1 (6) Projektplan: SLU-PUB- projektet Förslagsställare: Snorre Rufelt * Projektledare: Staffan Parnell * Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 2010-06-13 1. Bakgrund och motiv Vetenskaplig publicering tillhör ett universitets centrala uppgifter. Bibliografisk kontroll över denna kärnverksamhet är därför av högsta vikt. Ulf Sandström uppskattar bortfallet i rapporteringen för några ledande svenska universitets nuvarande publicerings-databaser till 30% - utöver SLU talar han om UmU, UU, LiUoch CTH 1. Den materialtyp han testat är vetenskapliga artiklar och källan han jämför med är ISI/WoS. Täckningsgraden för andra publikationstyper torde vara betydligt lägre eftersom det sällan finns några ekonomiska incitament att rapportera dessa. Bibliometridelen i KON-utvärderingen tydliggjorde för alla berörda att det vid SLU inte finns en tillfredsställande bibliografisk kontroll över universitetets publicering 2. Som ett resultat av det och inom ramen för det samarbete inom bibliometriområdet mellan SLU-biblioteket och Ledningskansliet har ett projekt avseende en ny och bättre publikationsdatabas initierats. 2. Syfte - nytta med projektet En ny publikationsdatabas ska på ett flexibelt sätt kunna leverera korrekt och fullständig bibliografisk data över SLUs publicering till olika intressenter inom och utom SLU för olika syften och behov. Det gäller såväl idag kända behov som ännu okända framtida behov. Systemet ska så långt möjligt ge stöd till upphovsmännens registrering av publikationer med externa, professionellt genererade bibliografiska poster. Upphovsmännens roll ska så långt möjligt begränsas till verifiering av posternas bibliografiska innehåll och därmed göra en sammankoppling mellan dessa metadata och den egna SLU-identiteten. En sådan modell avlastar SLU-författare manuellt arbete samtidigt som det bidrar till att höja kvalitén på ingående data i systemet. Detta är synnerligen viktigt dels för att uppnå en god bibliografisk kontroll av SLU-publiceringen för SLU:s egna uppföljningsbehov och dels för att SLU ska 1 Sandström, U & Sandström, E; The field factor: towards a metric for academic institutions, Research Evaluation, 18(3), p 243-250 2 I en intern (preliminär) SLU-rapport över KON fastslås att: SLU needs to develop a comprehensive bibliographic database ( ) for bibliometric analysis of scientific publications ( ) The database should also cover other types of publications ( ) e.g. reports, popular articles.
2 (6) kunna leverera korrekt data till det nationella SWEPUB-systemet vilket kommer att aggregera publiceringsdata för svenska lärosäten på nationell nivå. SWEPUB kan komma att användas för att ge underlag till det framtida statliga medelsfördelningssystemet 3. Mål - resultat av projektet När SLU-PUB projektet levererats ska bl.a dessa viktiga mål vara uppfyllda: - Universitetsledningen, fakulteter och andra intressenter kan ur systemet få data som är användbar i kontinuerlig uppföljning och utvärdering av universitetets vetenskapliga publicering - Systemet kan leverera fullständig bibliografisk metadata enligt specifikation till det nationella SWEPUB-projektet - SLU-webb kan få bibliografisk data för exponering på institutionshemsidor etc. - Systemet kan leverera totalsummor över SLUs publicering till vp/vb mm - Systemet kan importera metadata från externa bibliografiska källor - Systemet stödjer sammankoppling av SLU-identiteter med de importerade bibliografiska posterna - Systemet tillåter manuell inmatning av bibliografisk data - Systemet tillåter enskilda forskare att följa användningen av sin publicering i termer av olika metrics (citering, nedladdning ). - Systemet är sömlöst integrerat med SLUBs e-publiceringsplattform och erbjuda enkla arbetsflöden för författare och SLUBs redaktörer För att uppnå detta krävs utöver ett väl fungerande tekniskt system att SLUBs redaktörer kan säkra kvalitén på posterna i systemet samt att systemet kan repliera på pålitlig och relevant persondata för SLUs anställda 4. * Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Projektet är helt beroende av korrekt persondata över SLU-anställda. Även i det avseendet avslöjade KON-processen betydande brister inom SLU. Systemet måste t.ex. ha tillgång till en