Tertialrapport Fastighet och service

Bilaga 41/18 Tertialrapport 1 2018 Fastighet och service SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Förvaltningens verksamhet fortsätter som tidigare enligt plan i allt väsentligt. Den yta som förvaltas avviker jämfört budget och motsvarande period föregående med ca 10 000 kvm och beror främst på att försäljningen av en fastighet på Slottsgränd i Uppsala inte kunde slutföras under hösten 2017. En viss ökning noteras i perioden avseende rörliga servicetjänster, där telefonitjänster och transporttjänster ökat i omfattning med ökade intäkter som följd. Städtjänster har dock minskat något, jämfört budget, men inte i samma omfattning som den ökning som noterats av andra tjänster. Nya transporttjänster exv. hämtning av prover och posthantering för externa och interna kunder är exempel på bidrag till ökningen. Ett nytt avtal inom textil har trätt ikraft och ett ärendehanteringssystem kallat Easit har implementerats. 2 nya gasbilar har tagits i bruk inom Transport och logistik och bidrar till förbättrad miljö och ekonomi. Inom den tekniska verksamheten har totalprovning av reservkraftanläggningars funktion på Akademiska Sjukhuset och på Lasarettet i Enköping genomförts utan anmärkning. I fastighetsverksamheten har nya lokaler för folktandvården Stationen invigts och exv. har ett nytt hyresavtal tecknat för folktandvården Seminariet. Projektverksamheten har fått in 23 nya beställningar senaste månaden till ett värde om ca 23 mnkr. Projektvolymen som hanteras uppgår f.n. till 286 varav 204 är aktiva och ca 80 stycken under avslut. Förvaltningens HR-avdelning har att tillsammans med tekniska avdelning hantera flera pågående pensionsavgångar. HR arbetar också med ett insticksblad av förvaltningsspecifik information till den regionövergripande förmånsbroschyr som har tagits fram och man har även startat arbetet med dokumenthanteringsplan för förvaltningen. Det ekonomiska utfallet i perioden uppgår till + 2,1 mnkr och uppvisar en positiv avvikelse mot budget med 10,3 mnkr. Helårsprognosen har justerats men förvaltningen räknar med att uppnå ett resultat i balans och i enlighet med det uppdrag som getts. BEDÖMNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi

Periodens utfall uppgår till + 2,1 mnkr och är drygt 10 mnkr bättre än budget i perioden som baserades på ett underskott om -8,2 mnkr. Det förbättrade utfallet beror främst på lägre lokal- och fastighetskostnader om 9,4 mnkr samt lägre avskrivningskostnader om 3,8 mnkr. En helårsprognos för 2018 har gjorts och jämfört med budget så utvisar den att förvaltningens intäkter bedöms öka med ca 7,6 mnkr och att personalkostnader ökar med drygt 6,1 mnkr. Det är framförallt mindre tidsskrivning i projekt som föranleder kostnadsökningen. Förvaltningen räknar dock med att klara ett resultat i balans och följer noga utvecklingen varje månad. Medarbetare Årsarbetare Jämfört med motsvarande period föregående år hade förvaltningen flera tjänster vakanta, vilka nu har tillsatts varvid antalet årsarbetare ökat. Vakanser finns dock alltjämt inom den tekniska avdelningen främst pga. pensionsavgångar samt hos projektavdelningen. Tiden för rekrytering av tekniskt kompetent personal har visat sig ta längre tid än beräknat då konkurrensen om sådan personal är hög på arbetsmarknaden. 2 (8) Inhyrd personal i tusen kronor Föregående år har inte närvarotid redovisats för inhyrd personal, varför det saknas jämförelsetal från 2017. Avvikelsen i perioden jämfört budget uppgår till -644 tkr beror främst på att förvaltningens projektavdelning hyrt in personal som ej budgeterats för och medför en negativ effekt om 288 tkr. Förvaltningen tvingats hyra in administrativ personal pga. sjukdom för 206 tkr i perioden, vilket inte kunde förutses vid budgetering. På grund av vakanser och sjukdom inom den tekniska avdelningen har inhyrd personal använts för att klara uppdraget inom el och driftverksamhet, vilket medfört extra kostnader om ca 150 tkr. Total sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har ökat i början på året och beror till stor del på att långtidssjukfrånvaron (sjukfrånvaro > 60 dagar) har ökat. Totalt sett är det 19 medarbetare som påverkar statistiken som redovisas ackumulerad för 2018 ovan. 8 personer är nu tillbaks i fullt arbete och av de 19 är 5 deltidssjukskrivna och 6 heltidssjukskrivna. Rehabilitering pågår med alla som är rehabiliteringsbara.

