INKÖP 1
Innehållsförteckning 1. Leverantörsregister... 3 2. Betalningsvillkor... 7 3. Inköpare... 9 4. Inköpsoffert... 10 5. Inköpsavropsorder... 14 5.1 Skapa order från avrop... 15 6. Konvertera offert till order... 16 7. Versionshantering av offert/order... 17 8. Inköpsorder... 20 9. Inköpsförslag... 25 10. Inleverans av order... 28 11. Fakturera inköpsorder... 29 12. Inköpsfaktura utan inköpsorder... 31 13. Inköpsreturorder... 36 14. Inköpskreditnota... 40 2
1. Leverantörsregister Hitta funktionen: Avdelningar-> Ekonomihantering > Leverantörsreskontra -> Leverantörer Använda funktionen: För att lägga upp en ny leverantör klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Ett fönster med det nya leverantörskortet öppnas. Tryck Enter för att tilldela leverantören ett nummer. 3
Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Nr Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Landkod Spärrad Fältet tilldelas ett ledigt nummer från nummerserien när man trycker Enter i fältet Ange leverantörens namn Ange leverantörens adress Ytterligare fält för leverantörens adress Leverantörens postnr Leverantörens ort Lämnas blankt för svenska leverantörer. För utländska leverantörer anger man land. Välj mellan: Blank ingen spärr Betalning spärrar endast betalningar Alla spärrar alla aktiviteter på leverantören. 4
Fältförklaring fliken Fakturering: Fält Betalningsleverantörsnr Gen. rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Leverantörsbokföringsmall Om en leverantör säljer sina fakturor till ett factoringbolag som ska ta emot betalningen måste betalningsmottagaren läggas upp som en leverantör. Sedan anges betalningsmottagarens leverantörsnr i detta fält. Om leverantören hanterar sina fakturor själv lämnas detta fält blankt. Ange den generella rörelsebokföringmall som ska användas för leverantören. Den generella rörelsebokföringsmallen används för att styra konteringar till redovisningen. Ange den moms rörelsebokföringsmall som ska användas för leverantören. Moms rörelsebokföringsmallen styr kontering av moms vid inköp och försäljning. Ange den leverantörsbokföringsmall som ska användas för leverantören. Leverantörsbokföringsmallen styr bl. a. konteringen av leverantörsskulder till redovisningen. Fältförklaring fliken Betalningar: 5
Fält Betalningsvillkorskod Prioritet Ange det betalningsvillkor som ska gälla för leverantören Här kan du skriva in ett nummer som motsvarar leverantörens prioritet. Fältet prioritet kan användas om du har ett begränsat belopp för betalningar. Då kan du tilldela varje leverantör en prioritet: 0 = ingen prioritet 1 = de viktigaste leverantörerna 2 = de näst viktigaste leverantörerna Osv. När man kör sitt utbetalningsförslag så prioriteras betalningarna efter värdet i detta fält. Betalningssätt Ange vilken betalningsforms om ska användas för leverantören. Välj mellan: Check check skickas till leverantören Konto Pengar sätts in på leverantörens konto Postväxel Utbetalningskort skickas till leverantören. OBS! gäller endast vid betalningar via PG Utrikes Dessutom ska du kontrollera att du har angivit en korrekt lands-/regionkod för leverantören på fliken Allmänt. Koden måste följa ISO-standarden. Valutakoden på fliken Utlandshandel måste anges för andra valutor än basvalutan. Valutakoden ska följa ISO-standarden. Behöver du en förteckning för ISO-standarden för landkoder och valutakoder kontaktar du din bank. Fältförklaring fliken Inleverans: Fält 6
Lagerställekod Leveransvillkorskod Ledtidsberäkning Ange det lagerställe som du vill använda som standard för denna leverantör. Ange det leveransvillkorskod som du vill använda som standard för denna leverantör. I detta fält kan du ange den tid det tar från beställning till dess att leverantören skickar leveransen. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fält Valutakod Språkkod Momsregistreringsnr Ange den valutakod som gäller för leverantören. För SEK lämnas fältet blankt. Ange det språk som önskas på utgående dokument till leverantören. För svenska lämnas fältet blankt. Ange momsregistreringsnr eller organisationsnr till leverantören. 2. Betalningsvillkor Betalningsvillkoren är gemensamma för kunder och leverantörer. Hitta funktionen: Avdelningar -> Försäljning och marknadsföring -> Orderbearbetning -> Administration -> Inställningar -> Betalningsvillkor Använda funktionen: För att lägga upp ett betalningsvillkor klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. 7
