PROJEKTDEFINITION. Syftet med projektdefinitionen är att identifiera, definiera och avgränsa åtagandet i projektet.

Sidan: 1 (21) PROJEKTDEFINITION. Syftet med projektdefinitionen är att identifiera, definiera och avgränsa åtagandet i projektet. PROJEKTDEFINITION Basdatorarbetsplatstjänst på Chalmers fas 1 BAT

Sidan: 2 (21) INNEHÅLL 1 BASFAKTA... 4 1.1 Godkännande...4 1.2 Revisionsinformation... 4 2 IDÈ OCH MÅL... 5 2.1 Bakgrund... 5 2.2 Idé... 5 2.3 Mål... 5 2.4 Avgränsningar...6 3. LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE... 6 3.1 Inleveranser... 6 3.2 Leveranser och delleveranser... 7 3.3 Godkännandekriterier... 8 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur... 8 3.5 Projektavslut... 8 4 ORGANISATION... 10 4.1 Projektorganisation och bemanning... 10 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess... 11 4.3 Utbildning... 13 5 TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV... 14 5.1 Projekttidsplan... 14 5.2 Beslutspunkter och milstolpar... 14 6 ARBETSFORMER... 16 6.1 Produktionsmodeller... 16 6.2 Produkt- och dokumentstyrning... 16 6.3 Avvikelse och ändringshantering... 16 6.4 Projektanalys... 17 6.5 Sekretess och säkerhet... 17 6.6 Informationsspridning... 17 7 RISKER... 19 7.1 Projektrisker... 19 7.2 Produktrisker... 19 7.3 Övriga risker... 19 8 EKONOMI... 20 8.1 Kalkyl... 20 8.2 Finansiering... 20

Sidan: 3 (21) 9 REFERENSER... 21 BILAGOR Här redovisar Du vilka delar av projektdefinitionen som är representerade i form bilagor. Bilaga Dokumentnamn A Tidsplan Basdatorarbetsplatstjänst fas 1 B Utrustningsbehov tunn klient C Kalkyl Basdatorarbetsplatstjänst fas 1

Sidan: 4 (21) 1 BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionens giltighet bekräftas av underskrifter av respektive part. Uppdragsgivaren är kundens projektansvarig och uppdragstagaren är projektchefen/projektledaren. Projektdefinitionen godkänns i styrgruppen och det bekräftas i ett styrgruppsprotokoll. Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare/Beställare: Uppdragstagare/Projektledare: Bo Egardt genom Jan-Martin Löwendahl, (CIO), (IT-avdelningen) 1.2 Revisionsinformation Här redovisar Du vad som skiljer de olika utgåvorna åt, genom att övergripande ange syfte och orsak till ändringen. Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 2001-10-31 Diskussionsunderlag P1.0-2 2001-11-01 PDF, underlag till granskning P1.0-3 2001-11-20 PDF, underlag till granskning P1.0-4 2001-11-27 PDF, underlag till granskning 1.0 2001-11-30 PDF, godkänd och undertecknad

Sidan: 5 (21) 2 IDÈ och MÅL 2.1 Bakgrund Här beskriver Du kortfattat bakgrunden till projektet genom att ange kopplingen mellan företagets (kundens) mål, resultatets mål och projektets mål Chalmers IT-infrastruktur blir alltmer komplex och kostsam samtidigt som verksamhetens beroende av IT som verktyg ökar. Datorn på arbetsplatsen spelar en central roll som produktivitetsverktyg, men är samtidigt den komponent som är svårast och dyrast att ge support på pga det stora antal arbetsplatser samt deras inbördes olikheter. En standardisering av datorarbetsplaten och de tjänster som hör dit ger mycket sannolikt avsevärda vinster på supportkostnader och kostnader för stillestånd. Detta dokument beskriver projektet Basdatorarbetsplatstjänst fas 1 som har till uppgift att ta fram ett beslutsunderlag för genomförande av en testperiod av tjänsten basdatorarbetsplats på Chalmers. 2.2 Idé Här redovisar Du projektidén. Projektidén speglar syftet med projektet och redovisar varför projektet finns. Utforma de tjänster samt beräkna dess kostnader som kan ingå i baspaketen för Chalmers basdatorarbetsplatstjänst. Projektet skall i fas 1 ta fram förslag på innehåll och ett underlag för test. Därefter skall tjänsten testas i fas 2 genom att köra en pilotinstallation med ca 100 användare. Fas 3 kommer att vara ett leveransprojekt av basdatorarbetsplatstjänsten där implementering ingår i stor skala. 2.3 Mål Här redovisar Du projektets mål - vilka resultat som skall finnas vid genomförandets slut. BAT-projektets mål är att enligt tidplan och budget ta fram en basdatorarbetsplatstjänst som är skalbar till minst tusen användare på Chalmers. Tjänsten skall erbjuda en användare olika baspaket för att nå maximal efterfrågan. Effektmålet skall vara billigare drift, högre säkerhet (uppgraderad programvara, rekommenderade patchningar etc.) och stabilare miljö. Målet med basdatorarbetsplatstjänsten fas 1 är att ta fram underlag för godkännande så att tjänsten kan testas hos max 100 användare under våren 2002. Förslagsvis bygger pilotprojektet fas 2 på följande komponenter: Windows NT4/2000, CITRIX, DCE/DFS, Back-up (TSM), E-post@chalmers.se, faktureringsrutiner, Helpdesk, förkonfigurering. Projektet skall designa en basdatorarbetsplatstjänst och bygga en prototypmiljö. Projektet skall drivas i paraplyform med ett delprojekt per deltjänst, enligt följande:

