Årsrapport Miljönämnden

Transkript

1 Årsrapport 2016 Miljönämnden

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhet Uppföljning av uppdrag Viktiga och intressanta händelser Måluppföljning I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Hållbar personalförsörjning Ekologisk hållbarhet Följetal Miljönämndens verksamhetsmått Uppföljning av internkontroll Kommungemensamma processer - internkontroll Personal Analys av personalförhållanden Statistik inom arbetsgivarområdet Ekonomi Driftredovisning Disposition av ackumulerat resultat Uppföljning av planerade/genomförda effektiviseringsåtgärder Övrig uppföljning Internationellt arbete Uppföljning av attraktivitetsplanen Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Bilagor Bilaga 1: Utgifter kopplat till migration 2

3 1 Verksamhet Årsrapportens verksamhetsberättelse utgörs av uppföljning av grunduppdrag, viktiga och intressanta händelser samt om det finns övrigt viktigt som ska rapporteras. 1.1 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Livsmedelstillsyn X Miljötillsyn X Hälsoskyddstillsyn X Naturvård X Livsmedelstillsyn Antalet livsmedelskontroller enligt kontrollplanen har till stor del uppnåtts. Tillsynsskulden som legat högt större delen av året på grund av personalbrist har kunnat hämtas in en hel del sista kvartalet genom tillfällig förstärkning. Totalt har livsmedelsteamet under 2016 utfört 189 planerade livsmedelskontroller och tillsynsskulden slutade på 16%. Utöver inplanerade kontroller har teamet under året tagit 25 beslut om ny eller ändrad registrering samt utfärdat 13 sanktionsbeslut till 7 olika livsmedelsverksamheter. Informationsinsats för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker har utförts i form av två informationsmöten i Rydal med företagare inom livsmedel. Syftet var att öka förståelsen mellan tillsynsmyndigheten och företagarna, tydliggöra syftet med tillsynen och berätta vad inspektörerna ser på vid sina besök Dricksvattenkontrollen har utförts enligt riskbaserad plan och de mindre dricksvattenanläggningar som blivit registrerade har under 2016 fått provtagningsplan samt information och förslag på egenkontrollprogram. Det inplanerade projektet gällande Godkända plaster vid förvaring av livsmedel fullföljdes inte. Dock har en informationsbroschyr till livsmedelsföretagare tagits fram, och kontroll av material i kontakt med livsmedel har utförts. När det gäller projektet Redlighet vid försäljning eller servering av kött kommer det att genomföras under 2017, eftersom projektstarten flyttats fram av Länsstyrelsen. Miljötillsyn Miljöskydd uppnår delvis sina verksamhetsmål. På grund av tre vakanser inom teamet har prioritering gjorts i form av fokusering på de verksamheter som besöks per årsbasis och av dessa objekt har teamet lyckats hinna med tillsyn på ca. 95 %. Av den inplanerade timdebiterade tillsynen utfördes ca. 50 % Arbetet med att begränsa användningen av bekämpningsmedel i enlighet med jordbruksverkets krav har fortsatt och samtliga besökta bekämpningsmedelsanvändare har informerats och kontrollerats med avseende på IPM. Vad gäller arbetet med att förverkliga nämndens mål gällande inventering av förorenade områden i riskklass 1 och 2 har det uppsatta delmålet för 2016 uppnåtts, då de två inplanerade ansvarsutredningarna har utförts. Dessutom har samtliga verksamhetsutövare som har fastställt ansvar för att åtgärda förorenade områden och som ännu inte gjort det, förelagts att genomföra markundersökning. Vad gäller målet att fasa ut miljögiftet PCB ur flerbostadshus och industribyggnader så uppfylldes det inplanerade arbetet med inventering och tillsyn av PCB till ca. 60%. Informationsinsats till alla boende och verksamhetsutövare i de nya vattenskyddsområdena har inte hunnits med. Inte heller den planerade inventeringen av oljecisterner inom de nya vattenskyddsområdena. 3

