Upphandling av Webbbaserat system för Ledningsanvisning i Sverige Diarienr 08-1831
Innehåll 1 OM PTS... 5 2 UPPHANDLINGENS SYFTE... 5 3 UTESLUTNINGSGRUNDER FRÅN DELTAGANDE I UPPHANDLINGEN... 6 4 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA, TEKNISKA OCH YRKESMÄSSIGA KAPACITET... 7 4.1 EKONOMISK KAPACITET... 7 4.2 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET... 8 4.3 INTYG... 10 5 KRAV PÅ UPPDRAGET...10 6 KOMMERSIELLA VILLKOR...10 6.1 PRIS, BETALNING MM... 10 6.2 KOMMERSIELLA VILLKOR... 10 7 UTVÄRDERING...10 7.1 UTVÄRDERINGSMETOD... 10 8 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDET...13 8.1 UPPHANDLINGSFORM... 13 8.2 TIDSFRISTER (SISTA ANBUDSDAG OCH BINDANDE T.O.M. DAG)... 13 8.3 ANTAL EXEMPLAR... 13 8.4 SPRÅK... 13 8.5 BEKRÄFTELSE... 13 8.6 FRÅGOR... 13 8.7 UNDERRÄTTELSE OM TILLDELNINGSBESLUT... 14 8.8 SEKRETESS... 14 8.9 UNDERTECKNANDE, BEHÖRIG FIRMATECKNARE... 14 8.10 ALLMÄNT... 14 8.11 INLÄMNANDE AV ANBUD... 15 1 BILAGA 1 KRAVSPECIFIKATION LEDNINGSANVISNINGSSYSTEM ELLA...16 1.1 VERKSAMHETSBESKRIVNING... 16 1.2 OMFATTNING... 16 1.3 KRAV PÅ GENOMFÖRANDE... 17 1.4 ROLLER I ELLA... 18 1.5 GRUNDLÄGGANDE KRAV PÅ ELLA... 20 1.6 FUNKTIONSBESKRIVNING... 22 1.7 SÄKERHETSFUNKTIONER... 31 1.8 KRAV PÅ DOKUMENTATION... 33 1.9 UTBILDNING (OPTION)... 35 1.10 TESTMILJÖ... 35 1.11 SYSTEMDRIFT (OPTION)... 36 1.12 ANVÄNDARSTÖD (OPTION)... 40 2 BILAGA 2 AVTAL...42 2.1 AVTALETS SYFTE... 42 2.2 AVTALSBILAGOR... 42 2.3 DEFINITIONER... 42 2.4 AVTALETS OMFATTNING... 42 Post- och telestyrelsen 2
2.5 AVTALSPERIOD... 43 2.6 ÅTAGANDETS UTFÖRANDE... 43 2.7 KONTAKTPERSONER... 43 2.8 PRISLISTA ELLA MED TILLHÖRANDE TJÄNSTER OCH OPTIONER... 43 2.9 MERVÄRDESSKATT... 43 2.10 PRISVILLKOR ELLA OCH TJÄNSTER OCH OPTIONER... 43 2.11 RÄTTIGHETER TILL LEVERERAT ELLA M.M... 44 2.12 RATIONALISERINGAR OCH EFFEKTIVISERINGAR... 45 2.13 PERSONAL... 46 2.14 UNDERLEVERANTÖRER... 46 2.15 LEVERANSVILLKOR... 46 2.16 LEVERANSTID... 47 2.17 TJÄNSTER... 47 2.18 LEVERANSPROV... 47 2.19 PROVDRIFT... 48 2.20 LEVERANSFÖRSENING... 49 2.21 FAKTURERING... 49 2.22 BETALNINGSVILLKOR... 50 2.23 FELANSVARSÅTAGANDE... 50 2.24 UNDERHÅLLSAVTAL... 52 2.25 TILLGÄNGLIGHET TILL ELLA... 52 2.26 FÖRÄNDRINGAR AV ELLA... 53 2.27 AVTAL OM SYSTEMDRIFT... 53 2.28 AVTAL OM ANVÄNDARSTÖD... 53 2.29 PARTSOBEROENDE... 53 2.30 SEKRETESS... 54 2.31 SÄKERHET... 54 2.32 RÄTTSINTRÅNG... 54 2.33 INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING... 55 2.34 FORCE MAJEURE... 55 2.35 ANSVAR... 55 2.36 FÖRSÄKRINGAR... 55 2.37 ERSÄTTNING I DET FALL SKALL ELLER BÖR KRAV INTE UPPFYLLS... 56 2.38 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL... 56 2.39 LEVERANTÖRENS MEDVERKAN VID UPPHÖRANDE AV AVTAL... 56 2.40 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG... 56 2.41 LAGAR OCH BESTÄMMELSER... 57 2.42 AVSTEG FRÅN AVTALADE VILLKOR... 57 2.43 UPPSÄGNING AV AVTAL... 57 2.44 TVIST... 57 2.45 AVTALETS OMFATTNING OCH IKRAFTTRÄDANDE... 57 3 BILAGA 3 DEFINITIONER...58 4 BILAGA 4 SYSTEMDRIFTSAVTAL...59 4.1 ALLMÄNT... 60 4.2 FÖRETAGETS DRIFTÅTAGANDE... 60 4.3 TILLGÄNGLIGHET TILL ELLA... 61 4.4 INSTÄLLELSE OCH FELAVHJÄLPNINGSNIVÅER... 61 4.5 TILLHANDAHÅLLEN IT MILJÖ... 61 4.6 UPPDRAGETS OMFATTNING OCH INNEHÅLL... 62 4.7 FÖREBYGGANDE UNDERHÅLL... 62 4.8 RUTINER FÖR FELANMÄLAN... 62 4.9 STATISTIK... 63 4.10 FÖRETAGETS ADMINISTRATÖRSRÄTTIGHETER... 63 Post- och telestyrelsen 3
4.11 DOKUMENTATION... 63 4.12 AVTALSTID... 63 4.13 FÖRLÄNGNING AV AVTAL... 63 4.14 UPPSÄGNING... 64 4.15 JUSTERING AV AVTALADE TILLGÄNGLIGHETSNIVÅER... 64 4.16 PRISER... 64 4.17 ANSVAR... 64 5 BILAGA 5 ANVÄNDARSTÖDSAVTAL...65 5.1 ALLMÄNT... 66 5.2 FÖRETAGETS ÅTAGANDE AVSEENDE ANVÄNDARSTÖD... 66 5.3 MASKINUTRUSTNING OCH PROGRAMVAROR... 66 5.4 TILLGÄNGLIGHET TILL ANVÄNDARSTÖD... 66 5.5 STATISTIK... 66 5.6 RÄTTIGHETER TILL PROGRAMVARA OCH DATA... 67 5.7 PERSONUPPGIFTER... 67 5.8 DOKUMENTATION... 67 5.9 AVTALSTID... 67 5.10 FÖRLÄNGNING AV AVTAL... 67 5.11 UPPSÄGNING... 67 5.12 PRISER... 68 5.13 ANSVAR... 68 6 BILAGA 6 CHECKLISTA...69 7 BILAGA 7 FÖRLAGA, REFERENSUPPDRAG ANBUDSGIVANDE FÖRETAG...73 8 BILAGA 8 FÖRLAGA, REFERENSUPPDRAG PROJEKTLEDARE...74 9 BILAGA 9 SANNINGSFÖRSÄKRAN...75 10 BILAGA 10 BEGÄRAN/SVAR OFFENTLIGA UPPGIFTER (SKV 4820)...76 11 BILAGA 11 MALL FÖR ANBUDSPRIS...77 11.1 INLEDNING... 77 11.2 ELLA, KOMPLETT ENLIGT STÄLLDA KRAV.... 77 11.3 UNDERHÅLLSAVTAL... 79 11.4 SYSTEMDRIFTAVTAL... 79 11.5 ANVÄNDARSTÖDSAVTAL... 79 11.6 MODUL FÖR E LEARNING?... 80 11.7 OPTIONER... 80 11.8 TILLKOMMANDE KONSULTARBETE... 80 Post- och telestyrelsen 4
