Granskning av budgetuppföljning, prognos utfall

Revisionsrapport* Granskning av budgetuppföljning, prognos utfall Täby kommun September 2007 Peter Sundström *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...4 3 Granskning av budgetuppföljning, prognos utfall...5 4 Bedömning...19 1

1 Sammanfattning På uppdrag av Täby kommuns förtroendevalda revisorer har Komrev, inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers, genomfört en granskning av budget- och prognossäkerhet i Täby kommun. Undersökta revisionsfrågor är: Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Det sker fyra ordinarie avstämningar mellan budget och prognos per år. Dessa fyra är: Budgetuppföljning i mars som redovisas i maj. Delårsrapport i juni som redovisas i september. Budgetuppföljning i september som redovisas i november. Bokslut den sista december som redovisas för KS i februari följande år. Alla fyra avstämningar skickas till och redovisas för KF. Komrevs bedömning är att granskade nämnder följer de centrala anvisningarna. De dokument Komrev granskat har en enhetlig struktur och undersökta nämnder visar prov på återrapporteringsdokument där de följer såväl ekonomistyrregler som de centrala anvisningarna. Av de nämnder vi granskat är det i princip endast gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden som haft en större avvikelse på senare år eftersom den mer än fördubblats från 4,6 procent 2005 till 9,7 procent 2006. Med andra ord verkar det inte finnas en tydlig trend som pekar mot att avvikelserna ökar. Däremot finns andra förhållanden som vi upptäckt under vår granskning som försvårar vår bedömning. Till exempel saknas det mål för hur stor avvikelsen får vara, såväl mellan budget och utfall som mellan prognos och utfall. Detta faktum gör det svårt för oss, och även för KS och nämnderna får vi förmoda, att bedöma vad som är en allvarlig avvikelse och vad som inte är det. 2

Att döma av granskningen och enligt ekonomstyrningsreglerna kan vi konstatera att det verkar allvarligare att redovisa ett underskott i sin verksamhet än ett överskott. Fullmäktige ges information om avvikelser vid ordinarie avstämningar enligt den av kommunen använda ekonomiska årscykeln. Vår bedömning är att det fungerar tillfredsställande. Slutligen är det också Komrevs bedömning att dokumentering sker och erfarenhetslärdomar dras utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall. Bland annat revideras prognosverktygen allt efter som och olika nyckeltal för t ex befolkningsprognos och nyttjandegrad redovisas årligen i årsredovisning och vid uppföljningar. Våra rekommendationer: Om avvikelserna ska uppfattas som något nämnderna ska undvika bör kommunens ekonomistyrningsregler skrivas om och anpassas till de ambitionerna. Om kommunen väljer att anpassa ekonomistyrningsreglerna i syfte att avvikelser ska undvikas bör en målnivå för acceptabel avvikelse mellan budget, prognos och bokslut införlivas i kommunens ekonomistyrregler. Posten för oförutsedda utgifter skulle kunna utgöra denna målnivå. KS rekommenderas att följa upp utvecklingen av prognosarbetet, i synnerhet avseende den grupp elever som väljer andra skolor än Täby kommuns egna. 3

2 Inledning 2.1 Bakgrund På uppdrag av Täby kommuns förtroendevalda revisorer har Komrev, inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers, genomfört en granskning av budget- och prognossäkerhet i Täby kommun. Prognoser utgör ett underlag för uppföljning av verksamhetens ekonomi och underlag för åtgärder i avsikt att nå en ekonomisk balans. Värdet av prognosinstrumentet är direkt relaterat till prognosens avspegling av den faktiska ekonomiska utvecklingen. De förtroendevalda revisorerna i Täby kommun har under ett flertal år noterat stora avvikelser mellan prognos och utfall inom flera verksamheter. Mot bakgrund av detta har revisionen beslutat granska prognosarbetet i kommunen. 2.2 Revisionsfråga Revisionsfrågor: Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Noteras bör att även avvikelse mellan budget och utfall beaktas i denna granskning. 2.3 Metod och avgränsning Granskningsmetoden som tillämpas bygger på intervjuer med utvalda nyckelpersoner på ekonomiavdelningen och från olika verksamhetsområden. Relevanta styrdokument har studerats. Granskningen avgränsas till kommunens beställarsida. Granskningen har framför allt siktat in sig på de nämnder som avvikit mest i senaste bokslut eller under senaste tid. De nämnder som granskats är barn- och grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Orsaker till att dessa nämnder valts är att de två förstnämnda avvikit mest under senare tid. De två förstnämnda är också volymfinansierade, dvs de finansieras efter principen om hur många barn som skolorna antar, medan kultur- och fritidsnämnden är anslagsfinansierad. Denna nämnd utgör därför främst jämförelsematerial i denna granskning. 4

