[DNR] 1 (av 6) Projektdirektiv Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Peter Nilén Inkl 2 bilagor: Bilaga 1 Delprojekt Bilaga 2 SND projektplan Revisionsinformation Version Datum Kommentar [0.1-0.5] [160218-160225] [utkast Peter N, Jonas F] [1.0] [160225] [godkänd BLG] Projekt Tillgängliggörande av forskningsdata 2016 Bakgrund Frågan om forskningsdata har belysts i pilotprojektet Tillgängliggörande av öppna forskningsdata pilotprojekt vid biblioteket under perioden oktober 2015- februari 2016 1 Projektet redovisades i en Tillgängliggörande av forskningsdata Nulägesbeskrivning samt rekommendationer för uppbyggnad av stöd till högskolans forskare 2 Pilotprojektets syfte var att skapa en utgångspunkt för arbetet med tillgängliggörande av forskningsdata vid högskolan, i relation till stödet för datahantering under forskningsprocessen, samt arkivering av forskningsdata. Målet var att undersöka hur forskarna ser på och vilka erfarenheter de har av öppna forskningsdata i form av enkät, att kartlägga externa tjänster för tillgängliggörande av forskningsdata, samt att identifiera centrala frågeställningar. Rapporten ger följande rekommendationer: Publicera information på mah.se på teman som är efterfrågade Ta fram riktlinjer kring val av externa dataarkiv för tillgängliggörande Ta fram en manual med riktlinjer och lathundar som stöd Utreda e-arkivets roll och resurser 1 Projektplan pilotprojektet Tillgängliggörande av öppna forskningsdata pilotprojekt vid biblioteket, se Box 2 Projekt Tillgängliggörande av forskningsdata Nulägesbeskrivning samt rekommendationer för uppbyggnad av stöd till högskolans forskare, se Box Postadress Besöksadress Telefon E-post Malmö högskola Fax Webb www.mah.se
[DNR] 2 (av 6) Formalisera det existerande informella nätverket mellan arkiv, bibliotek, forskarservice, juridik och IT. Forskningsberedningen tillsätter en arbetsgrupp med uppdrag att arbeta fram en färdplan för stödet. Stimulera en fortsatt högskoleövergripande diskussion om frågor kring forskningsdata Satsa på forskning och utveckling kring hantering av forskningsdata på högskolan. Projektets syfte Projektets syfte är att öka förståelsen för och kunskapen om hur biblioteket kan stödja forskare i hantering av forskningsdata. Biblioteket arbetar med beskrivning i form av katalogisering eller metadata, likaså att tillgängliggöra samlingar via söksystem. Båda verksamheterna behöver fördjupas i förhållande till forskningsdata. Biblioteket har också en pedagogisk roll inom informationshantering (medie- och informationskompetens). Denna roll behöver utvecklas när det gäller forskningsdata, både kring tillgängliggörande av data från högskolan och användning av extern forskningsdata i högskolans forskning och undervisning. Samtidigt deltar Malmö högskola i SND:s pilotprojekt under 2016, vilket syftar till att kartlägga processindikatorer och totala resursåtgång inom ett lärosäte. 3 Utöver nämnda kartläggningar tittar SND:s projekt också på möjliga modeller för organiserandet av bibliotekets stödverksamhet. Mål December 2016 finns: Ett par tänkbara modeller för bibliotekets stödverksamhet gällande tillgängliggörande av högskolans forskningsdata, samt grundläggande information om resursåtgång för stödet. Kunskap och kompetens som är tillräcklig för ett basalt stöd från biblioteket. Grundläggande informations- och undervisningsmaterial kring användande och tillgängliggörande av forskningsdata. Leveranser Projektet förväntas leverera en, informations- och undervisningsmaterial samt genomföra workshops med forskare. Leveranserna är tänkta att ske genom olika delprojekt, preliminärt: 4 3 För syfte och mål för SND-projektet, se bilaga 2 Biblioteket har dessutom sökt pengar från Riksbankens Jubileumsfond för ett infrastrukturprojekt med fokus på ökad användbarhet för öppet tillgängliggjord forskningsdata. 4 För innehållet i delprojekten, se bilaga 1
[DNR] 3 (av 6) 1. Resultat från deltagandet i SND-pilotprojekt 2. Informations- och undervisningsmaterial 3. Evidensbaserat underlag (bl a litteraturstudie, uppföljning enkät) 4. Analys och slutsatser Specifikationer I begreppet tillgängliggörande av forskningsdata avses här arbete med: Beskrivning av metadata utifrån metadatastandarder och -scheman Tillgängliggörande av metadata via system som MUEP, SwePub Tillgängliggörande av forskningsdata via externa dataarkiv Koppling till e-arkivet vad gäller dataflöde Koppling till SND:s system och tjänster. Dataflöden etc ska beaktas, men är beroende av utvecklingen av SND:s pilotprojekt. Samband och beroenden För att kunna erbjuda ett fullgott stöd till högskolans forskare för att tillgängliggöra forskningsdata krävs ett samarbete mellan olika delar i lärosätet. Detta projekt fokuserar på bibliotekets roll, men kommer genom SND-projektet att komma in på andra roller också. Med tanke på att GV:s verksamhetsplan är lagd för 2016 är det inte realistiskt att förvänta sig ett aktivt deltagande från arkiv, IT m fl. mer än i den del som består av SND-projektet. Pilotprojektet med SND under 2016, faserna 1-3. Bibliotekets personal, arkivarie och några forskare deltar i ett projekt med SND under 2016, tillsammans med motsvarande kategorier från andra lärosäten. SND deltar i projektet med sin specialistkompetens. Projektet syftar dels till att identifiera processfaktorer och ett lokalt arbetssätt, dels till att få fram ett underlag som synliggör vilka resurser som kommer krävas för hantering av forskningsdata, primärt för arkivering och tillgängliggörande. Projektet utgår från deltagande forskares forskningsdata (en mindre mängd material), som under projektets lopp kommer gå genom hela processen med dokumentation och metadatabeskrivning fram till tillgängliggörande. Genom SND-projektet kommer rollerna i stödet till forskningen vad gäller forskningsdata klargöras och former för samverkan inom ett lärosäte att identifieras. Resultaten från projektet kommer att ligga till grund för bibliotekets fortsatta arbete, som i nästa steg behöver tas tillsammans med andra berörda stödfunktioner vid högskolan. 5 5 Projektbeskrivning SND, se bilaga 2.