1 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar tele-, IT-, radio- och postområdena. PTS verkar för att alla i Sverige skall få tillgång till goda och prisvärda kommunikationer. Inom PTS har vi tre mål för vårt arbete: - marknaderna för tele, IT, radio och post skall fungera väl - resurser som t.ex. frekvensutrymmet skall utnyttjas effektivt - konsumenternas intresse skall tas tillvara För att nå våra mål arbetar vi bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom våra områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. Post- och telestyrelsen har cirka 200 anställda varav de flesta arbetar vid huvudkontoret som är beläget i centrala Stockholm. Mer information om PTS finns på www.pts.se. 2 Upphandlingens syfte I Sverige finns ett stort antal innehavare av nedgrävda kanalisationer för el- och telekablar och rör m.m. En stor innehavare av denna typ av infrastruktur är t.ex. TeliaSonera som har cirka 54 000 km optofiberkabel i sitt nationella nät. Enligt TeliaSoneras uppgifter inträffade 16 000 skador på teleanläggningar under 2004. Huvuddelen av dessa utgjordes av kabelavgrävningar, vilket innebär cirka 75 skador per arbetsdag i hela landet. Skadorna för de som berörs direkt eller indirekt av avbrott kan beräknas till mångmiljonbelopp. För att undvika kabelavgrävningar kan den som äger en kabel markera på karta eller i terräng var denna kabel är belägen. Detta görs oftast på kommunal nivå genom s.k. ledningsanvisning. Det finns dock 290 kommuner i Sverige och en mängd olika innehavare av kablar och andra typer av nedgrävda kanalisationer vilket gör det svårt för projekterare och grävare att få kontakt med de ledningsägare som berörs av ett visst arbete. Upphandling av ett Webbaserat system för ledningsanvisning nedan benämnt ELLA, skall genomföras med PTS som beställare. Systemet skall täcka hela Sverige och skall kunna fungera som en enda kontaktpunkt för de som behöver få kontakt med ledningsägare, vilket skall leda till att antalet avbrott orsakade av avgrävningar reduceras till gagn för såväl ledningsägare som entreprenörer och tredje man. Samhällets krishanteringsförmåga stärks också långsiktigt då risken för avbrott i kritisk infrastruktur minskar. En arbetsgrupp, med representanter från ledningsägare, har deltagit i arbetet med att formulera kraven på ELLA. Post- och telestyrelsen 5
Upphandlingen omfattar leverans av ett Webbaserat system för ledningsanvisning (ELLA) PTS skall därutöver, som optioner, har möjlighet att avropa följande tjänster knutna till ELLA. I kravspecifikationen angivna optioner för ELLA Underhåll av ELLA inklusive uppdateringar och nya versioner Systemdrift Användarstöd Anbud skall lämnas på samtliga i upphandlingen ingående system och tjänster. PTS är enligt uppdrag från regeringen finansiär för denna upphandling. Ledningsanvisning är inte en myndighetsuppgift. PTS kommer därmed att överlåta ägandet och avtal rörande ELLA till en partssammansatt organisation som blir förvaltningsorganisation. Formen för denna organisation är ännu ej fastställd men den kommer att styras av en styrelse eller råd med representanter för ledningsägare, användare och berörda myndigheter. Tidpunkter för denna överlåtelse är inte fastställd. Avtal skall tecknas med en anbudsgivare. Anbudsgivare har inte möjlighet att lämna alternativt anbud. Text som i förfrågningsunderlaget är markerad med kursiv stil utgör information till anbudsgivaren och kommer inte att finnas med i det slutliga avtalet. 3 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Ett anbud från leverantör som är föremål för följande omständigheter kommer inte att prövas; 1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. Bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. Bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. Penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella syste- Post- och telestyrelsen 6
met används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. 5. Leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 6. Leverantören är föremål för anbud om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 7. Leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 8. Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. När leverantören är en juridisk person utesluts leverantören om en företrädare för den juridiska personen, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkt 1-4 ovan. Leverantören äger heller inte rätt att anlita underleverantör som är föremål för uppräknande omständigheter. Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar: a. Anbudsgivarens egen bekräftelse att företaget inte är föremål för någon av ovan uppräknade omständigheter genom undertecknande av sanningsförsäkran i Bilaga 9 till detta förfrågningsunderlag. PTS kan komma att kontrollera att anbudsgivaren inte gjort sig skyldig till under punkt 8 angiven omständighet. 4 Anbudsgivarens ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet 4.1 Ekonomisk kapacitet 4.1.1 Årsomsättning Anbudsgivaren skall ha en sådan resursbas, att anbudsgivaren kan fullgöra de åtaganden som följer av avtalet. Anbudsgivaren skall kunna bedriva utveckling av det efterfrågade systemet ELLA upp till ett år innan full betalning erhålls, därmed krävs att anbudsgivaren skall ha tillgång till ekonomiska resurser som svarar mot avtalets omfattning och innehåll. Anbudsgivaren skall därmed under de två senast avslutade räkenskapsåren ha uppnått en årlig årsomsättning om lägst 15 000 000 SEK för den del av verksamheten som svarar för leverans av IT-system med tillhörande tjänster. 4.1.2 Soliditet I kravet på årsomsättning ingår att anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas enligt den senast avslutade och fastställda årsredovisningen, där soliditeten skall vara minst 20 procent. I det fallet endast lägre nyckeltal kan redovisas, skall anbudsgivaren ändå anses ha uppfyllt kravet om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring och/eller säkerhet, att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet och resursbas. Post- och telestyrelsen 7
Som underlag för uträkning av nyckeltal skall följande formel användas: Soliditet: (Eget kapital + 0,72 * Obeskattade reserver) / (Tillgångar totalt) b c Anbudsgivare skall i anbudet: Redovisa hur stor del av årsomsättningen (i SEK) som under de två senast avslutade verksamhetsåren avsett tjänster knutna till leverans av IT-system med tillhörande tjänster. Redovisningen dokumenteras genom att en kopia av senast fastställda årsredovisning bifogas anbudet. Redovisa att ovan ställda nyckeltalskrav uppfylls för anbudssökande företag eller - om så inte är fallet - lämna den efterfrågade förklaringen till detta med uppgift om eventuella förändringar under innevarande verksamhetsår. 4.2 Teknisk och yrkesmässig kapacitet 4.2.1 Anbudsgivaren Anbudsgivaren skall under de senaste två åren ha genomfört projekt som innehållit design, dimensionering, utveckling och drift av webbaserade system för minst 50 samtidiga användare med följande funktioner: GIS/karthantering ärendehanteringssystem, säkerhetslösningar inkluderande exempelvis inloggning, behörighetskontroll, lösenordshantering Dock behöver alla delar inte samtidigt ha ingått i ett projekt. Minst en leverans, som av anbudsgivaren åberopas som referens, skall vara leveransgodkänd och drifttagen av den angivna externa kunden. Anbudsgivande företag (den juridiska personen), eller om det avser ett konsortium, något av de företag som ingår i konsortiet, skall ha varit avtalspart mot angiven extern referenskund. Åtagandet får ha genomförts med stöd av underleverantörer anlitade av det avtalsslutande företaget. d Anbudsgivare skall i anbudet lämna följande redovisning: En beskrivning av uppdragets/-ens omfattning och innehåll. Minst ett uppdrag skall redovisas men anbudsgivare har möjlighet att redovisa ytterligare uppdrag. Redovisningen skall innehålla en beskrivning av de tillämpade rutiner och de arbetsuppgifter som ingått i åtagandet. Redovisningen skall vara så utförlig att det framgår att ställda krav enligt ovan uppfylls. Uppdragsgivaren skall genom sin underskrift bekräfta att redovisningen är rättvisande. Som underlag för redovisningen används Bilaga 7. 4.2.2 Anbudsgivarens personal Anbudsgivaren skall tillhandahålla en projektledare med adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens för detta uppdrag. Med projektledare avses en person som svarar för ledning och styrning av avtalat åtagande. Projektledarens utbildningsoch yrkeskvalifikationer skall anges i Curriculum Vitae och bifogas anbudet. Post- och telestyrelsen 8
