SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(24) Plats och tid: Ungdomskontoret, Norrköpings kommun torsdag den 24 maj 2018 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz, Norrköping Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsvik Tuula Ravander, Söderköping Riitta Leiviskä Widlund, Finspång Irma Görtz, Norrköping Ersättare Criss Hagfeldt Norrköping 69-80, 82-85 Claes Hallert, Region Östergötland Camilla Jansson, Arbetsförmedlingen ej närvarande Susanne Karlsson, Försäkringskassan ej närvarande Per Hollertz, Valdemarsvik ej närvarande Inga-Lill Östlund, Söderköping Anna Creutz, Finspång ej närvarande Övriga Peter Johansson, förbundschef Susanne Nordlöf, samordnare Anna Hansdotter, samordnare Lisa Prytz, samordnare Yvonne Hagström, ekonom 66-67, 81 Annika Landmark, ekonomiassistent 66-67, 81 Jessica Sandström, nämndsekreterare Utses att justera: Birgitta Wessman Thyrsson Plats och tid för justering: Måndagen den 4 juni 2018 Sekreterare: Paragrafer: 66-85 Jessica Sandström Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Birgitta Wessman Thyrsson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2018-06-04 Datum för nedtagning av anslag: 2018-06-26 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Jessica Sandström
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(24) Innehållsförteckning 66 Fastställande av föredragningslistans innehåll 67 Utbildning kring den ekonomiska uppföljningen SAMÖ 2018/0035 68 Rapport från genomförda medlemsdialoger SAMÖ 2018/0036 69 Uppföljning av målet arbete/studier/aktivt arbetssökande/rehab AF 70 % efter tre år SAMÖ 2017/0063 70 Information om Ungdomskontoret och Arbetsmarknadsenheten i Norrköpings kommun SAMÖ 2018/0024 71 Nationella rådets rekommendation om att insatser inom ramen för finansiell samordning bör rikta sig till personer från 16 år SAMÖ 2017/0063 72 Förslag till kommunikationsplan SAMÖ 2018/0039 73 Platser för styrelsemöten under året samt studiebesök SAMÖ 2018/0020 74 Plan B 2018 SAMÖ 2018/0006 75 Lägesrapport Plattformarna SAMÖ 2018/0018 76 Förändrad inskrivningsprocess till plattformarna SAMÖ 2018/0019 77 Godkännande av handlingsplan för åtgärder utifrån revisorernas synpunkter samt information från mötet med revisorernas revisionsbiträde SAMÖ 2018/0028 78 Tjänstedesign SAMÖ 2018/0032 79 Arbetsgivarstöd SAMÖ 2018/0037
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(24) 80 Fördjupat handledarstöd SAMÖ 2018/0038 81 Budgetuppföljning april SAMÖ 2018/0017 82 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 83 Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2018/0016 84 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 85 Övriga frågor
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(24) 66 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll, med tillägg av två övriga frågor. Två övriga frågor anmäls, och behandlas sist på dagordningen. Punkten Budgetuppföljning april behandlas direkt efter punkten Utbildning kring den ekonomiska uppföljningen. I övrigt följs utsänd föredragningslista.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(24) 67 Utbildning kring den ekonomiska uppföljningen SAMÖ 2018/0035 Styrelsen tar informationen till protokollet. Enligt beslut på styrelsemötet 2018-04-26 ska en gemensam utbildningsinsats genomföras till styrelsen avseende ekonomi och tolkning av den ekonomiska uppföljningen. Peter Johansson, förbundschef, Yvonne Hagström, ekonom och Annika Landberg, ekonomiassistent fanns med på styrelsemötet för att berätta om den ekonomiska uppföljningen. Peter Johansson presenterade hur budgetprocessen ser ut. Yvonne Hagström presenterade den reviderade ekonomirapporten, som tagits fram utifrån önskemål från styrelsen. Hon förklarade vad de olika delarna står för. Skriftliga kommentarer till den ekonomiska redovisningen kommer att skickas ut varje månad fortsättningsvis.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(24) 68 Rapport från genomförda medlemsdialoger SAMÖ 2018/0036 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samordningsförbundets presidie och förbundschef Peter Johansson har träffat Valdemarviks kommun, Region Östergötland och Försäkringskassan. Det har förts konstuktiva samtal, en del frågetecken har rätats ut och Samordningsförbundet har fått intressanta synpunkter och idéer om utveckling. Förbundets klargörande att Samordningsförbundet finansierar och medlemmarna utför verksamheten har av någon medlem uppfattats som att Samordningsförbundet vill dra sig tillbaka. Under dialogen har det klarlagts att syftet inte är detta, utan att förtydliga medlemmarnas och Samordningsförbundets olika roller och ansvar. Ett förslag har kommit upp om att ha en gemensam styrgrupp för alla plattformar. Vid kommande uppföljning av mötet den 14 mars bör det presenteras en behovsanalys och ett förtydligandet om ansvarsfördelningen. Det är viktigt att sätta ledning och styrning i relation till ändamålsparagrafen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(24) 69 Uppföljning av målet arbete/studier/aktivt arbetssökande/rehab AF 70 % efter tre år SAMÖ 2017/0063 Styrelsen tar informationen till protokollet. I verksamhetsplanen för 2018 finns följande mål med; 1) Ökad egenförsörjning