Semesteravtal 24, Säkerhetsavtalet avtal 49, timberäknad semester Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Vill du läsa mer om datumangivelserna, klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Vill du läsa mer om inställningar under menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester, klicka här» Vill du läsa mer om allmänna inställningar i Semesterberäkning, klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2017-04-01-2018-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum 2017-04-01 2018-03-31 innan du börjar med semesterberäkningen. Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld, klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semester-beräkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Vill du läsa mer om inställningar för automatiska säkerhetskopior, klicka här» Vill du läsa mer om manuella säkerhetskopior, klicka här» 5. Semesterberäkning, Semesteravtal 24, Säkerhetsavtalet avtal 49, timberäknad semester för 2017-04-01-2018-03-31 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 24, Säkerhetsavtalet, avtal 49, timberäknad semester. Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner, det vill säga från 2017-04-01 till 2018-03-31. Det är viktigt att du anger datumintervall på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. 1
Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att om du använder dig av brutna löneperioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel: Företaget har löneperioden 2017-03-13 2017-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2017-04-01 2018-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2017-03-13 2018-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. 2
Semesterlön I rutan för procentsats, Total semesterlön anges den procentsats som du har enligt avtal, dock alltid lägst 12% om du följer semesterlagen. Semesteravtal 24 hanterar både anställda som har semesterlön per timma och de som får ett engångsbelopp utbetalt vid ett tillfälle under året. Anställda med semesterlön per timma har semesterrätt i fälten för detta under Register - Anställda - Semester. Anställda med engångsbelopp utbetalt vid ett tillfälle har inga inställningar för semesterrätt och semesterdagar. 3
Utbetalning av semesterlön Semesterlön/timma och Semesterlön engångsbelopp sparas i P-fält. Under menyn Arkiv Inställningar Allmänt namnger du de P-fält du väljer att använda. När du gör semesterberäkning anger du dessa P-fält enligt bilden nedan. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Lägsta semesterlön per timma Om det står i avtalet att lägsta semesterlön per timma ska utgå, anger du detta i fälten för eventuell lägsta semesterlön. Det går även att ange ett värde som utgår till anställda som vid beräkningen är under en viss ålder. Om den anställdes semesterlön per timma inte når upp till lägsta semesterlön per timma justeras semesterlönen upp till värdet för lägsta semesterlön per timma. Om den anställde har ändrat sysselsättningsgrad under året räknas ledigheten om till ett lägre antal betalda timmar men semesterlönen per timma blir lägsta beloppet enligt kollektivavtalet. Resterande timmar upp till semesterrätten blir obetalda. 4
Exempel: (Utdrag ur kollektivavtal 49) Om den anställde är heltidsanställd vid semesterårets början men har haft en annan sysselsättningsgrad under intjänandeåret, som resulterat i att semesterlönen per timme är lägre än lägsta sem-lön/tim ska den totalt intjänade semesterlönen divideras med beloppet för lägsta semesterlön. Resultatet noteras som betalda semestertimmar, resterande som obetalda. De obetalda semestertimmarna kan avstås. Exempel: En medarbetare arbetar 100 % och går den 1 juni ner till 50 %. Medarbetarens totala semestergrundande lön är under intjänandeperioden = 176 687. Semesterlönen = 22 969 kr / 156,88 kr (Lästa semesterlön enligt avtal 2016). Antalet betalda semestertimmar blir då 146,4 timmar. Finns det redan ett belopp i det P-fält du valt för engångsutbetalning av semesterlön, skrivs detta över eftersom P-fälten inte töms med automatik i anställdaregistret när du betalar ut semesterlönen. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskulden ska bli korrekt, efter att du betalt ut semesterlönen, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Observera att du alltid ska ta en säkerhetskopia först. Tar du inte bort beloppet via Registervård efter utbetalning av semesterlönen, får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, i fältet längst ner till höger i bilden nedan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. 5
För timavlönade finns en ny funktion när man rensar personliga löneuppgifter I registervården finns en ny funktion som gäller Avtal 24, timavlönade, eftersom betalda timmar skall omvandlas till obetalda när ersättningen är utbetald. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om semestertimmar, som ej tjänats in, ska sparas som förskottstimmar för de anställda som anställts under intjänandeåret, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Har en anställd inte tagit ut alla sina betalda semestertimmar och du vill att dessa skall ligga kvar i fältet Betalda timmar i anställdaregistret upp till semesterrätten, markerar du Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Markerar du Läs transaktioner i första hand på from/tom datum, kommer programmet i första hand att använda sig av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i historiken. Har du inte löneberett med datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in transaktionerna efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. 6
Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stäm av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya timmar. Detta alternativ uppdaterar inte anställdaregistret med men nya dagar/timmar. Semesterberäkningsurval Här har du möjlighet att göra vissa val, exempelvis hur semestertimmarna ska avrundas, flytta kvarvarande betalda timmar till sparade och så vidare. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning 7
