Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning

Transkript

1 Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning En pålitlig hantering av ekonomiska transaktioner Den ekonomiska utmaningen Alla som bedriver affärsverksamhet vet att det är en utmaning i sig att få alla siffror rätt. Vare sig det är varje månad, kvartalsvis eller årsvis så är det mängder av data och transaktioner som skall sammanställas. I och med förslaget om slopad revisionsplikt för de flesta företag så kommer det att ställas ännu högre krav på dig som ekonom. Med Hogias kvalitetssäkrade redovisning kan du känna dig extra trygg eftersom du vet att du lämnar ifrån dig korrekta uppgifter till myndigheter, närmsta chef och företagets ledning. Hogia har arbetat med redovisningssystem i 28 år och har mängder av erfarenhet i bagaget. Kvalitetsanalys av redovisning är något som de flesta revisionsbyråer har ägnat sig åt under nästan lika många år och de har använt analysverktyg från Hogia. Man kan säga att de har hjälpt oss i det omfattande arbetet med att finslipa kvalitetssäkringen, som vi nu gör tillgängligt för alla Sveriges företag. De hittar mängder av felaktigheter i samband med granskning och revision hos sina klienter. Det kan vara felaktig momsredovisning, haltande transaktioner eller hål i verifikationsserier. Med en slopad revisionsplikt kommer felen troligtvis inte att upptäckas förrän det är för sent och det kan stå ditt företag dyrt. Risken för fel är extra stor under vissa omständigheter. Branschorganisationen FAR/SRS konstaterar att vissa områden i redovisningen kräver större uppmärksamhet. Indikationerna på högre risk kan vara: Stor omsättning av personal på ledande befattningar. Företaget hanterar kontanter i större omfattning. Företagets interna kontroll är bristfällig. Bruttovinsten varierar mycket.

2 Revisionsplikten försvinner? En utredning föreslår att revisionsplikten ska försvinna för de flesta företag. Endast börsnoterade företag och finansbolag samt företag som uppfyller mer än ett av följande villkor ska omfattas av revisionsplikt: mer än 83 miljoner kr i omsättning mer än 41,5 miljoner kr i balansomslutning fler än 50 anställda Ovanstående förutsättningar gäller ca 4 % av Sveriges företag, vilket innebär att revisionsplikten försvinner för 96 % av alla företag. Utredningen föreslår att de nya bestämmelserna ska träda i kraft den 1 juli Löpande redovisning Hogias Redovisning är kärnan i programmet där det löpande grundboksarbetet sker. Det är här all ekonomisk information sammanställs och bearbetas. Räkenskapsår Programmet hanterar obegränsat antal räkenskapsår, vilket innebär att du kan ta fram rapporter och göra jämförelser på valfri data för samtliga år. Du kan ha två räkenskapsår öppna samtidigt för att kunna starta det nya årets bokföring parallellt med bokslutsarbetet. Detta är en stor fördel eftersom stressen på så vis minskar väsentligt vid årsskiftet. Programmet innehåller en fullständig budgetrutin med index, möjlighet att låsa budget och att kopiera budgeten från föregående år. Budgeten kan avse hela företaget eller en resultatenhet och kan läggas upp för både resultat- och balansräkning. Genom att registrera bokslutstransaktioner kan du simulera olika utfall utan att behöva registrera verifikationerna i grundboken. Kvartals- och månadsbokslut skapas snabbt och effektivt. Kontoplan För att du enkelt ska komma igång följer BAS-kontoplanen med programmet. Vill du justera kontoplanen eller bygga en egen går det också bra. Kontoplanen är komplett med moms- och SRU koder. Elektronisk skattedeklaration (eskd) för momsdeklaration kan göras i samband med momsredovisningen. Momsrapporten i programmet är en exakt kopia av skattedeklarationsblanketten, vilket gör rapporten lätt att tyda och läsa. Kontering Återkommande konteringar hanteras med hjälp av något av de många automatkonterings-alternativen. På samma sätt periodiseras kostnader och intäkter med lätthet, t ex hyror. Du kan själv skapa fördelningsmallar för detta. Det finns även en inbyggd konteringshjälp. Plustecknet kan med fördel användas för repetitioner av olika slag i konteringsarbetet och eftersom du kan ha flera fönster öppna samtidigt kan du enkelt söka fram en verifikation under pågående registrering. Lättaste sättet att spara en verifikation är genom,(kommatecken) Enter. Varför då... jo för att kommat ligger bredvid Enter på det numeriska tangentbordet, det ger en snabb, effektiv och musfri registrering. Du kan ha i stort sett obegränsat antal verifikationsserier för att möta högt ställda krav på detaljerad uppföljning. För att spara tid finns det sökfunktion på kontospecifikation, nummer, text, belopp och datum och du kan även spåra rättade verifikationer. Rapportcentralen Rapportcentralen innehåller ett stort antal rapporter, som t ex balans- och resultatrapport, momsrapport, verifikationslista, behandlingshistorik och kontoutdrag. Rapporterna kan du skriva ut eller skicka via e-post, krypterade om du så vill, i flera olika format bl a txt-, pdf-, rtf- och html-format. Urvalsmöjligheterna är mycket stora och drill-down finns i de flesta rapporter vilket gör att du kan få detaljerad information om underliggande data i en sammanställning.

