tre personer som du skapade i föregående övning. Lägg till uppdrag och ansvarsområden. Lägg till ett uppdrag på en av medlemmarna i din förening. Lägg till ett ansvarsområde på en av medlemmarna i din förening. Genomför utträde. Genomför ett utträde på en befintlig medlem i din förening. Genomför ett utträde på en medlem som inte har något uppdrag och/eller ansvars område. Genomför ett utträde på en medlem som har något uppdrag/ ansvarsområde. Skapa egen vy för föreningens 80-åringar. Visa föreningens aktiva medlemmar. Använd anpassat filter och visa alla medlemmar som är 80 år. Spara filtreringen som en egen vy. Aktivitetsrapportering Visa vyn med föreningsaktiviteter. Lägg upp tre aktiviteter på nuvarande år. Klarmarkera och skicka in årets aktivitetsrapport till förbundet.

136 8 Övningar Snabbregistering Gå in på en registrerad medlem. Ändra adress. Gå in på medlem. Lägg till ansvarsområde. Lägg till uppdrag. Extrauppgifter Lägg till ett uppdrag för en medlem. Lägg till ett ansvarsområde för en annan medlem. Lägg till uppdrag och ansvarsområde för en och samma medlem. Genomför ett utträde. Genomför ett utträde på personen med ansvarsområde och uppdrag. Enkla sökningsövningar och sorteringsövningar. Sökning och sortering i befintlig lista. Sökning med filter, till exempel ålder, postnummer och stad.

9 Kopplad utskrift 137 9 Kopplad utskrift Med hjälp av exportfunktionen i Hjördis och Microsoft Word kan du skriva ut etiketter till ett urval av personer eller föreningar. Hjördis Du börjar med att göra ett urval för att visa önskade poster i Hjördis. 1 Börja med att visa önskad vy och gör eventuellt urval enligt tidigare beskrivningar. För att visa alla personer i din förening kan du utgå från startsidan, klicka på Personer och välja vyn Personer i min Förening. 2 Klicka på Exportera till Excel i verktygsfältet. Om kommandot inte visas klickar du på Fler kommandon (de tre punkterna... ) i verktygsfältet och väljer Exportera till Excel. 3 Välj hur du vill exportera data till och klicka på Exportera. 1 2 3

138 9 Kopplad utskrift 4 I meddelandefältet som visas längst ner klickar du på Öppna för att öppna filen i Excel. 4 5 Nu öppnas listan i Excel. Visa fliken Arkiv, klicka på Spara som och välj önskad mapp att spara filen i. 5 Om mappen inte visas klickar du på Bläddra och bläddrar fram önskad mapp.

9 Kopplad utskrift 139 6 Ge filen ett lämpligt namn. 7 Öppna listrutan Filformat och välj Excel arbetsbok eller Text beroende på i vilket format du vill spara filen i. 8 Klicka på Spara. 6 7 8 9 Stäng filen genom att klicka på knappen Stäng. Microsoft Word När du har skapat en fil med poster fortsätter du i Word där du kopplar dokumenten och skriver ut etiketterna. 1 Starta Microsoft Word och skapa ett nytt tomt dokument. 2 Visa fliken Utskick och klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument. 3 Välj Steg-för-steg-guiden Koppla dokument. 2 3

140 9 Kopplad utskrift 4 Nu öppnas åtgärdsfönstret Koppla dokument. Markera Etiketter och klicka på Nästa: Startdokument. 5 Klicka på Etikettalternativ. 6 Välj önskad etikettmall i dialogrutan och klicka på OK. 7 Klicka på Nästa: Välj mottagare. 4 5 6 7

9 Kopplad utskrift 141 8 Kontrollera att Använd en befintlig lista är markerad och klicka sedan på Bläddra. 9 Leta rätt på och markera Excel-filen med listan. Klicka på Öppna. 10 I dialogrutan Markera tabell visas namnet på listan. Klicka på OK. 11 Nu visas dialogrutan Koppla dokument för mottagare där du kan se innehållet i listan. Här kan du välja att sortera eller filtrera listan. Klicka på OK för att använda alla poster. 12 Klicka på Nästa: Ordna etiketterna i åtgärdsfönstret. 8 10 12 11

142 9 Kopplad utskrift 13 Kontrollera att insättningspunkten är placerad i första etiketten och klicka på Fler objekt. 14 Nu visas dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion. Markera det första fältet som du vill ha med på etiketten, till exempel Förnamn och klicka på Infoga. 15 Fortsätt att infoga de fält som ska vara med på etiketten, klicka på Stäng när du är klar. 16 Infoga radbrytningar och eventuella mellanslag på lämpliga platser. 13 16 14 15

9 Kopplad utskrift 143 17 Klicka på Uppdatera alla etiketter i åtgärdsfönstret för att lägga in samma fält på resterande etiketter i arket. 18 Klicka på Nästa: Förhandsgr. etiketter. 17 18 19 Bläddra eventuellt igenom etiketterna för att kontrollera dem. 20 Klicka på Nästa: Koppla dokument. 19 20

144 9 Kopplad utskrift 21 Klicka på Skriv ut. 22 Markera Alla och klicka på OK. 23 I dialogrutan Skriv ut kan du göra inställningar för skrivaren, till exempel att välj vilket fack som etikettarken ligger i. Klicka på OK för att skriva ut etiketterna. 22 21