3 Granskning av budgetuppföljning, prognos utfall 3.1 Iakttagelser Under detta avsnitt redogör vi för vad som framkommit vid intervjuerna med förvaltningen samt åskådliggör de senaste årens avvikelser mellan budget och bokslut respektive prognos och bokslut. Övergripande ekonomiförvaltningsnivå Det sker fyra ordinarie avstämningar mellan budget och prognos per år. Dessa fyra är: Budgetuppföljning i mars som redovisas i maj. Delårsrapport i juni som redovisas i september (gäller fr o m 2007. 2006 genomfördes delårsrapport per augusti) Budgetuppföljning i september som redovisas i november. Bokslut den sista december som redovisas för KS i februari följande år. Alla fyra avstämningar skickas till och redovisas för KF. Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? Varje nämnd har en ekonom som följer de gemensamma skriftliga anvisningarna. Det finns två sorters anvisningar, de mer övergripande som chefsekonomen ansvarar för och de mer tekniska som redovisningschefen ansvarar för. I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? I stort sett följer man de centrala anvisningarna anser chefsekonomen. Dock finns det en tendens att nämndernas dokument blir mer omfattande än vad ekonomiavdelningen behöver. Det finns med andra ord ett förbättringsarbete avseende att målgruppsanpassa informationen. Dessutom behöver kopplingen mellan nämndernas information och deras verksamhetsplaner förstärkas. I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? Åtgärder vidtas, t ex justeras befolkningsantaganden för t ex förskoleplatser om tidigare prognoser visat sig avvika i för stor utsträckning. På senare år har gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden (GVN) gått från ett mindre överskott till ett stort överskott, barn- och grundskolenämnden (BGN) har gått från ett 5

större överskott till ett mindre underskott och KS har gått från ett mindre överskott till ett större. Kultur- och fritidsnämnden (KuF) har t ex i förhållande till tidigare år gått med ett större underskott 2006. Enligt kommunens budgeterings- och uppföljningsregler ska de ta med sig sitt underskott till nästa verksamhetsår. Enligt samma regler har nämnden två år på sig att balansera sitt underskott. Reglerna motiveras bland annat med att nämnden kanske behöver en längre planeringshorisont eftersom nämndens verksamhet kan behöva rationaliseras. För de verksamheter som av fullmäktige budgeteras i förhållande till en fastställd volym ansvarar inte nämnden för uppkomna avvikelser. Positiv ekonomisk avvikelse på grund av minskad volym får inte tas i anspråk utan ska redovisas som positiv avvikelse i bokslutet och negativ avvikelse på grund av ökad volym behöver inte finansieras i kommande budget. Detta gäller både för nämnder och för resultatenheter. I övrigt gäller att negativa resultat alltid ombudgeteras och positiva resultat under förutsättning att beslutad verksamhet genomförts. Resultatenhet som har en positiv avvikelse behåller 2/3 av avvikelsen till nästa års budget och 1/3 disponeras av nämnden i kommande budget. Detta gäller enbart på under året tillkommande positiva avvikelser. Ekonomistyrningsreglerna är politiskt förankrade (KS 2003-10-09 121, tillägg KS 2004-11-01 147). En annan nämnd som haft stora avvikelser på senare tid är GVN, vilket förutom prognosavvikelse i volymantagande bland annat beror på att den inte flaggat i rimlig tid för att ett fördelat centralt anslag ej kommer att förbrukas under året. Detta leder till att GVN får ett stort överskott. Svängningarna tidigare år har framförallt berott på anslag för oförutsett och ofördelade medel som ej har ianspråktagits samt osäkra volymprognoser framförallt inom utbildningsområdet. 1 Volymavstämningar inom barn- och grundskolenämndens samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens område är stora osäkerhetsfaktorer. Säkrare prognoser inom dessa områden kan göras tidigast i september när elevsiffrorna för höstterminen är föreligger. En arbetsgrupp kommer att tillsättas inom kommunledningskontoret för att göra en översyn av rutinerna för arbetet med prognosavstämningar. 2 1 s.2, Uppföljning per mars 2007 för Täby kommun, promemoria 2007-05-11 2 s.5, Uppföljning per mars 2007 för Täby kommun, promemoria 2007-05-11 6

