Budgetunderlag Plan- och byggnadsnämnden

Transkript

1 Budgetunderlag Plan- och byggnadsnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Omvärldsanalys Bygglov och detaljplaner Verksamhetsutveckling Grunduppdrag Bygglov och detaljplaner Mål I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Hållbar personalförsörjning Följetal Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått Personal Analys av personalbehov Personal - Antal anställda Personal - Sjukfrånvaro Personal - Personalrörlighet Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Ekonomi Driftbudget Kommentar driftbudget Bruttobudget per verksamhet Budgetreserv Taxor och avgifter

3 1 Omvärldsanalys Omvärldsanalysen beskriver förändringar i omvärlden som kan påverka verksamheten. Det kan bland annat handla om förändringar i brukares behov, förändrad lagstiftning eller nya trender. 1.1 Bygglov och detaljplaner Plan- och byggnadsnämndens verksamhet är till stor del uppdragsstyrd och därmed konjunkturberoende. Omvärldsförändringar Marks kommun upplever liksom hela regionen en högkonjunktur inom byggsektorn som saknar motstycke i modern tid. Efterfrågan på byggbar mark, planläggning och antal ansökningar om bygglov har aldrig varit större. Ny Dataskyddsförordning träder i kraft maj Den innebär hårdare reglering för personuppgifter och gallring av dessa. Påverkan på verksamheten Ett högre krav på plan- och byggnadsnämnden i form av ökad arbetsbelastning och från ett förändrat regelverk påverkar verksamheten då den med befintliga resurserna inte kan uppfylla nämndens uppdrag från kommunfullmäktige. Ärendemängden överstiger handläggningstakten per handläggare. Detta syns på bygglovsstatistiken som visar en negativ trend för handläggningstiden, som minskat från 89 procent år 2016 till 78 procent för första kvartalet Den stora ärendemängden innebär att medarbetare på bygg- och miljökontoret drabbas av stress och ohälsa. Plan- och byggnadsnämnden har valt att fokusera på de högst prioriterade ärendetyperna. De lägre prioriterade ärendetyperna handläggs med längre handläggningstid än vad som ryms i lagkravet, alternativt läggs de åt sidan. En hög personalomsättning och sjukskrivningar har inneburit stora svårigheter för nämnden att uppnå sina mål. Avsaknaden av ett fungerande arbetsmiljöarbete och bristande kommunikation har också bidragit till den problembild som uppstått. Den kompetens som nämnden har behov av att anställa är i vissa fall mycket svårt att rekrytera och behålla, detta då det är brist på arbetsmarknaden av den kompetens som efterfrågas. Privata företag och andra kommuner upplevs många gånger som attraktivare arbetsgivare i jämförelse med Marks kommun. Ökade lagkrav genom ny dataskyddsförordning våren 2018, ställer högre krav personuppgiftshantering och att dokumenthanteringsplanen ska vara uppdaterad. Gällande dokumenthanteringsplan har inte uppdaterats sedan början av 90-talet vilket innebär ineffektiv dokumenthantering. Avslutande av ärenden har under flera år lagts åt sidan till förmån för mer akuta uppgifter. Anpassningsåtgärder Nämnden och bygg- och miljökontorets nya ledning kommer behöva göra omfattande åtgärder både på kort och lång sikt. Ett åtgärdsprogram har införts med omedelbara insatser för att förstärka plan- och bygglovsprocesser. Delegationsordning måste ses över och arbetsrutiner behöver förbättras. Avslutande av ärenden och arbete med att uppdatera dokumenthanteringsplanen läggs åt sidan, då andra arbetsuppgifter ses som mer akuta. Konsekvenser Konsekvensen är att plan- och byggnadsnämnden inte kommer kunna fullfölja kommunfullmäktiges uppdrag. Verksamheten klarar ej att hålla lagstadgad tid om max 10 veckors handläggning om bygglov. Enklare ej prioriterade ärenden har lagts helt åt sidan. Tidsplaner för detaljplaner brister. Lagstadgad tillsyn utförs ej. 3

