Budget och prognos steg för steg

21 1(58) Budget och prognos steg för steg Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 2 Behörigheter logga in... 4 3 Registrera budget/prognos... 5 3.1 Generella funktioner registrera budget/prognos... 5 4 Registrera budget... 8 4.1 Steg 1 Registrera personalbudget...9 4.2 Steg 2 Registrera INT/KOSTN AKT... 13 4.3 Steg 3 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK... 20 4.4 Steg 4 Registrera INV/AVSKR...26 4.5 Steg 5 Fördela parallellförbrukning... 31 4.6 Steg 6 registrera balanserat kapital... 32 4.7 Steg 7 Registrera flerårsplan...34 4.8 Avstämning budget... 35 5 Registrera prognos... 38 5.1 Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT...39 5.2 Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK... 40 5.3 Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR... 41 5.4 Steg 4 Fördela parallellförbrukning... 44 5.5 Steg 5 registrera prognos balanserat kapital... 44 5.6 Avstämning prognos... 45 6 Korrigera budget/prognos källa BUDK/PROGK... 47 7 Administrera lokal administration... 49 7.1 Lokal admin/start... 49 7.2 Lokal admin/ändra OH procent... 51 7.3 Lokal admin/ändra status... 57

2(58) 1 Inledning Denna beskrivning är uppbyggd med en kort inledning till varje bild, en checklista i punktform och därefter i förekommande fall tips med mer utförligare beskrivningar och fältbeskrivning med definitioner. Tanken är att du vartefter kan arbeta med hjälp av respektive bilds checklista och ha tips och definitioner till hands vid behov. Budget/prognosmodulen bygger på att du registrerar per Enhet, VSH (verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och kontogrupp KI02. Bilden för personal bygger på individ och AKT (aktivitet/projekt), det finns även möjlighet att registrera intäkter och övriga kostnader på AKT där så önskas. Utöver detta ska stödverksamheten registreras per funktion. Flöde för registrering av budget Prognos är en helårsprognos för innevarande år med undantag för registrering av investeringar och avskrivningar som sträcker sig över en treårsperiod. Prognosen görs på en mer övergripande nivå än budget. I prognosen registreras inte lön, IT-abonnemang och lokalkostnader per individ, det sker heller ingen periodisering av prognosen per månad utan den hanteras som ett helårsvärde.

3(58) I prognosen räknas OH enligt innevarande års aktuella OH-% satser (hämtas från Raindance) för kombinationen av VSH (verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och BSLEN (bokslutsenhet). I prognosen arbetar du företrädesvis med budget som utgångspunkt och reviderar de poster som har förändrade förutsättningar jämfört med budgettillfället. Det finns även möjlighet att registrera prognosen per AKT/projekt där så önskas.

4(58) 2 Behörigheter logga in För åtkomst till budgetmodulen krävs särskild behörighet som kan beställas via ekonomisystem@liu.se Det finns tre olika roller kopplade till budget/prognos. Rollen i kombination med vilken/vilka enheter du har behörighet till styr vad du kan se och göra i budgetmodulen. BPR: Budget registrering. Krävs för att kunna registrera och uppdatera status. BPA: Budget administratör. Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser status etc. BPC: Budget central administratör. Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma förutsättningar. Budgetmodulen hittar du under Beslutsstöd\Budget & Prognos\Registrering & Avstämning. I respektive flik hanteras Admin administration av perioder, pris och värderegister etc. Budget registrering och avstämning av budgetposter. Prognos registrering och avstämning av prognosposter.

5(58) 3 Registrera budget/prognos Under fliken Budget respektive Prognos börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild budget. I budget och prognosmodulen registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantagen är i särskilda formulär för att beräkna en kostnad t.ex. bilden B00 Personalbudget som ligger i Steg 1 Personalbudget och bilderna i Steg 4 INV/AVSKR dessa bilder registreras dessutom i kronor. Titta i bildens sidhuvud om vad som gäller för aktuell bild. 3.1 Generella funktioner registrera budget/prognos Tooltip ger dig en kortfattad hjälp om vad ett fält innehåller, håll muspekaren över fältet för att tända en tooltip. Frågetecknet på den övre listen tar dig till Raindance generella manual. Nedan hittar du exempel på ikoner/knappar, många av dem återfinns och har samma funktion i flertalet registrerings- och avstämningsbilder. 1. Ladda bild. 2. Filter för att spara dina personliga urval för en bild. 3. Föregående bild backar ett steg, t.ex. från registreringsbild till Startbild - ikonen finns i första fliken om registrering ska ske i fler än en flik för ett Steg. 4. Exportera exportera till excel eller pdf. Du kan exportera till excel, uppdatera markerade värdefält och importera uppdaterade värden enligt samma princip som används för bokföringsorder. 5. Klipp in data från klippbordet. Med hjälp av denna knapp kan du importera data som du tidigare exporterat till excel.

6(58) 6. Bläddra till nästa/föregående t.ex. enhet utan att backa till startbilden. 7. Lägg till kommentarer/ bifoga dokument. a. Kommentarer och bifogade dokument i sidhuvudet följer med enhetens alla registreringsbilder. b. Kommentarer och bifogade dokument på enskild rad syns på aktuell bild. 8. Klicka på knappen för att registrera. 9. Tar dig tillbaka till icke registrerbart läge utan att spara. 10. Räknar om och sparar registrerade värden. 11. Räknar om och sparar aktuell flik samt efterföljande flikar i aktuellt steg. 12. Klicka på knappen för att öppna funktionen att kunna kopiera värden från en kolumn till budget eller prognos. 13. Räknar om baserat på registrerade värden, utan att spara. 14. Klicka på raden där du vill infoga en rad (klicka ej på blå text då borrar du). Klicka på knappen för att skapa en ny registreringsrad. Ange antalet rader du vill infoga. Nu får du ett förifyllt förslag på koder från raden ovanför, skriv över med andra koder vid behov och komplettera de fält som ej är ifyllda. 15. Återvänder till huvudmenyn Registrering & Avstämning. 16. Status för t.ex. en rad eller en enhet: a. Grön öppen för registrering. b. Gul låst för registrering enhet och avdelning kan öppnas av lokal administratör. c. Röd stängd, kan endast öppnas av central administratör. 17. Kodguiden kan användas på samma sätt som i Raindance i övrigt, dvs. ställ dig i fältet och klicka sedan på kolumnens rubrik, alternativt ställ dig i ett radfält ovanför bilden och klicka på rubriken. 4-5 Exportera/importera till/från excel De fält som blir gulmarkerade när du exporterar filen till excel går att justera. Normalt får du ett felmeddelande (varning) när du klistrar tillbaka (Rödmarkerade celler är låsta och får ej ändras) som avser de fält som inte var gulmarkerade, all ändringsbar information sparas som den ska. Har du flyttat om kolumnerna i bilden t.ex. flyttat AnstID i personalbudgeten som första kolumn innan du sände ut bilden till excel måste du sortera kolumnerna likadant i Raindance när du importerar, annars sparas ingenting. Se detaljerad beskrivning i bilaga: Instruktion Budget bilaga klistra in från excel metoden fungerar på samma sätt oavsett registreringsbild.

7(58) 11 Fördelafunktionen För att använda fördelafunktionen klickar du på knappen Fördela. När du fördelar hämtar du alla värden från önskad kolumn och uppdaterar aktuell kolumn. Efter att du har fördelat värden kan du gå in och justera enskilda rader genom att skriva över värden. Har du redan fyllt i vissa värden och använder funktionen fördela skrivs alla värden över därför bör du göra fördela först. 1. Välj vilken kolumn som ska uppdateras. 2. Välj om värdet ska förändras med + eller och antal procent. 3. Välj från vilken kolumn som värdet ska hämtas ifrån. 4. Klicka på Utför.

