Manual ReachMee. För rekryterings- administratörer

Manual ReachMee För rekryterings- administratörer Version 9 2018

1(17) Innehåll Rekrytering vid LiU... 3 Instruktionsfilm... 3 Tänk på!... 3 Starta en ny rekrytering... 4 Inloggning... 4 Startsida... 4 Inställningar, support och val av språk... 4 Arbeta med din rekrytering... 5 Komplettera Projektet... 5 Sökfilter... 5 Kravspecifikation...6 Deltagare i Projektet...6 Kungörelse (annons)... 7 Skapa kungörelse för TA och doktorander... 7 Skapa kungörelse för Lärare... 8 Lägg till kontaktpersoner... 8 Granska och godkänn din kungörelse...9 Annons till Platsbanken...9 Engelsk annons... 10 Ansökningsformulär... 10 Skapa urvalsfrågor... 10 Anpassa bekräftelsebrev... 11 Publicera annons... 12 Urvalsarbete... 12 Automatiska ansökningar... 12 Manuella ansökningar... 12 Återtagen ansökan... 12 Kandidater och ansökningshandlingar... 13 Titta på ansökningar och välj processmall... 13 Flytta kandidater till annat processteg... 13 Granska och prioritera kandidater... 13 Kandidatexport och utskrift... 13 Intervju... 14 Intervjuguide (för TA-rekrytering)... 14 Utvärderingsmatris (för TA)... 14 Referenstagning (för TA)... 14 Erbjuda anställning och meddela övriga sökande... 14

2(17) Brev... 15 Att skicka brev... 15 Att spara egna brevmallar... 15 Avbrytande av tillsättning... 15 Anslå anställningsbeslutet... 16 Avsluta projekt, efter 3 veckor... 16

3(17) Rekrytering vid LiU Det här är en LiU-anpassad manual för rekryteringsverktyget ReachMee. Vid LiU infördes en ny version hösten 2018, ReachMee version 9. En av ändringarna i nya versionen är att rekryteringen i ReachMee heter nu Projekt, istället för Uppdrag. Vid Linköpings universitet används rekryteringsverktyget ReachMee, för både rekrytering av lärare och rekrytering av teknisk och administrativ personal. Rekrytering av lärare sker vid anställningsnämnden vid varje aktuell fakultet. För rekrytering av teknisk och administrativ personal använder LiU kompetensbaserad rekrytering, utifrån Malin Lindelöws verktyg och metoder. För att få en överblick över hela rekryteringsprocesserna, se: Rekryteringsprocess TA Rekryteringsprocess Lärare Dessa dokument rekommenderar vi att du har tillgängliga, tillsammans med denna manual, när du arbetar i ReachMee. Instruktionsfilm Vi rekommenderar att du tittar på denna instruktionsfilm om ReachMee: Instruktionsfilm ReachMee version 9 Filmen är på cirka 1 tim. Vill du bara se någon specifik del? Klicka här så kan du se när vilket avsnitt visas. Tänk på! Ansökningshandlingar innehåller personuppgifter. Vi ber dig därför tänka på följande: Logga ut från ReachMee när du inte är vid datorn eller använd låsfunktionen. Undvik i möjligaste mån att skriva ut ansökningshandlingar. Om det ändå krävs, använd funktionen på skrivaren eduprint-liu så att du kan ta hand om handlingarna direkt och förstör dem i dokumentförstörare när rekryteringen är avslutad. Ansökningshandlingar och andra handlingar som används i rekryteringen och som innehåller personuppgifter ska inte sparas utanför ReachMee, förutom i vårt diarieföringssystem LiU-Dok. Om det ändå krävs i rekryteringsarbetet så ska de nedsparade dokumenten raderas efter avslutad rekrytering.

