Användarmanual för Diners TAC Åbergs DataSystem AB Box 341 Oppundavägen 28 641 23 KATRINEHOLM Tel. 0150-48 93 60 Fax. 0150-333 24 E-post. rebus@abergs.se Webb. www.abergs.se/rebus Sida 1
Grundinställningar För att Diners TAC ska fungera i REBUS måste vissa grundinställningar justeras. Inställningarna sker i några av systemets grunder och beskrivs på följande sidor. Kortföretag/Kortprefix Denna rutin hittar du i modulen Grunder. Se exempel på inmatningsformulär. 1. Lägg in kortföretags-id DI och ange benämningen Diners. 2. Under fältet Egen ID ska du ange ett ID som du får av Diners. 3. I fältet Egen referens ska du ange namnet på den person eller avdelning som står som referens för resebyrån i den transaktionsfil som kommer att skapas och skickas till Diners. 4. I det sista fältet på denna sida Transaktionsnr, ska du ange numret som den första transaktionsfilen kommer att få. Detta nummer använder Diners för att kontrollera att filerna kommer till dem i sekvensordning, d.v.s. att de inte missar någon fil. Numret börjar på 1 och ska egentligen aldrig ändras manuellt, programmet uppdaterar det automatiskt efter varje sändning. 5. När du har sparat den första inmatningen, väljer du kortföretaget igen och klickar på knappen Kortprefix. I denna bild ska du fylla i vilka kortnummerintervall som ska användas för Diners. Sida 2
1. Börja med att i fältet Sekv.nr fylla i numret 1 med benämningen Diners TAC. 2. I fälten Från prefix och Till prefix, ska du fylla i numret 3614869. Detta är den nummerserie som alla kort för Diners TAC börjar med. 3. I fältet Konto kan du fylla i bokföringskontot för de betalningar som sker med Diners TAC. 4. Spara inmatningen. 5. Gör sedan på samma sätt med nästa sekvensnummer men detta nummer avser då Diners kort. D.v.s. ett kort som dras på samma sätt som andra kreditkort. Detta prefix börjar med nummer 3614. Kontoplan Denna rutin hittar du också i modulen Grunder och här ska du lägga in inbetalningssättet för Diners TAC. 1. Ställ dig i den först fliken In/Utbetalning. 2. I fältet Konto anger du bokföringskontot som betalningen med Diners TAC ska bokföras på. OBS! Om du vid registreringen av kortprefix redan har angivit ett visst bokföringskonto är det inte viktigt vilket kontonr du skriver här. Systemet hämtar och använder det konto som är specificerat på kortprefixet. Anledningen till det är att man i kontoplanen kanske endast vill ha ett enda betalsätt som t.ex. heter Resekonton och som används vid betalning med alla resekonton som Rebus stöder (Diners TAC, First Card, VISA The Card och American Express). Varje betalning bokförs då på det konto som resekontot/kortet har i sin specifika inställning. 3. I fältet Benämning fyller du i texten som visas då betalningen görs (Diners TAC). 4. Ange om du i samband med betalningen ska kunna skriva ut ett kvitto till kunden genom att bocka för fältet Kvittoutskrift. 5. I nästa fält Kreditkort är det viktigt med en bock. Det är den som styr att systemet ska kontrollera kortnumret med kortprefix och kunder. 6. Spara och Avsluta. Sida 3
Generella data Denna rutin hittar du i modulen Resebyrå-back under menyvalet Grunduppgifter. Här ska du ange en mängd inställningar för att allt ska fungera som det är tänkt. 1. På flik 1 Inställningar 1 måste du fylla in ditt 8-siffriga IATA-nummer. 