4 Hälsoskyddstillsyn och enskilda avlopp Uppfyllnadsgraden för hälsoskyddstillsyn har i hög grad uppnåtts. Totalt har 90% av de planerade tillsynsobjekten fått tillsynsbesök under I år har asylboenden prioriterats på inrådan av Länsstyrelsen och smittskydd Västra Götaland. Även LSS-boenden & HVBverksamheter har prioriterats i år då dessa länge prioriterats ner framför årsobjekten. De verksamheter som inte fått besök 2016 kommer få ett besök förlagt senare inom den planerade treårsperioden. Tillsynsprojektet för giftfria förskolor och skolor begränsades under året till att bara gälla förskolor p.g.a. att projektet blev för omfattande. De uppsatta delmålen för förskolor har uppnåtts enligt plan. Resterande delmål inom hälsoskydd har också uppnåtts vilket innebär att de inplanerade inspektionerna med avseende på rutiner för att hantera blodsmitta har utförts, och att samtliga förskolor i Marks kommun har inspekterats med avseende på fullgott solskydd. Dessutom har samtliga berörda fastighetsägare i Marks kommun tagit del av information om radonmätning i flerbostadshus. Vad gäller enskilda avlopp har målet för avloppstillsyn delvis uppnåtts. På grund av vakans och sjukskrivning har 65 % av de inplanerade tillsynsbesöken hunnits med. Tillståndsansökningar har prioriterats och samtliga tillstånd har handlagts inom angivna tidsramar. Avloppsteamet har även arbetat med att uppdatera delar av kommunens VA-plan, samt med projektet funktion hos markbaserade anläggningar som genomförts på initiativ av JTI (Institutet för jordbruks- och miljöteknik). Detta har inneburit en grundlig tillsyn av tio relativt nybyggda anläggningar i kommunen i syfte att undersöka hur bra nya markbaserade avloppsanläggningar fungerar. Naturvård Uppfyllnadsgraden för naturvård har delvis uppnåtts. Vad gäller LONA-projekten har projekten inventering av fladdermöss, med naturinventering av Lygnerns norra branter, samt med det förvaltningsövergripande projektet Vårt livsviktiga vatten slutrapporterats och godkänts av Länsstyrelsen. Dock ligger vi efter med bildandet av naturreservatet i Gallåsen. Kommunens kalkning av sjöar och våtmarker genomförts som planerat och tillsynen över kommunens naturreservat har bedrivits enligt plan. De området i "Guide till naturen som kräver tillsyn har besökts, dock har inte någon revidering av skötselplaner för naturreservaten hunnits med. Fisken kan åter vandra förbi Mölnebacka, då den gamla dammen revs ut i augusti. Även arbetet med att gynna och skydda Klockgentianian vid Härsjön fortgår och Kommunstyrelsens arbetsutskott godkände förslaget om biotopskyddsområde vid Härsjöns strandäng vid Hyssna. Nästa steg är att området godkänns av Kommunfullmäktige. De inplanerade insatserna för att främja det nämnd/förvaltningsövergripande naturvårdsarbetet har genomförts. Ett av målen för i år var att starta en naturvårdsgrupp med representanter från flera förvaltningar samt att fortsätta arbetet med rutiner kring samordning av naturvårdsarbetet. Detta har uppnåtts. Första träffen med naturvårdsgruppen hölls under våren. Det andra målet var att ta fram en policy för skötsel av kommunal mark. På övergripande nivå har detta gjorts för hela kommunen. Det tidigare påbörjade arbetet med trädvårdsplan kommer fortsättas under Anledningen till att uppdraget inte uppnåtts helt är utöver resursbrist att tidsåtgången för bland annat strandskyddsärenden samt remisser gällande förhandsbesked ökat under året. Detta har även inneburit att arbetet med naturvårdsåtgärder som främjar allmänhetens naturupplevelser inte kunnat utföras i den utsträckning som varit önskvärt. Inte heller det inplanerade arbetet med framtagandet av en operativ handlingsplan för prioriterade kärnområden/landskap i kategori 1, som pekats ut i miljönämndens handlingsplan för fokusområden i naturvårdsprogrammet, har hunnits med. 4

5 1.2 Viktiga och intressanta händelser Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv Fisken kan åter vandra förbi Mölnebacka, då den gamla dammen revs ut i augusti. Även arbetet med att gynna och skydda Klockgentianian vid Härsjön fortgår och Kommunstyrelsens arbetsutskott godkände förslaget om biotopskyddsområde vid Härsjöns strandäng vid Hyssna. Nästa steg är att området godkänns av Kommunfullmäktige. Två välbesökta informationsmöten har hållits i Rydal med företagare inom livsmedel. Syftet var att öka förståelsen mellan tillsynsmyndigheten och företagarna, tydliggöra syftet med tillsynen och berätta vad inspektörerna ser på vid sina besök. Vi har slutfört projektet Solskydd på kommunens förskolor. Det ser generellt bra ut och medvetenheten är stor bland personal. Det som generellt är en brist är att gårdarna inte är beväxta och kuperade till % vilket är rekommenderat från strålsäkerhetsmyndigheten ihop med länsstyrelserna. Bakgrunden till projektet är att ett av Sveriges miljömål säker strålmiljö har ett delmål som innebär att antalet hudcancerfall inte ska vara fler år 2020 jämfört med år Forskning har visat sig att om man bränner sig i solen som liten ökar risken att få hudcancer som vuxen. Därför arbetar vi förebyggande i detta projekt med att kontrollera att förskolebarnen i kommunen har tillgång till skugga. Inom miljömålet "god bebyggd miljö" påbörjade miljönämnden under 2016 ett flerårigt projekt med syftet att bidra till att radonhalten i alla flerbostadshus är lägre än 200 Bq/m3 luft senast Miljönämnden har även påbörjat ett informations- och tillsynsprojekt gällande riskerna för blodsmitta i idrottslokaler och gym. Projektet syftar till att ge aktuell kunskap på området och klargöra vad som behöver prioriteras i tillsynen, som exempelvis att all ansvarig personal har kunskap om blodburen smitta och att skriftliga rutiner gällande åtgärder vid incidenter finns. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv En förvaltningsövergripande naturvårdsgrupp har bildats. Gruppen samordnar insatser för att främja naturvårdsarbetet som bedrivs av olika parter inom kommunen. I år har en mer ingående behovsutredning gjorts för att få en tydlig bild av tillsynsbehovet i kommunen. Utredningen har visat på ett högre behov än vad de senaste utredningarna visat. och verksamheten har tilldelats en ramhöjning för att stärka naturvården samt livsmedelskontrollen. 5