4(17) Starta en ny rekrytering LiU har en integration mellan diarieföringssystemet LiUDok och ReachMee, vilket innebär att vissa uppgifter överförs från LiUDok till ReachMee och vissa uppgifter överförs från ReachMee till LiUDok. Det innebär att rekryteringen startar först i LiUDok. Kontakta registrator och begär ett diarienummer. Registrator upprättar ett ärende i LiUDok och ett diarienummer skapas. Uppgiften överförs till ReachMee. När du ska rekrytera lärare och universitetsadjunkter, då kontaktar du registrator vid UF. När du ska rekrytera T/A-personal, doktorander och postdoktorer kontaktar du institutionens registrator. Om din institution inte diarieför rekryteringsärenden, kontaktar du registrator vid UF. Starta ReachMee. Inloggning 1. Starta din webbläsare. 2. För att logga in direkt, https://rmsso.reachmee.com/liu/. Du kan även logga in via sidan Administrativt rekryteringsstöd, där du hittar viss övrig information om rekrytering vid LiU. Du kan även hitta till sidan via genvägar A-Ö på Insidan (under antingen ReachMee eller Administrativt rekryteringsstöd). 3. Antingen blir du inloggad direkt eller så loggar du in med din LiUinloggning och lösenord. Startsida Inställningar, support och val av språk När ReachMee öppnas visas först en Startsida. Här kan du själv anpassa Startsidan genom att välja vad du vill ska visas, se knappen Inställningar. ReachMee Academy är en supportfunktion från leverantören av rekryteringsverktyget. Här finns mycket hjälp att få genom olika instruktionsfilmer och information. Klicka på frågetecknet. Du kan även välja språk; svenska, engelska eller tyska.

5(17) Arbeta med din rekrytering För att öppna din rekrytering, klicka på Projekt. Komplettera Projektet Rekryteringen har nu överförts från LiUDok till ReachMee. Du ska nu komplettera Projektet med information, innan du börjar ditt övriga rekryteringsarbete. Från Startsidan, klicka på Projekt. Här visas nu samtliga projekt i vänstermarginalen, du kan välja att se egna, tilldelade eller avslutade projekt. Sökfilter Det finns två olika sökvägar. 1. Avancerat sökfilter, här kan du söka på projekt-id, diarienummer, ägare, land, befattning och organisation 2. Snabbsök, här kan du snabbsöka. Använd %-tecknet före och efter om du exempelvis bara vet delar av sökbegreppet Klicka på aktuellt projekt. Nu öppnas Projektdefinition. Här kompletterar du med aktuella uppgifter. Vissa fält är obligatoriska och visas med röd stjärna. Klicka på knappen Spara. Gå sedan vidare till Kravspecifikation.

6(17) Kravspecifikation I vänstermarginalen under Beskrivning, visas de delar som beskriver projektet såsom Projektdefinition, Deltagare, Hantera processteg och Kravspecifikation. Det är viktigt att du fyller i kravspecifikationen, då det är den som ligger till grund för en anpassad utvärderingsmatris, intervjuguide och referensguide. De krav du fyller i här följer med under hela rekryteringsprocessen i ReachMee. Om du inte har kompletterat projektet med kravspecifikation går det inte att använda dessa anpassade verktyg. Utbildning, erfarenhet och kunskap fyller du i manuellt. Kompetenser finns förvalda att välja utifrån kompetensbaserad rekrytering. Här får du varje kompetens beskriven vad den innebär. Kompetenserna finns sedan möjlighet att enkelt infoga i innehållet i kungörelsen. Vid uttag av intervjuguide finns specifikt anpassade frågor som hjälp för att du ska få svar på om just den aktuella kandidaten har denna kompetens. Deltagare i Projektet Flera personer kan ha tillgång till rekryteringen. Detta styrs av den person som äger Projektet och görs via Beskrivning och Deltagare.

7(17) Sök efter personen som du önskar lägga till i rekryteringen och välj om du vill skicka en inbjudan. Om du inte hittar personen kan det vara så att personen inte har aktiverat sin inloggning till ReachMee (se stycket Inloggning) Ägaren kan även här styra vad den inbjudna personen ska kunna göra. Håll musen över varje symbol så ser du vad dessa betyder. Det går även att göra mer avancerade inställningar, klicka på symbol enligt nedan. Kungörelse (annons) I möjligaste mån ska kungörelsen skrivas på både svenska och engelska. Den svenska kungörelsen är det juridiska dokumentet, vid exempelvis en överklagan. Skapa kungörelse för TA och doktorander För att skapa en kungörelse gör du på följande sätt: 1. Välj Annons i vänstermarginalen. 2. Välj aktuell annonsmall i högermarginalen. De fetstilta rubrikerna är fastställda rubriker för LiU och får inte ändras. 3. Komplettera med eget innehåll och ersätt text inom de klamrar med %- tecken. 4. Själva annonsen i ReachMee har inte någon begränsning på tecken, men det finns begränsning på tecken för annons som ska publiceras på Platsbanken. Om du ska publicera en längre annons på Platsbanken, se hur du gör detta under punkten Annons till Platsbanken. 5. Rubriken skriver du alltid manuellt. Tänk på att det som anges i fältet rubrik syns i annonsen, skriv därför gärna en intresseväckande rubrik och inte bara befattningen.

8(17) 6. En generell beskrivning av LiU läggs automatiskt in i kungörelsen som en inledning. Den ligger förinställd och behöver inte väljas. Vid Introtext väljer du inst/motsv, då väljs den inledande beskrivningen som finns förinställd. Vill du ha en beskrivning av avdelning/enhet eller liknande gör du detta med egen formulerad tex under rubriken Din framtida arbetsplats i annonsmallen. 7. En avslutande text gällande Lika Villkor ska väljas. Texten är obligatorisk enligt beslut dnr LiU 644/07-30. Om det råder könsmässig obalans, större skillnad än 60 % 40 %, inom en yrkeskategori ska även ytterligare text finnas med (finns med i annonsmall). Om detta inte är aktuellt i just din rekrytering kan textinnehållet tas bort. OBS! Ta inte bort rubriken Lika Villkor 8. Om du kopierar in text till annonsen från exempelvis Word är det viktigt att du väljer funktionen "Klistra in som text ". Du hittar valet i menyn Redigera i texteditorn. Genom att använda funktionen undviker du att få med formatering av text. 9. Om du vill lägga till de kompetenser du valt i kravspecifikationen, klicka på knappen Kompetenser i högermarginalen. Skapa kungörelse för Lärare 1. Hämta aktuell mall på Lisam 2. Skicka mall till aktuell person för bearbetning 3. Interna rutiner hos institutionen (till styrelse eller annan rutin) 4. Skicka förslag på profil till AN-sekr 5. Anställningsprofil fastställs av AN 6. AN-sekr kombinerar en färdig kungörelse (mall 1 och 2) i Word 7. AN-sekr skickar kungörelse till HR-konsult 8. HR-konsult öppnar sitt projekt i ReachMee 9. Välj Annons 10. Markera hela texten i Word och kopiera 11. Gå till ReachMee (annons-fliken). 12. Välj i menyn Redigera klistra in som text och tryck Ok i rutan som visas 13. Välj i menyn Redigera klistra in och tryck Tillåt i rutan som visas 14. Markera varje rubrik och gör fet stil 15. Ersätt text inom klamrar (sista ansökningsdag mm) 16. Korrigera eventuella returer som tillkommit i hela annonsen 17. Lägg till inledande och avslutande text 18. Lägg till kontaktpersoner 19. Publicera enligt ordinarie rutiner Lägg till kontaktpersoner För att lägga till kontaktpersoner till annonsen, klicka på knappen Hitta och lägg till kontaktpersoner i högermarginalen och sök efter den person du vill lägga till.