3 (8) Produktion Fastighet och service April 2018 ackum. Budget ackum. föreg. år ackum. jmf budget, % jmf budget, antal jmf föreg. år, % jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm 829 848 825 98% -19,4 100% 3,2 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm 51,0 47,6 43,5 107% 3,3 117% 7,5 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm 37,0 37,9 37,3 98% -0,9 99% -0,3 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 1,5 1,4 1,2 110% 0,1 125% 0,3 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 68,9 66,8 61,8 103% 2,0 112% 7,1 Driftkostnader kr/kvm 38,0 49,0 35,0 78% -11,0 109% 3,0 Mån vis Budget år Vakansgrad egna fastigheter 5,60% 3% Tid nedlagd i sprojekt 49% Den totala yta som förvaltas uppgår i perioden till 656 000 kvm varav 543 000 kvm utgörs av yta från regionens egna fastigheter, där ca 389 000 kvm finns i centrala Uppsala och drygt 145 000 kvm finns ute i regionen. Den inhyrda ytan uppgår till ca 113 000 kvm. Jämfört med budgeterad yta noteras en nettoökning som främst beror på att en planerad fastighetsförsäljning 2017 inte blev av, varvid ytan kvarstår i förvaltning. Flertalet nyckeltal fortsätter att uppvisa en förbättring jämfört budget förutom värme och kyla/ kvm samt mediakostnader/ kvm. Då ytan inte förändrats nämnvärt jämfört med budget, så hänförs förbrukningsökningen per kvm till den långa och kalla vintern som även bidragit till kostnadsökning per kvm förvaltad yta. Total fastighetskostnad understiger budgeterad kostnad främst genom att lokal- och fastighetskostnader i perioden minskat med drygt 9 mnkr, samt lägre kostnader för värdeminskning om 3 mnkr. I jämförelse med motsvarande period föregående år så är det främst ökade kostnader för avskrivningar och kapital (internränta) om ca 7 mnkr som förklarar avvikelsen. Fjärrvärmeförbrukningen har ökat med 3,3 % jämfört budget och beror bl.a. på en kallare vinter även om april månad var varmare än beräknat. På grund av inomhusmiljöproblem noteras uppgångar i värmeförbrukningen för Tierp och Kungsgärdet som förklaringar till avvikelse både mot budget och föregående år. Beträffande elförbrukning noteras betydande minskningar på Enköpings lasarett där en punktinsats har minskat energianvändningen. För kyla blir avvikelser något missvisande då det är en relativt liten förbrukning som slås ut på en stor yta varvid avvikelserna är på decimalers nivå. Mediakostnader ökar jämfört budget främst pga. att fjärrvärmekostnaden ökat som en följd av den kalla vintern samt ett retroaktivt pristillägg på kyla. Jämfört motsvarande period 2017 så noteras en kostnadsökning som i allt väsentligt får tillskrivas en kallare februari och mars 2018. Driftskostnader har minskat netto jämfört budget med 5,6 mnkr och härrör från lägre driftskostnader inom Akademiska med ca 3,2 mnkr, i Enköping med 0,8 mnkr samt i Kungsgärdet om 0,4 mnkr. Jämfört 2017 är det främst ökade kostnader om ca 1,9 mnkr som förklarar avvikelsen per kvadratmeter och är främst hänförlig till lägre utfall på Akademiska sjukhuset om 1mnkr. Vakansgraden har fortsatt att minska något från 5,7 % i föregående period till 5,6 %. Tid nedlagd i sprojekt som är ett nytt nyckeltal from 2018, uppvisar ett sämre utfall än budget i perioden, 49 % eller 4,3 mnkr av 8,7 mnkr. I perioden har 16 % av hela årets budget på 26,2 mnkr uppnåtts, omräknat den nya prognosen blir motsvarande siffra 22 % baserat på 19,2 mnkr. Ett arbete pågår inom förvaltningen med att tillämpa de verktyg för uppföljning som tagits fram internt för att bättre kunna följa denna utveckling.

