Tillfälliga diarieföringsinstruktioner för Platina

Tillfälliga diarieföringsinstruktioner för Platina Version 1.0

Innehållsförteckning 1. Platina... 1 2. Att logga in i Platina... 2 3. Startsidan... 3 4. Hjälpfunktion i Platina... 5 5. Bidrags- och Uppdragsärenden... 6 5.1 Beskrivning av flikar... 7 5.2 Flikar... 7 5.3 Registrera ett ärende... 9 5.3.1 Diarium och gruppnummer... 12 5.3.2 Ekonomi... 14 5.3.3 Bevakning... 14 5.3.4 Fakturering... 14 5.3.5 EU/NIH... 14 5.3.6 EU/NIH-kontakter... 14 5.4 Registrera en handling till ärendet... 15 6. Registrera ett avtal med flera finansiärer... 18 7. Registrera samband mellan ärenden/handlingar... 19 8. Sök ärende... 20 8.1.1 Söktips... 20 9. Anteckning... 22 10. Avsluta ett ärende... 23 11. Makulering... 24 11.1 Makulera ett ärende... 24 11.2 Makulera en handling... 25 12. När en användare slutar... 27 12.1 Söka efter en handläggares öppna ärenden... 27 12.2 Byte av institution... 27 13. Arkivering och dokumenthantering... 28 14. FAQ... 28

Ändringsförteckning Version Datum Ändring 1.0 2011-07-01 Första versionen. Framtagen med anledning av att integrationen mellan Platina och Agresso stängts av 2011-07-01.

1. Platina Platina är i dokument- och ärendehanteringssystem med diarieföringsfunktion. På KI har systemet använts som diarieföringssystem och varit integrerat med Agresso till och med 2011-07-01. De kontrakt som ska registreras i Platina är alla kontrakt avseende forskningsfinansiering (bidrag och uppdrag). Eftersom Platina och Agresso inte längre kommunicerar med varandra måste diarieföring och registrering av ekonomiska uppgifterna ske separat från varandra i respektive system. Anledningen till detta är att 1. En nyutvecklad modul i Agresso bättre stödjer behovet av redovisning av externa medel. 2. Platina behöver anpassas för att kunna ta emot diarieförd information från Diabas. Bland annat kommer nuvarande flikar att genomgå omarbetning och vissa även tas bort. Det innebär att KI under en begränsad period kommer att diarieföra enligt denna manual. När anpassningen är klar kommer nya instruktioner för diarieföring. Följande filer upphör att föras över mellan Platina och Agresso 2007-11-01: Intäktsbokningar, dvs. fördelningen på ekonomifliken Upplagda fakturor på faktureringsfliken Följande information upphör att föras över från Agresso till Platina är; Projektnummer Finansiärskoder + kundnummer Valutor Bidragsinbetalningar Inga filer läses över mellan de båda systemen över natten vilket innebär att ingen ekonomisk information längre behöver registreras. Som handläggare kan du fortfarande begära att få en påminnelse när det är dags att rekvirera, fakturera, göra ekonomisk redovisning etc. 1

2. Att logga in i Platina Du loggar in i Platina via en direktlänk. För att Platina ska fungera korrekt måste du först ladda ner en programvara på din dator. Du hämtar installationsanvisningar på denna adress: http://intra.ki.se/finances/platina/finances_platina.html Logga in i Platina 1. Gå in på webbsidan: http://platina.ki.se/ 2. Följande ruta visas: Figur 1 Logga in Fyll i: User name: kitrix\[ditt användarnamn] 1 Password: Ditt lösenord Klicka på OK. Kryssa i rutan Remember my password Klicka på OK 3. Du kommer in i Platina och ser din startsida. 1 Det är viktigt att \-tecknet används. Alltså inte vanlig / 2

