Årsbokslut Plan- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning 1 Verksamhet... 3 1.1 Året som gått... 3 1.2 Uppföljning av uppdrag... 3 2 Måluppföljning... 4 2.1 Hållbar personalförsörjning... 4 3 Uppföljning av Intern kontroll... 5 4 Uppföljning energiplanen... 6 4.1 Effektiv användning av energi... 6 4.2 Effektiva transporter med låg klimatbelastning... 6 5 Följetal... 7 5.1 Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått... 7 6 Personal... 8 6.1 Viktiga händelser... 8 7 Ekonomi... 9 7.1 Driftredovisning... 9 7.2 Investeringsredovisning... 9 7.3 Disposition av ackumulerat resultat... 9 Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 2(10)
1 Verksamhet 1.1 Året som gått Under har ny energirådgivare anställts. För att få ordning på nämndens arkiv har kontoret haft stöd av en arkivarie som från 2014 kommer att vara anställd som både arkivarie och antikvarie. Den vakanta stadsarkitekttjänsten har blivit tillsatt under hösten. Ny kundmottagning har inrättats där vi kan ta emot våra kunder på ett professionellt sätt. Några större bygglov för verksamheter har lämnats liksom för flerbostadshus i framförallt Kinna. 1.2 Uppföljning av uppdrag Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Bygglov och detaljplaner X Bygglov och detaljplaner Bygg och miljökontoret ett helhetsansvar för översiktsplanering, exploatering, detaljplanering, bygglov och miljöfrågor. Det är få medarbetare inom varje delfunktion, men genom att arbeta inom samma förvaltning finns förutsättningar för nära samarbete och att kompetenserna tillsammans når längre. Under året har detaljplaner och bygglov gett förutsättningar för nybyggnad av bostäder och verksamheter framförallt i Kinna. Antalet levererade bygglov inom 10 veckor har förbättrats under året. Början av präglades av stor sjukfrånvaro som sedan minskade kraftigt. Detta har delvis påverkat antalet levererade bygglov. Utslaget på helår klarades 73 % av byggloven inom 10 veckor. Första kvartalet klarades 63 %, andra 56 %, tredje 87 % och fjärde 91 % inom 10 veckor. Plan och byggnadsnämnden gör bedömningen att målet har uppfyllts i hög grad. När det gäller detaljplaner upplever nämnden att man till hög grad uppfyller målen. Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 3(10)
2 Måluppföljning 2.1 Hållbar personalförsörjning Flexibla arbetstider med rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Beslutad av 2011 2012 Mål Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Kommunfu llmäktige 100 % 100 % 100 % 100 % Samtliga medarbetare har erhållit den sysselsättningsgrad de önskat. Friska medarbetare Indikatorer Beslutad av 2011 2012 Mål Sjukfrånvaron ska uppgå till högst 4 procent. Kommunfu llmäktige 7,2 % 6,2 % 6 % högst 4 % Sjukfrånvaron ska uppgå till högst 4 procent. Början av präglades av stor sjukfrånvaro. I januari var sjukfrånvaron 15 % för att sjunka till ingen sjukfrånvaro under augusti. Eftersom enheten har så få medarbetare påverkar en enda sjukfrånvaro statistiken markant. et bygger på 11 månader. Slutligt utfall kompletteras när lönekörningen är körd den 22 januari 2014. Systematisk kompetensutveckling Indikatorer Beslutad av 2011 2012 Mål Alla tillsvidareanställda ska ha en plan för sin kompetensutveckling Kommunfu llmäktige 100 % 100 % 100 % 100 % Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 4(10)