4 (8) BILAGOR 1. Ekonomisk bilaga med årsprognos och budget Avvikelser i periodens utfall jämfört budget och jämfört prognos: Intäkter understiger budget i perioden med 2,2 mnkr. Det är främst parkeringsintäkter som minskar med -3,2 mnkr liksom mindre försäljning av fastighetsservice om -1,7 mnkr men som dock delvis uppvägs av ökade intäkter från övriga tjänster exv. mot inhyrda lokaler 333 tkr, från transporttjänster 470 tkr och avfall 172 tkr I ny årsprognos antas intäkter öka med 7,6 mnkr och hänförs till; ökade hyresintäkter från uteblivna flyttar om 3,7 mnkr. ökade intäkter från övriga tjänster med 1,9 mnkr exv. transport och försäljning av energi. Därtill kommer ökade serviceintäkter om totalt 1,1 mnkr från; tele + 2,1 mnkr, transport + 0,8 miljoner kronor men minskade parkeringsintäkter -1,1 mnkr och städintäkter om - 1,1 mnkr. Slutligen antas ökade övriga intäkter från utdebitering av fastighetsskatt till hyresgäster om + 0,5 mnkr Totala kostnader i perioden uppgår till 443 mnkr och understiger de budgeterade kostnaderna på 455 mnkr med 12,6 mnkr. Avvikelserna på respektive kostnadsgrupp utgörs av: Lönekostnader- antalet vakanser har ökat något till ca 7 stycken, varav 5 är hänförliga till pensionsavgångar på tekniska avdelningen och 2 avser vakanta tjänster på projektavdelningen. Vakanser medför lägre lönekostnader jämfört budget med 5,4 mnkr inkl. sociala avgifter som dock reduceras till största delen p.g.a. lägre tidsskrivning i projekt om - 4,5 mnkr och ökade kostnader för inhyrd personal om - 0,8 mnkr I ny årsprognos ökar lönekostnader med totalt -5,9 mnkr främst p.g.a. mindre tidsskrivning i projekt som ger en negativ effekt om - 6,9 mnkr samt ökade kostnader för inhyrd personal om -1,9 mnkr. Den beräknade kostnadsökningen reduceras dock i viss mån av lägre lönekostnader m.h.t. vakanser med + 3 mnkr. Övriga personalkostnader understiger budget med 284 tkr och beror främst på en tidsförskjutning av utbildningskostnader som inte utfallit enligt budget. I ny årsprognos räknas kostnaden upp med 186 tkr som en följd av ökade kostnader för inhyrd personal Medicinskt material understiger budget med 405 tkr och avser främst försäljning av medicinska gaser/ hyra av gasflaskor till Akademiska sjukhuset. Volymen är svår att bedöma och kan variera beroende på kundens behov, vilket leder till avvikelser i form av lägre kostnader för inköpt gas men som också återspeglas i lägre intäkter från uthyrning av gasflaskor. Ny prognos för helåret 2018 justeras ner med 10 tkr.

Lokal- och fastighetskostnader är drygt 9,4 mnkr lägre än budget. Det är främst lägre och uteblivna kostnader för försäkringsskador som ger ett positiv avvikelse med + 3,1 mnkr, lägre kostnader för inhyrda lokaler bidrar med + 2,4 mnkr, lägre kostnader för övriga fastighetskostnader och underhåll med + 3,5 mnkr samt lägre kostnader för inköpta städtjänster ca 1 mnkr. I ny årsprognos ökas kostnaderna med 1,8 mnkr främst på grund av ett ökat lokalbehov då budget för året baserats på en återlämning av vissa lokaler som inte blivit av, och som beräknas kosta ca 2 mnkr men delvis reduceras av kostnadsinbesparingar på flera andra kostnadskategorier. Övriga kostnader har ökat jämfört budget med -1,2 mnkr i perioden. Ökningen är hänförlig till; ej ankomstregistrerade fakturor (periodiseringseffekt enbart) om -2,7 mnkr som delvis reduceras av försäkringspremier om + 0,9 mnkr som tas centralt from 2018, lägre energikostnader + 0,7 mnkr, och dito kostnader för IT-relaterade tjänster om 0,2 mnkr. I ny årsprognos beräknas övriga kostnader öka med -0,9 mnkr, främst p.g.a. försäkringspremier som inte längre debiteras ut som tidigare som bidrar med + 2,9 mnkr men som motverkas av ökade energikostnader - 0,8 mnkr, ökat konsultbehov avs. ritning/ dokumenthantering om -0,8 mnkr, säkerhetskostnader för gamla ledningskontoret på Slottsgränd -0,4 mnkr samt IT tjänster - 0,4 mnkr. Finansiell nettokostnad avser främst internränta och har en sedan tidigare beslutad räntesats. Inga större avvikelser vare sig i perioden eller ny årsprognos. Avskrivningar understiger budget i perioden med 3,8 mnkr och beror på att budgeterade kostnader för värdeminskning baseras på fastlagd splan och med en jämnt beräknad avskrivningskostnad under året. Med förskjutningar i tiden för färdigställande, så uppstår en positiv effekt i form av lägre kostnad i perioden. På sikt kommer dock effekten av tidsförskjutningen utgå. I ny årsprognos justeras den beräknade kostnaden för avskrivning ner med +1,1 mnkr och beror på en felaktig budgetering av redan avskriven i fastighetssystemet Landlord III. 5 (8) Bilaga 2 Redovisning och kommentarer till prognos avseende sverksamhet Leveransgraden mätt som uppnått utfall av periodens budgeterade utfall uppgår till 89 %, att jämföra med motsvarande siffra föregående år var 60 %. Antalet projekt totalt jämfört med samma period föregående år har dock minskat med 27 stycken eller 9 %. Av föregående års uppgifter noteras att man då man hade netto 222 aktiva projekt exkl. avslutade att jämföra med 204 i april 2018. Jämfört april 2017 så är det 10 färre projekt nu i genomförandefas och 10 färre i övriga faser. Hyresgästinitierade ar Under årets första tertial ligger de hyresgästinitierade fastighetsarna väl i nivå med budget. et uppgår till 421 mnkr mot budget 448 mnkr. Avvikelsen för perioden, 27 mnkr under budget, utgör en nettoavvikelse för flera projekt. Investeringarna i FAS-projektet Ing 100, är för närvarande stora då produktionen är i ett intensivt skede inför färdigställandet av byggnaden. Budgeten för året är dock jämnt fördelad över årets månader, vilket gör att utfall och budget inte ligger i linje med varandra. Vid första tertialen 2018 har projektet överskridit periodens budget med 126 mnkr. De