6 2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Kunden ska ha en upplevelse av en effektiv verksamhet, rättssäker handläggning och ett gott bemötande. Andel kunder som upplever att handläggningstiderna är rimliga Andel kunder som upplever att fattade beslut är rimliga Andel kunder som upplever att fattade beslut är tillräckligt tydligt motiverade Andel kunder som upplever att de blivit informerade om hur ett beslut kan överklagas 91% 88% 90% >=95% 92% 91% 87% >= 95% 90% 93% 90% >= 95% 87% 90% >= 95% Andel beslut som överklagats 0,01% 0 Andel kunder som är nöjda med rådgivning och stöd 93% 89% 87% >= 95% Andel kunder som är nöjda med tillgänglighet >=95% Svarsfrekvensen har minskat jämfört med förra mätningen och ligger nu på 11 %. Då ett så pass tunt underlag innebär stor osäkerhet, dras inga slutsatser grundat på resultatet av mätningen. En ny enkät kommer tas i bruk under Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Livsmedelsverksamheterna i Marks kommun tillhandahåller säkra livsmedel med avseende på hälsorisker och på att ingen blir lurad eller vilseledd. Andel kontrollerade verksamheter vars livsmedel är säkra med avseende på hälsorisker och på att ingen blir lurad eller vilseledd. 93% = 100% 6

7 Samtliga berörda livsmedelsverksamheter i Marks kommun använder endast godkända plaster för förvaring/hantering av livsmedel senast Andelen berörda verksamheter som kontrollerats med avseende på användning av godkända plaster för förvaring/hantering av livsmedel. = 100% Andelen kontrollerade verksamheter som använder endast godkända plaster för förvaring/hantering av livsmedel. Det har inte funnits resurser till att påbörja tillsynsprojektet i år 7

8 Eventuellt fusk gällande djurslag eller kötthalt vid försäljning eller servering av kött i Marks kommun ska ha uppdagats och åtgärdats senast Andel berörda livsmedelsverksamheter i Marks kommun som kontrollerats med avseende på huruvida det vid försäljning eller servering av kött föreligger fusk med djurslag eller kötthalt. = 100% Andel kontrollerade verksamheter i Marks kommun där det inte föreligger fusk med djurslag eller kötthalt vid försäljning eller servering av kött. Projektstarten har flyttats fram av Länsstyrelsen till Värdeskapande informationsinsatser för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker genomförs årligen. Beskrivning av de informationsinsatser som genomförts och på vilket sätt de varit värdeskapande för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker. Genomfört Beskrivning av de informationsinsatser som genomförts och på vilket sätt de varit värdeskapande för att vägleda livsmedelsverksamheterna och förebygga hälsorisker. Två välbesökta informationsmöten har hållits i Rydal med företagare inom livsmedel. Syftet var att öka förståelsen mellan tillsynsmyndigheten och företagarna, tydliggöra syftet med tillsynen och berätta vad inspektörerna ser på vid sina besök. De allmänna dricksvattenanläggningarna i Marks kommun genererar säkert dricksvatten. Andel godkända vattenprover. 89% = 100% Invånarna i Marks kommun har tillgång till rent kommunalt dricksvatten. Beskrivning av de informationsinsatser till boende och verksamhetsutövare i de nya vattenskyddsområdena som genomförts Ej genomfört Andel inventerade oljecisterner inom de nya vattenskyddsområdena. = 100% Det har inte funnits resurser till att påbörja inventering i år 8

9 Samtliga flerbostadshus och industribyggnader som innehåller miljögiftet PCB är inventerade och vid behov förelagda om saneringsåtgärder senast Andel inventerade flerbostadshus och industribyggnader av det totala antalet flerbostadshus och industribyggnader i Marks kommun. Andel förelagda, med krav på sanering, flerbostadshus och industribyggnader av den totala mängden flerbostadshus och industribyggnader med konstaterad förekomst av PCB 50% 56% 100% 100% 100% Material och utrustning i förskolor och skolor i Marks kommun innehåller inga allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen efter 2020 Andel berörda inköpsansvariga på förskolor och skolor i Marks kommun som tagit del av förebyggande information om krav på upphandling av nya produkter. Andel rektorer på förskolor och skolor i Marks kommun som tagit del av information gällande utfasning av skadliga material och leksaker. 61% = 100% 61% = 100% Andel förskolor och skolor i Marks kommun där material och utrustning inspekterats med avseende på allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. Andel förskolor och skolor i Marks kommun vars material och utrustning inte innehåller några allergena, hormonstörande eller cancerogena ämnen. Projektet begränsades under året till att bara gälla förskolor p.g.a. att projektet blev för omfattande Utemiljön på samtliga förskolor i Marks Kommun har ett fullgott solskydd senast Andel förskolor i Marks kommun som är kontrollerade med avseende på barnens utemiljö. 100% = 100% Andel förskolor i Marks kommun som har ett fullgott solskydd. Samtliga berörda verksamhetsutövare i Marks kommun har fungerande rutiner för att hantera blodsmitta senast Andel berörda verksamhetsutövare i Marks kommun som är kontrollerade med avseende på rutiner för att hantera blodsmitta. 100% = 100% Andel berörda verksamhetsutövare i Marks kommun som har fungerande rutiner för att hantera blodsmitta. 9