genom arbete: Mätpunkter utfall: i samband med avslut i insatsen, resultat: efter 1 år, effekter: efter 3 år B) Arbete/studier/aktivt arbetssökande/rehab AF mätpunkter - utfall 60 %, resultat 65 %, effekter 70 % Uppföljningen av målet (effekter 70 %) var tänkt att ske genom indikator 11. Socialstyrelsen har tagit på sig uppgiften att samköra uppgifter från SUS med SCB för att kunna mäta långsiktig hållbarhet. Av olika skäl har detta inte kunna genomföras och det är i dagsläget oklart hur och om det kommer att kunna genomföras. Det innebär att vi i dagsläget inte kommer att kunna följa upp målet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(24) 70 Information om Ungdomskontoret och Arbetsmarknadsenheten i Norrköpings kommun SAMÖ 2018/0024 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen får under sammanträdet information om ungdomskontoret och arbetsmarknadsenheten i Norrköpings kommun. Ungdomskontoret Eva Karlsson och Ulrica Andrén, ungdomsarbetsförmedlare presenterar verksamheten på ungdomskontoret. Ungdomskontoret är ett samarbete mellan Norrköping kommun och Arbetsförmedlingen, och vänder sig till ungdomar upp till 25 år, med vissa undantag. Norrköpings kommun finns på plats med studie- och yrkesvägledare och handläggare inom ekonomiskt bistånd. Arbetsförmedlingen arbetar med att förbättra förutsättningar för ungdomar att komma i sysselsättning. Många ungdomar har svårt att klara de krav som ställs, på grund av till exempel funktionsnedsättning och psykisk ohälsa. Handläggarna arbetar också med motiverande insatser för att få ungdomar till studier, men det är ofta lång väg då många bär med sig dåliga erfarenheter från tidigare skolgång. Vissa handläggare arbetar mot etableringen, och vissa med förstärkta samarbetet med Försäkringskassan. Det finns inga formella kopplingar till Regionen eller socialkontoret, men samarbete sker. Ungdomskontoret möjliggör snabbare väg till lösningar. Alla arbetar mot samma mål, att ungdomen ska komma i egen försörjning.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(24) Arbetsmarknadsenheten. Norrköpings kommun Eva Jeppson, arbetskonsulent på Norrköpings kommuns arbetsmarknadsenhet presenterade verksamheten. Det handlar om arbetsmarknadspolitiska insatser och olika stödformer för anställning, alltså ingen praktik. Deltagarna kommer i första hand från ekonomiskt bistånd eller arbetsförmedlingen. Arbetsplatser erbjuds enbart inom kommunen. Många finns i mjuka verksamheter som skola, vård och omsorg, men även tekniska kontoret har platser. Insaterna pågår under ett år. Under anställningen får personen regelbundet besök på arbetsplatsen av en arbetskonsulent, som följer upp hur det fungerar på arbetsplatsen, och funderar gemensamt med personen på vad den ska göra efteråt. Personen får studera 25 % under anställningen. Många har svårt för myndighetskontakter, så arbetskonsultenterna kan få finnas med som stöd. Arbetsförmedlingen och ekonomiskt bistånd är uppdragsgivare, så de får uppföljning hur det går.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(24) 71 Nationella rådets rekommendation om att insatser inom ramen för finansiell samordning bör rikta sig till personer från 16 år SAMÖ 2017/0063 Styrelsen tar informationen till protokollet. Nationella rådet har precis kommit ut med en rekommendation till samtliga samordningsförbund där de bedömer att insatser som riktar sig till målgrupper yngre än 16 år inte är förenliga med lagstiftarens intentioner. Nationella rådets rekommendation påverkar till viss del fokusområdet identifiera och kartlägga behovsgrupperna unga i skolan. Styrelsen tänker låta de diskussioner som startats pågå. Om den utmynna i någon verksamhet är ännu inte beslutat.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(24) 72 Förslag till kommunikationsplan SAMÖ 2018/0039 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har utarbetat ett utkast till kommunikationsplan. Syftet med kommunikationsplanen är att genom god planering samordna kommunikativa insatser för bästa möjliga effekt när vi skapar vår verksamhet på kort och lång sikt. Förbundet vill bygga ett hållbart samverkansarbete med våra medlemmar, för att göra skillnad i praktiken för våra medborgare. Förbundet vill även göra samordningsförbundet mer känt både internt hos medlemmarna och externt i samhället. Planen har diskuterats på presidiets senaste möte och överlämnas till styrelsen för fortsatt diskussion. En diskussion fördes runt hur framför allt målen i kommunikationsplanen ska utformas. Aktivitetsplanen skulle kunna utmynna i ett årshjul, så man ser hur aktiviteterna hänger ihop.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(24) 73 Platser för styrelsemöten under året samt studiebesök SAMÖ 2018/0020 Styrelsen tar informationen till protokollet. Presidiet har tagit fram förslag till platser för styrelsemöten under 2018. Nedanstående platser är inbokade; 21 juni Coffice i Söderköping (mötesplatsen för Söderköpings näringsliv och ditt företagande). 30 augusti Portalen (Ringdansen) i Norrköping. Sammanträdet hålls i i vårdoch omsorgskontorets lokaler på Guldringen 66 (lokal Promenaden). 27 september sparbanken i Valdemarsvik (information om sparbanken och möjligheternas Trädgård).