4 Bristande arkivering och dokumenthantering. Oavslutade ärenden Effekterna får även en negativ påverkan för kommunens vision och mål om en god kommunal service och hållbar personalförsörjning. Begäran om utökning av nämndens ram Idag finns det ram för 3 tjänster för bygglovsarkitekt. Tidigare har det varit en 100% tjänst för enhetschef och en 100% tjänst för stadsarkitekt. Denna slogs ihop till en tjänst (50%+50%). Det har visat sig att det finns behov av att tjänsten är delad varpå ny enhetschef anställdes 2017 på 100%. Idag är det 2,5 tjänster på byggnadsinspektion (+0,5 energi- och klimatrådgivning). Byggnadsinspektörer handlägger dels startbesked och slutbesked som efterföljer byggloven, men de handlägger även tillsynsärenden. Tillsynsarbetet är eftersatt sedan flera år tillbaka. Med befintliga resurser behöver vissa typer av tillsynsärenden även fortsättningsvis läggas åt sidan. I och med att ärendeflödet ökat, har det under 2017 tillsatts en administrativ handläggare för att avlasta bygglov med handläggningsuppgifter av mer administrativ karaktär. Det kan exempelvis röra sig om enklare frågor, enklare ärenden, förgranskning, kompletteringsbegäran, obligatorisk ventilationskontroll (OVK) mm. Fler uppgifter kan tänkas kunna flyttas från handläggare på inspektion till en administrativ tjänst. De nödvändiga åtgärderna kommer inte rymmas i budgetutrymmet. Det får följden att nämnden inte kommer kunna uppfylla nämndens uppdrag. För att uppfylla kommunfullmäktiges uppdrag begär nämnden om utökad budget för tre tjänster: bygglovsarkitekt 650 tkr, byggnadsinspektör 650 tkr och en administrativ tjänst 500 tkr. 1. Arkitekttjänst på 650 tkr: Detta för att säkerställa rättssäkerheten och kvaliteten i komplicerade ärenden, dvs hitta tillbaka då det arkitekttjänsten och enhetschefstjänsten var separerade samt att åtgärda den negativa trenden gällande handläggningstid. 2. Byggnadsinspektör på 650 tkr: Detta för att täcka efterföljande arbete med start- och slutbesked som blir resultatet av ytterligare en arkitekttjänst ovan, samt få loss resurser att arbeta med tillsyn. 3. Administrativ tjänst på 500 tkr: Detta för att få stöttning inom byggnadsinspektionsområdet samt för att bemöta de ökade krav som den nya dataskyddsförordningen innebär. 4

5 2 Verksamhetsutveckling För att bemöta behovet inför den nya dataskyddsförordningen behöver dokumenthanteringsplanen uppdateras för att säkerställa rättssäkerheten och effektivisera dokumenthanteringen framöver. Utöver detta finns en vilja att arbeta med införande av e- arkiv. Förvaltningens arbetssätt och arbetsrutiner behöver förbättras. Samordningen måste utvecklas mellan förvaltningens uppdrag gentemot kommunstyrelsen för verksamhetsansvar och budgetansvar för översiktlig planering (översiktsplanering och fördjupad översiktsplanering) och mark- och exploateringsärenden. För att kunna få en helhetssyn över verksamheten bör en förändring av organisationen genomföras då det i dag inte fungerar på ett optimalt sätt. Plan- och byggnadsnämnden har idag personalansvaret men i övrigt ligger allt ansvar på kommunstyrelsen. Detta gör att verksamhetsansvaret kommer långt från de som handlägger ärenden. Då kompetensen saknas på kommunledningskontoret bör det vara bättre att verksamhetsansvaret förs över till planoch byggnadsnämnden. Dock bör de strategiska besluten ligga kvar på kommunstyrelsen vilket innebär att man arbetar på samma sätt som med detaljplaner. Det vill säga att förvaltningen aktualiserar och jobbar aktivt med uppdateringar och tematiska tillägg utifrån det behov som finns, nämnden godkänner och kommunstyrelsen antar eller beslutar. Principen bör vara att ärendena ska vara kopplat till verksamheten under hela beredningsprocessen men att besluten slutgiltigt tas i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige kan också aktualisera eller ge uppdrag. Fördelen med detta är att de strategiska besluten fortsatt ligger kvar på kommunstyrelsen men att enklare ärenden flyttas ut till de som har kompetensen och verktygen för att få en effektivare handläggning. En annan fördel är att förvaltningen på ett tidigare stadie kan föreslå kommunstyrelsen att agera i frågor rörande strategiska markinköp, då förvaltningen/nämnden har en stor insyn i fastighetsmarknaden och dessutom kan nämnden agera proaktivt och påbörja ett planarbete. 5

