Semesterberäkning, intjänande år = innevarande år Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret är det snart dags att göra semesterberäkningen. Rutinen hittar du under menyn Verktyg Semesterberäkning och innebär att: Betalda semesterdagar räknas fram. Ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade. Vill du titta på en guide, klicka här» 1. Definitiv avräkning av januarilöner med december avvikelser När avvikelserna för december är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när januarilönen är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. Semester som är uttagen under december 2018 belastar 2018 års semesterdagar. 2. Säkerhetskopiera före semesterberäkning En säkerhetskopia bör tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen, är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. 3. Semesterberäkning innevarande år Funktionen för Semesterberäkning hittar du under menyn Verktyg Semesterberäkning. Tänk på att anställda som slutar innan årets slut kan ha fått för mycket betald semester. Anledning är att årets semester inte är intjänad helt förrän vid årets slut. Observera att du kan göra semesterberäkningen i två steg. Om du vill börja med att skriva ut en lista med framräknade dagar och semesterlön markerar du Endast lista, vid Endast lista uppdateras inte anställdaregistret med nya dagar eller semesterlön vilket ger dig möjlighet att kontrollera att beräkningen blir korrekt innan den utförs. När du tycker att allt är korrekt och du vill att anställdaregistret ska uppdateras med nya semesterdagar och semesterlön markerar du Lista + uppdatering. Endast lista Börja med att välja Endast lista och stäm av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar och uppdatera anställningsregistret. För att uppdatera anställdaregistret väljer du Lista + uppdatering. Har du valt funktionen Endast lista kan du göra om semesterberäkningen hur många gånger som helst. Ange Beräkningsperiod för semesterdagar. Den ska vara samma som innevarande år 2019-01-01 till 2019-12-31. Ange sedan Beräkningsperiod för semesterlön för de lönetransaktioner som faller inom intjänandeåret. Ska beräkning ske på rörliga lönedelar är dock datum för transaktioner föregående år, det vill säga 2018-01-01 till 2018-12-31. Under rubriken Urval av anställda väljer du därefter den eller de anställda du vill utföra semesterberäkning för. Vill du utföra semesterberäkning för alla anställda som har denna semesterkategori i Anställdaregistret, behöver du inte göra urval på anställningsnummer eller urvalskategori. Du kan också välja att utföra semesterberäkning för en kategori i taget. 1
Kontrollera lönearterna som finns under Beräkningsunderlag. Observera att ovan lönearter är från Övningsföretaget och att du kan ha andra lönearter i ditt löneartsregister som du använt istället. Klickar du på Spara, finns uppgifterna du fyllt i, kvar tills nästa gång du ska utföra semesterberäkning. Klicka på OK för att programmet ska starta semesterberäkningen. Om den anställde har betalda dagar kvar från det förra semesteråret får du först en fråga om du vill överföra dessa till sparade semesterdagar. Svara Ja och kvarvarande betalda dagar flyttas över till Sparade semesterdagar, år 1. Det är endast betalda dagar som får sparas. Sparade semesterdagar ska tas ut inom fem år från det datum de sparades. I kollektivavtal eller enskilda avtal kan tidsfristen på fem år förlängas. Har den anställde äldre semesterdagar än 5 år, får du meddelande om det. 2
Även sysselsättningsgrad sätts för sparade semesterdagar. På fliken Semester i Anställdaregistret kan du se hur sparade dagar fördelar sig över de senaste sex åren. Har någon anställd sparade dagar på år 6, när du väljer att flytta över kvarvarande dagar till sparade, kommer dagar på år 6 att tas bort efter en varning. Observera att den anställde ska ha ersättning för dessa dagar. Semestergrundande dagar Programmet ger förslag på semestergrundande anställningstid, normalt 365 dagar (vid skottår 366). Har personen börjat sin anställning under intjänandeåret reduceras antalet dagar. Om den anställde har haft ej semestergrundande frånvarodagar under året, reduceras också antalet dagar. Dessa frånvarodagar framgår av beräkningen som visas inom parentes under Semestergrundande dagar i den övre delen av fönstret ovan. Observera, för att programmet ska känna av dessa frånvarodagar måste Lönearter för ej semesterlönegr frånvarodagar (exempelvis tjänstledighet) ha registrerats i första beställningsbilden. Semesterlönegrundande rörlig lön Den eventuella semesterlönegrundande rörliga summan hamnar i detta fält om du angett lönearter för Rörlig lön i första beställningsbilden. Programmet räknar fram beräkningsunderlag även för genomsnittlig rörlig lön per dag. 3