2. På flik 3 Kort/Resekonton ska namnet på sändningsfilen skrivas in samt adressen till Diners uppladdningssida på Internet. Se nedanstående bild. För att vara säker på att Internet-adressen för uppladdning av transaktionsfiler är korrekt, klicka på knappen Standard längst ut till höger så läggs den senaste adressen dit. Diners har ändrat adressen några gånger på senare tid och adressen nu är https://sft.sebkort.com 3. När det gäller filnamnet så kan det dirigeras till hårddisken på två olika sätt. Som exemplet i bilden visar så dirigeras TAC-filen till en specifik plats på disken, d.v.s. C:\Temp\TAC.txt. Om man istället skriver endast TAC.txt så kommer filen att hamna i Rebus datakatalog för det aktiva företaget. 4. För Diners TAC så är det bara de två översta fälten som är viktiga, övriga uppgifter på denna sida gäller inställningar för andra resekonto-företag och automatisk BSP-avstämning. Sida 4
På sista fliken Löpnummer kan man se och ändra på startnumret för det vi kallar för Fakturanr till Diners TAC. Det är ett referensnummer som löpande ökar med ett steg för varje transaktionsfil som sänds iväg till Diners. Anledningen till att vi har ett sådant nummer är att man ska få ett unikt referensnummer mot debiteringen eller krediteringen som skickas i varje transaktionsfil. Se följande exempel: Man skapar en ny order i Rebus t.ex. nr 1122. Det som läggs in i den ordern skickas till Diners TAC. TAB-postens fält Invoice/Delivery note number kommer då att innehålla kombinationen av ordernr och fakturanr för att få det unikt. Om vi följer nummerserien som står i bilden blir det 1122/990. Senare kontaktar kunden resebyrån igen och vill ändra något på samma resa. Resebyrån skapar inte någon ny order i Rebus utan går in på den tidigare ordern 1122 och ändrar det som ska ändras. Vid nästa sändning finns det alltså uppgifter på order 1122 som är ändrade och de ändringar som gjorts skickas i nästa fil till Diners. Invoice/Delivery note number kommer då att få värdet 1122/991. Ordernumret är alltså samma som förut men fakturanumret har ökats upp ett steg. Resebyrån kan redovisa detta till kunden på två olika sätt, antingen genom att skicka bekräftelsen på order 1122 som beskriver aktuell status på ordern eller också kombinerar man det med att skriva ut följesedlar som endast visar det som är debiterat/krediterat i aktuell fil. Vissa kunder nöjer sig med en normal bekräftelse på ordern medans andra vill ha full kontroll på vad som har rapporterats i varje fil för att kunna stämma av debiteringar, krediteringar och momser mot den Diners-faktura som kommer. Mer om det här lite senare. Sida 5
Artikelgrupper För att Diners ska kunna få ut rätt statistik från den information som skickas till dem, så måste man koppla artikelgrupper och artiklar i Rebus till de koder som Diners använder för att skapa sin statistik till kunderna. Kopplingen kan göras i 2 steg beroende på om artikelgruppen eller den specifika artikeln ska användas som underlag för statistiken. I rutinen Grunder/Rutiner/Artikelgrupper finns följande inmatningsbild. I exemplet ska gruppen Flyg i Rebus kopplas till en Diners-artikel men eftersom det inte finns någon övergripande grupp för Flyg hos Diners utan endast Flyg inrikes och Flyg utrikes, så får man välja Ingen Diners-artikel. Kopplingen får istället ske direkt på artikel. Se under rubriken Artiklar lite längre fram. 1. Läs först in Diners senaste artikelkoder genom att klicka på knappen Läs in kortföretagens datafiler. 2. Välj sedan vilken grupp som ska kopplas. I listboxen väljer du någon av följande artikelgrupper. 