3. Startsidan När du loggar in i Platina kommer du till din startsida, den består av tre delar: Navigationsmeny (markerad med blått nedan) Trädstruktur (markerad med rött nedan). Överst i trädstrukturen ser du vem som är inloggad. Idag-arean (markerad med grönt nedan). Var du än är i Platina kan du klicka på Hem-ikonen (markerat med gult nedan) för att komma tillbaka till din startsida. Figur 2 Startsida Du väljer själv vad som visas i Idag-arean. Figur 3 Inställning av IDAG-area Med muspekaren väljer du det alternativ (modul) du vill visa. När du valt ett alternativ blir knappen Lägg till aktiv. Tryck på knappen Lägg till. Du tar bort dina alternativ genom att trycka på det röda krysset. Under huvudmenyn Inställningar och Användarinställningar kan du ändra dina val samt ställa in språk för IDAG-arean. Se figur 4 nedan. 3

Figur 4 - Användarinställningar De moduler du väljer enligt figur 4 visas nu på din startsida (Idag-area). I varje modul kan du välja ytterligare inställningar för hur informationen ska visas. Figur 5 Inställning 4

Om du klickar på Visa på Idag-arean Ärenden kommer det fram en meny där du välja vilka ärenden du vill se, se figur 6 nedan. Figur 6 Visa Mina ärenden: ärenden som du själv har skapat. Handläggare: ärenden där du själv är satt som handläggare. Senast skapade: de senaste registrerade ärendena. 4. Hjälpfunktion i Platina I Platina finns det även en hjälpfunktion som du når via Startsidan. Klicka på ikonen Hjälp högst upp till höger på Startsidan (markerad med rött nedan). Om du inte ser ikonen klickar du på den svarta pilen för att visa/gömma panelen med ikoner. Figur 7 Hjälpikon Du kommer då till Platina Hjälp Center, se figur 8 nedan. 5

Figur 8 Platina Hjälp Center 5. Bidrags- och Uppdragsärenden Handlingar, som inom KI kallas för bidrags- och uppdragsmedel, ska diarieföras i Platina. De handlingar som ska registreras är: Ansökan om beviljade medel Kontrakt/avtal Förlängningar av kontrakt/avtal Vetenskaplig redovisning Ekonomisk redovisning Ett ärende består alltså ofta av flera handlingar, som hålls ihop med hjälp av ett diarienummer. Alla handlingar i ett och samma ärende ska förvaras tillsammans. De ska arkiveras i diarienummerordning i en diariepärm/arkivkartong som så småningom ska arkivläggas i institutionens arkiv. Ärendena ska särskiljas och handlingarna i ett ärende placeras i ett aktomslag, dvs. ett vikt A3-papper när de arkiveras. Läs mer under avsnitt 13. Observera att ansökningar som inte inbringat några medel, dvs. inte beviljats behöver inte diarieföras. Dessa är gallringsbara när forskningsprojektet är avslutat, vilket framgår i regeldokumentet arkivbildningsplan för institutionerna. 6

5.1 Beskrivning av flikar Platina är uppbyggt med ett antal flikar. Vissa flikar visar endast ärendeinformation medan andra flikar visar endast handlingsinformation. Du ska registrera information under följande flikar: Egenskaper (ärendekort) Relaterad information (i förekommande fall av samband mellan ärenden) Grunddata (ärendekort) Påminnelser (ärendekort) Information Översikt (handlingskort) Information Anteckningar (i förekommande fall av anteckningar av vikt för ärendet) Fliken gulmarkeras där man befinner sig. Figur 9 Ärendeöversikt 5.2 Flikar Nedre delen av ärendekortet innehåller olika antal flikar beroende på vilken typ av ärende som ska registreras; bidrag, uppdrag, EU/NIH eller internt. Följande flikar i ärendekortet ska fyllas i: Grunddata: gemensamt för alla ärenden Bevakning: gemensamt för alla ekonomiska ärenden När du fyller i gruppnummer ändras ärendekortets utseende. Den ekonomiska grunddatafliken i Platina genereras av ärenden som klassificeras under gruppnumren 100-109, 110-119, 120-129. I Platina får endast ärenden med ovanstående gruppnummer registreras. Övriga ärenden registreras i diarieföringssystemet Diabas. Hur du fyller i resp. flik specificeras nedan under rubrikerna 5.3 och 5.4. 7

Figur 18 Ärendekort innan klassificering av gruppnummer Figur 19- Ärendekort efter klassificering av gruppnummer 8

