Tillgänglig Weblink Unified 2.0 Användarmanual Version 15.003 MacBook Pro MacBook Pro Weblink Unified 2.0 Den nya generationens molnväxel Smart, stabil och användarvänlig! 1
Innehållsförteckning 3. Inledning 4. Weblink Communicator () 5. Logga in 6. Se dina kollegor 7. Byt profil 8. Lägg till schema i kalender 9. Ring och svara 10. Koppla samtal 11. Välj enhet att hantera samtal 12. Visa valfritt nummer ut 13. Flytta pågående samtal mellan dina enheter 14. Logga i och ur kö 15. Röstmeddelande 16. Röstbrevlåda 17. Spela in samtal 18. Chatta 19. Samtalshistorik 2
Weblink Kundportal https://portal.weblink.se/ Varje användare av Weblink Unified 2.0 har inloggningsuppgifter för att logga in på Weblinks Kundportal. Beroende på tilldelad behörighet kan du i Kundportalen administrera profiler, samtalsstatistik, röstbrevlåda, inspelningar, kontakter, chatt etc. Profiler Profilerna är grundläggande för din telefoni och styr hur inkommande samtal skall hanteras och vad som skall hända när du inte svarar. Du kan redigera befintliga pofiler eller skapa nya profiler i Kundportalen om du har behörighet. Kontakter Välj Kontakter om du vill importera dina kontakter som CSV-format. OBS! Nya Weblink Kundportal skall inte förväxlas med den gamla som finns på https://kund.weblink.se/ Weblink Communicator () Varje användare får vår desktopapplikation Weblink Communicator som laddas ner och installeras på valfri dator. När du är inlaggad på din Weblink Communicator kan du styra dina samtal och har full koll på din telefoni. Gränssnittet är ett så kallat On Top. Det innebär att vissa funktioner i applikationen bara blir synliga/tillgängliga när de behövs. Väljer du att ha en enhet som uppgraderas din Weblink Communicator till full telefon vilket gör att du ringer direkt via din dator. Mobilapp Weblink Unified 2.0 har mobilapp för Android och iphone som är enkel att använda. Handhavande och navigering utgår från hur en Androidmobil eller iphone fungerar. Viss vana om telefonens operativsystem är nödvändig då vi i denna manual endast beskriver hur de viktigaste funktionerna hittas och används. 3
Weblink Communicator () 1 25 24 2 3 4 5 6 7 8 9 10 27 11 12 13 14 15 16 17 18 26 19 23 20 21 22 1. Huvudfönster I huvudfönstret hanteras alla samtal. 2. Inställningar Styr klient. Logga ut. Avsluta. 3. Vy Sortera kontakter. Sortera grupper. Visa kontakter i smal vy eller standrad vy. 4. Läge Välj enhet att ringa med. Välj nummer att visa ut. 5. Hjälp Förklaringar för funtkioner. Kontakta support. 6. Chat Chatfönster med historik. 7. Inspelningar Inspelade samtal. 8. Röstbrevlåda Röstmeddelande. 9. Kalender Dag. Vecka. År. Lägg till aktivitet (möte etc.) som styrs av inställd profil. 10. Historik Samtalshistorik. 11. Vad gör jag? Skriv vad du gör (visas bara för dina kollegor). 12. Profil Ändra din profil och hur det skall ringa, hänvisa, röstbrevlåda etc. 13. Ring/Sök Knappa in telefonnummer eller sök bland kontakter. 14. Köer Se köer. Logga i och ur kö. 15. Kontakter Favoriter (dem du själv väljer). Användare (kollegor i växeln). Kontakter (importerade kontakter från ex Outlook eller Exchange). 16. Chatta Chatta med användare. 17. Maila Startar ditt mailprogram (ex Outlook) om användaren har en mailadress. 18. Ring Ring användare. 19. Favorit Gör användaren till favorit. 20. Ljud Ställ in ljudvolym. 21. Smal vy Kontakter visas med minimal info och liten bild. 22. Standard vy Kontakter visas med mer info stor bild. 23. Sidofönster Sidofönster som visar mer information om det du valt i huvudfönstret. 24. Fönsterhanterare Stäng eller öppna Sidofönstret. 25. Version Visar vilken version av Weblink Communicator du har. 26. Scrolla Placera markören till höger om kontakterna och scrolla. 27. Kontaktdetaljer Klicka på din bild och ändra kontaktinformation med penna eller foto. 4