Anbudsgivaren skall tillhandahålla en systemarkitekt med adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens för detta uppdrag. Med systemarkitekt avses en person med uppgift att omsätta användarens krav till ett underlag som kan användas av systemutvecklare och programmerare vid systemanpassningar och, i förekommande fall, nyutveckling av systemfunktionalitet. Anbudsgivaren skall tillhandahålla en webdesigner med adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens för detta uppdrag. Med webdesigner avses en person med erfarenhet av att skapa användargränssnitt för visning på skärm till webbplatser eller motsvarande presentationsgränssnitt. Övrig personal som anbudsgivaren använder för att fullgöra uppgifter som ingår i åtagandet skall inneha adekvat utbildning och erfarenhet omfattande de komponenter och arbetsuppgifter som ingår i åtagandet samt de eventuella nya eller vidareutvecklade tekniker och produkter som tillkommer under avtalstiden. Personerna skall inneha en teoretisk utbildning för arbetsuppgiften motsvarande lägst treårig gymnasieskola. Den personal som anbudsgivaren erbjuder skall, där arbetsuppgiften så motiverar, ha genomgått av tillverkaren föreskriven certifieringsutbildning i det fall detta är ett krav för att hård- och mjukvarutillverkarens garantier, underhållsåtaganden eller motsvarande skall kvarstå oförändrade. Samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, mellan anbudsgivarens projektledare och PTS skall ske på svenska. För ovan redovisad projektledare, systemarkitekt och webdesigner skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får även i övrigt inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. e f g h i Anbudet skall innehålla: Redovisning av vilka namngivna personer som anbudsgivaren avser att använda som projektledare, systemarkitekt och webdesigner. Curriculum Vitae som redovisar projektledarens, systemarkitektens och webdesignerns kunskapsbakgrund. Curriculum Vitae ska innehålla namn, teoretisk utbildning, yrkeserfarenhet samt en förteckning över uppdrag av motsvarande som utförts hos namngivna externa uppdragsgivare efter den 1 juli 2004. Referensuppdrag avseende projektledaren. Redovisningen skall omfatta två framgångsrika uppdrag utförda hos extern uppdragsgivare och innehålla en beskrivning av uppdragets art och omfattning. Minst ett av uppdragen skall verifieras genom att uppdragsgivaren genom sin underskrift bekräftar att redovisningen är rättvisande. PTS kan i samband med prövningen av anbudet komma att kontrollera de uppgifter som lämnats av anbudsgivaren. Som underlag för redovisningen skall Bilaga 8 användas. Beskrivning av på vilket sätt anbudsgivaren säkerställer att erforderliga resurser avseende projektledaren och systemarkitekt finns tillgänglig om de föreslagna personerna av något skäl inte kan fortsätta sitt arbete. Redovisning av övriga personalresurser som krävs för att fullgöra de arbetsuppgifter som ingår i uppdraget. Redovisningen ska visa att anbudsgivaren har tillgång till de resurser som krävs för att utföra hela åtagandet. Post- och telestyrelsen 9
4.3 Intyg 4.3.1 Registreringsbevis och skattekontroll Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantör för att utföra delar av åtagandet skall även underleverantör uppfylla detta krav. Anbudsgivaren eller av denne anlitad underleverantör får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter. Anbudsgivare skall som bevis på att kraven uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar avseende det egna företaget och eventuella underleverantörer: j Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (i Sverige Bolagsverket för aktiebolag med flera). För utländska anbudsgivare bifogas liknande registreringsbevis från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. k Blanketten Begäran/Svar offentliga uppgifter SKV 4820 se Bilaga 10 för svenska anbudsgivare. Eftersom blanketten endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare insända dokumentation som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av motsvarande art. Intyget får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 5 Krav på uppdraget Se kravspecifikation bilaga 1. 6 Kommersiella villkor 6.1 Pris, betalning mm Bifogade avtal skall gälla. 6.2 Kommersiella villkor Bifogade avtal enligt Bilaga 2 skall gälla. l Anbudet skall innehålla: Bilaga 2, Avtal, anbudsgivaren skall genom underskrift bekräfta att anbudsgivaren är beredd att ingå upphandlingskontrakt med PTS på villkor angivna i Avtalet samt i anbudet erbjudna priser. 7 Utvärdering 7.1 Utvärderingsmetod Utvärderingen av inkomna anbud genomförs i tre steg. Inledningsvis genomförs en prövning av att anbudet uppfyller samtliga ställda krav på leverantören. Däref- Post- och telestyrelsen 10