9(17) Om du inte hittar personen, lägg till ny. Samtliga kontakter är tillgängliga för alla rekryteringsadministratörer. Om du inte hittar den person du söker, lägger du till personen manuellt. Granska och godkänn din kungörelse När du är klar med innehållet till din kungörelse så sparar du den. Du har sedan möjlighet att granska den, antingen via knappen Visa utseende på webben eller Exportera till pdf. När du är nöjd med din annons godkänner du den, via knappen Godkänn. Annons till Platsbanken En annons som ska publiceras på Platsbanken har ett maximalt antal tecken. Om du överskrider antal tecken får du en varning. Om du har skapat en kungörelse och inte får en varning att annonsen innehåller för många tecken då ska du inte skapa någon extra annons för Platsbanken utan använder din grundannons och publicerar den på Platsbanken. Om annonsen innehåller för många tecken ska du skapa en kortare annons för publicering på Platsbanken, dvs göra en annonsvariant. Det finns en annonsmall som du kan använda för publicering på Platsbanken. Använd den och komplettera med den information som krävs för annonsering hos Platsbanken. Om du behöver skapa en kortare annons till Platsbanken, gör enligt nedan. 1. Se till att du befinner dig vid Annons och klicka på knappen Annonsvariant. 2. Du får då upp ruta nedan, där du vid Visningsnamn ger annonsvarianten ett annat namn som du själv väljer, exempelvis Platsbanken. Detta är för att du sedan ska kunna välja vilken annons i projektet du vill välja att arbeta med. Grundannonsen behöver du inte ge något annat namn. 3. Du har nu skapat en annonsvariant och det ser du genom den blåa menyraden längst upp. Där kan du välja att växla mellan de olika annonserna. 4. Välj annonsmallen Annons Platsbanken. 5. Annonsmallen är skapad med det innehåll som Platsbanken kräver att annonsen ska innehålla. Här får du själv bedöma hur mycket du vill skriva in under varje rubrik. Ett förslag är att kopiera de olika delarna från grundannonsen och korta ned till lämplig text. Om någon rubrik inte alls är aktuell för just denna anställning så ta bort den. Den här mallen har samma funktion som övriga mallar, det vill säga den går att redigera och anpassa, men de viktiga rubrikerna ska vara kvar. 6. Den här annonsen ska inte kompletteras med ansökningsformulär, eftersom den via Platsbanken hänvisar till LiU:s hemsida och ansökan sker från grundannonsen.

10(17) 7. När du är klar med annonsen så går du till fliken Publicera och publicerar den på Platsbanken. Engelsk annons En engelsk annons skapar du på samma sätt som annonsen till Platsbanken men väljer istället aktuell engelsk mall. Det som är viktigt är att du i rutan för Annonsvarianten väljer vilket språk Annonsvarianten avser. Den här annonsen ska inte heller kompletteras med ansökningsformulär, eftersom ansökningsformuläret valdes i grundannonsen så översättning av ansökningsformuläret sker per automatik när annonsen blir publicerad på den engelska sidan. Ansökningsformulär Innan du publicerar din grundannons måste du också tillämpa ett ansökningsformulär. Det är detta formulär som den sökande fyller i vid ansökan till en ledig anställning. I formuläret ombeds den sökande att ange grundinformation om sig själv och ladda upp relevanta handlingar. Formuläret skapas via Urvalsfrågor, som du hittar i vänstermarginalen under rubriken Ansökan. Det finns fördefinierade formulär som du ska använda om det inte finns några specifika krav. De fördefinierade formulären hittar du till höger under Tillgängliga mallar, klicka på det ansökningsformulär som avser den aktuella rekryteringen och välj tillämpa. Skapa urvalsfrågor Du kan även komplettera ansökningsformuläret med ytterligare urvalsfrågor. Dessa frågor visas i ansökningsformuläret och besvaras av den sökande. Frågorna skapas via Urvalsfrågor, som du hittar i vänstermarginalen under rubriken Ansökan. Det går att använda ett färdigt frågepaket genom att klicka på namnet för frågepaketet i menyn till vänster, eller skapa egna frågor. Använder man frågor från frågebanken sparas kandidatens svar, d.v.s. om kandidaten söker andra anställningar hos LiU där samma frågor ingår behöver kandidaten inte svara på frågorna igen.

11(17) Det finns tre olika frågetyper: Alternativfrågor Ja/Nej frågor, vilken vilka av följande... Fritextfrågor Beskriv din erfarenhet inom personalområdet... Graderade påståenden Hur väl stämmer följande påståenden... Rekommendation är att man utgår ifrån skall-krav och meriterande för rekryteringen, när urvalsfrågor skapas. Personliga egenskaper och förmågor ska inte ställas som urvalsfrågor, dessa bedöms vid intervjun. Följande beskriver hur du skapar urvalsfrågor. Frågor och formuleringar är endast exempel på hur du kan göra. Utformningen av frågorna bedömer du själv på lämpligt sätt. 1. Välj fliken Urvalsfrågor och tryck på knappen Skapa ny fråga och välj vilket alternativ av fråga du vill skapa. 2. Alternativfrågor Skriv din fråga vid Frågetexten, Har du körkort? Ange Ja respektive Nej i fälten för svarsalternativ Ange poängsatsen 100 för Ja och 0 för Nej. Spara. 3. Fritextfrågor Skriv exempelvis Beskriv din erfarenhet inom personalområdet: i fältet Frågetext. Spara. 4. Graderade påståenden Skriv Hur väl stämmer följande? i fältet Frågerubrik. Skriv Instämmer inte och Instämmer helt i fälten min och max under Beskrivning av gränsvärden. Vid påståenden, skriv de påståenden du själv formulerat. Ange poängsatser mellan 0 och 100 där det mest fördelaktiga svaret får högst poäng. Spara. Du kan förhandsgranska dina frågor genom att klicka på den blå knappen. Anpassa bekräftelsebrev Det sista steget som också ska göras innan publicering är att eventuellt anpassa bekräftelsebrevet som skickas till kandidaten, när dennes ansökan har skickats in. Bekräftelsebrevet hittar du i vänstermarginalen, under rubriken Ansökan. De finns en mall att utgå ifrån. Om du inte gör någon anpassning är det detta som skickas via e-post. Om du önskar någon ytterligare information i bekräftelsebrevet så går det bra att lägga till via knappen Anpassa innehållet för det aktuella projektet.

12(17) Publicera annons Efter godkännandet av kungörelsen är det dags att publicera kungörelsen. LiU har som riktlinje att kungörelsen ska publiceras på LiU:s hemsida och Platsbanken. Därutöver är det upp till beslutande för den specifika rekryteringen att själv välja ytterligare publiceringsplats. För att publicera kungörelse gör du på följande sätt: Gå till fliken Annons i vänstermarginalen och kryssa i aktuell publiceringsplats och välj under vilken period den ska vara publicerad. Kungörelsen ska vara utlyst 3 veckor. Det går bra att publicera framåt i tiden, då sker publiceringen per automatik från och med det datum som anges. Vid publicering hos bland annat Platsbanken visas en guide som ska fyllas i. Vid publicering hos Linkedin Premium, tillkommer en kostnad. Gör gärna en kontroll efter publicering att din kungörelse har blivit publicerad. Om du vill annonsera i tidning eller i någon annan publiceringskanal, gör detta via TimeCut. Det annonseringsverktyg som används vid LiU. LiU har ingen support på TimeCut, vid frågor kontakta annons@timecut.se. Urvalsarbete Automatiska ansökningar Ansökningar som inkommer elektroniskt lagras i ReachMee och diarieförs i LiUDok. ReachMee skickar för varje inkommen ansökan automatiskt ett bekräftelsebrev via e-post. Manuella ansökningar Manuella ansökningar läggs in i ReachMee av registrator. Välj kandidater i vänstermarginalen, vid övre högra hörnet klickar du på Lägg till kandidat. Här fyller du i samtliga personuppgifter och laddar upp inskickade ansökningshandlingar. När du är klar, välj Lägg till. Återtagen ansökan En kandidat kan inte registrera ett återtagande av ansökan själv utan det måste hanteras av handläggaren.