En tredje nämnd som uppvisat ekonomiska avvikelser är stadsbyggnadsnämnden där budgeten för snöröjningen gått med underskott vilket lett till budgetjusteringar inför kommande verksamhetsår. Både GVN och BGN har ett centralt anslag (reservanslag) för särskilda projekt eller senare fördelning samt KS har ett anslag för oförutsedda utgifter. Socialnämnden har tagit av sina ombudgeterade medel och lagt dem direkt under socialchefen vilket kan liknas vid ett konto för oförutsedda utgifter. Kommunen har inga mål om hur stor avvikelsen får vara, varken mellan budget och utfall eller mellan prognos och utfall. I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Vid ordinarie avstämningar. Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Se svar på fråga 3: I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden (GVN) Nedan följer en redovisning av de senaste årens budget, utfall och avvikelse för GVN. 2006 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Utfall Budget Avvikelse Utfall totalt 2006 2006 tkr % 2005 Intäkter 101 778 97 723 4 055 4,1 % 96 324 Kostnader -308 217-326 375 18 158 5,6 % -298 966 Nettokostnader -206 439-228 652 22 213 9,7 % -202 642 Kommentar till 2006 års resultat: Totalt sett redovisar nämnden ett positivt resultat med drygt 22 mnkr. Den positiva avvikelsen beror huvudsakligen på att budgeten för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan, särvux och vuxenutbildningen var beräknad på fler elever än vad som blev fallet. 7

2005 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Utfall Budget Avvikelse Utfall totalt 2005 2005 tkr % 2004 Intäkter 96 324 87 468 8 856 10,1 % 92 844 Kostnader -298 966-299 985 1 019 0,3 % -287 865 Nettokostnader -202 642-212 517 9 875 4,6 % -195 021 Kommentar till 2005 års resultat: Totalt sett har nämnden ett positivt resultat med drygt 9,8 mnkr. Den positiva avvikelsen beror huvudsakligen på att budgeten för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan, särvux och vuxenutbildningen var beräknad på fler elever än vad som blev fallet. 2004 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Utfall Budget Avvikelse Utfall totalt 2004 2004 tkr % 2003 Intäkter 92 844 91 385 1 459 1,6 % 10 967 Kostnader -287 865-293 992 6 127 2,1 % -10 846 Nettokostnader -195 021-202 607 7 586 3,7 % 121 Kommentar till 2004 års resultat: Totalt sett har nämnden ett positivt resultat med drygt 7,5 mnkr. Den positiva avvikelsen beror huvudsakligen på att budgeten för gymnasieskolan och vuxenutbildningen var beräknad på fler elever än vad som blev fallet. Oförutsedda kostnader och en för låg debitering till andra kommuner ger särgymnasiet en negativ avvikelse. Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? Nämnden följer den ekonomiska årsrapporteringscykel som övriga nämnder gör. Dessutom tillkommer månadsredovisningar. Ekonomen lägger tonvikt på olika områden lite beroende på vad politikerna efterfrågar, som t ex intagningssiffror och det högskoleprojekt som kommunen varit involverad under senare tid. Sammanfattningsvis finns det en tydlig 8