5.3 Registrera ett ärende När du registrerat ett ärende kommer du få en ärendeöversikt (se bild 9 ovan), ett ärendekort samt ett handlingskort för varje ärende - figurerna 9 till 13 visar ett typexempel. Det finns flera sätt att registrera ett nytt ärende i Platina och i detta avsnitt kommer ett sätt att beskrivas. I Platina Hjälp Center finns utförliga beskrivningar av andra möjligheter, se avsnitt 4. När du registrerar ett nytt ärende gå in under rubriken Ny och välj Nytt diariefört ärende (markerat med rött nedan) Figur 12 Nytt diariefört ärende Vid val att Nytt Diariefört ärende visas ett nytt ärendekort. 9

Figur 13 Ärendekort På den övre delen av ärendekortet (markerat grönt ovan) ska följande uppgifter fyllas i: Tillkomst Obligatoriskt fält. Inkommen/upprättad. Inkomna ärenden är ärenden där den första handlingen räknas som inkommande, där en extern part initierat kontakt med KI. In/ut-datum (för ärendet) Upprättade ärenden är sådana ärenden där den första handlingen i ärendet initierats av KI, t ex ansökan om forskningsmedel. Obligatoriskt fält. Det datum då ärendet startar. Är det ett inkommande ärendet startar det när den första handlingen inkommer till KI. För att veta när handlingar inkommer är det viktigt att inkommande post stämplas med ankomstdatum. Status Beredning/avslutad. Under den tid ett ärende handläggs och behandlas är ärendet under 10

Diarium Obligatoriskt fält. Gruppnummer Obligatoriskt fält. Ärenderubrik Obligatoriskt fält. Ärendemening Obligatoriskt fält. beredning. Ärendet är under beredning tills dess att det anses slutbehandlat, dvs. till dess att alla handlingar i ärendet registrerats. Endast ett alternativ finns; KI-diarium. Se rubrik 5.3.1 Gruppnumret hämtas ur diarieplanen och består av 3 siffror. Detta är ett sätt att klassificera handlingarna för att utöka sökmöjligheterna. Se rubrik 5.3.1 Den rubrik som på sikt kommer att publiceras på KI:s webbplats. Välj mellan följande ärenderubriker; Bidrag till forskningsprojekt. Uppdrag om forskningsprojekt. När du skriver ärenderubriken fylls ärendemeningen på med samma text. Detta fält beskriver ärendet med detaljerat och kommer inte att vara synligt på webbplatsen. I ärendemeningen kan du därför lägga till mer detaljerad information. Välj mellan följande ärenderubriker; Bidrag om [belopp] kr 2 till forskare [namn] i forskningsprojektet [projekttitel]. Uppdrag till forskare XX om forskningsprojekt med titeln XX. Sekretess Sekretessmarkering används för att markera för andra som använder Platina att ärendet eller vissa uppgifter om ärendet kan omfattas av sekretess. Vid en förfrågan utlämnande av allmänna handlingar underlättar denna uppgift för den som mottar förfrågan. En sekretessmarkering i Platina är endast en varning eftersom sekretess alltid omprövas vid varje förfrågan om utlämnande. En sekretessmarkering innebär att ärendet inte publiceras i webbdiariet. PUL Ska endast kryssas i när namnet på en privatperson förekommer i fältet Namn. Detta för att diariet i framtiden kommer att vara tillgänglig via ett webbdiarium (Internet). Omfattas av PersonUppgiftsLagen Publ Ska vanligen kryssas i då ärendet ska publiceras på en extern/intern webbplats. De röda markeringarna runt fälten signalerar att dessa fält är obligatoriska. Det går inte att spara ärendet utan att fylla i dem. 2 Eller annan överenskommen valuta om inte SEK anges i kontraktet/överenskommelsen. 11