8(58) 4 Registrera budget Du kan registrera på en aktivitet/projekt fram till och med datumet för sista dispositionsdag förutsatt att aktiviteten/projektet har status öppen. Därefter får du budgetera på en annan aktivitet. Alternativt om dispositionsdag ska förlängas kan du göra det i projektmodulen först och därefter registrera budget. I budget registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantagen är i särskilda formulär för att beräkna en kostnad t.ex. PERSONAL och INV/AVSKR dessa bilder registreras dessutom i kronor. Titta i bildens sidhuvud om vad som gäller för aktuell bild. Under fliken Budget börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild budget. Registrera budget i ordning från Steg 1. Behöver du gå tillbaka något steg behöver du räkna om och spara om de bilder du har backat tillbaka. I prognosen finns inte första steget Personal och sista steget Flerårsplan. 1. Välj Bslen ange endast två tecken utan efterföljande *. 2. Välj Enhet om du vill begränsa urvalet i bilden. 3. Budgetera i ordning från Steg 1. 4. Klicka på önskat steg t.ex. PERSONAL (den blå texten) för att komma till registreringsbilderna för personal. 5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra status till låst. Behöver du gå tillbaka något steg kan du göra detta men du behöver spara alla bilder som du har backat tillbaka i tur och ordning, för att de ska summeras framåt till nästa steg igen.

9(58) 4.1 Steg 1 Registrera personalbudget Klicka på Steg 1 Personal för önskad Enhet och du får upp en förteckning över alla som har fördelad arbetstid (enligt Primula) på de aktiviteter/projekt som styr till vald Enhet. Uppdatera båda flikarna innan du lämnar personalbudgeten. I detta formulär registrerar du prisuppgifter som lön, lokal etc. i positiva tal. I Steg 1 arbetar du igenom de två flikarna från vänster till höger Flik 1 B00 Personalbudget 1. Klicka på Ändra och sedan på Räkna om för att beräkna antal månader, kostnader etc. 2. Granska befintliga resurser. 3. Lägg till nya resurser. 4. Sätt fördelning = 0 % för resurser som inte längre ska belasta enheten med kostnader. 5. Spara flera - sparar personalinformationen och publicerafliken. 6. Flik B00 Publicera personalbudget visar informationen som går över till steg intäkter och kostnader per aktivitet. 7. Klicka på pilen för att återgå till Startbild budget.

10(58) Flik 2 B00 Publicera personalbudget Allt ska vara sparat i och med att du klickade på Spara flera du kan kontrollera det genom att titta att alla rader har en grön prick i kolumn Diff. 4.1.1 Tips Steg 1 personalbudget. Ändra sorteringsordning Raindance sorterar utifrån första kolumnen, därefter kolumn nummer två osv. Om du t.ex. önskar sortera listan per anställd kan du enkelt flytta kolumnen först. Högerklicka på rubriken välj i menyn hur du vill flytta kolumnen. Kolumnerna AKT till och med Dok är möjliga att sortera om i önskad ordningsföljd. Avstämning en persons kostnadsfördelning Klicka på en person i kolumnen Anstid och du får upp en förteckning över alla aktiviteter oavsett enhet som personen är fördelad till, nu kan du snabbt se att hen är fullt konterad. Backa tillbaka till registreringsbilden med. Ta bort en resurs Istället för att ta bort en resurs med soptunnan kan du sätta fördelning till 0 % då har du all fakta kvar om individen utifall du behöver den i ett senare skede, samtidigt som alla beräkningar kommer att multipliceras med 0 % och därmed inte ge några kostnader. Har du tagit bort en person med soptunnan får du infoga en ny rad och registrera alla värden manuellt. Registrera resurs med ledighet Ett exempel: En person med grundomfattning 100 % som ska vara tjänstledig 40 %. Ändra i kolumn grundomfattning från 100 % till 60 % klicka på Räkna om för att få ut rätt kostnad.

11(58) Placering (koden=enhet) Fyll alltid i detta fält, även för de resurser som från början hade blankt i fältet. Detta fält styr om personen kommer med i avstämning av samtliga resurser på en enhet/avdelning. Blank kod medför att resursen inte återfinns på någon avstämning utifrån placering. Inlån av resurser Du kan efter överenskommelse med utlånande enhet budgetera resurser som enheten ska låna in. De som är inlånade (enligt fördelning i Primula) vid tillfället då personalinformationen lästes in i Raindance finns redan i listan, nya inlån lägger du till genom att infoga en ny rad och registrera uppgifterna för aktuell resurs. Inlån ska registreras senast den dag som finns angiven i budgetförutsättningarnas tidsplan, som publiceras i juni. Detta är viktigt ta hänsyn till datumet för att den enhet där resursen är placerad efter detta datum ska kunna ta ut en komplett bild över sina utlån och färdigställa sin budget. IT abonnemang I Raindance finns fyra prisnivåer för IT-abonnemang, priskoderna heter L, M, S och X. Välj den kod som motsvarar den abonnemangsform som individen ska ha. I kodens benämning ser du priset i kronor så om du använder Tooltip kan du se vilken kostnad dessa koder motsvarar och välja utifrån pris.

12(58) 4.1.2 Fältbeskrivning Steg 1 personalbudget Dolda kolumner är markerade med grå bakgrund i tabellen nedan, vid export till excel kan du välja att visa dolda kolumner. Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt Anstid LiU ID och namn BEFK Befattningskod Anstnr Anställningsnummer (1-9), samma person kan registreras med flera olika anställningsnummer IT-abg Placering Text Dok Grundomf % Månadslön Semdgr Prisgrupp för IT-abg L=large, M=medium, S=Small X=inget abonnemang Där personen har sin hemvist (är anställd) Korta anteckningar på enskild person syns endast i denna bild Bifogade dokument kopplat till enskild person Grundomfattning i % enligt Primula Månadslön räknat i heltid Antal semesterdagar ligger till grund för beräkning av semesterlönekostnad Lönetillägg Lönetillägg Fördelning Del av grundomfattning fördelad till aktuell aktivitet Omr t heltid fördeln Fördelad tid omräknad till andel av en heltid Rev 1 % Lönerevision i % i oktober året före aktuellt budgetår Korr Rev 1 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 1 %. Om värdet är 0 i detta fält hämtas revision från fält Rev 1 %. Tips sätt revision till 0,01 % om du vill minimera lönerevision. Rev 1 (D) Om Korr rev 1 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 1 % annars hämta från Rev 1 % Rev 2 % Lönerevision i % i oktober aktuellt budgetår Korr Rev 2 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 2 %. Se även Rev 1 %. Rev 2 (D) Frånvaro J/N Ålder Från Till Ant mån Budg fördelning Om Korr rev 2 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 2 % annars hämta från Rev 2 % Upplysning används inte i beräkningar. Om det finns någon form av långtidsfrånvaro registrerad i Primula den dag då personalinformation laddades till Raindance Upplysning används inte i beräkningar. Aktuell ålder då personalinformationen laddades till Raindance Från och med månad Till och med månad Antal månader som kostnaden ska fördelas på Grundomfattning * fördelning * antal månader