arbeten som pågår i byggnaden är stomkomplettering och installationsarbeten och utvändigt sker murning av fasaden och fasadkompletteringar. Investeringarna i B11 har ett utfall med 22 mnkr under budget, vilket är i nivå med föregående månad. Anpassningarna i B9/B12 har också ett utfall under budget, 36 mnkr, vilket främst förklaras av att budgeten är jämnt fördelad under året och därför inte ligger i linje med faktiskt utfall. 6 (8) Även arna i Stadsbussdepån har ett utfall under budget. Avvikelsen för Stadsbussdepån uppgår till 17 mnkr. Övriga avvikelser beror främst på att projekten inte har startats upp eller är planerade senare under året. Bland dessa finns bland annat Östervåla vårdcentral, produktionskök och ny dialysavdelning Fastighetsägarinitierade ar De fastighetsinitierade arna har inte nått upp i budgeterad nivå under första tertialet 2018. et uppgår till 50 mnkr mot budget 81 mnkr. Avvikelsen på 31 mnkr beror främst på projekt som förväntas genomföras senare under året. Arbetet med att renovera F13-garaget står t ex för en budgetavvikelse på 11 mnkr under budget. RPB 2018 - indikatorer Fastighet och service Nedanstående symboler har använts vid bedömningen: = Prognosen är att uppdraget genomförs under 2018 = Prognosen är att uppdraget delvis genomförs 2018 = Prognosen är att uppdraget inte genomförs under 2018 En region för alla Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. Hållbart medarbetarengagemang, index: Kommentar vid avvikelse: 2015 2016 2017 69 68 68 T1 2018 totalt Kvinnor män Målvärde 2018 Bedömning Denna mätning görs endast en gång per år i samband med medarbetarenkäten varför det saknas nya siffror för 2018 Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap Kommentar vid avvikelse: 70 70 71 Denna mätning görs endast en gång per år i samband med medarbetarenkäten varför det saknas nya siffror för 2018 Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning 68 65 66 Denna mätning görs endast en gång per år i samband med medarbetarenkäten varför det saknas nya siffror för 2018

7 (8) Kommentar vid avvikelse: Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation Kommentar vid avvikelse: 2015 2016 2017 68 70 67 T1 2018 totalt Kvinnor män Målvärde 2018 Bedömning Denna mätning görs endast en gång per år i samband med medarbetarenkäten varför det saknas nya siffror för 2018 En växande region Fördubblar antalet resor till år 2020 och kollektivtrafikens andel av det motoriserade resandet till 2030 jämfört med 2006 Bidrar till en socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling Energianvändning per kvadratmeter (Regionägda fastigheter) 2015 2016 2017 T1 2018 totalt Kvinnor män Målvärde 2018 247 216 199 89,4 Minska Bedömning Ligger i linje med budget men högre än föregående år pga en fastighet är kvar som skulle ha avyttrats 2017 och en längre och kallare vinter än beräknat som har drivit upp värmeförbrukningen främst i perioden feb-mars 2018 Andel ekologiska livsmedel Kommentar vid avvikelse: 45 % 51% 52% 48 % Denna mätning görs endast en gång per år varför det inte finns några siffror. Andel material återvunnet avfall 31,9 % 30,7 % 32,1 % 33 % Denna mätning görs endast en gång per år varför det inte finns några siffror. Kommentar vid avvikelse:

8 (8) Internkontroll Har kontrollaktiviteterna i internkontroll planen blivit utförda enligt plan och fungerar dessa, dvs eliminerar/minimerar de respektive identifierad risk? Om svaret på första frågan är nej: Ange vilka brister som har identifierats: Ett antal kontroller enligt internkontrollplan 2018 har ej utförts och i vissa fall saknas dokumentation som utvisar att kontroller gjorts för att senare kunna ta stickprov. Ett kontrollmål är under bearbetning/ framtagande av rapport för kontroller och kommer följas upp löpande. Av 11 kontrollmål är 2 godkända och ett under framtagning. Resterande 8 kontrollmål är inte utförda och/ eller dokumenterade så att stickprovskontroller varit möjliga att utföra för att verifiera gjord kontroll. Nej Ange vilka åtgärder som har vidtagits för att säkerställa att respektive brist har åtgärdats så att målet uppnås: Bristerna kommer avrapporteras till förvaltningschef som kommer hantera avvikelser. I flertalet fall bör en gjord skriftlig dokumentation möjliggöra stickprovskontroller liksom att utfallet bör kunna bli godkänt under året.

T1 2018 Resurscentrum SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Arbetet inom Ekonomienheten fortlöper utan några större störningar. Stort fokus läggs på att göra det enkelt för våra kunder (förvaltningarna) att nyttja de tjänster vi erbjuder. Exempel på insatser i denna riktning är att vi i allt större grad övergår till att använda standardiserade formulär för att ta emot beställningar från verksamheten. Vi kan därmed ge bättre stöd till användarna och erbjuda en snabbare hantering samtidigt som vi själva får bättre koll på flödet i våra processer. Parallellt med detta arbete fortsätter vi att bygga den kunskapsbank som vi inom kort hoppas kunna tillgängliggöra på intranätet. Rent praktiskt handlar det om att på ett mer användarvänligt sätt tillhandahålla anvisningar/guider för de mest förekommande frågorna som inkommer till vår organisation. Tanken är att erbjuda ett fullvärdigt komplement till att per mail eller telefon kontakta vår Ekonomiservice då man har frågor helt enkelt hjälp till självhjälp. Under 2018 är målsättningen att tillgängliggöra 200 anvisningar/guider. Arbetet med att automatisera våra flöden för kund- samt leverantörsfakturor fortsätter. En stor del av detta arbete utgörs av att identifiera samt ta dialog med de medarbetare som inte använder våra system på det sätt som det är tänkt. Robotics arbetar med att skapa en struktur för hur vi på bästa sätt bör utforma verksamhet för att kunna ge bästa möjliga support till verksamheten. Vi har i detta arbete även en nära dialog med andra landsting/regioner för att lära av varandra. Parallellt med detta driver vi två konkreta projekt, det är dels att automatisera delar av den hantering som UL har för uppföljning av förseningar i trafiken, dels att automatisera delar av de insatser som görs vid nyanställning av medarbetare för att säkerställa att medarbetaren får tillgång till inloggning i en dator. Personalenheten deltar i arbetet med kravspecifikationen till upphandling av HR-system. Målet är att ha ett avtal tecknat för nytt HR-system i början av 2019. Under den första tertialen har enheten haft två vakanta tjänster, men i mitten av maj tillträder en ny medarbetare den ena tjänsten. Resurscentrum har från år 2018 övertagit verksamhet från PV. Det är IT-avdelningen för primärvård och privata vårdgivare som numera ingår den nybildade IT-avdelningen IToS, (IT och systemtjänster). Där ingår även ITsupport Resurscentrum och NKST (Nationella katalog och säkerhetstjänster). IT-avdelningen fick därutöver i mars månad ett tillskott på en resurs om 50% som har till uppgift att administrera ca 250 privata vårdgivare som regionen har avtal med. Dessa vårdgivare nyttjar inte Cosmic till skillnad mot PV-IT:s kunder, dock ska de hanteras i EPA, AD, HSA, e-frikortstjänsten samt ges service gällande E-tjänstekort. Verksamheten löper enligt plan. Bland de delar inom Resurscentrum som finansieras med anslag återfinns bl.a. Regionarkivet. De har tagit fram en leveransprocess för att säkra leveranser av handlingar/material från verksamheten som bland annat innebär att det går betydligt snabbare för verksamheten och allmänheten att återsöka handlingar. Omfattningen av elektroniska leveranser har ökat mer än vad som kunnat förutses. Arbete pågår inom Region Uppsalas förvaltningar med att ta fram dokumenthanteringsplaner med anledning av Regionarkivets tillsyn år 2016. Regionarkivet bistår med stöd och hjälp i det arbetet. Skyddsskanning av mikrofilmade historiska verifikat pågår och förväntas bli klart under året. På Patientadministrationen kan de se att antalet asylsökande i regionen har minskat och vi kan se en minskning av kostnader för vård kopplat till asylsökande. Kostnader kopplat till asyl och tillståndslösa är avhängigt nationella beslut och påverkas direkt av förändringar på nationell nivå. Det blir troligtvis ett ekonomiskt överskott för innevarande år.