5.3.1 Diarium och gruppnummer Gruppnumret hämtas ur diarieplanen och beskriver vilken typ av ärende det är som registreras. När det gäller avtalsärenden hänger gruppnumret samman med vilken organisation som är givare av medlen. För att kunna fylla i gruppnummer måste du först fylla i fältet Diarium. Det gör du genom att trycka på. Det finns två sätt att fylla i gruppnummer. 1. Om du kan gruppnumret kan du skriva det på den nedersta raden (markerat grönt nedan) och klicka på, se figur 14. Figur 14 Gruppnummer Figur 15 - Gruppnummer När du har valt önskad kod för gruppnummer visas texten enligt figur 15 nedan. 2. Om man inte kan gruppnumret så kan man söka fram de alternativ som finns. För att få fram diarieplanen, klicka på sökfunktionen vid Diarium. Tips, om du vet att ärendet är ett ekonomiskt ärende kan man skriva 1 i översta raden och 12 i den mellersta raden. Nu har man talat om för Platina att man vill kunna välja bland gruppnummer 120 till 129 som avser alla ekonomiska ärende för extern finansiering av forskning. Figur 16 Diarieplan När du valt ett gruppnummer under huvudrubriken Extern finansiering av forskning ändras den nedre delen av ärendekortet. 12

Figur 17 Grunddata ekonomiska ärenden På den undre delen av ärendekortet i fliken Grunddata (markerat med blått ovan) ska följande uppgifter fyllas i: Diabasnr i förekommande fall skrivs diarienumret från Diabas in här. Startdatum; datum från när överenskommelsen/avtalet gäller. Institution fylls i per automatik och kan inte ändras. Kontakta arkiv- och registraturenheten på UF om du behöver ändra institutionstillhörighet. Slutdatum; datum när överenskommelsen/avtalet upphör att gälla. Kontraktsnummer; i förekommande fall av extern parts kontraktsnummer/referensnummer. Projekttitel; skriv in avsändare/mottagare i detta fält, dvs. finansiärens namn. Om fler finansiärer förekommer Handläggare i detta fält anges den person som ansvarar för ärendet och handlägger och upprättar dokument i ärendet. Meddelande till handläggare förekommande meddelanden till handläggaren. Följande fält lämnas alltså tomma; Avtalsform; Lämnas tomt. Denna information skriv istället i ärenderubriken/ärendemeningen. Avtalsbelopp; Lämnas tomt. Denna information skrivs i stället i ärendemeningen. Valuta; Lämnas tomt. Denna information skrivs istället i ärendemeningen. Forskare/mottagare Lämnas tomt. Denna information skrivs istället i ärendemeningen. Fin-Namn m.m. Lämnas tomt. Informationen hämtades t.o.m. 2011-07-01 från Agresso och kan därför inte användas. När alla uppgifter är registrerade, avsluta med Spara och Stäng. 13

5.3.2 Ekonomi Ekonomifliken visas beroende på vilken avtalsform som fylls i rullisten högst upp. Du ska inte fylla i några uppgifter på denna flik. 5.3.3 Bevakning Bevakningsfliken visas alltid i ärendekortet. På denna flik kan påminnelser läggas in. Välj aktuellt datum, vem som ska se påminnelsen (person) samt vad påminnelsen avser (beskrivning). Observera att namnet på personen måste laddas genom att klicka på eller trycka på Enter. För att flytta ner raderna, klicka på Lägg till. Tyvärr är det inte möjligt att lägga upp påminnelser på grupper. Däremot kan du lägga upp påminnelser på andra personer än dig själv. Observera att det inte går att ta bort en påminnelse från Bevakningsfliken. Istället tar du bort påminnelser från din Idag-area. Figur 18 - Bevakningsflik 5.3.4 Fakturering Faktureringsfliken visas om du valt uppdragsavtal eller internt avtal som avtalsform på grunddatafliken. Du ska inte fylla i avtalsform och bör därför inte få upp fliken. Du ska inte fylla i några uppgifter på denna flik. 5.3.5 EU/NIH EU/NIH-fliken visas om du valt EU/NIH-bidragsavtal som avtalsform på grunddatafliken. Du ska inte fylla i avtalsform och bör därför inte få upp fliken. Du ska inte fylla i några uppgifter på denna flik. 5.3.6 EU/NIH-kontakter Fliken EU/NIH-kontakter visas om du valt EU/NIH-bidragsavtal som avtalsform på grunddatafliken. Du ska inte fylla i avtalsform och bör därför inte få upp fliken. Du ska inte fylla i några uppgifter på denna flik. 14