10 Radonhalten i alla flerbostadshus i Marks kommun är lägre än 200 Bq/m3 luft senast Andel berörda fastighetsägare i Marks kommun har tagit del av information om radonmätning i flerbostadshus. 100% = 100% Andel berörda fastighetsägare som har skickat in mätresultat från radonmätning i sin fastighet till miljönämnden. Andel flerbostadshus i Marks kommun med en radonhalt som är lägre än 200 Bq/m3 luft. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Sjukfrånvaron ska uppgå till högst 4 % Registrerad sjukfrånvaro 10,2 11,9 9,9 <= 4% Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%) Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.3 Ekologisk hållbarhet Begränsa bekämpningsmedelsanvändningen i enlighet med Jordbruksverkets nya föreskrift SJVFS 2014:42 Andel besökta bekämpningsmedelsanvändare som är kontrollerade med avseende på IPM (Integrated Pest Management), av totala antalet besökta bekämpningsmedelsanvändare. 100% = 100% 10

11 Förorenade områden med riskklass 1 och 2 är inventerade och vid behov åtgärdade senast Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016 Antal genomförda ansvarsutredningar. 2 = 2 Andel verksamhetsutövare med fastställt ansvar att åtgärda förorenade områden som har förelagts att genomföra markundersökning senast % = 100% Andel verksamhetsutövare med fastställt ansvar för att åtgärda områden där det krävs en fördjupad markundersökning som har förelagts att genomföra en sådan senast Andel verksamhetsutövare med fastställt ansvar för områden med konstaterad hög risk för spridning och som kräver sanering som har förelagts att genomföra en sådan senast Samtliga enskilda avloppsanläggningar i Marks kommun har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer till år Andel inventerade enskilda avloppsanläggningar av det totala antalet avloppsanläggningar i Marks kommun. 45% >= 46% Andel enskilda avloppsanläggningar i Marks kommun som har en reningsfunktion som säkerställer att näringsämnen och bakterier reduceras till accepterade nivåer. Den biologiska mångfalden ska skyddas. Andel skyddad areal jämfört med kommunens totala yta. 0,466% >= 0,468% Uppnå en god vattenstatus med avseende på tillgång och kvaliteten på vatten enligt EU:s vattendirektiv. Andel tillgängligt vatten med god status utifrån den totala mängden. 18% >= 80% De senaste mätningarna visar att 14 % av de klassade vattendragen har god (eller högre) status och 22% av de klassade sjöarna har god (eller högre) status vilket innebär att 18 % av den totala mängden tillgängligt klassat vatten hade god status vid mättillfället. Dessa mätningar gäller både yt- och grundvatten och avser ekologisk status där en mängd parametrar ingår och där statusen dras ner även om det endast föreligger problem med en eller ett fåtal parametrar. Det som dragit ner statusen på vattnet i Mark är främst problem med försurning och vandringshinder. Statusen förväntas dock ha ökat i år sedan senaste mätningen efter att vandringshindret i Mölnebacka åtgärdats. Dock är det oklart med hur mycket. Värt att notera är att mätningarna ovan avser vattenstatus, vad gäller vattenkvalitén ligger kommunens vatten bra till jämfört med övriga Europa. 11