2 (6) Inom Resurscentrum finns även två av våra större vårdsystem, det är ABIS och EPJ. Dessa organisationer styrs via styrgrupper enligt PM3-modellen. ABIS (avdelningen för bild och informationssystem kopplat primärt till de bild- och funktionsmedicinska verksamheterna) har sedan årsskiftet fokuserat på den uppgradering som genomfördes med gott resultat i april. Förutom efterarbetet som naturligt följer på en uppgradering flyttas nu fokus bl.a. till ett driftsättningsprojekt gällande nytt bildsystem på klinisk fysiologi. Ett annat projekt som pågår är att säkerställa lagring av inskannade dokument till multimediaarkivet då Kovis ska avvecklas. Mycket arbete kommer också att behöva läggas på det nya J-huset på Akademiska då all bildutrustning ska konfigureras mot de bildsystem som ABIS förvaltar inför den kliniska driftsättning som planeras inom ett år. Arbete har också inletts för att införa ankomstterminaler för de verksamheter som använder tidbok i Radiologiska informationssystemet (RIS) och som idag inte kan nyttja de befintliga ankomstterminalerna. EPJ (Elektronisk patientjournal) EPJ hade under förra året uppgradering av journalsystem och även i år finns efterarbete kopplat till den tidigare uppgraderingen. Vid tertialet visar ett EPJ ett ekonomiskt resultat på -7,9 mkr. Anledningen är främst intäkter som inte blivit bokförda ännu, samt personalkostnader som inte aktiverats till projekt. Den ekonomiska prognosen för helåret för EPJ är svårbedömd. Viss osäkerhet finns hur stor del av personalkostnader som kommer att gå på sprojekt. BEDÖMNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi et för perioden är -451 tkr (0,3%). I denna ingår EPJ s underskott på -7,9 mkr som bl.a. beror på en kommande intäkt som inte blivit bokförd ännu. Resurscentrum redovisar för perioden ett resultat på ca +7 mkr om man exkluderar vårdsystemen ABIS & EPJ. Detta överskott finns främst hos Patientadministrationen där vi kan se en minskning av kostnader för vård kopplat till asylsökande. Sammanfattande bedömning är att Resurscentrum har en budget i balans år 2018. Prognosen för helåret är i dagsläget satt till ca + 4,5 mkr. Medarbetare Närvarotid mätt i årsarbetare 13 personer avser IToS (IT och systemtjänster), förklaringen är att vi övertagit denna verksamhet från PV, det är den främsta förklaringen till ökat antal årsarbetare. I övrigt stabilt antal årsarbetare. Inhyrd personal i tusen kronor

3 (6) Vi har inget utfall på konto 5553 inhyrd personal i år. Sjukfrånvaron har ökat jämfört med 2017. Den största delen ligger i spannet sjukdag 2 till 14, vilket till stor del härrör till influensa i början i året. Sjukfrånvaron har minskat något jämfört med mars månad, men den är hög överlag och vi arbetar aktivt med rehabilitering och tidiga samtal för att minska sjukfrånvaron. Produktion Resurscentrum: Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Ut- ackum. fall Budget ackum. föreg. år ackum. jmf budget, % jmf budget, antal jmf föreg. år, % jmf föreg. år, antal 927 900 923 103 % 27 100,4 % 4 Genomsnittligt antal fakturor ackumulerat utfall YTD utfall YTD jfr jfr jfr jfr frg budget 2017 april 2018 2017 april budget, % budget, antal frg år % år antal Kundfakturor / FTE 3 543 3 100 2 987 114% 443 119% 556 Leverantörsfakturor/FTE 2 674 3 100 2 912 86% -426 92% -238 -et lönespecifikationer är marginellt högre än f.g. år. -et för kundfakturor / FTE ligger över budget och över utfallet föregående år. Ett antal större projekt kopplat till kundfaktureringsprocessen är nu initierad vilket troligtvis kommer innebära att siffrorna kommer att försämras något, i och med att ytterligare personer kommer att arbeta i processen (med projekt). Med detta sagt är utfallet ett tydligt bevis på att vårt kontinuerliga arbete med att utveckla våra flöden ger resultat. Vad gäller utfallet för leverantörsfakturor ligger förklaringen till avvikelsen i en kombination av att något färre fakturor inkommit samt att fler medarbetare arbetar i processen. Ökningen av antalet medarbetare i processen är kopplat till insatser som gjorts för att kunna höja kvaliteten i processen. Vår förhoppning är att dessa insatser i en snar framtid ska resultera i en effektivare hantering av leverantörsfakturor för regionen. Ekonomienheten har stärkt upp med en ny medarbetare som ska fokusera på att ansluta nya leverantörer (upphandlade avtal) till regionens ehandelssystem/inköpssystem. Avsikten är att skapa förutsättningar för en effektiv inköpsprocess.

BILAGOR 1. Årsprognos 2. Årsutfall för externa projekt 3. Investeringsverksamhet 4. Internkontrollarbetet 5. Indikatorer (Endast HME) Intäkter för asyl konto 3811 Specialdestinerade statsbidrag har minskat. Vi kan också se en minskning av kostnader köpt vård kopplat till asylsökande. På övriga kostnader är det främst köp av tjänster, reparation & underhåll (serviceavtal) som är något högre än budget. Prognosen för helåret är i dagsläget satt till ca + 4,5 mkr och är främst kopplat till överskott vid Patientadministrationen. Består av Projekt R7e, de redovisar +resultat vid T1. Projekt SEBRA vid EPJ hade IB på 3,4 mkr. Prognosen 0-resultat på helår.

