Delårsrapport augusti Miljönämnden Delår

Transkript

1 Delårsrapport augusti Miljönämnden Delår 2

2 Innehållsförteckning 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Verksamhet Uppföljning av grunduppdrag Måluppföljning Följetal Personal Analys av personalförhållanden Statistik inom arbetsgivarområdet Ekonomi Driftredovisning Uppföljning av internkontroll Årets internkontrollarbete

3 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Miljönämndens naturvårdsteam har ansökt om och blivit beviljade LONA-bidrag för flera viktiga projekt som bidrar till att föra arbetet med naturvårdsprogrammets fokusområden framåt. Projekten omfattar inventering av ängssvampar, vildbin och ängsfjärilar, en kartläggning av invasiva arter samt framtagandet av en trädvårdsplan och en förstudie till bro över Storåns mynning. Det viktiga arbetet med att skapa ett kommunalt naturreservat; Gallåsens ljunghed, pågår också för fullt under året. Inom livsmedelskontrollen har en ny checklista för livsmedelskontroll införts Från och med i år ersätts livsmedelskontrollens kontrollpunkter med lagstiftningsområden. Den nya strukturen är framtagen för att tydligare beskriva och spegla den lagstiftning som finns och de kontroller som utförs. För kontrollverksamheterna innebär detta ingen stor förändring. För närvarande pågår ett arbete på Bygg- och miljökontoret med nytt ärendehanteringssystem, vilket både miljönämnden och plan- och byggnadsnämnden har ställt en skrivelse om i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. 3

4 2 Verksamhet 2.1 Uppföljning av grunduppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Livsmedelstillsyn X Miljötillsyn X Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp X Naturvård X Verksamhetsövergripande Miljönämndens delårsprognos visar på ett budgetunderskott för året som delvis beror på tappade tillsynsintäkter orsakade av vakanser inom fem utav sex team. För att i så stor utsträckning som möjligt klara de ekonomiska ramarna kommer högre prioritet behöva läggas på den inplanerade timdebiterade tillsynen under den resterande delen av året. Detta kan få till följd att projekt med större miljönytta nedprioriteras samt att servicegraden gentemot medborgarna påverkas. Livsmedelstillsyn Inom verksamhetsområdet har en vakans uppstått vilken bedöms kunna tillsättas först vid årsskiftet. Glappet på 4 månader samt tiden för rekrytering och överlämning innebär att en justering av verksamhetsplanen gjorts där viss kontrolltid senareläggs inom treårsintervallet. Uppdraget inom livsmedelstillsyn bedöms därför uppnås i hög grad. Miljötillsyn På grund av föräldraledighet har en justering av verksamhetsplanen gjorts där tillsyn av nedlagda deponier, växtodlingsgårdar samt av verksamheter med gummigranulat nedprioriterats. Utöver det kommer tillsynen inom vattenskyddsområden få stå tillbaka. Detta på grund av att omklassningen av årsobjekt och arbetet med planremisser varit mer tidskrävande än planerat, samt för att hinna med en större del timbaserad tillsyn. På grund av detta bedöms uppdraget uppnås i hög grad i enlighet med nämndplanen istället för helt. För att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna gjordes dock redan i nämndplanen en prioritering inom verksamhetsområdet då det inom den tillgängliga budgetramen inte är möjligt att tillgodose samtliga behov. Områden som nedprioriterats är tillsynen gällande animaliska biprodukter, bygg- och rivningsavfall och märkning enligt CLPförordningen, samt inventering av miljöfarliga verksamheter och informationsinsatser rörande bekämpningsmedel och cisterner. Gällande arbetet med förorenade områden prioriteras redan pågående ärenden, resten nedprioriteras. Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp Uppdraget inom hälsoskydd och enskilda avlopp bedöms delvis uppnås. Inom hälsoskydd uppstod en vakans under första kvartalet vilken kunde tillsättas först i augusti. Glappet på 5 månader samt tiden för rekrytering, överlämning och inskolning innebär att en justering av verksamhetsplanen gjorts där den inplanerade verksamhetsinventeringen och del av den timbaserade tillsynen nedprioriterats. I övrigt har en omprioritering gjorts där fokus på tillsynen på skolor läggs på giftfri miljö istället för den inplanerade allergironden. Även inom enskilda avlopp har det uppstått en vakans. För att minska den negativa påverkan på budget har tillsättning senarelagts till januari 2019 och istället har en justering av verksamhetsplanen gjorts med en minskning av tillsyn och prövning. Tiden som annars behövs läggas på rekrytering och inskolning skulle innebära en större avvikelse från budget. Sedan början på året finns också en sjukskrivning på 25% inom teamet vilket inneburit att tillsynen av grundvattenrör i nya anläggningar, informationsmöten med gräventreprenörer samt delar av den inplanerade uppföljningen av tidigare inventeringar har fått nedprioriteras. 4

