KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 16. Tid 2014-02-11, kl. 13.30 Plats C-salen Mårten Västerdal kanslisekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Ulf Hedin (M) Anna Hultstein (M) Martin Edberg (S) Ersättare René Jaramillo (KD) Anders Mårtensson (V) Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Kommunchefen Personal- och förhandlingschefen Upphandlingschefen 1 (20)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden den 11 februari 2014 1 Justering 2 Information om sjukfrånvaron på arbete och välfärd 3 Information om rökfri arbetsplats 4 Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i samband med omdiplomering av Växjö kommun som en Fair Trade City 5 Förslag från kommunstyrelsens samverkansråd om att anställda ska få gå distanskurs om funktionsnedsättning 6 Bildande av lokalförsörjningsgrupp 7 Motion om rätt till tillsvidareanställning efter 12 månaders vikariat - Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S), Cheryl Jones Fur (MP) 8 Upphandling av färskt kött och charkuteriprodukter 9 Upphandling av livsmedel - mejeriprodukter 10 Upphandling av livsmedel - färsk frukt och grönsaker 11 Upphandling av livsmedel - färskt bröd 12 Upphandling av AV-produkter (audio/video) 13 Upphandling av belysningsartiklar 14 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro 15 Redovisning av aktuella upphandlingar 16 Övrigt 2 (20)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-05 1 Justering 3 (18)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-05 2 Information om sjukfrånvaron på arbete och välfärd 4 (18)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-05 3 Information om rökfri arbetsplats 5 (18)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-05 4 Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i samband med omdiplomering av Växjö kommun som en Fair Trade City Dnr KS/2014:51 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskott godkänner målsättningen och handlingsplanen för den offentliga etiska konsumtionen 2014-2015. 2. Beslutet anmäls till kommunstyrelsen. Bakgrund Växjö har varit en Fairtrade City sedan 2008 och behöver nu revidera sina målsättningar för den etiska konsumtionen inför omdiplomeringsansökan. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 24 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till målsättningar och handlingsplan. Tillsammans innebär målsättningarna, så långt det är möjligt, att varor som Växjö kommun köper in bidrar till att människor som tillverkat produkterna lever ett drägligt liv med schyssta arbetsvillkor och utvecklar sina närsamhällen på ett positivt sätt. 6 (18)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2014-02-05 5 Förslag från kommunstyrelsens samverkansråd om att anställda ska få gå distanskurs om funktionsnedsättning Dnr KS/2013:791 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet avslår samverkanrådets begäran om att godkänna att anställda inom Växjö kommun som vill gå distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället generellt ska beviljas fritidsstudiestöd, då detta beslutas av berörd förvaltning enligt gällande delegation. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar till kommunchefen att förmedla information om kursen till nämnder och styrelser. Bakgrund Kommunstyrelsens samverkansråd har lämnat som förslag att organisations- och personalutskottet ska godkänna att anställda inom Växjö kommun som vill gå distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället beviljas fritidsstudiestöd. Stödet ska kunna tas ut i form av ledighet med bibehållen lön för två heldagar samt att riktlinjerna för fritidsstudiestöd i övrigt ska gälla. Av kursplanen framgår att utbildningen genomförs på halvtid under höstterminen 2014, sker på distans och innehåller två obligatoriska heldagsträffar. Praktiskt genomförande i övrigt består till stor del av dator och Internet som kommunikationsverktyg med digitala uppgiftspaket som innehåller information som ska läsas in, webbfilmer, researchuppgifter, grupparbeten, erfarenhetsutbyten i gruppen med mera. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 24 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att kompetensutveckling är en fråga som respektive förvaltning/bolag hanterar. Enligt Växjö kommuns riktlinjer antagna den 1 januari 1992 och reviderade 24 augusti 2010 ska ansökan om fritidsstudiestöd beslutas av berörd förvaltning enligt gällande delegation. Fritidsstudiestöd kan beviljas till kurslitteratur och ledighet för tentamen vid utbildningar som bedöms ha samband med den anställdes arbetsuppgifter och som kan utveckla verksamheten och/eller kompetensen inom berört verksamhetsområde. Beslutet fattas, i enlighet med gällande delegation, vanligen av närmaste chef. 7 (18)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 6 Bildande av lokalförsörjningsgrupp Dnr KS/2014:31 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag 1. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att bilda en lokalförsörjningsgrupp som leds av kommunstyrelsens fastighetskoordinator. 2. Kommunstyrelsen beslutar att gruppen ska arbeta fram och ansvara för ett kommunövergripande lokalförsörjningsprogram som ska ligga till grund för att tillgodose behovet av lokaler för medborgarservice och administrativa lokaler. Lokalförsörjningsprogrammet ska fastställas av kommunstyrelsen. 3. Kommunstyrelsen beslutar att kostnader för gruppens inrättande ska fördelas mellan kommunstyrelsen och nämnderna i förhållande till respektive nämnds hyreskostnader genom ramjusteringar, efter godkännande från respektive nämnd. 4. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att redovisa genomförandet under hösten 2014. Bakgrund I budget 2014 har kommunfullmäktige följande skrivning under avsnittet Växjö kommuns ekonomi och effektivitet: De omfattande investeringar som görs i kommunens skolor i form av renoveringar måste göras med en plan för ökat lokalutnyttjande. En tydligare lokalsamordning i ett koncernperspektiv ska skapas. Översyn och plan för ökat resurs och lokalutnyttjande ska genomföras. Under rubriken sammanfattande uppdrag finns punkten: En tydligare lokalsamordning i ett koncernperspektiv ska skapas. Utvecklingsenheten har på uppdrag av kommunchefen utrett frågor med bäring på hur kommunens lokalsamordning, lokaleffektivitet och lokalförsörjning och planering ska kunna förbättras. Genom utredningen är uppdraget i budget 2014 genomfört. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 14 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut, samt överlämnat en utredning om fastighets- och lokalkoordineringen i Växjö kommun. Av skrivelsen framgår att Växjö kommun behöver arbeta mer proaktivt med långsiktig och hållbar lokalförsörjning för verksamhetsbehov, ytbehov (olika former av medborgarservice) och för administrativa lokaler. 8 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 Utredningen föreslår att en kommunövergripande lokalförsörjningsgrupp skapas av befintliga resurser och att kommunstyrelsen övertar ansvaret för kommunens lokalförsörjningsarbete. Lokalsamordningen blir en del av planeringskontoret och arbetar nära mark och exploatering, ekonomi- kontoret, stadbyggnad och den övriga kommunala översiktliga planeringen. Lokalförsörjningsgruppen ska arbeta i behovsfasen tillsammans med berörda förvaltningar. Hyror och kostnader för lokalutrustning ligger kvar hos förvaltningarna. Förändringen bör kunna vara genomförd vid halvårsskiftet 2014. 