Sidan: 6 (21) Tunn klient E-post@chalmers.se Administrativa rutiner, support/helpdesk, logistik 2.4 Avgränsningar Här förtydligar Du projektets mål genom att ange vad andra projekt eller linjeinstanser ansvarar för. Lösningen skall kunna implementeras hos alla anställda som vill köpa tjänsten Basdatorarbetsplatstjänsten. Projektets fas 1 kommer att definiera baspaket som är anpassade till olika grupper av användare, såsom administratörer, lärare och forskare samt studenter. Huvudprojektet skall: - Ta fram förslag på baspaket - Presentera och prissätta en helpdesk- och supportlösning för basdatorarbetsplatstjänsten - Sammanställa delprojektens resultat - Undersöka möjlighet till back-up för servern och användare Delprojekt Tunn Klient skall: - Köpa in, installera och drifta serverhårdvara - Installera och testa applikationer - Vid slutet av fas 1 presentera en väl fungerande pilotmiljö Delprojektet E-post@chalmers.se skall: - Ta fram ett förslag på lösning och kostnad för e-postserversystem och klientprogramvara - Undersöka den funktionalitet olika användare och systemadministratörer runt om på Chalmers idag har och/eller framgent vill ha ut av mailsystemet. - Inte utveckla färdiga tekniska lösningar, utan skall undersöka vilka lösningar som måste tas fram eller köpas in. 3. LEVERANSER och GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Här redovisar Du vilka förutsättningar som gäller för projektet i form av inleveranser som skall komma från andra projekt och/eller linjeinstanser. Inleveranserna kan vara både produkter och resurser som projektet kräver för att klara sina åtaganden. Vi redovisar tydligt vad vi behöver, när och godkännandekriteria för varje inleverans 3.1.1 Omfattning Nedan följer en beskrivning av inleveranserna till projektet:

