Användarmanual Winjet Preparation EMS AB Svalsätersvägen 13 153 38 Järna http: www.elektromaskiner.se Telefon: +46 8 551 734 80 Fax: +46 8 551 734 87 Sida 1
Copyright 2002 EMS INNEHÅLL Starta programmet... 7 Kundträd... 7 Infiler... 8 Importerade filer... 8 Exporterade filer... 8 Sorterade filer... 8 Produktionsfiler... 9 Aviseringar... 9 Klara... 9 Att navigera i programmet... 9 Import / Nytt jobb... 11 Val av filer för import... 11 Jobb namn... 11 Vår referens... 12 Utskicksnamn... 12 Inlämnings datum... 12 Vikt... 12 Sorteringsrutin... 12 Referens... 12 email... 12 Telefon... 12 Lägg till fler filer... 13 Lägg till katalog...13 Förhandsgranska... 13 Ta bort fil... 13 Använd denna layout för alla filer... 13 Beskrivning av vanligt förekommande filformat... 13 Fasta fältlängder...13 Teckenseparerade filer (Komma, Tab., semikolon, osv.)... 15 Etikett format (Linefeed format)... 15 Etikett format (Linefeed/formfeed format)... 15 Excel filer... 16 Filhanteraren... 17 Inläsning av filer... 17 Antal dubbletter hittade... 20 Antal felaktiga postnr... 20 Antal möjliga att rätta... 20 Ascii tabell... 20 Andra funktioner i filhanteraren... 21 Ändra namn eller format på ett fält.... 21 Förnamn och Efternamn med stora bokstäver... 22 Första bokstaven stor resten små... 22 Alla bokstäver stora... 22 Vänster trimma... 22 Sida 2
Höger trimma... 22 Högerställ... 22 Numeriskt fast längd... 22 Situations markeringar... 22 Lägg till fast text fält:... 23 Sätt start/längd utifrån val:... 23 Dela fält vid första mellanslag:... 23 Lägg till:... 23 Ta bort:... 23 Döp om:... 23 Namn:...23 Co:... 23 Gata:... 23 Padr:... 23 Kundnr:...23 Land:... 23 Postnr:... 23 R1:... 23 R2:... 24 R3:... 24 R4:... 24 R5:... 24 R6:... 24 R7:... 24 Spec (Antal):... 24 Spec. (Amount/brytning):... 24 Översättning av tecken... 25 Dubblett kontroll... 26 Ta bort ALLA dubbletter:... 27 Flytta till en annan adress... 27 Selektiv inläsning... 28 Spara/Ladda inställningar... 31 Läsa ihop filer... 32 Sortering och Portooptimering... 34 Operatör... 34 Tilldelat... 34 Max... 34 Min... 35 Uppköp... 35 Flytta till...... 35 Ta bort...... 35 Jobb egenskaper...... 35 Sorteringsinställning... 35 Lägg storlek... 36 Forcerings signal... 36 Första min bunt...36 Andra min bunt... 36 Tredje min bunt... 36 # Antal siffror... 37 Bunt kontroll... 37 Sida 3
Vänd buntarna (inkjet ovan)... 37 Lås upp... 37 Lådläggning... 37 Produktionslistan... 38 Ta Bort... 38 Minbuntar först...38 Normal/min Ordning... 38 Min buntar sist... 38 Återställ... 38 Stigande/fallande... 38 Återställ... 38 Räkna ut bästa pris... 39 Använd egen prislista...39 Ta bort dubbletter... 39 Välj/Välj inte alla i gruppen utom denna... 40 Välj/Välj inte alla i gruppen... 40 Välj/Välj inte alla...40 Välj alla... 40 A-Post... 41 A/B 1 dagsutdelning...41 A/B 1-2 dagsutdelning... 41 ADR Exakt... 41 ADR Stafett... 41 Falsningstillägg... 41 Posttidning/ADR/Brevsändning... 41 Databashanterare... 44 Redigera... 44 Första bokstaven stor... 45 Förnamn Stor Bokstav, Efternamn Stor Bokstav... 45 Ändra till Stora bokstäver... 45 Ändra till Små bokstäver... 45 Ta bort eventuella mellanslag i början... 45 Ändra fältets längd till längsta förekommande sträng... 45 Dela fältet vid första mellanslaget... 46 Dela fältet vid valfri position... 46 Dela fältet vid valfritt tecken och antal... 47 Slå ihop fälten... 47 Lägg till ett fast text fält... 48 Formatera fältet...48 Lägg till ett numeriskt fält... 49 Ta bort fältet... 50 Sök och ersätt sträng... 50 Leta efter...50 Ersätt med... 50 Matcha hela ord... 50 Skifteslägeskänslig... 50 Byt plats på fält... 50 Kopiera fält... 50 Döp om fältet... 50 Sortera fält baserat på innehållets längd... 51 Sida 4
