Skapa bokslutstransaktioner (kortperiodiska och årsbokslut) I programmet finns det möjlighet att skapa så kallade bokslutstransaktioner för att simulera olika utfall utan att behöva registrera transaktionerna som verifikationer i grundboken. Registrering sker helt oberoende av vad som händer i grundboken och kan ligga kvar mellan registreringstillfällena till dess att det kortperiodiska- eller årsbokslutet är klart. Du kan dessutom plocka bort transaktioner utan hänsyn till kronologi eller datumordning. Vill du läsa mer om bokslutstransaktioner i det nya grundboksutseendet, klicka här» Årsbokslutstransaktioner Dessa transaktioner lagras i verifikationsserie Y och du kan när du så önskar föra över dem till riktiga verifikationer i grundboken med hjälp av knappen Överför. Gå till menyn Bearbeta - Bokslutstransaktioner - Årsbokslut och du kommer till bilden nedan. (Affärssystem: Bearbeta - Redovisning - Årsbokslut). 1
Klickar du på Stäng lämnar du funktionen utan att det du registrerat sparas. Klickar du på Sök får du upp fälten Sök verifikation och Datum. I fälten skriver du in uppgifter för den verifikation som du vill titta närmare på. Klicka därefter på knappen Starta. Programmet lägger automatiskt till serie och prefix (om du valt att använda detta) vid sökning, Z om det gäller kortperiodiska och Y om det gäller årsbokslut. Programmet känner automatiskt av om det finns specifikt prefix på användaren. Har användaren fler än ett prefix tar programmet det första som finns hos användaren. Klickar du på knappen Skriv ut kommer den verifikation som visas i fönstret att skrivas ut på skrivare. Vill du se hur själva konteringen på en verifikation ser ut tar du fram önskad verifikation i fönstret och klickar på knappen Visa. Registreringsfönstret du får fram när du klickar på knappen Ny är nästan identisk med grundboksfönstret och följer nästan samma regler som finns beskrivna under menyn Bearbeta - Grundboksregistrering. Det som skiljer är att verifikationsdatumet alltid måste vara räkenskapsårets sista dag för att det ska gå att registrera och att beräknat resultat visas. När du klickar på Ny får du först en fråga om du vill se det beräknade resultatet innan du kommer till registreringsfönstret. Svarar du Ja kommer företagets beräknade resultat att visas som en information för att underlätta bokslutsarbetet och för att du ska se resultatet av gjorda bokslutssimuleringar. Knappen Spara, sparar de bokslutstransaktioner du registrerat, så att dessa ligger kvar till nästa gång du går in i funktionen. Transaktionerna påverkar dock inte förrän du väljer att överföra dem. Markera den transaktion som du vill ta bort och klicka därefter på knappen Ta bort. Innan transaktionen tas bort får du upp en ruta som meddelar vilken transaktion som kommer att tas bort. Skulle du av misstag markerat fel transaktion klickar du på Avbryt annars godkänner du med OK. 2
Det är enbart transaktioner för årsbokslut i serien Y som kan föras över till verifikationer. Markera de transaktioner du vill föra över och klicka på knappen Överför. Observera att bokslutstransaktioner (serie Y) inte kommer med vid en SIE-export. Kortperiodiska bokslutstransaktioner Kortperiodiska transaktioner kan registreras på vilket datum som helst under räkenskapsåret och transaktionerna kan ligga kvar medan den löpande registreringen i grundboken pågår. I rapporterna, inklusive bokslutstransaktioner, tas enbart med de transaktioner som finns med i den aktuella månaden. Finns det transaktioner i januari, februari och mars och du vill analysera resultatet i mars, kommer enbart mars månads transaktioner med. Det innebär att om du låter dina transaktioner ligga kvar under året kan du alltid i efterskott återskapa dina kortperiodiska bokslutsrapporter. Kortperiodiska transaktioner (Z-transaktioner) kan aldrig överföras till att bli verifikationer i grundboken på samma sätt som Y-transaktionerna (årsbokslut). Det finns dock för dessa, precis som för alla andra verifikationer, en möjlighet att kopiera dem under grundboksregistrering. På så sätt kan du använda dem igen i grundboksarbetet. Gå till menyn Bearbeta - Bokslutstransaktioner - Kortperiodiska (Affärssystem: Bearbeta - Redovisning - Kortperiodiska) och du kommer till bilden nedan. Programmet lägger automatiskt till serie och prefix (om du valt att använda detta) vid sökning, Z om det gäller kortperiodiska och Y om det gäller årsbokslut. Programmet känner automatiskt av om det finns specifikt prefix på användaren. Har användaren fler än ett prefix tar programmet det första som finns hos användaren. Kortperiodiska bokslutstransaktioner räknas inte med när du överför värden från föregående räkenskapsår till en ny budget. 3
Vid registrering av kortperiodiska bokslutstransaktioner gäller samma regler och förklaringar som för Grundboksregistrering och Bokslutstransaktioner - Årsbokslut. Observera att kortperiodiska bokslutstransaktioner (serie Z) inte kommer med vid en SIE-export. Skriva ut rapporter med bokslutstransaktioner För att få med bokslutstransaktioner på rapporter gör du enligt beskrivningen nedan, i exemplet visar vi balansrapporten men du kan välja detta i flera av redovisningsrapporterna. För att kortperiodiska transaktioner skall komma med på rapporten måste datumurvalet vara begränsat till endast den månad som du har registrerat transaktionen i till exempel 20XX-05-01 - 20XX-05-31. Tar du ut rapporten för flera månader exempelvis 20XX-04-01 - 20XX-05-31 så kommer inte dessa transaktioner med i rapporten. 4
5