PPS Praktisk ProjektStyrning

2014 PPS Praktisk ProjektStyrning för framgångsrik projektverksamhet 1

Innehåll Helhetstänk skapar framgång! 3 PPS det kompletta projektstödet 4 Därför PPS, det naturliga valet 5 PPS-modellen Praktisk ProjektStyrning 6 PPS OnLine skapar enkelhet för alla i projektet! 8 PPS Tjänster förstärker och utvecklar projektverksamheten 10 PPS Workshops praktiska övningar som skapar effektivitet 11 Kundcitat 12 PPS Utbildning utvecklar dig! 13 PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning 13 PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning 13 PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen 14 PPS Beställare och styrgrupp beställarens och styrgruppens arbete i projekt 14 PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare 15 PPS Programstyrning metodkurs för programledare 15 PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt 15 2

Helhetstänk skapar framgång! Vår målsättning är att hjälpa dig förbättra och effektivisera din projektverksamhet. Du får tillgång till en enkel, heltäckande och praktisk projektstyrningsmodell PPS. PPS modellen utvecklas och täcker nu alla nivåer inom projektverksamheten, från affär och strategi till projektledning och projektarbete. Fokus ligger både på struktur och kultur. Webbapplikationen PPS OnLine är det verktyg som gör det enkelt för dig. Över 100 företag och organisationer har valt PPS i sin verksamhet. Du får stöd och hjälp att effektivisera din projektverksamhet. Erfarna projektledare med gedigen PPS-kompetens ger dig råd och stöd om styrning av projektportföljer och etablering av projektkontor. Vi hjälper dig att driva dina projekt, utföra projektanalyser samt stöttar med mentorskap och coaching för projektledare och styrgrupper. PPS utbildningar i projekt-, portfölj-, och programstyrning höjer kompetensnivån hos alla som leder, beställer eller jobbar i projekt. Genom att höja förmågan hos alla som arbetar i en projektverksamhet kan uppsatta mål och strategier nås framgångsrikt. Välkomna till PPS! 3

PPS det kompletta projektstödet Projekt har blivit det dominerande arbetssättet för organisationer att driva sin verksamhet och genomföra sitt förändringsarbete. Därför är det viktigt att man har ett gemensamt arbetssätt, organiserar sig rätt och att organisationens strategier och mål går som en röd tråd genom alla projekt man väljer att starta och genomföra. Har du någon gång upplevt svårigheter med: Att projekt i din organisation går över budget och blir försenade? Att projekt startats utan klara och överenskomna projektdirektiv? Att projekten inte ger den tänkta effekten? Att prioritera mellan projekt som pågår samtidigt? Resurshantering? PPS kan leverera en helhet av tjänster och produkter som kan hjälpa din organisation att ta kontrollen över din projektverksamhet. Den totala mognaden för din projektverksamhet kommer att öka när allt fler använder samma praktiska arbetssätt. Resultatet av att införa PPS i din organisation är att projekten blir mer lättarbetade och lämnar större bidrag till verksamheten än tidigare. Utbildning PPS Verktyg Tjänster 4

Därför PPS, det naturliga valet Tid och kostnad. Du delar kostnaden för utveckling och underhåll med över 100 licenskunder. Internationell standard. PPS produktledning bevakar internationella projektstandarder som IPMA och PMI så att du får en god grund för certifiering. Erkänd projektmodell. PPS finns i stora delar av näringslivet och offentlig verksamhet. Chansen är god att dina kunder och underleverantörer använder modellen. Därmed kan ni jobba effektivt även i era externa projekt. Verktyg i vardagen. Med webbapplikationen PPS OnLine har du alltid tillgång till praktiskt stöd i det vardagliga projektarbetet genom steg för steg-beskrivningar, mallar, checklistor och exempel. Anpassningsbart. PPS är oberoende av verksamhet, bransch och storlek på din organisation. Du kan använda modellen för både enkla och komplexa projekt. PPS OnLine finns på svenska, engelska, finska och norska. Modellen är flexibel och går bra att kombinera med agila arbetssätt. Tillgång till 300 projektfokuserade experter. Gemensamt arbetssätt. PPS ger stöd för alla projektroller och höjer förståelsen för nyttan av resultatet och åtaganden i projekten. 55