ter prövas att anbudet uppfyller ställda krav på ELLA med tillhörande tjänster enligt Bilaga 1, Kravspecifikation, att de kommersiella krav som anges i Bilaga 2, Avtal accepterats och bifogats samt att priser lämnats i enlighet med förutsättningarna i Bilaga 11, Mall för anbudspris. De anbud som visat att samtliga dessa krav är uppfyllda genomgår därefter en utvärdering enligt nedanstående förutsättningar. Utvärderingen syftar till att PTS ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till uppställda utvärderingskriterier. Utvärderingsmodellen innebär att uppfyllande av bör-krav reducerar anbudspriset i utvärderingsmodellen med ett värde motsvarande andelen uppfyllda bör-krav. Den inbördes viktningen mellan kriterierna innebär att det anbud som uppfyller samtliga bör-krav erhåller maximal reducering vilken uppgår till 20 procent av anbudets sammanräknade pris. Utvärderingen innebär att uppfyllande av bör-krav kontrolleras samt att anbudspriser förtecknas och kontrolleras samt utvärderas enligt nedanstående modell. 7.1.1 Utvärderingskriterier För denna upphandling kommer följande utvärderingskriterier att användas vid anbudsutvärderingen för att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Pris Uppfyllande av bör-krav 7.1.2 Tillvägagångssätt Utvärderingen baseras på att utvärderingskriterierna åsätts ett numeriskt värde. Beräkningsmodellen innebär att de av anbudsgivaren lämnade priserna på ELLA och tillhörande tjänster vid uträkningen av utvärderingspriset kan reduceras beroende på graden av börkravsuppfyllelse. Hur utvärderingspriset räknas fram framgår nedan. Följande underlag kommer, för respektive anbud, att användas för beräkningarna. Underlag för att beräkna utvärderingspriset Priset baseras på följande beräknade totalpris för ELLA samt övriga i upphandlingen inkluderade tjänster och optioner enligt de förutsättningar som angivits i Bilaga 11, Mall för anbudspris. Utvärderingspriset består av följande priser: Priset för ELLA inklusive samtliga optioner och bör-krav. Underhållsavtal under två år (under de första året gäller felansvar vars kostnad är inkluderad i ovanstående pris för ELLA). Systemdrift under tre år Användarstöd under tre år baserad på ett månatlig nyttjande om 100 timmar per månad. Post- och telestyrelsen 11
Notera att underlaget för utvärderingspriset utgör en uppskattning av bedömt behov av de aktuella tjänsterna och att de faktiska behoven kan avvika från dessa. PTS kan därmed inte lämna några bindande utfästelser om kommande avrop eller volymer. Underlag för att beräkna poäng för uppfyllelse av bör-krav I Bilaga 1, Kravspecifikation, har ett krav angivits som en önskvärd funktionalitet vilket markerats genom ordet bör. Om bör-kravet uppfylls erhåller anbudet 10 poäng i anbudsutvärderingen. 7.1.3 Beräkningsmodell för utvärderingen Följande kalkyl kommer att användas som underlag för beräkning av utvärderingspriset. Den inbördes vikten mellan utvärderingskriterierna baseras på följande kalkyl: Utvärderingspris= Summan av *-markerade priser enligt Bilaga 11, Mall för anbudspris [(Pris enligt bilaga 11) x 0,20 x uppfyllda bör-krav dividerat med 10 poäng] 7.1.4 Exempel på hur utvärderingsmetoden används Följande exempel är baserat på samma utvärderingskriterier som de som används i denna upphandling. Anbud A erbjuder ett system som inte uppfyller bör-kravet. Priset är 2 250 000 SEK. Anbud B erbjuder ett system som uppfyller bör-kravet. Priset är 2 600 000 SEK. Vid utvärderingen får anbuden följande poäng för bör-krav. Anbud A Bör-krav 0 10 Summa: 0 10 Anbud B Resultat: Anbud A: Får inget avdrag på priset för uppfyllda bör-krav enligt kalkyl: 2 250 000 x 0,20 0 10 = 0 Anbud B: Får ett prisavdrag beroende på att bör-kravet uppfylls enligt kalkyl: 2 600 000 x 0,20 10 10 = 520 000 Utvärderingspriserna beräknas sedan enligt följande: Anbud A: 2 250 000 0 SEK = 2 250 000 SEK Post- och telestyrelsen 12
Anbud B: 2 600 000 520 000 SEK = 2 080 000 SEK Utvärderingsresultatet innebär att anbud B antas då det efter genomförd utvärdering erbjuder det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om två anbud vid utvärderingen får exakt samma utvärderingspris kommer det anbud som uppfyller flest bör-krav att antas. 8 Allmänna förutsättningar för anbudet 8.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 4 kap 1. Förhandling är inte tillåten i denna upphandlingsform. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. 8.2 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag) Skriftligt anbud skall vara PTS tillhanda senast den 16 april 2008 och skall vara bindande till och med den 31 december 2008. 8.3 Antal exemplar Anbud och informationsmaterial önskas i x exemplar, ett original och x kopior. Handlingar och intyg enligt punkterna 4.1 och 4.3 kan lämnas i ett exemplar. 