Liten användarhandledning för textbehandlaren Word Thomas Anderssén IT-instruktör / BI
Formatering av text i Word A Innehållsförteckning Innehållsförteckning... A Begrepp...1 Rubriker...1 Formatering av rubriker...1 Att skapa en innehållsförteckning...2 Uppdatera innehållsförteckning...2 Att skapa tabell- och figurförteckning...2 Byte av språk...2 Stavningskontroll...3 Avstavning...3 Sidhuvud och sidfot...3 Sidnumrering...3 Fotnoter...4 Marginaler...4 Avsnittsbrytningar...5 Textjustering...6 Höger eller vänster?...6 Både och...6 Tabulatorer...6 Utfyllnad vid tabulering...7 Punkterade eller numrerade tabeller...7 Att infoga grafik...8 Bilder...8 Specialtecken (symboler)...8 Figurer...8 Textrutor...8 Tabeller...9 Verktygsmenyer...9 Att göra etiketter för t.ex. postning...10 Tips och trix...12
Formatering av text i Word 1 (14) Begrepp Marginal: Det tomma området mellan papprets kant och texten uppe, nere eller vid sidorna. Tabulator eller tabb: en osynlig markering dit man vill att markören skall flytta sig när man trycker på TAB-knappen. Vid varje tryck på TAB-knappen sätts en osynlig markering in i texten som betyder att texten skall fyllas med tomrum till nästa tabbstopp. Används även för nivåbyte i punkttabeller. Indrag: inflyttning av ett stycke eller första raden i ett stycke en bit till höger i texten. Enterknapp: Används för att markera nytt stycke i Word. OBS! Man skall helst inte använda Enter-knappen för att byta rad; Word sköter detta själv. Varje gång man trycker på Enter sätts nämligen en dold markering in i texten som betyder att man byter stycke. Detta påverkar formateringen av text. Om man vill ha en ny sida, fyller man inte ut sidan med upprepade Enter-tryckningar, utan man trycker CTRL + Enter. Mellanslag: Använd detta enbart i löpande text, aldrig för att fylla ut tomrum mellan kolumner; till detta skall man använda tabulatorerna! Läs längre fram i texten om hur man ställer in tabulatorer. Bäst är att ställa in dem innan man börjar skriva. Rubriker En förutsättning för att datorn automatiskt skall kunna skapa en innehållsförteckning är att rubrikerna i dokumentet faktiskt är av typen Rubrik, och inte normal text. Det är lätt att infoga en innehållsförteckning i dokumentet när man väl har rubriksatt dokumentet. Formatering av rubriker Man väljer rubriktyp genom att klicka på den lilla pilen till höger i valrutan för texttyp uppe till vänster under kommandoraden (Formatmall). Vanligen finns tre typer av rubriker fördefinierade. Texten Innehållsförteckning ovan är en rubrik av typen Rubrik 1
Formatering av text i Word 2 (14) Att skapa en innehållsförteckning För att skapa en innehållsförteckning väljer man kommandot Infoga > Referens > Index och förteckningar > Innehållsförteckning. Efter detta kan man välja hur innehållsförteckningen skall se ut. När man trycker OK läggs innehållsförteckningen in på det ställe där markören står. Man kan välja hur många nivåer innehållsförteckningen skall innehålla när man skapar den. Man vill kanske t.ex. ha med de två första nivåerna (rubriktyperna Rubrik 1 och Rubrik 2) men inte nivå tre (Rubrik 3). Man kan också välja om man vill att rubrikerna skall vara hyperlänkar, dvs. då kan man förflytta sig i dokumentet till rubriken genom att hålla ner CTRL-knappen och klicka på rubriken. Uppdatera innehållsförteckning Om innehållsförteckningen ändras under arbetets gång, kan man lätt uppdatera den genom att högerklicka någonstans på den och välja Uppdatera fält > Uppdatera hela tabellen. Då uppdateras alla sidnummer och nya rubriker som skrivits läggs till. Att skapa tabell- och figurförteckning För att kunna skapa figur- och tabellförteckningar måste figurerna och tabellerna förses med etiketter. Det gör man genom att placera