12 Naturvårdsarbetet sker i enlighet med miljönämndens handlingsplan för fokusområden i naturvårdsprogrammet. Beskrivning av de insatser som genomförts i enlighet med miljönämndens handlingsplan för fokusområden i naturvårdsprogrammet. Ej genomfört Genomfört Beskrivning av de insatser som genomförts i enlighet med upprättad handlingsplan för de prioriterade områden som pekats ut i Naturvårdsprogrammet. Arbetet med att gynna och skydda Klockgentianian vid Härsjön fortgår och Kommunstyrelsens arbetsutskott godkände förslaget om biotopskyddsområde vid Härsjöns strandäng vid Hyssna. Nästa steg är att området godkänns av Kommunfullmäktige. Det inplanerade arbetet med framtagandet av en operativ handlingsplan för prioriterade kärnområden/landskap i kategori 1, som pekats ut i miljönämndens handlingsplan för fokusområden i naturvårdsprogrammet, har inte hunnits med under 2016 då glappet mellan resursbehov och tillgängliga resurser varit för stort. Tillsyn av naturreservat och objekt inom "Guide till naturen utförs enligt fastställd rutin. Andel naturreservat och objekt som besökts enligt rutin under året. 100% = 100% Insatser för att främja den interna samverkan kring naturfrågor i Marks Kommun genomförs årligen. Beskrivning av de insatser som genomförts för att främja det nämnd/förvaltningsövergripande naturvårdsarbetet. Genomfört Beskrivning av de insatser som genomförts för att främja det nämnd/förvaltningsövergripande naturvårdsarbetet. Ett av målen för 2016 var att starta en naturvårdsgrupp med representanter från flera förvaltningar samt att fortsätta arbetet med rutiner kring samordning av naturvårdsarbetet. Detta har uppnåtts. Första träffen med naturvårdsgruppen hölls under våren. Det andra målet är att ta fram en policy för skötsel av kommunal mark. På övergripande nivå har detta gjorts för hela kommunen. Det tidigare påbörjade arbetet med trädvårdsplan kommer fortsättas under Värdeskapande informationsinsatser om naturvård för att stötta och uppmuntra det lokala engagemanget i kommunen genomförs årligen. Beskrivning av de informationsinsatser om naturvård som genomförts och på vilket sätt de varit värdeskapande för att stötta och uppmuntra det lokala engagemanget i kommunen. Delvis genomfört 12

13 Beskrivning av de informationsinsatser om naturvård som genomförts och på vilket sätt de varit värdeskapande för att stötta och uppmuntra det lokala engagemanget i kommunen. En vandring för gymnasieklass i Assberg raviners naturreservat har genomförts och en utställning om bin Bee in sjuhärad har ställts ut på Kinna bibliotek under hösten. Naturdatabasen uppdateras minst en gång i kvartalet. Tid sedan senaste uppdatering av naturdatabasen. 3 <= 3månader Endast naturlig försurning äger rum i kommunens vatten. Andel uppfyllda ph-mål utifrån kommunens kalkningsplaner. 100% = 100% 13

14 3 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. 3.1 Miljönämndens verksamhetsmått Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Andelen livsmedelsverksamheter som kontrolleras i enlighet med beslutad kontrolltid. Andelen dricksvattenanläggningar som kontrolleras i enlighet med beslutad kontrolltid. Andel hälsoskyddsobjekt som inspekterats enligt riskbaserad plan Andel enskilda avlopp som inspekterats enligt riskbaserad plan. Andel miljöskyddsobjekt som inspekterats enligt årlig riskbaserad plan. 95% 93% 84% 100% 100% 100% 81% 90% 65% 73% 14

15 4 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. Årets internkontrollarbete Nytt för i år är att miljönämndens presidie har utfört en regelbunden kontroll av fattade delegationsbeslut. Besluten har granskats utifrån lagstöd, motivering, kommunicerat samt språk och tydlighet. Enligt bedömningen är besluten ofta mycket välformulerade och tydliga när det gäller lagstöd och motivering. Dock finns viss inkonsekvens när det gäller rubriksättning. Samtliga mallar ska ses över Den regelbundna kontrollen av delegationsbesluten kommer även framöver ingå som en del av internkontrollen och ska utföras av två nämndledamöter, en från varje block. Process/ delprocess Risk Kontrollmoment/ kontrollmetod Resultat av kontroll Åtgärd Attest Risk att gällande attesträtter inte följs och att förteckningen är inaktuell. Kontroll att rätt attestant har attesterat faktura och att förteckningen är uppdaterad. Förteckningen är aktuell och attesträtter följs Ingen åtgärd Uppföljning av ekonomi Risk att kostnader i relation till budget överskrids. Kontroll av redovisade kostnader i relation till budget. [Befintlig månadsredovisning] Kostnader har överskridit budget Stramare kontinuerlig uppföljning Medarbetarsamtal Risk att medarbetarsamtal inte genomförs med samtliga medarbetare Kontroll av andel genomförda medarbetarsamtal Medarbetarsamtal har utförts Ingen åtgärd Arbetsmiljö Risk att brand bryter ut och inte alla vet hur man ska agera Att information om utrymning har gjorts till nyanställda. Att brandsyn/information genomförts. Information om utrymning har getts till nyanställda. Brandsyn/information har genomförts. Ingen åtgärd Nämndbeslut Risk att fattade nämndbeslut inte är motiverade, saknar lagstöd samt att negativa besked inte är kommunicerade. Stickprovskontroll att fattade delegationsbeslut är motiverade, har lagstöd samt att negativa besked är kommunicerade. Stickproven uppfyller kraven. Ingen åtgärd Delegationsbeslut Risk att delegationsordningen inte följs. Kontroll att kontoret har delegation i aktuellt ärende och att rätt delegat har fattat beslut Stickproven uppfyller kraven. Ingen åtgärd Risk att fattade delegationsbeslut inte är motiverade, har lagstöd samt att negativa besked inte är kommunicerade. Kontroll att fattade delegationsbeslut är motiverade, har lagstöd samt att negativa besked är kommunicerade Stickproven uppfyller kraven. Ingen åtgärd Prioriteringar Risk att kontoret inte följer nämndens prioriteringar. Kontroll att kontoret följer nämndens prioriteringar Andel resurser som använts inom olika områden stämmer med prioriterat och målen har följts Ingen åtgärd Bemötande Risk att ingen uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna Kontroll att uppföljning sker av medarbetarnas bemötande gentemot brukarna Uppföljning har skett. Se redovisning ovan. Ingen åtgärd Rapportering från inspektion Risk att mottagaren inte förstår och inte vidtar några åtgärder eller vidtar fel åtgärder Kontroll av 5 rapporter från varje team. Är det tydliga och korrekta? Stickproven uppfyller kraven. Ingen åtgärd 15