8.4 Språk Anbud skall avlämnas på svenska. All dokumentation och korrespondens i ärendet skall ske på svenska 8.5 Bekräftelse Anbudsgivaren bekräftar i anbudet att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras, genom att fylla i bifogad checklista, Bilaga 6. 8.6 Frågor Frågor ställs via e-post till Karin Peedu (karin.peedu@pts.se) snarast, dock senast den 8 april 2008. Samtliga frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS webbsida http://www.pts.se/upphandling/. Frågor publiceras avidentifierade. Anbudsgivare uppmanas att under anbudstiden regelbundet på PTS webbplats kontrollera om förtydligande information lämnats. Via hemsidan finns möjlighet att prenumerera på uppdateringar. 8.6.1 Presentation av anbud För att säkerställa att PTS uppfattat uppgifterna i anbuden korrekt kan det efter öppnandet av anbud komma att uppstå behov av en muntlig presentation, där anbudsgivaren, utan att innehållet i anbud förändras i sak, redogör för innehållet i Post- och telestyrelsen 13
lämnat anbud. Anbudsgivaren skall, inom fem dagar från när PTS så begär, kunna genomföra en sådan anbudspresentation. 8.7 Underrättelse om tilldelningsbeslut Beslut om vilket anbud som antagits fattas genom ett skriftligt tilldelningsbeslut. Så snart PTS fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan PTS och den anbudsgivare som enligt tilldelningsbeslutet tilldelats upphandlingskontrakt formaliseras genom slutande av upphandlingskontrakt, som undertecknas av båda parter. Avtalsbundenhet mellan PTS och den anbudsgivare som enligt tilldelningsbeslutet tilldelats kontraktet uppstår först genom slutande av upphandlingskontrakt, som undertecknas av båda parter. 8.8 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats enligt 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen (1980:100). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 8 kap. 10 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Anbudsgivare ges därför möjlighet att ange vilka uppgifter i anbudet som uppfattas som känsliga ur sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. PTS är dock alltid skyldig att företa en självständig sekretessprövning vid begäran om utfående av allmän handling. I sista hand har den som begärt att få ut uppgifter/handlingar från PTS alltid möjlighet att klaga på ett från PTS negativt beslut hos Kammarrätten i Stockholm.. 8.9 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall firmatecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. För utländska anbudsgivare skall behörigheten styrkas med dokument från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. 8.10 Allmänt Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS skall ha möjlighet att utvärdera anbuden är det av stor vikt att anbuden innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet upprättas i lika ordningsföljd som anbudsinfordran samt hänvisar till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. LOU medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivarna accepterar avtalet i ursprungligt Post- och telestyrelsen 14
skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget, kan komma att förkastas. 8.11 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Webbaserat system för ledningsanvisning, dnr 08-1831 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, men undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 25 februari 2008 Karin Peedu Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 15
1 Bilaga 1 Kravspecifikation ledningsanvisningssystem ELLA Inledande kommentarer: Kravspecifikationen innehåller skall- och börkrav. Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda för att anbudet skall medges möjlighet att delta i anbudsutvärderingen. Uppfyllandegraden av börkrav kommer vid anbudsutvärderingen att påverka anbudets utvärderingspris enligt förutsättningarna i avsnitt 7. Ett krav kan utgöra en option, dvs. utgöra en möjlighet för PTS att avropa som tillägg. Option som är angivna som skall skall prissättas i förlaga till prislista (bilaga 11). Option som är angivet som bör skall prissättas i det fall anbudsgivaren anger att kravet uppfylls. För vissa krav efterfrågas redovisningar av hur anbudsgivaren avser att uppfylla kravet. För dessa krav gäller att anbudsgivaren i anbudet skall redogöra för hur kravet uppfylls. De begärda redovisningarna är förtecknade i bilaga 11 förlaga till prislista. Samtliga börkrav följs av en siffra inom parentes. Siffran är 1, 2 eller 6 och anger vikten för kravet. 