markören ovanför eller under respektive figur/tabell och välja Infoga > Referens > Beskrivning och välja typ av beskrivning. Man skriver in figur- eller tabellbeskrivningen i beskrivningsrutan, och väljer typ av etikett. När man har gjort detta för alla objekt som skall ha beskrivning, placerar man markören i dokumentet på det ställe där förteckningen skall infogas. Sedan väljer man Infoga > Referens > Index och förteckningar och väljer typ av förteckning. I rutan man ser kan man välja olika utseende på förteckningen och vilken etikett som använts. Tips: Man kan använda egna etiketter, om man gjort det i beskrivningsdelen. Byte av språk Bestäm språk innan du börjar skriva genom att välja Verktyg > Språk > Ange språk. Om du redan börjat skriva, markera allt (Ctrl A) och välj därefter språk enligt ovan. Koppla gärna bort Verktyg > Språk > Identifiera språk automatiskt, Word är dålig på att själv veta vilket språk som skall användas. Man kan också byta språk genom att markera allt eller önskat stycke och dubbelklicka på språkinställningen längst nere i ramen
Formatering av text i Word 3 (14) Stavningskontroll Word har en funktion för att kontrollera stavning och grammatik. I Akademins datorer kan man dessutom använda ett tilläggsprogram för grammatiken som heter Swefix (Installeras separat på begäran, kontakta närstödet). Swefix gillar inte att du skriver råddigt! (<- finlandismer mm). Felstavade ord Datorn gör stavningskontroll medan du skriver (denna funktion är normalt påkopplad). När Word upptäcker ett felstavat ord markeras detta med en röd understrykning. För att korrigera ordet, högerklickar man på det understrukna ordet och väljer rätt alternativ av dem som presenteras i menyrutan som visas. Om Word inte anger något alternativ kan man själv lägga till ordet i den egna ordlistan genom att välja (Lägg till). Man kan också låta bli att korrigera (Ignorera eller Ignorera alla). Grammatikfel blir understrukna med grönt. Genom att högerklicka på den markerade texten ser man vad Word har för åsikt om grammatiken. Här kan man också ur den visade menyn välja att korrigera eller ignorera felet. Avstavning Avstavning innebär att programmet själv delar orden vid radens slut så att reglerna för avstavning följs. Man skall helst inte själv dela ord, det medför att man senare mitt i texten hittar ord som innehåller omotiverade bindestreck. Avstavningen använder en standardordlista och/eller en egen ordlista ifall man så vill, tas i bruk genom att kryssa i rutan Verktyg > Språk > Avstavning, är bra om man vill ha rak vänster- och högermarginal, annars blir det glest mellan orden på vissa rader eftersom mellanrummen mellan orden fylls ut. Om sista raden blir mycket gles saknas ett styckebyte sist på raden. Sätt in ett sådant genom att flytta markören sist på raden och tryck Enter. kan göras manuellt genom att välja Verktyg > Språk > Avstavning > Manuellt Sidhuvud och sidfot Varje sida kan innehålla ett sidhuvud och/eller en sidfot. Texter i dessa är valfria, med valfri formatering. Man bör i alla fall inte använda text av typen Rubrik i dem, det orsakar problem när man vill göra en innehållsförteckning. Det finns färdiga funktioner för att infoga datum, klockslag och sidnummer samt antal sidor i dokumentet. Sidhuvud och sidfot visas genom att man väljer Visa > Sidhuvud och sidfot i menyn. Sidnumrering Sidnummer kan läggas till automatiskt genom att man väljer Infoga > Sidnummer. I rutan som kommer upp kan man bestämma var på sidan numreringen skall synas. Om man vill skriva ut dubbelsidigt väljer man t.ex. Utsida så kommer sidnumret i papprets ytterkant både på fram- och baksidan. För att bestämma att första sidan inte skall ha sidnummer kryssar man ur rutan Visa på första sidan.