Sidan: 7 (21) Specialistkompetens Projektet önskar få tillgång till specialistkompetens från Fysik-sektionen under hela projektet, men framför allt i delprojektet Tunn klient. Dels för att få svar på frågor kring implementering, dels för avstämningar vid delprojektmål. Dessutom har Fysik kört en lösning av basarbetsplats under en längre tid och har skaffat sig kunskap och erfarenhet kring de frågor och problem som kan tänkas uppstå. Specialistkompetens behövs även för E-post där noggranna förundersökningar och tester måste göras innan de samkörs med övriga funktioner i projektet. När det gäller specialistkompetens inom DCE/DFS kan detta ske genom konsultering från IT-avdelningen. Inleveranser av dokument Dokument som berör tjänsten tex. licenspolicy. Hårdvara och programvara för utveckling av tjänsten Beställning och inköp av nödvändig hårdvara samt installation av hård- och mjukvara för testmiljö av basdatorarbetsplatsen genomförs inom delprojektet Tunn klient. Kraven och kostnaden framgår av "Utrustningsbehov tunn klient" (Bil. B). Installationen verifieras enligt överenskommen driftssättningsinstruktion. Ytterligare skall förslag på e-postserversystem tas fram och tillhörande klientprogramvara som skall läggas till baspaketet. En undersökning av DCE/DFS skall genomföras under fas 2 för att få fram möjligheterna att samköra tjänsten mot basdatorarbetsplatstjänsten. 3.1.2 Godkännande Samtliga system kommer att godkännas av projektet enligt överenskomna kriterier innan användning sker. Om någon inleverans försenas eller ej blir godkänd pga av bristande innehåll eller kvalitet, skall projektet redovisa konsekvenser avseende förändringar i kostnader och tidplan för avstämning mot avtalet och beslut i styrgruppen. 3.2 Leveranser och delleveranser Här redovisar Du vilka leveranser och delleveranser projektet skall göra. För varje delleverans beskriver vi idé och mål samt vid behov avgränsningar och inleveranser. Fas 1 kommer att leverera ett förslag på en testarbetsplats. Fas 2 kommer att leverera ett komplett förslag på en utformad basdatorarbetsplatstjänst. (Sommaren/hösten 2002) Fas 3 kommer innehålla eventuell upphandling och implementation. (Vintern 2002) 3.2.1 Innehåll Här redovisar Du alla resultat i form av alla produkter som projektet kommer att leverera och överlämna. Produkter och dokument som skall levereras och överlämnas: Kravbeskrivning över hårdvara, applikationer/mjukvara samt licenser Kostnader över helpdesk/support och logistik

Sidan: 8 (21) Förslag på innehåll i de olika Baspaketen samt back-up Förslag på central e-posttjänst Förslag på grupperingar av användare av tjänsten Leverans och överlämning sker vid samma tillfälle 3.3 Godkännandekriterier Här redovisar Du vilka godkännandekriteria som gäller per delleverans och resultat. Framtagning av administrativa basfunktioner för fas 1 Antalet kända fel och avvikelser får ej överstiga: Allvarliga 0 stycken Begränsad funktionalitet 2 stycken Skönhetsfel 5 stycken Styrgruppen har befogenheter för godkännande av avvikelser från ovanstående. Lösningsbeskrivning på basdatorarbetsplatstjänst fas 1 Lösningsbeskrivningen skall vara granskad och godkänd av delprojekten vid protokollförda möten. Kravbeskrivning för basdatorarbetsplatstjänst fas 1 Kravbeskrivningen skall vara granskad och godkänd av referensgruppen vid protokollförda möten. 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur Här redovisar Du hur leverans till förvaltningsorganisationen/användaren/resultatansvarige går till. Leverans och överlämning av projektet görs vid ett och samma möte till den person som skall överta produktansvaret och förvaltningen av tjänsten. På mötet skall mottagaren kvittera att leveransen är komplett och håller rätt kvalitet samt att han har övertagit produktansvaret. 3.5 Projektavslut Här redovisar Du resultat som skall uppnås och aktiviteter som skall genomföras efter leverans och överlämning för att Du skall kunna avsluta projektet. Fas 1 är avslutat när Godkännande skett enligt leverans- och överlämningsproceduren (se kapitel 3.4) Allt inlånat material är återlämnat och personliga arbetsexemplar makulerade All projektdokumentation är arkiverad Slutrapporten är godkänd av styrgruppen

Sidan: 9 (21) Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat

Sidan: 10 (21) 4 ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Styrgrupp Jan-Martin Löwendahl Projektledare Projektadministratör Henrietta Wictorsson Referensgrupp Delprojekt Tunn klient Kristoffer Johansson Delprojekt E-post Viktor Fougstedt Huvudprojekt Här beskriver Du projektorganisationen - gärna i form av ett organisationsschema. Namn på nyckelpersoner skall finnas angivna. Bemanning Basdatorarbetsplatstjänst fas 1 Styrgrupp: PL: PA: Jan-Martin Löwendahl (ordförande) Börje Sennung Görgen Olofsson Björn O. Eriksson Paul Waserbrot Michael Morin Henrietta Wictorsson Referensgrupp: (ordförande) Erik Eliasson (ständig medlem) Ann-Louise Augustsson (ständig medlem) NN Delprojekt: Huvudprojekt - (ordförande) Tunn klient - Kristoffer Johansson, Delprojektledare ( ständig medlem) E-post Viktor - Fougsted, Delprojektledare ( ständig medlem)