5 (6) et ar hittills är 674 tkr. Relativt lågt i jämförelse med årsbudget som är på 3,8 mkr. Bedömningen vid detta tillfälle är att prognosen är i nivå med budget på helår. Mkt handlar om när EPJ aktiverar projekt (Immateriella AT). Internkontrollarbetet (Ekonomienheten) Har kontrollaktiviteterna i internkontroll planen blivit utförda enligt plan och fungerar dessa, dvs eliminerar/minimerar de respektive identifierad risk? Internkontrollarbetet (Personalenheten) Har kontrollaktiviteterna i internkontroll planen blivit utförda enligt plan och fungerar dessa, dvs eliminerar/minimerar de respektive identifierad risk? Ja Ja Indikatorer (Endast HME, ingen ny mätning sedan år 2017) 2014 2015 2016 2017 T1 2018 totalt T1 Kvinnor T1 män Målvärde 2018 Hållbart medarbetarengagemang, index: Kommentar vid avvikelse: - 75 74 72 Öka Hållbart medarbetarengagemang, index: ledarskap Kommentar vid avvikelse: - 75 76 73 Öka Hållbart medarbetarengagemang, index: styrning Kommentar vid avvikelse: - 73 69 69 Öka

6 (6) 2014 2015 2016 2017 T1 2018 totalt T1 Kvinnor T1 män Målvärde 2018 Hållbart medarbetarengagemang, index: motivation Kommentar vid avvikelse: - 75 76 74 Öka

Bilaga 42/18 Fastighets- och servicenämnden 2018-05-16 Reservation Ärende 42 Genomförande av nytt produktionskök, restaurang etc vid Akademiska sjukhuset Vi reserverar oss mot att ett produktionskök av denna omfattning och i denna form går vidare till genomförande. Projektet är alltför omfattande givet nuvarande ekonomiska möjligheter. Det finns fortfarande delar i projektet med stora osäkerheter och där ingen i praktiken garanterar att ta på sig kostnaderna. Att godkänna detta projekt innebär dessutom flera tillkommande kostnader som idag är ofinansierade. Utöver detta finns stora kostnader av engångskaraktär i projektet, vilka kommer att belasta Region Uppsalas resultat. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)

Bilaga 44/18 Fastighets- och servicenämnden 2018-05-16 Särskilt yttrande Ärende 44 Begäran om förlängd garantitid avseende fasaden ingång 100 (J-huset) vid Akademiska sjukhuset Alliansen har löpande under många månaders tid drivit på gällande tydlighet, öppenhet och transparens gällande arbetet med att säkerställa fasaden på den nya vårdbyggnaden ingång 100. Den rödgröna majoriteten har hittills varit alltför passiv, men vi ser positivt på att en åtgärd äntligen presenteras och vidtas. Förslaget är likalydande med det initiativ som alliansen lade fram vid Fastighets- och servicenämndens sammanträde 2018-04-18. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)

Bilaga 45/18 Fastighets- och servicenämnden 2018-05-16 Reservation Ärende 45 Utökande garantier gällande fasaden J-huset/ingång 100 Akademiska sjukhuset Alliansen har löpande drivit på gällande tydlighet, öppenhet och transparens gällande arbetet med att säkerställa fasaden på den nya vårdbyggnaden ingång 100. Det initiativärende vi lagt 2018-04-18 har resulterat i att Fastighets- och servicenämnden fått ett likalydande förslag presenterat till styrelsen idag. Förslaget gällande Begäran om förlängd garantitid avseende fasaden ingång 100 (J-huset) vid Akademiska sjukhuset är daterat 2018-04-23. Att fatta beslut om krav på förlängd garantitid i ett ärende och samtidigt anse alliansens begäran om detsamma i ett annat ärende besvarat innebär otydlighet i ledning och styrning samt skickar dubbla signaler. Vi reserverar oss därför till förmån för att vårt initiativärende ska bifallas. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)

Bilaga 46/18 Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden Region Uppsala 2018-05-16 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2018-05-02 FSN2018-0038 5.2 Upphandlingsdokument Antagande av upphandlingsdokument avseende ny dialysavdelning hus B20 Fastighets- och servicenämndens arbetsutskott

2018-05-01 Datum för beslut Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 20180409 1.2 Tilläggsavtal Telia UPPH-0310 O-216317 Thomas L Thunblom, förvaltningschef FoS 20180425 1.2 Hyresavtal med Genova 3590101005-2enligt Thomas L Thunblom beslut i FSN 20180321 20180425 1.2 Beställning Vattenfall omläggning kablar Thomas L Thunblom fastigheten Östhammar 33:1 20180425 1.2 Avtalsförlängning Landlord LSU2011-0019-7 Thomas L Thunblom