9 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 7 Motion om rätt till tillsvidareanställning efter 12 månaders vikariat - Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S), Cheryl Jones Fur (MP) Dnr KS/2014:4 Förslag till beslut lämnas på sammanträdet Bakgrund Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S) och Cheryl Jones Fur (MP) har inlämnat motion till Växjö kommunfullmäktige om att införa rätt till tillsvidareanställning efter 12 månaders visstidsanställning. Motionärerna syftar till att ytterligare verka för tryggare anställningar, att bidra till att stärka bilden av Växjö kommun som en attraktiv arbetsgivare och att bidra till förbättrade anställningsvillkor för de kvinnodominerade yrkesgrupperna inom omsorg och barnomsorg. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 december redogjort för ärendet och lämnat en sammanställning av möjliga konsekvenser, gällande regelverk och praxis inom området samt en övergripande beskrivning av de förhållanden som råder inom Växjö kommun. 10 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 8 Upphandling av färskt kött och charkuteriprodukter Dnr KS/2014:56 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av livsmedel, färskt kött och charkuteriprodukter. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av livsmedel, färskt kött och charkuteriprodukter och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 11 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 9 Upphandling av livsmedel - mejeriprodukter Dnr KS/2014:57 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av livsmedel, mejeriprodukter. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av livsmedel, mejeriprodukter och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 februari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 12 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 10 Upphandling av livsmedel - färsk frukt och grönsaker Dnr KS/2014:55 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av livsmedel, färsk frukt, grönsaker och rotfrukter. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av livsmedel, färsk frukt, grönsaker och rotfrukter och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 februari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 13 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 11 Upphandling av livsmedel - färskt bröd Dnr KS/2014:58 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av livsmedel, färskt bröd. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av livsmedel, färskt bröd och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 februari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 14 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 12 Upphandling av AV-produkter (audio/video) Dnr KS/2014:80 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av AV-produkter. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund SKL:s inköpscentral har påbörjat en upphandling av AV-produkter (audio/video). Växjö kommun har möjlighet att avropa från det ramavtal upphandlingen resulterar i. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 februari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 15 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 13 Upphandling av belysningsartiklar Dnr KS/2014:64 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av belysningsartiklar. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av belysningsartiklar och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 28 januari redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 16 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 14 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro Dnr KS/2013:24 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro för november. 17 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 15 Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr KS/2014:88 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat upphandlingsplanen för 2014. 18 (19)
KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott 2014-02-05 16 Övrigt 19 (19)
Rökfri arbetstid SKL Varför rökfri arbetstid? Kommunen/landstingen värnar både om medarbetarnas egna och andras hälsa genom att ha rökfri arbetstid. Både arbetsgivare och medarbetare har mycket att vinna på rökfri arbetstid. Personalen är den viktigaste tillgången i verksamheten. Undersökningar visar att tre av fyra rökare vill ha hjälp att sluta röka och merparten av de kommuner som infört rökfri arbetstid erbjuder sina anställda avvänjningsstöd. Det handlar både om förbättra arbetsmiljö - att minska risken för att anställda ska utsättas för rök i sin arbetsmiljö, brukare av välfärdtjänster ska slippa utsättas för rök. En förebild - invånare bemöts i olika sammanhang som t ex elever och förskolebarn, patienter - personalen är en förebild En trovärdighetsfråga - landsting och kommuner arbetar många gånger med hälsofrågor. Det är eftersträvansvärt att personalen avspeglar det. För verksamheten - lokaler, utrustning och material utan röklukt. Rökfri arbetstid är något som arbetsgivare kan införa. Jag uppmanar alla företag och myndigheter inom såväl offentlig som privat verksamhet att ta detta beslut. Håkan Sörman, vd SKL Tobaksfakta Från januari 2014 tillämpar 200 av Sveriges 290 kommuner rökfri eller tobaksfri arbetstid. I en handfull kommuner är den rökfria arbetstiden begränsad till enskilda förvaltningar, främst vård och omsorg, där de flesta anställda finns Här är en lista över kommunerna med rökfri/tobaksfri arbetstid län för län. Tidpunkten för när besluten trädde i kraft eller ska träda i kraft anges. Blekinge Karlshamn, juli 2006 Olofström, januari 2011 Halland Falkenberg, augusti 2009 Halmstad, mars 2008 Laholm, juli 2012 Kalmar Borgholm, juli 2009 Högsby, januari 2014
Kalmar, januari 2010 Mönsterås, april 2007 Mörbylånga, juli 2010, tobaksfri arbetstid Nybro, juni 2007 Oskarshamn, augusti 2012 Vimmerby, september 2007 Kronoberg Alvesta, januari 2007 Ljungby, januari 2009 Markaryd, januari 2012 Tingsryd, september 2013 Uppvidinge, oktober 2010 Växjö, januari, 2009 (Endast omsorgsförvaltningen, 2 500 av 6 500 anställda) Exempel I beslutet om tobaksfri arbetstid 2010, som gäller från januari 2011, ingår inte några sanktionsmöjligheter mot dem som eventuellt bryter mot riktlinjerna och visst kan det förekomma att folk går ut och röker, men tobakspolicyn tas alltid upp och diskuteras i de utvecklingssamtal med de anställa som är rutin (Borlänge) När ny personal rekryteras ska det i platsannonser stå att kommunen har rökfri arbetstid. Vid sammanställningar ska alla nya medarbetare informeras om den rökfria arbetstiden, men icke rökare kan inte få företräde före rökare.( Arjeplog) Yrkesföreningar mot tobak Att främja personalens hälsa borde räcka långt som argument för att införa en stödjande åtgärd som rök/tobaksfri arbetstid. I kärva tider är det dessutom tacksamt för kommunen att genomföra en åtgärd som frigör stora ekonomiska resurser till annan kommunal verksamhet, minskar samhällskostnaden för rökningen som uppgår till 30 miljarder kronor per år och samtidigt bidrar till förbättrad hälsa hos befolkningen. Rökfri arbetstid frigör nästan 5 miljoner kronor per år för en medelstor kommun med 1 300 anställda och ett genomsnittligt antal rökare, vilket motsvarar cirka 11 heltidstjänster.