3 Uppföljning av Intern kontroll Plan- och byggnadsnämndens interna kontroll görs inom framför allt 9 områden: Attest: 10 stycken slumpmässiga stickprov har gjorts av personalredogöraren på beslutsattesteringar. Samtliga stickprov var ok. Delegation: Nämndsekreteraren har granskat 10 stickprov och konstaterat att BMK har delegation i samtliga ärenden som granskats och att rätt delegat har fattat beslut. Delegationsbeslut: Förvaltningschefen har slumpmässigt gjort en kontroll av 10 ärenden vilken visar att besluten är väl motiverade, har tydligt angivna lagstöd. Nämndbeslut: Förvaltningschefen har slumpmässigt gjort en kontroll av 10 ärenden vilken visar att nämndbesluten har tjänsteskrivelse, är väl motiverade, har lagstöd samt att negativa beslut är kommunicerade Prioriteringar: Förvaltningschefen har kontrollerat att nämndens prioriteringar i huvudsak har kunnat följas. Uppföljning av ekonomi: Enhetschefen har löpande under året tillsammans med ekonom och ekonomiassistent kontrollerat och stämt av ekonomin mot budget. Månadsredovisningen har dragits för Plan- och byggnadsnämnden vid varje sammanträde, Medarbetarsamtal: Samtliga medarbetare har under året haft ett medarbetarsamtal/utvecklingssamtal med enhetschef. Bemötande: Enhetschefen har granskat samtliga inkomna enkätsvar vilket är 34 stycken av över 200 utskickade. Sjukfrånvaro: Sjukfrånvaron följs kontinuerligt under året. I början av låg den på 15% men har sedan sjunkit till ingen sjukfrånvaro under augusti. I medeltal är dock sjukfrånvaron något hög. Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 5(10)
4 Uppföljning energiplanen 4.1 Effektiv användning av energi Åtgärder Beskrivning Kommentar Åtgärd 39 Energiinformation till industrin (PBN) Eftersom kommunen inte har någon rådighet över utvecklingen inom industrin är åtgärden att industrin kan erbjudas t.ex. gemensamma kurser med kommunen, energiseminarier, före-tagsbesök med energi och miljö i fokus, kurser i miljödiplomering. Informationen kan kombin-eras med de insatser som energirådgivningen numera har möjlighet att göra inom industrin. ÅTGÄRD 39: Ingen förändring från 2012 under. Råd har endast kunnat lämnas vid förfrågan. Ingen aktiv informationsinsats har genomförts. 4.2 Effektiva transporter med låg klimatbelastning Åtgärder Beskrivning Kommentar Åtgärd 34 Transporter och uppvärmning vid etablering av nya områden (PBN) Åtgärd 42 Utredning Anläggningar för grovsopor (PBN) Vid all nyetablering skall möjligheterna till kollektivtrafik samt cykel- och gångtrafik särskilt beaktas. Detta gäller möjligheterna till uppvärmningsformer som skall ligga i linje med strategins övriga målsättningar. För att minimera privatbilskörning i samband med avlämnandet av grovsopor skall antalet anläggningar och deras placering utredas. ÅTGÄRD 34: Vid all översikts- och detaljplanläggning tas hänsyn till möjligheten till kollektivtrafikresande samt till gång- och cykeltrafik. Ett mål den nya översiktsplanen är att ny bebyggelse helst ska kunna anslutas till befintligt fjärrvärmenät. Möjligheten att styra uppvärmningsformer i nya områden är begränsad. Energirådgivaren kan dock ge tips om olika uppvärmningsformer. ÅTGÄRD 42: Någon utredning har ännu inte påbörjats. Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 6(10)
5 Följetal 5.1 Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått Följetal 2009 2010 2011 2012 Villatomter, antal sålda 7 3 5 3 2 Beviljade bygglov totalt, antal 360 342 268 170 319 nybyggnation lägenheter, antal 75 79 21 76 nybyggnation småhus, antal 40 52 27 23 Positiva förhandsbesked, antal 30 34 23 16 21 Detaljplaner 3 Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 7(10)