16 4.1 Kommungemensamma processer - internkontroll Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll Delprocess Risk Kontrollmoment / kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Debitering Risk att avgifter och/ eller övrig fakturering debiteras fel. Enskilda eller kommunen drabbas ekonomiskt. Kontroll att rutiner (inkl. fastställda taxor och avgifter) är funktionsdugliga och följs Rutinbeskrivningar finns. Rutinbeskrivninga rna kompletteras med hänsyn till de riskperspektiv som verksamheten identifierar. Upphandling Risk att avtal inte följs. Risk för skada för leverantörer och ekonomiska konsekvenser för kommunen. Kontroll av följsamhet mot upphandlade avtal och leverantörsavtal Under 2016 har granskning gjorts av inköp av kontorsmaterial av pappersvaror. Från och med har kommunen en ny leverantör av kopieringspapper. En granskning av följsamheten mot denna leverantör har genomförts och inga avvikelser kunde finnas. Ingen åtgärd. Inköp Risk att fel pris betalas relativt avtal. Kontroll av debiterat pris relativt avtal Ett stickprov har genomförts där fyra fakturor har valts ut avseenden inköp av kontorsmaterial. Granskningen av pris relativt till avtal visade inga avvikelser. Ingen åtgärd. Rehabilitering Risk att korttidsfrånvaro inte följs upp efter 6 sjuktillfällen. Tydliga arbetssätt och systematik för att upptäcka återkommande korttidsfrånvaro saknas Procedurer för att i tid upptäcka återkommande korttidsfrånvaro kommer att implementeras i samband med det systematiska arbetsmiljöarbetet på enheten Politisk beslutsprocess Medborgarförslag och motioner besvaras inte inom angiven tid. Detta kan medföra att den demokratiska processen blir utdragen och att frågan kan bli inaktuell. Kommunledningsk ontoret begär återkommande rapportering under året, där nämnden ska redovisa antal beslutade medborgarförslag och medborgarförslag som inte är besvarat inom ett år. Motioner behandlas inte av nämnden. Tre medborgarförslag har inkommit under 2016 till nämnden. Samtliga förslag har besvarats inom angiven tid. Ingen åtgärd 16

17 5 Personal Avsnittet personal innehåller viktiga händelser och nyckeltal inom personalområdet. Hållbar personalförsörjning är utgångspunkt för uppföljningen. 5.1 Analys av personalförhållanden Miljöenheten har haft ett år med fortsatt hög personalomsättning. Fem personer har slutat under året och ytterligare två har i slutet på året valt att säga upp sin anställning. Bortfallet utgör 35 % av bemanningen. Enhetschefen sade upp sin anställning före sommaren 2016 och någon ersättare har ännu inte kunnat rekryteras. På grund av vakanser på denna tjänsten samt på enhetschef för byggkontoret finns sedan sommaren 2016 endast förvaltningschef som ensam ansvarig chef på förvaltningen. Detta har inneburit bristande stöd och ledning för personal. Arbetsbelastningen har varit hög då den faktiska arbetsstyrkan har understigit resursbehovet och personalen har dessutom haft svårt att arbeta effektivt då avsevärd tid går åt till överlämning av arbetsuppgifter till kvarvarande personal och introduktion av nya medarbetare. Samtidigt har situationen på miljökontoret präglats av en fortsatt hög sjukfrånvaro och låga frisktal. En handlingsplan/strategi på hur enheten bör gå vidare kommer tas fram tillsammans med personalenheten. 5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Antal tidsbegränsade anställda Antal tillsvidareanställda Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) Grundanställningarna bland tillsvidareanställd personal är på heltid 100%. Det finns dock medarbetare som valt att gå ner i tjänst, har föräldraledighet m.m. vilket gör att den faktisk arbetade tiden inte motsvarar heltid. Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 4 9,2 11,9 9,9 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Antal individer med långtidssjukfrånvaro i oktober (redovisas inte vid utfall under fem personer) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 66,9 44,4 63,9 70,