Sidan: 11 (21) 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess Här beskriver Du ansvar och befogenheter inom projektet. 4.2.1 Styrgrupp Ansvar Säkerställa att projektets resultat är i linje med Chalmers verksamhet Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Förankra projektet i Chalmers verksamhet Befogenheter Avsluta projektet Godkänna och ändra projektdefinitionen Tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser 4.2.2 Projektledaren Ansvar Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget Skapa rutiner för projektets genomförande Producera, leverera och överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet Godkänna inleveranser Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet Föreslå funktioner och egenskaper som rör tjänsten för beslut i referensgruppen Föreslå tekniska lösningar för beslut i delprojekten Föreslå innehåll och omfattning av delprojektet för beslut i referensgruppen 4.2.4 Delprojektledarna Ansvar

Sidan: 12 (21) Producera, leverera och överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser Föreslå funktioner och egenskaper hos tjänsten för basdatorarbetsplatsen för beslut i referensgruppen Föreslå tekniska lösningar för basdatorarbetsplatsen för beslut i delprojekten 4.2.6 Referensgrupp Ansvar och befogenheter Fastställa funktionellt innehåll och användargränssnitt för tjänsten Fastställa funktionellt innehåll och användargränssnitt för testmiljö

Sidan: 13 (21) 4.3 Utbildning Här beskriver Du den utbildning som projektgruppen behöver för att nå projektmålen. Projektmedlemmarna får information i hur: Arbetsuppgifter och arbetssätt fungerar med hjälp av PPS-metoden Livelinks struktur fungerar och tillgång till egna konton

Sidan: 14 (21) 5 TIDSPLAN och RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan Här visar Du projektplanen, lämpligen som ett Gantt-schema. Projektplanen kan vara en bilaga. Se "Projektplan Basdatorarbetsplatstjänsten fas 1" (Bil. A) 5.2 Beslutspunkter och milstolpar Här redovisar Du viktiga avstämningspunkter i form av milstolpar och beslutspunkter. Följande milstolpar och beslutspunkter finns i projekttidsplanen. 5.2.1 Beslutspunkter 2001-10 BP1 Projektdirektiv är framtaget och beslutat. Ramar är satta för projeket. Godkännande av projektdefinition v. 1.0-1. BP2 Godkännande av projektdefinition v. 1.0-2. Avrapportering av tidplan över fas 1. 2001-11-27 BP3 Godkänna beslutsunderlag/projektdefinition BP4 Fatta beslut om att resurser finns till uppdragstagarens förfogande. 2001-12-18 BP 5 2002-01-15 BP 6-8 Sammanställa och leverera projektets resultat rörande fas 1. Godkänna leverans av basdatorarbetsplatstjänsten fas 1. Överlämning av ansvar för ett beslutsunderlag för basdatorarbetsplatstjänsten fas 2, rekommendation för uppstart. Godkännande av slutrapporten. Projektets fas 1 avslutas.

Sidan: 15 (21) 5.2.2 Milstolpar 2001-10 PDI skrivs och PDF påbörjas. Projektarbetet startas upp och kontakt tas med berörda projektmedlemmar. 2001-11 PDF v. 1.0-2 presenteras för referens- och delprojektmedlemmarna. PDF v. 1.0-4 presenteras för godkännande av styrgruppen. 2002-01 Förslag på basdatorarbetsplatstjänst presenteras för referensgruppen. Fas 1 avslutas och beslut tas om fas 2. 2002-02 Planering och genomförande av fas 2 påbörjas. 2002-08 Testperioden utvärderas. Slutleverans av fas 2. 2002-11 Slutleverans av basdatorarbetsplatstjänsten. 2002-12 Slutrapport över fas 1,2 och 3.