Formatering av text i Word 4 (14) Sidnumreringen börjar i alla fall på den första sidan med 1, men numret visas inte utan numreringen börjar med 2 på den första egentliga sidan. Man åtgärdar detta genom att öppna sidhuvudet med Visa > Sidhuvud och sidfot (där numreringen finns) och väljer Formatera sidnummer (tredje ikonen från vänster, röd pil) och ändrar numreringen så att sidräkningen startar från sida 0 (det är pärmen, men numret visas inte). Man kanske vill ha flera sidor utan sidnummer i början, eller eventuellt ha egen sidnumrering med t.ex. romerska siffror för t.ex. innehållsförteckningen. Då måste man infoga en avsnittsbrytning: (Infoga>Brytning>Avsnittsbrytningar / Nästa sida). Vid behov kan varje avsnitt ha olika sidhuvud/-fot på de olika avsnitten. Se stycket om avsnitssbrytningar på nästa sida. I detta dokument är pärmsidan utan sidnummer, sidan med innehållsförteckning hör till ett avsnitt som är numrerat A, B, C... medan resten av sidorna (avsnitt 3) har numrering 1, 2, 3 osv. Man ser var avsnittsbrytningarna finns genom att använda knappen med symbolen som finns uppe bland verktygsknapparna (se också Tips & trix sist i kompendiet). Fotnoter Fotnot (se också nederst på sidan) Om man vill sätta in en fotnot här 1 väljer man Infoga > Referens > Fotnoter, bestämmer hur fotnoter ska hanteras, och trycker Infoga, samt skriver sin fotnot. Fotnoter kan sammanställas till listor sist i dokumentet eller visas på samma sida längst ner. Marginaler Inställning för hela dokumentet: Arkiv > Utskriftsformat > Marginaler eller genom att dra marginalgränserna (gränsen mellan grått/vitt) i linjalen ovanför arbetsytan eller i den lodräta linjalen till vänster (topp- och bottenmarginal) Linjalen ovanför arbetsytan innehåller även annat: Markeringar för indrag; vänster och höger, samt första radens indrag. Justeras genom att dra dem till höger eller vänster, eller genom att ange mått via menyn Format > Stycke Tips: Om linjalen inte visas i dokumentet, kanske man inte har den påkopplad eller så visas dokumentet inte i Normal- eller Utskriftslayout. Layout kan man välja från menyn Visa och linjalen kopplas på från Visa > Linjal. 1 Här skriver jag fotnotstexten efter att jag har infogat fotnoten.
Formatering av text i Word 5 (14) Avsnittsbrytningar Sidhuvud avsnitt 1 Sidfot avsnitt 1 Sidhuvud avsnitt 2 Samma som föregåen- Ett dokument kan delas in i flera avsnitt genom att infoga en avsnittsbrytning. Det gör man genom att välja Infoga > Brytning > Avsnittsbrytning (nästa sida). Dokumentet kan delas i så många avsnitt man vill. Ett skäl till att dela in dokumentet i flera avsnitt är att man t.ex. vill ha olika sidnumrering i de olika avsnitten, eller olika sidhuvud i olika avsnitt. Följande olika brytningstyper finns: o Nästa sida En avsnittsbrytning infogas och sidan bryts så att nästa avsnitt börjar högst upp på nästa sida. o Löpande En avsnittsbrytning infogas och ett nytt avsnitt påbörjas, utan att en sidbrytning infogas. o Jämn sida En avsnittsbrytning infogas och nästa avsnitt påbörjas på nästa sida som har ett jämnt sidnummer. Om avsnittsbrytningen görs på en sida med ett jämnt sidnummer så blir nästa sida med ett udda sidnummer tom. o Udda sida En avsnittsbrytning infogas och nästa avsnitt påbörjas på nästa sida som har ett udda sidnummer. Om avsnittsbrytningen görs på en sida med ett udda sidnummer så blir nästa sida med ett jämnt sidnummer tom. Texten Samma som föregående vid övre kanten på ett sidhuvud eller en sidfot anger att denna ruta har samma innehåll som rutan i föregående avsnitt. Vill man ha olika innehåll, måste avsnitten löskopplas från varandra. Det sker med en knapp Länk till föregående i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot: Sidfot avsnitt 2 Samma som föregåen- Knappen är inte aktiv innan minst en avsnittsbrytning är insatt i dokumentet. OBS! Löskopplingen gäller separat för sidhuvud och sidfot! Det betyder t.ex. att man kan ha samma sidnumrering i sidfoten genom hela dokumentet, men olika sidhuvud i