ÄRENDE Dnr KS/2014:51 2014-01-24 Helen Karlsson Jacobsson utredningssekreterare Tel. 0470-414 93 Kommunstyrelsen Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänner målsättningen och handlingsplanen för den offentliga etiska konsumtionen 2014-2015. 2. Ärendet anmäls till kommunstyrelsen. Bakgrund Växjö har varit en Fairtrade City sedan 2008 och behöver nu revidera sina målsättningar för den etiska konsumtionen inför omdiplomeringsansökan. En målsättning med tillhörande handlingsplan för 2014-2015 föreslås. Se bilaga. Tillsammans innebär målsättningarna, så långt det är möjligt, att varor som Växjö kommun köper in bidrar till att människor som tillverkat produkterna lever ett drägligt liv med schyssta arbetsvillkor och utvecklar sina närsamhällen på ett positivt sätt. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Kommunchef (kanslichef och upphandlingschef) För kännedom Styrgruppen för Fairtrade City Växjö Ove Dahl kommunchef Martin Fransson t.f. kanslichef KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-414 93 Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post helen.karlssonjacobsson@vaxjo.se www.vaxjo.se
Målsättning och handlingsplan för etisk konsumtion i Växjö kommun 2014-2015 1 2 3 4 5 Målsättning Växjö omdiplomeras som en Fairtrade City 2014 och 2015. Andelen av Växjö kommuns offentliga inköp av automatkaffe är 100 % etiskt märkt vid 2014 års slut. Andelen av Växjö kommuns offentliga inköp av produktgruppen te ska vara 100 % etiskt märkt vid slutet av 2015. Andelen för Växjö kommuns offentliga inköp av produktgrupperna choklad och bananer ska öka till 75 % etiskt märkt vid slutet av 2014. 2015-12-31 är inköpet av choklad och bananer 100 % etiskt märkt. Andelen för Växjö kommuns offentliga inköp av kakao ska öka till 75 % etiskt märkt vid slutet av 2015. Handlingsplan Växjös etiska konsumtion ökar 2014 och 2015. Växjö kommun har tecknat nya avtal om kaffeautomaterna. Till dessa kan bara etiskt märkt kaffe köpas in. Allt eftersom kaffeautomaterna byts ut, vilket sker under 2014, nås målsättningen 100 % etiskt märkt kaffe. Växjö kommun informerar anställda om att det kaffe som serveras i automaterna är etiskt märkt och att det ska beställas via inköpssystemet för att få en tillförlitlig uppföljning. Inköp som görs via inköpssystemet. Dagsläge 78%. I kommande upphandling av bananer med avtalsstart 1 april 2015 ställs endast etiska krav. På så sätt når vi målsättningen 100% etiskt märkta bananer vid utgången av 2015. Vid kommande upphandlingar av konfektyr där chokladkakor ingår ställs endast etiska krav. Avtalsstart november 2015. Vid kommande upphandling av grossistavtal där kakao ingår efterfrågas etiska krav. Avtalsstart april 2016. 6 7 Alla offentligt etiskt märkta varor som köps in utanför inköpssystemet INES ska komma med i inköpsstatistiken inför inventeringen vid omdiplomeringsansökan 2016. Det är enkelt och tydligt för offentliga inköpare att välja etiskt märkta varor via inköpssystemet INES. Kodplanen kompletteras med koder för etiskt märkta varor. Alla fakturamottagare och konterare informeras om detta så att inköpen kan följas upp på ett tillförlitligt och korrekt sätt. Vid inköp via systemet konteras automatiskt alla fakturor rätt varför man bör köpa in så många varor som möjligt via inköpssystemet. Etiska produkter märks upp på ett tydligt sätt i inköpssystemet
8 9 Ett system för budgetuppföljning av etiskt märkta varor finns vid 2014-12-31. Växjö kommun ska till 2015-12-31 öka den offentliga etiska konsumtionen av andra produkter än livsmedel som har producerats i enlighet med ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Fairtrade eller motsvarande. Växjö kommun inför ett system för budgetuppföljning av offentligt etiskt märkta varor. Växjö kommun ställer sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor bör vara möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun är för närvarande med i SKL Kommentus upphandlingar av auditörer där löpande stickprovskontroller hos leverantörer sker för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav vilket även inbegriper ILO:s 8 kärnkonventioner. Leverantörer ska i samband med anbud även generellt lämna sanningsförsäkran om att anbudslämnaren följer reglerna i FN:s barnkonvention. I upphandling arbetskläder för kök, städ och omsorg ingår t-shirt och pikétröja som är etiskt märkt. I upphandling om idrottsmaterial har efterfrågats etiskt märkta bollar. Upphandlingen är ej klar.
PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsens samverkansråd 2013-10-22 57 Distanskursen "Funktionsnedsättning i det nutida samhället" (KS sam/2013:12) Beslut 1. Kommunstyrelsens samverkansråd föreslår att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänner att anställd personal som vill gå distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället vid Grimslövs Folkhögskola beviljas fritidsstudiestöd. 2. Fritidsstudiestödet för denna kurs tas ut i form av ledighet med bibehållen lön för de två obligatoriska träffarna i Växjö (två heldagar). 3. I övrigt gäller riktlinjerna för fritidsstudiestöd för anställda i Växjö kommun, antagna 1 januari 1992 och reviderade 24 augusti 2010. Bakgrund Grimslövs folkhögskola erbjuder en distansutbildning på 50 % i Funktionsnedsättning i det nutida samhället. Kursen vänder sig till både yrkesverksamma och funktionsnedsatta. Fokus ligger på utvecklingsfrågor, goda exempel, framgångsfaktorer, förebilder och nya metoder. Förutsättningarna för funktionsnedsatta i dag skiljer sig mycket från de förutsättningar som fanns för bara något årtioende tillbaka i tiden. I arbetet med tillgänglighetsfrågor och med funktionsnedsättningar gäller det att hela tiden hålla sig uppdaterad och att ta del av ny kunskap inom området. Kursplanen skickas med. Beslutsexpediering För åtgärd Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
KS.sam/2013:12 Funktionsnedsättning i det nutida samhället Kursen ges vid Grimslövs folkhögskola Längd: En termin Kursstart: augusti 2014 Ansökan: Löpande antagning under vår och sommar. Välkommen med din ansökan till 2014 Antagningsvillkor: 3 år gymn. eller motsvarande Studietakt: 50 % Plats: Distansutbildning, två fysiska träffar i Växjö Kontaktperson: pia.hammargren@distanskursen.se Spännande kurs om den nya tiden! Samhället är i förändring, världen krymper, tekniken är på frammarsch, kommunikation tar nya former, informationsflödet ökar och den unga generationen organiserar sig annorlunda och har nya förhållningssätt. Du som vill gå den här kursen är nyfiken och vill hänga med och ta del av en bred omvärldskunskap i ämnet. Kursen inriktas på funktionsnedsättning i ett nutida samhälle vilket skiljer sig väsentligt från de förutsättningar som fanns bara 20 år tillbaka i tiden. Utgångspunkten i kursen tas i detta nya tänk och är skapad för dig som vill inspireras och höja din kompetens på området. Stort fokus kommer att läggas på utvecklingsfrågor, goda exempel, framgångsfaktorer, förebilder och nya metoder. Vi kommer att gå genom många olika resurser och möjligheter som kan vara till stöd och nytta. Kursen är unik i sitt slag och är ett mycket bra komplement till andra mer klassiska kurser och utbildningar på folkhögskolor, högskolor och universitet. Kursen är också lämplig som fortbildning för dig som redan är yrkesverksam. Både för yrkesverksamma och själva funktionsnedsatta Kursen vänder sig både till personer som själva har någon funktionsnedsättning samt personer som är yrkesverksamma inom området. Du som söker är kanske anhörig, arbetar på en myndighet, driver projekt, går i företagsplaner eller är personlig assistent. Entreprenörskap och nytänk kommer att genomsyra kursen och därför kan den vara intressant för dig som bedriver företagande i någon form alternativt projektverksamhet. Kursen är bred och därför passar den även dig som arbetar inom äldrevård och hemtjänst eller med integration, jämställdhets- och jämlikhetsfrågor. Praktiskt genomförande Då kursen är på distans så kommer datorn och Internet att användas till stor del som kommunikationsverktyg. Du kommer med jämna mellanrum få digitala uppgiftspaket utsända till dig. Dessa kan innehålla information som ska läsas in, webbfilmer, researchuppgifter, grupparbeten, erfarenhetsutbyten i gruppen med mera. Två obligatoriska fysiska träffar om två dagar kommer att genomföras i Växjö. Olika program kommer att användas i kommunikationen och inför kursen kommer du få instruktioner som beskriver installation och användning.
KS.sam/2013:12 Gruppen som resurs för varandra Vi ser varje deltagare i kursen som en resursperson som tar med sig erfarenheter från livet och olika yrken samt kunskap som har lästs in. Under kursen kommer olika metoder tillämpas där alla deltagare på olika sätt får dela med sig av det man kan till resten av gruppen. Vidare kommer också vissa arbeten och uppgifter ske tillsammans i mindre grupp där man får samverka med varandra för att lösa uppgiften och få fram det önskade resultatet. Nytänk, nya arbetssätt och delaktighet Kursen kommer att vara välkomnande för deltagares egna idéer och förslag på metoder, kunskapsinriktningar och idéer. Detta ökar delaktigheten och skapar just en sådan kurs som varje deltagare kan få ut maximalt av. Vi kommer att använda flera olika nya metoder och arbetssätt för att skapa bästa möjliga förutsättningar för alla att lära, utvecklas och få mer erfarenhet med inriktning på funktionsnedsättning i det nutida samhället. Utbildningens upplägg Kursen bygger på olika teman/ämnen som kommer löpa i en viss ordning. Längden på de olika temana kommer att vara 2 3 veckor och överlappning kommer att ske. En bit in i kursen kommer varje deltagare ha ungefär tre pågående teman samtidigt. Vissa områden/förhållningssätt kommer att löpa som en röd tråd och genomsyra hela kursen och alla teman. Nytänkande, entreprenörskap och omvärldsbevakning är tre sådana exempel. Vad får man ut av kursen? Ny kunskap, nya erfarenheter, nya idéer, tankar och inspiration. Ett utökat nätverk av personer som alla på olika sätt har anknytning till området funktionsnedsättning. Omvärldsbevakning och kännedom om förebilder och goda exempel. Du blir stärkt och utvecklad i din yrkesroll samt kan få en bra plattform för att utveckla en funktionsnedsättningsinriktad verksamhet vidare. Utöver kurens kontaktperson kommer du att få möta flera andra personer som har sin expertis inom olika närbesläktade områden till funktionsnedsättning. Kursinnehåll Terminologi och begreppsförklaring Omvärldsbevakning Framtiden, trender och nyheter Inspiration, förebilder och goda exempel Att bedriva idé- och utvecklingsarbete Resurser runt om i samhället Nya organisationsformer, arbetssätt och metoder Informationshantering Samhällets strukturer och organisering Företagande och entreprenörskap Finansiärer och bidragsgivare Tillgänglighet i vardagen Lagar, regler och rättigheter Ny teknik, nya sätt att kommunicera Mer information: www.distanskursen.se