13(58) Budg fördeln omr t heltid Rev1 Rev2 Årslön (dold) Semesterers Socavgifter Tot årslön inkl LKP Abg pris (dold) It-kostn Pris lokal Korr pris lokal Pris lok (dold) Lokalkostn Budg fördelning omräknat i antal heltider Lönerevision 1 i kronor (Grundomfattning*fördelning*månadslön*budget fördelning omräknat till heltid*revision 1) Lönerevision 2 i kronor (grundomfattning*fördelning*månadslön uppräknad med revision 1 *3 månader * revision 2) Årslön exklusive LKP och sem. ersättning (grundomfattning*fördelning*(månadslön+lönetillägg)*semesterdagar*snitt semesterersättning per dag)*antal månader) Semesterersättning (grundomfattning*fördelning*(månadslön+tillägg)*semesterdagar*snitt sem.ers per dag fn 0,48 %) Sociala avgifter ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning)*sociala avgifter fn. 51,25 %) Årslön inklusive ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning+sociala avgifter) Pris IT-abg i kronor per år. Kolumnen kan tas fram vid export till excel Årskostnad IT-abonnemang (fördelning*abg pris*antal mån/12) Lokalkostnad per person och år Fylls i om personen ska ha annan lokalkostnad än övriga på aktuell enhet. Om värdet är 0 i detta fält hämtas lokalkostnaden från Pris lokal. Tips sätt korr pris lokal till 1 krona om enskild person ska belastas med ett minimum i lokalkostnad. Om Korr pris lokal inte är 0 hämta värdet från Korr pris lokal annars hämta från Pris lokal Årskostnad lokal (grundomfattning*fördelning*pris lokal*antal månader/12 4.2 Steg 2 Registrera INT/KOSTN AKT I Steg 2 ser du kostnaderna (i negativa tal) som du registrerade i personalbudgeten, dessa ligger på stängda rader och kan inte ändras, behöver du justera dessa poster går du tillbaka till Steg 1. Här kan du komplettera med intäkter och övriga kostnader på aktivitets/projektnivå. Här registreras även all budget för stödverksamheten eftersom det krävs AKT för att få fördelning per funktion (PMFUNK). Registrera intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Budgetera på aktivitetsnivå innan du går vidare till Steg 3. INT/KOSTN VSH/FAK, budget på aktivitetsnivå summeras automatiskt till den aggregerade nivån i steg 3.

14(58) I Steg 2 arbetar du med budgeten i första fliken och resterande flikar uppdateras i och med att du klickar på knappen Spara flera. Flik 1 - B00 Budget intäkter/kostnader AKT 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rakt periodiserad budget, läs mer om detta under Tips Steg 2 nedan. 4. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och kontogrupp som saknas. 5. Spara flera, resterande flikar uppdateras automatiskt.

15(58) Flik 2 - B00 Budget intäkter/kostnader per månad Här visas budget per månad. Flik 3 - B00 OH-beräkning budget AKT Här visas enhetens olika OH-%, budgeterad OH-bas och vad OH-kostnaden blev.

16(58) Flik 4 - B00 OH-beräkning publicera AKT Här visas den summerade OH som sparats till verifikatet. 4.2.1 Tips Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT Koppling till KST, VSH, FAK och funktion När du budgeterar på aktivitets/projektnummernivå ger systemet automatiskt KST, VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten) funktion. Budgetera på minst en aktivitet per PM funk som får representera budget för hela funktionen. Budgetera på KI01 eller kontonivå Du kan budgetera på lägre nivå i kontohierarkin (KI01 och konto) genom att borra på KI02 (klicka på blå texten), öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara enligt samma princip som för KI02 nivån. Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och eventuellt hitta ett unikt konto som inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden. Observera att om du lägger budget på konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller avstämningsbilderna för personal. Infoga en kontogrupp om det saknas tidigare värden för kombinationen Eftersom kontogrupper som saknar tidigare värden inte visas i bilden från början, får du vid behov lägga till dem. Du gör detta genom att: 1. Klicka på Ändra. 2. Markera en rad. 3. Klicka på Infoga för att infoga en ny rad. 4. Skriv in önskad kontogrupp i kolumnen KI02, ta hjälp av kodguiden genom att ställa dig i cellen och klicka på rubriken KI02. 5. Registrera ett värde på den nya raden och klicka på Spara. 6. När du har sparat raden kommer det även att fungera att borra ner till kontonivå och där kan du med samma princip lägga till en rad för konto om

17(58) du behöver den detaljnivån. Det måste dock vara ett konto som hör hemma i aktuell kontogrupp. Lägg till ett nytt projekt Alla projekt måste vara öppna i projektmodulen för att kunna användas för budget och prognos. Du lägger till en ny rad för projektet på samma sätt som du gör för att lägga till en ny kontogrupp. Registrering av intäkten (kreditposten) institutions OH Motbokningen till den automatiskt beräknade kostnaden för institutions OH registrerar du manuellt på kontonivå i bilden P00 Prognos intäkter/kostnader AKT eller P00 Prognos intäkter/kostnader VSH/FAK. Detsamma gäller även om du får en avvikelse mellan beslutad central/fakultets OH och den OH som automatiskt har beräknats baserad på prognostiserad lön och drift. Bilaga Institutions OH Periodisering av intäkter och kostnader Budgeten periodiseras automatiskt i 12-delar jämt över året (nyckel A12 behöver ej anges), behöver du göra en annan periodisering anges nyckeln i kolumnen Period. Rekommendationen är att: 1. I första hand låta budget ligga rakt periodiserad. 2. I andra hand periodisera med hjälp av nycklar i B00 Budget intäkter/kostnader AKT. 3. I sista hand periodisera i fliken B00 Budget intäkter/kostnader per månad. Du kan fördela budgeten per månad på öppna rader genom att klicka på Ändra och manuellt skriva in beloppen per månad och sedan klicka på Spara. Om du gör förändringar mellan perioderna i denna bild kortsluter du periodiseringsnyckeln i föregående bild och det blir periodisering utifrån denna bild som gäller. Du måste själv kontrollera att årsbeloppet fortfarande stämmer. Motiv till att konsekvent ha en rakt fördelad budget: Att följa upp ett utfall mot en ej rakt periodiserad budget kan bli komplext om det visar sig att utfallet inte fullt ut följer kurvan för budget. Det ställer höga krav på den som följer upp om hur budgeten på detaljnivå är periodiserad och varför. Nedanstående periodiseringsnycklar fungerar i budget medan övriga periodiseringsnycklar är mer anpassade till t.ex. leverantörsfakta och bokföringsorder. I budget är innevarande månad januari och därmed blir en periodisering med nyckeln A12 en rakt periodiserad budget januari-december.

18(58) Kod Benämning Förklaring A12 TOLV MÅN FROM INNEVA Tolv mån from innevarande måna BT1 BUDGET T1 JAN-APR Budget T1 rak fördelning BT2 BUDGET T2 MAJ-AUG Budget T2 rak fördelning BT3 BUDGET T3 SEP-DEC Budget T3 rak fördelning Korrigerad OH-% Om den lokala administratören ändrar OH-% satserna måste den lokale administratören spara om flikarna B00 OH-beräkning budget AKT och B00 OHberäkning publicera AKT för samtliga enheter på bokslutsenheten för att den nya OH kostnaden ska slå igenom i budgeten. 4.2.2 Fältbeskrivning Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra Flikarna för budgetering av intäkter och kostnader per aktivitet.

