SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(20) Plats och tid Örestensrummet, Kommunhuset, Kinna, klockan 08.30 11.25 Beslutande M Tomas Johansson S Lisa Dahlberg MP Lo Göthberg Larsson kl. 9.15 11.25, 46-53 Ej tjänstgörande ersättare KD S S Ola Andreasson kl. 8.40 11.25, 43-53 Christopher Thorsson David Berglund 42-45 Övriga närvarande Utses att justera Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads AB Bror-Eric Johansson (S), vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme AB Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets AB, Göran Andersson (S), vice ordförande Marks Fastighets AB Haleh Lindqvist, verkställande direktör Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Marks Bostads AB och Marks Fastighets AB Thomas Hellberg, chef IT-service Helena Blomqvist, kommunjurist Anette Jansson, redovisningsekonom Martin Svenhed, redovisningschef Tomas Persson, ekonomisekreterare Lisa Dahlberg Justeringens plats Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 42-53 Tomas Persson Ordförande Tomas Johansson Justerande Lisa Dahlberg
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(20) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags Uppsättande 2013-12-19 Datum för anslags nedtagande 2014-01-10 Förvaringsplats för Protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(20) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 42 Försäljning av kommunens fiberkabel, kanalisation och därtill hörande utrustning 43 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 44 Uppföljning av uppdrag beslutade av styrelsen; återrapportering från bolagen avseende revisionsrapporter 45 Kapitaltillskott till Marks Fastighets AB 46 Information om K 3, Bokföringsnämndens allmänna råd för att upprätta årsredovisning 47 Konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen 48 Resultatprognos 2013 med förslag till preliminära vinstdispositioner 49 Information om Lagen om offentlig upphandling 50 Tidplan för styrelsemöten 2014 51 Övriga frågor 52 Nästa sammanträde 53
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(20) 42/2013 Fastställande av dagordning Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(20) 43/2013 Försäljning av kommunens fiberkabel, kanalisation och därtill hörande utrustning :s beslut. Utredningen om försäljning av kommunens fiberkabel, kanalisation och därtill hörande utrustning ska överlämnas till kommunstyrelsen för skyndsam hantering. Projektet ska ha en affärsmässighet och den ekonomiska affärsplanen ska följas upp genom separat redovisning. Ärendet har, i samband med Marks kommuns antagande av Bredbandsstrategi i mars 2013, fått uppdraget att utreda förutsättningarna kring kanalisation och fiberkabel med bredband till invånare och företagare. I uppdraget ingår också att utreda förutsättningarna för att sälja kommunens fiberkabel, kanalisation och aktiv utrustning till ett av Marks kommun ägt bolag. För att genomföra uppdraget har en extern konsult, Anders Granfeldt från HiQ Göteborg AB, anlitats. Konsultens utredning omfattar inte enbart försäljning av utrustning utan även driftsform och förslag till affärsplan för den verksamhet som utrustningen säljs till. Vd Haleh Lindqvist redogör för bakgrunden till ärendet. Det finns en efterfrågan inte minst från företag när det gäller bredband och fiber, samtidigt är det politisk enighet om att det krävs ökad tillgång till bredband. Efter Anders Granfeldts utredning har diskussioner lett fram till förslaget att bilda en separat affärsenhet inom Mark Kraftvärme AB som driver kommunens kanalisation och fibernät. Alternativet ger mer synergier jämfört med att skapa ett eget bolag. Thomas Hellberg, chef IT-service, redogör för vilka tänkbara möjligheter som funnits och varför man valt Mark Kraftvärme AB. Anledningen till att Mark Kraftvärme AB har ansetts som det bästa alternativet är att bolaget är van att arbeta med kablar och kanalisation. För den blivande affärsenheten är det viktigt att presentera de ledande befattningarna, eftersom det blir en påverkan på Marks kommuns organisation; det krävs 1,5 årsarbetare inom IT samt också någon form av serviceavtal mellan Marks kommun och Mark Kraftvärme AB.