Sortera fält... 51 EXPORT... 52 Tabb separerat format:... 53 Postsort:... 53 Fixed Format:...53 Videojet System 4000:... 53 Semikolon separerat... 53 Komma separerat... 53 PRA PC... 53 Microsoft Excel... 53 Excel 2007... 53 Val av fält som exporteras... 53 Ställ in formatteringsfunktioner... 54 Fältfunktioner... 54 Belopp kod:... 54 Referens nr:... 54 Stora bokstäver... 54 Första bokstaven... 54 Förnamn efternamn..... 54 Omvandla true till ***... 54 Utskrift av etiketter... 56 Sätt upp en etikettutskrift...56 Töm etiketten... 58 Inställningar... 58 Starta utskriften... 60 Navigera bland adresserna... 60 Godkänna en fil för produktion... 62 Godkänna en fil genom uppdelning av sortering... 62 Ny jobb fil... 63 Ladda jobb setup... 63 Spara jobb setup... 63 Rensa... 63 Rapporter... 64 Sorteringsrapport... 64 Utökad rapport... 64 Dokumentets vikt i gram... 65 Minsta vikt per pall i Kg... 65 Högsta vikt per pall i Kg... 65 Ändra ordning... 65 HNC+HNC2... 66 Antal... 66 #B... 66 Vikt (kg)... 66 Typ... 66 Transpall 00-99... 66 Direktställd pall... 66 Transpall 28-29... 66 Produktionsrapport... 67 Funktioner för digitalprint... 68 Skapa N-UP Produktionsfil... 68 Sida 5
2UP / 3UP / 4UP osv... 68 50/50... 68 Udda/Jämn split... 68 Skapa N-UP med flera produktionsfiler... 68 Navigering med Jobb fönstret.... 71 Nytt Jobb... 71 Egenskaper... 71 Avisera... 71 Sortering rapport/information... 71 Produktionsrapport... 71 Utökad rapport / Pallrapport... 72 Öppna databashanteraren... 72 Nästa Steg... 72 Så här tar du in ett jobb i jobbviewern... 72 Programinställningar... 73 Företag... 74 Adress... 74 Postnr+Ort... 74 Telefon... 74 CMPartnerID... 74 Postens kundnr... 75 Kundkatalog... 75 Katalog för exporterade filer... 75 Katalog för importerade filer... 75 Katalog för infiler... 75 Pekare på kund infilkatalog... 75 Katalog för sorterade filer... 75 Katalog för klara filer... 75 Aviseringskatalog... 75 Aviseringskatalog plats... 75 Katalog för logg... 75 Katalog för produktionsfiler... 76 Standardkatalog för exporterade filer... 76 Standardkatalog för importerade filer... 76 Standardkatalog för arkiverade filer... 76 Använt språk... 76 Använd maximerade fönster... 76 Kontrollera uppdateringar varje... 76 Winjet produktionssystem finns... 76 OM PORTOOPTIMERING... 78 Inte en självklarhet... 78 En inkomstkälla... 78 Upphovsrättsligt... 78 Avtalskunder... 78 Nästa steg... 78 Sida 6
Starta programmet När du startar programmet kommer du presenteras med två möjligheter att arbeta med programmet. Antingen genom att använda menyer och funktioner i huvudbilden det så kallade kundträdet, eller genom det mer övergripande jobbfönstret eller genom att använda båda. Kundträd Detta kapitel kommer gå igenom hur man arbetar i programmet genom att använda kundträdet. Bild 1: Exempel på ett kundträd Varje kund som du skapat syns genom dess namn och windows mapp symbol på vänster sida om namnet. Som du ser ovan finns ett + tecken vid sidan - Detta plus tecken innebär att det finns någonting mer under. Klicka på den på en kund och programmet kommer att öppna dess innehåll. Sida 7
Bild 2: Innehållet under en kund Som du ser så finns där ett antal nya mappar. Infiler I denna katalog finns det möjligheter att ställa in en katalog på din hårddisk där du placerar kundfiler. Läs i kapitlet inställningar om hur du ställer in denna katalog. Importerade filer Under denna mapp kommer alla dina importerade filer läggas när du använder funktionen Import. Dessa filer är alltså en kopia på kundens fil men i ett format som Winjet programmet standardiserat. Den importerade filen innehåller förutom adresser också en massa information så som till exempel felaktiga postnummer osv. Exporterade filer När du exporterar en fil så kommer programmet lägga en kopia på den exporterade filen i denna katalog. Observera att det alltså är en kopia och den hamnar här oavsett vart du placerar originalet som du exporterar. Det är en exakt kopia så att du kan kontrollera att resultatet av din export verkligen var vad du avsåg. Sorterade filer Precis som namnet antyder så hamnar dina färdigsorterade filer här. Detta är alltså oftast filer som du är färdig med och antingen skall exportera för produktion eller godkänna för produktion. Observera att filen inte tas bort även om du exporterar eller godkänner den. Sida 8