5 Naturvård Uppdraget inom naturvård förväntas uppnås helt. 2.2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Kunden ska mötas av en effektiv verksamhet, rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Nämndens bedömning är att målet förväntas uppfyllas i hög grad under året. Miljönämnden lägger stor vikt vid att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv och rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Vad gäller effektiviteten arbetar förvaltningen kontinuerligt med att ta fram och se över rutiner för effektiv ärendehantering. För närvarande utvärderas nytt ärendehanteringssystem och i samband med det ses möjligheterna till en helt digitaliserad ärendehantering över vilket skulle resultera i tidsbesparingar för både förvaltning och medborgare. Ser man på indikatorn nedan gällande andel beslut som fattats inom angivna tidsramar så ligger miljönämnden mycket bra till. Det som drar ned prognosen något är att handläggningstiden för enskilda avlopp ökade en period under semestern vilket dock de ansökande informerades om. Vad gäller rättssäkerheten utbildas enhetens handläggare löpande kring ny relevant lagstiftning, och riktlinjer, rutiner och mallar är framtagna för att säkerställa att beslut handläggs och kommuniceras korrekt. Som del i internkontrollen utför miljönämnden en regelbunden stickprovskontroll av fattade delegationsbeslut. Besluten granskas utifrån att de är tydliga och korrekta, har en förståelig motivering, samt har referens till och stöd i aktuellt lagrum. Detta rapporteras i samband med årsbokslut. Ett mått på riktigheten i miljönämndens beslutsfattande som undersökts kvartalsvis är andel beslut som står fast vid en överprövning. Som framgår i tabellen nedan ligger miljökontoret bra till även där. en för i år tyder på att endast 2% av samtliga beslut överklagas och av dessa står 93% fast vid en överprövning. Gällande bemötande är det obligatoriskt för samtliga nyanställda att medverka i utbildning i kommunikation och bemötande. Miljönämnden har även som mål att årligen utföra informationsinsatser i syfte att öka allmänhetens förståelse kring myndighetsutövningen och handläggningsprocessen. Nämnden arbetar även med att genom effektiv synpunktshantering identifiera och åtgärda eventuella brister i bemötande. Mätningen av kundernas upplevelse av ett gott bemötande görs löpande med hjälp av en enkät. Undersökningen för visar att 92% av brukarna är nöjda med rådgivning och stöd vilket även här innebär en ökning med 5% jämfört med

6 Mål Andel beslut som fattats inom angivna tidsramar 100% 95% 95% = 100% Andel beslut som står fast vid en överprövning 93% 94% 100% = 100% Andel kunder som är nöjda med rådgivning och stöd 87% 92% >= 95% Ingen mätning av kundnöjdhet gjordes Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Livsmedelsverksamheterna i Marks kommun tillhandahåller säkra livsmedel med avseende på hälsorisker och på att ingen blir lurad eller vilseledd. Nämndens bedömning är att målet förväntas uppfyllas i hög grad under året. På grund av vakans inom teamet har en justering av verksamhetsplanen gjorts där viss kontrolltid senarelagts inom treårsintervallet. Mål Andel verksamheter som kontrollerats i enlighet med beslutad kontrolltid 84% 85% 85% = 100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% = 100% Eventuellt fusk gällande djurslag eller kötthalt vid försäljning eller servering av kött i Marks kommun ska ha uppdagats och åtgärdats senast. Mål Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% Värdeskapande informationsinsatser för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker genomförs årligen. På grund av vakans inom teamet finns det inte någon tid till informationsinsatser under. Mål Antal genomförda informationsinsatser >=1 De allmänna dricksvattenanläggningarna i Marks kommun genererar säkert dricksvatten. Mål Andel dricksvattenanläggningar som kontrollerats i enlighet med beslutad kontrolltid 100% 100% 100% =100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% 6