struktur för återrapportering, fokus från ekonomens sida är att försöka återrapportera mer i löpande text än med siffror. I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? De centrala anvisningarna följs. I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? GVN har haft överskott de senaste åren varav ett, i förhållande till tidigare år, större det senaste året, ca 22 mnkr av en budget på ca 228 mnkr, dvs nästan 10 procent i överskott. Avvikelsen fördelas på verksamheterna enligt följande: Gymnasieskolan + 13 mnkr Gymansiesärskolan och särvux + 3 mnkr Vuxenutbildningen + 6,2 mnkr Gymnasieskolan För prognostisering av antalet gymnasieelever utgår planeringsavdelningen ifrån en befolkningsprognos som tas fram med vedertagen metodik och för målgruppen 16-18 år. Dessutom lägger den till en grupp ungdomar eftersom vissa sexåringar börjat skolan tidigare (vilket gör att de börjar gymnasiet ett år tidigare) samtidigt som fler går det individuella programmet (IV) vilket innebär att de går ytterligare ett läsår på gymnasiet. En tredjedel av prognosavvikelsen beror på för högt budgeterat elevtal, drygt 80 elever (motsvarande drygt 7,3 mnkr). Ca hälften av dessa beror på en avvikelse i befolkningsprognosen. Den andra hälften beror på en avvikelse i gruppen ytterligare elever som man räknar med ska börja gymnasiet tidigare eller ta längre tid på sig (sexåringarna och IVeleverna). Antalet och kostnaden för gymnasieelever som går i fristående eller annan kommuns gymnasieskola är enligt uppgift svårt att prognostisera. Kostnaden styrs helt av elevens val av skola och program och ett antal skolor fakturerar sent. Den genomsnittliga kostnaden per elev hade i budgeten beräknats något för högt, vilket också är en förklaring till avvikelsen. Resultatenheterna Tibble och Åva hade en positiv avvikelse på ca 2 miljoner kronor som ombudgeterades till år 2007. Gymnasiesärskolan och särvux Gymnasiesärskolans och särvux överskott beror på färre elever än beräknat i andra skolor och ett ej fördelat centralt anslag. 9

Vuxenutbildningen Vuxenutbildningen svarar för drygt 4 mnkr av avvikelsen, som beror på lägre efterfrågan samtidigt som statsbidraget (intäkter) blev högre än budgeterat. Kostnaderna för vuxenutbildningen är svår att beräkna eftersom den t ex är avhängig utvecklingen på arbetsmarknaden. Två miljoner av avvikelsen beror på högskoleprojektet som är ett treårigt projekt som fick en projektbudget år 1 att disponera över 3 år. Överskottet har därför ombudgeterats till år 2007. Enligt uppgift finns det tre förbättringsområden för att göra bättre och säkrare prognoser. Två av dessa har man kommit tillrätta med enligt uppgift. En tidigare sårbar resultatenhet har fått stöd i syfte att förbättra prognossäkerheten. Det andra är att utveckla prognostiseringsmetoderna av elever som väljer andra skolor, dvs hur många som väljer andra skolor och att uppskatta hur dessa skolor ersätts. Enligt uppgift ska detta förbättringsarbete få effekt på 2007 års prognoser inför kommande budgetår 2008. Det tredje, och det som återstår att komma till rätta med, är prognostiseringen av volymen vuxenutbildning som är svår att förutse eftersom den är beroende av arbetsmarknadens utveckling. I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Vid ordinarie avstämningar. Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? 2006 års överskott bedöms vara en engångshändelse och inte en trend. Av överskottet på 22,2 mnkr ombudgeterades 4,8 mnkr, dvs. det som kunde motiveras utifrån gällande ekonomistyrningsregler. Enligt samma ekonomistyrningsregler får nämnderna ta med sig över- och underskott mellan verksamhetsåren. Detta får enligt uppgift som effekt att överskottet inte tas så allvarligt i praktiken. Barn- och grundskolenämnden (BGN) Barn- och grundskolenämnden ansvarar för driften av den kommunala skolan (förskoleklassen, grundskolan och den obligatoriska särskolan), den kommunala skolbarnsomsorgen, en kommunal förskola och de öppna förskolorna. Nämnden ger bidrag till täbyelever i fristående skolor med förskoleklass, grundskola, obligatorisk särskola och skolbarnsomsorg samt till täbybarn i enskilda förskolor och familjedaghem I Täby drivs 99 procent av förskolor och familjedaghem i enskild regi. Av eleverna i grundskolorna går 70 procent i Täby kommunala skolor, 27 procent i fristående skolor och 3 procent i annan kommun. 10