Logga in Weblink Communicator Ladda ner Weblink Communicator till din dator från den länk du får i separat e-mail från Weblink med din e-postadress och lösenord eller från portal.weblink.se. Installera Weblink Communicator enligt de instruktioner som kommer upp vid installation. När du startar programmet dkriver du in din e-postadress och lösenord. Välj spara lösenord och du vill att fälten skall vara ifyllda när du startar programmet nästa gång. Välj Logg in automatiskt om du vill att appen skall starta autiomatiskt när du klickar på appens ikon. Tips! Spara programikon på datorns skrivbord eller i docken. Uppdatering Om det finns en ny uppdatering kommer detta att meddelas automatiskt eller när du startar Weblink Communicator. Du väljer själv om du vill installera direkt eller vid senare tillfälle. Mobilapp (Android/iPhone) Gå in på Google Play eller App Store och sök efter Weblink Mobile. Länk finns även på portal.weblink.se Ladda ner appen på din telefon. När du startar appen skriver du in din e-postadress och lösenord som du tidigare fått i separat mail från Weblink. Välj spara lösenord och du vill att fälten skall vara ifyllda när du startar appen nästa gång. Välj Logg in automatiskt om du vill att appen skall starta autiomatiskt när du klickar på appens ikon. Uppdatering Uppdatering sker via Google Play Butik och App Store. 5
Se dina kollegor 19 Din egen användare visas lägst upp i höger vy. I detta fallet Andreas Persson. Höger meny visar användare som är anknytna till växeln. Har de en profilbild (avatar) visas den. Telefonsatus för respektive kollega visas i färgen under profilbilden. Grön = Ledig. Orange = Pårigning. Röd = Upptagen. Grå = Ingen telefon ansluten. Respektive profil visas som liten ikon i övre vänstra hörnet av profilbilden. Klicka på en kontakt för att se information i vänster meny om mailadress, adress etc. OBS! Denna information kan bara respektive användare redigera själv. Skapa favorit Klicka på pilen längst till höger (19) för att välja om en kontakt skall bli favorit och listas under Favoriter. Välj huvudmenyn Kontakter och Samtal. Kollegor som är anknytna till växeln visas. Har de en profilbild (avatar) visas den. Telefonsatus för respektive kollega visas i färgen runt profilbilden. Grön = Ledig. Orange = Pårigning. Röd = Upptagen. Grå = Ingen telefon ansluten. Respektive profil visas som liten ikon i övre vänstra delen av cirkeln. Skapa favorit Klicka på en kontakt och klicka därefter på ikonen som ser ut som ett hjärta för att välja om en kontakt skall bli favorit och listas under Favoriter. 6
Byt profil 12 Med profiler väljer du hur inkommande samtal skall hanteras, ilka nummer du skall visa ut och vilka köer du skall vara inloggad i. Om du har behörighet kan du administera dina inställningar för profiler i Kundportalens webbgränssnitt. Genom att klicka på befintlig profil (12) kan du välja en nya profil genom att klicka på någon av dina profiler i listan. Välj (Alltid) för att bestämma hur länge profilen skall gälla. 15 min, 30 min, 1 tim eller 2 tim. Välj (kalenderikonen) om profilen skall läggas som ny post i kalender. Välj (X) för att avbryta. Välj (blå bock) för att aktivera ditt val. Du kan när som helst ändra din profil, men beroende på vilken prioritet som profilerna har aktiveras den högsta (ställs in i Kundportalen). Väljer du (Alltid) gäller det valet dock tills manuell ändring görs. Välj huvudmeny Profiler. Se aktuell profil i det blå fältet. Klicka på önskad profil. Välj (X) för att avbryta. Välj (blå bock) för att aktivera ditt val. Du kan när som helst ändra din profil, men beroende på vilken prioritet som profilerna har aktiveras den högsta (ställs in i Kundportalen). Väljer du (Alltid) gäller det valet dock tills manuell ändring görs. 7
Lägg till schema i kalender 8 8 Klicka på Kalender (8) så att kalendern kommer upp i högra vyn. Klicka i kalendern så att vyn ovan kommer fram. Ställ in vad som skall gälla för nytt schema. Profil och eventuellet meddelande (visas bara för kollegor i växeln). Välj startdatum och tid. Välj slutdatum och tid. Välj om schema skall upprepas dagligen, veckovis, månadsvis, årsvis eller bara gälla för ett tillfälle (ingen repetition). Välj (blå ruta med tumme) för att aktivera schema i kalendern. OBS! Kalendern i Weblink Unified 2.0 synkar ännu inte med Exchange. Välj huvudmeny Profiler. Klicka på önskad profil och klicka på ikonen för kalender (8). Ställ in vad som skall gälla för nytt schema. Profil och eventuellet meddelande (visas bara för kollegor i växeln). Välj startdatum och tid. Välj slutdatum och tid. Välj om schema skall upprepas dagligen, veckovis, månadsvis, årsvis eller bara gälla för ett tillfälle (ingen repetition). Välj (blå ruta med tumme) för att aktivera schema i kalendern. OBS! Kalendern i Weblink Unified 2.0 synkar ännu inte med Exchange. 8
