2012 Adra Match Accounts Användarmanual Förenklad Adra Match 2012-03-30
CONTENTS Om detta dokumen... 4 Förberedelser... 5 Skapa kontoutdrag från ERP... 5 Exportera / Hämta kontoutdrag från din bank.... 5 Uppstart Sätt upp din första kontogrupp... 6 Logga-in... 6 Single sign-on... 6 Användran och Lösenord... 6 Välkommen... 6 Redigera konton och kontogrupper... 7 Lägg till konton... 7 Skapa kontogrupp... 8 Lägga till ingående balans... 8 Importer... 9 Filer och mappar... 10 Automatiska avstämningsregler... 11 Lägg till avstämningsregel... 12 Huvudfunktioner Dagligt arbete... 13 Rutiner (Dag, Vecka eller månad)... 13 Import... 14 Automatisk (avstämning)... 16 Manuell (avstämning)... 17 Öppna... 17 Avstämda... 18 Sök... 19 Rapporter... 20 Andra relevanta funktioner vid daglig användning... 21 Ångra import... 21 Användarmanual Adra Match Accounts Sida 2
Ej avstämda importer... 21 Avstämda importer... 22 Manuell registrering... 23 Inställningar för manuell avstämning... 24 Kontaktinformation... 25 Användarmanual Adra Match Accounts Sida 3
OM DETTA DOKUMENT Detta dokument beskriver de mest vanliga funktionerna och rutinerna i Adra Match Accounts. Det är i första hand avsett att användas av användare och superusers. Dokumentet besriver inte underhåll av användare och klienter och heller inte tillläggs moduler som Customiserade Rapporter och Worklfow. För en detaljerade funktuionsbeskrivning hänvisar vi till den fullständiga Engelska manualen. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 4
FÖRBEREDELSER SKAPA KONTOUTDRAG FRÅN ERP Exportera ett kontoutdrag till en textfil från ditt ekonomisystem (här kallad "ERP") som innehåller de konton du vill stämma av. Vanligtvis sker detta via en rapport eller Export - funktion i ditt ERP-system Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan spara filerna. T.ex. G:\AdraMatchAccounts\Import\Bokföring Skapa en backup mapp dit Adra Match Accounts flyttar de importerade filerna. T.ex. G:\AdraMatchAccounts\Import\Bokföring\Arkiv Excel-filer kan användas om det sparas som en tabulatoravgränsad textfil eller som en semikolonseparerad textfil (CSV). Det går även att använda Import Wizard för att importera filer från Excel. EXPORTERA / HÄMTA KONTOUTDRAG FRÅN DIN BANK. Kontakta din bank för ytterligare anvisningar om hur du gör detta, många av dem erbjuder denna tjänst via Internetbanken. Filerna ska vara i någon typ av textformat t.ex. CSV, TXT eller i något annat bankspecifikt text format Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan spara filerna. t.ex. G:\AdraMatchAccounts\Import\BankNamn Skapa en backup mapp dit Adra Match Account flyttar de importerade filerna. T.ex. G:\AdraMatchAccounts\Import\BankNamn\Arkiv Användarmanual Adra Match Accounts Sida 5
UPPSTART SÄTT UPP DIN FÖRSTA KONTOGRUPP LOGGA-IN SINGLE SIGN-ON I vissa falla används Single sign-on, vilket innebär att du automatiskt loggas in när du startar Adra Match Accouts. ANVÄNDRAN OCH LÖSENORD Logga in med det användarnamn och lösenord som du har tilldelats. Är det första gången du loggar in rekommenderar vi att du byter ditt lösenord. VÄLKOMMEN Efter inloggning möts du av status på dina konton och användarinformation. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 6
REDIGERA KONTON OCH KONTOGRUPPER Här kan lägga till konton, skapa och redigera kontogrupper, lägg till ingående balanser och öppna transaktioner eller ta bort alla transaktioner eller endast avstämda transaktioner fram ett visst avstämningsdatum. Välj Underhåll -> Redigera konton/kontogrupper LÄGG TILL KONTON Välj fliken Kontoinställningar Lägg till de aktuella kontona. Är det bokföringskonto kanske du vill kunna stämma av poster inom kontot, t.ex. rättningar, markera men en bock i Interim. Bakkonton är normaltsett unika, markera med en bock i Unik. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 7
SKAPA KONTOGRUPP Välj fliken Kontogrupper Klicka på Ny, namnge kontogruppen och lägg till konton till Bokföring och Bank från Tillgängliga Konton. Spara. LÄGGA TILL INGÅENDE BALANS Kontogruppens saldon måste vara noll och det får inte finnas några öppna transaktioner. Klicka på Lägg till IB på Kontogrupper fliken och följ Guiden. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 8
IMPORTER Här kan du lägga till importformat i XML-format, skapa eller ändra importer och välja befintliga importer. Välj Underhåll -> Importer Välj de importermallar som passar till dina filer. En fullständig beskrivning av Importer finns i manualen på Engelska. Länk: Imports Användarmanual Adra Match Accounts Sida 9
FILER OCH MAPPAR Här kan du ställa in sökvägar till importfiler och backupkataloger för de valda importerna Välj Underhåll -> Sökvägar till importfiler Välj en av de aktiverade importerna. Ange sökväg till importfiler och backupkatalog. Du kan även ange ett filfilter. Åtgärder du vill utföra efter import - beskrivs i den fullständiga manualen på Engelska. Länk: Action to perform after import Användarmanual Adra Match Accounts Sida 10
AUTOMATISKA AVSTÄMNINGSREGLER Här kan du lägga till, ändra eller ta bort avstämningsregler på avstämningar / kontogrupper. Välj Underhåll -> Automatiska avstämningsregler Välj sedan att lägga till, redigera eller radera regel. Prioritera reglerna genom att klicka på drop-down listan framför och välj prioriteringsordning. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 11
LÄGG TILL AVSTÄMNINGSREGEL Nedan är ett exempel på avstämningsregel som matchar en bokföringstransaktion mot flera banktransaktioner. Datumavvikelsen mellan bokförigen och banken får max vara +5 dagar sett från bokföringstransaktionen. De sammanslagna transaktionerna på banken måste ligga på samma dag och ha samma text. Vill man bara matcha en mot en tas bock i Flera poster från banken bort. En fullständig beskrivs av avstämningsregler finns i manualen på Engelska. Länk: Settings for automatic reconciliation Användarmanual Adra Match Accounts Sida 12
HUVUDFUNKTIONER DAGLIGT ARBETE Adra Match Accounts fyra huvudfunktioner, Import, Automatisk (avstämning), Manuell (avstämning) och rapporter, som finns lätt åtkomliga i ett fliksystem. Det är här du normalt sett gör dina dagliga uppgifter. RUTINER (DAG, VECKA ELLER MÅNAD) Hämta textfilen (kontoutdrag) från ditt ERP Hämta textfilen (kontoutdrag) från din Bank Logga in på Adra Match Account Importera filerna från ERP och bank Kontroller att den importerade kontona har samma saldo som din bokföring och bank för den importerade perioden Kör de Automatiska avstämningsreglerna Hantera avvikelserna under Manuell avstämning Skapa en rapporter på de avstämda kontogrupperna Användarmanual Adra Match Accounts Sida 13
IMPORT Välj ett av importformaten som du tidigare valt. Tillgängliga filer visas i fönsteret nedan. Importen tillåter att du väljer fler filer. Klicka på Import för att starta importen. Funktionen Import Wizard är självförklarnade och används för temporära importer, eller för att skapa nya importmallar. Önskar ni mer information hänvisar vi till den fullständiga manualen på Engelska. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 14
När importen är klar visas information om vilka konton som blev importerade, antalet importerade transaktioner och saldon. Klicka på Meddelande för att få detaljerad information om importprocessen. Det finns även en möjlighet att skriva ut importresultatet. Kontrollera alltid saldot på de importerade kontona innan du Godkänner. Transaktionsdetaljer kan ses på varje importerat konto genom att klicka på förstoringsglaset i Detaljer -kolumnen. Transaktionsdetaljer. Utför samma steg för alla filer du vill importera. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 15
AUTOMATISK (AVSTÄMNING) Här köra du de avstämningsregler du har fördefinierat mot den data du har importerat. Avstämningsresultatet visas per regel och totalt på kontogruppen. Välj kontogrupper eller enskilda avstämningsregler och klicka på Avstäm. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 16