7 Material och utrustning i förskolor i Marks kommun innehåller inga allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020 Mål Andel förskolor i Marks kommun där material och utrustning inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. 74% 100% >= 100% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% =100% Utemiljön på samtliga förskolor i Marks Kommun har ett fullgott solskydd senast. Mål Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% Samtliga berörda verksamhetsutövare i Marks kommun har fungerande rutiner för att hantera blodsmitta senast. Mål Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% 100% =100% Radonhalten i alla flerbostadshus i Marks kommun är lägre än 200 Bq/m3 luft senast Mål Andel flerbostadshus som kontrollerats med avseende på radonhalt 32% 50% =50% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Sjukfrånvaron ska minska Mål Registrerad sjukfrånvaro 9,9 7,5 4,8 <= 5% 7

8 Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Alla anställda ska kunna få arbeta heltid. Mål Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%) Personalomsättningen ska minska Mål Registrerad personalomsättning <15% Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: Ekologisk hållbarhet Samtliga enskilda avloppsanläggningar i Marks kommun har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer till år Nämndens bedömning är att målet förväntas uppfyllas delvis under året. På grund av vakans har en justering av verksamhetsplanen gjorts med en minskning av antalet inventeringar. Mål Andel inventerade enskilda avloppsanläggningar av det totala antalet avloppsanläggningar i Marks kommun (5400 st). 45% 47% 54% >= 57% Andel brister som följts upp inom förelagd tid 100% 100% = 100% Den biologiska mångfalden ska skyddas. Mål Genomförda insatser för att skydda den biologiska mångfalden Delvis genomfört Genomfört Genomfört Endast naturlig försurning äger rum i kommunens vatten. Mål Andel uppfyllda ph-mål utifrån kommunens kalkningsplaner. 100% 100% 100% = 100% 8

9 2.3 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. Miljönämndens verksamhetsmått Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Andel hälsoskyddsobjekt som inspekterats enligt riskbaserad plan Andel enskilda avlopp som inspekterats enligt riskbaserad plan. Andel miljöskyddsobjekt som inspekterats enligt årlig riskbaserad plan. 81% 90% 64% 76% 65% 50% 67% 73% 85% 100% Andel överklagade beslut 1% 1% 2% Andel skyddad areal jämfört med kommunens totala yta Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala mängden Andel godkända vattenprover från allmänna dricksvattenanläggningar som försörjer fler än 50 personer eller där vattenuttaget är mer än 10 m3/dag 0,466% 0,468% 0,6% 18% 18% 18% 87,5% 91% 88% 9

10 3 Personal 3.1 Analys av personalförhållanden Nämnden har återigen haft ett högt antal vakanser (det relativt låga utfallet i personalomsättningsstatistiken beror på att det i år är antalet anställningar av tillsvidarepersonal som mätts samt att intern förflyttning inte ingår i statistiken). Med fyra avgångar och en intern förflyttning har det uppstått vakanser inom nästan samtliga verksamhetsområden. Varje avgång innebär ett rejält effektivitetstapp då en hel del tillsynstid, och därmed intäkter, försvinner för att istället läggas på överlämning, rekrytering, inskolning, etc. Att ständigt nyanställa verkar även löne- och därmed kostnadsdrivande. Dessutom innebär det att flera års erfarenhet försvinner varje år då vakanserna i regel ersätts med mindre erfaren personal. Det av hög prioritet att arbetet med att stärka Marks kommuns attraktivitet som arbetsgivare fortskrider för att få en minskad personalomsättning och därmed en ökad effektivitet och kontinuitet i verksamheten. Det är också av stor vikt att fram tills att man ser en förändring av trenden får utrymme för omsättningen i budgetram för att förhindra att underskott uppstår år efter år. 3.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Utfall för Personal - Antal anställda avser den 31 juli respektive år. Övriga utfall avser perioden juli - juni respektive år. Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställda Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall Sjukfrånvaro alla anställda (%) 11,7 3,4 9,4 4,8 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 64 64,2 56,3 30, Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall Personalomsättning (%) Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall Timtid i timmar Fyllnadstid i timmar Övertid i timmar