fullständig bild av de anställdas institutionella hemvist över tid - något som inte finns idag. För att underlätta automatiska utsökningsmetoder ur externa bibliografiska tjänster måste posterna i personalsystemet också kompletteras med kända namnvarianter (annat efternamn pga giftermål, efternamn +en eller flera initialer, efternamn utan svenska tecken etc) under vilka författaren förekommer i dessa tjänster. Då ett pågående SLU-projekt (SLUID/medreg) redan tacklar vissa av dessa frågor kommer SLU-PUB att samråda med samt föreslå kompletterande data som bör finnas i posterna för ett medarbetarregister. Detta projekt ligger något före SLU-PUB i tiden
3 (6) och planeras vara avslutat under första kvartalet 2011. SLU-PUB har inbjudits och accepterat att ingå i projektets referensgrupp under hösten 2010. SLU-PUB kommer vidare att ha ett nära samarbete med SLU-bibliotekets e-publiceringsgrupp. Dess plattform Epsilon kommer vid behov att anpassas och utvecklas i samarbete. Projektet kommer också att ha ett nära samarbete med projektledningen för SWEPUB och liknande projekt vid olika lärosäten. Projektledaren för SLU-PUB sitter också med i SUHFs Forum för bibliotekschefers arbetsgrupp för bibliometri och kan där stämma av olika bibliometriska spörsmål, SWEPUB frågor mm med kollegor från andra lärosäten. 5. Kritiska faktorer De mest kritiska faktorerna för ett framgångsrikt genomförande av SLU-PUB rör upphandlingsprocessen och att vi väljer en bra leverantör med ett bra system. Om upphandlingen blir föremål för en överprövning kan implementeringen fördröjas och om det finns formella fel i processen domstolsbeslut framtvinga att den görs om. Framtagandet av ett bra underlag i form av en kravspecifikation med väl avvägda skall och bör krav är därför en prioriterad uppgift. I implementeringsfasen krävs en integration av flera SLU-interna system med det valda systemet. Det är viktigt att IT-enhetens insatser i den här fasen kan ske när de behövs så att inga flaskhalsar uppstår. Viktigt är också att vid idriftssättningen ha etablerat nödvändiga dataflöden till/från externa system. Kopplingarna till SWEPUB och kraven på leverans dit sätter extra tryck då SLU idag är ett av två svenska lärosäten som inte levererar data dit. Ur riskbedömningsperspektiv är det dock positivt att SWEPUB kommit in i skarp drift då det minskar risken för förändringar i metadatamodellen mm som ställer krav på anpassning av SLU-PUB under projektets gång. Helt avgörande för att kvalitetsmålen avseende fullständig täckning av SLUs publicering i databasen ska uppnås är att incitamentsstrukturen för publikationsregistrering ses över så att medel i någon form utfaller för samtliga publikationstyper. 6. Genomförande En marknadsöversikt tas fram utifrån en kravspecifikation. Val av leverantör sker i form av en öppen upphandling. Ett underlag för upphandlingen i form av en kravspecifikation tas fram inom projektet. Upphandlingen utgör ett projekt i sig under ledning av SLUs upphandlingsenhet. När en leverantör slutligt utsetts blir implementeringen ett gemensamt projekt mellan leverantör och SLU. Möjligen behöver SLU-PUBs projektgrupp kompletteras med representant från SLU IT under
4 (6) den fasen. Program som hanterar dataflöden och konvertering av data från Epsilon oa, externa tjänster liksom export till SLUs webb tas fram i samarbete mellan SLUB och vald leverantör i denna fas. 7. Tidsplan Eftersom projektet i sin nuvarande form innefattar en upphandlingsprocess och i förlängningen en extern leverantör är det mycket svårt att i dagsläget ge en mer exakt tidsplan. En marknadsöversikt genomförs under perioden mars-maj 2010. SLU-PUBs styrgrupp tar ett beslut om upphandling 2010-06-03. Ett möte med Upphandlingsenheten genomförs 2010-06-14. Arbetet med ett underlag för upphandling i form av en kravspecifikation påbörjas i början av juni 2010. Upphandlingsunderlaget överlämnas till Upphandlingsenheten i v 33. Därefter tar en öppen upphandling med annonsering vid. Enligt uppskattning från Upphandlingsenheten tar en sådan process normalt 18 v. Val av leverantör bör vara klart i slutet av januari eller början av februari 2011. Om ingen överprövning sker vidtar ett implementeringsprojekt i samarbete med vald leverantör