13(17) Om du fått meddelande muntligt, skicka e-post via ReachMee och be kandidaten att bekräfta att ansökan är återtagen, kryssa i rutan Markera som viktigt. Markera som viktigt innebär att det överförs till LiUDok. När du sedan fått svar från kandidaten i ReachMee kryssa även här i med Markera som viktigt. Om du fått besked via e-post på annat sätt än i ReachMee, skicka e-post från ReachMee och bifoga e-post från kandidaten samt meddela att ansökan är återtagen enligt bifogat e-post. Kryssa i Markera som viktigt". Avslutningsvis markerar du kandidaten, klicka på Åtgärder markera status som Återtagen ansökan och flytta sen kandidaten till denna processmapp. Kandidater och ansökningshandlingar Titta på ansökningar och välj processmall För att titta på inkomna ansökningar välj Kandidater i vänstermarginalen. Första gången du öppnar projektet blir du ombedd att välja processmall. Välj önskad rekryteringsprocess i Gemensamma mallar till höger. Titta på ansökningarna genom att klicka på kandidatens namn. Det går att stega sig fram genom listan genom att klicka på nästa kandidat. I denna vy kan du välja att sätta prioritet på kandidaten, flytta den vidare till nästa processteg, skriva ut kandidaten osv. Flytta kandidater till annat processteg För att flytta en eller flera kandidater till annat processteg, markera aktuell kandidat, klicka på knappen Åtgärder och markera status samt välj alternativet Flytta till mapp. Granska och prioritera kandidater För att prioritera kandidater markerar du aktuell kandidat i kandidatlistan, klicka på Åtgärder och längst ner i menyn kan du sätta prioritering med 1-5 stjärnor, 5 stjärnor = toppkandidat. Samtliga deltagares prioriteringar visas sedan i kolumnen på kandidatlistan. Kandidatexport och utskrift Du kan exportera kandidatens profil till PDF, Zip eller Excel. Du kan även exportera en utvärderingsmatris. Om flera kandidater är valda för export kommer deras bifogade filer att inkluderas direkt efter deras profil. Både dokument som kandidaten har bifogat och dokument som är uppladdade efteråt i systemet följer med i exporten.

14(17) Markera antingen en kandidat eller alla kandidater via rutan längst upp. Klicka på Åtgärder och välj Exportera kandidatinformation. Markera vad du vill exportera. När du sedan öppnar pdf:en på din dator eller din surfplatta med programmet Acrobat Reader kan du välja att visa bokmärke. Då ser du kandidaterna strukturerade med respektive dokument de har lämnat in. På så sätt blir det enkelt att få en överblick över de som har sökt tjänsten och deras respektive handlingar. Tänk på att om du skriver ut handlingar eller sparar ned handlingar utanför ReachMee, radera dessa när rekryteringen är avslutad för att minimera spridning av personuppgifter. Intervju Intervjuguide (för TA-rekrytering) Intervjuguide hittar du på varje kandidatprofil. Enligt uppgift från ReachMee kommer detta ändras då dessa inte är individuellt för varje kandidat utan för hela projektet. Men i dagsläget hämtar du en intervjuguide genom att klicka på en kandidat. I kandidatprofilen vid fliken utvärdering finns fliken Utvärdering. Här finns intervjuguide som du kan ladda upp. För att den ska vara anpassad krävs att det skapats en kravspecifikation. Den här intervjuguiden består dels av ett antal mer generella frågeställningar som är relevanta i alla rekryteringar men guiden innehåller också kompetensbaserade frågor kopplade till kravspecifikationen. Utvärderingsmatris (för TA) Det finns även möjlighet att använda sig av en utvärderingsmatris. Ett krav är att du har skapat en kravspecifikation. Utvärderingsmatrisen hittar du i kandidatprofilen under fliken Utvärdering. Referenstagning (för TA) Utifrån resultatet ifrån intervju/intervjuerna kontaktas referenser. Här finns möjlighet att använda sig av en referensguide. Utvärderingsmatrisen hittar du i kandidatprofilen under fliken Utvärdering. Referensguiden är skapad utifrån kravspecifikationen. Erbjuda anställning och meddela övriga sökande När du har kommit överens med en kandidat markerar du den som anställd i ReachMee, via knappen Åtgärder och välj status.