5.4 Registrera en handling till ärendet När ärendet är registrerat ska handlingen, dvs. avtalet/ansökan/redovisningen registreras. Det finns flera sätt att registrera en handling till ett redan befintligt ärende. Nedan beskrivs ett sätt. I Platina Hjälp Center finns utförliga beskrivningar av andra möjligheter, se avsnitt 4. Alla allmänna handlingar i ärendet ska diarieföras, vilket innebär att såväl ansökan som avtalet och redovisningarna ska registreras på var sitt handlingskort. Handlingskortet beskriver handlingen; vad handlingen innehåller, vem som skickat den/upprättat den, till vilket diarienummer den hör osv. Alla handlingar i ett och samma ärende ska förvaras tillsammans. De ska placeras i diarenummerordning i en diariepärm/arkivkartong som så småningom ska arkivläggas i institutionens arkiv. 1. Markera ärendet och högerklicka med musen och välj Ny handling (markerad med rött nedan). 2. Ytterligare ett sätt att skapa en ny handling är att Öppna ärendet, välj "Information" i huvudmenyn och högerklicka på ärendet och därefter väljer du "Ny handling" Figur 19 Ny handling 3. Ett handlingskort öppnas, se figur 20 nedan. 15

De röda markeringarna runt fälten signalerar att dessa fält är obligatoriska, utan att fylla i dem går det inte att spara handlingskortet. Figur 20 Handlingskort I handlingskortet ska följande fält fyllas i: Postlista Obligatoriskt fält. Endast ett alternativ finns; KI. Tillkomst Obligatoriskt fält. Inkommen/upprättad. Inkomna handlingar i ärenden där en extern part kontaktar KI. Upprättade handlingar är sådana handlingar som upprättats av KI, t ex ansökan om forskningsmedel. In/Ut-datum Obligatoriskt fält. Det datum då handlingen inkommer till KI eller upprättats av KI. För att veta när handlingar inkommer är det viktigt att inkommande post stämplas med ankomstdatum. Exp. datum Det datum då handlingen expedieras från KI. 16

Diarium Obligatoriskt fält. För att veta när handlingar expedieras krävs att handlingarna märks/stämplas med expeditionsdatum. Endast ett alternativ finns; KI-diarium. Handlingstyp Om du inte kan förkortningen eller vet typen kan du använda sökfunktionen och välja från rullistan. Handlingstyp Ansökan Kontrakt/Avtal Skrivelse Ekonomisk redovisning Vetenskaplig redovisning Förkortning ANS KONT SKR EKORED VETRED Handlingsrubrik Obligatoriskt fält. Handlingens innehåll Den rubrik som på sikt kommer att publiceras på KI:s webbplats. Personnamn får t ex inte förekomma i detta fält. När du skriver ärenderubriken fylls ärendemeningen på med samma text. Obligatoriskt fält. Detta fält beskriver handlingen mer detaljerat och kommer inte att vara synligt på webbplatsen. I ärendemeningen kan du därför lägga till mer detaljerad information. Välj mellan följande ärendebeskrivningar; Meddelande med beviljat bidrag om [belopp]. Uppdrag till [forskarens namn]. Grunddataflik Handlingskortet har bara en flik, grunddata, se figur 21. Fyll i 1. namn och adressuppgifter. Oberoende av vad det är för typ av handling så ska den externa partens namn och adressuppgifter fyllas i detta fält dvs. inte Karolinska Institutet. 2. handläggare och eventuellt meddelande som denna kan ta del av när den öppnar ärendet/handlingen. Skriv namnet på handläggaren (förnamn och efternamn). För att ladda namnet tryck på Enter eller klicka på Du kan söka efter handläggare med sökfunktionen.. Klicka på Spara och Stäng. Handlingen får då ett löpnummer inom ärendet. Om ärendet t ex har diarienummer 4/07 får den första handlingen i ärendet nr 4/07-1, den andra handlingen i ärendet får nr 4/07-2 osv. 17

Figur 21 Grunddataflik handlingskort 6. Registrera ett avtal med flera finansiärer Ibland kan ett avtal innehålla flera finansiärer. Du lägger in alla finansiärer i fältet Projekttitel i ärendekortet. Observera att du separerar alla finansiärerna med ett kommatecken. Informationen i detta fält kommer på sikt att föras över till en fält i en ny grunddataflik i samband med att alla ärenden i Platina får en gemensam grunddataflik. 18