ÄRENDE Dnr KS/2013:791 2014-01-24 Maria Magnusson personalstrateg Tel. 0470-415 38 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens samverkansråds förslag om distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället Förslag till beslut - att avslå samverkanrådets begäran om att organisations- och personalutskottet ska godkänna att anställda inom Växjö kommun som vill gå distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället generellt ska beviljas fritidsstudiestöd då detta beslutas av berörd förvaltning enligt gällande delegation. - att information om kursen förmedlas till nämnder och styrelser. Bakgrund Kommunstyrelsens samverkansråd har lämnat som förslag att organisationsoch personalutskottet ska godkänna att anställda inom Växjö kommun som vill gå distanskursen Funktionsnedsättning i det nutida samhället beviljas fritidsstudiestöd. Stödet ska kunna tas ut i form av ledighet med bibehållen lön för två heldagar samt att riktlinjerna för fritidsstudiestöd i övrigt ska gälla. Av kursplanen framgår att utbildningen genomförs på halvtid under höstterminen 2014, sker på distans och innehåller två obligatoriska heldagsträffar. Praktiskt genomförande i övrigt består till stor del av dator och Internet som kommunikationsverktyg med digitala uppgiftspaket som innehåller information som ska läsas in, webbfilmer, researchuppgifter, grupparbeten, erfarenhetsutbyten i gruppen med mera. Sammanfattning Kompetensutveckling är en fråga som respektive förvaltning/bolag hanterar. Enligt Växjö kommuns riktlinjer antagna den 1 januari 1992 och reviderade 24 augusti 2010 ska ansökan om fritidsstudiestöd beslutas av berörd Kommunledningsförvaltningen PERSONALKONTORET 1 (2) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel. 0470-415 38 Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax 0470-415 19 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post maria.magnusson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE KS/2013:791 2014-01-24 förvaltning enligt gällande delegation. Fritidsstudiestöd kan beviljas till kurslitteratur och ledighet för tentamen vid utbildningar som bedöms ha samband med den anställdes arbetsuppgifter och som kan utveckla verksamheten och/eller kompetensen inom berört verksamhetsområde. Beslutet fattas, i enlighet med gällande delegation, vanligen av närmaste chef. Ove Dahl kommunchef Michael Färdigh personal- och förhandlingschef 2 (2)
Dnr 2014-01-14 Tel.0470-41 381 Ove Dahl Kommunstyrelsen Organisations- och personalutskottet Lokalförsörjningsgrupp Förslag till beslut En lokalförsörjningsgrupp bildas inom planeringskontoret med befintliga kommunala resurser Lokalförsörjningsgruppen leds av kommunstyrelsens fastighetskoordinator och ansvarar för kommunens lokalförsörjningsprogram för att tillgodose de lokalbehov som föreligger som grund för medborgarservice och administrativa lokaler Finansiering sker genom fördelning av kostnader förgruppens inrättande genom ramjusteringar mellan kommunstyrelsen och nämnderna i förhållande till nämndens hyreskostnader Ikraftträdande bör kunna ske senast vid halvårsskiftet 2014 Uppdrag i Budget för Växjö kommun 2014 är genomfört Bakgrund I budget 2014 har kommunfullmäktige följande skrivning under avsnittet Växjö kommuns ekonomi och effektivitet: De omfattande investeringar som görs i kommunens skolor i form av renoveringar måste göras med en plan för ökat lokalutnyttjande. En tydligare lokalsamordning i ett koncernperspektiv ska skapas. Översyn och plan för ökat resurs och lokalutnyttjande ska genomföras. 1 Under rubriken sammanfattande uppdrag finns punkten: En tydligare lokalsamordning i ett koncerperspektiv ska skapas. Utvecklingsenheten har på uppdrag av kommunchefen utrett frågor med bäring på hur kommunens lokalsamordning, lokaleffektivitet och lokalförsörjning och planering ska kunna förbättras. Med lokalförsörjning avses verksamhetslokaler (skolor förskolor och äldreboenden) fritidslokaler och även ytor för en fullgod medborgarservice. Det avser också att medverka till boenden för grupper med särskilda behov (äldre, funktionsnedsatta och grupper inom arbete och välfärds verksamhetsområden). 1 Budget för Växjö kommun 2014 s 26 1 (2) Postadress, Besöksadress Tel. Mobil Fax Org.nr 212000-0662 Bg. E-post
Dnr 2014-01-14 Frågor om planeringsprocessen med långsiktighet och framförhållning samt att ge högre lokaleffektivitet och flexibilitet utifrån bland annat ekonomiska förtecken har berörts. Utredningen 2 konstaterar Växjö kommun behöver arbeta mer proaktivt med långsiktig och hållbar lokalförsörjning för verksamhetsbehov, ytbehov (olika former av medborgarservice) och för administrativa lokaler. Lokalförsörjningen ska ses som en del av den totala samhällsbyggnadsprocessen. All lokalsamordning, lokaleffektivitet och lokalflexibilitet börjar i olika former av planeringsprocesser. Genom att skapa en sammanhållen process och organisation med förutsättningar att ta sig an de uppdrag som kommunfullmäktige gett i 2014 års budget ska Växjö kommuns lokalsamordning, lokaleffektivitet och flexibilitet kunna öka. En tydlig och transparent process, med klar ansvars- och rollfördelning bör arbetas fram, allt i enlighet med kommunens styrande inriktningar. Ett politiskt antaget måldokument med mål för lokalförsörjning/utrustning behöver komplettera arbetssätt för samverkan i gula häftet. Utredningen föreslår att en kommunövergripande lokalförsörjningsgrupp skapas av befintliga resurser och att kommunstyrelsen övertar ansvaret för kommunens lokalförsörjningsarbete. Lokalsamordningen blir en del av planeringskontoret och arbetar nära mark och exploatering, ekonomikontoret, stadbyggnad och den övriga kommunala översiktliga planeringen. Det handlar om en heltäckande lokalförsörjningsprocess där kommunens olika aktörer samverkar på ett strukturerat och framsynt sätt. Lokalförsörjningsgruppen arbetar i behovsfasen tillsammans med berörda förvaltningar. Hyror och kostnader för lokalutrustning ligger kvar hos förvaltningarna. Med medborgarservice avses exempelvis lokaler för förskolor skolor äldres boende fritids/kultändamål. Växjö 2014-01-15 Ove Dahl Kommunchef 2 Bilaga - Utredningsrapport 2014-01-15 Utvecklingsenheten Anders Hägg 2 (2)
Lokaler - Verksamheter med lokal- och ytbehov för medborgarservice och administration Växjö kommun behöver arbeta mer proaktivt med långsiktig och hållbar lokalförsörjning för verksamhetsbehov (olika former av medborgarservice) och för administrativa lokaler. Med en kommunövergripande lokalförsörjningsgrupp kan lokalsamordning och lokaleffektivitet som styrande inriktningar beaktas. Växjö kommun Kommunledningsförvaltningen Utvecklingsenheten 13 januari 2014 Anders Hägg utredare En tydlig och transparent planeringsprocess, med klar ansvars- och rollfördelning bör arbetas fram, allt i enlighet med kommunens styrande inriktningar. Ett politiskt antaget måldokument med mål för lokalförsörjning/utrustning behöver komplettera arbetssätt för samverkan i gula häftet. Utredningen föreslår att en kommunövergripande lokalförsörjningsgrupp skapas av befintliga resurser och att kommunstyrelsen övertar hela ansvaret för kommunens lokalförsörjningsarbete. Lokalförsörjningsgruppen uppdrag består av lokalsamordning och lokaleffektivitet i ett koncernperspektiv. Lokalsamordningen blir en del av planeringskontoret och arbetar nära mark och exploatering, ekonomi- kontoret, stadbyggnad och den övriga kommunala översiktliga planeringen. Det handlar om en heltäckande lokalförsörjningsprocess där kommunens olika aktörer samverkar på ett strukturerat och framsynt sätt.