15(17) Brev Att skicka brev I rutan längst upp markerar du de kandidater som du ska skicka. Klicka på Åtgärder och Skicka brev. Välj aktuell brevmall och tillämpa. Skriv in det som efterfrågas i de fält där det står [%xxx%]. OBS! Det går att använda dynamiska ersättningskoder i breven, genom att klicka på Hantera ersättningskoder i Tipsrutan så ser du vilka koder du kan använda dig av i den aktuella brevmallen. Markera brevet vid Markera som viktigt och skicka. Att spara egna brevmallar För att skapa egna brevmallar, synliga endast för dig, gör du på följande vis: 1. Fyll i rubrik och text eller använd en gemensam brevmall och gör önskade justeringar. 2. Klicka på spara för att skapa en personlig brevmall av innehållet. 3. Ange ett namn för den nya brevmallen och klicka på spara. Mallen visas under Egna mallar till vänster. Avbrytande av tillsättning För att avbryta en tillsättning krävs ett underskrivet beslut. För detta finns skapade wordmallar, en för lärare och en för övriga. Dessa finns att hämta på HR-arenan (Lisam), i mappen rekrytering. Gör sedan enligt följande: 1. Komplettera beslutet med rätt information. 2. Skriv ut beslutet. 3. Lämna till beslutsfattaren för underskrift. 4. Skanna in beslutet och spara det på exempelvis ditt skrivbord. 5. Lämna beslutet (i original) till registrator för diarieföring. 6. Skicka e-postmeddelande (via ReachMee) till de sökande och bifoga det skannade beslutet samt vid lärarrekrytering även protokollsutdrag från AN. Markera i ReachMee att e-postmeddelandet ska diarieföras, Markera som viktigt. Avsluta ärendet i ReachMee.

16(17) Anslå anställningsbeslutet När rekryteringen är klar och det är beslutat vem som ska få anställningen så ska anställningsbeslutet anslås. Som myndighet är vi skyldiga att anslå alla våra anställningsbeslut. Anställningsbeslutet anslås när anställningsavtalet kommit tillbaka underskrivet från den anställde. Detta görs via ReachMee för att sedan publiceras och visas på LiU:s digitala anslagstavla, som finns placerad i entrén vid D-huset på Campus Valla. 1. Du börjar med att skapa en annonsvariant (enligt samma funktion som exempelvis annons till Platsbanken och engelsk annons). 2. Vid Visningsnamn, skriv Anslag om anställning. Kryssa ur Kopiera annonsinformation och spara. 3. Välj sedan annonsmallen Anslag om anställning, välj tillämpa mallen och svara ok att du vill hämta innehållet från annonsmallen. 4. Vid Rubriken byter du ut eller tar bort texten inom klamrarna så det blir rätt för just ditt projekt. 5. Vid Introtext, välj Anslag inledande annonstext. 6. I annonstexten byter du ut texten inom klamrarna. OBS! Här är viktigt att ingen standardtext ändras, då det är krav på hur anslaget är utformat 7. Vid Avslutande text, välj om beslutet går att överklaga eller ej. 8. Viktigt: Klicka på Inställningar och kryssa i Dölj ansökningsknappen och Visa ej kontaktpersoner i annons. 9. Klicka på spara annons och godkänn. 10. Välj sedan Publicering. Kontrollera att du har valt annonsvarianten Anslag om anställning. 11. Välj publiceringsplats Anslag om anställning och ange fr o m och t o m till tre veckor från datumet du anslår anställningsbeslutet. Klicka fortsätt. Här finns en länk till digitala anslagstavlan, om du önskar se hur anslaget ser ut: http://plopp.it.liu.se:8086/ Avsluta projekt, efter 3 veckor Avsluta alltid dina uppdrag. Detta är extra viktigt nu i och med införandet av nya lagen GDPR. Detta då LiU gallrar samtliga ansökningar i ReachMee efter 2 år. För att kunna gallra krävs att projektet är avslutat. Glöm inte att markera vilken kandidat som fått anställningen.

17(17) Gå till Avsluta projektet i vänstermarginalen. Klicka på avsluta uppdraget. Klicka med vänster musknapp på raden för ditt uppdrag, bredvid namnet på uppdraget, och välj avslut i menyn.