Produktionsfiler Om du använder Winjet produktionssystem så hamnar filerna här när du har godkänt dem för att produceras. Innan dess kan inte produktionssystemet se filerna och därmed inte starta en produktion på dem. Aviseringar Här hamnar länkar till dina aviseringsfiler. En aviseringsfil kan vara olika utformad beroende på vilken operatör som du använder. Till exempel Bring Citymail använder sig av ett XML format och posten Sverige av ett vanligt text format. Klara Återigen om du använder Winjet produktionssystem så kommer de filer som är färdigproducerade utav ditt/dina produktionssystem hamna i kataloger här under. Produktionssystemet skapar kataloger med datum för att särskilja samma jobb som återkommer. I en färdig producerad fil finns en massa information om hur produktionen utfördes så som till exempel om ett dokument printades eller printades om. Att navigera i programmet Det finns som redan tidigare nämnts två varianter på att genomföra ett jobb en i jobbfönstret och en annan som beskrivs i detta kapitlet genom användandet av kundträdet. Men även i kundträdet finns det flera sätt att nå de olika funktionerna. Dels finns det en huvudmeny som du når genom att klicka på menyraden. Menyraden är den som har rubrikerna Jobb, Infiler, Kund, Inlästa register, sorterade filer, produktionsklara register, exporterade filer, Winjet och Avsluta program. Under varje sådan rubrik finns sedan ett antal olika alternativ som man kan välja. Ett annat sätt att nå dessa är att högerklicka på skärmen, du kommer då få upp en så kallad popup meny som innehåller samma funktioner som finns i huvudmenyn. Den enda egentliga skillnaden är att du får möjlighet att välja där du har muspekaren just nu. Sist men inte minst finns det ett antal olika snabbikoner under huvudmenyn. Dessa är arrangerade i den ordning som du normalt skapar ett jobb i. Om du placerar muspekaren över en ikon kommer en så kallad "hint" upp som visar vad som händer om du klickar på den ikonen. Observera att om en menyrad är grå så innebär det att du inte kan välja den - det beror med största sannolikhet på att du antingen inte valt något objekt i kundträdet eller att den funktionen inte går att använda med det objektet. Till exempel så kommer "Inlästa register", Sida 9
"Sorterade Register", "Produktionsklara register", "Exporterade Filer" och "Infiler" inte gå att välja om du inte valt en sådan fil under kundträdet. Sida 10
Import / Nytt jobb Val av filer för import Winjet kan importera de flesta kända filformat, som: Fasta fältlängder Excel filer Komma separerade filer Tabb separerade filer Etikett format osv. För en fullständig specifikation av filformat som stöds av Winjet se bilagan Winjet filformat. All import av filer görs i Import modulen. Som nås genom menyn Jobb->Ny eller genom att klicka på ikonen När du väljer att starta importfunktionen så kommer du få upp ett fönster enligt nedan, där du skall mata in uppgifter om det nya jobbet samt peka ut vilka filer som hör till detta jobbet. Du lägger till filer genom att helt enkelt leta upp dem på din dator genom windows vanliga funktioner (bilden till vänster). Du kan här markera en fil eller flera filer samtidigt genom att använda SHIFT/CONTROL funktionerna i windows. I importfunktionen finns ett antal fält som programmet vill att du skall fylla i och ett antal fält som du måste fylla i. Jobb namn Detta är namnet på ditt jobb och kommer också användas som filnamn. Observera att det också finns en benämning som heter utskicksnamn. Jobbnamnet är alltså ditt namn på jobbet och behöver inte nödvändigtvis vara samma som utskicksnamnet. Jobbnamnet har större krav Sida 11