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(20) Projektet beräknas vara underbalanserat ekonomiskt det första året. Vd Haleh Lindqvist menar att det är startkostnader för projektet, ca 2 mnkr. Ordföranden anser att ekonomin i projektet måste följas noggrant. En diskussion tar vid om affärsidén. Lisa Dahlberg ställer frågan vad som menas med heltäckande i affärsidén. Betyder det att alla i samhället kan ansluta sig till nätet? Det finns en risk att projektet lovar för mycket. Ordföranden instämmer och menar att bredbandsstrategin kan ha färgat förslaget och gjort det för vidlyftigt. Ordföranden anser att det är viktigt att tänka igenom affärsidén och vilka ändringar som kanske behöver göras. Klarlägganden behöver göras inför redovisning i kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordföranden föreslår att utredningen överlämnas till kommunstyrelsen i Marks kommun för skyndsam hantering. Projektet ska ha en affärsmässighet och den ekonomiska affärsplanen ska följas upp genom separat redovisning. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(20) 44/2013 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 17 september 2013 läggs till handlingarna. Ordföranden informerar att sammanträdesprotokollet från den 17 september 2013 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. I övrigt finns inga beslut från föregående protokoll som behöver följas upp. Beslutsgång Ordföranden föreslår att protokollet från den 17 september 2013 läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(20) 45/2013 Uppföljning av uppdrag beslutade av styrelsen; återrapportering från bolagen avseende revisionsrapporter :s beslut. Återrapporteringen från bolagen avseende revisionsrapporter läggs till handlingarna. Ärendet Verkställande direktör för respektive bolag hade uppgiften att återrapportera respektive styrelses synpunkter om de revisionsrapporter som PwC har lämnat. Vd Magnus Hjelmgren presenterar återrapportering från Marks Bostads AB:s styrelse. Det finns inga synpunkter från styrelsen angående revisionsrapporten. Vd Bengt-Allan Frost presenterar återrapportering från Mark Kraftvärme AB:s styrelse. Efter att ha tagit del av revisionsrapporten från PwC har vissa åtgärder vidtagits. Rutinen vid attesteringen har ändrats, i detta syfte har ytterligare en person anställts. Vd Magnus Hjelmgren presenterar återrapportering från Mark Fastighets AB:s styrelse. Det finns inga synpunkter från styrelsen angående revisionsrapporten. Beslutsgång Ordföranden föreslår att återrapporteringen från bolagen avseende revisionsrapporter läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(20) 46/2013 Kapitaltillskott till Marks Fastighets AB :s beslut. Kapitaltillskott med 1 000 000 kr till Marks Fastighets AB, enligt styrelsebeslut i 2013-05-15 22, tillförs Marks Fastighets AB i form av ett driftbidrag. Ärendet Vid styrelsemöte i, 2013-05-15 22, beslutades att Spinnerskan i Mark AB ska tillföra Marks Fastighets AB ett kapitaltillskott på 1 000 000 kr. Det beslutades att formen för kapitaltillskott fastställs senare under året. Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Det finns olika möjligheter att genomföra kapitaltillskottet till Marks Fastighets AB. Eftersom bidraget ska kompensera Marks Fastighets AB för underskott i verksamheten föreslår Martin Svenhed att kapitaltillskottet ges i form av ett driftbidrag. Driftbidraget erläggs under december 2013. Beslutsgång Ordföranden föreslår att kapitaltillskott med 1 000 000 kr till Marks Fastighets AB, enligt styrelsebeslut i 2013-05-15 22, tillförs Marks Fastighets AB i form av ett driftbidrag. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(20) 47/2013 Information om K 3, Bokföringsnämndens allmänna råd för att upprätta årsredovisning :s beslut. Information om K 3, Bokföringsnämndens allmänna råd för att upprätta årsredovisning, läggs till handlingarna. Ärendet Från och med 2014 ska bolagen i Spinnerskankoncernen tillämpa ett nytt regelverk för årsredovisning och koncernredovisning, benämnt K 3. Regelverket medför förändringar när det gäller avskrivningsregler och marknadsvärdering. Redovisningschef Martin Svenhed informerar om vad de nya redovisningsreglerna innebär för Spinnerskankoncernen. Reglerna gäller för stora bolag, vilket innebär att Marks Fastighets AB inte med automatik måste följa de nya bestämmelserna. Det kan emellertid vara en fördel att ha samma redovisningsprinciper inom en koncern. Frågan om Marks Fastighets AB ska övergå till K 3 diskuteras med revisor. En möjlighet är istället att tillämpa K 2. Även inom K 2 blir det förändringar jämfört med dagens principer. Marks Bostads AB och Mark Kraftvärme AB är tvingade att övergå till K 3. Skillnaden mellan komponentredovisning och traditionell redovisning är tydligast när det gäller redovisning av byggnader. Vid komponentredovisning delas avskrivningarna upp för respektive komponent; t ex fönster, tak etc. Respektive komponent har olika avskrivningstid. Vid underhåll av fönster blir redovisningen en investering som skrivs av, till skillnad från tidigare då kostnaden bokfördes vid utgiften. Tidigare måste en kostnad innebära en standardhöjning för att betraktas som en investering, de nya reglerna gör att kostnader som nu betraktas som underhåll i framtiden bokförs som investering. Avskrivningstiden ska motsvara den ekonomiska livslängden av investeringen, vilket avgörs av respektive bolag. Det kan bli en skillnad mellan avskrivning enligt K 3 och vad som är godkänt skattemässigt. Att följa skattemässig avskrivningstid anses emellertid vara god redovisningssed enligt K 2.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(20) K 3 påverkar inte redovisningen för 2013, men för att få jämförelsetal ska redovisningen räknas om utifrån K 3 för att få ett ingående balansvärde 2014. Vd Magnus Hjelmgren har för Marks Bostads AB lämnat två typfastigheter som förslag till bolagets revisor. För bostadsfastighet har gjorts en uppdelning på 10 komponenter med en viktad avskrivning på 2 %. För äldreboende är den viktade avskrivningen 2,5 3 %. I båda fallen aktiveras underhållskostnader jämfört med nuvarande redovisningsregler. Vd Bengt-Allan Frost har för Mark Kraftvärme AB gjort beräkningar för olika delar av fjärrvärmesystemet. Sammanlagt minskar avskrivningskostnaderna med 2 mnkr per år, vilket på kort sikt ger utrymme till ökade underhållskostnader. Vd Magnus Hjelmgren anser att Marks Fastighets AB, precis som idag, bör ha en avskrivning på ca 4 %, eftersom de fastigheter som finns inom Marks Fastighets AB inte bör ha en lägre avskrivning. Redovisningschef Martin Svenhed informerar att uppskjuten skattefordran som nu finns bokförd i balansräkningen för Marks Fastighets AB måste bokföras mot resultatet vid införande av K 3. Beslutsgång Ordföranden föreslår att information om K 3, Bokföringsnämndens allmänna råd för att upprätta årsredovisning, läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(20) 48/2013 Konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen :s beslut. Förslaget till konsolidering av Spinnerskankoncernen, som har utarbetats i samarbete med bolagets revisor, diskuteras vid mötet i mars då revisor närvarar för att svara på frågor. Ärendet Styrelsen i gav vid styrelsemöte 2012-12-05 verkställande direktören i uppdrag att ta fram en plan för koncernens långsiktiga konsolidering. Arbetet med att ta fram denna plan har utförts i samarbete med bolagets revisor. Redovisningschef Martin Svenhed presenterar förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen som har utarbetats av bolagets revisor. Arbetet i form av ett PM ska uppfattas som ett diskussionsunderlag, revisorn närvarar vid mötet i mars och det blir då möjlighet att ställa frågor. Förslaget innebär i korthet: - Omdisponering av moderbolagets egna kapital från aktiekapital till fritt eget kapital. - Omläggning av interna lån till externa