Innehållförteckning Kapitel/Rubrik sida 1) Uppdraget 2 2) Metod 2 3) Nulägesbeskrivning 2 4) Lokalförsörjningsprocessen 5 5) Styrkor och svagheter nuläget 5 6) Vad behöver förbättras 6 7) Kommunstyrelsens roll 6 8) Tillväxtvärk 6 9) En sammanhållen process 7 10) Referendum förvaltningschefer 7 11) Överväganden 8 12) Förslag till förändringar 9 13) Efterskrift 10 1
Lokalförsörjning lokalsamordning och lokaleffektivitet 1) Utredningsuppdraget Kommunchefen har gett utvecklingsenheten i uppdrag att utreda fastighets- och lokalkoordineringen i kommunen. Frågan har behandlats på kommunledningsförvaltningens samverkansmöte. Organisationsöversyn ( 41 Klf samverkansprotokoll 2013-05-28 citat) Kommunchefen har med anledning av detta gett Anders Hägg i uppdrag att se över organisationen, främst för kommunkansliet och juridiska enheten. En tydligare organisation behöver också skapas för utvecklings- och analysenheten. Då Anders Franzén och Peter Rydell slutar med pension till nästa år måste det även ses över hur de stora projekten kan säkras som t ex stationsområdet. Mark- och exploateringsenhet blir här involverad. Ett annat område är lokalsamordningen. Skolförvaltningarna och omsorgsförvaltningen har framfört önskemål att KLF tar ett större ansvar för även deras lokalsamordning. Politiken ställer också mer krav på jämförelser och underlag inför beslut om byggnation. Uppdrag i budget 2014 I budget 2014 har kommunfullmäktige följande skrivning under avsnittet Växjö kommuns ekonomi och effektivitet: De omfattande investeringar som görs i kommunens skolor i form av renoveringar måste göras med en plan för ökat lokalutnyttjande. En tydligare lokalsamordning i ett koncernperspektiv ska skapas. Översyn och plan för ökat resurs och lokalutnyttjande ska genomföras. Under rubriken sammanfattande uppdrag finns punkten: En tydligare lokalsamordning i ett koncernperspektiv ska skapas. 2) Utredningsmetod Översynsutredningen har genomfört ett antal semistrukturerade intervjuer om nuvarande organisering; styrkor/svagheter och önskvärt tillstånd med fastighetskoordinator/lokalsamordnare på tre förvaltningar och med tre förvaltningschefer/kontorschef. Undertecknad har också deltagit i ett antal möten rörande revidering av Gula häftet samverkan.. Förändringsförslag har presenterats för kommunchefen tillsammans med en bedömning av organisationstillhörighet för en förstärkt lokalförsörjning, planering och koordinering inom Växjö kommun. 3) Nuvarande förhållanden Växjö kommuns lokalförsörjning består i huvudsak av verksamhetslokaler för förvaltningarnas/bolagens verksamheter riktad direkt till olika medborgargrupper. I första hand är det undervisning eller boende som är huvudändamålen, men ser man till hyreskostnader ska även fritids/kulturlokaler (ytor) vara en del Bostader Barnomsorgs- och förskolelokaler Grundskolelokaler Omsorgstagarlokaler Gymnasielokaler Klient och sysselsättningslokaler Frågor om bostadsbyggande handhas på planeringskontoret och inom stadsbyggnadskontoret, faktiskt kommunalt byggande av bostäder/lokaler sköts genom VKAB/bostadsbolagen/VöFAB. 2
Mest mångfasetterat lokalbehov bedöms förvaltningen för arbete och välfärd ha, där det ingår undervisning/kompetensstöd, sysselsättning, behandlingslokaler/hvb-hem och boendeplatser/lägenheter, flyktingsmottagande och administrativa lokaler med särskilda krav. Kommunstyrelsens fastighetskoordinator för fram de ärenden som behöver beslut till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige, utifrån beslut om behov i berörda nämnder. Skol- och barnomsorgsnämnden har en egen lokalförsörjningsplan, årligen uppdaterad, att förlita sig till, samtidigt som man i demografitillskott även får lokalkostnader inom barnomsorg- förskolan. För lokaler i grundskolan behandlas finansieringen i budgetprocessen. Även för gymnasielokaler behandlas frågan i budgetprocessen. Omsorgsnämnden ska lösa lokalfrågorna inom sina demografianslag. Övriga förvaltningar tar upp enskilda behov till beslut.(se kommunstyrelsens roll) För närvarande befinner sig framförallt skol- och barnomsorgsnämnden i akuta behov av verksamhetslokaler för i första hand förskoleverksamheten. Genomgång av förvaltningsresurser för lokalfrågor Skol- och barnomsorgsförvaltningen har egen lokalkoordinator inom förvaltningskontoret. SoB har också förråd/reparationer och utrustningsarbete för återvinning/recycling med arbetsledare och särskild personal. Förrådet servar i mån av tid hela kommunen och tar betalt för sina tjänster. Gymnasiet aktiverar vid behov sådan resurs inom organisationen och finansierar 25 % av fastighetskoordinatorns tjänst. Omsorgsförvaltningen aktiverar särskild utsedd person till varje lokalprojekt oftast en enhetschef Arbete och välfärd har egen lokalsamordnare Kultur och fritidsnämnden har ett lokalbidrag inom sitt föreningsstöd, i övrigt ingen lokalsamordnare för de fritidslokaler man administrerar. Tekniska förvaltningen har endast egna lokaler och aktiverar därmed egna projekt. Övriga förvaltningar har endast administrativa