Fält Kod Förfallodatumformel Ange den kod du vill använda för villkoret. Här anger du en formel som talar om för programmet hur beräkning av förfallodatum ska göras när du t.ex. skapar en faktura. Formeln för förfallodatum kan innehålla max 20 tecken, både siffror och det slags bokstäver som programmet känner igen för tidsangivelser. Exempel på datumformler: Kassarabatt LV Löpande vecka LM Löpande månad LM+10D Löpande månad + 10 dagar 10D 10 dagar från datum D10 Den tionde dagen i varje månad 2V Två veckor från datum VD4 Den nästa fjärde dagen i en vecka (torsdag) Om betalningsvillkoret innebär att kunde får kassarabatt om betalning sker inom ett visst antal dagar så anger 8
datumformeln för det här. T. ex 10D om kunden ska få kassarabatt om betalning görs inom 10 dagar istället för ordinarie villkoret. Rabatt % Beräkna kassarabatt i kr.nota Ange den rabattsats som ska gälla om villkoret har en kassarabatt. En markering i det här fältet anger att kassarabatt beräknas på kreditnotor med de här betalningsvillkoren Kassarabatten beräknas automatiskt när du skapar en kreditnota till den kunden eller leverantören. När du bokför en kreditnota beräknas det möjliga kassarabattsbeloppet när du gör bokföringen. Beskrivning Ange betalningsvillkorets beskrivning i fältet. 3. Inköpare Obegränsat antal inköpare kan läggas in i NAV. Tabellen delas mellan säljare och köpare. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Administration -> Inställningar -> Inköpare Använda funktionen: För att lägga upp en ny inköpare klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. 9
Fältförklaring: Fält Kod Namn Provision % Telefonnr Ange en lämplig kod för säljaren/inköparen Skriv in säljarens/inköparens namn Om säljaren ska erhålla provision på sin försäljning anges provisionssatsen här. Ange säljarens/inköparens telefonnr om behov finns. 4. Inköpsoffert Offerten används för att sända ut en förfrågan till en leverantör. Det kan vara en prisförfrågan eller en förfrågan om leveransdatum och/eller pris. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning - Inköpsofferter Använda funktionen: För att lägga upp en ny offert klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. 10
Den nya offerten öppnas i ett nytt fönster. Tryck Enter för att ge offerten ett nummer. Välj den leverantör som du vill skicka offerten till. Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Nr Inköpsleverantörsnr Orderdatum Dokumentdaum Offertens nummer Ange numret på den leverantör du vill skapa offerten för genom att skriva in leverantörsnr i fältet eller välja i listan under pilen. Här kan du ange datumet för när offerten skapades. Ange det datum du vill ska stå på offertutskriften. Detta datum styr också förfallodatum på offerten. 11
Inköparkod Ange den person som ska stå som referens på offerten. Fältförklaring fliken Rader: Fält Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhet Inköpspris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Välj mellan alternativen Redov.konto, artikel, anl.tillgång, omkostnad(artikel) för att lägga upp en rad. Eller lämna fältet blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr etc. beroende på värdet i fältet Radtyp. Beskrivningen hämtas från kontoplanen, artikeln osv. som du valt i fältet Nr. Du kan skriva över beskrivningen med en egen text om du önskar. Ange antal Ange den enhet som ska gälla för raden Ange det belopp som du vill att leverantören ska bekräfta eller lämna det tomt om du vill veta priset. Räknas fram genom Antal*Inköpspris Exkl. moms 12
Fältförklaring fliken Fakturering: Fält Betalningsleverantörsnr Dimension 1 kod (Avdelning kod i bilden ovan) Dimension 2 kod (Projekt kod i bilden ovan) Betalningsvillkorskod Förfallodatum Detta fält är samma som på fliken Allmänt så länge det inte finns någon avvikande fakturaadress angiven på leverantörskortet. Fältet kan ändras vid behov. Om du vill koppla dimension 1 till din offert anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din offert anger du koden här. Hämtas från leverantörsregistret men kan ändras vid behov Beräknas utifrån Dokumentdatum + betalningsvillkoret. Kan ändras vid behov. Fältförklaring fliken Leverans: Fält Leveransnamn Lagerställekod Utleveransvillkorskod Här anges den adress som står på lagerställekoden eller på leveransfliken under Företagsinformation. Detta är adressen dit man önskar leveransen. Kan ändras vid behov. Värdet hämtas från leverantörskortet men kan ändras vi behov. Värdet hämtas från leverantörskortet men kan ändras vid behov. 13
Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fält Valutakod Ska offerten vara i svenska kronor lämnas fältet blankt. Om annan valuta ska användas anger du koden för den här. Tänk på att priserna på raderna ska anges i den valuta som anges här. När du är klar med offerten kan du släppa den (CTRL+F9) för att visa att den är klar och sedan skriva ut och skicka den till leverantören. 5. Inköpsavropsorder En avropsorder används för att hantera en i förväg avtalad inköpsvolym. Syftet är att hålla reda på hur mycket som har levererats enligt avtalet. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Avropsorder, inköp Använda funktionen: För att lägga upp en ny inköpsavropsorder klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Avropsordern öppnas i ett nytt fönster. Tryck Enter för att ge avropsordern ett nummer. Välj sedan den leverantör som du vill skapa en avropsorder för.d 200050 14
På raderna läggs artiklarna som offerten avser in. 5.1 Skapa order från avrop För att skapa ett avrop från leverantören öppnar du inköpsavropsordern och skapar en inköpsorder från den istället för att manuellt registrera en inköpsorder. 15
Ange antalet som du vill avropa i fältet Ant. att inleverera och tryck sedan på knappen Skapa order. I exemplet ovan har vi lagt ett avrop på 150 st. och avropar nu 50 st. Klicka på Skapa order. En bekräftelseruta kommer upp. Klicka på Ja. I nästa ruta ser du numret på inköpsorder som har skapats. Klicka på OK. När inköpsordern för 50 st. inlevereras så uppdateras inköpsavropsordern med inleveransen. Där finns nu 100 st. kvar att inleverera. 6. Konvertera offert till order 16
Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning Använda funktionen: Öppna den offert som du vill skapa en order av. Klicka på Skapa order i Åtgärdsfönstret. Svara Ja på frågan om att konvertera offerten till en order. I nästa ruta ser du vilket nummer ordern som skapades har fått. Klicka på OK. 7. Versionshantering av offert/order En offert eller order kan versionshanteras. Versionshanteringen kan ske i samband med utskrift eller genom en manuell handling. 17
I huvudet på en offert eller order ser man om det finns några arkiverade versioner. När man skapar ett nytt dokument har den alltid värdet noll. I samband med att offerten eller orderbekräftelsen skrivs ut kan man välja om man vill arkivera versionen genom att bocka för fältet Arkivera dokument på alternativfliken. Det går också att arkivera offerten/ordern utan att skriva ut den. Klicka på Åtgärder -> Arkivera dokument En kontrollfråga kommer upp. Klicka på Ja. 18
En bekräftelse kommer upp. Klicka på Ok. Fältet med antal arkiverade versioner uppdateras: Vill du titta på en arkiverad version så klickar du på siffran för antalet versioner. En lista med de arkiverade offerterna/orderna kommer upp. 19
8. Inköpsorder Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsorder Använda funktionen: I listan finns alla registrerade inköpsorder. För att lägga upp en ny inköpsorder klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Tryck Enter för att ge inköpsorder ett nummer. 20
Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Nr Inköpsleverantörsnr Godsmärke Orderdatum Inköparkod Erhålls automatisk när du trycker Enter i fältet. Välj den leverantör du ska registrera ordern för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in leverantörens nr. Ange ev. godsmärkning som du vill att leverantören ska märka ditt gods med. Ange datum för ordern Ange den inköpare som ska stå som referens på ordern. 21
Fältförklaring fliken Rader: Fält Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhetskod Inköpspris exkl. moms Radebelopp exkl. moms Totalbelopp exkl moms Moms Totalbelopp inkl moms Välj mellan Redov.konto, artikel, resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. Beskrivningen kopieras från det konto, artikel, resurs etc. som du väljer. Beskrivningen kan ändras till valfri text. Ange antal Enhetskod kan användas om man vill förtydliga för kunden vilken enhet det är som gäller, st., timmar, kg osv. Ange det belopp du vill debitera kunden. Har du lagt in en artikel med ett pris hämtas priset från artikeln. Radebeloppet räknar fram genom Antal*Inköpspris exkl. moms. Totalbelopp som ordern är på exkl ev moms. Momsbeloppet på ordern. Totalbelopp som ordern är på inkl moms. Fältförklaring fliken Fakturering: 22