lån, för att därigenom göra räntan avdragsgill. - Överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB innebär en skattekredit för koncernen. När dessa överavskrivningar upplöses innebär det en skattekostnad för koncernen. Genom att då reversera de koncernbidrag och aktieägartillskott som tidigare har bokförts, görs beskattningen i Marks Bostads AB. - Soliditeten förbättras i Mark Kraftvärme AB genom kapitaltillskott från moderbolaget, vilket är möjligt genom ovan nämnda förslag att omdisponera moderbolagets egna kapital. - Värdeöverföring från Marks Bostads AB till moderbolaget. En diskussion tar vid om revisors förslag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(20) Beslutsgång Ordföranden föreslår att frågan om konsolidering av Spinnerskankoncernen diskuteras vid styrelsens möte i mars 2014 då revisor närvarar för att svara på frågor. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(20) 49/2013 Resultatprognos 2013 med förslag till preliminära vinstdispositioner :s beslut. Resultatprognos för 2013 och förslaget till preliminära vinstdispositioner för 2013 godkänns. Ärendet fattar i december ett preliminärt beslut om vinstdispositioner inför årsbokslutet. Förslaget baseras på de resultatprognoser som bolagen lämnar i november. Slutligt förslag behandlas vid styrelsemötet i mars då bokslutet föreligger. Förslaget fastställs i kommunfullmäktige i april. Redovisningschef Martin Svenhed inleder ärendet med att informera om att Marks Fastighets AB från och med 2013 kan utnyttja tidigare underskott för att undvika beskattning. Bolagens verkställande direktörer redovisar uppdaterade resultatprognoser för 2013. Magnus Hjelmgren, Vd för Marks Bostads AB, rapporterar att bolaget har en prognos som anger ett resultat på 10,2 mnkr. Bengt-Allan Frost, Vd för Mark Kraftvärme AB, rapporterar att bolaget har en prognos som anger ett resultat på -0,8 mnkr. Magnus Hjelmgren, Vd för Marks Fastighets AB, rapporterar att bolaget har en prognos som, inklusive driftbidrag, anger ett resultat på 1,2 mnkr. Frågan om resultat- och avkastningskrav diskuteras. Redovisningschef Martin Svenhed föreslår att preliminära bokslutsdispositioner för Spinnerskankoncernen för 2013 fastställs enligt följande: - Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : 10,8 mnkr. - Koncernbidrag från till Mark Kraftvärme AB: 0,3 mnkr. - Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB: 8,7 mnkr. - Ovillkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: 8,5 mnkr.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(20) Beslutsgång Ordföranden föreslår att resultatprognos för 2013 och förslaget till preliminära vinstdispositioner för 2013 godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(20) 50/2013 Information om Lagen om offentlig upphandling :s beslut. Frågan om ändringar i bolagsordning med anledning av nya regler i Lagen om offentlig upphandling överlämnas till kommunstyrelsen. Ärendet Information har tidigare lämnats om ett nytt undantag i Lagen om offentlig upphandling. Undantaget innebär att om vissa förutsättningar är uppfyllda betraktas avtal som slutits mellan en kommun och ett kommunalt bolag inte som kontrakt enligt Lagen om offentlig upphandling. Avtal kan alltså tecknas utan föregående upphandling. En förutsättning är att två kriterier är uppfyllda; verksamhetskriteriet och kontrollkriteriet. Verksamhetskriteriet innebär att det berörda bolaget ska bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den myndighet som kontrollerar den. Bedömningen är att detta kriterium är uppfyllt vad avser relationen mellan kommunen och bolagen samt mellan dotterbolag och moderbolag. Kontrollkriteriet innebär att upphandlande myndighet ska utöva en kontroll över bolaget som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning. I nuvarande bolagsordningar för bolagen i Spinnerskankoncernen ska kommunfullmäktige beredas möjlighet att ta ställning i beslut av principiell beskaffenhet eller större vikt innan bolaget beslutar, men kommunfullmäktige har inte