2018-05-07 Datum för beslut Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2018-04-05 1.2 Avtalsteckning, Tilläggsavtal avseende fastigheten 4:44 i Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder Håbo kommun Dragrännan 4. 2018-04-12 1.2 Avtalsteckning, Uppsägning hyresavtal UAF 3123-2141 Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder 2018-04-12 1.2 Avtalsteckning, Hyresavtal Knivsta 7204-1010, 7204-1011 Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder 2018-04-12 1.2 Avtalsteckning, Hyresavtal tillägg 202317-20002 02, Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder indexklausul 2018-04-17 1.2 Avtalsteckning, Bassängavtal Tierps vårdcentral Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder 2018-04-19 1.2 Avtalsteckning, Hyresavtal tillägg el Brista 4:44 Håbo Tarja Bergqvist, Fastighetschef löpande åtgärder 2018-04-19 1.2 Avtalsteckning, löpande åtgärder Utökning p-bevakningsavtal 006581 Tarja Bergqvist, Fastighetschef LSU2018-0182 3.2 Genomförande Åtgärder akutlabb, om bef rum Tarja Bergqvist, Fastighetschef

Anmälan om delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala 2018-04-27 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik 2018-04-05 LSU2018-0209 Förstudie Renovering tak A1 Akademiska 250 000 kr 2018-04-05 LSU2018-0208 3.2 Genomförande av FI Hantering av felfungerande kylmaskiner Akademiska 1 250 000 kr 2018-04-06 LSU2018-0057 Förstudie Uppfräschning av 1139- Kl 1 apparatlåda Akademiska 70 000 kr 2018-04-06 LSU2018-0175 3.2 Genomförande av FI Byte av spillvattenledning IVA Enköping 1 500 000 kr 2018-04-06 LSU2016-0365 3.2 Genomförande av FI Brandgasventilation B3 Akademiska 600 000 kr 2018-04-06 LSU2017-0372 3.1 Beslut om Kopplingsrum VS01 programarbete Akademiska 1 000 000 kr 2018-04-06 LSU2018-0197 Förstudie Redundant ventilation B19 Akademiska 300 000 kr 2018-04-10 LSU2014-0384 3.2 Genomförande av FI Placering av en andra oxygentank, programändringar 2018-04-10 LSU2018-0060 3.1 Beslut om programarbete 2018-04-10 LSU2018-0214 3.2 Genomförande av FI 2018-04-10 LSU2018-0212 3.2 Genomförande av FI 2018-04-10 LSU2018-0213 3.2 Genomförande av FI 2018-04-11 LSU2018-0215 3.2 Genomförande av FI Akademiska 1 550 000 kr Installation av redundant gassystem B17 Akademiska 2 500 000 kr C12 Byte av transformatorer Akademiska 850 000 kr Byte ställverk normalkraft Samariterhemet 4 000 000 kr Köksrenovering B18 plan 3 och 4 Akademiska 720 000 kr Utbyte av reläskydd i FS C12 och FS B8 Akademiska 1 600 000 kr Beslutsfattare med namn och befattning

2 (3) 2018-04-11 LSU2016-0462 3.2 Genomförande av FI Ny värmecentral Wik Wik 3 500 000 kr 2018-04-11 LSU2018-0216 3.2 Genomförande av FI Ombyggnation värmesystemet Stenhuset Wik 2 200 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0217 3.2 Genomförande av FI Byte av pumpar i pumpgropar B8, B9, B11 Akademiska 650 000 kr 2018-04-16 LSU2016-0434 3.2 Genomförande av FI Byte av spol och diskdesinfektorer Akademiska 3 500 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0228 3.1 Beslut om Kraftförsörjning Tierps vårdcentrum programarbete Tierp 300 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0227 3.1 Beslut om Kraftförsörjning LE Hus A,B,C programarbete Enköping 300 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0229 3.1 Beslut om Kraftförsörjning Kungsgärdet programarbete Kungsgärdet 300 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0222 Förstudie Åtgärder i garage plan 1 och 2 Akademiska 300 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0219 3.2 Genomförande av FI Fönsterbyte Hus C Tierp 6 000 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0221 3.2 Genomförande av FI Fönsterbyte Hus D Kungsgärdet 2 500 000 kr 2018-04-16 LSU2018-0220 3.2 Genomförande av FI Inomhusmiljöåtgärder IVA Enköping 1 750 000 kr 2018-04-27 LSU2016-0415 3.2 Genomförande av FI Utbyte lågspänningsställverk programändringar Wik 500 000 kr 2018-04-27 LSU2017-0276 3.2 Genomförande av FI Utbyte nätstation programändringar Tierp 850 000 kr 2018-04-27 LSU2018-0230 3.1 Beslut om Utredning sanitetsåtgärder F11* programarbete Akademiska 500 000 kr 2018-04-27 LSU2018-0218 3.2 Genomförande av FI Läckande yttertak B9* 2018-04-27 LSU2017-0272 3.2 Genomförande av FI Akademiska 260 000 kr Projektförutsättningar KB01 Akademiska 226 000 kr

3 (3) 2018-04-27 LSU2018-0223 3.2 Genomförande av FI Skickat till Erica 2018-04-27 Solceller Heby** Heby 1 500 000 kr