6 3 Grunduppdrag I budgeten fastställer kommunfullmäktige nämnders och styrelsers uppdrag. I budgetunderlaget kan nämnder och styrelser vid behov föreslå förändringar i uppdragen. 3.1 Bygglov och detaljplaner Nuvarande beskrivning Plan- och byggnadsnämnden ska svara för kommunens arbetsuppgifter i fråga om detaljplanläggning, bygglovsprövning, strandskyddsdispenser, baskartproduktion och uppgiftslämnande enligt lagen om lägenhetsregister. Plan- och byggnadsnämnden utövar aktiv tillsyn för att säkerställa att krav utifrån Plan- och bygglagen uppfylls. Plan- och byggnadsnämnden ska säkerställa att bebyggelsemiljöer av kulturhistoriskt värde bevaras. Nämnden ska också ansvara för energiplanering och energirådgivning samt för geotekniska utredningar av områden med risk för skred och naturolyckor. Förslag till förändring Att plan och byggnadsnämnden ges ansvar för mark och exploateringsverksamheten samt översiktlig planering enligt beskrivning under verksamhetsutveckling. 6

7 4 Mål Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. Detta avsnitt innehåller verksamhetens mål. Målvärden för indikatorerna fastställs för planeringsperioden. 4.1 I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential Kommungemensamma mål: Barn och unga är trygga och ges möjlighet att påverka i frågor som rör dem Nämndens mål: Involvera barn och ungdomar i samhällsplanering. Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Andel detaljplaner med väsentligt samhällsintresse skickade på remiss till gymnasieskolan =>90% =>90% =>90% =>90% =>90% 4.2 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Handläggning ska vara rättssäker, effektiv och serviceinriktad Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Upplevelse av rättssäker handläggning =95 =95 =95 =95 =95 Upplevelse av rådgivning och stöd =95 =95 =95 =95 =95 Andel beslutade strandskyddsdispenser inom 10 veckor Andel strandskyddsbeslut som klarar överprövning Andel bygglovsärenden som beslutas inom 10 veckor Andel bygglovsärenden som beslutas inom 7 veckor Andel bygglovsbeslut som klarar överprövning 100% 100% =90% =90% =90% =90% =90% 85% 96,7% =>95% =>95% =>95% =>95% =>95% 91% 89% =90% =90% =90% =90% =90% 70% 74% =50% =50% =50% =50% =50% 98% 99,6% =>95% =>95% =>95% =>95% =>95% Genomsnittlig handläggningstid för framtagande av detaljplan 38 månader 20 månader =18 månader =18 månader =18 månader =18 månader =18 månader 7

8 Nämndens mål: Upprätta och uppdatera kommunalt kartmaterial Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Antal nybyggnadskartor >=30 >=30 >=30 >=30 >=30 Väntetid för nybyggnadskartor 3 3 <=3 veckor <=3 veckor <=3 veckor <=3 veckor <=3 veckor Uppdateringsfrekvens av primärkartan 3 3 <=5 år <=5 år <=5 år <=5 år <=5 år Nämndens mål: Få samtliga kommuninvånare att tänka energismart. Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Nämndens mål: Främja utveckling genom att skapa attraktiva livsmiljöer Nämndens mål: Stödja fysisk planering på kommunövergripande nivå Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Antal nytillkomna byggrätter =100 =100 =100 =100 = Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Sjukfrånvaron ska minska 4,1 3,6 =4 =4 =4 Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Mål 2017 Mål 2018 Mål 2019 Mål 2020 Mål 2021 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%)

9 5 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. 5.1 Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått Följetal Villatomter, antal sålda Beviljade bygglov totalt, antal Nybyggnation lägenheter vid bygglov, antal Nybyggnation småhus, antal Positiva förhandsbesked, antal Antagna detaljplaner Antal förfrågningar kring energirådgivning Antal planbeslut som klarar överprövning 9

10 6 Personal 6.1 Analys av personalbehov 6.2 Personal - Antal anställda Följetal Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställda Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) Personal - Sjukfrånvaro Följetal Sjukfrånvaro alla anställda (%) Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Antal individer med långtidssjukfrånvaro i oktober (redovisas inte vid utfall under fem personer) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 7,2 2 4,1 3,6 40, , Personal - Personalrörlighet Följetal Antal avgångar (av tillsvidareanställd personal, inklusive pensionsavgångar) Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Timtid i timmar Fyllnadstid i timmar Övertid i timmar