Beräkning av antalet semestertimmar När semestertimmarna beräknas utgår programmet från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänandeår som beräkningen avser. Ej semestergrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datum inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande timmar. Den anställdes semesterrätt. Exempel: I den här bilden kan du manuellt korrigera om något skulle vara fel. Observera att korrigeringen ska/kan göras när du genomför punkten Kontrollera och godkänn varje person. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: För att programmet ska beräkna korrekt semester med automatik måste lönearterna för frånvaro vara rätt inställda med rätt frånvarotyp, exempelvis Föräldraledighet (gräns:120) och Typ av inkomst Semesterlönegrundande ersättn/avdrag. För att ha kontroll över när du skall sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar använder du dig av inställningen Kontrollera semestergrundande frånvaro under menyn Arkiv Inställningar i löneberedningen. Varningen visas i löneberedningen när gränsen för antal semestergrundande 8
frånvarodagar har överskridits. Kontrollen sker semesterårsvis, dvs. kontrollen startar om när nytt semesterår påbörjas. Beräkning av semesterlön Semesterlönegrundande inkomst Semesterlönegrundande inkomst hämtas från lönearter som har inställningen Typ av inkomst: Semlönegrundande ersättning/avdrag på semesterfliken. Det kan gälla både ersättningar och avdrag. När det gäller personer med månadslön är det viktigt att även avdragen ligger som semestergrundande ersättning/avdrag enligt nedan bild. Exempel, Löneart 010 Timlön, som finns i Övningsföretaget har nedan inställning i semesterfliken: Programmet läser transaktioner som har datum inom den period som angetts i fälten Läs transaktioner. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Arbetad tid För att semesterberäkningen ska kunna beräkna snittlön behövs uppgift om arbetad tid. Det är i normalfallet arbetade timmar men kan också vara arbetade dagar. Det är viktigt att du genomgående håller dig till samma enhet. Inställningen på lönearten under Typ av enhet ska vara Arbetade timmar/dagar för semestergrundande ersättning. Om schema finns håller programmet reda på den arbetade tiden. Observera att om du inte har arbetsschema på anställda måste du lönebereda den arbetade tiden för dina månadsanställda. I Övningsföretaget finns löneart 031, som har följande inställning i semesterfliken: Semesterlönegrundande frånvarotimmar För att få en korrekt framräkning av semesterlönegrundande belopp behövs uppgift om antalet semesterlönegrundande frånvarotimmar. Dessa hämtas från lönearter med inställning Typ av enhet - Semestergrundande frånvarotimmar/-dagar. Oftast använder man en passiv löneart till detta men det kan också vara en löneart som genererar ersättning/avdrag, som man då lönebereder frånvarotimmarna med, som ska ha ovanstående inställningar. 9
Har du arbetsschema på dina anställda, behöver du inte lönebereda in arbetade timmar och semestergrundande frånvarotimmar utan dessa hämtas från kalendariet. Markera då i semesterberäkningsbilden, under Visa underlag rutan för Arbetad tid och semesterlönegrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på person. I rutinen för semesterskuldsberäkning finns motsvarande funktion. Exempel på rapport Semesterberäkning: Om du upplever att någonting inte stämmer på semesterberäkningslistan kan du, efter att du skrivit ut den, klicka på knappen Visa logg, i semesterberäkningens första beställningsbild, och kontrollera hur programmet beräknat semester för de anställda. 10
Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen som anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska påbörja beräkningen. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på de gränser du angett under menyn Arkiv Inställningar Semester. Där anges hur många dagar per år som får sparas, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Nästa kontroll är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Du får ett meddelande om det finns dagar som sparats i fler år än du har ställt in och frågar då hur du vill göra med dessa. Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden betald och sparad semester under menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester. 11
När du godkänt förslagen så kan du se antal sparade dagar fördelade per semesterår. Kvarvarande obetalda dagar tas bort. Till sist får du upp semesterberäkningsbilden per person där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK och Nästa för att godkänna personen. De är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara rapporten. 12
Uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativ Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du tagit ut Enbart lista först och kontrollerat att allt stämmer. 6. Skriv ut och skicka lönespecifiaktioner Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för april månads lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa att skrivas ut på lönespecifikationen till de anställda. 7. Semesterskuldlista för 2018-04-01-2018-04-30 När du är klar med semesterberäkningen kan du skriva ut semesterskuldlistan per 30 april. Du anger då datum 2018-04-01 till 2018-04-30 för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Vill du läsa mer om rutinen Semesterskuld, klicka här» Observera att du inte kan återskapa semesterskulden per ett specifikt datum i efterhand, det är alltså för sent att ta ut semesterskuldslistan per 2018-04-30 efter att du registrerat uttagen semester i maj eller senare. Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: Plats för egna anteckningar: 13
14