Budgetens uppbyggnad: 88 procent är pengstyrd verksamhet, 0,4 procent är anslag till öppen förskola, 9 procent är anslag till barn i behov av särskilt stöd, 2,2 procent är anslag till centrala medel och 0,4 procent en reserv. Vid prognostisering tas hänsyn till utfall (ekonomi, volymer), senast tillgänglig befolkningsprognos, bedömning av volymer och verksamheten resterande del av året. Resultatenheterna i kommunen lämnar in uppföljning för sina respektive verksamheter. Budget- och prognosavvikelse i BGN:s verksamhet kan bero på: Ändrad befolkningsstruktur i förhållande till befolkningsprognos Annan nyttjandegrad än budgeterat Ändrade förutsättningar i verksamheten Skolverksamheten är uppdelad i läsår. Planering sker årsvis. Befolkningsprognosen beskriver prognostiserat antal invånare i olika åldrar. Kommunen använder sig av en externt köpt programvara. I den finns vissa förutsättningar inlagda som baseras på statistik från SCB. Utöver det lägger kommunen in egna förutsättningar. Nedan följer en redovisning av de senaste årens budget, utfall och avvikelse för BGN. 2006 Barn- och grundskolenämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2006 2006 tkr % 2005 Intäkter 97 102 60 633 36 469 60 % 84 273 Kostnader -1 040 041-1 001 076-38 965 4 % -980 088 Nettokostnader -942 939-940 443-2 496 0 % -895 815 Kommentar till 2006 års resultat: Totalt sett redovisar nämnden ett negativt resultat med 2,5 mnkr. Fler barn inom förskola och grundskola innebär att det justerade resultatet för nämnden visar en negativ avvikelse. Medan det volymjusterade resultatet visar på en positiv avvikelse om 6,6 mnkr. Enligt uppgift är det framför allt verksamhetsvolymer motsvarande ca 150 förskoleplatser som bidragit till underskottet. 11

2005 Barn- och grundskolenämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2005 2005 tkr % 2004 Intäkter 84 273 59 415 24 852 42 % 80 792 Kostnader -980 088-960 710-19 378 2 % -947 284 Nettokostnader -895 815-901 295 5 480 1 % -866 492 Kommentar till 2005 års resultat: Totalt sett har nämnden ett positivt resultat med 5,5 mnkr. Färre barn inom skolbarnsomsorg, förskoleklass och grundskola innebär att det justerade resultatet för nämnden visar en positiv avvikelse. 2004 Barn- och grundskolenämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2004 2004 tkr % 2003 Intäkter 80 792 60 577 20 215 33 % 72 441 Kostnader -947 284-933 250-14 034 2 % -933 332 Nettokostnader -866 492-872 673 6 181 1 % -860 891 Kommentar till 2004 års resultat: Totalt sett har nämnden ett positivt resultat med 6,2 mnkr. Färre barn inom skolbarnsomsorg och förskoleklass innebär att det justerade resultatet för nämnden visar en positiv avvikelse. Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? Det finns centrala anvisningar, anvisningarna är desamma för alla och nämnden följer dem. I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? Se föregående fråga. 12

I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? Som framgår av redovisningarna ovan har nettokostnadsavvikelsen hållit sig inom 1 procent de senaste åren. Dock är det större avvikelser när BGN:s verksamhet bryts ner på sina respektive verksamhetsområden. Det beror på faktorer som redovisats ovan. Prognoserna för volymer bygger på befolkningsprognosen och faktiskt utfall respektive månad. Under 2006 togs ca 150 fler förskoleplatser i anspråk än planerat/budgeterat. Avvikelsen redovisades i början av året och nämnden äskade tilläggsanslag för åtgärder för att minska barnomsorgskön. Kommunstyrelsen fattade beslut om tilläggsanslag (7,4 mnkr) i samband med delårsrapporten per augusti 2006. BGN justerar volymer till varje ny verksamhetsplan. Under innevarande år har BGN enligt uppgift ett centralt anslag för oförutsedda utgifter (3 mnkr) som en reserv om något oförutsett inträffar eller för finansiering av särskilda projekt. I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Vid ordinarie avstämningar inklusive månadsuppföljning. Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Genom årsredovisningen och uppföljningar. Det finns olika nyckeltal där t ex befolkningsprognos och nyttjandegrad redovisas årligen. Per mars -06 redovisades ett resultat på -9,9 mnkr och resultatet blev 2,5 mnkr, en skillnad på 7,4 mnkr. I denna avvikelse ingår vissa centrala anslag. Den differensen upplevs inte så stor för resultatet totalt sett. Dock bör man alltid utveckla prognoserna och se vilka nya möjligheter som finns för att göra bättre prognoser. Kommunen har varit i kontakt med en konsult som ska ge information om metoder och nya verktyg på marknaden. Kultur- och fritidsnämnden (KuF) Nedan följer en redovisning av de senaste årens budget, utfall och avvikelse för KuF. 2006 Kultur- och fritidsnämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2006 2006 Tkr % 2005 13