11 4 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av den del av året som gått samt en prognos för hela. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt delårsrapporten som den skall ses som fastställd. 4.1 Driftredovisning Sammanfattning Miljönämndens delårsprognos visar på ett budgetunderskott för året framförallt beroende på minskade tillsynsintäkter orsakade av vakanser, samt på förändrade kostnader för LONAprojekt. Tabell periodrapport Total Utfall Budget Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Utfall Budget Avvikelse Nämnd / ledning / adm Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Utfall Budget Avvikelse Hälsoskydd Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Utfall Budget Avvikelse Avlopp Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Utfall Budget Avvikelse Livsmedel Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad

12 Utfall Budget Avvikelse Miljöskydd Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad Naturvård Utfall Budget Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnad *2017 ingick verksamheten för avlopp under hälsoskydd Analys av driftredovisning Miljönämndens utfall per visar ett utfall på 7,0 mnkr vilket är 93,1 procent av nämndens budgetram på 7,5 mnkr. Efter samma period föregående år var utfallet 6,0 mnkr och var 81,6 procent av dåvarande budgetram. I jämförelse med föregående år är nettokostnaderna 0,9 mnkr högre. Bruttokostnaderna har ökat med 1,9 mnkr vilket återspeglas inom samtliga av nämndens verksamhetsområden. Intäkter Jämförelse föregående år; Periodens intäkter uppgår till 5,7 mnkr och är 0,9 mnkr högre än föregående år. Det är framförallt högre intäkter inom hälsoskydd och avlopp, där intäkterna ökat med 0,4 mnkr. Livsmedelsverksamheten redovisar ökade intäkter om 0,3 mnkr samtidigt som naturvård redovisar ökade intäkter för perioden då man för periodiserat intäkten avseende strandskydd och en avstämning mot faktiskt utfall gentemot plan- och byggnadsnämnden görs i slutet av året. Jämförelse årets budget; Utfallet per augusti är 47,9 procent av årets budget och flertalet av miljönämndens verksamheter redovisar lägre intäkter än periodens riktvärde. Naturvård redovisar ett överskott, 0,2 mnkr, gentemot periodens riktvärde vilket beror på att majoriteten av årets kalkningsverksamhet är genomförd där också motsvarande statsbidrag har redovisats som en intäkt för perioden. En betydande del av nämndens timdebiterade tillsyn är planerad till årets sista tertial och som då delvis väntas återhämta den redovisade periodens underskott. tiserade intäkter kommenteras särskilt nedan under rubriken. Personalkostnader Jämförelse föregående år; Personalkostnaderna för perioden uppgår till 8,5 mnkr, vilket är 60,4 procent av årets budgeterade personalkostnader. Föregående års utfall var 6,9 mnkr och 60,6 procent av dåvarande budget. Personalkostnaderna har i jämförelse med föregående år ökat med 1,6 mnkr. Nämnd / ledning / adm har ökat med 0,4 mnkr i jämförelse med föregående år, förklaringen ligger i att 2017 var tjänsten som enhetschef vakant. Hälsoskydd och avloppsverksamhetens personalkostnader har ökat med 0,3 mnkr. Även miljöskydd har ökat sina personalkostnader, 0,3 mnkr i jämförelse med föregående år. 12