lokaler behov tillgodoses av KLF:s fastighetskoordinator Andra lokalfrågor såsom föreningslokaler, bygdelokaler etc. handläggs inom kommunledningsförvaltningen. Lokalfrågan har därmed ett vitt spektrum av infallsvinklar endera sådana som emanerar från bostadsförsörjningen (programmet), från den översiktliga planeringen för kommunens utveckling eller som förändrings/utvecklingsbehov inom en verksamhet. Det föreligger ett gemensamt önskemål att verksamheternas behov ska tillgodoses och att man bereds kontinuitet i att följa/delta i berednings/projektfasen med sin verksamhetskunskap (bevakar behoven). Behovsbeskrivningen (lokalprogrammet) ska komma från verksamhetsdrivande förvaltning. Ingen av kommunens förvaltningar är direkt byggkunniga, utom kommunstyrelsens fastighetskoordinator. Kompetensen finns emellertid stark hos flera av de kommunala bolagen, vilka som byggbeställare driver byggnadsprojekten. Rutiner för samverkan mellan förvaltningar och bolag finns i Gula häftet med dess bilagor, vilket just nu ses över och moderiseras. 3
Statistik över lokalfrågorna Intäkter till de kommunala bolagen avseende verksamhets/administrativa lokaler Av ovanstående presentationer (hämtade från utredningen om revidering av samverkan och arbetssätt Gula häftet ) framgår att: VöFAB och Vidingehem har högst andel interna kunder VöFAB har som huvuduppdrag att förse kommunkoncernen med lokaler De stora hyresgästerna är Skol- och barnomsorgen och Omsorgen tillsammans står de för 67 % av den interna kundfaktureringen 4
Utgifter för hyror Redovisning hyreskostnader för de olika förvaltningarna Summa av utfall 2013 Lokal och bostadshyror i tkr Förvaltning konto 601, 6012 Varav Totalsumma bostadshyra Tomhyror 10 Stadsbyggnad 1 222 11 Finans -1 179 13 Fritid 45 129 5 14 Kultur 19 093 16 Kommunfullmäktige 317 17 Kommunrevision 81 18 Kommunledning 21 435 20 Miljö och hälsoskydd 524 27 Skol och barnomsorg 195 132-98 28 Gymnasiet 60 564 29 Arbete och välfärd 25 893 5 841 30 Rehab 275 33 Omsorg* 151 881 70 371 1 794 354 Valnämnd 2 4 Tekniska 3 331 Totalsumma 523 699 76 119 1 794 *Avser blockförhyrning i kolumn två och hyresförluster/tomhyror i kolumn tre Lokalkostnader/hyresbetalningar överstiger en halv miljard (500 Mkr) vilket för stor respekt med sig. Det innebär att lokalkostnader står för ca 12,5 % av de kommunala nämndernas budgetomslutning. Av detta kan några övergripande slutsatser dras lokalkostnader utgör en väsentlig del av omslutningen, lokaler är en del av kvaliteten och är också intressant ur effektivitetssynpunkt. Hyror till kommunexterna hyresvärdar har inte separatredovisats, men det är troligtvis förvaltningen för arbete och välfärd vilka hyr förvaltningslokaler hos xxxx som har det högsta hyresbeloppet till extern hyresvärd. 4) Processen samordning av lokalförsörjning lokaleffektivitet lokalflexibilitet I kommunchefens uppdrag och som en del av effektiviseringsåtgärder 2014 ingår en bättre lokalsamordning med hög lokaleffektivitet. (se även särskild redovisning av uppdrag Gula häftet) Med lokalkoordineringsfrågor menas i denna utredning Arbeta i enlighet med kommunens styrande inriktningar för långsiktigt hållbar lokalförsörjning i enlighet med Växjö kommuns varumärke Arbeta proaktivt, med god framförhållning och en kommunövergripande planering, grundad i kommunens tillväxt och verksamheternas lokalbehov En sammanhållen process i kommunen gällande behov av lokaler, prövning av behoven mot befintliga lokaler och att utveckla själva besluts och genomförandeprocessen (lokalsamordning, lokaleffektivitet och lokalflexibilitet) Samordning av verksamheter som kan samnyttja lokaler Bevaka uppsägningar mot föreliggande behov Sträva efter maximal verksamhets/medborgarnytta till lägsta kostnad där Växjö ska hålla hög lokalkvalitet och låga jämförande lokalkostnader Få långsiktig användning av nedlagda resurser, investeringar Stärka beställarkompetensen i alla faser av byggnation 5
Ett verksamhetsstöd (IT) med systematik, bevakning, kontroll och uppföljning behöver komma till stånd Från arbetsmiljösynpunkt ska lämpliga lokaler med ändamålsenlig utrustning tillhandahållas för både verksamhetslokaler och administrativa lokaler. 5) Styrkor och svagheter med nuvarande organisering I de semistrukturerade intervjuerna gällande styrkor och svagheter med nuvarande arbetssätt/organisering samt önskvärt framtida tillstånd framkommer följande gemensamma nämnare avseende styrkor och svagheter. Styrkor Verksamhetsbehoven står i centrum, därmed är verksamhetskunskap/hänsynstagande och lokalanskaffning optimerad utifrån sitt verksamhetsändamål Verksamheterna styr själva över behovsbedömningarna De förvaltningar som behöver mycket lokaler tvingas vara aktiva i sin lokalförsörjning Lokalansvarig är spindeln i nätet, när funktionen är känd och inarbetad Generellt sett relativt bra lokaler SoB har en genomarbetad lokalförsörjningsplan med viss långsiktighet uppdateras årligen En spets byggkompetens inom klf och hos de kommunala bolagen Bolagens förmåga att förhandla fram/upphandla