Arbetad tid Programmet räknar fram arbetade tiden genom att ta semestergrundande dagar uttagen semester semestergrundande frånvaro dagar. Semesterrätt Antalet semesterdagar den anställde har rätt till hämtas från Anställdaregistret. Om uppgift saknas eller behöver ändras kan du göra det här. Beräkning av Betalda dagar och Obetalda dagar En anställd har alltid rätt att ta ut så många dagar semester som hans semesterrätt är enligt avtal (enligt semesterlagen är semesterrätt 25 dagar). Beroende på hur länge hans anställning varat eller om den anställde haft ej semesterlönegrundande frånvaro kan dock antalet semesterdagar med semesterlön minska. Programmet räknar ut hur många betalda semesterdagar som personen kommer att tjäna in under Intjänandeåret. Detta görs genom att personens semesterlönegrundande anställningsdagar under Intjänandeåret räknat i kalenderdagar divideras med antalet kalenderdagar under intjänandeåret. Det framräknade talet multipliceras sedan med personens Semesterrätt som programmet hämtar från Anställdaregistret. De framräknade semesterdagarna avrundas uppåt till närmaste heltal. De intjänade semesterdagarna för det nya semesteråret, skrivs in i Anställdaregistret under Betalda dagar, och eventuella obetalda dagar hamnar i fältet Obetalda dagar. Om den anställde har rätt till Förskottssemester flyttar du obetalda dagar till fältet Förskottsdagar. Du kan även i efterhand justera antal dagar i anställdaregistret. Du kan göra manuella ändringar i ovan bild men om du gör ändringar när du tar ut Enbart lista, kommer ändringarna försvinna när du sedan gör den definitiva semesterberäkning en genom Lista + uppdatering. OK, Hoppa över, Avbryt Om du vill godkänna uträkningen klickar du på OK och de nya uppgifterna sparas. Vill du inte spara uppgifterna på aktuell person klickar du på Hoppa över och programmet fortsätter då med nästa anställd om det finns ytterligare anställda i urvalet som ska semesterberäknas. Du kan också välja en anställd som du vill börja semesterberäkna genom att skriva in anställningsnumret i fältet eller klicka på pilen och välja den anställde i listan. Vill du avbryta semesterberäkningen klickar du på knappen Avbryt. Om du väljer att klicka Avbryt redan på första personen i själva beräkningsförslaget, hamnar du återigen i beställningsbilden till Semesterberäkningen. Avbryter du istället mitt i ett intervall av anställda kommer tidigare anställda som du redan godkänt att visas på skärmen i rapportform. När du har kommit till den sista personen och är klar med semesterberäkningen trycker du på OK och semesterberäkningen presenteras i rapportform. Kontrollera att rapporten ser korrekt ut. Lista + Uppdatering Efter att du kontrollerat rapporten och godkänt den är det dags för den definitiva semesterberäkningen. Det gör du på samma sätt som vid Enbart lista men om du gjort manuella ändringar vid Enbart lista måste du göra om dem. Skriv gärna ut rapporten och använd den som underlag när du lönebereder semester. Nu har semesterfliken i anställdaregistret uppdaterats med nya betalda dagar samt kvarvarande dagar har flyttats till sparade dagar och du kan skriva och skicka ut lönespecifikationerna för januari. 4
4. Nollställ ackumulator för semesterlönegrundande sjukfrånvarodagar När semesterberäkningen är gjord ska du nollställa ackumulator 262 Semesterlönegrundande sjukfrånvarodagar (frivillig ackumulator). Rutinen för att nollställa ackumulatorer hittar du under menyn Register Registervård Ackumulatorvärden och knappen Nollställ. I ackumulatorurvalet väljer du Urval enligt nedan och markerar ackumulator 262 Semesterlönegrundande sjukfrånvarodagar, klicka sedan i knappen Nollställ. Enligt semesterlagen är sjukdom semesterlönegrundande i 180 dagar under ett intjänandeår, gäller även deltidsanställda. Kontrollera i ert kollektivavtal vad som gäller. Vill du titta på en guide, klicka här» 5. Skriv ut lönespecifikationerna till de anställda. Nu har registret Anställda blivit uppdaterat med nya semesterdagar och eventuella semesterlöner. När du nu skriver ut de anställdas lönespecifikationer kommer de nya semesterdagarna med. Plats för egna anteckningar: 5