Fält Betalningsleverantörsnr Dimension 1 kod (Avdelning kod) Dimension 2 kod (Projekt kod) Betalningsvillkorskod Detta leverantörsnr är samma som på fliken Allmänt om det inte är angiven en annan fakturaadress på leverantörskortet. Om du vill koppla dimension 1 kod till din order anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 kod till din order anger du koden här. Hämtas från leverantörsregistret men kan vid behov ändras. Fältförklaring fliken Leverans: Fält Leveransadress Lagerställekod Utleveransvillkorskod Lovat inleveransdatum Leveransadresskod Uppgifterna kopieras från inställningar under Företagsinformation Hämtas från leverantörskortet. Kan ändras vid behov. Värdet hämtas från leverantörskortet men kan ändras vid behov. Det datum då leverantören har lovat att leverera ordern. Här kan du ange en kod för leveransen om du vill ange en annan leveransadress än den som hämtas 23
från företagsinformationen. Klicka på pilen så visar de leveransadresskoder som finns att välja mellan. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fält Valutakod Lämnas blankt om ordern är i svenska kronor. Ska annan valuta användas anges koden för valutan här. Fältförklaring fliken Förskottsbetalning: Fält Förskottsbetalning % Bet.vill.kod för förskottsbetalning Förfallodatum för förskottsbet. Anger procentandelen för förskottsbetalning om du vill att en förskottsbetalning ska gälla för samtliga rader på inköpsordern. Anger den kod som motsvarar betalningsvillkoren för förskottsfakturor för inköpsdokumentet. Som standard hämtas koden automatiskt från fältet betalningsvillkorskod i inköpshuvudet, men fältet kan ändras direkt om man så vill. Anger när förskottsfakturan för inköpsordern förfaller. När inköpsordern är färdigregistrerad släpper man den genom att trycka Ctrl + F9. 24
9. Inköpsförslag Inköpsförslaget är en funktion som används för att beräkna inköpsbehovet. Behovet baseras på befintligt lagersaldo, kundorder, inköpsorder samt beställningspunkter, beställningsantal osv. En förutsättning för att inköpsförslaget ska fungera är att man måste underhålla sina artiklar gällande beställningspunkter mm regelbundet. När man kör batch-jobbet Skapa inköpsförslag sker följande: Tillgång och efterfrågan för artikeln undersöks och lagerutvecklingen över tiden beräknas. Detta definieras som Lager + Planenliga inleveranser + Planerade leveranser Bruttobehov Det anger nettobehoven för artikeln. Det skapar en artikelpåfyllningsplan för uppfyllande av nettobehoven. Planen presenteras i inköpsförslaget som detaljerade orderförslagsrader med tillhörande åtgärdsmeddelanden. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Inköpsförslag Använda funktionen: När fönstret öppnas ska det vara tomt på rader. Ligger det rader där sedan tidigare ska du först radera dem. För att skapa ett inköpsförslag klickar du på Skapa inköpsförslag i Åtgärdsfönstret. 25
På fliken Alternativ sätter du upp villkoren för ditt inköpsförslag. Fältförklaring fliken Alternativ: Fält Startdatum Slutdatum Ange datum för eventuella nya order. Datumet används för att inventera lagret. Ange planeringsperiodens slutdatum. På fliken Artikel kan du sätta filter för att t.ex. bara ta med vissa artiklar eller en viss leverantör eller att endast ett lagerställe ska inkluderas. När du är klar med dina filter klickar du på OK för att skapa inköpsförslaget. Inköpsförslaget innehåller ett åtgärdsmeddelande för varje rad. Följande alternativ finns för åtgärdsmeddelanden: Ny skapa påfyllningsorder Ändra antal ändra antal på befintlig påfyllningsorder Omplanera planera om befintliga påfyllningsorder 26
Omplanera & Ändra ant. (planera om befintliga påfyllningsorder och ändra antal på befintliga påfyllningsorder) Avbryt avbryt påfyllningsorder Du kan acceptera åtgärdsmeddelandet på orderförslagsraden och därmed bearbeta det ytterligare. Om du inte vill acceptera det kan du redigera det manuellt eller radera raden. När du har gått igenom alla rader i inköpsförslaget och valt hur du vill hantera dem klickar du på Verkställ åtgärdsmeddelande. I rutan som kommer upp kan du välja om du vill att inköpsorderna ska skrivas ut samtidigt som de skapas. Systemet slår samman alla inköp per leverantör och lagerställe och skapar inköpsorder. 27