13 Personalkostnader inom naturvård har ökat med 0,3 mnkr då verksamheten inför utökats med en tjänst. Jämförelse årets budget; I jämförelse med årets budget är periodens personalkostnader 0,9 mnkr under periodens riktvärde. En vakans inom verksamheten för hälsoskydd har medfört ett överskott om 0,3 mnkr. Naturvård redovisar även de ett överskott, 0,2 mnkr. Överskottet beror på att tjänsten som kommunbiolog tillsattes först i mars. Inom avloppsverksamheten är utfallet 0,2 mnkr under periodens riktvärde, avvikelsen går främst att koppla till sjukskrivningar samt en vakans från halvårsskiftet. Övriga kostnader Jämförelse föregående år; De övriga kostnaderna för perioden uppgår till 4,2 mnkr, vilket är 78,3 procent av årets budget. Föregående års utfall var 3,9 mnkr och 72,1 procent av dåvarande budget. Jämförelse årets budget; Övriga kostnader följer årets budget väl och det finns endast mindre avvikelser. Naturvården redovisar ett underskott mot periodens riktvärde. Underskottet beror framför allt på kostnader för kalkningsverksamheten och som i stor utsträckning utförs under sommaren. Även kostnader för LONA-projektet Gallåsen överstiger budgeterade kostnader för perioden. en för miljönämnden är ett underskott om 0,6 mnkr, vilket främst kan kopplas till verksamheten för enskilda avlopp som beräknar ett underskott om 0,6 mnkr. Underskottet inom avloppsverksamheten beror framför allt på lågt utfall av intäkter i förhållande till vad som budgeterats. tiserade avvikelser finns inom flertalet av nämndens verksamhetsområden. intäkter; Intäkterna beräknas generera ett underskott i jämförelse med årets budget om 1,4 mnkr. Den främsta anledningen till underskottet finns inom avloppsverksamheten. Vakanser samt lågt debiterade ersättningar för prövning av enskilt avlopp medför ett prognostiserat underskott om 1,0 mnkr. Vakanser påverkar även intäkterna för hälsoskyddsverksamheten, prognosen är ett underskott om 0,3 mnkr. Miljönämnden har under innevarande år erhållit fem stycken nya LONA-bidrag, bidrag från länsstyrelsen för lokala naturvårdssatsningar, som delvis kommer användas. LONAbidragen finansierar 50 procent av kostnaderna för projekten, resterande 50 procent väntas kommunen finansiera. Projektens genomförande under har förändrats i jämförelse med årets budget. Minskade intäkter från strandskyddsärenden bidrar till ett prognostiserat underskott för naturvården om 0,1 mnkr. personalkostnader; Personalkostnader prognostiseras ge ett överskott om 1,1 mnkr. Vakanser och sjukskrivningar inom flertalet av nämndens verksamheter resulterar i en prognos om överskott. En vakans inom hälsoskydd medför att prognosen för verksamheten blir överskott om 0,3 mnkr. Den vakanta tjänsten är tillsatt från augusti i form av en tjänst som samordnare. Avloppsverksamheten prognostiseras även den generera ett överskott, 0,4 mnkr, som också går att härleda till vakanser. Vakanser inom livsmedelsverksamheten väntas generera ett överskott av personalkostnader om 0,2 mnkr. Även Naturvård prognostiserar ett överskott om 0,2 mnkr i jämförelse med årets budget. 13

14 övriga kostnader; Övriga kostnader prognostiseras till underskott om 0,3 mnkr. I jämförelse med budget prognostiseras övriga kostnader för LONA-projekt generera ett underskott om 0,2 mnkr. Underskottet härrör bland annat kostnader för bränning och skogsröjning inom projektet för Gallåsens ljunghed. Specifikation av statsbidrag Statsbidrag Statsbidrag (tkr) Utfall 2017 Utfall per 31/8 Budget Statsbidrag från arbetsförmedlingen Bidrag för lokala naturvårdssatsningar Kalkningsbidrag Summa Kommentar statsbidrag Statsbidrag från AF avser bidrag för extratjänster och lönebidrag från arbetsförmedlingen. Verksamheten nämnd/ledning/adm har för utökats med en extratjänst. Extratjänstens personalkostnader finansieras genom statsbidraget. Bidrag för lokala naturvårssatsningar erhålls från Länsstyrelsen, Västra Götalands län. Bidraget från Länsstyrelsen finansierar 50 procent av projektens kostnader och kommunen väntas medfinansiera övriga 50 procent av projektens kostnader. Kalkningsbidrag erhålls årligen från Länsstyrelsen, Västra Götalands län. Kostnader för asylsökande >18 år 14

15 5 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. 5.1 Årets internkontrollarbete Miljönämnden fastställde sin internkontrollplan i samband med beslut om nämndplan. Internkontrollplanen innefattar även de av kommunstyrelsen fastställda kommungemensamma uppföljningspunkter. Arbetet med intern kontroll har pågått systematiskt och kontinuerligt under året och redovisas i samband med årsrapporten. 15