Intäkter 18 116 16 449 1 667 10% 18 727 Kostnader -103 964-100 819-3 146 3,1% -103 502 Nettokostnader -85 848-84 370-1 479 1,8% -84 775 - varav lokalkostnader -33 003-32 781-222 0,7% -31 829 Kommentar till 2006 års resultat: Totalt sett har nämnden ett negativt resultat med ca 1,5 mnkr. Resultatet hänförs till följande: Negativt resultat i samband med investeringsprojekt -653 tkr Omställningskostnader för överföring av verksamhet och anläggningar ca -1203 tkr Negativt resultat inom Ung Kultur och Ung fritid -258 tkr Positivt resultat inom övriga enheter +635 tkr Enligt ekonomistyrningsreglerna gäller att positiva avvikelser fördelas inom verksamhetsområdet med 2/3 till resultatenheten och 1/3 går till VO-chefen. Negativa avvikelser belastar resultatenheten kommande år. Med andra ord ska hela underskottet överföras till detta verksamhetsår. 2005 Kultur- och fritidsnämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2005 2005 tkr % 2004 Intäkter 18 727 16 863 1 864 11,1 % 17 838 Kostnader -103 502-101 020-2 482 2,5 % -104 642 Nettokostnader -84 775-84 157-618 0,7 % -86 804 varav lokalkostnader -31 829-30 817-1 012 3,3 % -35 289 Kommentar till 2005 års resultat: Totalt sett har nämnden ett negativt resultat med ca 600 tkr. Nämnden har genomfört ett besparingsprogram över två år och avvikel- 14

sen hänförs till att nämnden haft lokalkostnader, 700 tkr, för tillfälliga omklädningspaviljonger. Detta har inneburit dubbla lokalkostnader. 2004 Kultur- och fritidsnämnden totalt Utfall Budget Avvikelse Utfall 2004 2004 tkr % 2003 Intäkter 17 840 15 631 2 208 14,1% 16 257 Kostnader -104 642-105 092 449 0,4% -101 283 Nettokostnader -86 803-89 460 2 657 3,0% -85 026 varav lokalkostnader -35 289-35 347-58 0,2% -34 797 Kommentar till 2004 års resultat: Totalt sett har nämnden ett positivt resultat med drygt 2,6 mnkr. De större positiva avvikelserna hänförs till föreningsbidragen, planoch lokalbokningen och fritidsklubbarna. Ca 1400 tkr hänförs till överskottet från 2003, som inte har förbrukats. Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? KuF får anvisningar centralt från chefsekonomen, de omformuleras och utvecklas för KuF:s verksamheter. I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? KuF följer anvisningarna enligt de riktlinjer som finns. I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? Som framgår av redovisningarna ovan av de senaste årens budget, utfall och avvikelse för KuF har nettokostnadsavvikelsen pendlat mellan mindre än en till plus tre procent. Enligt uppgift är det dock när större underskott uppkommit som nu senast under 2006 som det tagits mer allvarligt. Under 2006 hade KuF en avvikelse om ca 1,8 procent, motsvarande ett underskott om ca 1,5 mnkr. Enligt uppgift blir detta problematiskt för de enskilda verksamheterna eftersom de får ta med sig under/överskott till nästa år. Med andra ord blir de tvungna att åtgärda 15