18 Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Antal avgångar (av tillsvidareanställd personal, inklusive pensionsavgångar) Antalet avgångar i förhållande till antalet anställda i början på året (1/1) Redovisas i procent. 2016, 21 anställda och 5 avgångar = 24% 2015, 19 anställda och 4 avgångar = 21% 2014, 19 anställda och 3 avgångar = 16% 2013, 17 anställda och 4 avgångar = 24% Personalomsättningen på miljöenheten har under 2016 varit fortsatt hög, vilket påverkat kvaliteten på enhetens prestationer samt den arbetsmiljö som medarbetarna verkat i. Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Timtid i timmar Fyllnadstid i timmar Övertid i timmar

19 6 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som fastställd. 6.1 Driftredovisning Nämnden gör ett underskott på 587 tkr. Främsta anledningarna är lägre intäkter från avloppstillsynen, högre konsultkostnader (arbetsmiljöutredning, förorenad mark, rekrytering) samt högre personalkostnader. Personalkostnaderna har ökat p.g.a. att enheten haft inne extra personal för att bättre klara uppdraget framförallt inom livsmedel, samt för att tidigare långtidssjukskriven personal i viss utsträckning återgått i arbete. Tabell årsrapport Årsredovisning Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Budget 2016 Budgetavvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Nämnd/ledn/adm Hälsoskydd Livsmedel Miljöskydd Naturvård Nettokostnader I budget och utfall 2015 ingår interna IT- och telekostnader. Eftersom den interna taxan avskaffats per 1 januari 2016 ingår inte sådana kostnader i budget och utfall för Nedan visas resultatet rensat från kalkning samt från bidraget från Länsstyrelsen till fisktrappan: Driftredovisning (belopp i tkr) Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Analys av driftredovisning Utfall 2016 med jämförelse mot budget och mot utfall föregående år Miljönämndens utfall den 31 december 2016 ligger på 7,4 mnkr vilket är 109 % av nämndens budgetram på 6,8 mnkr. Främsta anledningen till årets budgetavvikelse på 0,6 mnkr ligger i lägre intäkter främst på Hälsoskyddsverksamheten och högre personalkostnader främst på ledning och administration och Livsmedelsverksamheten. 19

20 Föregående års utfall låg på 7,6 mnkr, vilket var 105 % av dåvarande budgetram. Årets nettokostnader är 0,3 mnkr lägre än under Skillnaden ligger främst i lägre kostnader för IT och telefoni då den interna taxan slopats från och med 1 januari Intäkter Jämförelse föregående år; Årets intäkter på 8,7 mnkr ligger på exakt samma nivå som föregående år. Det finns dock skillnader mellan verksamheterna. Hälsoskyddsverksamheten har 0,5 mnkr lägre intäkter i år, vilket kan kopplas främst till lägre intäkter vad gäller timavgifter avlopp. Naturvården har däremot 0,4 mnkr högre intäkter i år vilket har främst att göra med bidrag från Länsstyrelsen till naturvårdsprojekt. Även miljöskydd har 0,1 mnkr högre intäkter vilket kan kopplas främst till årliga miljöskyddsavgifter och timavgifter miljöskydd. Jämförelse mot årets budget; Årets intäkter blev 0,2 mnkr lägre än budgeterat. Främsta orsaken hittas inom Hälsoskydd vars utfall på 2,1 mnkr blev 0,4 mnkr lägre än budget. Här är det framförallt intäkterna för timavgifter avlopp och prövning avlopp som blev lägre. I kontrast till detta blev intäkterna på naturvården 0,6 mnkr högre än budgeterat, vilket har med bidrag från Länsstyrelsen till naturvårdsprojekt att göra. Under 2016 var det framförallt ett projekt kallat Fiskvägar som avslutades och inbringade 0,5 mnkr. Personalkostnader Jämförelse föregående år; Årets utfall på personalkostnader ligger på 10,4 mnkr, vilket är 102 % av budgeterade kostnader. Föregående år gick 10,1 mnkr åt, vilket var 99 % av dåvarande budgets personalkostnader. Personalkostnaderna har ökat med 0,3 mnkr jämfört med föregående år. Förutom löneökningar har personalkostnaderna ökat framförallt på Livsmedel, vars utfall blev 0,2 mnkr högre under Det kan kopplas till att verksamheten hade en extra tillfällig anställning under hösten för att minska tillsynsskulden och en mindre överlappning mellan en vikarie och en ordinarie anställd. Miljöskyddsverksamhetens personalkostnader blev drygt 0,1 mnkr högre än under 2015 främst beroende på sjukdom och vakanser under Personalkostnaderna på ledning och administration blev däremot 0,1 mnkr lägre i år än under 2015 främst kopplat till att enhetschefen avslutat sin tjänst under hösten i år och en tillfällig överlappning av förvaltningschef samt tf. förvaltningschef en kort period under Jämförelse mot årets budget; Årets personalkostnader blev 0,2 mnkr högre än budgeterat. Ledning och administrations personalkostnader blev 0,2 mnkr högre främst pga tidigare deltidssjukskriven personal gått upp i tid. Livsmedelsverksamhetens personalkostnader blev 0,2 mnkr högre än budget beroende främst på viss överlappning mellan två tjänster och på en tillfällig anställning under hösten för att minska tillsynsskulden. Hälsoskyddsverksamhetens personalkostnader blev däremot 0,1 mnkr lägre än budgeterat främst kopplat till sjukskrivningar och vakanser. Även Miljöskyddsverksamhetens personalkostnader blev 0,1 mnkr lägre än budget främst beroende på glapp mellan tjänster. Övriga kostnader Jämförelse föregående år; Årets övriga kostnader på 5,7 mnkr ligger 0,5 mnkr lägre än föregående år. Skillnaden mellan åren ligger framförallt i borttagandet av den interna IT- och tele-taxan som kostade nämnden drygt 0,4 mnkr under Miljöskyddsverksamhetens övriga kostnader på 0,3 mnkr blev 0,2 mnkr lägre i år än under Verksamheten hade ett extra tillfälligt ramtillskott under 2015 på 150 tkr för att jobba med inventering av förorenad mark. Dessa pengar gick i princip åt i sin helhet. I övrigt har 20