3 Kvalitetssäkring och kontroll När det är dags att kontrollera och kvalitetssäkra redovisningen kan du enkelt navigera runt i bokföringen och du slipper att leta manuellt efter uppgifter på olika ställen. Kvalitetsanalysen hjälper dig med både avstämning, granskning och felsökning. Den är ett effektivt arbetsredskap som hjälper dig och som gör att du sparar värdefull avstämningstid. Avstämning I momsrapporten gör du enkelt en kontroll på att utgående moms är rätt upptagen mot försäljningen. Du får också en kontroll på att redovisat belopp överensstämmer mot betalning. På samma sätt kan du stämma av lönekostnader och personalskatt. Det finns även en periodrapport där du kan stämma av planenliga avskrivningar och få en överblick över att alla automatkonteringar och månatliga händelser kommit med. Felsökning Granskning Du kan välja mellan att ställa några av de standardfrågor som finns i analysen eller att skapa egna frågor med de befintliga frågorna som grund t ex med dina relevanta Konton, Resultatenheter och Belopp. Flera frågor är anpassade för att kontrollera skatter och avgifter. Om du t ex ställer frågan Felaktig ingående moms kan kvalitetsanalysen hjälpa dig att ta fram alla eventuella transaktioner där momsen inte uppgår till rätt procent av kostnaden. Granskningen görs med ett enda klick. Med kvalitetssäkrad redovisning kan du dessutom enkelt hitta transaktioner som gett upphov till saknade, dubbla eller haltande verifikationsnummer. Ofta är det svårt att med blotta ögat se vad som har blivit fel i bokföringen. Kvalitetsanalysen söker igenom hela bokföringen för att hitta ovanliga kombinationer, onormala transaktioner och annat som kan tyda på fel. Du får lätt fram eventuella inventarier som felaktigt bokförts som förbrukningsinventarier eller tvärtom. Ekonomen kan enkelt genomföra kvalitetsanalysen via fördefinierade frågor och kontroller.

4 Enkelt och säkert Med hjälp av Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning skapar du en enhetlig och tydlig process i arbetet med den löpande redovisningen. Den stora vinsten är en högre säkerhet och kvaliteten på arbetet ökar genom att den manuella granskning och felsökningen försvinner. Som ekonom är det oerhört skönt att veta att man har gjort rätt och nu kan du kontrollera materialet med en egen revisorshatt innan du lämnar det vidare. Missförstå oss nu inte - revisorshatten i sig betyder inte att det är svårt att göra kvalitetsanalysen. De fördefinierade frågorna är ett fullgott och enkelt stöd för dig som användare. Våra egna ekonomer på Hogia är inga revisorer, men de använder kvalitetsanalysen för att dubbelkolla sig själva och sitt material och de har alltid en bra maggropskänsla när månadsrapporteringen skall lämnas in. Skaffa dig en bra maggropskänsla du också genom att börja använda Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning!