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(24) 74 Plan B 2018 SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen har under 2017 arbetat med plan B för att ha en alternativplan på olika typer av insatser som kan sjösättas om det visar sig att avsatta medel inte förbrukas som planerat. Presidiet har för avsikt att fortsätta arbetet med plan B även för 2018 och att alla är delaktiga i arbetet. Kansliet har uppdaterat plan B med ett förslag på utbildning i motiverande samtal vid autism och ADHD, samt en projektbeskrivning för projekt Spira.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(24) 75 Lägesrapport Plattformarna SAMÖ 2018/0018 Styrelsen föreslås ta informationen till protokollet. Enligt styrelsens utvecklingsplan för 2018 skall lägesrapport Plattformen vara en stående informationspunkt på varje styrelsemöte. En gemensam möte med alla plattformar har hållits, som varit uppskattad. Syftet var att skapa samsyn och arbetsglädje. Arbetsmiljö och utvecklingsarbete behandlades. Försteg är en ny sorts verksamhet, där det behöver utvecklas riktlinjer och ramar. Tydligare ledning, styrning och mandat är väldigt viktigt.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(24) 76 Förändrad inskrivningsprocess till plattformarna SAMÖ 2018/0019 Styrelsen tar informationen till protokollet. På föregående styrelsemöte redovisades förslag till möjlig struktur för inskrivning i Plattformarna. Styrelsens medskick var att förslaget skulle behandlas och diskuteras av styrgrupperna för att sedan gå upp till beslut. Processen har delats upp i två delar; på dagens styrelsemöte lämnas muntlig information om styrgruppernas synpunkter på förslaget och på styrelsemötet i juni lämnas förslag på beslut. Förslaget har diskuterats i styrgrupperna för Norrköping, Söderköping och Valdemarsvik samt Finspång. Styrgrupperna var positiva till förslaget, och har lämnat synpunkter, som tas med i det fortsatta arbetet. Ansökningarna behandlas inom respektive kommun, på grund av sekretessen. Insatser som kan erbjudas är Fördjupad kartläggning, Koordinatorstöd, SIP, Försteg och Annan rekommendation.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(24) 77 Godkännande av handlingsplan för åtgärder utifrån revisorernas synpunkter samt information från mötet med revisorernas revisionsbiträde SAMÖ 2018/0028 Styrelsen godkänner handlingsplanen samt ge kansliet i uppdrag att verkställa handlingsplanens förslag till åtgärder. Presidiet och kansliet har kompletterat handlingsplanen med de synpunkter som framkom på det senaste styrelsemötet. Därutöver har några ytterligare åtgärder tillkommit efter att presidiet och förbundschefen träffat revisorernas revisionsbiträde. Syftet med mötet var att förtydliga de synpunkter som revisorerna lyft fram i revisionsberättelsen så att de uppfattats rätt. En muntlig redogörelse från mötet med revisionsbiträdet gavs på styrelsemötet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(24) 78 Tjänstedesign SAMÖ 2018/0032 Styrelsen godkänner att förbundet finansierar kostnaden för 0,5 tjänst med inriktning mot tjänstedesign samt ger kansliet i uppdrag att utarbeta förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland. Samordningsförbunden i Östergötland har under en tid diskuterat frågan om hur man på bästa sätt kan fånga upp deltagarperspektivet och sedan ta hänsyn till det i planering och utveckling av tjänster. Detta för att bättre anpassa och i högre utsträckning utifrån vad deltagarna faktiskt efterfrågar. Presidiet har diskuterat frågan om hur brukarmedverkan kan vara en del i både verksamhetsutveckling av befintlig verksamhet och i skapandet av ny verksamhet. I diskussionen har förbundschefen för centrala Östergötland funnits med och en idé som diskuterades var att tillsammans, mellan förbunden, utveckla arbetet kring tjänstedesign liknande det vi idag har kring det utökade ESF-teamet. På föregående styrelsemötet var frågan om tjänstedesign uppe som ett informationsärende. Förslaget som diskuterades var att samordningsförbunden tillsammans finansierar en gemensam resurs som är ett stöd i arbetet med tjänstedesign. Samordningsförbundet centrala Östergötland har i dagsläget 0,5 tjänst som arbetar med tjänstedesign och en utökning kommer att ske med 0,5 tjänst fr.o.m. den 1 juli. Kansliets och presidiets förslag är att Samordningsförbundet Östra Östergötland går in och finansierar denna del som då blir en resurs för förbundet och förbundsmedlemmarna. Kostnaden på helårsbasis uppgår till drygt 450 000 kronor. Uppsägning av avtalet kan ske med tre månaders varsel.