avgörande påverkan. Det senare behöver skärpas om undantaget ska kunna tillämpas och innebär i så fall en avsevärd förändring i bolagsstyrelserna självständighet, vilket bör vägas mot den fördel som en tillämpning av undantaget kan innebära. Kommunjurist Helena Blomqvist informerar om Lagen om offentlig upphandling. Inför mötet har kommunjurist Helena Blomqvist undersökt om andra kommuner har ändrat i sina bolagsordningar för att tillmötesgå nya bestämmelser i Lagen om offentlig upphandling. Flera kommuner har gjort eller håller på att göra förändringar i sina bolagsordningar, men inte kommuner i Sjuhäradsbygden. De krav som redovisas ovan innebär att bolagsstämman får mer att besluta om jämfört med nu. En ändring av bolagsstämman görs i kommunfullmäktige. Bolagsstämman ska, för att uppnå kontrollkriteriet, enligt Sveriges Kommuner och Landsting fatta beslut om:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(20) - Årligt fastställande av handlingsprogram med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren - Fastställande av budget för verksamheten - Ram för upptagande av krediter - Ställande av säkerhet - Bildande av bolag - Köp eller försäljning av bolag eller andel i bolag - Köp eller försäljning av fast egendom som överstiger ett visst belopp - Andra köp, förvärv eller upplåtelser som överstiger ett visst belopp - Beslut av principiell betydelse Ändring av bolagsstämmans bolagsordning måste göras, annars kan inte koncerninterna köp göras vid sidan om Lagen om offentlig upphandling. Redovisningschef Martin Svenhed anser att det är i Spinnerskankoncernens intresse att ändra bolagsordningen så att bolagen i koncernen kan dra fördel av de nya reglerna. Ordföranden menar att frågor i dotterbolagen flyttas från styrelsen till stämman. Lisa Dahlberg anser att ärendet bör tas upp i kommunstyrelsen för att tydliggöra förändringen inför nästa mandatperiod. Beslutsgång Ordföranden föreslår att frågan om ändringar i bolagsordning med anledning av nya regler i Lagen om offentlig upphandling överlämnas till kommunstyrelsen. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(20) 51/2013 Tidplan för styrelsemöten 2014 :s beslut. Tidplan för styrelsemöten i 2014 godkänns. Ärendet Tidplan för styrelsemöten i 2014. Redovisningschef Martin Svenhed presenterar tidplan för styrelsemöten i Spinnerskan i Mark AB 2014. Utöver ordinarie möten planeras ett extramöte för styrelsen i Spinnerskan i Mark AB. Mötet planeras till den 30 januari 2014. Ordföranden nämner önskemål om att göra besök i verksamheterna. Det är möjligt att ha styrelsemöte hos Marks Bostads AB i september. Beslutsgång Ordföranden föreslår att tidplan för styrelsemöten 2014 godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(20) 52/2013 Övriga frågor :s beslut. Mark Kraftvärme AB fortsätter att arbeta med frågan om solenergi. Bengt-Allan Frost, Vd för Mark Kraftvärme AB, informerar om förutsättningar för solenergi. Solpaneler är en möjlighet inom fjärrvärmeområdet. Tekniken är emellertid svår, det är svårt att reglera i förhållande till vanlig fjärrvärme. Om vanlig fjärrvärme minskar till en för låg nivå, kan användningen av fossila bränslen öka pannorna på Mark Kraftvärme AB måste då köras på olja. Solceller är ett bättre alternativ än solpaneler. Det är möjligt att ha solceller på hustak, men tveksamt om Mark Kraftvärme AB ska driva projekt. Det är bäst om fastighetsägaren till huset själv tar emot elen från solcellerna. En utredning har gjorts i Hyssna som visar att det för Mark Kraftvärme AB inte är ekonomiskt försvarbart. Framtida elpriser är svåra att bedöma, utvecklingen på el-marknaden påverkar om det är lönsamt eller inte. Beslutsgång Ordföranden föreslår att Mark Kraftvärme AB fortsätter att arbeta med frågan om solenergi. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(20) 53/2013 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är den 30 januari 2014, kl. 08.30-12.00 ca. Vid detta möte är endast styrelsen för kallad. Lokalen är Svansjörummet, Kommunhuset, Kinna.