19(58) Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader AKT Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt KI02 Kontogrupp KI02 S Status Ant Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Ack utfall INV ÅR Ack. Utfall fg. period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Utfall FG ÅR Årsutfall föregående år. Budget INV ÅR Årsbudget innevarande år Prognos INV ÅR Årsprognos innevarande år Budget BUDÅR Registrera årsbudget (+intäkter och -kostnader) Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12 rak periodisering 12 månader) Flik 2 B00 Budget intäkter/kostnader per månad Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt KI02 Kontogrupp KI02 S Status Ant Korta anteckningar på enskild person syns endast i denna bild Budget BUDÅR Budget helår aktuellt budgetår Jan-dec Budget per månad aktuellt budgetår Summa BUDÅR Budget helår aktuellt budgetår

20(58) Flik 3 B00 OH-beräkning budget AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Fak Fakultet Finab OH-kod finansieringsform anslag och bidrag OH % C OH-% Central OH OH % F OH-% Fakultets OH OH % I OH-% Institutions OH Budget OH-bas BUDÅR Budgeterade kostnader/oh bas på aktivitetsnivå *) Budget OHC BUDÅR OH % C*Budget OH-bas budgetåret Budget OHF BUDÅR OH % F*Budget OH-bas budgetåret Budget OHI BUDÅR OH % I*Budget OH-bas budgetåret OHC v-reg Beräknad central OH att spara till värderegister (OBS spara) OHF v-reg Beräknad fakultets OH att spara till värderegister (OBS spara) OHI v-reg Beräknad institutions OH att spara till värderegister (OBS spara) *) OH bas är summan av KI02: I4121,I4122,I4124,I5121,I5122,I5123 Flik 4 B00 OH-beräkning publicera AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Konto Konto där OH budget sparas OH från värdereg Hämtad beräknad OH från värderegister Budget BUDÅR OH budget (OBS spara) 4.3 Steg 3 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK Budgeterade värden från PERSONAL och INT/KOSTN AKT summeras till denna bild. Här kompletterar du din intäkts och kostnadsbudget utan aktivitet/projektnummer, dvs. AKT kommer att bli blankt i budget. Istället för AKT

21(58) ska du ange VSH och FAK. Du kompletterar budgeten genom att klicka på Ändra och sedan skriver in önskat budgetvärde på aktuell rad. Om det redan står ett värde på önskad rad skriver du över med den totala budgeten, Raindance bokar automatiskt mellanskillnaden mellan det som är budgeterat på aktivitetsnivå och det belopp du registrerar här. I Steg 3 arbetar du med budgeten i första fliken och resterande flikar uppdateras i och med att du klickar på knappen Spara flera. Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera total budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal, läs mer om detta under Tips Steg 3 nedan. 3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rak periodiserad budget, läs mer om detta under Tips Steg 3 nedan. 4. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK/KI02 som saknas. 5. Spara flera. Flik 2-4 fungerar på samma sätt som för B00 Budget intäkter/kostnader AKT. 4.3.1 Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK Registrera total budget Ett exempel: Du har budgeterat 300 tkr i övriga personalkostnader på AKT-nivå i steg 2. Den totala budgeten för kombinationen VSH/FAK är 500 tkr. 1. Klicka på Ändra markera -300 skriv -500 i stället samma fält. 2. Klicka på Spara.

22(58) Om du klickar upp verifikationen genom att klicka på det sparade värdet -500, ser du att du nu har en verifikationsrad på AKT 291216 på 300 tkr och en rad med mellanskillnaden 200 tkr på AKT blankt, dvs. totalt 500 tkr i kostnader. Gå tillbaka genom att klicka på knappen Stäng. Koppling till KST När du budgeterar på Enhet, VSH och FAK sparas budgeten på enhetens kostnadsställe med högst nummer. Om du styra till unikt KST eller funktion måste du göra det genom att budgetera i Steg 2 på aktivitet/projekt. Budgetera på KI01 eller kontonivå Du kan budgetera på lägre nivå i kontohierarkin (KI01 och konto) genom att borra på KI02 (klicka på blå texten), öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara enligt samma princip som för KI02 nivån. Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och eventuellt hitta ett unikt konto som inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden observera att om du lägger budget på konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller avstämningsbilderna för personal. Registrering av intäkten (kreditposten) institutions OH Se under rubrik Tips Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT. Periodisering av intäkter och kostnader Budgeten periodiseras automatiskt i 12-delar jämt över året (nyckel A12 behöver ej anges). Behöver du göra en annan periodisering anges nyckeln i kolumnen Period. Rekommendationen är att: 1. I första hand låta budget ligga rakt periodiserad. 2. I andra hand periodisera med hjälp av nycklar i B00 Budget intäkter/kostnader AKT. Motiv till att konsekvent ha en rakt fördelad budget: Att följa upp ett utfall mot en ej rakt periodiserad budget kan bli komplext om det visar sig att utfallet inte fullt ut följer kurvan för budget. Det ställer höga krav på den som följer upp om hur budgeten på detaljnivå är periodiserad och varför. Nedanstående periodiseringsnycklar fungerar i budget, övriga periodiseringsnycklar är mer anpassade till t.ex. leverantörsfakta och bokföringsorder. I budget är innevarande månad januari och därmed blir en periodisering med nyckeln A12 en rakt periodiserad budget januari-december.

23(58) Kod Benämning Förklaring A12 TOLV MÅN FROM INNEVA Tolv mån from innevarande måna BT1 BUDGET T1 JAN-APR Budget T1 rak fördelning BT2 BUDGET T2 MAJ-AUG Budget T2 rak fördelning BT3 BUDGET T3 SEP-DEC Budget T3 rak fördelning Korrigerad OH-% Om den lokala administratören ändrar OH-% satserna måste den lokale administratören spara om flikarna B00 OH-beräkning budget AKT och B00 OHberäkning publicera AKT för samtliga enheter på bokslutsenheten för att den nya OH kostnaden ska slå igenom i budgeten. 4.3.2 Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra flikarna för budgetering av intäkter och kostnader per VSH/FAK Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fakt Fakultet Funktion Funktion KI02 Kontogrupp KI02 S Status Not Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Ack utfall 2017 Ack. Utfall fg. Period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Utfall 2016 Årsutfall fg. År Budget 2017 Årsbudget innevarande år Prognos 2017 Årsprognos innevarande år Budget 2018 Registrera årsbudget (+intäkter och -kostnader) Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12)

24(58) Flik 2 B00 Budget intäkter/kostnader per månad VSH/FAK Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fakt Fakultet Funktion Funktion KI02 Kontogrupp KI02 S Status Not Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Budget 2018 Budget helår aktuellt budgetår Jan-dec Budget per månad aktuellt budgetår Summa 2018 Budget helår aktuellt budgetår Flik 3 B00 OH-beräkning budget AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Fak Fakultet Finab OH-kod finansieringsform anslag och bidrag Vsh Verksamhet OH % C OH-% Central OH OH % F OH-% Fakultets OH OH % I OH-% Institutions OH Budget OH-bas 2018 Budgeterade kostnader/oh bas på aktivitetsnivå *) Budget OHC 2018 OH % C*Budget OH-bas 2018 Budget OHF 2018 OH % F*Budget OH-bas 2018 Budget OHI 2018 OH % I*Budget OH-bas 2018 OHC v-reg Beräknad central OH att spara till värderegister (OBS spara) OHF v-reg Beräknad fakultets OH att spara till värderegister (OBS spara) OHI v-reg Beräknad institutions OH att spara till värderegister (OBS spara) *) OH bas är summan av KI02: I4121,I4122,I4124,I5121,I5122,I5123

25(58) Flik 4 B00 OH-beräkning publicera AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Fak Fakultet Vsh Verksamhet Konto Konto där OH budget sparas OH från värdereg Hämtad beräknad OH från värderegister Budget 2018 OH budget (OBS spara)

26(58) 4.4 Steg 4 Registrera INV/AVSKR I Steg 4 arbetar du i formulär som automatiskt beräknar investeringar och kostnader som sparas till budgeten först när du publicerar budget. I formulären registrerar du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal. I Steg 4 arbetar du igenom de fyra flikarna från vänster till höger Flik 1 B00 Avskrivning från AR Här hämtas aktuella avskrivningar från anläggningsregistret per augusti året före aktuellt budgetår (dvs. i samband med att budgetmodulen öppnas för budgetering). 1. Klicka på Spara. 2. Gå vidare till B00 Pågående investeringar sim avskr. Flik 2 B00 Pågående investeringar sim avskr Här hämtas aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten saknar pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik 3. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk Akt år. 3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk Akt mån. 4. Välj avskrivningstid i antal år Avskr.tid. 5. Registrera total (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor. 6. Spara. 7. Gå vidare till B00 Nya investeringar sim avskr.

27(58) Flik 3 Nya investeringar sim avskr Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Infoga rad. 3. Registrera - klicka i fältet och sedan på rubriken för att få fram kodguiden: a. Aktivitet. b. Arfin bidrag eller lån. c. Anläggningstyp. d. Benämning fritext. e. Akt år aktivering år. f. Akt mån aktivering månad. g. Avskr tid antal år för avskrivning. h. Tot ansk.värde anläggningens hela anskaffningsvärde. 4. Klicka på Spara flera, denna flik och efterföljande flik dvs. B00 Publicera avskrivningar sparas automatiskt. 5. B00 Publicera avskrivningar, visar vad som går vidare till budgetverifikatet. 4.4.1 Tips Steg 4 budget INV/AVSKR Koppling till KST, VSH, FAK och funktion I och med att investeringsbudget görs på aktivitets/projektnummernivå ger systemet automatiskt KST, VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten) funktion. Flera anläggningar på samma aktivitet/projekt För att registrera två likadana anläggningar på samma aktivitet/projekt registrerar du dem på två rader och använder olika radnummer i fältet som heter rad.

28(58) 4.4.2 Fältbeskrivning Steg 4 budget INV/AVSKR Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra flikarna för budgetering av investeringar och avskrivningar. Flik 1 B00 Avskrivningar från AR Kolumn Akt Vsh Fak Konto Sim BUDÅR månad Tot sim Tot bud Diff sim-bud Sim BUDÅR+1 Sim BUDÅR+2 Förklaring Aktivitet/projekt Verksamhet Fakultet Konto för avskrivning Simulerad avskrivning per månad Totalt årets simulerade avskrivningar Totalt årets budgeterade avskrivningar flyttas hit i.o.m. spara Avvikelse mellan simulerad och sparad avskrivning Simulerad avskrivning året efter budgetåret Simulerad avskrivning två år efter budgetåret

29(58) Flik 2 B00 Pågående investeringar sim avskr Kolumn Förklaring Anläggn.nr Anläggningsnummer enligt anläggningsregistret Benämning Benämning enligt anläggningsregistret Konto Balanskonto pågående anläggningar Kst Kostnadsställe Anltyp Anläggningstyp enl. anläggningsregistret Akt Aktivitet/projekt Vsh Verksamhet Fak Fakultet Arfin bidrag (B) eller lån (L) Akt år Aktivering år Akt mån Aktivering månad Avskr.tid Antal år för avskrivning Anskv Hittills upparbetade anskaffningsvärden Tot ansk.värde Planerat totalt anskaffningsvärde inkliusive Anskv Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Totalt beräknad avskrivning innevarande år Restvärde INV ÅR Totalt beräknat restvärde innevarande år Avskrivn BUDÅR mån Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår Avskrivn BUDÅR Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår Restvärde BUDÅR Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår Avskrivn BUDÅR+1 Totalt beräknad avskrivning år 1 efter budgetåret Restvärde BUDÅR+1 Totalt beräknat restvärde år 1 efter budgetåret Avskrivn BUDÅR+2 Totalt beräknad avskrivning år 2 efter budgetåret Restvärde BUDÅR+2 Totalt beräknat restvärde år 2 efter budgetåret

30(58) Flik 3 B00 Nya investeringar sim avskr Kolumn Akt Arfin Anltyp Radnr Benämning Akt år Akt mån Avskr.tid Tot ansk.värde Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivn INV ÅR Restvärde INV ÅR Avskrivn BUDÅR mån Avskrivn BUDÅR Restvärde BUDÅR Avskrivn BUDÅR+1 Restvärde BUDÅR+1 Avskrivn BUDÅR+2 Restvärde BUDÅR+2 Förklaring Aktivitet/projekt bidrag (B) eller lån (L) Anläggningstyp enl. anläggningsregistret "fiktivt" anläggningsnummer för att skilja likadana investeringar Fritext Aktivering år Aktivering månad Antal år för avskrivning Planerat totalt anskaffningsvärde inkliusive Anskv Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Totalt beräknad avskrivning innevarande år Totalt beräknat restvärde innevarande år Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår Totalt beräknad avskrivning år 1 efter budgetåret Totalt beräknat restvärde år 1 efter budgetåret Totalt beräknad avskrivning år 2 efter budgetåret Totalt beräknat restvärde år 2 efter budgetåret Flik 4 B00 Publicera avskrivningar Kolumn Akt Konto Månad Sim Månad Bud HELÅR Sim HELÅR Bud Förklaring Aktivitet/projekt Konto Simulerat värde per månad Sparat värde per månad Simulerat värde per år Sparat värde per år

31(58) 4.5 Steg 5 Fördela parallellförbrukning När all budgetering är klar på aktivitetsnivå ska samfinansierade och EU-projekt parallellfördelas, dvs. bilderna PERSONAL INT/KOSTN AKT INV/AVSKR Projekten fördelas om från verksamhetskod VSH *P till anslag respektive bidrag enligt projektregistrets fördelning. Klicka på knappen Spara flera i fliken B00 Budget parallellförbrukning intäkter *P då fördelas och sparas båda flikarna. Raindance hämtar fördelningen enligt projektregistret. Dvs. kod med VSH *P, fördelas om till *A respektive *B och sparas på sista kontot i respektive kontogrupp (KI02). 1. B00 Budget parallellförbrukn intäkter *P bokar den budgeterade intäkten på rätt verksamhetskod baserat på vilken kontogrupp budgeten ligger på, t.ex. Intäkter anslag => VSH *A, Intäkter bidrag => *B osv. 2. B00 Budget parallellförbrukn kostnader *P bokar den budgeterade kostnaden fördelad per anslag och bidrag enligt projektets fördelning i projektmodulen. Budget registrerad på VSH *P nollställs av central administratör i samband med att budgetverifikatet definitivsätts.

32(58) 4.6 Steg 6 registrera balanserat kapital Budgeterat balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till budget när du klickar på Spara. 1. Klicka på Spara. 4.6.1 Tips Steg 6 Budget balanserat kapital Överskott eller underskott Värdena i bilden visas i tkr med omvänt tecken jämfört med bokföringstecken, därmed betyder positiva värden följande. Ett positivt IB från tertial 2 prognosen betyder att du har ett överskott. Ett positivt resultat i budget betyder att du budgeterar ett överskott. Ett positivt budgeterat UB betyder att du har ett överskott i utgående balans. Negativa värden i ovanstående poster betyder att du har underskott. Formeln för beräknat utgående balanserat kapital: Utgående balanserat kapital från tertial 2 prognosen + budgeterat resultat = utgående balanserat kapital. Utgående balanserat kapital uppdateras när du klickar på Spara.