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(24) 79 Arbetsgivarstöd SAMÖ 2018/0037 Styrelsen godkänner att funktionen arbetsgivarstöd införs på försök under två år motsvarande en heltidstjänst. Förslaget är att tillsätta en tjänst på försök under två år som koordinator arbetsgivarstöd. Inriktningen på arbetet är att rekrytera platser till arbetsprövning och arbetsträning, upp till 10 timmars nivå, i samarbete med intresserade arbetsgivare exempelvis inom Öst svenska handelskammaren, CSR East Sweden, Arbetsintegrerade sociala företag m.fl. I uppdraget ingår även att stödja arbetsgivarna med exempelvis kompetensutveckling kring olika typer av funktionsnedsättningar och förhållningssätt. Insatsen ingår i Plattformen och utgör verktyg som ingår i Plattformens verktygslåda inom ramen för förstegsverksamhet. Insatsen kan avropas av förbundets medlemmar och Plattformarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(24) 80 Fördjupat handledarstöd SAMÖ 2018/0038 Styrelsen godkänner att funktionen fördjupat handledarstöd införs på försök under två år motsvarande två heltidstjänster. Förslaget är att pröva konceptet supported employment/fördjupat handledarstöd med två tjänster under två år. Tanken är att handledarna följer med individer som har behov av fördjupat stöd till arbetsprövningen/arbetsträningen utifrån behov. Ett samarbete ska finnas med Koordinator arbetsgivarstöd för att finna lämpliga arbetsgivare. Insatsen ingår i Plattformen och utgör verktyg som ingår i Plattformens verktygslåda inom ramen för förstegsverksamhet. Platserna skall kunna avropas av förbundets medlemmar och Plattformarna. Insatsen pågår upp till 10 timmars nivå.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(24) 81 Budgetuppföljning april SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkänner budgetuppföljning för april. Presidiet får i uppdrag att se över om budgeten ska revideras när beslut fattas påverkar, i samarbete med revisorerna. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning till och med april månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet. Peter Johansson, förbundschef, gjorde en grundlig genomgång av det ekonomiska utfallet. I samband med detta informerades också om hur omstarten av Plattform Finspång fortskrider.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(24) 82 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel SAMÖ 2018/0040-1 om ansvarsfrihet för Samordningsförbundet Östra Östergötland 2017 Från/till Region Östergötland SAMÖ 2018/0011-13 Samordningsnytt, nyhetsbrev om aktuella frågor från Finsam Finsam
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(24) 83 Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2018/0016 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde. Intressant att få inblick i hur man jobbar med ungdomar med funktionsnedsättningar. Skulle vilja veta mer om vilka bedömningar som görs. Tråkigt med rekommendationer om 16 år. Bra att vi fortsätter samtalen. AME arbetar olika i olika kommuner. Samordningsförbunden har en viktig roll.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(24) 84 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 Styrelsen noterar att nedanstående beslut anmälts till styrelsen. Delegationsbeslut Förbundschef Datum sfattare Belopp et avser 2018-03-15 Förbundschef 47 869 kronor 2018-04-11 Förbundschef 25 400 kronor Utbildning i kommunikations- och presentationsteknik Samtalsledarutbildning, Att förbereda och leda nätverksmöten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24(24) 85 Övriga frågor Styrelsen noterar informationen. 85:1 Rekrytering av medarbetare En principfråga angåenden hur rekrytering av medarbetare går till lyftes. Vilket förhållningssätt ska gälla? Styrelseledamöterna diskuterar frågan en del, men vill ta med frågan till sina hemorganistaioner för att diskutera den där, och återkomma vid ett senare styrelsemöte. 85:2 MVG styrelse och medarbetare Styrelse och medarbetare träffas för konferens 3 oktober 13-16 på Hemgården. Det fungerar bra säger närvarande medlemmar.