på sig än utskicksnamnet då det inte får innehålla vissa tecken eftersom Windows inte godkänner dessa i filnamn. Vår referens Här anger du om du vill referensen hos dig alltså kanske ditt namn, eller den som är ansvarig för jobbet. Utskicksnamn Som tidigare nämnts är detta kundens benämning på utskicket. Detta används bland annat i XML aviseringar till Bring Citymail. Inlämnings datum Datumet som du kommer att lämna in till operatören eller operatörerna som skall dela ut jobbet. Detta datum är ett krav på att du fyller i. Om du absolut inte vet det måste du fylla i ett uppskattat datum och sedan ändra det genom att gå in på jobbets egenskaper. Datumet är av stor vikt för att portooptimeringsfunktionen skall räkna rätt eftersom portot varierar beroende på vilket datum som posten delas ut. Vikt Detta är helt enkelt dokumentets vikt i gram - om du har varierande vikt får du fylla i den genomsnittliga vikten. Även detta fält är ett nödvändigt fält och används bland annat i portooptimeringsfunktionen för att räkna ut vilket porto du får för varje enskilt dokument. Sorteringsrutin Här skall du fylla i till vilken operatör jobbet är avsett att sändas med vanligtvis Svenska Posten. Alternativen du har här kan variera på din installation men vanligtvis finns följande. Sweden Postal Sweden Citymail Finland Norge Danmark Sweden / SDR Europe / Other Du anger till exempel Finland om registret skall delas ut i finland. Självklart kan det finnas andra adresser i registret också men de kommer då behandlas som utländska adresser av programmet. Referens Detta är namnet på kundens referens. Avsikten är att man skall kunna titta på egenskaper på jobbet och då kunna veta vem man skall kontakta hos kunden för just detta jobbet. email Kundreferensens email adress Telefon Kundreferensens kontakttelefon Sida 12
Lägg till fler filer Denna knapp klickar du på om du vill lägga till fler register till detta jobb. Alla registerfiler som är listade i listboxen i mitten kommer att slås ihop till ett enda jobb. Observera att du kan lägga till packade så kallade ZIP filer, programmet kommer själv att packa upp dem och lägga till innehållet. Lägg till katalog Ibland skall man läsa in så många filer att det är väldigt ansträngande att välja varje fil en och en eller till och med genom flerval, därför har vi lagt till en funktion där du kan markera en katalog på din dator - Alla filer under den katalogen inklusive innehåll i underkataloger kommer att läggas till för inläsning. Även här kan du lägga till så kallade ZIP filer, som programmet då kommer hantera genom att packa upp alla filer inuti och lägga till i listan. Förhandsgranska Om du markerar en fil i din lista på register så kommer du kunna klicka på denna knapp. Vad den gör är att den startar det program som är kopplat till den typen av fil, till exempel om du har lagt till en Microsoft Excel fil så kommer programmet starta Microsoft Excel om det programmet finns installerat på datorn. Om inget program finns kopplat kommer programmet start Anteckningarna. Ta bort fil Genom att markera en fil i listan och klicka på den här knappen tar du helt enkelt bort den från listan och den kommer därmed inte läsas in till jobbet. Använd denna layout för alla filer Eftersom det kan finnas återkommande jobb som alla använder samma format så har vi här skapat en möjlighet att automatisera inläsningen av sådana jobb. Dessa jobb skulle i annat fall, när de består av massor av filer, ta väldigt lång tid att utföra. I den rullist som du kan välja på så kommer alla dina sparade layouter från Filhanteraren att visas. Du kommer även ha möjlighet att kryssa två alternativ - Läs in filerna automatiskt