33(58) 4.6.2 Fältbeskrivning Steg 6 Budget balanserat kapital Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn för budgetering av balanserat kapital. B00 Budget bal.kap Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fak Fakultet Prognos 2017 Resultat från prognos tertial 2 året före budgetåret IB 2017 Utfall ingående balanserat kapital året före budgetåret UB beräkn 2017 IB.bal.kap+Prognos tertial 2 resultat=ub bal.kap IB 2018 IB balanserat kapital för budgetåret = UB beräkn. 2017 Budgeterat resultat 2018 Budgeterat resultat hämtat från registrerad budget, steg 1-4 + eventuellt BUDKORR Budget 2018 UB Budgeterat UB bal.kap=ib 2018+budgeterat resultat

34(58) 4.7 Steg 7 Registrera flerårsplan Utöver budget ska verksamheten upprätta en flerårsplan för ytterligare två år. Planen registreras i tkr, intäkter registreras i positiva tal och kostnader i negativa tal. Alla värden även personalkostnader, OH-kostnader och avskrivningar, registreras direkt i en resultaträkning på KI02 fördelad per verksamhet och fakultet. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera värden för Plan 2019. 3. Klicka på Spara. 4. Registrera värden för Plan 2020. 5. Klicka på Spara. 4.7.1 Tips steg 7 Flerårsplan Använd knappen Fördela Om planen ska till större delen se likadan ut som budget, börja med att använda knappen Fördela, då kan du kopiera en hel kolumn t.ex. budget 2018 och klistra in i kolumn plan 2019. När du använder fördela skrivs alla värden över i kolumnen kopiera till därför bör du börja med detta och sedan justera enskilda poster. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Fördela.

35(58) 3. Välj vilken kolumn som ska uppdateras. 4. Välj från vilken kolumn värdet ska hämtas. 5. Klicka på Utför. 6. Klicka på Spara. 7. Justera de poster du behöver justera ytterligare i plan 2019. 8. Klicka på Spara. 9. Gör om proceduren för Plan 2020. 10. Glöm inte att klicka på Spara mellan de olika stegen. 4.7.2 Fältbeskrivning Steg 7 plan flera år Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn bilden för flerårsplan. B00 Flerårsplan Kolumn Vsh Fak KI02 Ack utfall 2017 Utfall 2016 Budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan 2020 4.8 Avstämning budget Förklaring Verksamhet Fakultet Kontogrupp KI02 Ack. Utfall fg. Period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Årsutfall fg. År Årsbudget innevarande år Årsprognos innevarande år Registrerad årsbudget (+intäkter och -kostnader) Registrera plan helår 2019 (+intäkter och -kostnader) Registrera plan 2020 (+intäkter och -kostnader) Bilden 7000 Budget och flerårsplan att signera skrivs ut för bokslutsenheten i pdf-format signeras, skannas och sänds till ekonomiredovisning@liu.se tillsammans med budgetkommentarerna. Bilden hittar du i fliken 7 Budget o progn i mappen 700 Budget. Avstämningsbilderna i budgetmodulen uppdateras löpande när någon publicerar/sparar budget. Budgeten blir synlig under Beslutsstöd\Uppföljning\Frågor & Analys när den lokala administratören har defsatt budgeten. Nedan finns tillgängliga avstämningsbilder beskrivna. B00 Avstämning budget Bilden visar budgeterad resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Avstämningsbilden kan visas i två olika värdemallar 1. B00 Avstämning budget visar ack utfall innevarande år och årsvärden för föregående år, budget och prognos där sådan finns. 2. B00 Budget månader i tkr visar endast budget men fördelad per månad.

36(58) Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i tabellen efter behov. B00 Avstämning flerårsplan Bilden visar planerat resultat år två och år tre, jämfört med budget, prognos och tidigare utfall på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Bilden bygger på att flerårsplanen är sparad i ett värderegister vilket betyder att vi inte har samma möjligheter att enkelt aggregera, filtrera eller borra. Tyvärr har det dessutom visat sig att det är väldigt trögt att söka på värden hämtade från ett värderegister. Ett fortsatt arbete kommer att ske för att förbättra både bild och prestanda. B00 Avstämning avskrivn och restvärde Bilderna visar avskrivningar och restvärden på befintliga, aktiverade pågående och nya anläggningar. För att sammanställa en total bild exporterar du alla tre flikarna till excel och klistrar in dem i mallen Instruktion budget avst Inv_avskr. Markera hela bladet blad för blad och klistra in i respektive flik, det är viktigt att kolumnerna hamnar i rätt ordning för att första fliken automatiskt ska summera korrekt. Första fliken Rapport används för att sammanställa bokslutsenhetens investeringsbudget, här finns mall för att fylla i specifikationen av större investeringar. B00 Avstämning budget balanserat kapital Bilden visar budgeterat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av: 1. Utfall årets ingående balanserade kapital + årets T2 prognos resultat = årets utgående balanserade kapital 2. Årets utgående balanserade kapital = budgetårets ingående balanserade kapital 3. Budgetårets ingående balanserade kapital + budgeterat resultat = budgetårets utgående balanserade kapital Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att: Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott. Ett positivt resultat innebär överskott. B00 Avstämning personal utifrån placering egen personal Bilden visar hur samtliga som är anställda som har sin placering på vald Placering (enhetskod) är budgeterade. Här ser du även hur dina anställda är planerade att lånas ut helt eller delvis. Ange din enhetskod i fältet Placering för att söka ut dina anställda. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se Placering = egen enhet. Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget.

37(58) B00 Avstämning personal utifrån budgeterad enhet Bilden visar vilka som är budgeterade och kommer att belasta enheten med personalkostnad. Här ser du även de resurser som är planerade att vara helt eller delvis inlånade. Ange enhetskod i fältet Enhet för att söka ut resurserna som belastar enheten med kostnader. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se Enhet = resurser som belastat din enhet med kostnader. Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget.

38(58) 5 Registrera prognos I prognosmodulen registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantaget är Steg 3 där investeringarna registreras i kronor och positiva tal. Prognos är ett helårsvärde för innevarande år och ingen periodisering görs mellan månaderna. Prognosen görs två gånger per år ÅÅÅÅ-04 och ÅÅÅÅ-08, dvs. baserat på april respektive augusti ackumulerat utfall. Under fliken Prognos börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild prognos. Registrera prognosen i ordning från Steg 1 till Steg 4. Behöver du gå tillbaka något steg behöver du räkna om och spara om de bilder du har backat tillbaka. 1. Välj BSLEN ange endast två tecken utan efterföljande *. 2. Välj Enhet om du vill begränsa urvalet i bilden. 3. Prognostisera i ordning från steg 1-4. 4. Klicka på önskat steg t.ex. INT/KOSTN AKT (den blå texten) för att komma till registreringsbilden. 5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra status till låst. I registreringsbilderna finns två kolumner med rubrik Prognos, se bild nedan. Kolumnen till vänster som heter Prognos 2017-04 är prognosen från tertial 1 och kolumnen till höger Prognos 2017-04 är aktuell prognos. Vid tertial 1 kommer dessa kolumner sammanfalla och avse samma prognos.