5 Bokslut förenklar ditt årsskifte Att göra ett årsbokslut handlar om att avsluta den löpande bokföringen för ett räkenskapsår. Med det menas att man sammanställer alla transaktioner under året samt gör s k bokslutsdispositioner, t ex fonderar medel i skatteutjämningsreserver, periodiseringsfonder m m och redovisar den sammanställda informationen i en balans- och resultaträkning för räkenskapsåret. Ett årsbokslut skall enligt bokföringslagen innehålla balansräkning, resultaträkning samt vissa tilläggsupplysningar i form av noter. Logisk arbetsgång Med en kvalitetssäkrad redovisning i grunden finns alla förutsättningar för ett smidigt årsbokslut. Siffrorna i din löpande redovisning skall givetvis återspegla det som hänt i verksamheten. En strukturerad och bra redovisning underlättar arbetet med årsbokslutet avsevärt. Om du dessutom regelbundet gör avstämningar och kontroller på din löpande redovisning med hjälp av kvalitetsanalysen så är du säker på ett korrekt underlag när du skall stänga ditt räkenskapsår. Via bokslutsprocessen i programmet säkerställer du att alla viktiga moment genomförs och bokslutskontrollfrågorna minimerar risken för att viktiga arbetsmoment glöms bort. En tydlig arbetsgång i programmet vägleder dig genom hela bokslutet. De mallar och dokument som behövs för bokslutsarbetet finns i programmet. En stor fördel är att dessa alltid är uppdaterade efter förändringar i lagar och rekommendationer. I bokslutspecifikationer upprättar du kontospecifikationer och får blankett- och beräkningsstöd för t ex skatter, avskrivningar och upplupen löneskatt. Inventarieregistret är väl integrerat och förser bokslutsspecifikationerna med alla nödvändiga uppgifter. Navigeringslistan ger dig dessutom en snabb överblick över var du befinner dig i processen. Du som ekonom har skött den löpande redovisningen under året och känner till företagets ekonomi i detalj, vilket är en stor fördel när du skall upprätta bokslutet. Det ger dig också en större flexibilitet då du kan ta ut periodbokslut utan att vara beroende av insatser från en byrå. Företaget får helt enkelt en bättre och mer lättillgänglig ekonomistyrning om du har kontroll själv. Med Hogia Bokslut är det enkelt att ta fram ett professionellt bokslut och upprätta en årsredovisning. Årsredovisningen är mer omfattande än själva bokslutet. Balans och resultaträkning finns givetvis med enligt en särskild uppställningsform. Jämförelsesiffror ska presenteras från året innan. Det ska dessutom finnas en förvaltningsberättelse där man lämnar en beskrivning av verksamheten och vissa händelser under året. Det ska också lämnas tilläggsupplysningar i form av noter. Även av vissa noter ska jämförelsesiffror framgå. Kontrollfrågor kvalitetssäkrar I Hogia Bokslut används så kallade samband för att definiera relationen mellan olika konton och rader, exempelvis vilka som ska visas på en bilaga eller vilka som ska summeras till en rad i årsredovisningen. Eftersom samma samband används för programmets olika delar kan du vara trygg med att olika rapporter alltid överensstämmer. Du sparar också mycket tid genom att ändringar bara behöver göras på ett ställe. I bokslutsprocessen dokumenteras själva bokslutsarbetet. Du kan importera mallar för bokslutskontrollfrågor och även anpassa dessa för ditt företag. Kontrollfrågorna hjälper dig att kvalitetssäkra ditt arbete så att du är säker på att du gör rätt. Det finns färdiga rapporter för att skriva ut årsredovisningsbilagor, arbetsblad m m. Du kan välja mellan färdiga rapporter eller skapa egna. Du får en fullständig dokumentation av ditt bokslut vilket givetvis är bra för din egen skull men det är också något som besparar revisorerna mycket tid och färre timmar debiteras för revision. Arbetar du sena kvällar och nätter i bokslutstider? Det finns effektiva verktyg som gör att du kan gå hem i tid.

6 Hogia Bokslut tillsammans med Hogia Ekonomi Bokslutsspecifikationerna i sig genererar transaktioner som med fördel kan återföras till Hogias ekonomisystem. Där blir de verifikationer direkt eller årsboksslutstransaktioner, eftersom du kan välja vilken verifikationsserie dessa skall hamna i. Årsbokslutstransaktioner lagras i verifikationsserie Y och du kan föra över dem till riktiga verifikationer i grundboken när du så önskar. Registreringsbilden för bokslutstransaktioner är närmast identisk med grundbokens och följer i stort sett samma regler. Det som skiljer är att verifikationsdatum alltid måste vara räkenskapsårets sista dag. Själva bokslutsarbetet underlättas av att företagets beräknade resultat kan visas som en information och du kan se effekten av gjorda bokslutssimuleringar genom att skriva ut resultat- och balansrapporter med gjorda bokslutstransaktioner. Det är alltså en klar fördel att använda Hogias kompletta lösning för ditt ekonomiarbete. När bokslutet är färdigt är årsredo visningen i princip klar Programmet innehåller årsredovisningsmallar som uppdateras löpande efter förändringar i lagar och rekommendationer. Eftersom mallarna är länkade mot sambandet och övrig information, via s k dynamiska länkar, är årsredovisningen till största delen klar när du öppnar den. Alla ändringar i Hogia Bokslut slår per automatik igenom i årsredovisningen och du slipper göra tidsödande exporter eller manuella justeringar. Det är styrelsen som ansvarar för årsredovisningen oavsett om man gör den själv eller låter någon annan göra den. En årsredovisning skall, till skillnad från ett årsbokslut, offentliggöras hos Bolagsverket. Årsredovisningen är i praktiken klar när bokslutet är genomfört och du har allt samlat på ett och samma ställe.