21 borttagandet av den interna debiteringen av IT och telefoni gjort att verksamheten fick 0,1 mnkr lägre kostnader nu i år än föregående år. Även ledning och administration har med sitt utfall på 0,9 mnkr, 0,2 mnkr lägre kostnader i år än under 2015, trots extra konsultkostnader om 0,2 mnkr under De totala IT- och telefonikostnaderna är 0,3 mnkr lägre under Av dessa har borttagandet av den interna IT- och tele-debiteringen påverkat med 0,1 mnkr, och en faktura på för ett datorprogram som avsåg 2016 bokfördes i december 2015, vilket påverkar IT-kostnaderna så att de blev ytterligare 0,2 mnkr lägre under 2016 än I övrigt hade verksamheten högre kostnader under 2015 framförallt vad gällde hälso- och friskvård, då det under året genomfördes arbetsförmågeutredningar. Extra kostnader uppstod även för avgifter och vid rekryteringar. De övriga kostnaderna på hälsoskyddsverksamheten på 0,4 mnkr blev också knappt 0,2 mnkr lägre under 2016 än under Här är det främst borttagandet av den interna IT- och teletaxan som påverkar. Livsmedelsverksamhetens övriga kostnader på 0,3 mnkr blev 0,1 mnkr lägre än under Främsta skillnaden ligger i lägre kostnader för provtagningar under 2016 och borttagandet av den interna IT- och tele-taxan. Naturvårdsverksamhetens kostnader på 3,8 mnkr har däremot blivit 0,2 mnkr högre under 2016 än föregående år. Detta handlar främst om kostnader i naturvårdsprojekt och då framförallt ett projekt kallat Fiskvägar som avslutades under året. Jämförelse mot årets budget; De övriga kostnaderna har varit 0,6 mnkr högre än budgeterat. Den största avvikelsen ligger inom naturvården där utfallet blev 0,4 mnkr högre än budgeterat. Här är det framförallt ett större bidrag från Länsstyrelsen i ett fiskevårdsprojekt som påverkar utfallet. I övrigt blev utfallet på miljöskyddsverksamheten 0,1 mnkr högre än budget och skillnaden ligger främst i konsultkostnader då vakant personal täckts upp i ett glapp mellan tjänster. 6.2 Disposition av ackumulerat resultat Miljönämnden ansöker om att få disponera 150 tkr av de medel som kommunen erhållit i tillfälligt stöd för ökade kostnader kopplade till migrationen (redovisade kostnader bifogas). Återstående underskott ansöker miljönämnden om att få hantera gentemot tidigare års överskott. 6.3 Uppföljning av planerade/genomförda effektiviseringsåtgärder Informationsinsatser inom livsmedel och hälsoskydd har till syfte att öka förståelsen för myndighetsutövningen. Tillsynen har kunnat göra vissa effektivitetsförbättringar genom det. Tillsyn av skolor och äldreboenden har delvis samordnats vad gäller livsmedelstillsyn och hälsoskyddstillsyn. Samma inspektör ser på båda aspekterna vid sitt besök. Utöver detta har arbetet med att digitalisera ärendehanteringen påbörjats. Effektiviseringsåtgärd Effektivisering (tkr) Summa 21

22 7 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbetet. 7.1 Internationellt arbete Miljönämnden har inte genomfört något utbytesprojekt eller annat projekt med internationell anknytning under Uppföljning av attraktivitetsplanen Miljönämnden arbetar kontinuerlig för att främja samarbete och nätverk inom natur, samt med att erbjuda en väl fungerade, snabb, effektiv och tillgänglig myndighetsutövning. Miljöenheten är även delaktig i framtagandet av kommunens översiktsplan. 7.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Miljönämndens tillsynsarbete ska bidra till att de nationella, regionala, och lokala miljömålen, Livsmedelsverkets och Folkhälsomyndighetens mål samt Marks kommuns vision uppnås och till att miljökvalitetsnormer och åtgärdsprogram uppfylls. Flertalet av de lokala miljömålen ingår redan i verksamhetsplanen. En planeringsdag för nämnden är inbokad i februari för att diskutera resursbehovet för de återstående målen. 22