PPS-modellen, Praktisk ProjektStyrning Styrmodellen PPS bidrar till fler lyckade projekt genom att ge ett komplett stöd för hela projektverksamheten från affär och strategi till projektarbete. Med modellen kan du aktivt planera och styra ett enskilt projekt, ett program eller en hel projektportfölj. PPS fungerar lika bra i stora projekt som i små, och den har färdiga beskrivningar för olika projektstorlekar, program och portföljer. Allt bygger på praktiska erfarenheter och på befintlig standard inom området. En projektstyrningsmodell ska vara praktisk. Den ska vara enkel, tydlig och intuitiv. Den ska underlätta kommunikationen mellan alla parter så att det dagliga arbetet flyter smidigt. Så fungerar PPS-modellen; den är användarvänlig, lättillgänglig och den anpassar sig efter dina behov. PPS-modellen vilar på fyra grundläggande synsätt, MÅNS. En positiv Människosyn tar tillvara alla medarbetares förmågor. Personliga Åtaganden ger överenskommelser som fungerar. Nyttan i fokus ger ökad Planera Styra motivation och kvalitet. Ett bra Samförstånd med ömsesidig respekt mellan alla parter ger en god dialog. Sammanställ Projekt behovet Prioritera Optimera portföljen Beställarens arbete genomförs med fokus på att säkerställa effektmålet. Från tidigt initiativ och under arbetet med produktion av projektets resultat värderas effektmål och projekt utifrån verksamhetsnytta och kostnad. Nödvändiga förändringar i verksamheten planeras och genomförs för att säkerställa att effektmålet uppnås. Arbetet inkluderar även att ge underlag för en övergripande prioritering av projektportföljen. B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Initiera Definiera Implementera Avveckla Bedöma Hantera Realisera Formulera målet Bedöm effekt Bedöm projekt Beskriv förändringen Sammanställ Business case Det är smidigt att förbereda projekt i PPS. Modellen hjälper till att definiera vilket mål som ska uppnås, vilka avgränsningar som finns och hur projektarbetet praktiskt ska gå till. Under projektets gång skapas resultat som leder till att projektmålet uppfylls. Aktiv återkoppling säkerställer att tidigt upptäcka ändrade behov, som lätt kan tillgodoses tack vare den ordnade ändringshanteringen. Under avvecklingen återlämnas resurser och erfarenheter summeras i en slutrapport. BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan För varje steg i modellen finns beskrivande text och länkar till mallar och kunskapsområden. 6

PPS ger överblick över delmomenten och förenklar projektstyrningen. Modellen belyser de kunskapsområden som krävs för varje steg, exempelvis planering, riskhantering och rapportering. Arbetet flyter smidigt tack vare dokumentmallar med förklaringar och skrivstöd, och tidskrävande missförstånd kan undvikas. Portfölj Ett projekt existerar därför att något behöver förändras. Typiskt för de flesta verksamheter är ett ständigt ökande förändringsbehov. Det leder till många olika projekt som pågår samtidigt. Resurserna är ofta begränsade, och alla initiativ kan inte genomföras på en gång. PPS sätter verksamhetens affärsidé och strategiska mål i centrum. De utgör grunden för projekt och program, och de styr den löpande uppföljningen så att rätt saker prioriteras. Planera Styra Sammanställ behovet Prioritera Optimera portföljen Planera Program Styra B1 B2 B3 B4 B5 B6 Initiera Definiera Implementera Avveckla Att leda Sammanställ ett program är en omfattande uppgift Optimera som ofta sträcker sig över flera år. PPS hjälper till att Prioritera koordinera, behovet planera och bevaka projekt och förändringsarbete portföljen så att uppsatta effektmål kan nås. Målet kan vara Formulera att utveckla en befintlig Beskriv verksamhet Sammanställ eller att etablera en ny verksamhet, en tjänst eller en produkt målet på en ny marknad. förändringen Business case B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Initiera Definiera Implementera Avveckla Projektdirektiv Formulera Projektplan Beskriv målet förändringen Sammanställ Business case Överlämning Leverans Slutrapport BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan 7