10. Inleverans av order När godset ankommer ska det efter kontroll levereras in i NAV. Här beskrivs hur inleverans med eller utan avvikelser sker. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Inköpsorder Använda funktionen: Leta upp inköpsordern för godset och dubbelklicka för att öppna den. Om allt på ordern har levererats klickar du på Bokför och väljer Inleverera. Klicka på OK. Fälten Ant. att inlevereras och Inlevererat antal har nu uppdaterats på orderraden. 28
Om endast en del av godset har levererats ska ordern delinlevereras. Fyll i det antal som har leverats i fältet Ant. att inlevereras. Klicka sedan på bokför och inleverera. I bilden ovan ska 25 av 50 beställda artiklar inlevereras. Klicka på Bokför och välj Inleverera Fälten Ant. att inlevereras och Inlevererat antal uppdateras nu på raderna. När resten av godset ankommer gör du om inleveransen med det antal som har levererats. OBS! När ordern inlevereras får den status: Släppt. Om en delinleverans har gjorts måste man öppna ordern igen innan resten kan levereras in. 11. Fakturera inköpsorder Fakturering av inköpsorder kan ske antingen direkt från inköpsordern eller via en inköpsfaktura. Här beskrivs båda alternativen. Alternativ 1. Fakturering direkt från inköpsorder: Öppna inköpsordern som ska faktureras. Kontrollera att allt har inlevererats. Klicka på Bokför och välj Fakturera. 29
En inköpsfaktura skapas och bokförs. Alternativ 2. Fakturering via inköpsfaktura: Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsfakturor Klicka på Ny (Ctrl+N) för att skapa en ny inköpsfaktura. Klicka Enter för att ge inköpsfakturan ett nummer och välj leverantör i fältet Inköpsleverantörsnr. 30
Klicka sedan på blixten till höger längst upp på fliken Rader. Välj Hämta inleverans. Ett nytt fönster öppnas med alla inleveranser som finns för leverantören du valde i huvudet. Markera de rader som ska med på inköpsfakturan och klicka OK. Raderna infogas på inköpsfakturan. Överst läggs en textrad som information om vilken inleverans raderna kommer ifrån. Det går även att lägga till fler rader med t.ex. frakt som är med på fakturan från leverantören. När du är klar med fakturan väljer du Bokför eller trycker F9 för att bokföra fakturan. 12. Inköpsfaktura utan inköpsorder Om man inte har någon inköpsorder går det att skapa en inköpsfaktura direkt. Hitta funktionen: Avdelningar -> Orderbearbetning -> Inköpsfakturor 31
Använda funktionen: I listan som öppnas ligger inköpsfakturor som ännu inte har bokförts. För att skapa en ny inköpsfaktura klickar du på Ny. Ett nytt fönster öppnas. Tryck Enter så får fakturan ett nummer. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Leverantörsnr Bokföringsdatum Dokumentdatum Ett nytt nummer får du automatiskt när du trycker Enter i fältet. Slå in leverantörens leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 i fältet. Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i din redovisning. Ange leverantörens fakturadatum 32
Förfallodatum Leverantörens fakturanr Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Förfallodatumet räknas ut från Dokumentdatum + det antal dagar som är angivet i betalningsvillkoret för leverantören. Det uträknade datumet kan ändras om förfallodatumet som räknats ut inte stämmer. Ange leverantörens fakturanr Här kan du ange användar-id på den person som är ansvarig för inköpet eller inköpsfakturan. Ange beloppet som ska betalas till leverantören. Fältförklaring fliken Fakturering: Fältnamn Betalningsleverantörsnr Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Betalningsvillkorskod Betalningssätt Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 1 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Om du vill att bokföringen ska uppdateras med dimensionskod 2 anger du önskad dimensionskod i detta fält. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Används för att boka fakturan som betald vid t.ex. kontantbetalning eller autogiro. Välj den kod som motsvarar det sätt som betalningen har skett på. 33
Om fakturan är obetald vid registreringen och betalning ska göras via betalningsförslag ska detta fält lämnas tomt! Stoppad Om man använder sig av systemets betalningsrutin via betalningsförslag så kan man stoppa fakturan för betalning vid registreringstillfället. Om fältet lämnas tomt så är fakturan klar för betalning och om något värde anges är fakturan stoppad för betalning. 34