och Stäng av varningarna. Om du kryssar Läs in filerna automatiskt så kommer programmet helt utan användarens input gå igenom fil för fil och slå ihop dem till ett jobb. Om du väljer stäng av varningar så kommer programmet inte heller varna till exempel om layouten hade fältlängder som var kortare än i den verkliga filen. När du klicka på OK kommer programmet ta dig vidare till den så kallade filhanteraren eller på engelska Filemanager. Det är den modulen i programmet som konverterar dina register till ett format som programmet kan tolka på ett enklare sätt. Beskrivning av vanligt förekommande filformat För att underlätta förståelsen tänkte vi gå igenom de vanligt förekommande filformaten. Fasta fältlängder Fast fältlängd är det format som utan tvekan är det svåraste formatet och här bör man ha information om hur registret är formaterat. Principen är enkel varje adress består utav en rad som vanligtvis avslutas med radmatning. Varje enskilt fält i adressen är placerade på fasta positioner till exempel kanske namnet börjar på position 1 och slutar på 40. Det betyder att namnet alltid är 40 tecken långt, om det är ett namn som inte är 40 tecken långt så kommer Sida 13
mellanslag användas för att fylla ut upp till position 40. Så här fortsätter det för varje fält ända tills man kommer till slutet på just denna adress. Programmet hanterar detta genom att först och främst själv försöka räkna ut vart dessa fasta fält ligger avgränsade. Eftersom detta är ett i stort sätt omöjligt jobb kommer vi få ett antal saker som du som användare måste rätta till genom att lägga till och flytta brytningarna. Det finns två sätt att göra detta på - dels genom vår fast längd wizzard eller genom att knappa in uppgifterna fält för fält i filhanteraren om du känner till de uppgifterna (Se kapitel om filhanteraren). Detta fönster visar hur Winjet har delat upp adresserna i olika fält. Du kan enkelt göra ändringar i detta om förslaget är fel eller om du vill ändra av andra orsaker. De vertikala strecken visar hur fälten är uppdelade. Du flyttar strecken genom peka på strecket med musen, klicka med vänster musknapp och dra strecket (med knappen intryckt) till önskad position. För att lägga upp nya delningar, är det bara att klicka på den position där du önskar ha den nya delningen. Du kan ta bort delningar genom att dra dem över en annan delning, eller dra den helt till slutet av det sista fältet. Om du vill lägga in gränserna manuellt gör du det genom filhanterarens mittfönster Sida 14
Teckenseparerade filer (Komma, Tab., semikolon, osv.) Dessa filer är ganska enkla att hantera eftersom uppdelningen sker genom fasta bestämmelser med klara regler. Alla dessa fungerar så att varje adress ligger på en rad i taget, det vill säga adressavskiljaren är radmatning. Därefter är varje fält i adressen avdelad med den typ av fil det är. En komma separerad fil har fälten avdelade med komma, en tab separerad fil med tab tecknet, en semikolon separerad fil med semikolon osv. Dessutom finns regler för att kunna använda separeringstecknet i ett fält genom att ett fält kan omringas av situationstecken ". Winjet kommer att gå igenom så många adresser som du tillåter (beror på hastigheten på din dator) och fastställa fältlängderna. Om du har ställt in programmet så att det går igenom hela filen så kommer fältlängderna vara den största längd som använts i filen. Etikett format (Linefeed format) Med etikett format (linefeed format) menar vi ett format som ursprungligen används för utskrift på vanliga etikettskrivare, oftast av typen matris. Dessa kännetecknas av att det är ett fält per rad och att adresserna är placerade rad för rad med ett fast antal rader per adress. VIKTIGT: Det finns alltid risk att din fil innehåller fel t.ex. en enstaka adress som ej har samma antal rader per adress. Det finns då