7. Registrera samband mellan ärenden/handlingar Ibland kan det vara nödvändigt att sammankoppla två eller flera ärenden med varandra. Sådana situationer uppstår t ex om det kommer in kompletterande handlingar i ett ärende som redan har avslutats, bland annat initiativ till att förnya ett befintligt avtal. Om alla relaterade ärenden är registrerade i Platina görs detta under fliken relaterad information. Figur 22 Relaterad information Fyll i diarienumret på det ärende du vill göra hänvisning till i fältet för Identifierare/Diarienummer/ Dokumentnummer (markerat med grönt ovan). Klicka på Sök. Du ser sökresultatet (markerat med blått ovan). Klicka på Lägg till eller dubbelklicka på ärendet/handlingen. Då flyttas ärendet ner under rubriken Relaterade objekt. 19

8. Sök ärende För att få en överblick över ärendet och se vilka handlingar som finns registrerade på ett specifikt diarienummer måste du först hitta ärendet. Det gör du genom att 1. Gå till startsidan (genom att klicka på Hem-ikonen) och där hitta ärendet (genom rubriken Visa). 2. Söka fram ärendet genom att klicka på Sök i menyraden och välja Diariefört ärende i menyn som visas. Fyll i lämpliga kriterier och klicka på Sök. De ärenden som uppfyller kriterierna listas. Dubbelklicka sedan på den lilla lila pilen till vänster på ärenderaden (markerad med rött nedan). Figur 23 Lila pil Då öppnas en vy där hela ärendet syns, inklusive underliggande handlingar, se figur 24. Din personliga trädfolder har nu ersatts med ärendets trädfolder. Figur 24 Översikt över ärendet Till varje ärende finns även ett dagboksblad. Dubbelklicka på ärenderaden så att ärendekortet öppnas. Klicka sedan på Dagboksblad. På dagboksbladet framgår övergripande information om ärendet samt vilka handlingar som finns registrerade. 8.1.1 Söktips Genom att använda fritextfältet på grunddatafliken kan du hitta information och ärenden i Platina. I fritextfältet kan sökorden AND och OR inkluderas. Genom att välja status (i högra övre hörnet Status), se bild 32, kan sökningen förfinas genom att exempelvis välja Beredning för att sökningen endast ska inkludera pågående ärenden. Söka fram ärenden från en specifik finansiär Fyll i finansiärskoden (ex 3VR) i fritextfältet. Klicka på Sök Söka fram en specifik forskares ärenden a. Fyll i forskarens för- eller efternamn i fritextfältet. Klicka på Sök 20

b. Fyll i forskarens för- och/eller efternamn i fältet för Ärendemening. Du kan här kombinera detta med att fylla i institutionskoden i fritextfältet (ex forskarens namn AND institutionskoden). Klicka på Sök Observera att det inte är möjligt att söka fram din institutions ärenden. Figur 25 - Söktips 21

9. Anteckning Ibland kan vilja göra en anteckning om något på ett ärende som kan vara av vikt. Att lägga till en anteckning kan göras på två sätt; Gå in på Ärendekortet, välj fliken Information och välj därefter Anteckningar. Skriv din anteckning i fältet Anteckning och klicka sedan på Lägg till så har din anteckning sparats. Figur 26 Lägga till anteckning via ärendekortet Gå in via Ärendeöversikten och välj Anteckningar. Skriv anteckningen i fältet Anteckning och klicka sedan på Lägg till så har din anteckning sparats. (markerat med rött ovan) Figur 27 Lägg till anteckning via ärendekortet När informationen på anteckning blivit inaktuell så kan man välja att uppdatera anteckningen eller ta bort den. För att göra detta så väljer du att antingen gå via ärendekortet eller översikten som beskrivet ovan. För att uppdatera en anteckning klickar du på raden. Anteckningen dyker då upp i rutan Egenskaper (markerad med rött i bild 26). Gör dina ändringar och tryck på knappen Verkställ. 22