1001 Flyg utrikes 1005 Helikopter utrikes 1010 Seriebiljetter utrikes 1050 Flyg inrikes 1055 Helikopter inrikes 1060 Seriebiljetter inrikes 2001 Tåg utrikes 2050 Tåg inrikes 2501 Färja utrikes 2550 Färja inrikes 2601 Kryssning utrikes 2650 Kryssning inrikes 3001 Hyrbil utrikes 3002 Drivmedel hyrbil utrikes 3005 Vägtull utrikes 3050 Hyrbil inrikes 3052 Drivmedel hyrbil inrikes 3055 Vägtull inrikes 3101 Buss utrikes 3105 Limousine utrikes 3110 Marktransport utrikes 3150 Buss inrikes 3155 Limousine inrikes 3160 Marktransport inrikes 3501 Hotell utrikes 3550 Hotell inrikes 3601 Kongress utrikes 3605 Mässa utrikes 3650 Kongress inrikes 3655 Mässa inrikes 4001 Arrangemang utrikes 4005 Gruppresa utrikes 4010 Incentive utrikes 4015 Paketresa utrikes 4050 Arrangemang inrikes 4055 Gruppresa inrikes 4060 Incentive inrikes 4065 Paketresa inrikes 4500 Försäkring 4600 Avdrag/Rabatt 4601 Provision åter 4710 Kommunikations-avgift 4711 Leveransavgift 4712 Fakturerings-avgift 4713 Administrations-avgift 4714 Servicearvode 4715 Transaktions-avgift 4750 Moms 4751 Visum 3. Spara och fortsätt med nästa grupp. Sida 6
Artiklar När kopplingen mellan artikelgrupper i Rebus och Diners-artiklar är klar, så ska du gå igenom artiklarna också för att se om det finns andra kopplingar som måste göras specifikt för enstaka artiklar. I rutinen Grunder/Rutiner/Artiklar finns en funktion för att göra denna koppling. 1. Välj först en artikel, vilken som helst. 2. Välj sedan knappen Statistik resekonton som finns till höger i bilden. I den bild som visas nedan, ska du göra kopplingen till enstaka artiklar. Om det redan finns en koppling till artikelgrupp så behöver du inte göra en ny. 1. Välj artikel i fältet Artikel-ID. I exemplet kan man se att den aktuella artikeln inte har någon koppling till en Diners-grupp (men däremot till American Express). 2. Om du vill ändra den inställning som finns markerar du en artikelgrupp/artikel i rutan och sparar. Den nya inställningen visas i fältet med rubriken Ersätts med följande för vald artikel. 3. Gå igenom artikelregistret så att du ser att alla Rebus-artiklar har en koppling till Dinersartiklar. Du kan även ta ut en lista för att få en bättre överblick, se nästa sida. Sida 7
Artikellista När kopplingen är gjord enligt instruktionerna på föregående sida kan du skriva ut en artikellista som visar hur artiklarnas koppling ser ut. 1. Gå till rutinen Grunder/Utskrifter/Artikellista. 2. Välj utskriftsalternativet för Diners TAC enligt exemplet nedan. Finns inte det listalternativet måste det läggas upp. Det görs i Grund-modulens rutin Listformat eller genom att klicka på knappen i utskriftsbilden som ser ut som två pappersark. 3. Skriv ut listan. Se exemplet nedan. Sida 8
Kunder Den sista grundinställningen ska göras i kundregistret. Kundregistret hittar du på flera ställen i Rebus och ett ställe är i Grund-modulen. Här ska du ange vilket kortnummer kunden ska kunna använda. I kundregistret finns det 3 olika möjligheter för kontroll av kortnummer. Kunden/företaget Avdelningen Resenären detta är nog det vanligast sättet där alla resenärer använder samma kortnummer. denna variant innebär att du lägger in kortnummer på olika avdelningar för företaget. denna variant innebär att du lägger in ett kortnummer på varje resenär. Systemet kontrollerar kortnummer i turordningen Resenär, Avdelning och Kund/företag. Kunden/företaget Flik 2 Inställningar: Om du vill att det förvalda betalningssättet alltid ska vara Diners TAC så kan du ställa in det på fältet Betalningssätt. Gör du det så slipper säljarna tänka på att byta betalsätt till Diners TAC vid varje betalningstillfälle för den här kunden. Sida 9
Flik 3 Konton/Saldon: 1. I fältet Generellt kortnr fyller du i företagets kortnummer hos Diners. 2. Ange kortets giltighetstid i fältet Expiredate. 3. Vill du att man på resenärerna i bokningen absolut måste ange kostnadsställe och/eller anställningsnr kan du bocka för fälten Extrainfo 1 (Kostnadsställe/Projekt) och Extrainfo 2 (Anställningsnr). I bokningen stannar markören då på respektive fält och väntar på inmatning. 4. Spara dina ändringar. Vill du ange kortnummer per avdelning klickar du på knappen Avdelning så visas det fönster som beskrivs på nästa sida. Sida 10