1.1 Verksamhetsbeskrivning Sverige saknar ett enhetligt sätt att hantera ledningsanvisning. Kraven på format m.m. skiljer mellan olika ledningsägare, vissa tar emot begäran på telefon, andra vill ha underlaget över e-post och ytterligare andra har webbaserade system. Genom införandet av ELLA förenklas arbetet både för de som begär ledningsanvisning och för ledningsägarna. De som begär ledningsanvisning kan hantera begäran på samma sätt oavsett vilket område som begäran avser. Ledningsägare slipper förfrågningar som ej berör dem och de får begäran om ledningsanvisning på ett enhetligt sätt och i format som möjliggör förenkling i det administrativa arbetet. Inledningsvis kan ledningsägare fortsätta att hantera ledningsanvisning på nuvarande sätt men ELLA ger möjlighet till betydande effektiviseringar. 1.2 Omfattning Denna kravspecifikation anger krav på Webbaserat system för ledningsanvisning, ELLA. Kraven avser Genomförande Funktioner Dokumentation Utbildning Tillhandahållande av testmiljö (för utbildning, leveransprov, uppgraderingar etc.) Funktioner angivna som optioner (skall-krav) Funktioner angivna som bör-krav (i det fall anbudet omfattar dessa) Underhåll av ELLA inklusive uppdateringar och nya versioner(option) Systemdrift av ELLA (option) Användarstöd för frågare och ledningsägare. (option) Post- och telestyrelsen 16
ELLA skall omfatta en portal från vilken man begär ledningsanvisning genom att i ett kartverktyg markerar det område som är aktuellt, en databas med uppgifter om vilka ledningsägare som finns i varje km-ruta, en analysfunktion som baserat på information ur databasen och det angivna området analyserar vilka ledningsägare som är berörda och vilka som inte är det en svarsfunktion som meddelar frågaren resultatet av analysen en meddelandefunktion som sänder begäran om ledningsanvisning vidare till berörda ledningsägare funktioner för personal i Användarstöd Ett ärendehanteringssystem med funktioner bland annat för klarmarkering, kvittens och påminnelser Öppna gränssnitt som möjliggör för att ledningsägare att integrera användning av ELLA med egna stödsystem för att effektivisera arbetet med ledningsanvisning. 1.3 Krav på genomförande 1.3.1 Projektplan Leverantörens samtliga åtaganden enligt denna kravspecifikation skall hanteras som ett leveransprojekt med en eller flera leveranser. a. Leverantören skall styra och samordna projektet enligt en dokumenterad projektmodell. b. Projektet (inklusive eventuella underleverantörers åtaganden. skall planeras, utföras, följas upp och ledas av Leverantören i samverkan med PTS. c. En projektplan skall tas fram av Leverantören. d. Projektplanen skall beskriva och reglera samtliga åtaganden. e. Projektplanen skall innehålla en tidplan med leveranser och övriga milstolpar f. Projektplanen skall innehålla en redovisning av projektorganisation. g. Definitiv projektplan skall redovisas för PTS i samband med avtalstecknandet. h. Leverantören skall anordna regelbundna projektmöten med redogörelser för arbetets förlopp och inför dessa föreslå dagordning. i. Varje möte skall dokumenteras av Leverantören med numrerade mötesprotokoll, innehållande åtgärds- och beslutslista. j. Leverantören skall samordna alla aktiviteter som utförs av underleverantörer. Kommentar: Preliminär projektplan skall redovisas och biläggas anbudssvaret. Projektplanen skall innehålla förslag på hur samverkan med PTS ska ske i olika faser i projektet. Projektplanen skall kombineras med en beskrivning som ger PTS en uppfattning om vilka typer av resurser som behöver tillhandahållas samt omfattningen av deras deltagande. Redovisningen skall omfatta samtliga delar av projektet inklusive test- och verifieringsfasen. Post- och telestyrelsen 17
1.3.2 Kvalitetsarbete Leverantören skall vid utförande av avtalat uppdrag tillämpa skriftligen dokumenterade rutiner som är i överensstämmelse med de förutsättningar som anges i Kvalitetssystemstandard SS-EN ISO 9000-3, Del 3, Riktlinjer för tillämpning av ISO 9001:1994 vid utveckling, leverans, installation och underhåll av programvara (ISO 9000-3:1997). Av Leverantören utfört åtagande avseende ELLA skall dokumenteras skriftligt. Dokumentationen skall utformas så att den kan användas som underlag för uppföljning av utförda åtaganden. Det skall i dokumentationen framgå vilken eller vilka personer som utfört de specifika arbetsuppgifterna. Under framtagningen av ELLA skall Leverantören svara för att ELLA och tillhörande dokumentation kontinuerligt genomgår dokumenterade kvalitetskontroller som säkerställer att ställda krav på ELLA uppfylls. 1.4 Roller i ELLA Detta kapitel definierar de roller som kommer att använda ELLA och vad dessa roller ska kunna utföra. 