Verktyg PPS OnLine skapar enkelhet för alla i projektet! Med webbapplikationen PPS OnLine kommer du snabbt och enkelt åt hela PPS styrmodell med dokumentation, mallar, färdigheter, checklistor, exempel och arbetsprocesser m.m. på svenska, engelska, finska och norska. Utifrån den roll du har beställare, styrgrupp, projektledare (för olika storlekar av projekt; mini, medel och mega), projektmedarbetare, uppdragsledare, projektkontor, portföljledning eller programledning väljer du ingång i PPS OnLine. Vyerna är skapade så att du enkelt får rätt stöd när det behövs för just din roll eller storlek på projekt. Du når snabbt de viktigaste delarna. Exempel på roller och det stöd du får i PPS: Rollen uppdragsledning ger stöd för den som ansvarar för en arbetsuppgift av viss omfattning, som utförs för att producera ett överrenskommet resultat till en angiven tid och kostnad, men som är mindre än ett projekt. Rollen beställare/projektägare ger stöd för att förbereda och genomföra den förändring som krävs i verksamheten för att uppnå effektmålet. Det gäller från tidigt initiativ, under projektet och till att realiseringen av effektmålet är genomförd. PPS OnLine kan anpassas till din verksamhets behov och standarder. Då förbereds mallar, dokument, information, länkar och produktionsmodeller utifrån era önskemål. PPS kompletterar internationella modeller med konkret och praktiskt stöd med korsreferenser för IPMA, PMI och ISO. PPS samverkar väl med synsätt och modeller som Agilt, Lean, Scrum, RUP och DSDM. Vi erbjuder också verktyg för kunskapsprov, enkäter, granskningar och undersökningar för projektverksamheten. För mer information och demoversion av PPS OnLine, se: tieto.se/pps 8

PPS OnLine startsida och rollen projektledning, medel, med ett lättillgängligt och enkelt stöd för just din roll med de viktigaste delarna när du behöver det. 9

Tjänster PPS Tjänster förstärker och utvecklar projektverksamheten Dra nytta av våra erfarenheter! Vi kan stötta under ett projekts eller ett programs hela livscykel, från för - beredelser till avveckling. Tieto har lång erfarenhet av att stärka projektverksamheten inom en hel organisation. Vi har stor erfarenhet av att etablera projektkontor och vet hur man får arbetet att fungera enhetligt och effektivt. Våra tjänster kompletterar utbildning och verktyg, och helheten skapar effektivare projekt. PPS Införande. För att verkligen etablera PPS-modellen i organisationen behövs ett medvetet förändringsarbete. Både hårda processer och människor ska med. Vi har stor erfarenhet av dessa förändringar och är gärna med och hjälper er. Använd våra erfarenheter när ni ska införa PPS som projektstyrningsmodell. PPS Projektkontor. Projektkontoret är ett lämpligt verktyg för att driva förbättringsarbetet i projektverksamheten och för att ge det stöd som ofta behövs. Begreppet projektkontor kan innefatta flera olika former, och man måste utgå från verksamhetens behov när man definierar omfattning och ansvar. Använd våra konsulter när ni ska bygga upp eller driva ett projektkontor. PPS Coaching. Som projektledare kan man många gånger känna sig ensam. Ibland hamnar tankarna i en återvändsgränd. Då är coaching en hjälp. Coaching ger bättre struktur på arbetssituationen, högre personlig produktivitet, bättre förmåga att leda medarbetarna och ökad säkerhet. Låt våra coacher med projektledarbakgrund bli stöd och bollplank under en begränsad period. PPS Mentorskap. Att lära av andra stimulerar och ger snabb utveckling. En mentor som delar med sig av sina erfarenheter och råd eller ger nya infallsvinklar, blir en draghjälp och bidrar till höjd kunskap och motivation. Vi erbjuder möten med någon av våra mentorer, som blir en partner till era projektledare, projektmedarbetare och styrgruppsmedlemmar under en begränsad period. PPS Projektanalys. Projektanalyser hjälper dig stärka ditt projekt och ökar möjligheterna att projektet når sitt mål. Att ge analysstöd och arbeta med granskningar av projekt kräver stor erfarenhet och omsorg. Låt oss ge det analysstöd ni behöver. Om ni vill kan ni delta i analysteamet och på så sätt få egen praktisk kunskap om hur projektanalys planeras, genomförs och om hur resultatet presenteras för projektledning och styrgrupp. PPS Projektledare. Ibland räcker inte de egna projektledarna till. Det kan behövas fler av dem. Eller projektledare med bättre metodkunskaper. Använd då våra projektledare med gedigen PPS-kunskap och erfarenhet från olika branscher. De leder först och främst projektet, men kan också ge er en kunskaps- och erfarenhetsinjektion. För mer information: tieto.se/pps 10