39(58) 5.1 Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. I Steg 1 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger. Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader AKT 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 3. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och kontogrupp som saknas. 4. Klicka på Spara flera och resterande flikar sparas automatiskt. För tips se rubrik Tips Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT.

40(58) 5.2 Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. I Steg 2 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger. Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader VSH/FAK 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera total prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal, läs mer om detta under registrera budget, Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK. 3. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK KI02 som saknas 4. Klicka på Spara flera och efterföljande flikar sparas automatiskt. För tips se rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK.

41(58) 5.3 Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR I Steg 3 arbetar du i formulär som automatiskt beräkningar investeringar och kostnader som sparas till prognosen först när du publicerar. I formuläret registrerar du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal. Arbeta igenom de fyra flikarna från vänster till höger. Flik 1 P00a Avskrivning från AR Här hämtas aktuella avskrivningar från anläggningsregistret per aktuellt tertial. 1. Klicka på Spara. 2. Gå vidare till P00 Pågående investeringar sim avskr.

42(58) Flik 2 P00 Pågående investeringar sim avskr Här hämtas aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten saknar pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik 3. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk Akt. 3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk Akt mån. 4. Välj avskrivningstid i antal år Avskr.tid. 5. Registrera total (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor. 6. Spara. 7. Gå vidare till P00 Nya investeringar sim avskr.

43(58) Flik 3 P00 Nya investeringar sim avskr Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Infoga rad. 3. Registrera - klicka i fältet och sedan på rubriken för att få fram kodguiden: a. Aktivitet. b. Arfin bidrag eller lån. c. Anläggningstyp. d. Benämning fritext. e. Akt år aktivering år. f. Akt mån aktivering månad. g. Avskr tid antal år för avskrivning. h. Tot ansk.värde anläggningens hela anskaffningsvärde. 4. Klicka på Spara flera och Publicera avskrivningar sparas automatiskt. För tips se rubrik Tips Steg 4 budget INV/AVSKR och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 4 budget INV/AVSKR.

44(58) 5.4 Steg 4 Fördela parallellförbrukning När all prognos är klar på aktivitetsnivå ska samfinansierade och EU-projekt parallellfördelas, dvs. bilderna INT/KOSTN AKT INV/AVSKR Projekten fördelas om från verksamhetskod VSH *P till anslag respektive bidrag enligt projektregistrets fördelning. Klicka på knappen Spara flera i fliken P00 Prognos parallellförbrukning intäkter *P då fördelas och sparas båda flikarna. Raindance hämtar fördelningen enligt projektregistret. Dvs. kod med VSH *P, fördelas om till *A respektive *B och sparas på sista kontot i respektive kontogrupp (KI02). 3. P00 Prognos parallellförbrukn intäkter *P bokar den prognostiserade intäkten på rätt verksamhetskod baserat på vilken kontogrupp prognosen ligger på, t.ex. Intäkter anslag => VSH *A, Intäkter bidrag => *B osv. 4. P00 Prognos parallellförbrukn kostnader *P bokar den prognostiserade kostnaden fördelad per anslag och bidrag enligt projektets fördelning i projektmodulen. Prognos registrerad på VSH *P nollställs av central administratör i samband med att prognosverifikatet definitivsätts. 5.5 Steg 5 registrera prognos balanserat kapital Prognos balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till prognos när du klickar på Spara. Utgående balanserat kapital beräknas på följande sätt: Årets ingående balanserade kapital (utfall) + prognostiserat resultat = årets utgående balanserade kapital.

45(58) För tips se rubrik Tips Steg 5 Budget balanserat kapital och för fältbeskrivning se rubrik Fältbeskrivning Steg 5 Budget balanserat kapital. 5.6 Avstämning prognos Bilden 7500 Prognos att signera skrivs ut för bokslutsenheten i pdf-format signeras, skannas och sänds till ekonomiredovisning@liu.se tillsammans med tertial-kommentarerna. Bilden hittar du i fliken 7 Budget o progn i mappen 750 Prognos. Avstämningsbilderna i prognosmodulen uppdateras löpande när någon publicerar/sparar prognosen. Prognosen blir synlig under Beslutsstöd\Uppföljning\Frågor & Analys när den centrala administratören har satt defsatt prognosen. Nedan finns tillgängliga avstämningsbilder beskrivna.

46(58) P00 Avstämning prognos Bilden visar prognosens resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i tabellen efter behov. P00 Avstämning avskrivn och restvärde Bilderna visar avskrivningar och restvärden på befintliga, aktiverade pågående och nya anläggningar. För att sammanställa en total bild exporterar du alla tre flikarna till excel och klistrar in dem i mallen Instruktion prognos avst Inv_avskr. Markera hela bladet blad för blad och klistra in i respektive flik, det är viktigt att kolumnerna hamnar i rätt ordning för att första fliken automatiskt ska summera korrekt. Första fliken Rapport används för att sammanställa bokslutsenhetens investeringsprognos, här finns en mall för att fylla i specifikationen av större investeringar. P00 Avstämning prognos Bal. kap Bilden visar prognostiserat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av: Utfall årets ingående balanserade kapital + årets prognos resultat = årets utgående balanserade kapital Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att: Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott. Ett positivt resultat innebär överskott.

47(58) 6 Korrigera budget/prognos källa BUDK/PROGK För att kunna korrigera på topp när alla enheter är låsta krävs behörighet BPA Lokal administratör 1. Korrigera resultatet. 2. Öppna alla enheter (från gul till grön status) för att kunna: a. Räkna om OH per AKT. b. Räkna om OH per VSH/FAK. c. Räkna om balanserat kapital. 3. Lås och stäng alla enheter. Korrigering på topp görs på en helt egen källakod och en ny budget/prognos verifikation vilket betyder att det som registreras här läggs till som ett tillägg till redan gjord budget/prognos. I bilden finns inga hjälpmedel för beräkningar som t.ex. IT-abonnemang, OH-kostnader utan allt registreras direkt i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera i kolumnen Budget ÅÅÅÅ BUDK/Prognos ÅÅÅÅ-MM PROGK. 3. Klicka på Spara. 4. Gå tillbaka till budget/prognos och öppna aktuella enheter. Uppdatera OH i steg INT/KOSTN AKT. 5. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN AKT på första aktuella enhet. 6. Gå till flik B00 OH-beräkning budget AKT/ P00 OH-beräkning budget AKT. 7. Klicka på Spara och gå till flik B00 OH-beräkning publicera AKT/P00 OHberäkning publicera AKT.

48(58) 8. Klicka på Spara. 9. Gå tillbaka till flik B00 Budget intäkter/kostnader AKT/P00 Prognos intäkter/kostnader AKT. 10. Bläddra fram nästa enhet genom att klicka på pil upp, repetera från punkt 6 till dess att du uppdaterat samtliga enheter. Uppdatera OH i steg INT/KOSTN VSH/FAK. 11. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN VSH/FAK på första aktuella enhet 12. Upprepa samma moment som punkt 6-10 i bilderna INT/KOSTN AKT. Uppdatera balanserat kapital. 13. Gå in i steg balanserat kapital på första aktuella enhet. 14. Klicka på Spara och bläddra till nästa enhet, klicka på Spara osv. Lås och stäng alla enheter. Observera att för budget behöver du sätta BUDK-verifikatet till definitivt, för PROGK görs den uppdateringen av central administration.