1.4.1 Frågare Den primära användaren av systemet är de som ska begära ledningsanvisning. Denna kategori som benämns frågare utgörs av personal på entreprenadfirma, byggbolag eller konsultbolag. Frågare skall med hjälp av ELLA kunna utföra följande: 1. Registrera sig som användare 2. Ställa frågor om ledningsanvisning3. 3. Se status på egna frågningar 4. Byta lösenord 5. Beställa nytt lösenord 1.4.2 Frågare admin Större organisationer kan hantera användaradministration i egen regi. För detta ändamål ska organisationen utse en Frågare admin. Syftet med denna roll är att avlasta ELLAs användarstöd och låta större organisationer administrera sina användare. Frågare admin skall kunna utföra följande: 1. Godkänna nya användare från den egna organisationen 2. Se, få, begära statistik för den egna organisationens användning 3. Ta bort användare 4. Vara mottagare av information från Användarstöd och Drift Post- och telestyrelsen 18
1.4.3 Frågare privat En privatperson skall kunna göra förfrågningar, i första hand inom egen fastighet. Frågare privat skall kunna göra följande: 1. Registrera sig, erhålla PIN-kod 2. Begära ledningsanvisning inom egen fastighet 3. Se status på förfrågan 1.4.4 Ledningsägare, registrering Ledningsägare skall se till att följande information är aktuell 1. I vilka km-rutor Ledningsägaren har ledningar 2. I vilket/vilka format man vill ha GIS-information i förfrågan 3. På vilka sätt som man kan lämna svar 4. Hur och på vilka adresser man vill ta emot förfrågningar 1.4.5 Ledningsägare, mottagning av förfrågan ELLA skall exportera bearbetningsbar information om ledningsanvisning till de ledningsägare som berörs av förfrågan. ELLA skall kunna sända förfrågan som e-post (html) och som fax. Vidare skall ELLA innehålla ett systemgränssnitt (typ webservices) till vilka ledningsägare på ett säkert sätt ska kunna ansluta sitt egna system för ledningsanvisning. 1.4.6 Prenumeranter Prenumeranter kan abonnera på frågor som ställs till systemet. I första hand avses här ledningsägare som av sekretess eller andra skäl inte vill svara på sedvanligt sätt. Funktionen kommer endast att tilldelas ett begränsat antal aktörer efter beslut i Förvaltningsorganisationen Prenumeranter skall: 1. Själv kunna välja områden för vilka han vill ha förfrågningar via ett webbgränssnitt. 2. Ändra lösenord och kontaktvägar 3. Tillsändas prenumerationsmeddelande som html-mail 1.4.7 Användarstöd I denna roll ingår att bistå Frågare och Ledningsägare i frågor som rör användning av ELLA. I ELLA skall ingå funktioner för denna roll enligt nedan. Post- och telestyrelsen 19
I denna roll ingår följande arbetsuppgifter: 1. Bistå användare i användningen av ELLA 2. På begäran från användare återställa lösenord 3. Undersöka status på en aktuell fråga 4. Upplysa om vilka som gräver i ett speciellt område inom ett visst tidsintervall 5. Förmedla information till Ledningsägares driftcentraler 6. Ta ut loggar och statistik om systemet, dess användning och funktion 1.5 Grundläggande krav på ELLA 1.5.1 Språk a. Språkstöd för svenska skall finnas i samtliga gränssnitt. b. Publik information, som inte kräver inloggning, skall finnas på engelska och svenska. c. Det skall som option vara möjligt att införa engelskt språkstöd i ELLA med möjlighet för varje användare att välja svensk eller engelsk version. 1.5.2 Generella krav på användargränssnitt a. Användargränssnitt skall vara intuitiva. b. En direkt åtkomlig, väl avgränsad hjälpfunktion skall finnas. c. Alla funktioner skall ha en hjälptext. d. Användargränssnittet bör (10) utformas med hänsyn till funktionshindrade och följa Vervas riktlinjer för 24-timmarsmynidgheten, se http://www.verva.se/verksamhetsstod/webb/vl24/ 1.5.3 Styrande principer för ELLA Flexibilitet och anpassningsbarhet är viktiga kriterier för en lyckad realisering. Därför gäller följande styrande principer för ELLA: a. Systemet skall vara uppbyggt av på den öppna marknaden tillgängliga standardprodukter. b. Systemet skall bygga på väl definierade gränssnitt, standardiserade protokoll och kännetecknas av hög redundans. c. Systemet skall vara anpassningsbart så att påverkan på integrerade delsystem vid ett eventuellt utbyte av komponenter eller införande av nya komponenter minimeras. d. Systemets ingående delar skall vara skalbara med avseende på kapacitet och prestanda och kunna anpassas till förändrade krav och ny teknik. e. Systemet skall tillägna sig den best practice som finns etablerad för liknande lösningar och tillvägagångssätt. f. Systemet skall utformas för att uppnå kostnadseffektivitet och förenklad administration. Post- och telestyrelsen 20