Formatering av text i Word 6 (14) Textjustering Höger eller vänster? Texten i detta stycke är vänsterjusterad. Det betyder att vänsterkanten är lodrät, medan högerkanten inte är det beroende på att orden innehåller olika många tecken. Om man vill kan man i stället välja att ha rak högermarginal eller att ha texten centrerad. De två sista sätten är ovanliga. Däremot vill man ofta ha både vänster- och högermarginalen rak. Dessa funktioner väljs med knappar uppe i knappraden. Både och En sak som är bra att veta om man väljer både rak vänster- och högermarginal, som i detta stycke, är att datorn gör det genom att sätta till extra mellanslag i texten. Det kan leda till att i en rad med några långa ord kan det bli mycket glest mellan orden, speciellt om stycket är smalt och man använder långa ord. På sista rade ovan saknas dessutom Enter (styckebytesmarkering) sist på den glesa raden. Det ser ju inte så bra ut, så därför är det skäl att i det läget använda automatisk avstavning som är en funktion som finns i menyn Verktyg > Språk > Avstavning (se sid. 1 & 2). Då delar datorn orden automatiskt med bindestreck enligt stavningsreglerna. Tabulatorer De vanligaste typerna av tabulatorer visas i en liten ruta längst till vänster om linjalen: Vänster, höger, center och decimaltabb: Välj typ med valknappen längst till vänster om linjalen du vill placera tabbstoppet. och klicka sedan på linjalen där OBS! Tabbstoppen gäller i det stycke i texten där markören står (eller framåt från markörens läge, om den står längst ner). Decimaltabb används om man vill skriva t.ex. prislistor där ett decimalkomma skall stå lodrätt under varandra. Exempel på användning av decimaltabb: Texten kostar 100,00 Bilden kostar 25,34 Ljudet kostar 12 345,45 Decimalkomma kommer i linje under varandra
Formatering av text i Word 7 (14) Utfyllnad vid tabulering Om man t.ex. vill göra en manuell innehållsförteckning eller annan lista, där man behöver fylla ut raden med punkter mellan text och sidnummer går man tillväga på följande vis: Välj Format > Tabbar från menyn. Då får man fram en ruta som den till höger. I den anger man tabbläget i rutan uppe till vänster i cm (titta på linjalen var du vill ha tabbstoppet). Sen kryssar man i typ av tabbstopp (förslagsvis Decimal om man ska sidnumrera) varefter man väljer utfyllnadstecken (t.ex. 2, punkter...). Tryck sedan på Ange och OK. Efter detta kommer varje tryck på TABtangenten att flytta markören till angivet tabulatorläge och fylla tomrummet efter sig med punkter. Observera: Som alla andra inställningar gäller denna från den rad där markören står och framåt när du gör åtgärden. Vill du den ska gälla i ett redan skrivet stycke, måste du markera den befintliga texten. Man kan lätt markera all text i dokumentet med CTRL+A. Punkterade eller numrerade tabeller Om man vill skriva en text med franska streck eller en s.k. punkttabell trycker man på knappen för punkttabeller i verktygsfältet innan man börjar skriva. Alternativt får man en numrerad tabell genom använda knappen för numrerad tabell. Ny punkt sätts till varje gång man trycker på styckebyte (Enter) så länge funktionen är aktiverad. Vanlig text fortsätter efter två styckebyten eller genom att trycka på funktionsknappen (tabellknappen) igen. Numrerade tabeller fungerar lika som punkttabeller. Utseendet på sådana tabeller (t.ex. vilket tecken som skall utgöra punkt ) kan man ändra från menyn Format > Punkter och numrering. Exempel: Nivå 1 Detta är den andra punkten på nivå 1 o Man flyttar till nivå 2 genom att trycka på TAB-knappen o Nivå 2:s andra punkt Nivå tre Fortfarande nivå tre Nivå 1 igen. Man går tillbaka i nivåerna genom att trycka SHIFT + TAB. Man kan välja vilket tecken (typ av punkt) som de olika nivåerna skall ha genom att välja Format>Punkter och numrering och sedan välja Anpassa.