sitt underskott detta verksamhetsår. Orsaken till underskottet var försenade investeringar, kapitalkostnader, inkörningsproblem med passagesystem till t ex idrottshallar, mm. Underskottet har lett till ett åtgärdsprogram med bland annat personaleffektiviseringar och frivilliga personalneddragningar. 0,5 mnkr har sparats på medieverksamheten på kommunens bibliotek och 350 mnkr på gårdsverksamhetens personal. I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Informationen ges enligt den struktur som kommunen följer, med kvartalsuppföljningar, årsredovisning etc, dvs enligt den ekonomiska årscykel som kommunen tillämpar. Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Anslagsfinansierade verksamhet granskas genom att ekonomen detaljgranskar enskilda konton. Enligt uppgift är verksamheterna noggranna med sina resurser eftersom de får ta med dem över åren, dvs vill de göra en studieresa ett år kanske de måste göra ett överskott föregående år som sedan kan användas året därpå. Avvikelser mellan budget och bokslut 2004-2006 Nedan anges de senaste årens avvikelse mellan nämnders/styrelsers budget och bokslut. 2006 3 Utfall Budget Avvikelse Nämnd/styrelse Netto Netto Netto i % Kommunstyrelsen -77 856-103 931 26 075 25,1% Barn- och grundskolenämnden -942 941-940 445-2 496-0,3% Socialnämnden -701 250-710 756 9 506 1,3% Gymnasie- vuxenutbildningsnämnden -206 440-228 652 22 212 9,7% 3 s.28, Årsredovisning 2006, Täby kommun, April 2007 16

Kultur- och fritidsnämnden -85 849-84 370-1 479-1,8% Miljö- och byggnämnden -91 503-88 500-3 003-3,4% varav -Skattefinansierad verksamhet -90 641-82 800-2 141-2,6% -Taxefinansierad verksamhet -862 0-862 Summa nämnder inkl stödfunktioner -2 105 839-2 156 654 50 815 2,4% 2005 4 Utfall Budget Avvikelse Nämnd/styrelse Netto Netto Netto i % Kommunstyrelsen -89 559-102 934 13 375 13,0% Barn- och grundskolenämnden -895 814-901 294 5 480 0,6% Socialnämnden -671 299-688 000 16 701 2,4% Gymnasie- vuxenutbildningsnämnden -202 647-212 517 9 870 4,6% Kultur- och fritidsnämnden -84 775-84 157-618 -0,7% Miljö- och byggnämnden -88 023-82 800-5 223-6,3% varav -Skattefinansierad verksamhet -85 797-82 800-2 997-3,6% -Taxefinansierad verksamhet -2 226 0-2 226 4 s.73, Årsredovisning 2005, Täby kommun, April 2006 17

Summa nämnder inkl stödfunktioner -2 032 117-2 071 702 39 585 1,9% 2004 5 Utfall Budget Avvikelse Nämnd/styrelse (tkr) Netto Netto Netto i % Kommunstyrelsen -78 528-88 135 9 607 10,9% Barn- och grundskolenämnden -866 493-872 674 6 181 0,7% Socialnämnden -671 211-678 033 6 822 1,0% Gymnasie- vuxenutbildningsnämnden -195 020-202 607 7 587 3,7% Kultur- och fritidsnämnden -86 802-89 460 2 658 3,0% Miljö- och byggnämnden -81 834-80 681-1 153-1,4% varav -Skattefinansierad verksamhet -83 004-80 681-2 323-2,9% -Taxefinansierad verksamhet 1 170 0 1 170 Summa nämnder inkl stödfunktioner -1 979 888-2 011 590 31 702 1,6% 5 s.61, Årsredovisning 2004, Täby kommun, Mars 2005 18