[DNR] 4 (av 6) Upphandling och implementationen av e-arkivet kan påverka stödet kring forskningsdata fr.o.m. 2017 Forskningspropositionen 2016 Prioriteringar Forskarnas behov och nytta i fokus Ökad samordning och tillvaratagande av den samlade kompetens som finns i bibliotekets verksamhet Synliggörande av samband och beroenden med övriga stödfunktioner Förvaltning av projektresultat I uppdraget ligger att finna modeller för hur högskolan kan tillgängliggöra forskningsdata. I förlängningen är det därför angeläget att relatera till och förankra resultaten som rör det samlade stödet till forskningen. Förslag och resultat som kommer från projektet utgör underlag inför beslut av styrgruppen. Budget Uppdraget förväntas utföras av ordinarie personal inom ramen för respektive tjänst. En mindre budget för kostnader i samband med ev studiebesök eller liknande upprättas när projektplanen tas fram. Tidsram Projektet startar den 1 mars och avslutas 1 december. Slutredovisning till styrgruppen förväntas till 15 december 2016. För detaljerat utkast till tidsplan, se Bilaga 1. En detaljerad tidsplan görs av projektledaren i projektplanen. Projektet förhåller sig till SND:s pilotprojekt enligt följande: Samtliga projektmedlemmar deltar i SND projektfas 1 fr.o.m. mars till maj 2016. I SND:s efterföljande fas 2 skalas deltagande ner utifrån vad som behövs för att stödja de forskare/forskargrupper som deltar i fas 2 och fas 3. Projektorganisation Projektägare Peter Nilén, chef Medier och vetenskaplig publicering. Styrgrupp Bibliotekets ledningsgrupp Projektgrupp I projektgruppen behövs kompetens om forskningens hantering av data forskningsmiljöer och forskningsprocesser metadata och format pedagogik juridik arkivering
[DNR] 5 (av 6) Projektet förväntas kommunicera med relevanta aktörer inom högskolan, såsom UFS, IT, arkiv, högskolejurist. Projektet använder i relevanta delar Malmö högskolas projektmodell, se https://mah.se/medarbetare/projektkontoret/projektprocess/ Process för förslag och beslut om projektgrupp Projektdirektiv tas upp i team publicering och bibliometri. Projektgrupp utses av bibliotekets ledningsgrupp efter förslag från EC MVP. Roll Kompetens Namn Projektledare Utvecklare av forskningsstöd Jonas Fransson Deltagare OA Madeleine du Toit OA Pablo Tapia Lagunas Pedagogik 1 från team undervisning Metadata 1 från arbetslag katalog Juridik Jenny Widmark Arkivarie Tomas Holmström Utvecklare av forskningsstöd Sara Kjellberg (rådgivande) Referensgrupper Biblioteksforum. Syftet är att få bredare förankring och helhetsbedömningar. Övriga projektresurser Jesper Wokander, IT (informationssäkerhet) Hans Jonsson, GV (myndighetsjuridik) Kommunikatör (Eva T) Rapportering Projektledaren erar och stämmer av med styrgruppen inför delbeslut enligt den projektplan som gruppen tar fram.
[DNR] 6 (av 6) Bilaga 1: Tänkta Work packages WP Titel Leverans Föregås Tid Deltagare av 1 Deltagande i SND-pilotprojekt mars-november 1.1 Fas 1 - mars-maj hela projektgruppen 1.2 Fas 2 och 3-1.1 juni-oktober projektledare, oa-bibl, metadata-bibl 1.3 Processindikatorer och del till 1.2 november projektledare, oa-bibl, metadata-bibl resursåtgång 2 Information och mars-oktober undervisningsmaterial 2.1 kommunikationsplan plan mars projektledare + kommunikatör 2.2 information på mah.se webbsidor 3.1 augusti-oktober hela projektgruppen 2.3 undervisningsmaterial? juni-oktober projektledare, oa-bibl, metadata-bibl, pedagogbibl 3 Evidensbaserat underlag mars-november 3.1 litteraturstudie (relevanta del till mars-juli projektledare, oa-bibl, metadata-bibl aspekter) 3.2 manual med riktlinjer och manual 3.1 septembernovember hela projektgruppen lathundar (för bibliotekspersonal) 3.3 kvalitativ uppföljning enkät del till augustinovember utvecklare, projektledare 3.4 metadata för forskningsdata i del till augustinovember metadata-bibl, projektledare (biblioteks)system 4 Analys och slutsatser november 4.1 modeller för organisation av stöd del till 3.1 november projektledare, utvecklare, oa-bibl, metadata-bibl (FSE) 4.2 uppskattning av kostnader 2018 del till 1.3, 4.1 november projektledare, utvecklare, oa-bibl 4.3 färdplan 2017 (inkl viss omvärldsbevakning) del till 1.3, 3.3, 4.1, 4.2 november projektledare, utvecklare, oa-bibl