PPS Workshops praktiska övningar som skapar effektivitet Våra workshops ger snabbt konkret kunskap och förmedlar nya insikter inom hela organisationen. Med teori och praktik anpassad till den egna organisationen är de redskap för att stärka projektkulturen och förmågan att arbeta med effektstyrning. Rätt attityd och klara business case ger nytta i verksamheten. PPS MÅNS människan i modellen. PPS-modellen har fyra grundläggande synsätt: Människosyn, Åtagandekultur, Nytta och Samförstånd (MÅNS). De är en sorts värderingar som vi har med oss. Du lär dig innebörden i och nyttan av de grundläggande synsätten och hur du arbetar med dem i praktiken. Du får också kunskap om den egna organisationens behov av MÅNS och om dina möjligheter att stärka kulturen. PPS Åtagande. En god åtagandekultur med engagemang och tydlighet ger motivation och kraft i organisationen. Åtagande är ett av de grundläggande synsätten i PPS, och kanske det viktigaste. På ett tydligt sätt lär du dig innebörden i och nyttan av god åtagandekultur och hur du följer upp överenskommelser. PPS Business case. Hur väljer du vilka projekt som ska startas och genomföras? Det finns vägar för att se till att de projekt som allra bäst bidrar till verksamhetsnyttan lyfts fram. Dessutom är det viktigt att vara säker på att du hämtar hem effekterna från projekten. I denna workshop lär du dig att identifiera och värdera nyttor utifrån ett effektmål. Och att säkra realiseringen. För mer information och bokning: tieto.se/pps MÅNS Männoskosyn Åtagandekultur Nytta Samförstånd 11

Om man väljer att arbeta med egna projektsystem så är man ofta beroende av en enskild medarbetare som ska sköta om det och det kan lätt bli en flaskhals. Förut hade vi många checklistor och modeller på olika håll och vi efterlyste en etablerad projektmodell som administreras och utvecklas centralt. Valet föll på PPS och nu har vi ett löpande samarbete med Tieto för att få så skräddarsydda lösningar som möjligt, vilket känns bra. Den stora vitsen för oss är att PPS tvingar oss till stringens och tydlighet i projekten, eftersom åtkomsten är enkel och exempelvis roller, beställningar och arbetsgång blir tydliga. Innan vi tar nästa steg i arbetsgången är alla överens om var vi är, vart vi vill och hur vi ska ta oss dit. Alla projekt är fortfarande olika, men med PPS kan vi få tydlighet och stöd hur projekten än ser ut. Innan vi började jobba med PPS så hade alla sin uppfattning om hur projekt skulle genomföras. Vi behövde styrning och stöd för projektledarna. Nu med PPS talar alla samma språk och kan samarbeta väl. Alla roller är tydligt definierade och eventuella missförstånd elimineras tidigt. PPS är bra för den är kommersiellt tillgänglig; det går fort att komma igång och mallar och dylikt finns på plats och underhålls, kurser genomförs regelmässigt dit vi skickar medarbetare och ibland har nyrekryterade/konsulter redan erfarenheter av PPS. Då går det fortare att komma igång med arbetet. PPS är ett verktyg som gör oss mer effektiva. Michael Winberg Kvalitetschef.SE (Stiftelsen för Internetinfrastruktur) Hans Gillsbro Avdelningschef Projekt och Utredning Norrvatten Checklistorna är bra stöd i det dagliga arbetet. Systemet är lättarbetat och det är ett praktiskt, enkelt hjälpmedel som är lätt att komma igång med. Standardiserade arbetssätt har gjort våra projekt mer strukturerade. Gemensamma benämningar gör arbetet enklare. PPS har kommit för att stanna. Gunnar Lydin Ombudsman Handelsanställdas Förbund 12