6 Personal 6.1 Viktiga händelser Under året har flera betydelsefulla händelser skett som har att göra med plan- och byggnadsnämndens ordinarie plan- och bygglovverksamhet. Efter ett år med stor personalomsättning, sjukskrivningar och ännu ej implementerade stödsystem har verksamhetens effektivitet under ökat avsevärt. Digitalisering av äldre bygglovsbeslut har återupptagits och kommer att avslutas i början av 2014. Det kommer att effektivisera och underlätta handläggningen av bygglov avsevärt. Verksamheten har fått viktiga tillskott med dels en ny energirådgivare med uppdrag att hjälpa kommuninnevånarna med råd om hur man bor och lever mer energismart, dels en arkivarie med uppdrag att se över plan- och bygglovarkivet. Ett större arbete pågår med att göra samtliga ärenden och handlingar tillgängliga och sökbara digital, vilket innebär en förbättring både i den interna handläggning och för enskilda fastighetsägare och bygglovsökanden som vill ta del av äldre plan- och bygglovbeslut. Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 8(10)
7 Ekonomi 7.1 Driftredovisning Nämnd (belopp i tkr) 2010 2011 2012 Budget Budgetavv ikelse Intäkter 4 232 3 668 4 638 6 820 4 291 2 529 Personalkostnader -7 755-7 895-9 521-9 941-10 816 875 Övriga kostnader -2 579-3 358-2 689-5 272-2 775-2 497 Nettokostnader -6 102-7 585-7 572-8 393-9 300 907 Fördelning på huvudverksamhet, netto Kommentar Driftredovisning Plan- och byggnadsnämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 907 tkr. Intäkter: avvikelse 2 529 tkr Under året har nämnden sålt interna tjänster som inte var budgeterade. Detta bidrar till den positiva avvikelsen. Dessutom är intäkterna på bygglovsverksamheten och planverksamheten högre än budget. Vad gäller intäkterna på bygglovsverksamheten så har nämnden under året haft 7 stycken stora ärenden som totalt har genererat 740 tkr. Personalkostnader: avvikelse 875 tkr Under året har nämnden haft vakanta tjänster, tjänstledigheter och sjukskrivningar. Därav de lägre personalkostnaderna. Övriga kostnader: avvikelse - 2 497 tkr Den främsta orsaken till ökningen av övriga kostnader är att nämnden har anlitat konsulter för att klara verksamheten. Nämnden har även anlitat konsulter för att digitalisera gamla bygglovshandlingar. 7.2 Investeringsredovisning Investeringsprojekt Investeringsbudget Investeringsutfall Budgetavvikelse Summa Kommentar Investeringsredovisning Plan- och byggnadsnämnden har ingen investeringsbudget. 7.3 Disposition av ackumulerat resultat Plan- och byggnadsnämnden redovisar i år en positiv budgetavvikelse på 907 tkr. Nämnden har sedan tidigare ett ackumulerat underskott på 628 tkr. Under förutsättning att nämnden får behålla årets resultat kommer nämnden ha ett ackumulerat resultat på + 279 tkr. Nämndens önskemål är att kunna utnyttja det ackumulerade resultatet enligt följande: A) 90 tkr till inköp av ipads B) 180 tkr till scanning av arkivhandlingar Under beslutades att plan- och byggnadsnämnden skulle vara försöksnämnd med ökad digital ärendehantering inför nämndmöten. Inköp av ipads för totalt 90 tkr kunde dock inte ske som planerat under december, då dessa var slut hos den leverantör som kommunen Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 9(10)
upphandlat. Inköpet kommer därför att genomföras under år 2014. Plan- och byggnadsnämnden har blivit offererat att för 300 tkr få scannat resterande 3 500 bygglovärenden från perioden 1994-2012 som ännu inte finns digitalt tillgängliga i aktuellt ärendehanteringssystem. På grund av fokus på annat effektiviseringsarbete inom bygglovshandläggningen har detta arbete inte kunnat prioriteras under. Plan- och byggnadsnämnden begär därför att få disponera 270 tkr av ackumulerade resultat. Plan- och byggnadsnämnden, Årsbokslut 10(10)