11 7 Ekonomi 7.1 Driftbudget Driftbudget, belopp i tkr 2016 Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Intäkter 8 292, Personalkostn ader Övriga kostnader Nettokostna der , , , Fördelning på huvudverksamheter, netto Planverksamh et Kartverksamh et Bygglovsverks amhet , , , Exploatering , Översiktsplane ring , Geoteknik -93, Nämnd, ledning & administration Nettokostnade r , Kommentar driftbudget Plan- och byggnadsnämndens förslag till driftbudget Plan- och byggnadsnämndens budgetram för 2018 och fram till 2020 fastställdes i Kommunfullmäktige till 10,4 mnkr för 2018, 10,5 mnkr för 2019 och 10,6 mnkr för Den generella uppräkningen av alla nämnders rammar ligger på 1 % per år. För plan- och byggnadsnämnden innebär det ca 90 tkr ökning per år som avrundas till 100 tkr per år. Uppräkningen är lägre än de förväntade kostnadsökningarna och innebär liksom tidigare år ett krav på verksamheterna att effektivisera. Intäkter Budgeten vad gäller intäkterna för taxor samt förrättnings - och granskningsavgifter är uppräknade med Prisindex för Kommunal Verksamhet (PKV). PKV är avsett att användas för kommunerna som underlag vid beräkning av kostnadernas utveckling i fasta löner och priser, och tas fram och publiceras löpande av SKL. PKV uppdateras vid varje ny skatteunderlagsprognos. Enligt PKV beräknas ökning på 2,9 % för 2018 och 3,2 % för 2019 och För 2021 ligger en uppskattad ökning på 3,2 %. Med utgångspunkt i taxe-intäkter samt förrättnings- och granskningsavgifter i budgeten 2017 skulle en uppräkning med 2,9 % till 2018 innebära en intäktsökning om 0,2 mnkr. I budgetförslaget är intäkterna ökade med 1,3 mnkr, dvs 1,1 mnkr utöver indexuppräkningen. Ökningen utöver indexuppräkningen har främst skett på bygglovsverksamheten med 0,9 mnkr, respektive kartverksamheten med 0,2 mnkr. I budgetförslaget ökar Plan- och byggnadsnämndens intäkter i budget 2018 totalt med 0,9 mnkr (12 %) jämfört med budget I budget 2017 fanns bidrag till Kulturmiljöprogrammet 11

12 om 150 tkr med, samt ett tillfälligt driftbidrag från Kommunstyrelsen på 0,3 mnkr. Dessa bidrag är borttagna i budgeten från 2018 och framåt. Personalkostnader Personalkostnaderna har räknats upp enligt anvisningar från Kommunstyrelsen med 3,2 % för 2018 och 3,5 % per år de kommande åren. Med oförändrad bemanning jämfört med budgeten 2017 innebär det knappt 0,4 mnkr i lönekostnadsökningar i budget I budgetförslaget till nämnden är lönekostnaderna för 2018 ökade med 1,7 mnkr (14,8 %) jämfört med budget Ökningen ligger främst inom exploateringen, med 0,8 mnkr utöver löneuppräkningen. Verksamheten hade en heltidstjänst i budgeten under 2017 samt en deltidstjänst under del av året. I budgetförslaget för 2018 och framåt ligger två heltidstjänster och en deltidstjänst på helår. Planverksamhetens personalkostnader är ökade med knappt 0,2 mnkr utöver löneuppräkningen, främst kopplat till en ny tjänst som planarkitekt, vilket nämnden fick en ramökning för under Tjänsten låg i budgeten 2017 med start i mars. I budgetförslaget för 2018 och framåt ligger tjänsten på helår och med högre lön än tidigare bedömt. Även bygglovsverksamheten har en ökning utöver löneuppräkningen på knappt 0,2 mnkr då en tjänst har ökat från halvtid till heltid. Att kostnaden inte ökat mer beror främsta på att det i budget 2017 låg en vakant stadsarkitekt-tjänst på deltid som inte finns kvar i budgeten för 2018 och framåt. På ÖP-verksamheten ligger personalkostnaderna 0,1 mnkr högre än löneuppräkningen beroende på att en vakant tjänst som planarkitekt väntas ligga på en högre lönenivå än tidigare. För beräkningen av personalomkostnadspålägget har samma procentsats använts på samtliga anställda under hela plan-perioden; 38,33 %. Övriga kostnader Externa kostnader har räknats upp med 2,4 % för 2018 enligt anvisningar från Kommunstyrelsen och för kommande år har uppräkning skett med 2,6 % per år. I dialog med Teknik- och servicenämnden har Internhyror räknats upp med 2 % per år. För Plan- och byggnadsnämnden innebär det en marginell ökning per år. Kostnader för städ har räknats upp med 3 % per år. Budget för övriga kostnader är minskade i budgetförslaget för 2018 med knappt 0,6 mnkr (12 %) jämfört med budgeten Sänkningen beror främst på förslaget att dra ner konsultkostnader i budgeten och förstärka på personalsidan istället. I budgeten för 2018 är kostnaden för konsulter sänkt med 0,7 mnkr jämfört med budget Begäran om utökning av nämndens ram De nödvändiga åtgärderna kommer inte rymmas i budgetutrymmet. Det får följden att nämnden inte kommer kunna uppfylla nämndens uppdrag. För att uppfylla kommunfullmäktiges uppdrag begär nämnden om utökad budget för tre tjänster: bygglovsarkitekt 650 tkr, byggnadsinspektör 650 tkr och en administrativ tjänst 500 tkr. 1. Arkitekttjänst på 650 tkr: Detta för att säkerställa rättssäkerheten och kvaliteten i komplicerade ärenden, dvs hitta tillbaka då det arkitekttjänsten och enhetschefstjänsten var separerade samt att åtgärda den negativa trenden gällande handläggningstid. 2. Byggnadsinspektör på 650 tkr: Detta för att täcka efterföljande arbete med start- och slutbesked som blir resultatet av ytterligare en arkitekttjänst ovan, samt få loss resurser att arbeta med tillsyn. 3. Administrativ tjänst på 500 tkr: Detta för att få stöttning inom byggnadsinspektionsområdet samt för att bemöta de ökade krav som den nya dataskyddsförordningen innebär. 12