Utbildning PPS Utbildning utvecklar dig Som chef, ledare eller specialist behöver du olika stöd i din utveckling. Våra utbildningar är därför formade efter dina förkunskaper om PPS och din roll. PPS utbildningar spänner över flera områden samt är olika långa, olika intensiva och tar sig uttryck i alltifrån skräddarsydda företagsinterna program till enstaka kurser. Den röda tråden genom utbildningarna är att de är erfarenhets- och verklighetsbaserade för att ge verklig effekt. Utbildningarna bildar basen för din kunskap om PPS och ger påtaglig och omedelbar nytta redan i pågående projekt. Den fulla potentialen av kunskaperna blir tydlig då verksamheten dessutom utnyttjar PPS verktyg och tjänster. Alla utbildningar kan ges företagsinternt där din verksamhet finns. Schemalagda kurser finns i Stockholm, Linköping, Malmö, Göteborg, Finland och Norge. Se aktuella datum på tieto.se/pps PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning PPS Steg 1 förmedlar grundläggande kunskaper i projektstyrning. För att bli en framgångsrik projektledare är det viktigt att kunna lägga en stabil grund genom bra projektförberedelser. Lika viktigt är det att kunna förankra och förmedla projektidé, mål och planer till alla berörda såväl inom som utanför projektet. Du får lära dig att planera, styra och följa upp arbetet på ett dynamiskt sätt, så att projektet följer planerna och tar hand om alla ändrade behov som uppstår på vägen. Efter kursen har du tillgång till grundläggande dokument, mallar och checklistor. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning PPS Steg 2 ger fördjupade kunskaper i projektstyrning. Du får lära dig hur metodens styr modell samverkar såväl med verksamhetens affärsmodell som med olika typer av produktionsarbete. Stor vikt läggs vid planering och kalkylering av projektarbete och olika former av samspel mellan projektet och basorganisationen. Kursen är en påbyggnad av PPS Steg 1 och förmedlar ytterligare färdigheter och dokumentmallar för mer avancerad projektstyrning. För mer information och bokning: tieto.se/pps 13

PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen PPS Projektledarskap ger de kunskaper som du behöver i din roll som projektledare när det gäller att leda en grupp människor i ett gemensamt projektarbete. Du lär dig hur man kan dra nytta av medarbetarnas samlade kompetens och kapacitet för att så effektivt som möjligt nå projektets mål. Genom kursen får du tillgång till olika ledarskapsfärdigheter som ger konkret nytta i en projektledarroll. Du vet hur en ny grupp kan utvecklas till ett lag över tiden och hur du med ett anpassat ledarskap kan skapa ett vinnande lag. Du lär dig också vad effektiv kommunikation innebär och hur du kan hantera olika konfliktsituationer. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Beställare och styrgrupp beställarens och styrgruppens arbete i projekt PPS Beställare och styrgrupp förmedlar den kunskap som krävs för att kunna agera som beställare och som medlem i en styrgrupp. Du får kunskap om PPS synsätt och detaljer för beställarens och styrgruppens arbete. Bland annat vad beställaren behöver göra innan ett projekt kan startas och vad styrgruppen gör under projektets gång och efter att projektet avslutats. Du förstår vilket ansvar man har som beställare respektive styrgruppsmedlem och vilken arbetsinsats som är kopplad till respektive roll. Kursen belyser de krav styrgruppen kan ställa på projektledningen men också vilka skyldigheter styrgruppen har gentemot projektet och projektledningen. Kursen ger ökade förutsättningar för att rätt projekt beställs, att projekt styrs framgångsrikt och att största nyttan för verksamheten säkerställs. För mer information och bokning: tieto.se/pps 14

PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare PPS Portföljstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera en verksamhets projektportfölj. Portföljstyrning bidrar till bättre prioriteringar av initiativ och resurser, och därmed ökad nytta i verksamheten. Du lär dig att värdera bidragen av ett projekt-initiativ mot verksamhetens mål, lär dig prioritera för att sedan med utgångspunkt från förmåga skapa och planera din portfölj och hantera ändringar i den. Du lär dig styrmodellen för portfölj och kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. Du får även insikt i alternativa sätt att organisera arbetet beroende på hur verksamheten ser ut. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Programstyrning metodkurs för programledare PPS Programstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera ett program. Den ger PPS definitioner och syn på program som en utmärkt arbetsform för att koordinera projekt och förändringsarbete i syfte att uppnå ett effektmål. Du lär dig styrmodellen och roller för program, och vi förklarar sambandet mellan program och verksamhetens mål. Kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt PPS Projektmedarbetare skapar förståelse för vad det innebär att vara medarbetare i ett projekt som drivs enligt PPS. Kursen belyser de krav som ställs på en projektmedarbetare samt vilka krav denne kan ställa på projektledaren. Att vara projektmedarbetare innebär att du måste kunna hantera din egen del av produktionsarbetet. Detta ställer bland annat krav på att kunna läsa och förstå projektplanen, planera eget arbete, vara tillgänglig för uppföljning samt aktivt delta i möten. Kursen betonar vikten av begreppen ansvar, befogenhet och delegering samt personligt åtagande. För mer information och bokning: tieto.se/pps 15

16 För mer information och bokning: tieto.se/pps