risk att adresser blir hopblandade kontrollera därför noga både före och efter import. Filen kommer automatiskt bli analyserad och Winjet kommer att begära att du manuellt anger det antal rader som utgör en komplett adress. Etikett format (Linefeed/formfeed format) Med etikett format (linefeed/formfeed format) menar vi ett format som ursprungligen används för utskrift på vanliga etikettskrivare, oftast av typen matris. Dessa kännetecknas av att det är ett fält per rad och att adresserna är placerade rad för rad och att varje adress avslutas med ett formfeed. (Dvs. en adress per sida). Filen kommer automatiskt bli analyserad och Winjet kommer att begära att du manuellt anger det maximala antal rader som utgör en adress. Ange det mesta antal som kan finnas! Sida 15
Excel filer Vid import av Excel filer är det viktigt att påpeka att Excel filen endast får innehålla 1 ark. Förutom detta skall man vara uppmärksam på att fälten är formaterade korrekt i Excel, felaktigheter kan medföra att filen ej blir korrekt importerad. Sida 16
Filhanteraren Du kommer till filhanteraren efter det att du angett vilka filer som du skall läsa in till ditt jobb. Bild på filhanteraren som det kan se ut vid inläsning av en fil Inläsning av filer Efter att filen är uppdelad i fält och format och teckentyper är rätt, är det dags att göra själva inläsningen i Winjet. Winjet vill nu spara filen som en ny fil i dbase format vilket är det format som Winjet använder internt för att fortsatt kunna bearbeta den. Det nya jobbet kommer att hamna under den kund som du valde i kundstrukturen innan du valde importeringsfunktionen. Klicka på läs in fil Om du inte laddat en mall - se senare i detta kapitel, kommer nu programmet att starta en wizzard där du skall ange fält som är nödvändiga för att kunna utföra de funktioner som finns i mjukvaran. Sida 17
Först och främst frågar Winjet efter vart postnummerfältet finns. Ange platsen genom att bocka för det fält som innehåller postnumret. Observera att du kan här bocka för fler fält utifall postnumret inte alltid ligger på samma ställe. Bocka ej för fler fält än nödvändigt då det bara ökar tiden för inläsning. Tryck på Nästa. Nu ber programmet på samma sätt om ortsfältet. Detta fält kan bland annat användas för verifiering av gatuadresser etc. Tryck på nästa. Sida 18
Programmet frågar efter gatufältet, bocka här i de fält som kan innehålla gata eller box. Observera att ett box fält har prioritet över ett gatufält eftersom man i första hand delar ut till en box adress utifall sådan finns angiven. Tryck på Nästa Här anger du det fält som innehåller namnet på eventuellt utland. Vad vi menar med det är alltså ett fält där det står SVERIGE, FINLAND, SOUMI etc etc. Om sådant fält inte finns se till att inget då är i bockat. Tryck nästa. Winjet kommer nu att påbörja importen vilket tar mindre eller längre tid beroende på antal adresser. Winjet visar hur många procent som uppnåtts genom att visa en procentstapel på skärmen. Efter inläsningen är klar (100% har uppnåtts) kommer Winjet visa hur många adresser som blev inlästa. Detta för att du skall kunna kontrollera att antalet stämmer med det antal som du skall producera. Sida 19
Antal dubbletter hittade Programmet gör en dubblettkontroll på samtliga fält i ditt register och anger här om den hittade några dubbletter. Det kan vara intressant att förfina denna dubblettkontroll genom att klicka på knappen innan du start inläsningen, eftersom det oftast finns fält som inte är av intresse för en dubblett. Antal felaktiga postnr Detta är för närvarande endast informativt, vi avser att i framtiden då posten sagt sig ta mer betalt för felaktiga postnummer hjälpa dig att rätta dessa postnummer genom att använda oss av gaturegistret. Funktionalitet finns redan för detta i programmet men eftersom det i dagsläget inte finns något mervärde i att rätta dem har vi tagit bort funktionen. Antal möjliga att rätta Läs ovan. Ascii tabell Du kan här också genom att trycka på knappen ASCII TABLE studera vilka typer av tecken som fanns i den inlästa filen. Om du trycker på den knappen får du upp följande bild. Sida 20