Fältförklaring fliken Leverans: Fältnamn Leveransnamn Fältet innehåller namnet på företaget som finns på adressen dit du vill att inköpsorderns artiklar ska levereras. Använd fältet om du vill att artiklarna ska levereras till en annan adress än ditt företags adress. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fältnamn Valutakod Om fältet är tomt anges priserna i svenska kronor. Om man väljer en valuta i fältet ska fakturans bruttobelopp och kontering på raderna anges i den valutan. Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Antal Välj Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritext. Används tillsammans med Radtyp Redov.konto. Skriv in det redovisningskonto du vill använda eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Ange antal 35
Inköpspris Exkl. Moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Ange beloppet för raden Systemet räknar fram detta värde genom att multiplicera Antal med Inköpspris Exkl. moms. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När konteringen är klar bokför du fakturan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift + F9). 13. Inköpsreturorder En inköpsreturorder används när du vill returnera inköpt gods till leverantören. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsreturorder Använda funktionen: 36
Klicka på Ny (Ctrl + N) för att skapa en ny inköpsreturorder. Tryck Enter för att ge inköpsordern ett nummer och välj rätt leverantör i fältet Inköpsleverantörsnr.1001 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Inköpsleverantörsnr Lev. godkännande nr Erhålls automatiskt när du trycker Enter i fältet Ange inköpsleverantörens nr eller välj i listan genom att trycka F4 i fältet Om du har fått ett godkännandenummer från din leverantör (RMA-nummer) anger du det här. 37
Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Beskrivning Returorsakskod Lagerställe Antal Välj mellan Redov.kont, Artikel, Anl. Tillgång, Omkostnad Ange nr på det Redov.kont, Artikel osv. som du vill boka din retur mot. Beskrivningen hämtas automatiskt från det Redov.konto, Artikel osv. som du har valt. Du kan ersätta beskrivningen med en egen text. Fältet kan användas för att ange orsaken till returen. Ange eventuellt lagerställe som returutleveransen ska ske ifrån. Ange antalet som ska returneras. Använda funktionen: Hämta bokförda dokumentrader som ska återföras. Raderna på returordern kan genereras genom att kopiera en eller flera bokförda dokumentrader. När du har registrerat fälten på fliken Allmänt. Klickar du på Hämta bokförda rader som ska återföras. I fönstret som öppnas väljer du ut de rader som ska returneras. 38
Fältförklaring: Fältnamn Visa endast rader som kan återföras. Använd ursprungligt antal Dokumenttypfilter Markera det här fältet om du bara vill visa rader med antal som är tillgängliga och kan återföras eller returneras. Oom en bokförds inköpsfaktura t.ex. innehåller det ursprungliga antalet 20 och 15 av artiklarna har sålt, återstår 5 artiklar som kan återföras. Används för att returnera ursprungligt antal. Om det återstående antalen inte matchar ursprungliga antalet kan det bero på att artiklarna använts i en förbrukning eller en försäljning. Om fältet inte markeras kommer systemet att använda det återstående antalet när raderna skapas. Välj mellan: Bokförda inleveranser Bokförda fakturor Bokförda returutleveranser Bokförda kreditnotor 39
Leta upp dokumentet med artiklarna du vill returnera och markera de rader som ska med. Klicka på OK, raderna infogas på inköpsreturordern. Fyll i fältet Levereras antal med antalet artiklar som ska returneras. Klicka sedan på Bokför och välj Leverera. 14. Inköpskreditnota När du får inköpskreditnotan från leverantören registrerar du den i systemet och hämtar sedan upp leveransraderna från din inköpsreturorder. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp > Orderbearbetning -> Inköpskreditnotor 40
Använda funktionen: Klicka på Ny (Ctrl + N) för att skapa en ny inköpskreditnota. Tryck Enter i fältet Nr för att tilldela ett nummer. Registrera Inköpsleverantörsnr eller välj inköpsleverantör genom att trycka F4 i fältet Inköpsleverantörsnr. Klicka på blixten i högra hörnet på fliken Rader och välj Hämta returutleveransrader. I fönstret som öppnas markerar du de rader du vill ha med på inköpskreditnotan och klickar Ok. Raderna infogas på inköpskreditnotan och en informationsrad läggs till som visar vilken returutleveransraderna hämtas från. Gör eventuella justeringar/tillägg och bokför sedan inköpskreditnotan genom att klicka på Bokför eller tryck F9. 41