Formatering av text i Word 8 (14) Att infoga grafik Man kan infoga flera olika sorters grafiska element i sitt Word-dokument. Specialtecken, ritade figurer, textrutor, bilder från andra program, eller fotografier är bara några exempel. All grafik, utom bilder och specialtecken, ritas med verktyg från en meny. Ta fram Rita - menyn (ifall den inte redan syns) genom att högerklicka uppe på den grå menyraden någonstans. Då ser du en lista över vilka menyer som visas för tillfället. Kryssa för menyn Rita, och en ny rad knappar dyker upp längst nere på rutan med olika ritverktyg. Bilder (Clipart, fotografier, Excel-tabeller mm.) infogas via menyn Infoga > Bildobjekt och sedan välja ett av alternativen som visas. Specialtecken (symboler) Vissa specialtecken finns på tangentbordet, @ $ \,medan vissa måste hämtas från symboltabellen: Ǿ C (C-et finns, men inte ). Symboltabellen når man via menyn Infoga > Symbol. Alternativt kan man skriva tecknen direkt genom att hålla ner tangenten Alt och knappa in tecknets sifferkod på det numeriska tangentbordet till höger. T.ex. fås genom att hålla ner Alt och skriva 184. Figurer Man kan infoga enkel grafik, rutor, pilar mm. med hjälp av verktygen på Rita -menyn. Menyn Rita består av rad knappar längst nere på rutan med olika ritverktyg. Det finns verktyg för rutor, cirklar, linjer och pilar. Där finns också en del färdiga symboler ss. blockpilar, tankerutor mm. Dem hittar man också på Infoga-menyn Man formaterar sin bild genom att högerklicka på den och välja Formatera figur. Nedan och till höger finns några exempel. Pilen till höger har formateringen bakom text, medan den gula rektangeln ovanför har formatet tätt och då inte tillåter text att gå igenom rutan. Textrutor Här kan man skriva den text man vill och den är inne i rutan. Texten kan ha egen justering, (här högerkant) och färg. Rutan kan ha en bakgrundsfärg och en färgad ram. Denna text är utanför rutan, men rutans layout är Bakom text, därför går denna text igenom rutan. Man kan färglägga ritade element med hjälp av verktygen för färgfyllnad, pennfärg och teckenfärg på Rita -menyn.
Formatering av text i Word 9 (14) Tabeller En tabell är inte det samma som en punkterad eller numrerad tabell, utan en riktig tabell med celler (som i Excel, fast man kan inte göra bräkningar i dem). Däremot kan cellerna innehålla text, siffror och bilder ordnade på ett snyggt sätt i kolumner. Man kan infoga en tabell i sitt dokument genom att trycka på kommandot Tabell uppe i kommandoraden. Sedan väljer man Infoga och Tabell. En ruta visas där man kan välja hur många rader och kolumner tabellen skall innehålla. Det går alltid att sätta till / ta bort kolumner eller rader i tabellen via menyn Tabell > Infoga > Kolumner (rader). Kolumnernas bredd och höjd kan enkelt ändras genom att föra markören över tabellens lodräta (vågräta) skiljelinjer så att den ändrar form till ett dubbelstreck, klicka (och hålla ner musknappen) samt dra skiljelinjen till önskad höjd/bredd. Man kan också justera radoch kolumnbredder genom att flytta markeringarna (de grå zonerna) som finns i den horisontella eller lodräta sidolinjalen som visas i utskriftsläge (Visa > Utskriftslayout). Man kan ändra layoutinställningar och tabellens placering på följande sätt: För muspekaren över tabellen. I övre vänstra hörnet visas en fyrkant med pilar i. Genom att dra den rutan, flyttas hela tabellen i dokumentet. Om man i stället högerklickar i rutan, får man fram en meny med olika inställningsalternativ. Verktygsmenyer Det kan hända att Rita -menyn inte syns (flera andra av menyerna är också gömda). Man tar fram den meny man behöver genom att välja Verktyg > Anpassa > Verktygsfält och kryssa för den meny man vill ha fram. Man kan också högerklicka någonstans på verktygsfältets gråa del (där det inte finns någon knapp) och välja vilken meny man vill ha fram i listan som visas. Menyerna kan visas på en eller flera rader. Den lilla knappen längst till höger (>>) innehåller denna möjlighet. Det är förnuftigt att använda läget Visa knappar på två rader. Undertecknad använder bl.a. följande knappar (som inte finns med som standard): Förstora teckensnitt och Minska teckensnitt Upphöjd och Nedsänkt (för att skriva t.ex. m³, km² eller H 2 O) Vissa menyer kommer fram som flytande menyer i en liten ruta på skärmen när man aktiverar någon funktion som de tillhör. Till exempel dyker det upp en meny med verktyg för sidhuvud och sidfot när man väljer Visa > Sidhuvud och sidfot