Du kan växla mellan MS/DOS och Windows tolkning av tecknen genom att kryssa i kryssboxen för MS/DOS. Andra funktioner i filhanteraren I detta avsnitt skall vi gå igenom några av de mer avancerade funktionerna och hjälpmedlen som finns i denna modulen. Ändra namn eller format på ett fält. Som vi tidigare har sett kommer Winjet automatiskt att dela upp filen och ge fälten namn som FIELD1, FIELD2 osv. Winjet kan omöjligt namnge dem till t.ex. NAMN, ADRESS etc. eftersom den inte på ett klart sätt kan identifiera dessa. Genom att klicka på fältnamnet så att det blir markerat, och därefter högerklicka på det får du tillgång till en ny meny enligt nedan. Sida 21
Denna meny visar ett antal funktioner som du kan utföra på de olika fälten före det du utför själva inläsningen av adressregistret. Funktionerna är: Förnamn och Efternamn med stora bokstäver Sätter innehåller i fältet så att första bokstaven i början på ett ord blir stor och resten små. Första bokstaven stor resten små Första ordet (om det finns fler) får stor bokstav resten blir små Alla bokstäver stora Sätter innehåller i fältet så att alla bokstäver blir stora Vänster trimma Tar bort eventuella mellanslag på vänster sida. Höger trimma Tar bort eventuella mellanslag på höger sida. Högerställ Beroende på fältets längd så läggs ett antal mellanslag på höger sida och vänster sida så att texten kommer hamna i mitten om man räknar antal tecken. Numeriskt fast längd Lägger in en räknare med fast längd. Situations markeringar Tillåter att fältet omges med situationstecken och läser i så fall in dem istället för att tolka dem som regel i den teckenseparerade formatet (se beskrivning av teckenseparerat format) Sida 22
Lägg till fast text fält: Lägger till ett nytt fält som kan innehålla en fast text. Detta kan t.ex. användas för angivelse av adresskälla. Sätt start/längd utifrån val: Vid inläsning av fast format kan man texten i exempelboxen längst ner på skärmen och därefter välja detta alternativet. Winjet kommer då räkna ut start och längd angivelser för detta fältet. Dela fält vid första mellanslag: Delar upp fältet till två fält istället för ett. Delningen sker vid första mellanslaget i fältet. Det nya fältet kommer ha samma namn som det ursprungliga men med tillägget SPLIT. Denna funktion kan t.ex. användas om man vill dela på för och efternamn i adressregistret. Lägg till: Lägger till ett helt nytt fält som du kan definiera som du vill. Ta bort: Tar bort fältet ur fildefinitionerna inläsning av denna information kommer då ej ske. Döp om: Låter dig byta namn på fältet helt efter eget önskemål Namn: Döper om fältet till Namn. Co: Döper om fältet till CO Gata: Döper om fältet till Gata Padr: Döper om fältet till Padr Kundnr: Döper om fältet till kundnr Land: Döper om fältet till Land Postnr: Döper om fältet till Postnr R1: Döper om fältet till R1 Sida 23
R2: Döper om fältet till R2 R3: Döper om fältet till R3 R4: Döper om fältet till R4 R5: Döper om fältet till R5 R6: Döper om fältet till R6 R7: Döper om fältet till R7 Spec (Antal): Används till att ange ett fält vars innehåll betyder antalet exemplar som en adressaten skall ha. Spec. (Amount/brytning): Samma som ovan fast utöver detta formar dessa till egna buntar. Sida 24