fr.o.m. februari 2011. De leverantörer som kontaktades under marknadsundersökningsfasen uppgav att en normal tid för implementering ligger på ca tre månader. En detaljerad tidsplan för implementering kommer att tas fram i samarbete med vald leverantörs projektorganisation. Leveranstester mm och därefter projektets avslutning och systemets idritssättning bör i så fall kunna ligga i slutet av maj 2011 (se bil.).statusrapporter kommer att levereras till Styrgruppen inför planerade möten och om oväntade omständigheter kräver det kommer information att förmedlas däremellan. En mötesplan kommer att göras upp i samråd med Styrgruppen. Utöver det kan det också bli aktuellt att (om intresse finns) under projektets gång då och då rapportera till rektors ledningsråd. 8. Projektorganisation Uppdragsgivare: Ulf Heyman Styrgrupp: Snorre Rufelt, Daniel Gillberg, Ulf Magnusson Projektledare: Staffan Parnell (SLUB) Projektgrupp: Bruno Johnsson, Urban Ericsson, Per Åkerlund, Olof Ingesson, Krister Ågren 9. Resurser och budget En preliminär skattning av SLU-arbetstid i projektet:
5 (6) SLU-biblioteket 1200 timmar Ledningskansliet 100 timmar IT-enheten 100 timmar (á 600 SEK) En preliminär skattning av kostnaden för systemet: Kostnaderna för själva systemet (inköp, drift, support) avgörs av utfallet av upphandlingen. Ungefärliga (och till intet förpliktigande) siffror togs in från några potentiella leverantörer i marknadsundersökningen. Det gav vid handen att de årliga kostnaderna (inklusive inköp) utslagna på en femårsperiod kommer att ligga på ca 300.000 SEK. Till detta kommer ännu okända kostnader för konvertering/migrering av befintlig data i den nuvarande publikationsdatabasen samt kostnader hos leverantören för lokala anpassningar till SLUs IT-miljö mm. Det bör också noteras att några av de aktuella systemen är modulärt uppbyggda och att det kan framkomma behov av att komplettera modulerna för publikationsregistrering med andra moduler vilket i så fall driver upp kostnaden. Först när formella offerter från intresserade leverantörer föreligger kan en mer exakt bedömning av kostnaderna göras. Såväl Uppdragsgivaren som Styrgruppen har framhållit att givet publikationsdatabasens viktiga roll i uppföljning mm inom universitetet är priset för systemet inte en avgör fråga och kommer därför inte att tillmätas avgörande betydelse i upphandlingen. Kostnader för kvalitetskontroll i systemet: Manuell kvalitetskontroll av posterna i ett universitets publikationsdatabas är mycket viktig och tillämpas på samtliga lärosäten som projektet tillfrågat. De årliga kostnaderna för den kvalitetskontroll av posterna som förs in i systemet bedöms av projektet - för ett lärosäte med SLUs omfattande publicering - motsvara två heltidstjänster (bibliotekarier). 10. * Kommunikation/ förankring under och efter projektet En kommunikationsplan kommer att tas fram av projektgruppen. SLU-PUB är i praktiken ett tredelat projekt. Fas 1 är marknadsundersökning och framtagande av ett upphandlingsunderlag. Fas 2 är själva upphandlingen och fas 3 är implementeringen. Planeringen av kommunikation in och ut från projektet måste utgå ifrån detta faktum. - Projektet kommer att sprida mer allmän information om syfte, tidsplan mm i slutet av fas 1. - Kommunikationen under fas 2 kommer att betingas av den sekretess som råder under upphandlingsprocessen. Enbart information av mer generell natur kan lämnas under den perioden. - Mycket omfattande informationsinsatser kommer att krävas i samband med att systemet ska testas och sättas i drift under och efter fas 3
6 (6) Beträffande förankring och inhämtande av specifika önskemål från intressenter kommer det att ske på olika sätt under projektets gång. Kontakter kommer att tas med ett antal referenspersoner som på olika sätt är särskilt berörda av projektets utfall. Där så är möjligt kommer projektgruppen att på motsvarande sätt medverka i referensgrupper etc. för parallella projekt (se ovan). Såväl styrgruppen som projektgruppen är sammansatt av representanter för avnämare av projektet. Självfallet förväntas medlemmarna i projektorganisationen sprida information och inhämta synpunkter i de organisationer och nätverk där man verkar. 11. * Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum