Månadsuppföljning och prognos September 2017 Samhällsbyggnadsnämnden Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden 2017-10-18 1
Väsentliga händelser År 2017 har börjat precis som det slutade 2016, det är fortsatt hög arbetsbelastning inom samtliga verksamhetsområden. Under 2017 sker därför en fortsatt prioritering av det hälsofrämjande arbetet på samhällsbyggnadskontoret, där gruppaktiviteterna är ett uppskattat inslag bland medarbetarna och genomförs oavsett väder på Kattrumpan. Arbetet med att rekrytera nya medarbetare är fortsatt prioriterat och har börjat lika intensivt i år som det slutade under förra året. Förvaltningsledningen har under första delen av året arbetat intensivt med såväl förutsättningar för måluppfyllelse som verksamhetsutveckling och rekrytering. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom alla samhällsbyggnadskontorets verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten. Framtagande av rutiner för resurssättningsarbete i samband med prioritering av detaljplaner och implementering av den nya organisationen är exempel på det. I och med att det händer mycket på förvaltningen har förvaltningsledningen valt att lägga ut nyhetsbrev på Piren till alla medarbetare, som ett sätt att förbättra den interna kommunikationen. Som en del i samhällsbyggnadskontorets digitaliseringsutveckling har förvaltningen infört ett mer digitalt standardiserat kartstöd för att kunna följa de nationella standarder som finns gällande detaljplaner, planbestämmelser, ajourhållning av geografisk data samt övrig kartproduktion. Det är ett steg av många för att komma till en mer digital samhällsbyggnadsprocess. Kartstöden gör det möjligt att effektivare och enklare följa de standarder som finns idag samt tillgodose framtida behov. Kraven på tillgänglighet ökar och arbetet med att tillgängliggöra e-tjänster och information fortsätter. E-tjänsten för kartutdrag har redan under första halvåret slagit nytt rekord. Stadsingenjörsverksamheten har publicerat mer geografisk data än tidigare, öppna för vem som helst att använda. Samhällets efterfrågan på utbudet av öppna data kommer att fortsätta öka. Ansökningarna om lantmäteriförrättningar har ökat kraftigt i antal under första halvåret jämfört med samma period föregående år. Arbetsbelastningen ökar därmed ytterligare, och handläggningstiderna för lantmäteriförrättningar bedöms bli längre än tidigare. Lantmäterimyndigheten har medverkat i detaljplanearbetet i större omfattning, i takt med ett ökat fokus generellt på detaljplaner på förvaltningen. Samhällsbyggnadsnämndens ökade fokus på genomförande av planerad byggnation och övriga infrastrukturprojekt innebär att verksamhet planering och bygg arbetar med att kvalitetssäkra och effektivisera arbetet med bland annat investeringsprojekt och trafikfrågor. Nämndens inriktning om att utveckla informations- och kommunikationsarbetet gentemot invånare, besökare och övriga samhällsaktörer pågår i samtliga verksamheter. Exempelvis har planeringsenheten tagit fram en ny typ av informationsmaterial som skickas till alla sakägare i detaljplanearbetet och som även finns uppsatt i receptionen. Syftet är att göra detaljplaneförslaget mer lättillgängligt. Bygglovenheten har det senaste året hanterat fler bygglov på färre resurser och på kortare handläggningstid. Under perioden 1 augusti 2016 till 31 juli 2017 gav bygglovenheten 1 153 startbesked. För samma tidpunkt året innan var antalet 766 vilket genererade 24 mnkr i byggbonus från staten till Kalmar kommun. Trafiksidan på TME har under året bland annat arbetat med cykelfrågor, kollektivtrafikfrågor i samarbete med KLT, parkeringsfrågor, utbyggnad av p-ledningssystem och tekniska frågor kopplat till det samt vägmärken och vägvisning. Under föregående år fokuserade evenemangssidan speciellt på service och bemötandefrågor för att aktörer som vill anordna evenemang i kommunen ska känna sig välkomna och att den praktiska myndighetsutövningen kring det fungera effektivt. Bland annat påbörjades arbetet med en informationsfolder som färdigställs under 2017. För verksamhet miljö genererar det ökade fokuset på genomförandefrågor fler ärenden vad gäller arbetet med exempelvis förorenade områden. Miljöverksamheten har generellt ett högt ärendeflöde och arbetar med att skapa rutiner för att effektivisera ärendehanteringen, bland annat för att följa ärenden gällande förorenade områden som löper över flera år. Under våren har verksamhet miljö upphandlat ett nytt diariesystem, Vision. 3
Driftsredovisning Prognos Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter nio månader lägre än budgeterat, +4 900 tkr mot budget. Varav intäktsdebiteringen ligger lägre än budgeterat, -1 100 tkr till och med september månad, vilket enligt prognosen kommer att jämna ut sig till årets slut och ge ett överskott mot budget på +2 800 tkr. Samhällsbyggnadskontoret har under den första delen av året haft ett flertal vakanta tjänster, vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnader, +6 500 tkr till och med september månad. Prognosen för helår ger ett överskott på +7 000 tkr, vilken inkluderar ett fortsättningsvis högt antal vakanser samt att personalkostnaderna ökar sista månaderna i och med att årets löneökning betalas ut retroaktivt först i november. Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger ungefär lika med budget. Prognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på -5 800 tkr på grund av ökade kostnader för bland annat rekrytering, konsulttjänster, utbildning och serviceavtal. riktvärde: 75,0% Driftsredovisning (tkr) Budget 2017 Utfall sep Avv. mot riktv. Prognos helår Intäkter -64 290-47 154-1 064 2 850 Kapitaltjänstkostnader 1 914 1 270 166 0 Personalkostnader 74 315 49 207 6 529 7 000 Övriga verksamhetskostnader 34 656 26 673-681 -5 850 Summa 46 595 29 996 4 950 4 000 Till och med september månad finns det mer eller mindre avvikelser inom alla verksamhetsområde och helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat på +4 000 tkr mot budget 2017. Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår samt skillnad mellan budget och prognos. Driftsredovisning 2017 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden 1 649 1 449 200 Förvaltningschef 8 377 9 477-1 100 Staben 5 320 4 620 700 Vht Stadsingenjör 12 390 11 490 900 Vht Planering o bygg 11 027 8 027 3 000 Vht Miljö 7 832 7 532 300 Summa 46 595 42 595 4 000 4
Prognos helår per verksamhetsområde Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är +4 000 tkr mot budget. Prognosen på helår visar att det totalt för förvaltningschefens verksamhet kommer att bli ett underskott på -1 100 tkr mot budget. Från och med i år budgeteras kostnader för lokaler centralt under förvaltningschefen, vilket enligt prognosen kommer att ge ett underskott mot budget på cirka -200 tkr på grund av utökning av kontorslokaler i höst. Förvaltningens kostnader för datorer ligger också från och med i år budgeterade här och dessa kostnader har blivit högre, bland annat beroende på att kontoret utökats med fler medarbetare, prognos -700 tkr på helår. På grund av viss vakans på stabschefstjänsten och utredningstjänsten samt en långtidssjukskrivning under året är prognosen för stabsverksamheten ett överskott gentemot budget på cirka +700 tkr. Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett överskott på +700 tkr mot budget. Prognosen inkluderar ett överskott för intäkter på +850 tkr samt +900 tkr för personalkostnaderna på grund av några vakanser och tjänstledigheter under året samt ett underskott för övriga kostnader på -850 tkr vad gäller köp av tjänster, serviceavtal och utbildning. Verksamhetsområdet planering o byggs prognos visar totalt ett överskott mot budget på + 3 000 tkr. Vilket bland annat inkluderar ett överskott för intäkter på +1 900 tkr, varav enheterna planering och bygglov visar överskott och TME-enheten ett underskott. Alla verksamhetens enheter har vakanser och tjänstledigheter under del av året vilket ger en prognosen för personalkostnader på +5 100 tkr mot budget. Vakanserna avser bland annat verksamhetschef, handläggare inom planering och bygglov, projektledare och projektörer samt trafikplanerare. Prognosen för övriga verksamhetskostnader är totalt -4 200 tkr, vilket inkluderar ett underskott för bostadsanpassningsbidrag på -500 tkr samt köp av tjänster, konsultavtal, serviceavtal, utbildning mm på cirka -3 700 tkr. Helårsprognosen för verksamhetsområdet miljö visar ett litet överskott mot budget på totalt +300 tkr på grund av några vakanta tjänster och tjänstledigheter under del av året. Prognosen är i dagsläget väldigt osäker på grund av vakanser inom förvaltningen som kan föranleda betydligt högre kostnader för bland annat rekrytering, interimistiska lösningar samt konsultkostnader. Då förvaltningen har mycket ny personal ökar även utbildningskostnaderna. Förvaltningen har fått fler enheter och därmed också ytterligare lokalbehov vilket innebär ökade utgifter för iordningställande av fler kontorsutrymen under hösten. 5
Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under perioden januari-september 2017 har bygglovenheten haft svårigheter att följa upp antal bygglov som omfattas av servicegarantin, varför några siffror på detta inte kunnat tas fram. Bedömningen är att i och med nya arbetssätt på enheten samt prioritering av bygglov som omfattas av servicegarantin, är det mycket få bygglov som tar längre tid än vad som är utlovat. Servicegarantin för bygglov bedöms fortsatt som mycket hög ***. Servicegarantin för enskilda avlopp har uppfyllts till 100 % och även servicegarantin för värmepumpar har uppfyllts till 100 %. Servicegarantin avseende planbesked har till och med augusti uppfyllts till 67 %. Tre planbesked är beslutade varav två klarade servicegarantin. Verksamhetsmått Detaljplaner De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (40 st för 2017) avser antalet detaljplaner i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om 2017-05-23. Under början av 2015 användes en annan modell för beräkning av prioriterade detaljplaner, varför dessa siffror inte fullt ut är jämförbara. Under perioden januari till och med september 2017 har sju detaljplaner vunnit laga kraft. Del av Berga 10:2, område vid Svensknabbevägen Svanebergsrondellen Svaneberg 2:10 m fl. Karlssons äng Tehuset 1:2 m.fl. Fredriksskans Malmen 2:3 m.fl. Focke Drevsudd 1 Södra staden Etapp 1 Rinkaby 6:46 m.fl. Kungsgårdsvägen Oxhagen 2:1 m fl. Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner: Spiggen 3 och 4 m.fl. 6