Översättning av tecken Någon gång kommer du kanske stöta på filer som inte har standard teckensätt. Du kommer märka detta på att de nationella tecknen som t.ex. Å Ä Ö inte visas rätt på skärmen oavsett vilket val du gör i Winjet. Vi har därför inkluderat en översättningsfunktion i Winjet som låter dig översätta i stort sätt vilka tecken du vill till vilket tecken du vill på ett väldigt enkelt sätt. Först markerar du det tecken du önskar att översätta markera endast det tecknet. Detta gör du genom att klicka framför eller bakom tecknet och dra musen över tecknet med musknappen nedtryckt i den nedersta boxen på skärmen. Ovan har vi markerat tecknet 8 i adressen. Därefter klickar du på knappen Följande bild kommer då upp. Tecken som skall översättas ASCII värdet på det nya tecknet. Utskrift /inmatning av det nya tecknet. Som du ser ovan är det tecken vi skall översätta 8. Därefter skall du skriva in det nya tecknet som du vill att det skall översättas till eller om du känner till ASCII värdet ange det nya ASCII värdet. Sida 25
I exemplet väljer vi att översätta tecknet till A (ASCII värde 65). Detta kommer att medföra att alla 8 blir översatta till A, vid inläsning av filen. Dubblett kontroll I Winjet finns också en funktion för att kunna plocka ut adresser som är att betrakta som samma adress. Winjet gör alltid en standard dubblettkontroll med alla fält valda, men här kan du förfina kontrollen. Klicka på knappen då kommer följande fönster upp. För att aktivera dubblettkontroller måste du kryssa i boxen Enable dup check, då förändras bilden ovan till följande utseende. Sida 26
Stäng AV/PÅ funktionen. Kryssa för vilka fält som anses utgöra en unik adress. Ta bort ALLA dubbletter: Bortsett från Därefter läser du in filen precis som vanligt. OBS! Du måste alltså göra inställningen enligt ovan INNAN du läser in filen. VIKTIGT: Inläsningen tar betydligt längre tid med dubblettkontroll påslagen. Den tar längre tid beroende med antal fält som behövs för att göra adressen unik. Flytta till en annan adress. Eftersom det kan vara stora filer som läses in kan det vara praktiskt att kunna flytta till en annan adress genom att ange adressens ordningsnummer. Klicka på knappen Sida 27
Skriv in adressens nummer och tryck på OK knappen. Selektiv inläsning Framtida adressutskick kommer oftast att göras genom att selektera ut en målgrupp ur ett register. Detta för att få nå en grupp som är intresserad av att få utskicket. Winjet kan som du kommer kunna läsa i produktionsmanualen styra maskinen selektivt men den ger också en möjlighet att selektera ut adresser redan vi importen. T.ex. om du inte har en maskin som kan styras selektivt och ändå vill ha möjlighet till selektering genom att köra produktionen som separerade jobb. Det kan också finnas andra möjliga användningsområden till denna funktion, t.ex. att läsa ut vissa postnummerområden etc. Klicka på knappen för att starta funktionen. Fönstret nedan används i Winjet för att ställa in vad vi i Winjet terminologi kallar kriterium. Ett kriterium är egentligen något som är antingen sant eller falskt. I standardversionen av Winjet har du 8 kriterium installerade. Välj mellan att alltid läsa in alla adresser eller låta ett kriterium avgöra Inläsningen av den enskilda Adressen (selektiv inläsning). Välj vilket kriterium du vill använda för att läsa selektivt. klicka på EDIT för att förändra Inställningen av kriteriumet. Genom att klicka på EDIT får du upp följande fönster på skärmen. Sida 28
upptill 3 val kan sättas samtidig Vilket fält som det gäller Skall stå på selektivt i detta fall. Vad som avgör om innehållet i valt fält är sant eller falskt. Använ ds inte här. Se under And: Or: Innebär att detta val t.ex. Select1 OCH de andra t.ex. Select2 måste vara sanna för att hela kriteriumet skall vara sant. Innebär att det räcker med att detta val t.ex. Select1 är sant det är alltså betydelselöst om Select2 eller Select3 är sant. Exakt: Det som du skriver in att fältet skall innehålla måste stämma EXAKT överens med innehållet i valt fält. I exemplet, måste FIELD3, vara exakt 3456. 23456 Läses inte in 34567 Läses inte in 3456 Läses in. Sida 29