förmånliga entreprenader Gula häftet hjälpt till med rutiner, roller och gränsdragningar Svagheter Olika förvaltningar har olika prioritet och kompetensen är splittrad och sårbar- ojämnt tillgodosedd Olika förvaltningar har olika kompetens inom lokalförsörjningsområdet Överblick, samordning och helhetssyn över kommunens alla lokaler saknas (lokalsamordning, lokaleffektivitet och lokalflexibilitet) Helhetssynen begränsar sig till förvaltningens område; lokalansvariga ensamfunktioner Lokalförsörjning är inget kärnområde för verksamheterna För många lokalbehov uppkommer ad hoc d v s när behovet redan finns Likvärdighetsperspektivet för brukare och medarbetare är svagt Någon övergripande lokalpolicy finns inte Lokalfrågana inte alltid en del av kärnuppdraget riskerar hamna i skymundan Överbelastat system där alla led och komponenter i processen inte är klarlagda med ansvar och befogenheter Lokalförsörjningsprocessen inte leanad - dragande d v s de planlagda behoven inte med från början, tendenser finns att vara brandkårsutryckningar och reaktivt förhållningssätt 6) Vad är det som behöver förbättras I en översiktlig problemformulering med olika intressenter framkommer följande: Hela processen med behovsaktualisering i tidigt skede Kopplingen till befolkningsprognoser och hur variationer uppstår/framträder Hur behoven av lokaler ska tillgodoses Bevakning av säkerhetsfrågor, tillgänglighet, brandskydd etc. Var går ansvaret för lokaler och vem tar ansvar för lokalens utrustning Största frågan är egentligen bostäder (arbete och väldfärd i viss mån omsorgen) Kopplingen till de kommunala bolagens kompetens och deras roll Effektiva byggprocesser avseende kvaliteter och ekonomi Kompetensfrågor för att arbeta med lokalfrågorna inom förvaltningarna ej säkerställd 6
Överblick av vilka objekt kommunen hyr, hyresvillkor och ändamål saknas Demografianslag i budgetprocessen ibland inklusive eller exklusive lokaler Ökad långsiktighet och hållbarhet i planeringen Ett proaktivt förhållningssätt istället för ett reaktivt, ad hoc arbete Högre förtroende mellan politik (beslutsfattare) och tjänstemän (utförare) 7) Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen ska ta det övergripande ansvaret för kommunens ledning och styrning, samt aktivt utöva sin uppsiktplikt. Kommunstyrelsen är enligt reglementet ansvarig för bostadsförsörjningsplaneringen och för den övergripande planeringen. Dessutom har kommunstyrelsen egen resurs en fastighetskoordinator, vilken föredrar lokal/byggnationsärenden som ska beslutas av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Dessa ärenden styrs av den beräknade investeringsvolymen, där kommunfullmäktigebeslut krävs för investeringar över 10 mkr. Vid lägre investeringar kan nämnderna själva besluta inom sin egen ram och fastighetskoordinatorn har då en mera uttalad konsultativ roll. Förväntningarna från den politiska ledningen (kommunstyrelsen) är att kommen har bra jämförelseunderlag och kan bygga till låga kostnader, samt att hela processen är kostnadseffektiv. Lokaler ska kunna vara flexibla d v s kunna användas för olika ändamål/behov i olika tider eller genom samnyttjanden. Underhållet ska vara bra och lokalkvaliteten ska hållas hög, med låg energiförbrukning och andra gröna värden. De senaste årens ryckighet i planeringen (förgävesprojekteringar akuta lokalbehov) är varken transparent eller långsiktig. Sammanfattningsvis en god långsiktig lokalförsörjning kostnadseffektiv och flexibel. Från nämnderna påtalas framförhållning och transparent planering där verksamhetsbehoven tillgodoses. Kommunstyrelsens uppdrag framgår av skrivningarna i budget 2014 (se sid 2) I den bästa av världar sammanfaller dessa utgångspunkter. 8) Tillväxtvärk - Växjö växer; snart 100 000 invånare Växjös tillväxt är en förutsättning för kommunens framgångar på många områden. I en stad med 100 000 invånare kommer behoven av bostäder och den därtill kopplade servicen att vara betydelsefull för hur väl Växjös medborgare kan ordna sina liv i vardagen. Den kommunala servicen och kvaliteten på verksamheten har avgörande betydelse i konkurrensen med andra tillväxtorter, regionens utveckling och framförallt Växjös attraktivitet för företag, organisationer och medborgare. Planeringsunderlagen (bl.a. befolkningsprognoserna) är väldigt betydelsefulla för hur den kommunala servicen ska formas. Det gäller både när nya bostadsområden planeras/etableras och när förtätning av staden sker. Befolkningsprognoserna kan vara både långsiktiga och ställa akuta/kortfristiga krav på servicen Även små förändringar/variationer i befolkningsutvecklingen får stora konsekvenser för hur servicen i form av förskolor, skolor och äldreboenden ska tillgodoses. Sammansättningen av olika upplåtelseformer och utformningen av boenden ger olika utfall i befolkningssunderlaget. Som ett väsentligt planeringsmomentum ska också flykting-/anhöriginvandringen ses. Liknande avvägningar måste göras kring kommunens förvaltningslokaler som för dess verksamhetslokaler riktade till medborgarna. 7