Formatering av text i Word 10 (14) Att göra etiketter för t.ex. postning Med Word kan man också skriva ut etiketter, dvs. samma rader upprepade gånger på ark med självhäftande etiketter, eller naturligtvis även med olika namn och adresser. Nedan en beskrivning över hur detta görs. 1. Välj Verktyg 2. Välj Brev och utskick 3. Välj Kuvert och etiketter 4. Välj Etiketter 5. Välj Alternativ
Formatering av text i Word 11 (14) 6. Välj typ av skrivare, matningssätt 7. Välj etikett, eller gör en egen. Observera att storleken på etiketten, kantbredder mm. skall vara lika på ditt etikettark som den etikett-typ som du väljer att använda ovan. Om det inte finns någon färdig, måste du definiera en egen enligt det etikettark som du har. Etikettens data visas i rutan Etikettinformation. 8. Kryssa i knappen Enstaka etikett. 9. Skriv in mottagarna 10. Spara ditt etikettark för senare bruk: Tryck Nytt dokument 11. Sätt etikettpapper i printern, printa!
Formatering av text i Word 12 (14) Tips och trix Tips: Uppe i menyerna finns en speciell knapp med symbolen. Trycker man ner den, ser man ALLA specialtecken som finns inne i texten, t.ex. mellanslag ( ), tabulatortecken ( ) och styckebytestecken ( ). Det är då lätt att radera överflödiga tecken ur texten. Observera att nästan alla operationer man gör gäller det textstycke som är markerat, eller den rad eller det stycke där markören befinner sig. Textstycken markeras t.ex. genom att måla stycket med musen. Tips: Windows är som standard inte inställt så att man ser alla kommandon (då skulle rutan vara full av menyer). Men en bra inställning, som man bör göra, är att ange att kommandona ska visas på två rader. Det görs längst uppe till höger (om man ser bara en kommandorad): Tryck på den lilla knappen och välj Visa knappar på två rader. Tips: Man kan enkelt dra en ruta runt sitt textstycke genom att sätta markören i stycket och trycka på knappen Yttre kantlinje (se bilden till höger). Det har jag gjort här. Nackdelen är at man har sämre kontroll på en sådan ruta, än på en riktig textruta skapad via Rita -menyn. Tips: De flesta kommandon i Word har ett parallellkommando i form av en knappkombination. Denna visas bredvid kommandot i menyerna. Dra ner Redigera -menyn och titta på t.ex. Kopiera och Klistra in; du ser att de också kan aktiveras genom att hålla ner knappen CTRL och trycka på C (kopiera) eller CTRL och V (klistra in). Om man orkar lära sig de vanligaste av dessa kan man jobba mycket snabbare! Till exempel kan man markera hela sin text med CTRL-A för att ställa in tabulatorerna... Tips: Om man vill veta t.ex. antalet rader, ord eller tecken i sitt dokument, så finns det en praktisk räknare under Verktyg > Räkna ord. Tips: Om man ofta använder en viss formatering av sitt dokument, t.ex. ett företags brevpapper eller någon annan blankett, lönar det sig att först göra blanketten eller brevpappret så att det har rätt utseende, och spara det i filformatet Dokumentmall (*.dot). Gör alltså sidhuvud, sidfot, tabulatorinställningar, marginaler mm. klara i ett nnars tomt dokument, Välj Arkiv -> Spara som, namn-ge mallen och välj filformatet Dokumentmall (*.dot). Nästa gång du öppnar Word, välj Arkiv -> Nytt så får du en lista där du kan välja dokumentmall (Välj först På datorn ) och din mall finns med. Liten risk att du sparar över dokumentmallen i misstag, och du slipper formatera din balnkett flera gånger.