13 7.3 Bruttobudget per verksamhet Detaljerad driftbudget 2018 Huvudverksamh et Intäkter - varav bidrag Personalkostnader - varav bidragsfinansierad e Övriga kostnader - varav bidragsfinansierad e Nettokostnad Nämnd/ledn/ad m Planverksamhet Kartverksamhet Bygglovsverksa mhet Geoteknik ÖP Exploatering Summa Kommentar Bidraget på bygglovsverksamheten avser bidrag till Energi- och klimatrådgivning från Energimyndigheten. Detaljerad driftbudget 2019 Huvudverksamh et Intäkter - varav bidrag Personalkostnader - varav bidragsfinansierad e Övriga kostnader - varav bidragsfinansierad e Nettokostnad Nämnd/ledn/ad m Planverksamhet Kartverksamhet Bygglovsverksa mhet Geoteknik ÖP Exploatering Summa Kommentar Bidraget på bygglovsverksamheten avser bidrag till Energi- och klimatrådgivning från Energimyndigheten. 7.4 Budgetreserv Budgetreserv Belopp (tkr) Procent av bruttokostnaderna

14 7.5 Taxor och avgifter Sammanställning samtliga taxor Taxa/taxeområde Kort beskrivning av taxan Belopp 2017 Senast e ändrin g av taxan i KF (ååååmm) Förslag till ny taxa 2018 (samt kort motivering) Nytt taxebelopp 2018 efter indexuppräkning eller uppräkning på annat fastställt sätt (om uppräkning, ange vilket index/sätt) Plan-och bygglovstaxan Se bilaga. Se bilaga Se bilaga. Räknas upp med PKV. Taxa för tillsyn och prövning av strandskydd och kulturreservat enligt miljöbalken Taxan baseras på miljöbalkstaxans timdebitering och att handläggningstiden beräknas till 8 timmar. 878 kr/h Räknas upp med PKV. Räknas upp med PKV. Förlängning av strandskyddsdispen s: Taxan ska baseras på miljöbalkstaxans timdebitering och handläggningstiden ska beräknas till 4 timmar. Återkallande av ärende: Timdebitering dock max 8 timmar. Taxan ska baseras på miljöbalkstaxans timdebitering. Förändrade taxor Taxa Taxa 2017 Taxa 2018 Kommentarer Plan- och bygglovstaxan Inga förslag på förändringar. Inga förslag på förändringar. Inga förslag på förändringar. Taxa för tillsyn och prövning av strandskydd och kulturreservat enligt miljöbalken Inga förslag på förändringar. Inga förslag på förändringar. Inga förslag på förändringar. Totala intäkter taxor och avgifter Taxa 2016 Budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Planverksamhet Kart- och mätverksamhet Bygglovsverksamhet Summa (tkr)