Avdelningen 1. Gå in via knappen Avdelning från kundregisterbilden. 2. Registrera avdelningen med en kod och fyll i en beskrivning av vad koden betyder. 3. Hoppa över fältet Konto. Det används endast om man vill ha hjälp med förkontering i Rebussystemet och det är överspelat i det här fallet då Diners fakturerar åt er. 4. Ange kortnumret i fältet Generellt kortnr och kortets giltighetstid i fältet Expiredate om avdelningen ska ha ett eget kort. 5. Spara och Stäng. Vill du ange kortnummer per fast resenär klickar du på knappen Resenärer så visas det fönster som beskrivs på nästa sida. Sida 11
Resenären 1. Gå in via knappen Resenärer från kundregisterbilden. 2. Mata in den fasta resenärens namn och signatur i de första fälten (lämna kund-id tomt om inte resenärens adressuppgifter ska tas från en egen kundpost.) 3. Ange om resenären kan vara både referens och resenär eller endast något av det, samt övriga uppgifter som adress, telefonnr och e-post adress. 4. Gå sedan till andra fliken (som visas här ovanför) och koppla resenären mot en avdelning, ange anställningsnummer och eventuellt kostnadsställe. Mata också in Kortnummer och Expire date om resenären ska ha ett eget kort. 5. Spara och Stäng. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sida 12
Lågkostnadsflyg (LCC) Om man vill använda Diners TAC för att betala bokningar som är gjorda hos lågkostnadsflyg (Low Cost Carriers) som Kullaflyg, Blekingeflyg, Gotlandsflyg m.fl. så ska några inställningar göras så att Rebus klarar det. Registrera leverantörerna I exemplet ovan registreras leverantören Kullaflyg. På flik 2 är det viktigt att fältet LCC-Kod fylls i med den kod som Diners vill ha som referenskod. I fallet med Kullaflyg är koden KUL. Det är det här fältet som definierar att leverantören är ett lågkostnadsflyg. Eftersom man ska kunna registrera biljetter mot leverantören är det viktigt att man markerar fältet Använd biljettnr med antingen val 1 (Ja) eller val 3 (koppla mot grupp). I exemplet ovan har vi valt att lägga alla lågkostnadsbolag i en egen grupp. Då har vi markerat fältet med 3 (Grupp) och valt rätt grupp i fältet Gruppnr. Sida 13
I rutinen Leverantörsgrupper lägger man upp grupper. Här finns bl.a. BSP-gruppen som används när man stämmer av flygbolag mot en BSP-journal. I exemplet har vi lagt upp gruppnr 3 och döpt den till Lågprisflyg. Här ser man vilka leverantörer som tillhör gruppen, se till att alla lågkostnadsleverantörer ni använder finns här. Boka och betala När man bokar ett lågprisflyg via respektive flygbolags hemsida så måste man ta betalt med kundens Diners TAC kort. För att kunna göra det måste man ange den kod man fått från Diners som de kallar för TAIC (Travel Agency Identification Code). När bokningen och betalningen är genomförd får man ett bokningsnr, dokumentnr eller en kod. Vilket ord som används är olika beroende på flygbolag, men det är denna kod som ska anges som biljettnummer då ordern registreras i Rebus. Sida 14
I Rebus bokningsbild tar man fram den leverantör som gäller och går in i biljettrutan. Registrera en biljett med det dokument/bokningsnr du fått. I exemplet ovan skapas även en avgift på 275 kronor automatiskt. Det här kan ni läsa mer om i Rebus manual för automatisk avgiftshantering. Utländskt biljettbelopp Skulle det vara en bokning som startar i utlandet, t.ex. från Köpenhamn till Arlanda, får man biljettpriset i danska kronor. Skriv in vilket belopp ni vill ha på biljetten i SEK precis som vanligt men skriv originalbeloppet i fältet Utl.belopp och dess valuta väljs i fältet Valuta (t.ex. 400 DKK). Diners använder detta utländska belopp som matchning. Sida 15
Markera sedan på leverantören att biljetten har betalats med Kort/LCC. Se inringad rad i exemplet. Det som händer i och med detta är att biljetten kommer att skickas i Diners-filen som en TAA d.v.s. som om det vore en BSP-leverantör. Markerar man inte fältet så kommer biljettens debitering att gå iväg som en TAO d.v.s. som en vanlig övrig-försäljning. På orderns första sida ser man nu att det som återstår är arvodet på 275 kronor. Har man inte något extra arvode på ordern är det nu klart att skicka till Diners, men om det finns arvoden måste detta betalas med samma TAC-kort. Först därefter är ordern helt klar så att den kan skickas. Sida 16
Betala in resterande belopp, i detta exempel 275 kronor, med betalsättet TAC Resekonto. Välj TAC-kortet som betalkort och klicka på OK. Skriv ut kvittot och svara Ja på frågan om betalningen är godkänd. Nu är hela ordern markerad som betald och klar och väntar på att sändas till Diners. Sida 17
Kundens bekräftelse/kvitto kan se ut så här. Som vanligt kan man själv avgöra om man vill visa resebyråns arvode eller om man vill dölja den genom att baka in arvodet i biljettpriset. Sida 18
Löpande hantering av Diners TAC Bokningsbilderna i Rebus ser ut så här. Det kan vara bra för ekonomipersonalen på resebyrån och framförallt hos Diners att ha ett litet hum om hur det ser ut och vad som matas in. Bokningsbilden delas in i flera flikar där man registrerar olika saker. Flik 1 har dock en summering av det mesta för att man snabbt ska få en överblick då man plockar fram en tidigare order. Flik 2 innehåller bl.a. information om destination och resenärer. Sida 19
Flik 3 innehåller information om bokade leverantörer och priser. Flik 4 innehåller mest anteckningar, fria texter och övrig textinformation. Meddelanden kan skrivas till både kund och leverantör. Sida 20
Flik 5 innehåller bevakningsdatum och information om delbetalningar, slutbetalningar och fakturor. Här finns också två extrafält som sänds över i filen till Diners om det finns data i dem. Det är Rekvisition och Projektnr. Dessa extrauppgifter finns på ordernivå till skillnad från de flesta andra uppgifter som finns på resenärs/artikel-nivå. Matar ni in uppgifter här så kommer de även ut på bekräftelsen/följesedeln. På följande sidor beskrivs hur man hanterar olika typer av resor, endast BSP-flyg, egna avgifter etc. Sida 21
Order med endast FLYG via BSP 1. Oavsett om du hämtat flygbokningen via ett CRS-system eller gjort en manuell inmatning ska fältet Kort/BSP markeras. Detta görs på den flygleverantör du valt. Är det en leverantör för lågkostnadsflyg heter fältet Kort/LCC eftersom den inte redovisas via BSP. 2. När du sedan avslutar (sparar) beställningen kommer följande fråga att ställas: 3. Tryck ENTER (svara JA) och markera beställningen klar för Diners TAC. Betalningen som gjorts via BSP är nu klar att skickas till Diners via systemets transaktionsrutin. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Order med FLYG via BSP + övrig försäljning 1. Oavsett om du hämtat flygbokningen via ett CRS-system eller gjort en manuell inmatning, så ska fältet Kort/BSP markeras. Detta görs på den flygleverantör du valt. Är det en leverantör för lågkostnadsflyg heter fältet Kort/LCC eftersom den inte redovisas via BSP. 2. Lägg in övrig försäljning (arvoden, hotell, etc.) d.v.s. sådant som inte går direkt via BSP. 3. Registrera betalningen på vanligt sätt genom att först gå till betalningsbilden. 4. Ange beloppet för den övriga försäljningen. 5. Ange betalningssättet för Diners TAC. 6. Ange betalningsmottagarens signatur och välj OK. Sida 22
7. I nästa sekvens ska du bekräfta kreditkortsnumret (se bilden nedan). 8. Skriv ut en bekräftelse på betalningen. 9. Markera att slutbetalningen är OK. 10. Avsluta och Spara beställningen. 11. OBSERVERA att du inte får någon fråga om beställningen är klar för Diners TAC denna gång (punkt 2 under föregående rubrik). Denna del i betalningen sker med automatik när betalningen av övrig försäljning registreras. Betalningen av Övrig försäljning är nu klar att skickas till Diners via systemets transaktionsrutin. Betalningen som gjorts via BSP eller LCC har i samband med betalningen av övrig försäljning också gjorts klar för Diners. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sida 23
Order med betalning endast via resebyrån 1. Registrera beställningens flygleverantör men gör ingen markering av Kort/BSP. 2. Registrera eventuell övrig försäljning. 3. Registrera betalningen på vanligt sätt i betalningsrutinen. 4. Tänk på att välja Diners TAC som betalningssätt om det inte redan är förvalt. 5. När du valt OK, ska du också bekräfta kreditkortsnumret (se bilden nedan). 6. Skriv ut en bekräftelse på betalningen. 7. Markera att slutbetalningen är OK. 8. Avsluta och Spara beställningen. Betalningen via resebyrån är nu klar att skickas till Diners via systemets transaktionsrutin. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kreditering av flygbiljetter som gått via BSP 1. Makulera biljetten eller justera biljettpriset via biljett-knappen på den aktuella flygleverantören. 2. Se till att kreditrader läggs upp eller att de justerade priserna ändrats. 3. Avsluta med någon av Spara -knapparna och nedanstående fråga ställs: 4. Tryck ENTER (svara JA) och markera beställningen klar för Diners TAC. Betalningen som gjorts via BSP är nu klar att skickas till Diners via systemets transaktionsrutin. Sida 24
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kreditering av flygbiljetter som gått via BSP där även en extra avgift ska debiteras kunden, d.v.s. en övrig försäljning 1. Gör enligt punkt 1 och 2 under föregående rubrik. 2. Avsluta med någon av Spara-knapparna. 3. Registrera betalningen på vanligt sätt genom att först gå till betalningsbilden. 4. Ange beloppet för den övriga försäljningen. 5. Ange betalningssättet för Diners TAC om det inte redan är förvalt. 6. Ange betalningsmottagare och välj OK. 7. I nästa sekvens ska du bekräfta kreditkortsnumret (se bilden nedan). 8. Skriv ut en bekräftelse på betalningen. 9. Markera att slutbetalningen är OK. 10. Avsluta och Spara beställningen. 11. OBSERVERA att du inte får någon fråga om beställningen är klar för Diners TAC. Denna del i betalningen sker med automatik när betalningen av övrig försäljning registreras. Betalningen av Övrig försäljning är nu klar att skickas till Diners via systemets transaktionsrutin. Krediteringen som gjorts via BSP har i samband med betalningen av övrig försäljning också gjorts klar för Diners. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sida 25
Bekräftelser/följesedlar till kunden Det finns två sätt att redovisa betalningen till kunden på en bekräftelse/följesedel. Vissa kunder vill endast ha en text som säger Betalning sker via Diners TAC, inga summor ska visas. Då ser bekräftelsen ut så här: Sida 26
Andra resebyråer vill ha betalningarna specificerade, d.v.s. det ska visas precis som det görs på de order som inte betalats via resekonto. Detta för att de använder delar av betalningarna som t.ex. kvittonummer i avstämningssyfte. Då kan en bekräftelse se ut så här: Sida 27
För att bestämma vilket sätt som ska användas måste en inställning göras i Resebyrå Backoffice. Gå in i menyn Grunduppgifter och rutinen Generella data. Det översta inringade fältet som heter Visa spec ska vara markerat om betalningshistoriken ska visas på bekräftelserna även vid betalning via resekonto. Är det markerat visas betalhistoriken precis som på vanliga order. Är det inte markerat visas endast texten Betalning sker via Diners TAC och inga belopp visas. Se beskrivning och exempel på de två föregående sidorna i denna manual. Det andra inringade fältet som heter Visa spec används om man använder förändringsbekräftelser. Markerar man det fältet talar man om att ovanstående inställning även ska gälla på den typen av bekräftelser. Markerar man inte fältet skrivs ingen text och ingen beloppssammanställning på förändringsbekräftelser. Sida 28
Kontroll av flygbiljetter via Diners TAC För att kunna se att ingen missat Diners TAC-hanteringen av flygbiljetter i en beställning, både de som kunden betalar via BSP och de som betalas via resebyrån, så kan man skriva ut en avstämningslista på detta. Listan kan också användas till att kontrollera om och när transaktionen sändes till Diners. 1. Gå in i modulen Resebyrå-back. 2. Starta rutinen Avstämningslista biljetter under rutinen Korttransaktioner. 3. Välj mellan vilka biljettdatum kontrollen ska ske. 4. Skriv ut eller Granska. På listan finns 3 olika status för kontrollen. Saknas i kön I kö (+datum) Sänd (+datum) visar att en beställning med flygbiljetter ännu inte är klar för Diners. visar att beställningen är klar för Diners men att transaktionen inte skickats. visar att transaktionen är klar och sänd till Diners. Här finns det beloppskolumner för biljetter som är LCC (lågkostnadsflyg), biljetter som stäms av via BSP och biljetter som av någon anledning är övrigförsäljning. Sida 29
Lista på aktuella transaktioner Normalt så skickas transaktionerna en gång i veckan till Diners. Under tiden finns det möjlighet att skriva ut en lista på de aktuella transaktionerna som ligger i kö för sändning till Diners. Denna lista visar alla transaktioner, d.v.s. både flygbiljetter och övrig försäljning. 1. Gå in i modulen Resebyrå-back. 2. Starta rutinen Diners TAC transaktioner under rubriken Korttransaktioner och följande formulär visas. 3. Välj kommandot 2, Lista transaktioner. 4. Ange vilket datumintervall listan ska gälla. 5. Skriv ut eller Granska. Sida 30
På listan ser man beställningarna med belopp indelade i 5 kolumner. LCC-biljett via kort Biljett via BSP LCC-biljett övrigt Biljett övrigt Försäljning övrigt Lågkostnadsflyg betalt med kort Flygbiljetter via BSP betalt med kort Lågkostnadsflyg ej kort (blir övrigförsäljning) Flygbiljetter ej kort (blir övrigförsäljning) Övrig försäljning, t.ex. arvoden Eftersom det här endast är en granskning utan skapande av en fil så finns det inga uppgifter i listans huvud om sänddatum, transaktionsnr eller faktura/ref.nr. Sida 31
Skicka transaktionerna till Diners Alla transaktioner som gjorts via Diners TAC ska skickas till Diners, antingen via internet eller via diskett. 1. Gå in i modulen Resebyrå-back. 2. Starta rutinen Diners TAC transaktioner under rubriken Korttransaktioner. 3. Välj kommando 1, Lista och skapa transaktionsfil. 4. Ange vilket inom vilket datumintervall transaktionerna ska finnas. För att inte missa någon transaktion bör man låta fältet Från datum vara tomt. 5. Markera Följesedlar om du vill skriva ut all information om denna transaktions-fils debiteringar och krediteringar i ett följesedelsformat att skicka till kunderna. 6. Skriv ut transaktionslistan. 7. Nu finns det på listan även uppgifter om sänddatum, transaktionsnr och faktura/ref.nr. Godkänns inte sändningsfilen måste transaktionslistan kastas. Sida 32