10. Avsluta ett ärende När ärendet är färdigbehandlat, dvs. det inte tillkommer några ytterligare handlingar ska ärendet avslutas. Det stänger ärendet. Ett ärende som rör forskningsmedel kan antingen avslutas när: 1. samtliga avtal som hör ihop med en och samma ansökan har inkommit, vilket gäller under förutsättning att ansökan redan är diarieförd samt att anslagsgivaren inte begär någon redovisning. 2. den vetenskapliga resp. den ekonomiska redovisningen skickats till anslagsgivaren. Detta innebär att det, förutom ärendekortet även ska finnas ett handlingskort för varje handling - handlingskort för ansökan, kontrakt, ekonomisk redovisning samt vetenskaplig redovisning. Ett ärende avslutas genom att du går in i ärendet, väljer Avslutad i rullistan under Status (markerad med grönt nedan), klicka på Spara. Figur 28 Avsluta ett ärende Fr.o.m. 2011-07-01 behöver fordran inte längre vara noll för att för att ett ärende ska kunna avslutas. Ett ärende som avslutas ska arkiveras. 3 Läs mer under avsnitt 13. 3 Arkivförordningen (SFS 1991:446) 3. 23

11. Makulering Ett ärende eller en handling som blivit felaktigt diariefört ska makuleras. Det är inte tillåtet att sudda i ärendet och använda diarienumret till ett nytt ärende. Ett makulerat ärende/handling är fortfarande sökbart, men det framgår i Platina att uppgiften är [Makulerad] i systemet. Makulering av ärenden är en nötåtgärd och ska bara göras vid uppenbara fel, t ex om ett ärende råkat bli dubbelt diariefört. Diarieförda ärenden som aldrig använts (t ex ett projekt eller uppdrag som aldrig startade, men som man initialt trodde skulle genomföras), ska inte makuleras. Sådana ärenden ska istället avslutas med en tjänsteanteckning med information om varför ärendet aldrig slutfördes. En sådan tjänsteanteckning ska undertecknas av den person som initierat ärendet, dvs. ansvarig forskare/handläggare. Mall för tjänsteanteckning finns på KIs internwebb. Observera att ett makulerat ärende/handling inte försvinner från IDAG-arean. Det är inte möjligt att såväl öppna och registrera i ett redan makulerat ärende/handling. Det är inte möjligt att ta bort texten [MAKULERAD] i ärenderubriken/handlingens innehåll. 11.1 Makulera ett ärende För att kunna makulera ett ärende måste du först hitta ärendet. För att söka fram ett ärende, se avsnitt 5.5 Sök ärende. Om handlingar finns registrerade under ärendet måste du först makulera dessa, se avsnitt.2 Markera ärendet som ska makuleras och dubbelklicka på raden. Ärendekortet öppnas. 1. Ändra ärendets status till Avslutad. (Detta för att ärendet ska försvinna från IDAG-arean). 2. Låt ärenderubrik och ärendemeningen stå kvar men ställ dig i fältet för ärenderubrik och skriv Makulerat på grund av [orsak]. Se dnr XXX/XX. 3. Spara genom att trycka på Ok. Ärendekortet stängs. 4. Markera samma ärende som ska makuleras och högerklicka med musen. Välj Makulera (markerat med rött nedan). Figur 29 Makulera ärende Följande informationsruta visas när du valt Makulera: 24

Figur 30 - Makulering Klicka på OK. Ärendet har makulerats. I ärenderubriken står det [MAKULERAD] innan ärendemeningen. Faktureringsflik Om du lagt upp fakturor innan 2011-07-01 som gått iväg till OLFI går du in i OLFI och tar bort dem. Påminnelseflik Påminnelserna som kommer upp på din Idag-area försvinner inte per automatik, dessa måste du avfärda själv. 11.2 Makulera en handling För att kunna makulera en handling måste Du först hitta handlingen. Det gör Du genom att Gå till startsidan (genom att klicka på Hem-ikonen) och där hitta ärendet. Dubbelklicka på den lilla lila pilen till vänster på ärenderaden. Då öppnas en vy där hela ärendet syns, inklusive underliggande handlingar. Söka fram handlingen genom att klicka på Sök i menyraden och välja Handling i menyn som visas. Fyll i lämpliga kriterier och klicka på Sök. De handlingar som uppfyller kriterierna listas. Markera handlingen som ska makuleras och högerklicka med musen. Välj Makulera (markerat med rött nedan). Figur 31 Makulera handling Följande informationsruta visas när du valt Makulera: Figur 32 Skapa kopia Alternativ 1: Klicka på Ja. Handlingen makuleras. Texten [MAKULERAD] visas i handlingens rubrik före titeln, vilket också syns när handlingskortet öppnas. En kopia skapas. Denna är inte diarieförd. Texten [KOPIA] visas i handlingens rubrik före titeln, vilket också syns när handlingskortet öppnas. 25