49(58) 7 Administrera lokal administration 7.1 Lokal admin/start Innan budgetarbetet påbörjas behöver den lokala administratören uppdatera tabellerna i mappen Lokal admin/start 1. B00 Reg lönerevision per enhet styr enhetens generella lönepåslag i procent per anställd, dvs olika enheter kan ha olika lönepåslag. Vid budgetering i personalbilden, kan lönepåslaget justeras för enskilda individer till ett värde skilt från 0,00 %, dvs. det minsta lönepåslaget är +/-0,01 %. 2. B00 Reg pris fasta lokaler per enhet styr enhetens lokalkostnad per person för fasta lokaler som t.ex. kontorsrum, dvs. olika enheter kan ha olika prislappar. Vid budgetering i personalbilden, kan lokalkostnaden för enskilda individer justeras.

50(58) 7.1.1 Registrera lönerevision 1. Öppna B00 Reg lönerevision per enhet. 2. Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *. 3. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan. 4. Fyll i procent med 2 decimaler. a. Lönerevision Rev 1 revision i oktober året före budgetåret, denna får genomslagskraft från januari dvs. hela budgetåret. b. Lönerevision Rev 2 revision i oktober aktuellt budgetår, denna får genomslagskraft i oktober, dvs. endast de tre sista månaderna i budgeten. 5. Klicka på Spara. 7.1.2 Registrera pris fasta lokaler per enhet 1. Öppna B00 Reg pris fasta lokaler per enhet. 2. Kontrollera att datumet är lika med budgetåret ÅÅÅÅ-01-01. 3. Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *. 4. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan. 5. Fyll i årskostnaden för fasta lokaler per person i kronor. 6. Klicka på Spara.

51(58) 7.2 Lokal admin/ändra OH procent När budgeteringen av verksamhetsstöd och kärnverksamhet är klar ska du stämma av att OH-nycklarna ger en korrekt utfördelning av OH-kostnaderna för såväl, central-, fakultets- och institutions-oh. Bilderna för justering av OH ligger i mappen Lokal admin/ändra OH procent. 1. B00 Reg korr proc OHC styr procenten för central-oh. Här ser du befintlig OH-procent, beslutad central OH-kostnad, budgeterade kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den OH-procent som ska gälla för central-oh. 2. B00 Reg korr proc OHF styr procenten för fakultets OH. Här ser du befintlig OH-procent, beslutad fakultets OH-kostnad, budgeterade kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den OH-procent som ska gälla för fakultets-oh. 3. B00 Reg korr proc OHI styr procenten för institutions-oh. Här ser du befintlig OH-procent, institutionens budgeterade fördelningsbas kärnv (exkl. stöd), budgeterat resultat för institutionens stödverksamhet.

52(58) 7.2.1 Registrera korrigering central OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHC. 2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för central OH. a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör. 3. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 4. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för central OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 6. Klicka på Spara. 7. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.

53(58) 7.2.2 Registrera korrigering fakultets OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHF. 2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för fakulteternas OH. a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör. 3. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 4. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för fakulteternas OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 6. Klicka på Spara. 7. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.

54(58) 7.2.3 Registrera korrigering institutions OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHI. 2. Klicka på Ändra. 3. Fördela om nettokostnaden för stödet från stöd och ut per fakultet och Finab. Summan av fördelningen ska bli noll, se exempel i ovanstående bild. 4. Klicka på Spara. 5. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 6. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 7. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för institutionens OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 8. Klicka på Spara. 9. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.

55(58) 7.2.4 Fältbeskrivning Lokal Admin/Ändra OH procent B00 Reg korr proc OHC, OHF och OHI Kolumn Förklaring Finab Finansieringsform anslag (a) och bidrag (b) Procent Aktuell OH-procent för kombinationen inst., fak & Finab Inst förd.bas Inst. Budget OH-grundande kostnadsslag Netto- kostn Kostnad för central eller faktulteternas stödverksamhet Proc Beräknad Nettokostnad/Inst förd.bas Registrera den OH-procent som ska gälla. Räkna därefter om alla Korr proc OH- och efterföljande bilder Bild OHI: Inst. Budget OH-grundande kostnadsslag för all Inst förd.bas Kärnv verksamhet exklusive stöd. Netto-kostn Stöd Bild OHI: Institutionens stödverksamhets nettokostnad (resultat). Fördeln nettokostn stöd Bild OHI: I denna kolumn ska nettokostnad Stöd fördelas bort från stöd till kärnverksamheten mellan faktulet och Finab. 7.2.5 Räkna om budgeterade OH-kostnader Om/när du har registrerat förändringar av central-, fakultets eller institutions-oh procent måste du gå tillbaka till registreringsbilderna och räkna om OHkostnaderna samt det balanserade kapitalet. Ett tips är att du registrerar färdigt dina förändringar av OH på alla tre nivåerna innan du går tillbaka och räknar för att slippa göra om proceduren med att räkna om flera gånger, eftersom du måste räkna om efter det att du har gjord den sista korrigeringen av OH. 1. Öppna institutionens samtliga enheter i bilden B00 Status budget Enh, se vidare under Lokal admin/ändra status. 2. Gå till Startbild budget. 3. Öppna Steg 2 INT/KOSTN AKT för institutionens första (översta) enhet. 4. Gå till flik 3 B00 OH-beräkning budget AKT. a. Klicka på Spara. b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt. c. Klicka på Spara. d. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga enheter. 5. Gå till flik 4 B00 OH-beräkning publicera AKT. a. Klicka på Spara. b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt. c. Klicka på Spara.

56(58) d. Fortsätt till dess att du har sparat publiceringen av institutionens samtliga enheter. 6. Gå tillbaka till Startbild budget. 7. Öppna Steg 3 INT/KOSTN VSH/FAK för institutionens första (översta) enhet. 8. Gå till flik 3 B00 OH-beräkning budget VSH/FAK. a. Klicka på Spara. b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt. c. Klicka på Spara. d. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga enheter. 9. Gå till flik 4 B00 OH-beräkning publicera VSH/FAK. a. Klicka på Spara. b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt. c. Klicka på Spara. d. Fortsätt till dess att du har sparat publiceringen av institutionens samtliga enheter. 10. Gå tillbaka till Startbild budget. 11. Öppna Steg 5 BALANSERAT KAPITAL för institutionens första (översta) enhet. a. Klicka på Spara. b. Bläddra till nästa Enhet genom att klicka på pil uppåt. c. Klicka på Spara. d. Fortsätt till dess att du har sparat institutionens samtliga enheter. 12. Gå tillbaka till B00 Status budget Enh för att låsa enheterna igen, se vidare under Lokal admin/ändra status. 7.2.6 Registrera kreditposten för utfördelad OH Detta görs när prognosen/budgeten är klar och du vet vilken summa du behöver fördela ut. Välj först om du vill göra den på en unik aktivitet eller om du vill fördela ut utan aktivitet dvs. VSH/FAK. Beroende på ditt val väljer du att för aktuell enhet gå in på bild P00 Prognos intäkter/kostnader AKT P00 Prognos intäkter/kostnader VSH/FAK a. Borra dig ner på KI02 I5124 OH-kostn ex. OH semsk. förändr

57(58) 1. Klicka på knappen ändra 2. Registrera krediteringen på önskat konto 579XX 7.3 Lokal admin/ändra status 7.3.1 Ändra och följa upp status Under mappen Lokal admin/ändra status finns bilderna för att låsa och öppna enheter för registrering. Alla enheter är per default öppna när en budget eller prognosprocess börjar. Den som registrerar budget bör ha låst sina enheter direkt i Startbild budget för att markera att de är klara.