4 Bedömning Vilka gemensamma utgångspunkter gäller för prognosarbetet? Det sker fyra ordinarie avstämningar mellan budget och prognos per år. Dessa fyra är: Budgetuppföljning i mars som redovisas i maj. Delårsrapport i juni som redovisas i september. Budgetuppföljning i september som redovisas i november. Bokslut den sista december som redovisas för KS i januari följande år. Alla fyra avstämningar skickas till och redovisas för KF. Det finns två sorters anvisningar, de mer övergripande som chefsekonomen ansvarar för, Budgeterings- och uppföljningsregler, och de mer tekniska som redovisningschefen ansvarar för. I vilken utsträckning följer verksamheten de centrala anvisningarna? Vår bedömning är att granskade nämnder följer de centrala anvisningarna. De dokument Komrev granskat har en enhetlig struktur och undersökta nämnder visade prov på återrapporteringsdokument där de följde såväl ekonomistyrreglerna som de centrala anvisningarna. I vilken utsträckning vidtas åtgärder med anledning av prognoserna? Vår bedömning är att åtgärder vidtas där så är befogat. Dessutom bör man komma ihåg att av de nämnder vi granskat är det i princip endast gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden som haft en större avvikelse på senare år eftersom den mer än fördubblats från 4,6 procent 2005 till 9,7 procent 2006. Med andra ord verkar det inte finnas en tydlig trend som pekar mot att avvikelserna ökar. Däremot finns andra förhållanden som vi upptäckt under vår granskning som försvårar vår bedömning. För det första saknas det mål för hur stor avvikelsen får vara, såväl mellan budget och utfall som mellan prognos och utfall. Detta faktum gör det svårt för oss, och även för KS och nämnderna får vi förmoda, att bedöma vad som är en allvarlig avvikelse och vad som inte är det. Förvisso skulle man kunna tolka den post för oförutsedda utgifter som vissa nämnder tillämpar som en målnivå för acceptabel avvikelse eftersom dess syfte, att döma av intervjuerna, är att hantera eventuella avvikelser under året. Men då bör det vara uttalat och det är det inte. Risken är också att avvikelserna skulle kunna vara än större om nämnderna inte hade haft denna budgettekniska post. Dessutom används posten som utjämningsbuffert mellan nämnderna och verksamhetsåren. 19

För det andra, om nämnden som ekonomistyrningsreglerna anger, ska ta med sig sina underskott och i vissa fall sina överskott, dvs sina avvikelser mellan åren, kan man fråga sig vilka incitament nämnden har att stävja avvikelserna eftersom de bara följer ekonomistyrningsreglerna. Efter sakgranskning hävdar förvaltningen att detta incitament råder för underskott eftersom nämnden har två år på sig att balansera sitt underskott vilket i och för sig stämmer, dock ger det inte ett uttryckt incitament till att stävja avvikelser inom samma verksamhetsår. (Reglerna kring hanteringen av underskott motiveras bland annat med att nämnden kanske behöver en längre planeringshorisont eftersom nämndens verksamhet kan behöva rationaliseras.) Att döma av granskningen och enligt ekonomstyrningsreglerna kan vi konstatera att det verkar allvarligare att redovisa ett underskott i sin verksamhet än ett överskott. I vilket skede ges fullmäktige information om avvikelser mellan prognos och utfall? Vid ordinarie avstämningar enligt den av kommunen använda ekonomiska årscykeln. Vår bedömning är att det fungerar tillfredsställande. Hur dokumenteras och används erfarenheter utifrån tidigare gjorda avvikelser mellan prognos och utfall? Vår bedömning är att dokumenteringen och erfarenhetslärdomar tas tillvara. Bland annat revideras prognosverktygen allt efter som och olika nyckeltal för t ex befolkningsprognos och nyttjandegrad redovisas årligen i årsredovisning och vid uppföljningar. Enligt en av de intervjuade har kommunen varit i kontakt med en konsult som ska ge information om nya prognosmetoder och verktyg på marknaden. Slutligen bör man komma ihåg att prognostisering av vissa nämnders resultat försvåras av den valfrihetsstrategi kommunen tillämpar inom vissa områden. Det är inte alltid enkelt att förutse hur människor kommer att välja t ex skola eller barnomsorg. Våra rekommendationer: Om avvikelserna ska uppfattas som något nämnderna ska undvika bör kommunens ekonomistyrningsregler skrivas om och anpassas till de ambitionerna. Om kommunen väljer att anpassa ekonomistyrningsreglerna i syfte att avvikelser ska undvikas bör en målnivå för acceptabel avvikelse mellan budget, prognos och bokslut införlivas i kommunens ekonomistyrregler. Posten för oförutsedda utgifter skulle kunna utgöra denna målnivå. 20

KS rekommenderas att följa upp utvecklingen av prognosarbetet, i synnerhet avseende den grupp elever som väljer andra skolor än Täby kommuns egna. 21