Sidan: 16 (21) 6 ARBETSFORMER 6.1 Produktionsmodeller Här identifierar Du vilket arbetssätt projektet använder för produktutvecklingen. Vid behov beskriver Du avvikelser från utpekad modell. I enkla fall kan Du beskriva hela arbetssättet. Ingen särskild produktionsmodell används. 6.2 Produkt- och dokumentstyrning Här beskriver Du hur Du håller ordning och reda på både projekt- och produktdokument. Du beskriver hur de olika dokumenttyperna identifieras, förvaras och hanteras vid ändringar. Här beskriver Du också hur Du hanterar olika utgåvor av produkterna och vilka krav som finns på spårbarhet till användare av olika utgåvor av produkterna. 6.2.1 Projektdokument Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen (Livelink). 6.2.2 Produktdokument Produktdokumenten identifieras av produktbenämning, dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. En dokumentöversikt anger aktuella utgåvor av produktdokumenten. Samtliga original lagras i den för projektmedlemmarna tillgängliga projektdatabasen (Livelink). 6.3 Avvikelse och ändringshantering Här beskriver Du tillvägagångssättet vid förändringar av projekt- och produktstyrande dokument. Alla förslag till ändringar i tjänsten utvecklade av projektet skall rapporteras till projektledaren. Beslut om ändringar som ej påverkar projektets tids- och kostnadsramar skall fattas av PL och teknik- och/eller referensgrupp. Ändringar som ökar kostnaderna eller förlänger tidsplanen skall beslutas av styrgrupp. Alla förslag på personförändringar i viktiga positioner i styr-, referens- och delprojekterna skall rapporteras skriftligen till projektet. Konsekvenser avseende förändringar i kostnader och tidsplan redovisas för beslut i styrgrupp. Fel och avvikelser i basutbudet av tjänsten utvecklade av projektet skall rapporteras skriftligen till projektet.

Sidan: 17 (21) 6.4 Projektanalys Här beskriver Du vilka metoder och aktiviteter som genomförs för att säkerställa projektets resultat och genomförandet av projektet. Här anger Du också vilka instanser eller personer som genomför projektanalyserna. 6.4.1 Projekt Projektgranskning genomförs av analysgruppen efter beställning av styrgruppen. 6.4.2 Tjänst Lösningsbeskrivningen granskas av referensgruppen. Tjänsten testas av både referens- och delprojekten. 6.5 Sekretess och säkerhet Här beskriver Du vilka regler som gäller avseende tillgång till dels arbetsplats, dels information om projektet och de produkter som projektet producerar. Projektet klassas ej som konfidentiellt. Detta innebär att all dokumentation och information är tillgänglig för Chalmers anställda. Extern information får ges endast efter samråd med projektledaren. 6.6 Informationsspridning Här beskriver Du hur projektinformation sprids internt och externt. Du redovisar hur projektdokumentationen skall distribueras och när och hur muntlig information lämnas. 6.6.1 Rapportering Den rapporterande projektdokumentationen består av följande dokument: Projektdefinition Projektrapport med bilagor Mötesprotokoll Slutrapport Förteckning projektdokument Samtliga dokument kommer att finnas tillgängliga via Livelink. Vid behov tar projektet fram distributionslistor för ovanstående dokument. I annat fall skall projektmedlemmarna aktivt söka upp önskad information. 6.6.2 Mötesstruktur Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Stående dagordningar fastställs vid första mötet.

Sidan: 18 (21) Styrgruppsmöten Vid planerade beslutspunkter eller vid behov. Protokollförs av PA. Projektledningsmöten Vid behov eller efter önskemål Protokollförs av PA. Projektmöten Vid behov eller efter önskemål Protokollförs av PA

Sidan: 19 (21) 7 RISKER Här redovisar Du de risker som har identifierats under förberedelsefasen. Du redovisar också vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras. 7.1 Projektrisker 7.2 Produktrisker Riskseminarium hålls i januari 02 7.3 Övriga risker 1)

Sidan: 20 (21) 8 EKONOMI 8.1 Kalkyl Här redovisar Du antalet timmar, investeringar och andra kostnader som krävs för att genomföra projektet. Vid behov redovisar Du hela kalkylen uttryckt i kronor. Efterkalkyl för Dina kalkylelement skall senare redovisas i slutrapporten. Nyckeltal som skall tas fram identifieras och beskrivs här. Se Kalkyl Basdatorarbetsplatstjänsten fas 1 (bilaga C). Budgeten för fas 1 är satt till 500 kkr. 8.2 Finansiering Här anger du hur projektet skall finansieras. Projektet finansieras av Bo Egardt med medel ur stifelsens IT-infrastruktursatsning 2001.

Sidan: 21 (21) 9 REFERENSER Här redovisar Du vilka dokument som projektdefinitionen refererar till. Referenser skall finnas till kravbeskrivningen och/eller andra dokument som fastställer kravbilden eller utgör underlag för projektet. Referenser kan finnas till dokument som beskriver projektets arbetssätt.