MANUELL (AVSTÄMNING) Här hanterar du avvikelser/öppna transaktioner, avstämda transaktioner. Med sorterings-, filteringsoch sökmöjlighetet stämmer du lätt av de öppna transaktionerna. Den kraftfulla sökfunktionen hjälper dig att söka både öppna och avstämda poster. ÖPPNA Markera de poster som ska avstämmas. När avvikelsen mellan den markerade poster är noll, eller inom den tillåtna avvikelsen, aktiveras Avstäm knappen. Klicka på Avstäm för att flytta posterna till Avstämda. Genom att högerklicka på ett fält kan lägga till filter på värdet i kolumnen. Filteralternativen kan se olika ut beroende på fält. Ta bort filter genom att klicka på i kolumnens rubrik. Marker poster och automatiskt leta efter restbeloppet genom att klicka på Sök-fliken. Finner du en post kan denna stämmas av direkt mot transaktionerna på Öppna fliken. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 17
AVSTÄMDA Här ser du avstämda transaktioner. Information om av vem, när och hur transaktionerna har stämts av kan ses här. Markera en transaktion och de poster denna har stämts av emot markeras också. Klicka på Upphäv om du vill ångra avstämningen för de valda posterna. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 18
SÖK Det går att söka på alla fält och på avstämda eller öppna transaktioner. Den öppna poster du söker fram kan stämmas av. När du söker avstämda kan du klicka på förstoringsglaset på en transaktion för att se alla poster med samma avstämnings id och sedan ångra dessa. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 19
RAPPORTER Välj rapport, kontogrupp(er) och rapportformat. Beroende på rapport kan sortering och filtreringsalternativen vara olika. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 20
ANDRA RELEVANTA FUNKTIONER VID DAGLIG ANVÄNDNING ÅNGRA IMPORT Här kan du ånga importerade filer, ångra avstämning av filer, eller se till vilka konton filerna har blivit importerade och deras påverkan på saldot. Du kan endast ångra filer på de konton och klienter du har tillgång till. Välj Underhåll -> Ångra import EJ AVSTÄMDA IMPORTER Här visas importerade filer som ännu inte är avstämda. Marker en eller flera filer du vill ångra. Även manuellt registrerade transaktioner kan ångras. Klicka Detaljer för att visa fildetaljer eller Ångra import för att ångra filen/filerna. För att visa importerade filer som är avstämdamarkera Avstämda importer. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 21
AVSTÄMDA IMPORTER Avstämda importer visar filer som är importerade och helt eller delvis avstämda. Markera en eller flera filer för att se Detaljer eller Ångra avstämningen. Efter att du ångrat avstämningen kan importen ångras. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 22
MANUELL REGISTRERING Manuell registrering används för att manuellt lägga till transaktioner till en kontogrupp. Välj Underhåll -> Manuell registrering Välj Kontogrupp. Registrera transaktioner i det övre fönstret. I fönstret nedan framgår hur den registrerade transaktionerna påverkar saldot. Glöm inte att välja rätt konto. När du är klar med din registrering, klicka på Infoga för att lägga till transaktionen till öppna transaktionerna. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 23
INSTÄLLNINGAR FÖR MANUELL AVSTÄMNING Här kan du välja den tillåtna avvikelsen vid manuell avstämning, konto att lägga avikelsen på och inställningar för antal transaktioner per sida och i vilken sorteringsordning sidorna ska visas. Välj tillåten +/- avvikelse/differens. Välj konto avvikelsen ska läggas på. Behåll standardvärdena på Visa max antal transaktioner och Sortera max antal på. Användarmanual Adra Match Accounts Sida 24
KONTAKTINFORMATION ADRA MATCH AB Besöksadress: Arenavägen 27, Globen, Stockholm Postadress: Box 5131, 121 17 Johanneshov Växel: 08-725 9100 Support: 08-725 9102 Försäljning: 08-725 9100 Fax: 08-725 9101 E-post: info@adramatch.se E-post support: support@adramatch.se Användarmanual Adra Match Accounts Sida 25