Ring och svara 13 13 18 18 Ring kollega eller kontakt Klicka på telefonikonen (18) vid den kontakt som du vill ringa. När samtal kopplas fram är ramen orange. När samtal är aktivt är ramen röd. Avsluta samtal genom att klicka på röd telefonikon. Ringa valfritt nummer Markera sökfältet (13) och skriv in önskat nummer eller sök bland dina befintliga kontakter. Svara på samtal. Svara på samtal genom att klicka på den gröna telefonluren som visas i den orange ramen. Se nedan. Ring kollega eller kontakt Klicka på telefonikonen (18) vid den kontakt som du vill ringa. Ringa valfritt nummer Markera sökfältet (13) och skriv in önskat nummer eller sök bland dina befintliga kontakter. Svara på samtal. När det ringer på din mobil är det telefonens inbyggda samtalsapplikation. När du har ett aktivt samtal kan du gå i i Weblinks app och hantera samtalet där. 9
Koppla samtal 26 27 När du har ett aktivt samtal kan du välja att koppla vidare genom att klicka på Kopplaikonen (26). Koppla vidare direkt Välj koppla direkt om du vill att samtalet skall föras över utan avisering. OBS! Du kan inte hämta tillbaka samtalet utan din kollegas profil styr hur samtalet hanteras efter detta val. Övervakad vidarekoppling Välj övervakad koppling om du först vill tala med kollegan som du skall koppla samtalet till. Vill din kollega ta över samtalet klickar du på (bock). Skulle din kollega inte svara eller inte vilja ha samtalet kan du ta tillbaka det genom att klicka på (X). När du har ett aktivt samtal kan du välja att koppla vidare genom att klicka på önskad kollega i detta fallet Anna Johansson (27). Koppla vidare direkt Välj koppla direkt om du vill att samtalet skall föras över utan avisering. Välj övervakad om du först vill tala med kollegan som du skall koppla samtalet till. OBS! Du kan inte hämta tillbaka samtalet utan din kollegas profil styr hur samtalet hanteras efter direkt-koppling. Övervakad vidarekoppling Välj övervakad koppling om du först vill tala med kollegan som du skall koppla samtalet till. Vill din kollega ta över samtalet klickar du på (bock). Skulle din kollega inte svara eller inte vilja ha samtalet kan du ta tillbaka det genom att klicka på (X). 10
Välj enhet att hantera samtal 4 28 Klicka på Läge (4) för att välja vilken enhet din Weblink Communicator skall hantera (fjärrstyra). Som standard används softphone, men om du väljer annan enhet (t ex. mobil eller fast telefon) kommer du att kunna ringa, pausa, koppla, spela in samtal med hjälp av din Weblink Communicator. Klicka på ikonen (28) längst upp till vänster. Välj Inställningar. Välj Hantera samtal med. Välj vilken enhet du skall ringa, pausa, koppla, spela in samtal med. 11
Visa valfritt nummer ut 4 28 Klicka på Ringläge (4) för att välja a vilket nummer du vill visa ut oavsett vikken enhet du använder. Välj (Som profil) om du vill återgår till att din profil skall avgöra vilket nummer du skall visa ut. Klicka på ikonen (28) längst upp till vänster. Välj Inställningar. Välj Visa nummer ut. Välj vilket nummer du vill visa ut. Välj (Som profil) om du vill återgår till att din profil skall avgöra vilket nummer du skall visa ut. 12
Flytta pågående samtal mellan dina enheter 29 37 Du kan flytta ett pågående samtal mellan dina enheter. Klicka på flytta samtal (29) när du har ett aktivt samtal. Välj enhet du vill flytta till. Därefter ringer det på vald enhet och du kan förtsätta samtalet på vald enhet. Klicka på (37) om du vill flytta ett aktivt samtal från mobil till någon annan enhet som du har. Välj enhet du vill flytta till. Därefter ringer det på vald enhet och du kan fortsätta samtalet på vald enhet. 13