Alternativ 2: Klicka på Nej. Handlingen makuleras. Texten [MAKULERAD] visas i handlingens rubrik före titeln, vilket också syns när handlingskortet öppnas. Alternativ 3: Klicka på Avbryt. Informationsrutan stängs. 26

12. När en användare slutar När en användare i Platina slutar på institutionen måste den personens öppna ärenden flyttas över på en annan användare. För att påminnelsefunktionen ska fungera måste även personens påminnelser flyttas till en ny användare. I samband med att en handläggare slutar måste du manuellt: Byta handläggare på grunddatafliken på de öppna ärendena. De ärenden som är avslutade ska man inte göra något åt utan de ska ligga kvar med den ursprungliga handläggaren. Byta handläggare på bevakningsfliken på de påminnelser som ligger i framtiden. 12.1 Söka efter en handläggares öppna ärenden Du söker fram en användares öppna ärenden genom att; 1. Leta fram en användarens öppna ärenden genom att klicka på Sök diariefört ärende (du hittar den under Sök i menyraden) 2. Fyll i Sökformuläret Välj Beredning under Status På Grunddatafliken fyller du i den användare vars ärenden du vill hitta i fältet för Handläggare 3. Klicka på Sök 4. Gå sedan in på respektive ärende och ändra handläggaren. 5. Gå sedan in på respektive ärende och ändra handläggare på påminnelserna. Det gör du genom att dubbelklicka på påminnelseraden. Då blir raden aktiv och du kan ändra person. 12.2 Byte av institution Om en forskare byter institution inom KI ska de kontrakt/avtal som har medel kvar att fordra (dvs. är öppna i diariet) följa med till den nya institutionen. Den nya institutionen lägger upp ett nytt ärende för respektive kontrakt/avtal och fyller i alla uppgifter enligt angivna instruktioner och meddelar den gamla institutionen det nya diarienumret. Den gamla institutionen tar bort framtida påminnelser och avslutar ärendet med en anteckning i anteckningsfliken (se avsnitt 9) om att ärendet flyttas över, det nya diarienumret och vilken institution som mottar ärendet. Den gamla institutionen arkiverar originalhandlingen bland sina diarieförda arkiverade handlingar. Den nya institutionen arkiverar en kopia av ärendet bland sina diarieförda arkiverade handlingar. På kopian stryks det gamla diarienumret med ett streck samt antecknar det nya diarienumret. Framtida påminnelser läggs till av den nya handläggaren på den nya institutionen. 27

13. Arkivering och dokumenthantering Diarieförda handlingar i ett ärende märks med prefixet P vid diarieföring. Detta eftersom KI har två diarieföringssystem och handlingar som registreras i Diabas får samma löpnummerserie som Platinas diarieförda ärenden. Ett ärende som registreras i Platina märks alltså P 11/11. Handlingar i ärendet ska placeras i ett aktomslag, dvs. ett vikt A3-papper och därefter i en arkivkartong. Diarienumret skrivs förslagsvis högst upp till höger av A3-pappret för att underlätta sökning när man bläddrar i arkivkartongen. Gem, post-it och plastfickor plockas bort. Post-it-lappar som innehåller information till ärendet som bör bevaras kopieras. Kopian av post-it-lappen arkiveras sedan medan post-it-lappen slängs. Alla handlingar som arkiveras ska utgöras av originalhandlingar. Undantag är expedierade handlingar där originalet utgått till en extern part. I dessa fall tas en kopia av handlingen innan den expedieras som sedan arkiveras. 14. FAQ Om svaret på frågan inte kan hittas i användarhandledningen så kan man även söka på Platinas FAQ (Frequent Asked Questions). FAQ, denna handbok samt övrig information om Platina hittar du på Platinas hemsida. http://intra.ki.se/documents/archives/platina/platina.html 28