7 Koncernredovisning för snabb konsolidering Hogia Koncern är integrerat med Hogia Bokslut och hjälper dig i processen att skapa koncernredovisning, koncernårsredovisning och periodbokslut för koncernen. Det är oftast en komplex process förenat med mycket manuellt arbete. Med Hogia Koncernredovisning kan du snabbt slå ihop bolag i en koncern, få kontroll på alla interna mellanhavanden och ta fram ett koncernbokslut. Programmet hanterar både utländska dotterbolag med skilda valutor och minoritetsintressen med automatik och du får även stöd att upprätta periodbokslut för koncernen. Det ger dig även möjlighet att på ett enkelt sätt kontrollera likvida medel för koncernen. Enkelheten ger snabb överblick och kontroll I Hogia Koncernredovisning behöver du bara lägga in uppgifterna en gång. Från första verifikationen i det enskilda dotterbolaget till färdigställandet av koncernens årsredovisning finns det en fullständig integration med Hogias ekonomi- och affärssystem. Olika kontoplaner hanteras enkelt utan konverteringar - allt konsolideras i en råbalans i den koncernmatris som skapas. En ändring i ett dotterbolag uppdateras med ett klick i koncernmatrisen. Om boksluten i dotterbolagen upprättas av olika personer på olika platser så finns det en smart export-/importfunktion som effektiviserar arbetet. Dessutom finns hantering för omräkning av dotterbolags lokala valutor till svenska kronor. För företagsledningen innebär det snabbare underlag, både vad gäller de enskilda bolagens resultat och för koncernen som helhet. Periodbokslut för ytterligare kontroll Om du vill göra periodbokslut för koncernen så finns det givetvis även stöd för detta. Du kan när som helst, utan att vara beroende av ditt ombud, upprätta periodbokslut för att kontrollera resultat, ställning eller hur mycket likvida medel som finns i koncernen vid en bestämd tidpunkt. De specifikationer som du använt för årsbokslutet eller föregående år kan du välja att kopiera och återanvända. Arbeta effektivt med elimineringarna Det mest arbetskrävande momentet i samband med en koncernredovisning är att spåra de interna transaktionerna, d v s att göra elimineringar så att dessa transaktioner inte påverkar resultatet. Elimineringar görs i koncernspecifikationer, som har tre funktioner: dokumentation, verifikation och ifyllnadshjälp. Detta minimerar bl a risken för fel som orsakas av den mänskliga faktorn, när siffror förs över felaktigt från ett ställe till ett annat. Koncernspecifikationerna är anpassade efter elimineringstyp (t ex intern försäljning eller intern konsultation) på ett pedagogiskt sätt. Det gör att det svåra arbetet med att upprätta koncernredovisning går snabbt och enkelt. Mia Goksöyr, koncernekonom på Hogia Programmet gör koncernbokslutet snabbare och enklare. Dessutom minimeras det manuella arbetet. Alla elimineringar och koncernbolag visas i koncernmatrisen i kolumner, vilket underlättar översikten. Det finns automatiska funktioner för att eliminera obeskattade reserver, minoritetsintresse och utländska dotterbolag. Årsredovisningen är kopplad till koncernmatrisen via aktiva länkar och det mesta är ifyllt när du öppnar den. Full flexibilitet De flesta uppgifter är länkade automatiskt, men du har stora möjligheter att anpassa årsredovisningen efter eget tycke och smak. För att färdigställa koncernredovisningen bör du också stämma av koncernens egna kapital och beräkna fritt eget kapital. I programmet finns det specifikationer som hjälper dig med detta. Du känner ditt företag bäst även om du tar hjälp av ombud och det finns konsultarvoden att spara om du delvis arbetar själv med koncernbokslutet. Med en knapptryckning kan du dessutom få hela årsredovisningen på engelska om du så önskar. november 2008