När transaktionslistan har skrivits ut kommer en fråga om följesedlarna ska skrivas ut. Frågan ställs endast om fältet Följesedlar var markerat. Svarar du Ja så kommer följesedlarna att skrivas ut, en per kund. Se följande exempel: Sida 33
När transaktionslistan och alla följesedlar har skrivits ut visas följande bild: Välj om transaktionerna ska skickas via Internet (1) eller via Diskett (2). Om listan stämmer klickar du på knappen Godkänn transaktionen. Om du av någon anledning hittade något på listan som inte stämmer så klickar du på knappen Avbryt transaktionen. Ingenting skickas då och du kan gå tillbaks och justera på de order du vill och prova en sändning igen senare. Glöm inte heller att kasta alla papper som kommit ut för transaktionen, inget har ju godkänts. Vissa fel som programmet hittat kan vara så grova så att filen inte kan skickas utan risk för att avvisas av Diners. Programmet tillåter då inte att Godkänn transaktion kan göras (knappen är skuggad). Programmet har i dessa fall visat felmeddelanden på både skärmen och på transaktionslistan om vad som är fel och på vilka order felen finns. Detta kombinerat med en hel del spärrar redan i orderstadiet borde minimera antal fel av säljarna. Skicka filen via Internet Om du valt att transaktionerna ska skickas via Internet, så startas nu automatiskt Diners hemsida där du loggar in och sänder filen. Skärmbilder och information om hur det görs kan ni få från Diners. Samtidigt visas följande bild (kan eventuellt finnas i bakgrunden). Den ska framförallt användas när sändningen är gjord. 1. På Diners hemsida finns det några inmatningsfält som du ska fylla i innan filen skickas. Avsändare Period Omsättning: Flyg Omsättning: Övrigt Ange resebyråns namn. Ange vilken period transaktionerna gäller. Valfritt. Ange beloppet som visar omsättningen för flyg (BSP/LCC). Ange beloppet för övrigförsäljningen. 2. Du ska också ange var filen som ska skickas finns. Filen kan hämtas via knappen Bläddra eller så kan du fylla i sökvägen manuellt. Se sökvägen som visas i bilden överst på denna sida vid fältet Filnamn. Sida 34
3. När filen finns i fältet, klickar du på knappen Skicka Filen. 4. Om sändningen gått bra får du tillbaka en kvittens från Diners som talar om att filen är mottagen. 5. Stäng ner Diners hemsida och svara på Rebus-frågan om sändningen gått bra. Se exemplet längre upp på sidan. Svara endast Ja om filen har sänts ok. Svara endast Nej om det inte har gått att sända filen. Allt i Rebus rullas då tillbaka så att du kan göra ett nytt sändningsförsök vid ett senare tillfälle. Observera att det här är väldigt viktigt! Svarar ni Ja om det inte har sänts korrekt till Diners riskerar ni att inte få betalt eftersom Rebus tror att det är debiterat men Diners har inte fått era underlag. Svarar ni Nej om det har sänts korrekt till Diners kommer kunden att få dubbla fakturor nästa gång ni sänder en fil eftersom det som skickades tidigare kommer att skickas igen. Skicka filen via diskett Det här är nog inte längre något troligt val eftersom Diners vill ha transaktionerna via Internet, men möjligheten till diskettkopiering finns kvar i Rebus. Om transaktionen ska skickas via diskett så måste du först stoppa i en tom formaterad diskett i din diskettstation. 1. När du godkänner transaktionen, kopieras filen till disketten. 2. När kopieringen är klar visas följande fråga: 3. Välj OK och kopieringen är klar. 4. Etikettera disketten och skicka den till Diners tillsammans med den lista som skapades. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sida 35