Logga i och ur kö 14 32 31 30 33 Klicka på en av köerna (14) för att få upp info om vald kö i vänster vy. När detta görs kommer ikonen för kö upp vid varje användare som har den inställningen. Klicka på ikonen (30) för att logga i och ur kö. Klicka på pausknappen eller playknappen (31) för att aktivera en person i kön. Välj (X) om du vil logga ut ur kö. I vänster vy visas information och statistik om aktuell kö samt vilka som är inloggade eller pausade. Plocka samtal i kö Även om du inte är inloggad i kön kan du plocka samtal som väntar i kön. Klicka på ikonen (33) och aktivera samtalet hos dig. Välj huvudmenyn Köer. Klicka på en kö för att se vilka som är inloggade i aktuell kö. Klicka på ikonen (32) för att logga in eller ur dig ur kön. Du kan bara ändra din egen köstatus i mobilappen.vem eller vilka som har rätt att vara med i respektive kö ställs in av administratör. OBS! I de första versionerna kan du inte plocka samtal i kön med mobilappen. 14
Röstmeddelande 8 28 36 Klicka på Röstmeddelande (8) för att få upp information om röstmeddelande och inspelade samtal i vänstra vyn. Röstmeddelande Välj (36) för att se alla röstmeddelande. Välj mellan att spela upp, ring tillbaka eller radera inspelade samtal. Klicka på ikonen (28) längst upp till vänster. Välj Inställningar. Välj Röstmeddelanden. Dina röstmeddelanden presenteras och du kan hämta och spela upp. 15
Röstbrevlåda Röstbrevlådan aktiveras av din administratör. Därefeter kan du göra vissa inställningar via telefon. Ring 555 och ange ditt lösenord för röstbrevlådan (din anknytning baklänges som standard) Följ instruktionerna. Ändra hälsningsmeddelande Logga in och tryck 0 för inställningar Därefter... Tryck 1 för hälsningsmeddelande Tryck 2 för upptagetmeddelande Tryck 3 för namn (ingen funktion ännu) Tryck 4 för temporär hälsningsmeddelande (ersätter din ordinarie hälsningsmeddelande tills vidare). Tips! Lyssna på ditt inspelade hälsningsmeddelande genom att trycka 2. Gör detta innan du väljer att spara(tryck 1). Ändra lösenord Logga in och tryck 0 för inställningar Därefter... Tryck 5 för ändra lösenord. Röstbrevlådan aktiveras av din administratör. Därefeter kan du göra vissa inställningar via mobilen. Ring 555 och ange ditt lösenord för röstbrevlådan (din anknytning baklänges som standard) Följ instruktionerna OBS! Med iphone ringer du antingen 555 eller klickar på ikonen röstmeddelande(37) för att komma till Röstbrevlådan. 37 16
Spela in samtal 7 35 38 38 Klicka på (38) om du vill spela in ett aktivt samtal. Klicka på samma knapp om du vill avsluta inspelningen. Inspelade samtal Klicka på Röstmeddelande (7) för att få upp information om röstmeddelande och inspelade samtal i vänstra vyn. Välj (35) för att se alla inspelade samtal. Välj mellan att spela upp, ring tillbaka eller radera inspelade samtal. Klicka på (38) om du vill spela in ett aktivt samtal. Klicka på samma knapp om du vill avsluta inspelningen. Inspelade samtal Välj huvudmenun Samtalshistorik. Samtal som har spelats in har en ikon (röd prick) till höger. Klicka på samtalet och därefter på uppspelningsknappen för att spela up. Använd Weblink Communicator för att radera inspelade samtal. 17
Chatta 6 17 Klicka på Chatt (6) för att få upp chattfönstret och du kan se vem du har chattat med. Klickar du på chattikonen (17) vid en användare så öppnas chattfönstret och du kan chatta med vald användare. OBS! Chattfönstret öppnas i eget fönster och stängs enligt datorns operativsystem. I detta fallet Apple OSX. Välj huvudmenyn Chatt. Välj vilken användare du vill chatta med. Klicka på fältet Skicka ett meddelande och skriv. När du är klar klickar du på ikonen med pil (36). Ny chatt Välj huvudmenyn Kontakter och samtal. Klicka på en kontakt och därefter på ikonen (kuvertet). 36 18
Samtalshistorik 9 Klicka på Samtalshistorik (9) för att få upp all sparad statisitk i vänstra vyn. Pil upp = Utgående samtal. Pil ned = Inkommande samtal. Utropstecken = Misslyckat samtal Grön =Samtalet kopplades fram. Röd = Ej besvarat samtal. Blå = Röstmeddelande. Välj telefonikonen för att ringa tillbaka. Välj papperskorgen för att radera. Välj huvudmenyn Samtalshistorik. Pil upp = Utgående samtal. Pil ned = Inkommande samtal. Blå pil =Samtalet kopplades fram. Röd pil = Ej besvarat samtal. Röd punkt vid höger kant = Samtalet spelades in. 19